UPT. KOMPUTER UNIVERSITAS JAMBI

(1)

Universitas Jambi

(2)

A. PENDAHULUAN

Siakad (Sistem Informasi Akademik) merupakan Program Aplikasi berbasis Web yang dikembangkan oleh UPT Komputer Unja guna memberikan pelayanan kepada Mahasiswa, Dosen dan Staf administrasi dan menjamin kelancaran dalam proses akademik.

B. PEMAKAI

Pemakai adalah pengguna atau user dari aplikasi

Siakad Online Universitas Jambi.

Daftar pemakai Siakad Online adalah sebagai berikut : 1. BAAKPSI

 Kepala BAAKPSI  Kabag pendidikan

- Jadwal Registrasi Mahasiswa - Jadwal Wisuda

- Mahasiswa Unja (Tambah/Hapus) - Batal Registrasi

 Kasubag Registrasi & statistik - Mahasiswa Unja (Tambah/Hapus) - Batal Registrasi

 Staf Baakpsi Akses Program :

Data Mahasiswa

Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai)

Registrasi Mahasiswa (Baru & Lama)

Pendaftaran Wisuda

(3)

Alumni

Surat (Cuti Kuliah, Masih Kuliah, Aktif Kuliah, Pernah Kuliah, Pindah Kuliah)

Sk Rektor (Mhs terdaftar)

Utility 2. UPT Komputer

 Administrator  Kasubag TU  Staf UPT Komputer

Akses Program :

 Data Mahasiswa

Data Dosen /Pegawai

Data akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai)

Riwayat Registrasi

SKS

- Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah) - KRS Mahasiswa - Peserta Kuliah - Mahasiswa aktif KRS - Edit KHS Mahasiswa - Validasi KRS Mahasiswa - Jadwal Pengisian KRS - Jadwal UpLoad Nilai

Utility 3. Dosen

Akses Program :

(4)

Upload dan Download File

Mahasiswa Bimbingan (Biodata Mhs, Riwayat Registrasi,KRS Mhs, Kumpulan KHS, Rekapitulasi nilai/transkrip)

Matakuliah Pengampu (download DPNA dan Laporan Nilai Berbasis Komputer, Upload Nilai)

 Alumni

Laporan Penelitian 4. Mahasiswa

Akses Program :

 Biodata (Data Pribadi,upload Foto , Data SMTA, upload Ijazah,SKHUN, Data Ortu)

Data Akademik (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai)

Riwayat registrasi

KSM (Kartu Studi Mahasiswa)

KRS (Kartu Rencana Studi) 5. Pejabat

 Pembantu Rektor  Dekan

 Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III Akses Program :

 Data Mahasiswa

 Riwayat Registrasi

Alumni

(5)

Data Dosen/Pegawai 6. Pembantu Dekan I Akses Program :  Data Mahasiswa  Riwayat Registrasi Alumni

Data Dosen/Pegawai

SKS

- Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah)

- KRS Mahasiswa - Peserta Kuliah

- Mhs Aktif KRS (Ganti P.A Mahasisawa) - Validasi KRS Mahasiswa

- Utility (Lihat Sandi, Jadwal Pengisian KRS, Jadwal Upload Nilai)

7. Ketua Jurusan (Kajur) Akses Program :

 Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah)

 Data Mahasiswa

 Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai)

 Mhs Aktif KRS (Ganti P.A Mahasisawa)

 Peserta Kuliah

(6)

Alumni

Utility (Lihat Sandi, Jadwal Pengisian KRS, Jadwal Upload Nilai) 8. Kabag TU (ktu) Akses Program : Data dosen/pegawai  Riwayat Registrasi  Alumni

 Peserta Matakuliah (Rekap Peserta matakuliah, Absen Matakuliah : File Excel )

Mahasiswa Aktif KRS 9. Kasubag Pendidikan (kp)

Akses Program :

Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah)

 Riwayat Registrasi

 Alumni

 Mahasiswa Aktif KRS (Lihat Biodata Mhs, Riw.Registrasi, KRS, Kumpulan KHS, Ganti P.A)

Peserta Matakuliah 10. Kabag Kepegawaian

Kasubag tenaga Akademik / Administrasi Akses Program :

(7)

Data Dosen/pegawai (Tambah Data dan Hapus Data)

11. Prodi

Akses Program :

 Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah)

Validasi KRS Mahasiswa Prodi bersangkutan

 Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai)

Peserta Matakuliah ( [Download Rekap Peserta versi Excel], [Download Absen versi Excel] )

Mahasiswa Aktif KRS (Lihat Biodata Mhs, Riw.Registrasi, KRS, Kumpulan KHS, Ganti P.A)

Alumni

 Utility (Isian prodi, Lihat Sandi, Jadwal Pengisian KRS)

Hak Akses dari masing-masing pemakai, juga dapat dilihat pada Lampiran 1.

C. PANDUAN PENGGUNAAN

Dalam panduan ini akan di uraikan cara penggunaan

Siakad Online bagi Dosen, Program Studi dan

(8)

Dosen

1. Buka browser dan ketik alamat Program Siakad Universitas Jambi : http://siakad.unja.ac.id atau untuk jaringan lokal ketik http://10.10.10.10

Maka muncul Laman sebagai berikut :

2. Login

Gunakan NIDN sebagai sebagai pemakai dan masukkan kata sandi.

(9)

3. Maka tampil hal berikut :

Terdiri dari menu - Informasi

Laman ini menampilkan informasi mengenai program Siakad Universitas Jambi.

- Data Pribadi

Laman ini menampilkan data pribadi, riwayat pangkat dan riwayat pendidikan dosen yang bersangkutan.

- Download

Laman ini berisikan file-file yang bisa diunduh melalui Siakad.

- Mahasiswa Bimbingan

Laman ini menampilkan mahasiswa-mahasiswa bimbingan yang terdiri dari nomor mahasiswa, riwayat registrasi, KRS, kumpulan KHS dan validasi KRS.

- Matakuliah Pengampu

Laman ini menampilkan matakuliah yang diampu oleh dosen yang bersangkutan. - Data Akademik Mahasiswa

Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat KHS dan rekapitulasi nilai mahasiswa. - Alumni

Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat alumni Universitas Jambi

(10)

- Online-journal.unja.ac.id

Merupakan link yang di direct menuju laman http://online-journal.unja.ac.id/

- Laporan Penelitian

Merupakan laman pencarian data Laporan penelitian dosen Universitas Jambi

- Utility

Pada laman ini, menu yang disediakan adalah menu untuk melihat sandi mahasiswa

4. Fasilitas program

o Melihat Biodata Mahasiswa Bimbingan Langkah :

1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut :

3. Klik Nomor Mahasiswa untuk melihat Data Mahasiswa

(11)

4. Tampilan laman Biodata Mahasiswa

o Melihat Riwayat registrasi Langkah :

1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Klik “Lihat” pada kolom Riwayat registrasi 3. Tampilan laman Riwayat Registrasi

(12)

o Melihat KRS Mahasiswa Langkah :

1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Klik “Lihat” pada kolom KRS 3. Tampilan laman KRS Mahasiswa

o Melihat kumpulan KHS Mahasiswa Langkah :

1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Klik “Lihat” pada kolom Kumpulan KHS 3. Tampilan laman KHS Mahasiswa

(13)

4. Klik Rekapitulasi Nilai untuk mengunduh dan mencetak Transkrip Nilai Sementara, file dalam bentuk format .pdf

5. Klik Cetak KHS untuk mengunduh dan mencetak KHS, file dalam bentuk format .pdf

o Validasi KRS Mahasiswa Langkah :

1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan

2. Jika Dosen Pembimbing Akademik (PA) menyetujui KRS yang diajukan mahasiswa, klik menu Setuju dan jika tidak, klik Perbaiki

KRS.

o Melihat Matakuliah yang diampu dan peserta

kuliah

Langkah :

1. Klik Menu Matakuliah Pengampu 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut :

3. Klik “Lihat” pada kolom Aksi

(14)

4. Setelah itu muncul laman Daftar Peserta Matakuliah :

o Download DPNA versi Excel Langkah :

1. Ikuti langkah 1 – 4 diatas (Langkah melihat

Matakuliah yang diampu dan peserta kuliah)

2. Klik Download DPNA versi Excel 3. Hasil Unduhan, sebagai berikut :

Indikator nama File :

DPNA-[Kode Matakulah + Kelas] – [Nama Matakuliah] [Jumlah SKS]

4. Jumlah sheet file Excel :

File Excel yang diunduh mempunyai 2 (dua) sheet; DPNA dan Laporan Nilai

(15)

5. Contoh tampilan sheet DPNA

6. Contoh tampilan sheet Laporan Nilai

7. Sheet DPNA; merupakan Daftar Hadir Perkuliahan Dan Rincian Nilai Akhir, sheet ini dapat digunakan oleh Dosen sesuai dengan keperluan masing-masing (dapat diubah).

8. Sheet Laporan Nilai; Isilah Nilai Huruf dimulai pada kolom D12 sesuai nilai DPNA, dengan ketentuan format pada halaman sheet Laporan Nilai tidak boleh diubah. 9. Nilai huruf terdiri dari : A, B+, B, C+, C, D+, D

dan E. Nilai huruf dapat berupa huruf besar

(16)

10. Isian kolom nilai huruf dapat dikosongkan. 11. Contoh :

Nilai Huruf Keterangan A valid B+ valid c+ valid e valid valid TL tidak valid belum tidak valid - tidak valid B- tidak valid 12. Simpan.

o Upload DPNA Langkah :

1. Klik Menu Matakuliah Pengampu 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut :

Menu Laporan Nilai akan aktif sesuai dengan jadwal pelaporan nilai yang ditetapkan oleh Fakultas masing-masing. 3. Klik Lapor Nilai pada kolom pelaporan nilai

(17)

4. Selanjutnya, muncul laman sebagai berikut :

5. Klik Browse

6. Pilih file yang akan di unggah

7. Klik Open

8. Selanjutnya klik Proses

9. Selanjutnya akan tampil laman sebagai berikut :

(18)

Jika isian kolom nilai huruf valid

10. Jika data sudah benar, klik Saya Setuju 11. Selanjutnya akan tampil laman sebagai

berikut : 12. Selesai

Untuk melihat data nilai yang sudah dilaporkan, dapat menggunakan langkah

melihat Matakuliah yang diampu dan peserta kuliah.

o Pencarian Data Alumni Langkah :

1. Klik Menu Alumni

2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut :

(19)

4. Klik Cari

5. Contoh laman pencarian

o Pencarian Data Laporan Penelitian 1. Klik Menu Lap. Penelitian Lemlit

2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut :

3. Ketik sebagian data yang akan dicari 4. Klik Cari

(20)

Program Studi

2. Login

Gunakan Username dan password masing-masing program studi.

(21)

- Kurikulum

Laman ini berisikan kurikulum, yang terdiri dari Kode dan Nama Matakuliah, Kredit semester, Dosen Penanggung Jawab, Jumlah Peserta, dan Kapasitas Kelas. Prodi dapat merubah kurikulum.

- Validasi KRS Mahasiswa

Laman ini nama-nama mahasiswa yang telah melakukan pengisian KRS. Prodi dapat melakukan validasi jika Dosen Pembimbing Akademik (PA) berhalangan untuk melakukan validasi KRS mahasiswa.

- Data Akademik Mahasiswa

Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat KHS dan rekapitulasi nilai mahasiswa. - Peserta Kuliah

Laman ini menampilkan nama-nama mahasiswa yang mengikuti matakuliah yang ditawarkan. Prodi dapat mengunduh rekap peserta dan Absen matakuliah yang bersangkutan.

(22)

- Mahasiswa Aktif KRS

Laman ini menampilkan nama-nama mahasiswa yang aktif melakukan pengisian KRS, dan Prodi dapat mengganti Pembimbing Akademik (PA) masing-masing mahasiswa.

- Riwayat registrasi

Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat riwayat registrasi mahasiswa.

- Alumni

Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat alumni Universitas Jambi

- Utility

Pada laman ini, menu yang disediakan adalah menu Isian Data Program studi, Jadwal Pengisian KRS Mahasiswa, Melihat Sandi Mahasiswa dan Membuat pengumuman untuk Mahasiswa.

4. Fasilitas program o Mengedit Kurikulum

Langkah :

1. Klik Menu Kurikulum

2. Pilih program studi, klik Lihat Kurikulum 3. Tampilan laman Kurikulum

(23)

4. Ubah data Kurikulum : Klik Rubah 5. Tampilan laman Rubah data kurikulum

6. Jika selesai mengubah data kurikulum, klik

Simpan

7. Hapus data kurikulum : Klik Hapus 8. Tambah data kurikulum : Klik Tambah Data 9. Tampilan laman Tambah data kurikulum

10. Masukkan Kode, Nama matakuliah, Kredit dan Semester, lalu Simpan

o Validasi KRS Mahasiswa Langkah :

1. Klik Menu Validasi KRS MHS 2. Pilih program studi, klik Validasi KRS 3. Tampilan laman validasi KRS

(24)

4. Jika Dosen Pembimbing Akademik (PA) berhalangan dalam validasi Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa, Prodi dapat melakukan validasi KRS.

Jika KRS yang diajukan mahasiswa disetujui, klik menu Setuju dan jika tidak, klik Perbaiki

KRS.

o Melihat KRS Mahasiswa Langkah :

1. Klik Menu Validasi KRS MHS 2. Pilih program studi, klik Validasi KRS 3. Klik “Lihat” pada kolom KRS 4. Tampilan laman KRS Mahasiswa

o Data Akademik Mahasiswa Langkah :

1. Klik Menu Data Akademik Mhs

2. Masukkan nomor mahasiswa atau nama mahasiswa pada form yang disediakan 3. Klik KHS Mahasiswa

(25)

4. Tampilan laman KHS Mahasiswa

5. Klik Rekapitulasi Nilai untuk mengunduh dan mencetak Transkrip Nilai Sementara, file dalam bentuk format .pdf

6. Klik Cetak KHS untuk mengunduh dan mencetak KHS, file dalam bentuk format .pdf

o Melihat Peserta Matakuliah Langkah :

1. Klik Menu Peserta Matakuliah 2. Pilih program studi, klik Lihat Peserta 3. Setelah itu muncul laman sebagai berikut :

(26)

5. Selanjutnya tampil laman sebagai berikut :

6. Untuk unduh absen matakuliah, klik

Download Absen versi Excel

7. Contoh Absen

o Mengganti Pembimbing Akademik Langkah :

1. Klik Menu Mhs Aktif KRS

2. Pilih program studi, klik Lihat Mhs Aktif KRS 3. Tampilan laman Mahasiswa Aktif

(27)

4. Klik Ganti P.A pada masing-masing nama mahasiswa

5. Selanjutnya tampil laman sebagai berikut :

6. Masukkan potongan nama dosen pembimbing Akademik (PA) terbaru, klik

Cari

7. Tampilan hasil pengetikan potongan nama dosen

8. Pilih nama dosen PA yang sesuai dengan SK Dosen Pembimbing Akademik, dengan cara klik Ambil

9. Selesai

o Melihat Biodata Mahasiswa Langkah :

1. Klik Menu Mhs Aktif KRS

(28)

3. Tampilan laman Mahasiswa Aktif

4. Klik Nomor Mahasiswa untuk melihat Data Mahasiswa

5. Tampilan laman Biodata Mahasiswa

o Melihat Riwayat registrasi Langkah :

1. Klik Menu Riwayat Registrasi

2. Massukkan Nomor Mahasiswa atau Nama Mahasiswa pada form yang disediakan 3. Klik Lihat Riwayat Registrasi

(29)

4. Tampilan laman Riwayat Registrasi

5. Riwayat Registrasi juga dapat dilihat pada menu Validasi KRS MHS

o Pencarian Data Alumni Langkah :

1. Klik Menu Alumni

3. Ketik sebagian data yang akan dicari 4. Klik Cari

(30)

5. Contoh laman pencarian

o Jadwal Pengisian KRS Mahasiswa Langkah :

1. Klik Menu Utility

2. Pilih Menu Jadwal Pengisian KRS Mahasiswa

4. Klik Ubah

(31)

6. Ubah tanggal mulai dan tanggal selesai, dengan format [yyyy-mm-dd] atau [tahun – bulan – hari]

7. Klik Simpan

o Membuat Pengumuman Untuk Mahasiswa Langkah :

1. Klik Menu Utility

2. Pilih Menu Membuat Pengumuman untuk

Mahasiswa

4. Isikan pesan pada form yang disediakan, atur tanggal mulai dan selesai.

5. Klik Simpan

(32)

Mahasiswa

2. Login

Gunakan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) sebagai sebagai pemakai dan masukkan kata sandi yang didapat pada saat melakukan daftar ulang di BAAKPSI.

(33)

- Biodata

Laman ini menampilkan data pribadi, data SMTA, data orangtua dan cetak.

- Data Akademik

Laman ini menampilkan data akademik mahasiswa, seperti melihat dan mencetak KHS dan rekapitulasi nilai mahasiswa.

- Riwayat Registrasi

Laman ini menampilkan riwayat registrasi mahasiswa.

- KSM

Laman ini menyediakan menu untuk mencetak Kartu Studi Mahasiswa (KSM)

- KRS

Merupakan laman untuk melakukan kontrak matakuliah mahasiswa Universitas Jambi

(34)

4. Fasilitas program o Mengedit Biodata

Langkah :

1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan o Mengupload Foto

o Mengupload Ijazah dan SKHUN o Melihat dan Mencetak KHS

o Melihat dan Mencetak Traskrip Sementara o Melihat Riwayat Registrasi

o Mencetak Kartu Studi Mahasiswa (KSM) o Melakukan Kontrak Matakuliah