USER MANUAL VMS
Vendor Management System For User
1. Register Account a) Register
Untuk melakukan register Vendor/Rekanan baru, pertama kali User harus membuat
account pada Url http://www.proper.pgnmas.co.id/index.php?r=site/register atau klik menu
Nama Perwakilan Perusahaan Diisi dengan nama sesuai KTP
Username Gunakan username yang mudah diingat,
minimal 6 karakter
Password Gunakan password yang aman dengan
kombinasi karakter dan alfanumerik minimal 6 karakter
Input ulang password jelas
Jabatan Jika jabatan selain direksi/komisaris wajib
melampirkan surat kuasa direksi. Lampiran berupa file pdf/zip maksimal 10 Mega
Nomor KTP Diisi dengan nomor KTP aktif
Alamat Rumah Disii dengan alamat sesuai KTP
Email Diisi dengan email PIC, email kantor diinput
pada profile perusahaan
Telepon Diisi dengan nomor telepon PIC, telepon
perusahaan diinput pada profile perusahaan
Jenis kelamin Jenis kelamin PIC
Syarat dan ketentuan Wajib ceklist, Klik “baca syarat dan ketentuan”
untuk lebih detail
Kode verifikasi jelas
Periksa kembali input data sebelum disubmit. Submit. b) Email notification
Jika data sudah diinput dengan benar, klik submit untuk mengirimkan data ke Server E-Proc. Sistem selanjutnya akan mengirimkan informasi KODE VERIVIKASI yang harus anda input pada login pertama kali.
Paste kode verivikasi dari email pada form verivikasi, submit.
2. Login
a) Username/password
Pada saat anda mengarahkan url http://proper.pgnmas.co.id sistem secara otomatis
b) Lost password
Klik “Username” dan “Email PIC” dan Klik Submit. Jika data benar, sistem akan mengirimkan username dan password kepada email PIC. Password reset tersebut selanjutnya dapat diganti kembali pada halaman ganti password.
c) Ganti Password
Setelah berhasil login, pada LEFT MENU klik “Ganti Password” untuk merubah password.
Password Baru Gunakan password yang aman dengan
kombinasi karakter dan alfanumerik minimal 6 karakter
3. Profile Perusahaan I. Umum
Nama Perusahaan Diisi sesuai dengan akta
Logo Opsional, gunakan format image GIF, JPG,
atau PNG
Telepon kantor Diisi dengan telepon kantor yang aktif,
gunakan “;” untuk menambahkan nomor lebih dari satu
Fax Kantor Diisi dengan fax kantor yang aktif, gunakan “;”
untuk menambahkan nomor lebih dari satu
Email kantor Diisi dengan email kantor
Foto Kantor Foto tampak depan, foto kantor digunakan
untuk verifikasi Vendor/Rekanan Negara, Profinsi, Kabupaten/Kota,
Alamat lengkap
Diisi sesuai dengan alamat pada akta Perusahaan
Kode POS Diisi dengan kode pos terdekat
Googlemaps Geser dan Pilih lokasi pada googlemaps
II. Pengurus Perusahaan (wajib diisi)
Diisi dengan identitas Pengurus Perusahaan (Komisaris dan Direksi) sesuai tercantum
dalam Akta Perusahaan. Untuk bentuk organisasi lainnya (Lembaga, Koperasi,
Universitas/Institute, Yayasan, dan lainnya) dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Klik tambah untuk menambahkan data baru
Nama Lengkap Diisi sesuai dengan nama lengkap KTP
Jabatan Jabatan seusai Akta Perusahaan
Nomor KTP Disii dengan nomor KTP aktif
Telepon Nomor telepon aktif pengurus perusahaan
Email Jelas
dalam format PDF
III. Landasan Hukum (TDP dan AKTA wajib diisi)
Landasan berdirinya perusahaan berupada Tanda Daftar, Akta perusahaan beserta perubahannya, dan landasan hukum lain yang berlaku.
III.I. Tanda Daftar Perusahaan / TDP
III.II. Akta Perusahaan
Klik tambah untuk menambahkan akta lainnya
Nomor Nomor tanda daftar
Dikelurkan oleh Diisi dengan instansi yang menerbitkan tanda
daftar
Berlaku sampai Diisi dengan tanggal berlaku, apabila data
expired, User dapat mengganti dokumen. Selama belum diganti Vendor masuk kedalam Daftar Karantina.
Keterangan Jelas
Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format
Jenis AKta Pilih Pendirian/Perubahan
Nomor Akta Diisi dengan nomor AKta
Tanggal Akta Klik, untuk mengisi tanggal Akta
Nama Notaris Diisi nama notaris yang tertera pada Akta
Kedudukan Notaris Alamat Notaris
Lampiran Akta Diisi dengan lampiran dokumen dalam
format PDF, maksimal 10 Mega
Nomor Pengesahan Diisi dengan nomor pengesahan dari
Kementrian Hukum dan HAM
Tanggal Pengesahan Klik, untuk mengisikan tanggal
pengesahan kementrian hukum dan HAM
Lampiran Pengesahan Diisi dengan lampiran dokumen dalam
III.III. Landasan Hukum Lainnya
Diisi dengan landasan hukum lainnya yang sesuai dengan bentuk badan hukumnya selain TDP dan Akta.
IV. Izin Usaha (wajib diisi)
Diisi dengan ijin usaha yang dipersyaratkan sesuai peraturan perundangan yang berlaku pada bidang dan sub-bidang pekerjaan yang menjadi produk/layanan perusahaan, antara lain: SIUP (untuk non-konstruksi), SBUJK dan SIUJK (untuk konstruksi), atau Ijin Operasional Perusahaan Penyedia Jasa Tenaga Kerja/Buruh (untuk jasa ketenagakerjaan).
Klik tambah untuk menambahkan data SIUP/SIUJK sesuai bidang usaha
Nama Izin Pilih SIUP/SIUJK
Nomor Dokumen Diisi dengan nomor SIUP/SIUJK
Instansi Pemberi Izin Diisi dengan instansi pemberi Izin
Berlaku Sampai Dengan Klik, untuk mengisi tanggal berlaku
Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format
Klik “SUBMIT” untuk menuyimpan dokumen.
Untuk menambahkan klasifikasi (Lampiran pada halaman ke-2 SIUP), Klik
Tambah Klasifikasi
Kelompok Bidang Usaha Diisi sesuai dengan Kode sesuai
dokumen LPJKN
Bidang Usaha Diisi sesuai dengan Kode sesuai
Kualifikasi Diisi sesuai dengan Kode sesuai dokumen LPJKN
V. Pengalaman Perusahaan (wajib diisi)
Diisi dengan pengalaman perusahaan melaksanakan pekerjaan pada periode 10 Tahun terakhir. Pengalaman dikelompokkan berdasarkan Bidang dan Sub-Bidang yang sesuai dengan pengalaman pekerjaan.
Klik Tambah untuk menambahkan data Pengalaman perusahaan
Nama Paket Nama paket pekerjaan
Pemberi kerja Instansi pemberi kerja Vendor/Rekanan
Bidang/Sub Bidang Pilih bidang usaha sesuai LPJKN
Nomor kontrak Nomor Kontrak kerja
Nilai Kontrak Nilai kontrak dirupiahkan (IDR), jika dua
Rupiah dengan Nilai tukar kurs sesuai dengan periode kontrak
Mulai bekerja, selesai bekerja Durasi pekerjaan dalam format tangal
sesuai kontrak
Lokasi Pekerjaan Lokasi bekerja, gunakan “;”jika lokasi
lebih dari satu tempat pada kontrak yang sama.
Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam
VI. Data Keuangan (NPWP, SPKP, dan Rekening Perusahaan wajib diisi) VI.I. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
Diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan
Klik “Update”, untuk melengkapi informasi NPWP
VI.II. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPKP)
Diisi dengan dokumen Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP) jika perusahaan merupakan Perusahaan Kena Pajak
Nomor NPWP Nomor NPWP sesuai yang tertera pada
dokumen NPWP
Tanggal Pengukuhan Klik, untuk mengisi tanggal pengukuhan
Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format
Klik “update” untuk merubah informasi SPPKP
Terdaftar Sebagai PKP Pilih Ya/Tidak
Nomor Dokumen Diisi sesuai Dengan nomor PKP yang tertera
pada dokumen PKP
Tanggal Pengukuhan Klik, untuk mengisi tanggal pengukuhan
Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format
VI.III. Nomor Rekening
Diisi dengan Nomor Rekening Bank (maksimal sampai 5 nomor rekening yang berbeda).
KLik “tambah” untuk menambahkan nomor rekening
Nomor Rekening Isi nomor rekening sesuai dengan Buku,
gunakan tanda “-” untuk memperjelas nomor
Nama Bank Nama Bank saat pendaftaran
Cabang Nama Bank Cabang saat pendaftaran
Alamat Bank Cabang Alamat Bank cabang saat pendaftaran
Pemilik Rekening Nama Pemilik perorangan/Perusahaan sesuai
yang tertera pada Rekening
Mata Uang jelas
Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format
VII. Sertifikasi & Asosiasi
VII.I. Sertifikasi
Diisi dengan nama sertifikasi yang dimiliki Perusahaan dan masih berlaku, misal: Sertifikasi ISO, Sertifikasi SMK3, Sertifikasi OHSAS, dan lainnya
VII.II. Asosiasi
Klik Tambah untuk mengisikan data Asosiasi
Jenis Sertifikat Jenis sertifikat perusahaan
Dikeluarkan Oleh Lembaga yang mengeluarkan sertifikat
Nomor Sertifikat Nomor dokumen sertrifikat
Berlaku Sampai Dengan Tanggal berlaku
Keterangan jelas
Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format
VIII. Data Pekerja Perusahaan(wajib diisi)
Diisi dengan data pekerja perusahaan. Data pekerja digunakan sebagai pelengkap dalam memberikan gambaran kondisi perusahaan.
Nama Asosiasi Nama Asosiasi Lembaga (Lengkap jangan
disingkat)
Nomor Keanggotaan Nomor Keanggotaan Asosiasi
Tangga Penetapan Klik, untuk mengisi tanggal penetapan
Berlaku Sampai Dengan Klik, untuk mengisi tanggal berlaku
Keterangan jelas
Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format
Klik Tambah untuk menambahkan data
IX. Fasilitas & Peralatan(wajib diisi)
Diisi dengan data fasilitas, peralatan, dan perlengkapan kerja yang menunjang
IX.I. Laporan Keuangan
Diisi dengan laporan keuangan (yang telah diaudit atau belum). Laporan Keuangan diperbarui setiap tahun.
Tahun Tahun terbit laporan
Jenis Pilih Audited / Non Audited
Mata Uang PIlih mata uang sesuai tertera pada laporan
keuangan
Nilai Asset jelas
Nilai Hutang jelas
Pendapatan Kotor jelas
Pendapatan bersih Jelas
Nomor Dokumen Nomor laporan Keuangan
Tanggal Terbit Klik, untuk memilih tanggal terbit laporan
keuangan
Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format
IX.II. Dokumen Keuangan Lainnya
Diisi dengan dokumen keuangan lainnya, misal: rekening koran (3 Bulan terakhir), laporan pajak (SPT), garansi bank, dan/atau laporan lainnya.
Klik “tambah” untuk menambahkan laporan keuangan lain.
Jenis Dokumen Pilih jenis laporan
Nomor dokumen Pilih Nomor dokumen
Tanggal Klik, untuk memilih tanggal terbit
Berlaku sampai Klik, untuk memilih tanggal berlaku
Keterangan jelas
Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format
X. Katalog Barang/Jasa
Diisi dengan katalog barang/jasa yang merupakan produk/layanan asli perusahaan disertai dengan gambar dan spesifikasi/brosur untuk memperjelas deskripsi barang/jasa.
Jenis Pilih Jenis sesuai dengan kategori Bidang/Sub Bidang
Nama Barang/Jasa Deskripsi barang/Jasa secara singkat
Spesifikasi Gambaran spesifikasi teknis Barang/Jasa
Kapasitas Jelas
Merek Merek, apabila merek lebih dari satu pisahkan
dengan tanda “;”
Asal/Sumber Sumber Barang Lokal, Import, jika gabungan
bisa diisi dengan Lainnya
Negara asal Jelas
Tipe Pemasok Pilih jenis pemasok
Harga Dasar Input harga dasar penjualan yang berlaku
Foto Produk Input foto dalam format JPG, GIF, atau PNG
Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format
4. Kirim data
Dokumen tidak dapat diupload Jika parameter wajib yang wajib diisi masih kosong. Klik Cek Data Untuk melakukan pengecekan kelengkapan. Sistem juga menambahkan tanda “!” pada dokumen yang belum lengkap.
Klik Kirim Jika data telah lengkap dan siap.
5. Pengecekan dan Evaluasi
Data yang disampaikan selanjutnya akan dilakukan verifikasi satu demi satu oleh Pihak PERMATA GRAHA NUSANTARA.
6. Feedback
Semua Feedback terkait penilaian oleh PERMATA akan dikirimkan melalui “Email PIC” yang terdaftar pada awal register. Feedback email juga berisi informasi data “hampir Expired”, data “Expired”, dan informasi searah lainnya dari pihak PERMATA.