RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN ASET
TETAP PADA RUMAH SAKIT ISLAM JEMURSARI
SURABAYA
TUGAS AKHIR
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh :
LATIEF ANAS AKHMADI
07410100263
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA SURABAYA
ix DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 4
1.3 Pembatasan Masalah ... 4
1.4 Tujuan Penelitian ... 4
1.5 Manfaat Penelitian ... 5
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
2.1 Aset Tetap ... 7
2.2 Manajemen Aset ... 8
2.2.1 Pengertian Manajemen Aset ... 8
2.2.2 Tujuan Manajemen Aset ... 9
2.2.3 Siklus Manajemen Aset... 9
2.2.4 Pengendalian Aset ... 11
2.3 Depresiasi ... 12
x
2.5 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 17
2.6 Metoda Pengujian Sistem ... 19
2.6.1 Black Box Testing ... 20
2.6.2 White Box Testing ... 20
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 22
3.1 Analisis Sistem ... 22
3.1.1 Identifikasi Masalah ... 23
3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem ... 33
3.2 Perancangan Sistem ... 34
3.2.1 Desain Sistem Umum ... 34
3.2.2 Desain Sistem Terinci ... 66
3.3 Desain Uji Coba ... 78
3.3.1 Desain Uji Coba Fungsi Aplikasi ... 79
3.3.2 Desain Uji Coba Perhitungan Penyusutan ... 83
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 84
4.1 Implementasi Sistem ... 84
4.1.1 Seleksi Sistem ... 84
4.1.2 Uji Fungsi Aplikasi ... 85
4.1.3 Uji Coba Perhitungan Penyusutan ... 100
4.2 Evaluasi Sistem ... 103
BAB V PENUTUP ... 111
xi
5.2 Saran ... 112
xii
Tabel 1.1 Kondisi Peralatan Medis dan Non Medis ... 2
Tabel 1.2 Rekapitulasi Lokasi Unit Pemakai ... 2
Tabel 1.3 Rekapitulasi Biaya Perolehan ... 2
Tabel 2.1 Peralatan Medis ... 7
Tabel 2.2 Peralatan Non Medis ... 8
Tabel 3.1 Golongan Barang ... 55
Tabel 3.2 Bidang Barang... 55
Tabel 3.3 Kelompok Barang ... 56
Tabel 3.4 Sub Kelompok Barang ... 56
Tabel 3.5 Sub Sub Kelompok Barang ... 57
Tabel 3.6 Kelompok Ruang ... 58
Tabel 3.7 Ruang ... 58
Tabel 3.8 Pegawai ... 59
Tabel 3.9 Penerimaan ... 59
Tabel 3.10 Penerimaan Detail ... 60
Tabel 3.11 Detail Barang ... 60
Tabel 3.12 Mutasi... 61
Tabel 3.13 Mutasi Detail ... 61
Tabel 3.14 Pemeliharaan ... 62
Tabel 3.15 Kondisi ... 62
Tabel 3.16 Penghapusan... 63
xiii
Tabel 3.18 Penjadwalan ... 64
Tabel 3.19 Tipe Pemeliharaan... 65
Tabel 3.20 Supplier ... 65
Tabel 3.21 Perolehan ... 66
Tabel 3.22 Uji Coba Inventarisasi Aset Tetap ... 79
Tabel 3.23 Uji Coba Kartu Inventaris Ruang... 79
Tabel 3.24 Uji Coba Laporan Perolehan ... 79
Tabel 3.25 Uji Coba Daftar Inventaris ... 80
Tabel 3.26 Uji Coba Penjadwalan ... 80
Tabel 3.27 Uji Coba Input Hasil Pemeliharaan ... 80
Tabel 3.28 Uji Coba Penghapusan ... 81
Tabel 3.29 Uji Coba Sisa Masa Pakai ... 81
Tabel 3.30 Uji Coba Perhitungan Depresiasi. ... 82
Tabel 3.31 Uji Coba Laporan Rencana Pengadaan. ... 82
Tabel 3.32 Uji Coba Laporan Rencana Pengadaan. ... 82
Tabel 3.33 Desain Uji Coba Perhitungan Nilai Penyusutan dan Nilai Buku. ... 83
Tabel 4.1 Hasil uji coba perhitungan depresiasi tahun 2011 ... 101
Tabel 4.2 Hasil uji coba perhitungan depresiasi tahun 2012 ... 101
Tabel 4.3 Hasil uji coba perhitungan depresiasi tahun 2013 ... 101
Tabel 4.4 Hasil uji coba perhitungan depresiasi tahun 2014 ... 102
Tabel 4.5 Hasil uji coba perhitungan depresiasi tahun 2015 ... 102
Tabel 4.6 Rekapitulasi hasil uji coba perhitungan depresiasi hingga tahun 2015 ... 102
Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Inventarisasi Aset Tetap ... 105
xiv
Tabel 4.11 Hasil Uji Coba Penjadwalan ... 106
Tabel 4.12 Hasil Uji Coba Input Hasil Pemeliharaan ... 106
Tabel 4.13 Hasil Uji Coba Penghapusan... 107
Tabel 4.14 Hasil Uji Coba Sisa Masa Pakai ... 107
Tabel 4.15 Hasil Uji Coba Perhitungan Depresiasi ... 107
Tabel 4.16 Hasil Uji Coba Laporan Rencana Pengadaan ... 108
Tabel 4.17 Hasil Uji Coba Laporan Rencana Penghapusan ... 108
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengelolaan Aset ... 11
Gambar 2.2 Komposisi Daftar Aset ... 12
Gambar 2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem... 18
Gambar 3.1 Document Flow Inventarisasi Peralatan ... 25
Gambar 3.2 Document Flow Pemeliharaan Terjadwal ... 28
Gambar 3.3 Document Flow Pemeliharaan Tidak Terjadwal ... 30
Gambar 3.4 Document Flow Penghapusan Peralatan ... 32
Gambar 3.5 Desain System Flow Inventarisasi Peralatan ... 36
Gambar 3.6 Desain System Flow Pemeliharaan Terjadwal ... 38
Gambar 3.7 Desain System Flow Pemeliharaan Tidak Terjadwal ... 39
Gambar 3.8 Desain System Flow Penghapusan Peralatan ... 40
Gambar 3.9 Diagram Input Proses Output Proses Pengolahan Data Master ... 41
Gambar 3.10 Diagram Input Proses Output Proses Inventaris ... 42
Gambar 3.11 Diagram Input Proses Output Proses Penjadwalan Perawatan ... 43
Gambar 3.12 Diagram Input Proses Output Proses Pemeliharaan Aset Tetap ... 44
Gambar 3.13 Diagram Input Proses Output Proses Penghapusan Aset Tetap ... 45
Gambar 3.14 Diagram Input Proses Output Proses Pembuatan Laporan ... 46
Gambar 3.15 Context Diagram Aplikasi Manajemen Aset Tetap ... 47
Gambar 3.16 DFD Level 0 Aplikasi Manajemen Aset Tetap ... 48
Gambar 3.17 DFD Level 1 Inventarisasi ... 49
Gambar 3.18 DFD Level 1 Penjadwalan Perawatan ... 49
xvi
Gambar 3.22 Conceptual Data Model Aplikasi Manajemen Aset Tetap. ... 53
Gambar 3.23 Physical Data Model Aplikasi Manajemen Aset Tetap ... 54
Gambar 3.24 Desain Interface Inventarisasi Peralatan ... 67
Gambar 3.25 Desain Interface Pemeliharaan Terjadwal ... 68
Gambar 3.26 Desain Interface pemeliharaan tidak terjadwal. ... 69
Gambar 3.27 Desain Interface Penghapusan Peralatan... 70
Gambar 3.28 Desain Interface Laporan Penerimaan ... 71
Gambar 3.29 Desain Interface Laporan Penerimaan Versi Media Cetak. ... 71
Gambar 3.30 Desain Interface Kartu Inventaris Ruang ... 72
Gambar 3.31 Desain Interface Daftar Inventaris ... 73
Gambar 3.32 Desain Interface Daftar Inventaris Versi Cetak ... 73
Gambar 3.33 Desain Interface Jadwal Pemeliharaan ... 74
Gambar 3.34 Desain Interface Laporan Sisa Masa Pakai ... 75
Gambar 3.35 Desain Interface Laporan Sisa Masa pakai Versi Cetak ... 75
Gambar 3.36 Desain Interface Laporan Depresiasi ... 76
Gambar 3.37 Desain Interface Laporan Depresiasi Versi Cetak ... 77
Gambar 3.38 Desain Interface Laporan Rencana Pengadaan ... 77
Gambar 3.39 Desain Interface Laporan Rencana Penghapusan ... 78
Gambar 4.1 Hasil Pengujian Kasus 1Inventarisasi Perolehan Aset Tetap ... 87
Gambar 4.2 Hasil Pengujian Kasus 2Inventarisasi Perolehan Aset Tetap ... 88
Gambar 4.3 Hasil Pengujian Kasus 3 Kartu Inventaris Ruang ... 89
xvii
Gambar 4.5 Hasil Pengujian Kasus 5 Laporan Daftar Inventaris ... 91
Gambar 4.6 Hasil Pengujian Kasus 6 Penjadwalan Pemeliharaan ... 92
Gambar 4.7 Hasil Pengujian Kasus 7 Penjadwalan Perawatan... 92
Gambar 4.8 Hasil Pengujian Kasus 8 Input Pemeliharaan Aset Tetap ... 94
Gambar 4.9 Hasil Pengujian Kasus 9 Hasil Pemeliharaan Aset Tetap ... 94
Gambar 4.10 Hasil Pengujian Kasus 9 Laporan Pemeliharaan... 95
Gambar 4.11 Hasil Pengujian Kasus 10 Penghapusan Aset Tetap. ... 96
Gambar 4.12 Hasil Pengujian Kasus 11 Penghapusan Aset Tetap. ... 97
Gambar 4.13 Hasil Pengujian Kasus 12 Laporan Sisa Masa Pakai ... 97
Gambar 4.14 Hasil Pengujian Kasus 13 Perhitungan Depresiasi ... 98
Gambar 4.15 Hasil Pengujian Kasus 14 Laporan Perencanaan Pengadaan ... 99
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya merupakan salah satu instansi
yang memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Untuk memberikan
pelayanan kesehatan yang maksimal, Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya
membutuhkan berbagai peralatan medis maupun non medis untuk menunjang
kegiatan operasional rumah sakit. Peralatan tersebut, merupakan aset penting bagi
rumah sakit dimana jumlah serta jenisnya akan selalu bertambah seiring dengan
berkembangnya rumah sakit. Dengan semakin banyak peralatan medis dan non
medis yang dimiliki maka semakin besar pula dana yang diperlukan untuk
pembelian serta pemeliharaan peralatan tersebut. Mengingat besarnya dana yang
diperlukan untuk pembelian dan pemeliharaan peralatan medis dan non medis maka
Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya membutuhkan manajemen aset yang baik
agar peralatan yang dimiliki dapat digunakan secara maksimal sampai dengan akhir
masa pakai yang telah ditentukan. Hal ini juga untuk mencegah terjadinya
pembelian kembali peralatan medis dan non medis sebelum habis masa pakai.
Berdasarkan hasil observasi pada proses manajemen aset lebih spesifik
berupa peralatan medis dan non medis yang diterapkan Rumah Sakit Islam
Jemursari Surabaya. Saat ini proses pencatatan manajemen data peralatan medis
dan non medis masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan beberapa data
peralatan medis dan non medis tidak tercatat secara lengkap, seperti tidak
2
dari peralatan yang dimiliki serta tidak tercatatnya biaya perolehan peralatan medis
dan non medis. Berikut tabel rekapitulasi kondisi pencatatan peralatan medis dan
non medis.
Tabel 1.1 Kondisi Peralatan Medis dan Non Medis
Kondisi Aset Jumlah Persentase Tidak Tercatat 4951 72,37%
Baik 812 11,87%
Dipakai 950 13,89%
Rusak 57 0,83%
Tidak Dipakai 71 1,04%
Sumber : Rekapitulasi Inventaris (Unit Rumah Tangga RSIJS, 2013).
Berikut tabel rekapitulasi pencatatan lokasi unit pemakai peralatan medis dan non
medis.
Tabel 1.2 Rekapitulasi Lokasi Unit Pemakai
Pemakai Aset Jumlah Persentase Tidak Tercatat 3890 56,86%
Tercatat 2951 43,14%
Sumber : Rekapitulasi Inventaris (Unit Rumah Tangga RSIJS, 2013).
Berikut tabel rekapitulasi biaya perolehan peralatan medis dan non medis.
Tabel 1.3 Rekapitulasi Biaya Perolehan
Biaya Perolehan Aset Jumlah Presentase
Tidak Tercatat 892 13,04%
Tercatat 5949 86,96%
Sumber : Rekapitulasi Inventaris (Unit Rumah Tangga RSIJS, 2013).
Sampai dengan Maret 2013, tercatat 6841 peralatan medis dan non medis
yang dimiliki oleh Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya. Dari 6841 peralatan,
72.37% tidak diketahui kondisi peralatan tersebut serta 56.86% tidak tercatat di
mana peralatan tersebut digunakan. Kondisi ini tentunya perlu mendapat perhatian
mengingat besaran dana yang digunakan untuk memperoleh peralatan medis dan
peralatan dapat mengakibatkan pelayanan kesehatan tidak optimal bahkan bisa
menyebabkan jatuhnya korban jiwa apabila peralatan yang tidak diketahui
kondisinya tersebut merupakan peralatan medis yang belum siap pakai atau rusak.
Selain hal tersebut, tidak adanya pencatatan mengenai masa pakai serta depresiasi
dari setiap peralatan yang dimiliki mengakibatkan pihak manajemen kesulitan
untuk mengetahui peralatan yang mendekati masa pakai serta berapa beban biaya
yang ditanggung peralatan medis dan non medis selama tahun berjalan. Selain
permasalahan tersebut, pihak manajemen mengalami kesulitan dalam mengetahui
berapa kali peralatan medis dan non medis tersebut diperbaiki serta perbaikan apa
saja yang pernah dilakukan. Hal ini disebabkan tidak adanya data history perbaikan
yang pernah dilakukan sehingga mengakibatkan pihak manajemen kesulitan dalam
menentukan apakah peralatan tersebut masih layak diperbaiki atau tidak. Tentunya
akan memakan waktu yang cukup lama jika harus memeriksa berkas perbaikan
yang pernah dilakukan satu persatu.
Berdasarkan uraian tersebut, maka Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya
memerlukan sebuah perangkat lunak khusus untuk membantu pihak manajemen
dalam mengelola peralatan medis dan non medis yang dimiliki. Aplikasi tersebut
harus dapat mencatat setiap peralatan medis dan non medis secara lengkap terkait
dengan data kondisi serta lokasi pemakai dari peralatan medis dan non medis yang
dimiliki. Aplikasi yang dibangun juga harus dapat menyajikan sisa masa pakai serta
nilai depresiasi pada peralatan medis dan non medis. Informasi ini berguna untuk
mengetahui sisa masa pakai aset serta biaya depresiasi yang ditanggung oleh
peralatan medis dan non medis. Aplikasi yang dibangun juga dapat mengingatkan
4
yang telah dilakukan dimana pencatatan itu nantinya dapat menjelaskan berapa kali
peralatan medis dan non medis mengalami kerusakan beserta biaya pemeliharaan
yang dikeluarkan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut maka perumusan masalah pada
penelitian ini adalah sebagai berikut: “Bagaimana Merancang dan Membangun
Aplikasi Manajemen Aset Tetap pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya.”
1.3 Pembatasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka batasan masalah yang dapat
diambil adalah sebagai berikut :
1. Aset tetap yang akan dibahas merupakan peralatan medis dan non medis.
2. Proses manajemen aset tetap yang akan dibahas meliputi kegiatan
inventarisasi, pemeliharaan, penghapusan serta perhitungan depresiasi aset
tetap.
3. Metode perhitungan penyusutan nilai aset tetap menggunakan metode saldo
menurun.
4. Pemeliharaan aset tetap yang dilakukan tidak menambah masa pakai.
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan diatas maka tujuan dari penelitian ini adalah
menghasilkan Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Aset Tetap pada Rumah Sakit
1.5 Manfaat Penelitian
Adapun Manfaat dari penyusunan penelitian ini adalah:
1. Aplikasi yang dibangun diharapkan mampu membantu pihak manajemen
rumah sakit untuk menertibkan pencatatan peralatan medis dan non medis yang
digunakan secara lengkap.
2. Aplikasi yang dibangun diharapkan mampu membantu pihak manajemen
dalam menyajikan informasi sisa masa pakai serta nilai depresiasi dari
peralatan medis dan non medis yang dimiliki.
3. Aplikasi yang dibangun diharapkan mampu membantu pihak manajemen
dalam melakukan perawatan berkala dengan menyediakan pengingat
perawatan terhadap peralatan medis dan non medis yang dimiliki serta
mencatat pemeliharaan yang telah dilakukan.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang ala digunakan dalam penulisan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut:
Bab I : Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik Tugas Akhir,
rumusan masalah, batasan masalah atau ruang lingkup pekerjaan
Tugas Akhir, tujuan dari Tugas Akhir, manfaat dari Tugas Akhir dan
Sistematika Penulisan.
Bab II : Landasan Teori
Bab ini berisikan tentang kajian teoritis mengenai konsep dasar dan
6
manajemen aset, depresiasi, penggolongan dan kodifikasi, siklus
hidup pengembangan sistem dan testing software.
Bab III : Analisis dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi penjelasan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam
penelitian yang terdiri dari identifikasi masalah, pembuatan
document flow Inventarisasi, document flow Pemeliharaan
Peralatan, document flow Pengapusan Peralatan, system flow
Inventarisasi, system flow Pemeliharaan Peralatan, system flow
Penghapusan Peralatan, diagram Input Proses Output, context
diagram, data flow diagram, entity relationship diagram baik
conceptual data model maupun physical data model, struktur basis
data, desain antarmuka dan desain uji coba.
Bab IV : Implementasi dan Evaluasi Sistem
Bab ini berisi penjelasan tentang proses implementasi aplikasi
manajemen aset tetap dari desain perancangan yang telah dibuat dan
mengevaluasi aplikasi sesuai dengan uji coba yang telah
direncanakan.
BAB V : Penutup
Bab ini berisi kesimpulan dan saran. Saran yang dimaksud adalah
saran terhadap kekurangan aplikasi yang ada kepada pihak lain yang
ingin meneruskan topik Tugas Akhir ini. Tujuannya adalah agar
pihak lain dapat menyempurnakan aplikasi sehingga bisa menjadi
7
2.1 Aset Tetap
Menurut Jusup (2011), Aset tetap adalah sumber daya yang memiliki
empat karakteristik yaitu: (1) berujud atau memiliki ujud (bentuk atau ukuran
tertentu), (2) digunakan dalam operasi perusahaan, (3) mempunyai masa manfaat
jangka panjang, dan (4) tidak dimaksudkan untuk diperjual-belikan. Aset semacam
ini biasanya memiliki masa pemakaian yang lama dan diharapkan dapat memberi
manfaat pada perusahaan selama bertahun-tahun. Manfaat yang diberikan aset tetap
umumnya semakin lama semakin menurun, kecuali manfaat yang diberikan oleh
tanah.
Berdasarkan laporan rekapitulasi inventaris Maret 2013, aset tetap yang
dimiliki Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya terbagi menjadi dua jenis yaitu aset
tetap berupa peralatan medis dan non medis. Menurut Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 44 Tahun 2009, Peralatan medis adalah peralatan yang digunakan
untuk keperluan diagnosa, terapi rehabilitasi dan penelitian medik baik secara
langsung maupun tidak langsung. Berikut contoh peralatan medis:
Tabel 2.1 Peralatan Medis
No Nama Barang Merk / Type Tahun Jml Harga
Satuan Total
1
Gynecoloqy Examination
PT. Orto
8
Peralatan non medis adalah peralatan yang digunakan untuk mendukung
keperluan tindakan medis. Berikut contoh peralatan non medis:
Tabel 2.2 Peralatan Non Medis
No Nama Barang Merk / Type Tahun Jml Harga
Satuan Total
1 Akman Gantung 2000 1 Rp 450.000 Rp 450.000 2 Pengisi Kapsul 1 Rp 130.500 Rp 130.500 3 Intercom 2 Line CM 201 2007 1 Rp 225.000 Rp 225.000 4 Kursi Lipat NN Chitose 2006 70 Rp 142.000 Rp 9.940.000 5 Komputer 2006 2 Rp 4.300.000 Rp 8.600.000 Sumber : Rekapitulasi Inventaris (Unit Rumah Tangga RSIJS, 2013).
Kepemilikan aset tetap pada rumah sakit berupa peralatan medis dan non
medis merupakan keputusan yang penting bagi rumah sakit. Peralatan tersebut
harus dijaga agar peralatan medis dan non medis yang digunakan selalu dalam
kondisi yang baik, mengganti fasilitas yang sudah rusak atau aus akibat pemakaian,
dan menambah peralatan medis dan non medis jika diperlukan.
2.2 Manajemen Aset
2.2.1 Pengertian Manajemen Aset
Menurut pemerintahan South Australia dalam Hidayat (2012), manajemen
aset merupakan proses untuk mengelola permintaan dan panduan akuisisi,
penggunaan dan pembuangan aset untuk membuat sebagian besar potensi layanan
pengiriman dan mengelola risiko dan biaya selama umur hidup aset. Sedangkan
menurut Departemen Transportasi Amerika Serikat dalam Hidayat (2012),
manajemen aset adalah proses sistematis guna memelihara, memperbarui, dan
mengoperasikan biaya yang timbul dari aset secara efektif. Dari definisi-definisi
mencakup proses perencanaan dan monitoring aset fisik selama umur
penggunaannya oleh suatu departemen atau bagian. Manajemen aset akan
memudahkan perusahaan untuk menyimpan daftar aset, semua dokumen
pembelian, biaya-biaya, jumlah, lokasi, pengguna aset, serta akumulasi depresiasi
dan nilai buku yang berlaku dari aset yang dimiliki.
2.2.2 Tujuan Manajemen Aset
Tujuan utama dari manajemen aset adalah membantu entitas (organisasi)
dalam memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan efisien. Beberapa
ciri manajemen aset yang efektif dan efisien antara lain:
1. Memaksimalkan manfaat aset dengan memastikan bahwa aset digunakan dan
dipelihara secara layak.
2. Mengurangi kebutuhan aset baru dengan mengadopsi solusi non-aset (seperti
leasing, outsourcing dan sebagainya).
3. Memperoleh nilai uang yang lebih besar melalui penilaian ekonomi.
4. Mengurangi pengadaan aset yang tidak diperlukan.
5. Memfokuskan perhatian pada hasil dengan memberikan pembebanan tanggung
jawab, akuntabilitas dan keperluan pelaporan secara jelas.
2.2.3 Siklus Manajemen Aset
Pengelolaan Aset tetap selama masa hidupnya melalui beberapa fase
perjalanan atau lebih sering disebut siklus manajemen aset. siklus manajemen aset
10
1. Siklus Pengadaan
Siklus di mana suatu aset dibeli, dibangun, atau dibuat. Pada siklus ini
setiap perolehan aset yang dilakukan harus dicatat dengan jelas tanggal perolehan,
cara perolehan, harga, jumlah serta informasi lain terkait dengan perolehan aset.
2. Siklus Operasi
Siklus di mana suatu aset digunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan
seperti siapa unit kerja serta di mana saja aset tersebut digunakan sehingga untuk
setiap mutasi yang terjadi perlu dicatat. Pada Siklus ini mungkin diselingi dengan
pemeliharaan, pembaharuan atau perbaikan yang dilakukan secara periodik, serta
penggantian atas aset yang rusak dalam periode penggunaannya sehingga
memerlukan pencatatan terhadap pemeliharaan yang terjadi. Pada siklus ini juga
diperlukan pencatatan mengenai depresiasi yang ditanggung oleh aset pada tiap
tahunnya. Depresiasi dibutuhkan sebagai pengakuan atas pemakaian dari aset
selama kurun waktu tertentu.
3. Siklus Penghapusan
Siklus yang dilakukan ketika umur ekonomis atau masa pakai suatu aset
telah habis, aset mengalami rusak berat,aset tidak diperlukan atau aset hilang.
4. Siklus Perencanaan
Siklus yang merupakan proses lanjutan dimana output informasi dari
setiap fase digunakan sebagai input kebutuhan permintaan terhadap suatu aset
Berikut gambar fase-fase yang dilalui suatu aset selama masa hidupnya
antara lain:
Sumber: Manajemen Aset Privat dan Publik (Hidayat, 2012)
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengelolaan Aset
Tambahan umur dari suatu aset memiliki implikasi yang penting bagi
manajer program penyediaan pelayanan. Keputusan pengadaan yang didasarkan
pada harga pembelian yang paling rendah tetapi mengabaikan potensi biaya operasi,
dapat mengakibatkan total biaya yang lebih tinggi selama umur hidup aset.
2.2.4 Pengendalian Aset
Tujuan utama dari manajemen aset adalah membantu organisasi dalam
memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan efisien. Hal ini
mencakup panduan pengadaan, penggunaan dan penghapusan aset. Tujuan
Pengadaan Penghapusan
Perencanaan Operasi
(Acouisition)
(Operation)
(Disposal)
12
manajemen aset ini akan tercapai apabila pihak manajemen dapat mengendalikan
dan memantau semua aset yang dimiliki. Agar manajemen dapat mengendalikan
serta memantau aset yang dimiliki maka perlu dibuat kebijakan serta prosedur yang
memadai. Kebijakan serta prosedur yang dibuat harus mencakup kegiatan
operasional, seperti prosedur pencatatan aset, verifikasi (stok-take), dan
penghapusan aset dari pencatatan. Selain hal tersebut pihak manajemen juga harus
dapat menyediakan daftar aset yang memadai yang digunakan sebagai dasar dari
sistem informasi manajemen aset dan berisikan data-data relevan yang dibutuhkan.
Daftar aset harus memuat data non-keuangan atas pengadaan, identitas,
akuntabilitas, kinerja dan penghapusan aset. berikut gambaran dari daftar aset yang
diperlukan.
Nilai Historis Nilai
Sumber: Manajemen Aset Privat dan Publik (Hidayat, 2012)
Gambar 2.2 Komposisi Daftar Aset
2.3 Depresiasi
Menurut Jusup (2011), Depresiasi adalah proses pengalokasian biaya
perolehan aset tetap menjadi beban selama masa manfaatnya dengan cara yang
dilakukan penandingan antara pendapatan dan beban. Depresiasi adalah proses
pengalokasian biaya perolehan, bukan proses penilaian aset. perubahan harga aset
tetap yang terjadi di pasar, tidak perlu dicatat dalam pembukuan, karena aset tetap
dimiliki untuk digunakan, bukan untuk dijual kembali. Oleh karena itu nilai buku
aset (Biaya perolehan - akumulasi depresiasi), bisa berbeda dengan harga pasar.
Selama masa pemakaian, kemampuan suatu aset untuk menghasilkan
pendapatan dan jasa biasanya semakin menurun, baik secara fisik maupun
fungsinya. Penurunan karena faktor fisik terjadi karena pemakaian dan keausan,
sehingga secara fisik aset tetap terlihat menurun. Penurunan dari segi fungsi karena
aset menjadi tidak memadai dan ketinggalan jaman. Suatu aset dikatakan tidak
memadai lagi, jika aset tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan masa
datang.
2.3.1 Faktor-Faktor Dalam Perhitungan Depresiasi
Terdapat tiga faktor yang mempengaruhi dalam perhitungan depresiasi,
yaitu:
1. Biaya Perolehan
Merupakan semua pengeluaran yang diperlukan untuk mendapatkan aset
dan pengeluaran-pengeluaran lain hingga aset siap untuk digunakan. Biaya-biaya
yang dapat dimasukkan sebagai biaya perolehan seperti harga beli tunai, biaya
pengangkutan, biaya asuransi dalam pengangkutan, biaya perakitan dan
pemasangan.
Masalah yang mungkin muncul dalam menentukan biaya perolehan
14
apabila terjadi pembelian dalam satu paket maka biaya perolehan dari pembelian
paket tersebut harus dialokasikan ke masing-masing peralatan yang bersangkutan.
2. Masa Manfaat
Masa manfaat atau disebut juga umur aset atau umur ekonomis, adalah
jangka waktu pemakaian aset yang diharapkan oleh perusahaan. Masa manfaat
dapat dinyatakan dalam satuan waktu, unit aktivitas (misal jam kerja mesin), atau
satuan hasil yang diharapkan dari suatu aset.
Masa manfaat adalah suatu taksiran. Dalam membuat taksiran, manajemen
mempertimbangkan berbagai faktor, seperti rencana penggunaan aset, perkiraan
reparasi dan pemeliharaan, dan kerentanan terhadap ketinggalan jaman.
Pengalaman masa lalu sangat berguna dalam memutuskan taksiran masa manfaat.
Untuk suatu aset yang sejenis, perusahaan yang satu dapat membuat taksiran yang
berbeda dibandingkan perusahaan lainnya.
3. Nilai Residu
Nilai residu atau nilai sisa, adalah taksiran nilai tunai aset pada akhir masa
manfaat aset tersebut. nilai ini bisa didasarkan pada taksiran nilai aset sebagai
barang bekas, atau bisa juga atas dasar taksiran bila aset ditukar dengan aset lain di
akhir masa manfaat. Seperti halnya masa manfaat, nilai residu juga merupakan
suatu taksiran. Dalam membuat taksiran, manajemen mempertimbangkan rencana
penggunaan aset dan pengalaman masa lalu dengan aset serupa.
2.3.2 Metoda Depresiasi
Menurut Soemarso dalam Wira (2011), Depresiasi dapat dicatat dan
1. Metode Penyusutan Garis Lurus
Metode garis lurus lebih melihat aspek waktu daripada aspek kegunaan.
Dalam metode penyusutan garis lurus, beban penyusutan untuk tiap tahun nilainya
sama besar dan tidak dipengaruhi dengan hasil atau output yang diproduksi. Berikut
perhitungan tarif penyusutan untuk metode garis lurus.
Metode penyusutan ini mempunyai kelebihan dan kelemahan. Kelebihan
dari metode ini adalah:
a. Mudah digunakan dalam praktek.
b. Lebih mudah dalam menentukan tarif penyusutan.
Kelemahan dari metode penyusutan ini adalah:
a. Beban pemeliharaan dan perbaikan dianggap sama setiap periode.
b. Manfaat ekonomis aktiva setiap tahun sama.
c. Beban penyusutan yang diakui tidak mencerminkan upaya yang digunakan
dalam menghasilkan pendapatan.
d. Laba yang dihasilkan setiap tahun tidak menggambarkan tingkat pengembalian
yang sesungguhnya dari umur kegunaan aktiva dalam matching, principle,
beban penyusutan harus proporsional pada penghasilan yang dihasilkan.
2. Saldo Menurun
Dalam metode ini, biaya penyusutan makin menurun dari tahun ke tahun.
Pembebanan yang makin menurun didasarkan pada anggapan bahwa semakin tua, Biaya Perolehan - Nilai Residu
16
kapasitas aktiva tetap dalam memberikan jasanya juga semakin menurun. Dalam
metode saldo menurun, biaya penyusutan dihitung dengan rumus sebagai berikut:
Tarif penyusutan dalam metode saldo menurun dapat dengan mudah
dihitung sebagai 100% dibagi dengan taksiran masa manfaat. Misalnya, apabila
taksiran masa manfaat adalah 5 tahun, maka tarif penyusutan adalah:
Biaya penyusutan dapat diketahui dengan menggunakan rumus:
Dimana Akumulasi penyusutan awal memiliki nilai nol. Aktiva tetap yang
bersangkutan tidak boleh disusutkan sampai di bawah nilai sisa. Apabila nilai buku
telah mendekati nol, maka aktiva tetap yang bersangkutan telah mendekati masa
manfaatnya.
3. Unit Produksi
Metode ini digunakan untuk mengalokasikan beban penyusutan
berdasarkan pada proporsi penggunaan aktiva yang sebenarnya. Metode
penyusutan ini menggunakan hasil produksi sebagai dasar pengalokasian beban
penyusutan untuk tiap periode. Dalam metode ini beban penyusutan diperlakukan
sebagai beban variabel sesuai dengan unit produksi yang dihasilkan tiap periode
akuntansi, bukan beban tetap seperti dalam metode penyusutan garis lurus (Straight
Line Method). Kelemahan dari metode ini adalah sama seperti kelemahan yang
terdapat pada metode jam jasa.
100%
5 2 X 20% = 40%
Tarif Penyusutan = 2 x =
2.4 Penggolongan dan Kodefikasi
Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 120/PMK.06/2007,
Penggolongan adalah kegiatan untuk menetapkan secara sistematik mengenai
Barang Milik Negara ke dalam golongan, bidang, kelompok, subkelompok dan
sub-sub kelompok. Dan kodefikasi adalah pemberian kode Barang Milik Negara sesuai
dengan penggolongan masing-masing Barang Milik Negara. Berikut tata cara
penggolongan dan kodifikasi:
Satu angka/digit pertama : menunjukkan kode Golongan Barang.
Dua angka/digit kedua : menunjukkan kode Bidang Barang.
Dua angka/digit ketiga : menunjukkan kode Kelompok Barang.
Dua angka/digit keempat : menunjukkan kode Sub Kelompok Barang.
Tiga angka/digit kelima : menunjukkan kode Sub-Sub Kelompok Barang.
2.5 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Menurut Hartono (2005) Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah suatu
tahapan yang dilewati dari mulai sistem direncanakan sampai dengan dioperasikan
dan dipelihara. Seluruh tahap yang dilewati dapat diartikan sebagai sebagai
serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh pemakai sistem informasi untuk
mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi. Berikut Gambar
18
Sumber : Analisis dan Desain Sistem Informasi (Hartono, 2005).
Gambar 2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem.
Adapun tahapan-tahapan dari penerapan System Development Life Cycle
(SDLC) adalah sebagai berikut:
1. Analisis Sistem
Pada tahap ini penganalisis menguraikan suatu sistem informasi yang utuh
ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga diusulkan perbaikan – perbaikannya.
2. Desain Sistem Secara Umum
Tujuan dari tahapan ini adalah memberikan gambaran secara umum kepada
user tentang sistem yang baru. Pada tahap ini penganalisis merancang
komponen-komponen sistem informasi dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user.
Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database, Kebijakan dan perencanaan sistem
Analisis sistem
Desain sistem secara umum
Desain sistem terinci
Seleksi sistem
Implementasi sistem
Perawatan sistem
Awal proyek sistem
Pengembangan
teknologi dan kontrol. Alat yang digunakan untuk menggambarkan komponen
tersebut adalah bagan alir sistem dan diagram arus data.
3. Desain Sistem Terinci
Pada tahap ini penganalisis memberikan gambaran akan bentuk dari
output-output yang akan dibuat.
4. Seleksi Sistem
Pada tahap ini penganalisis perlu menseleksi komponen fisik sistem yang
perlu dimiliki agar sistem yang telah didesain dapat diimplementasikan. Komponen
fisik sistem ini berupa perangkat keras dan perangkat lunak.
5. Implementasi Sistem
Pada tahap ini, sistem yang telah dianalisis dan didesain secara rinci akan
diimplementasikan sehingga sistem dapat dioperasikan. Pada tahap ini termasuk
juga kegiatan menulis kode program jika tidak menggunakan paket perangkat
lunak.
2.6 Metode Pengujian Sistem
Menurut Fatta (2007), beberapa test case harus dilaksanakan dengan
beberapa perbedaan strategi transaksi, query, atau jalur navigasi yang mewakili
penggunaan sistem yang tipikal, kritis atau abnormal. Isu kunci pada
pengembangan sistem adalah pemilihan test case yang cocok, sekecil dan secepat
mungkin untuk meyakinkan para perilaku sistem secara detil. Pengujian harus
mencakup unit testing yang mengecek validasi dari prosedur dan fungsi secara
independen dari komponen sistem yang lain. Kemudian modul testing harus
20
modul sudah berjalan dengan baik, termasuk eksekusi dari beberapa modul yang
saling berelasi.
Menurut Fatta (2007), pengujian unit digunakan untuk menguji setiap
modul untuk menjamin setiap modul menjalankan fungsinya dengan baik.
2.6.1 Black Box Testing
Menurut Fatta (2007), black box testing dilakukan tanpa pengetahuan detil
struktur internal dari sistem atau komponen yang dites. Biasanya disebut juga
sebagai behavioral testing, specification-based testing, input/output testing atau
functional testing. Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada
software, berdasarkan pada spesifikasi kebutuhan dari software.
Dengan adanya black box testing, perekayasa software dapat
menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa
keseluruhan kebutuhan fungsional pada suatu program. Black box testing bukan
teknik alternatif daripada white box testing. Lebih daripada itu, black box testing
merupakan pendekatan pelengkap dalam mencakup error dengan kelas yang
berbeda dari metode white box testing.
2.6.2 White Box Testing
Menurut Fatta (2007), white box testing bisa disebut juga glass box atau
clear box testing. White box testing adalah suatu metode desain test case yang
menggunakan struktur kendali dari desain procedural. Metode desain test case
untuk dapat menjamin:
2. Semua logika keputusan dapat dites dengan jalur yang salah dan atau jalur yang
benar.
3. Semua loop dapat dites terhadap batasannya dan ikatan operasionalnya.
4. Semua struktur internal data dapat dites untuk memastikan validitasnya.
Seringkali white box testing diasosiasikan dengan pengukuran cakupan tes
(test coverage metrics), yang mengukur persentase jalur-jalur dari tipe yang dipilih
22
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Pada tahap ini penganalisis akan menguraikan proses bisnis manajemen
aset tetap spesifik kepada peralatan medis dan non medis yang sedang berjalan pada
Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya. Tujuan dari penguraian proses bisnis ini
adalah untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada, memahami bagaimana
proses tersebut berjalan serta siapa pelaku dari proses tersebut berjalan. Hal ini
dilakukan untuk mengetahui kebutuhan sistem yang diperlukan.
Pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya akan dikembangkan aplikasi
manajemen aset tetap. Aplikasi ini dikembangkan karena adanya permasalahan
yang dialami Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya terkait dengan pengelolaan
data aset tetap yang dimiliki. Permasalahan-permasalahan ini dapat mengakibatkan
tidak optimalnya proses pelayanan kesehatan yang disebabkan karena tidak
tercatatnya kondisi serta lokasi pemakaian dari aset tetap yang digunakan.
Penggunaan aset tetap yang mendekati atau telah melewati masa pakai, tidak dapat
mengetahui beban biaya penggunaan atau depresiasi atas aset tetap yang dimiliki
dan kendala dalam mengetahui pemeliharaan apa saja yang pernah dilakukan
terhadap aset tetap yang dimiliki. Permasalahan-permasalahan tersebut akan terus
3.1.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan observasi pada proses bisnis manajemen aset lebih spesifik
berupa peralatan medis dan non medis yang diterapkan Rumah Sakit Islam
Jemursari Surabaya. Saat ini pencatatan dan manajemen data dari peralatan medis
dan non medis masih dilakukan secara manual. Proses bisnis manajemen aset ini
meliputi inventarisasi, pemeliharaan dan penghapusan peralatan medis dan non
medis.
Unit Rumah Tangga merupakan unit yang berperan dalam memantau
penggunaan serta kondisi dari peralatan medis dan non medis yang dimiliki Rumah
Sakit Islam Jemursari Surabaya. Dalam menjalankan peran tersebut, Unit Rumah
Tangga harus memiliki informasi yang akurat mengenai semua peralatan medis dan
non medis yang dimiliki. Terdapat tiga proses utama yang dilakukan Unit Rumah
Tangga dalam memantau peralatan medis dan non medis yang dimiliki. Proses
tersebut adalah proses inventarisasi, proses pemeliharaan barang yang didukung
oleh Unit Pemeliharaan Sarana serta proses penghapusan peralatan medis dan non
medis.
A. Document Flow Inventarisasi Peralatan
Proses inventarisasi merupakan proses pencatatan data peralatan medis
dan non medis yang diperoleh serta pencatatan lokasi penggunaan dari peralatan
tersebut. Proses ini dimulai dari diterimanya berita acara serah terima peralatan oleh
Unit Rumah Tangga dari unit pemakai serta faktur pengadaan. Berdasarkan berita
acara serta faktur tersebut, Unit Rumah Tangga akan mencatat perolehan peralatan
24
peralatan yang baru diperoleh akan dibuatkan label barang berdasarkan nomor
pengelompokan barang dan nomor registrasi yang telah ditentukan. Nomor
pengelompokan dan nomor registrasi ini akan menjadi identitas dari peralatan
tersebut. Setelah pemberian label maka peralatan tersebut akan dicatat kembali ke
dalam Kartu Inventaris Ruang sesuai dengan ruang yang akan menggunakan
peralatan medis dan non medis tersebut. Kartu inventaris ruang ini digunakan acuan
untuk mengetahui berapa nomor registrasi terakhir setiap kelompok barang. Kartu
ini akan dibuat rangkap dua dan ditandatangani oleh penanggung jawab ruang, Unit
Rumah Tangga, serta Manajer Umum. Buku inventaris harian ini juga digunakan
untuk membuat laporan rekapitulasi / daftar inventaris yang nantinya akan
diserahkan kepada Manajer Umum. Document flow inventarisasi peralatan dapat
Inventarisasi Peralatan
Unit Ruang Terkait
Unit Rumah Tangga Manajer Umum
Mulai Faktur dan Berita Acara Penerimaan
Rekapitulasi / Daftar Inventaris
Gambar 3.1 Document Flow Inventarisasi Peralatan
Permasalahan yang muncul dari proses inventarisasi peralatan ini, hasil
pencatatan aset tetap lebih spesifik pada peralatan medis dan non medis tidak
tercatat secara lengkap. Seperti tidak diketahui kondisi dari peralatan tersebut, di
mana peralatan digunakan, berapa jumlah peralatan yang dimiliki dan berapa biaya
perolehan dari setiap peralatan medis dan non medis. Salah satu hal yang
menyebabkan tidak lengkapnya pencatatan tersebut karena terdapat peralatan yang
tidak memiliki identitas peralatan. Unit Rumah Tangga kesulitan untuk mengetahui
26
berapa nomor registrasi terakhir, Unit Rumah Tangga harus melihat semua Kartu
Inventaris Ruang. Tidak diketahuinya nomor identitas peralatan ini mengakibatkan
pihak Unit Rumah Tangga kesulitan dalam memantau kondisi serta lokasi dari
penggunaan dari satu peralatan medis dan non medis. Hal ini tentunya juga
mengakibatkan tidak akuratnya data inventaris yang dimiliki Unit Rumah Tangga.
Selain permasalahan tersebut, proses inventarisasi ini juga tidak memiliki
pencatatan masa pakai atau manfaat serta nilai depresiasi dari setiap peralatan medis
dan non medis yang dimiliki. Dampak dari tidak adanya pencatatan masa pakai dan
nilai depresiasi, mengakibatkan Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya tidak dapat
mengetahui peralatan yang mendekati atau telah habis masa pakai serta berapa
beban biaya guna yang ditanggung peralatan medis dan non medis selama tahun
berjalan. Dengan adanya perhitungan depresiasi ini Rumah Sakit Islam Jemursari
Surabaya dapat melakukan penandingan antara pendapatan yang diperoleh atas
penggunaan peralatan yang dimiliki dengan beban biaya penggunaannya.
B. Document Flow Pemeliharaan Peralatan
Proses pemeliharaan terbagi menjadi 2 proses, yaitu proses pemeliharaan
terjadwal dan proses pemeliharaan tidak terjadwal. Proses pemeliharaan terjadwal
merupakan proses pemeliharaan terhadap peralatan medis dan non medis yang
dimiliki secara berkala. Proses ini dimulai dari Unit Pemeliharaan Sarana yang
melihat jadwal pemeliharaan yang sebelumnya telah dibuat. Dari jadwal tersebut
Unit Pemeliharaan Sarana akan memeriksa peralatan apa saja yang berada di ruang
yang akan dilakukan pemeliharaan berdasarkan Kartu Inventaris Ruang. Setelah itu
sendiri atau melalui pihak eksternal. Jika dilakukan oleh pihak eksternal maka Unit
Pemeliharaan Sarana akan mengajukan permintaan pemeliharaan melalui pihak
eksternal kepada Manajer Umum. Permintaan itu akan diperiksa oleh Manajer
Umum dan jika dibutuhkan maka pemeliharaan melalui pihak eksternal dapat
langsung dilaksanakan. Jika dilakukan oleh Unit Pemeliharaan Sarana sendiri,
maka peralatan medis dan non medis tersebut akan dilakukan pemeliharaan atau
perawatan berkala. Apabila hasil dari pemeliharaan peralatan tidak layak maka Unit
Ruang Terkait diminta untuk mengajukan formulir permintaan perbaikan. Formulir
tersebut akan diserahkan kepada Unit Rumah Tangga dan akan disesuaikan dengan
catatan Kartu Inventaris Ruang. Unit Pemeliharaan Sarana juga akan menerima
formulir permintaan perbaikan yang akan diarsipkan dan digunakan untuk membuat
laporan rekapitulasi pemeliharaan. Jika peralatan tidak bermasalah maka akan
langsung dicatat ke dalam laporan rekapitulasi pemeliharaan yang nantinya laporan
ini akan dilaporkan kepada Manajer Umum. Document flow dari proses
28
Pemeliharaan Terjadwal
Unit Pemeliharaan Sarana Unit Ruang Terkait Manajer Umum Unit Rumah Tangga
P
Gambar 3.2 Document Flow Pemeliharaan Terjadwal
Sedangkan proses pemeliharaan tidak terjadwal terjadi, jika terdapat
peralatan yang tidak dapat digunakan berdasarkan laporan dari unit ruang pemakai
peralatan dalam bentuk formulir permintaan perbaikan. Berdasarkan laporan
tersebut Unit Pemeliharaan Sarana akan melihat apakah peralatan tersebut akan
perusahaan lain, maka Unit Pemeliharaan Sarana akan mengajukan permintaan
perbaikan eksternal kepada Manajer Umum. permintaan tersebut akan divalidasi.
Jika perbaikan dilakukan oleh Unit Pemeliharaan Sarana sendiri maka peralatan
tersebut akan diperbaiki. Apabila alat tidak dapat diperbaiki maka formulir
permintaan perbaikan yang diterima dari Unit Terkait akan digandakan dan akan
diserahkan kepada Unit Rumah Tangga. Jika peralatan masih dapat dipakai maka
akan langsung dicatat ke dalam rekapitulasi pemeliharaan dan akan diserahkan
kepada Manajer Umum. Document flow dari proses pemeliharaan tidak terjadwal
30
Pemeliharaan Tidak Terjadwal
Unit Ruang Terkait Unit Pemeliharaan Sarana Manajer Umum Unit Rumah Tangga
Gambar 3.3 Document Flow Pemeliharaan Tidak Terjadwal
Permasalahan yang muncul dari proses pemeliharaan ini adalah pihak
manajemen sulit untuk mengetahui pemeliharaan apa saja yang pernah dilakukan
serta berapa biaya yang telah di keluarkan untuk memelihara suatu peralatan. Hal
ini terjadi karena tidak adanya pencatatan secara historis terhadap pemeliharaan
manajemen kesulitan dalam menentukan apakah peralatan medis dan non medis
masih layak untuk diperbaiki atau tidak.
C. Document Flow Penghapusan Peralatan
Proses penghapusan merupakan proses menghapus peralatan yang sudah
tidak dimiliki oleh Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya. Proses ini bertujuan
untuk menghapus peralatan-peralatan yang telah menurun daya gunanya serta untuk
menghindari pemakaian peralatan medis dan non medis yang telah melampaui batas
waktu kegunaannya. Proses ini diawali dari Unit Rumah Tangga yang mengetahui
adanya peralatan medis dan non medis yang perlu dihapus. Peralatan tersebut akan
dikonsultasikan dengan penanggung jawab dari Unit Ruang Terkait. Selanjutnya
penanggung jawab ruang akan memeriksa peralatan-peralatan yang akan dihapus
dan akan mengusulkannya kepada Manajer Umum. Apabila disetujui, maka
penghapusan akan dilaksanakan. Document flow dari proses penghapusan peralatan
32
Penghapusan Peralatan
Unit Ruang Terkait
Unit Rumah Tangga Manajer Umum
P
Lap PenghapusanBerita Acara Penghapusan
Gambar 3.4 Document Flow Penghapusan Peralatan
Pada proses ini, pihak manajemen kesulitan dalam mengetahui peralatan
ini disebabkan tidak adanya perhitungan sisa masa pakai serta tidak adanya
rekapitulasi dari penghapusan peralatan yang digunakan. Dampaknya, manajemen
kesulitan dalam mengevaluasi peralatan yang pernah dimiliki apakah sudah
digunakan secara optimal atau belum.
3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Berdasarkan uraian identifikasi masalah di atas, Rumah Sakit Islam
Jemursari Surabaya mengalami permasalahan dalam menertibkan pencatatan
terhadap aset tetap yang dimiliki lebih spesifik berupa peralatan medis dan non
medis. Penertiban ini dimaksudkan untuk melengkapi pencatatan identitas dari
peralatan serta data-data dari peralatan medis dan non medis. Selain itu Rumah
Sakit Islam Jemursari Surabaya juga mengalami kendala dalam mengetahui sisa
masa pakai dan nilai depresiasi dari peralatan medis dan non medis yang dimiliki.
hal ini terjadi karena dalam pencatatan yang sekarang dilakukan tidak mencatat
mengenai rencana masa pemakaian peralatan dan tidak adanya perhitungan
depresiasi. Dan juga dalam proses pemeliharaan peralatan yang dimiliki pihak
manajemen Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya sulit untuk mengetahui
pemeliharaan apa saja yang pernah dilakukan terhadap suatu peralatan dan berapa
biaya yang dikeluarkan selama masa pemeliharaan.
Dalam menangani permasalahan tersebut maka diperlukan aplikasi khusus
yang dapat melakukan pendataan aset tetap berupa peralatan medis dan non medis
secara lengkap sehingga akan memudahkan Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya
dalam memantau aset yang dimiliki dengan data yang akurat. Aplikasi yang
34
depresiasi untuk setiap peralatan medis dan non medis yang dimiliki. Selain itu
aplikasi yang dibangun harus dapat menyajikan informasi tentang pemeliharaan apa
saja yang pernah dilakukan terhadap suatu peralatan medis dan non medis.
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang dilakukan terdiri dari desain sistem secara
umum, desain sistem terinci dan desain uji coba yang akan diujikan terhadap
aplikasi yang dibangun untuk memastikan bahwa aplikasi yang dibangun sesuai
dengan tujuan yang diharapkan.
3.2.1 Desain Sistem Umum
Desain sistem umum ini merupakan gambaran umum tentang sistem
aplikasi manajemen aset yang akan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
fungsional sistem. Gambaran umum tersebut meliputi System Flow, Desain Input
Proses Output, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram Meliputi
Conceptual Data Model dan Physical Data Model, dan aplikasi yang akan
dikembangkan.
A. System Flow
Pada tahap ini, penganalisis akan menggambarkan alur antara data, proses
dan laporan ke dalam bentuk system flow. System flow yang akan digambarkan
antara lain system flow inventarisasi peralatan, system flow pemeliharaan terjadwal
A.1 System Flow Inventarisasi Peralatan
Pada proses pengembangan sistem inventarisasi ini dimulai dari
penerimaan faktur serta berita acara penerimaan peralatan oleh Unit Rumah
Tangga. Berdasarkan dokumen tersebut Unit Rumah Tangga akan memasukkan
data penerimaan aset tetap. Berdasarkan nama aset tetap yang dimasukkan, sistem
akan mencari nomor kelompok dari aset tetap tersebut dan membentuk nomor
registrasi terakhir yang terdaftar pada kelompok aset tetap tersebut. Nomor
kelompok dan nomor registrasi yang terbentuk akan digunakan sebagai identitas
dari aset tetap tersebut. Setelah terbentuk identitas aset tetap, selanjutnya data
penerimaan aset tetap tersebut akan disimpan ke dalam database beserta dengan
menyimpan data penempatan lokasi penggunaan aset tetap tersebut. Berdasarkan
data yang terdapat pada proses inventarisasi ini dapat menghasilkan informasi
Kartu Inventaris Ruang, laporan penerimaan, dan rekapitulasi inventaris. System
36
Inventarisasi Peralatan
Unit Rumah Tangga Unit Ruang Terkait Manajer Umum
P
h
as
e
Mulai
Faktur dan Berita Acara Penerimaan Pembuatan ID Aset
Tetap
Kelompok Aset Tetap
Ruang
Rekapitulasi / Daftar Inventaris
Pembuatan Lap. Penerimaan
Pembuatan Rekapitulasi / Daftar
Inventaris Penerimaa
n
Selesai
A.2 System Flow Pemeliharaan Terjadwal
Pada proses pengembangan sistem pemeliharaan terjadwal ini dimulai dari
Unit Pemeliharaan Sarana membuat jadwal pemeliharaan terhadap peralatan yang
dimiliki. setelah pembuatan jadwal tersebut selesai, Unit Pemeliharaan Sarana akan
selalu mendapatkan informasi mengenai kapan waktu untuk melakukan
pemeliharaan terjadwal pada setiap peralatan yang dimiliki. Setelah melakukan
pemeliharaan sesuai dengan jadwal yang berjalan, Unit Pemeliharaan Sarana akan
memasukkan hasil pemeriksaan ke dalam sistem. Setelah itu proses pemeliharaan
selesai manajer umum dapat langsung melihat laporan kondisi aset tetap, laporan
pemeliharaan yang pernah dilakukan, laporan rencana pengadaan dan laproran
rencana penghapusan. Laporan tersebut akan digunakan sebagai bahan evaluasi
apakah peralatan tersebut masih layak untuk dipelihara atau tidak dan merencakan
pengadaan aset yang jumlahnya dibawah standar siap pakai. System flow dari proses
38
Pemeliharaan Terjadwal
Unit Pemeliharaan Saranan Manajer Umum
P Pencarian Data Aset
Tetap
Lap. Kondisi Aset Tetap
Sedangkan pada proses pemeliharaan tidak terjadwal, diawali dari
penerimaan formulir permintaan perbaikan oleh Unit Ruang Terkait atau pemakai
dari peralatan yang dilaporkan kepada Unit Pemeliharaan Sarana. Berdasarkan
formulir tersebut Unit Pemeliharaan Sarana akan memeriksa dan memperbaiki
peralatan tersebut dan akan mencatat hasil pemeliharaan ke dalam sistem. System
flow dari proses pemeliharaan tidak terjadwal ini dapat dilihat pada gambar 3.7.
Pemeliharaan Tidak Terjadwal
Unit Pemeliharaan Sarana
Unit Ruang Terkait Manajer Umum
P
Lap. Kondisi Aset Tetap
40
A.3 System Flow Penghapusan Peralatan
Penghapusan Peralatan
Gambar 3.8 Desain System Flow Penghapusan Peralatan
Pada proses pengembangan penghapusan peralatan ini, diawali dari
Manajer Utama yang memberikan laporan rencana penghapusan kepada Unit
Rumah Tangga. Laporan tersebut akan dilaksanakan dan dari proses pelaksanaan
acara tersebut Unit Rumah Tangga mencari data aset tetap yang akan dihapus.
Setelah mendapatkan data aset tetap yang dicari Unit Rumah Tangga akan
memperbarui data aset tetap tersebut. Setelah proses penghapusan selesai manajer
umum dapat langsung melihat laporan penghapusan. System flow dari proses
penghapusan ini dapat dilihat pada gambar 3.8.
B. Diagram Input Proses Output
Model sistem yang diusulkan dapat dijelaskan dalam diagram Input Proses
Output. Diagram Input Proses Output merupakan seri diagram fungsional dan
masing-masing diagram dihubungkan dengan salah satu fungsi sistem.
B.1 Proses Pengolahan Data Master
Proses Pengolahan Data Master
In
42
Proses Pengolahan Data Master digunakan untuk memasukkan,
mengupdate dan menghapus data master. Input dari proses ini adalah Data
Kelompok Aset Tetap, Data Tipe Perolehan, Data Tipe Pemeliharaan, Data Ruang,
Data Suplier, Data Kondisi, dan Data Pegawai. Hasil dari proses ini adalah Master
Ruang, Master Suplier, Master Kondisi, Master Pegawai, Master Kelompok Aset,
Master Perolehan, dan Master Tipe Pemeliharaan. Diagram Input Proses Output
dari proses pengolahan data master ini dapat dilihat pada gambar 3.9
B.2 Proses Inventaris
Proses Inventaris
Gambar 3.10 Diagram Input Proses Output Proses Inventaris
Proses inventarisasi ini bertujuan untuk mendata semua data peralatan
medis dan non medis yang diperoleh serta lokasi peralatan. Pada setiap lokasi
peralatan medis dan non medis yang digunakan. Input dari proses ini adalah Master
Ruang, Master Suplier, Master Kelompok Aset, Master Perolehan, dan Data
Perolehan Aset tetap. Hasil dari proses ini adalah Data Mutasi dan Data
Penerimaan. Diagram Input Proses Output dari proses inventaris ini dapat dilihat
pada gambar 3.10
B.3 Proses Penjadwalan Perawatan
Proses Penjadwalan Perawatan
Gambar 3.11 Diagram Input Proses Output Penjadwalan Perawatan
Pada proses penjadwalan perawatan ini digunakan untuk merencanakan
pemeliharaan untuk setiap peralatan dam bentuk jadwal. perawatan berkala yang
perlu dilakukan pada peralatan medis dan non medis. Input dari proses ini adalah
Master Kelompok Aset Tetap, Master Tipe Pemeliharaan, Data penerimaan, Data
44
Pemeliharaan. Diagram Input Proses Output dari proses Penjadwalan Perawatan ini
dapat dilihat pada gambar 3. 11
B.4 Proses Pemeliharaan Aset Tetap
Proses Pemeliharaan Aset Tetap
In
Gambar 3.12 Diagram Input Proses Output Pemeliharaan Aset Tetap
Pada proses pemeliharaan aset tetap ini digunakan untuk mencatat hasil
pemeliharaan yang pernah dilakukan pada setiap peralatan medis dan non medis.
Input dari proses ini adalah Data hasil Pemeliharaan Peralatan, Data penerimaan,
Master Kelompok Aset Tetap, Master Kondisi, Master Pegawai, Master Ruang,
Master Tipe Pemeliharaan, Data Mutasi, dan Data Penjadwalan. Hasil dari proses
ini adalah data pemeliharaan peralatan. Diagram Input Proses Output dari proses
B.5 Proses Penghapusan
Gambar 3.13 Diagram Input Proses Output Penghapusan Aset Tetap
Pada proses penghapusan ini bertujuan untuk menghapus peralatan medis
dan non medis yang tidak digunakan oleh pihak manajemen Rumah Sakit Islam
Jemursari Surabaya. Input dari proses ini adalah Data penerimaan, Master
Kelompok Aset Tetap, Master Ruang, Data Mutasi dan Data penghapusan
Peralatan. Hasil dari proses ini adalah Data Penghapusan. Diagram Input Proses
46
B.6 Proses Pembuatan Laporan
Proses Pembuatan Laporan
Gambar 3.14 Diagram Input Proses Output Pembuatan Laporan
Proses ini digunakan untuk menghasilkan informasi berupa laporan yang
terbentuk dari data-data yang telah dimasukkan. Input dari proses ini adalah Data
penerimaan, Master Kelompok Aset Tetap, Master Ruang, Data Mutasi, Data
Pemeliharaan, Data Penghapusan, Master Perolehan dan Master Suplier. Hasil dari
proses ini adalah Laporan Perolehan Aset Tetap, Daftar Inventaris, Jadwal
Perawatan, Laporan Kondisi Aset tetap, Laporan Rencana Pengadaan, Laporan
Rencana Penghapusan, Laporan Depresiasi, Laporan Sisa Masa Pakai, Kartu
Diagram Input Proses Output dari proses Pembuatan Laporan ini dapat dilihat pada
gambar 3.14
C. Data Flow Diagram
Penggambaran sistem Menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dimulai
dari context diagram. Context diagram dapat didekomposisi lagi menjadi level
rendah untuk mengambarkan sistem lebih rinci.
C.1 Context Diagram
Context diagram rancang bangun aplikasi manajemen aset tetap ini terdiri
dari 3 (tiga) entitas, yaitu : Unit Rumah Tangga, Unit Pemeliharaan Sarana, dan
Manajer Umum. Entitas-entitas tersebut, memberikan masukan kepada sistem dan
menerima keluaran dari sistem. Gambar dari Context diagram dari aplikasi
manajemen aset tetap dapat dilihat pada gambar 3.15.
Jadwal Perawatan
Lap. Rencana Peng hapusan Lap. Rencana Peng adaan
Lap. Penghapusan Lap Sisa M asa Pakai
Lap. Depresiasi
Lap. Kondisi Aset tetap Lap. Pemeliharaan
Lap. Perolehan Aset Tetap
Data Hasil Pemeliharaan Data Kelompok Aset Tetap
1
Aplikasi M anajemen Aset Tetap
+
Gambar 3.15 Context Diagram Aplikasi Manajemen Aset Tetap
C.2 DFD Level 0 Aplikasi Manajemen Aset tetap
Pada data flow diagram (DFD) level 0 pada aplikasi manajemen aset tetap
48
perawatan, pemeliharaan, penghapusan, dan pembuatan laporan. DFD level 0 pada
aplikasi manajemen aset tetap dapat dilihat pada gambar 3.16.
Gambar 3.16 DFD Level 0 Aplikasi Manajemen Aset Tetap Dt Kelompok As et
Dt Ruang Dt Kelompok As et
[Lap. Depresias i] [Lap Sisa Masa Pakai]
[Lap. Pemeliharaan] [Lap. Perolehan Aset Tetap]
[Lap. Peng hapus an] [Lap. Kondis i Aset tetap]
[Lap. Rencana Peng adaan] [Lap. Rencana Peng hapusan] [Jadwal Perawatan]
Dt J enis Pemeliharaan
[Data Tipe Pemeliharaan]
Dt Pemeliharaan Dt M utasi Dt Penerimaan
Dt Kelompok As et Dt Ruang Dt Supplier Dt Peg awai Dt Tipe Perolehan Dt Penerimaan
Dt Kelompok As et Dt Ruang Dt M utasi
[Data Peng hapusan]
Dt Ruang Dt Kelompok As et Dt Peg awai [Data Hasil Pemeliharaan]
Dt Peg awai [Data As et Tetap]
Dt Pemeliharaan Dt Kondisi
Dt Tipe Perolehan Dt Supplier Dt Kelompok As et
Dt J enis Pemeliharaan
Dt Kondisi [Data Kelompok Aset Tetap]
[Data Tipe Perolehan] Dt J enis Pemeliharaan
Dt Penerimaan
Dt Penjadwalan Dt J enis Pemeliharaan
Dt M utasi
Peng hapus an Aset Tetap
12 Peng hapus an
Manajer
Peng olahan Data Master
C.3 DFD Level 1 Proses Inventarisasi
DFD Level 1 inventarisasi memiliki tiga proses yaitu, pembuatan id aset
tetap, proses penempatan lokasi penggunaan, dan proses penyimpanan penerimaan
aset tetap. Gambar dari DFD level 1 pada proses inventarisasi dapat dilihat pada
gambar 3.17.
4 Supplier 5 Perolehan
6 Penerimaan 7 Mutasi
1
Gambar 3.17 DFD Level 1 Proses Inventarisasi
C.4 DFD Level 1 Proses Penjadwalan Perawatan
DFD Level 1 proses penjadwalan Pemeliharaan memilik dua sub proses,
yaitu proses pencarian aset tetap, dan pencatatan jadwal pemeliharaan. DFD level
1 proses penjadwalan pemeliharaan dapat dilihat pada gambar 3.18.
Dt Kelompok Aset
50
C.5 DFD Level 1 Proses Pemeliharaan Aset Tetap
Gambar 3.19 DFD Level 1 Proses Pemeliharaan Aset Tetap
DFD Level 1 proses pemeliharaan aset tetap memilik tiga sub proses, yaitu
proses pencarian aset tetap, pencatatan hasil pemeliharaan aset tetap, dan pencarian
jadwal perawatan. DFD level 1 proses pemeliharaan dapat dilihat pada gambar
3.19.
C.6 DFD Level 1 Proses Penghapusan Aset Tetap
DFD level 1 proses penghapusan memiliki proses pencarian aset tetap, dan
perbarui data inventaris. DFD level 1 proses penghapusan dapat dilihat pada
Gambar 3.20 DFD Level 1 Proses Penghapusan Aset Tetap
[Dt Kondis i]
Penc arian Aset Tetap
1.4.2 Penc atatan Has il
C.7 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan
Gambar 3.21 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan
DFD level 1 proses pembuatan laporan memiliki delapan proses, yaitu
proses pembuatan laporan inventaris, pencarian jadwal perawatan, pembuatan
[Lap. Rencana Peng adaan] [Lap. Rencana Peng hapusan]
Dt Tipe Perolehan [Lap Sisa Masa Pakai]
Dt Ruang Dt M utasi
Dt Penerimaan Dt Kelompok Aset
[Lap. Depresiasi] Dt Penerimaan
Dt Kelompok Aset [Dt Peng hapusan]
[Lap. Peng hapusan] Dt Kondisi
Dt Pemeliharaan
[Lap. Kondisi Aset tetap] [Lap. Pemeliharaan] [Lap. Perolehan Aset Tetap]
[Dt Kondisi] Perhitung an Sisa
52
laporan pemeliharaan, pembuatan laporan penghapusan, perhitungan depresiasi,
perhitungan sisa masa pakai dan pembuatan laporan perencanaan. DFD level 1
proses pembuatan laporan perencanaan dapat dilihat pada gambar 3.21.
D. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan
pemrosesan dan hubungan data-data yang digunakan dalam sistem. Dalam
perancangan sistem ini terdapat beberapa entitas yang saling terkait untuk
menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk
conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM).
D.1 Conceptual Data Model
Pada aplikasi manajemen aset tetap ini terdapat 20 tabel, yang terdiri dari
12 tabel master yaitu: Golongan Barang, Bidang Barang, Kelompok Barang, Sub
Kelompok Barang, Sub Sub Kelompok Barang, Perolehan, Supplier, Pegawai,
Kelompok Ruang, Ruang, Tipe Perawatan, dan Kondisi. Tabel transaksi sebanyak
8 tabel yaitu Penerimaan, Penerimaan Detil, Detil Barang, Mutasi, Penjadwalan,
Perawatan, Penghapusan, dan Penghapusan Detil. Desain Conceptual Data Model
Gambar 3.22 Conceptual Data Model (CDM) Aplikasi Manajemen Aset Tetap pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya.
D.2 Physical Data Model
Berdasarkan Conceptual Data Model yang ada dapat dibuat Physical Data
Model (PDM). Physical Data Model (PDM) dari aplikasi manajemen aset tetap ini
memiliki 21 tabel, terdiri dari 12 tabel master dan 9 tabel transaksi. Desain dari
Physical Data Model (PDM) dari Aplikasi Manajemen Aset Tetap ini dapat dilihat
pada gambar 3.23.
54
Gambar 3.23 Physical Data Model (PDM) Aplikasi Manajemen Aset Tetap pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya.
KO DE_BARANG = KO DE_BARANG NO _REGI ST RASI = NO _REGI ST RASI
KO DE_MUTASI = KO DE_MUTASI KO DE_GO LO NG AN = KO DE_GO LO NG AN
KO DE_BI DANG = KO DE_BI DANG KO DE_KELO MPO K = KO DE_KELO MPOK KO DE_SUB_KELO MPO K = KO DE_SUB_KELO MPO K KO DE_GO LO NG AN = KO DE_GO LO NG AN
KO DE_BI DANG = KO DE_BI DANG KO DE_KELO MPO K = KO DE_KELO MPOK
KO DE_KELO MPO K_RUANG = KO DE_KELO MPOK_RUANG LO KASI = LO KASI
KO DE_KO NDI SI = KO DE_KONDI SI
KO DE_BARANG = KO DE_BARANG NO _REGI ST RASI = NO _REGI ST RASI
KO DE_TI PE_PEMELI HARAAN1 = KODE_TI PE_PEMELIHARAAN1
KO DE_BARANG = KO DE_BARANG NO _REGI ST RASI = NO _REGI ST RASI KO DE_BARANG = KO DE_BARANG NO _REGI ST RASI = NO _REGI ST RASI KO DE_PENGHAPUSAN = KODE_PENG HAPUSAN
KO DE_BARANG = KO DE_BARANG
KO DE_PENERI MAAN = KODE_PENERIMAAN
KO DE_SUPPLI ER = KO DE_SUPPLI ER KO DE_PEROLEHAN = KODE_PERO LEHAN
KO DE_RUANG = KODE_RUANG
NI P = NI P
JUM LAH varc har(50)
KETERANGAN varc har(200)
KODE_KELOM POK varc har(50)
NAMA varc har(200)
MASA_MANFAAT int KELOMPOK_RUANG
KODE_KELOM POK_RUANG varc har(4)
LOKASI varc har(3)
KODE_PENERIM AAN varc har(10)
KODE_PEROLEHAN varc har(10)
KODE_PENERIM AAN varc har(10)
NO_SERI varc har(50)
KODE_RUANG_TUJ UAN varc har(50)
PENGHAPUSAN
KODE_KELOM POK_RUANG varc har(4)
LOKASI varc har(3)
NAMA varc har(200)
SUB_KELOM POK_BARANG
KODE_GOLONGAN varc har(50)
KODE_BIDANG varc har(50)
KODE_KELOM POK varc har(50)
KODE_SUB_KELOMPOK varc har(50)
KODE_KELOM POK varc har(50)
