USER MANUAL VMS. Vendor Management System For User

(1)

USER MANUAL VMS

Vendor Management System For User

(2)

1. Register Account a) Register

Untuk melakukan register Vendor/Rekanan baru, pertama kali User harus membuat account pada Url http://www.vms.pgnmas.co.id/index.php?r=site/register atau klik menu “Daftar Baru” dari link pada halaman home aplikasi.

(3)

Nama Perwakilan Perusahaan Diisi dengan nama sesuai KTP

Username Gunakan username yang mudah diingat,

minimal 6 karakter

Password Gunakan password yang aman dengan

kombinasi karakter dan alfanumerik minimal 6 karakter

Input ulang password jelas

Jabatan Jika jabatan selain direksi/komisaris wajib melampirkan surat kuasa direksi. Lampiran berupa file pdf/zip maksimal 10 Mega

Nomor KTP Diisi dengan nomor KTP aktif

Alamat Rumah Disii dengan alamat sesuai KTP

Email Diisi dengan email PIC, email kantor diinput

pada profile perusahaan

Telepon Diisi dengan nomor telepon PIC, telepon

perusahaandiinput pada profile perusahaan

Jenis kelamin Jenis kelamin PIC

Syarat dan ketentuan Wajib ceklist, Klik “baca syarat dan ketentuan” untuk lebih detail

Kode verifikasi jelas

Periksa kembali input data sebelum disubmit. Submit. b) Email notification

Jika data sudah diinput dengan benar, klik submit untuk mengirimkan data ke Server E-Proc. Sistem selanjutnya akan mengirimkan informasiKODE VERIVIKASI yang harus anda input pada login pertama kali.

(4)

Paste kode verivikasi dari email pada form verivikasi, submit.

2. Login

a) Username/password

Pada saat anda mengarahkan url http://vms.pgnmas.co.id sistem secara otomatis akan membawa anda pada halaman login. Masukan username dan password sesuai dengan benar. Klik login.

(5)

b) Lost password

Jika Anda merasa lupa password anda, silahkan klik “Lupa password”.

Klik “Username” dan “Email PIC” dan Klik Submit. Jika data benar, sistem akan mengirimkan username dan password kepada email PIC. Password reset tersebut selanjutnya dapat diganti kembali pada halaman ganti password.

c) Ganti Password

Setelah berhasil login, pada LEFT MENU klik “Ganti Password” untuk merubah password.

Password Baru Gunakan password yang aman dengan

kombinasi karakter dan alfanumerik minimal 6 karakter

(6)

3. Profile Perusahaan I. Umum

Nama Perusahaan Diisi sesuai dengan akta

Logo Opsional, gunakan format image GIF, JPG,

atau PNG

Telepon kantor Diisi dengan telepon kantor yang aktif, gunakan “;” untuk menambahkan nomor lebih dari satu

Fax Kantor Diisi dengan fax kantor yang aktif, gunakan “;” untuk menambahkan nomor lebih dari satu Email kantor Diisi dengan email kantor

Foto Kantor Foto tampak depan, foto kantor digunakan untuk verifikasi Vendor/Rekanan

Negara, Profinsi, Kabupaten/Kota,

Alamat lengkap Diisi sesuai dengan alamat pada aktaPerusahaan

Kode POS Diisi dengan kode pos terdekat

Googlemaps Geser dan Pilih lokasi pada googlemaps

untuk menunjukan letak geografis kantor II. Pengurus Perusahaan (wajib diisi)

Diisi dengan identitas Pengurus Perusahaan (Komisaris dan Direksi) sesuai tercantum dalam Akta Perusahaan. Untuk bentuk organisasi lainnya (Lembaga, Koperasi, Universitas/Institute, Yayasan, dan lainnya) dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

(7)

Klik tambah untuk menambahkan data baru

Nama Lengkap Diisi sesuai dengan nama lengkap KTP

Jabatan Jabatan seusai Akta Perusahaan

Nomor KTP Disii dengan nomor KTP aktif

Telepon Nomor telepon aktif pengurus perusahaan

Email Jelas

Lampiran KTP Lampiran berupa image PNG, JPG, GIF, atau dalam format PDF

III. Landasan Hukum (TDP dan AKTA wajib diisi)

Landasan berdirinya perusahaan berupada Tanda Daftar, Akta perusahaan beserta perubahannya, dan landasan hukum lain yang berlaku.

(8)

III.I. Tanda Daftar Perusahaan / TDP

Klik update untuk merubah / melengkapi TDP

Nomor Nomor tanda daftar

(9)

III.II. Akta Perusahaan

Klik tambah untuk menambahkan akta lainnya daftar

Berlaku sampai Diisi dengan tanggal berlaku, apabila data expired, User dapat mengganti dokumen. Selama belum diganti Vendor masuk kedalam Daftar Karantina.

Keterangan Jelas

Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega

Jenis AKta Pilih Pendirian/Perubahan

Nomor Akta Diisi dengan nomor AKta

Tanggal Akta Klik, untuk mengisi tanggal Akta

Nama Notaris Diisi nama notaris yang tertera pada Akta Kedudukan Notaris Alamat Notaris

Lampiran Akta Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega

(10)

III.III. Landasan Hukum Lainnya

Diisi dengan landasan hukum lainnya yang sesuai dengan bentuk badan hukumnya selain TDP dan Akta.

Klik Tambah untuk menambah informasi Lainnya

Nomor Pengesahan Diisi dengan nomor pengesahan dari Kementrian Hukum dan HAM

Tanggal Pengesahan Klik, untuk mengisikan tanggal pengesahan kementrian hukum dan HAM Lampiran Pengesahan Diisi dengan lampiran dokumen dalam

(11)

IV. Izin Usaha (wajib diisi)

Diisi dengan ijin usaha yang dipersyaratkan sesuai peraturan perundangan yang berlaku pada bidang dan sub-bidang pekerjaan yang menjadi produk/layanan perusahaan, antara lain: SIUP (untuk non-konstruksi), SBUJK dan SIUJK (untuk konstruksi), atau Ijin Operasional Perusahaan Penyedia Jasa Tenaga Kerja/Buruh (untuk jasa ketenagakerjaan).

Klik tambah untuk menambahkan data SIUP/SIUJK sesuai bidang usaha

Klik “SUBMIT” untuk menuyimpan dokumen.

Nama Izin Pilih SIUP/SIUJK

Nomor Dokumen Diisi dengan nomor SIUP/SIUJK Instansi Pemberi Izin Diisi dengan instansi pemberi Izin Berlaku Sampai Dengan Klik, untuk mengisi tanggal berlaku

(12)

Untuk menambahkan klasifikasi (Lampiran pada halaman ke-2 SIUP), Klik Tambah Klasifikasi

Kelompok Bidang Usaha Diisi sesuai dengan Kode sesuai dokumen LPJKN

Bidang Usaha Diisi sesuai dengan Kode sesuai

dokumen LPJKN

Kualifikasi Diisi sesuai dengan Kode sesuai

(13)

V. Pengalaman Perusahaan (wajib diisi)

Diisi dengan pengalaman perusahaan melaksanakan pekerjaan pada periode 10 Tahun terakhir. Pengalaman dikelompokkan berdasarkan Bidang dan Sub-Bidang yang sesuai dengan pengalaman pekerjaan.

Klik Tambah untuk menambahkan data Pengalaman perusahaan

Nama Paket Nama paket pekerjaan

Pemberi kerja Instansi pemberi kerja Vendor/Rekanan Bidang/Sub Bidang Pilih bidang usaha sesuai LPJKN

Nomor kontrak Nomor Kontrak kerja

Nilai Kontrak Nilai kontrak dirupiahkan (IDR), jika dua mata Uang agar dikalkukasikan ke Rupiah dengan Nilai tukar kurs sesuai dengan periode kontrak

Mulai bekerja, selesai bekerja Durasi pekerjaan dalam format tangal sesuai kontrak

Lokasi Pekerjaan Lokasi bekerja, gunakan “;”jika lokasi lebih dari satu tempat pada kontrak yang sama.

Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam

(14)

VI. Data Keuangan (NPWP, SPKP, dan Rekening Perusahaan wajib diisi) VI.I. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

Diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan

Klik “Update”, untuk melengkapi informasi NPWP

VI.II.Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPKP)

Diisi dengan dokumen Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP) jika perusahaan merupakan Perusahaan Kena Pajak

Klik “update” untuk merubah informasi SPPKP

Nomor NPWP Nomor NPWP sesuai yang tertera pada

dokumen NPWP

Tanggal Pengukuhan Klik, untuk mengisi tanggal pengukuhan Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format

(15)

VI.III. Nomor Rekening

Diisi dengan Nomor Rekening Bank (maksimal sampai 5 nomor rekening yang berbeda).

KLik “tambah” untuk menambahkan nomor rekening Terdaftar Sebagai PKP Pilih Ya/Tidak

Nomor Dokumen Diisi sesuai Dengan nomor PKP yang tertera pada dokumen PKP

Tanggal Pengukuhan Klik, untuk mengisi tanggal pengukuhan

Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format

(16)

VII. Sertifikasi & Asosiasi

VII.I.Sertifikasi

Diisi dengan nama sertifikasi yang dimiliki Perusahaan dan masih berlaku, misal: Sertifikasi ISO, Sertifikasi SMK3, Sertifikasi OHSAS, dan lainnya

Klik Tambah untuk mengisikan data sertifikasi

Nomor Rekening Isi nomor rekening sesuai dengan Buku, gunakan tanda “-” untuk memperjelas nomor

Nama Bank Nama Bank saat pendaftaran

Cabang Nama Bank Cabang saat pendaftaran

Alamat Bank Cabang Alamat Bank cabang saat pendaftaran

Pemilik Rekening Nama Pemilik perorangan/Perusahaan sesuai yang tertera pada Rekening

Mata Uang jelas

(17)

VII.II. Asosiasi

Klik Tambah untuk mengisikan data Asosiasi

Jenis Sertifikat Jenis sertifikat perusahaan

Dikeluarkan Oleh Lembaga yang mengeluarkan sertifikat Nomor Sertifikat Nomor dokumen sertrifikat

Berlaku Sampai Dengan Tanggal berlaku

Keterangan jelas

(18)

VIII. Data Pekerja Perusahaan(wajib diisi)

Diisi dengan data pekerja perusahaan. Data pekerja digunakan sebagai pelengkap dalam memberikan gambaran kondisi perusahaan.

Nama Asosiasi Nama Asosiasi Lembaga (Lengkap jangan disingkat)

Nomor Keanggotaan Nomor Keanggotaan Asosiasi

Tangga Penetapan Klik, untuk mengisi tanggal penetapan Berlaku Sampai Dengan Klik, untuk mengisi tanggal berlaku

Keterangan jelas

(19)

Klik Tambah untuk menambahkan data

IX. Fasilitas & Peralatan(wajib diisi)

Diisi dengan data fasilitas, peralatan, dan perlengkapan kerja yang menunjang kegiatan operasional perusahaan.

(20)

IX.I. Laporan Keuangan

Diisi dengan laporan keuangan (yang telah diaudit atau belum). Laporan Keuangan diperbarui setiap tahun.

(21)

Tahun Tahun terbit laporan

Jenis Pilih Audited / Non Audited

Mata Uang PIlih mata uang sesuai tertera pada laporan keuangan

Nilai Asset jelas

Nilai Hutang jelas

Pendapatan Kotor jelas

Pendapatan bersih Jelas

Nomor Dokumen Nomor laporan Keuangan

Tanggal Terbit Klik, untuk memilih tanggal terbit laporan keuangan

(22)

IX.II.Dokumen Keuangan Lainnya

Diisi dengan dokumen keuangan lainnya, misal: rekening koran (3 Bulan terakhir), laporan pajak (SPT), garansi bank, dan/atau laporan lainnya.

Klik “tambah” untuk menambahkan laporan keuangan lain.

Jenis Dokumen Pilih jenis laporan

Nomor dokumen Pilih Nomor dokumen

Tanggal Klik, untuk memilih tanggal terbit

Berlaku sampai Klik, untuk memilih tanggal berlaku

Keterangan jelas

(23)

X. Katalog Barang/Jasa

Diisi dengan katalog barang/jasa yang merupakan produk/layanan asli perusahaan disertai dengan gambar dan spesifikasi/brosur untuk memperjelas deskripsi barang/jasa.

(24)

4. Kirim data

Dokumen tidak dapat diupload Jika parameter wajib yang wajib diisi masih kosong. Klik Cek Data Untuk melakukan pengecekan kelengkapan. Sistem juga menambahkan tanda “!” pada dokumen yang belum lengkap.

Klik Kirim Jika data telah lengkap dan siap.

Jenis Pilih Jenis sesuai dengan kategori

Bidang/Sub Bidang

Nama Barang/Jasa Deskripsi barang/Jasa secara singkat Spesifikasi Gambaran spesifikasi teknis Barang/Jasa

Kapasitas Jelas

Merek Merek, apabila merek lebih dari satu pisahkan dengan tanda “;”

Asal/Sumber Sumber Barang Lokal, Import, jika gabungan bisa diisi dengan Lainnya

Negara asal Jelas

Tipe Pemasok Pilih jenis pemasok

Harga Dasar Input harga dasar penjualan yang berlaku Foto Produk Input foto dalam format JPG, GIF, atau PNG Lampiran Diisi dengan lampiran dokumen dalam format

(25)

5. Pengecekan dan Evaluasi

Data yang disampaikan selanjutnya akan dilakukan verifikasi satu demi satu oleh Pihak PERMATA GRAHA NUSANTARA.

6. Feedback

Semua Feedback terkait penilaian oleh PERMATA akan dikirimkan melalui “Email PIC” yang terdaftar pada awal register. Feedback email juga berisi informasi data “hampir Expired”, data “Expired”, dan informasi searah lainnya dari pihak PERMATA.