Kata
Pengantar
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat dan kasih‐Nya, atas anugerah hidup dan kesehatan yang telah kami terima, serta petunjuk‐Nya sehingga memberikan kemampuan dan kemudahan bagi kami dalam penyusunan makalah ini.
Didalam makalah ini kami selaku penyusun hanya sebatas ilmu yang bisa kami sajikan dengan topik “Perancangan Output Sistem”. Dimana didalam topik tersebut ada beberapa hal yang bisa kita pelajari khususnya pengetahuan tentang bagaimana merancang sebuah output sistem serta beberapa komponen dasar pendukungnya.
Kami menyadari bahwa keterbatasan pengetahuan dan pemahaman kami tentang perancangan output sistem, menjadikan keterbatasan kami pula untuk memberikan penjabaran yang lebih dalam tentang masalah ini, kiranya mohon dimaklumi apabila masih terdapat banyak kekurangan dan kesalahan dalam penyusunan makalah ini.
Harapan kami, semoga makalah ini membawa manfaat bagi kita, setidaknya untuk sekedar membuka cakrawala berpikir kita tentang bagaimana merancang sebuah output sistem dalam kehidupan kita.
Tidak lupa kami ucapkan terimakasih kepada Bpk. Nurwahyudi Widhiyanta, ST selaku Dosen Analisa dan Desain Sistem, atas bimbingan dan dukungannya, serta untuk teman‐teman atas kerjasamanya.
Balikpapan, 15 Juni 2008
Tim Penyusun
Daftar
Isi
Kata Pengantar ... i
Daftar Isi ... ii
Daftar Gambar ... iii
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
BAB II. PERANCANGAN OUTPUT SISTEM ... 4
1) Jenis – jenis Output ... 4
2) Dasar Perancangan Layar Tampilan ... 5
3) Perancangan Output ... 7
1. Petunjuk Perancangan Output ... 7
2. Proses Perancangan Output ... 8
4) Pengaturan Layout (Tata Letak) dari Output ... 9
BAB III.IMPLEMENTASI OUTPUT SISTEM ... 10
1) Laporan sebagai Implementasi dari Output ... 10
1. Laporan penyingkat data untuk tingkat manajemen yang berbeda ... 10
2. Laporan untuk membandingkan data ... 10
3. Laporan untuk memantau varian dalam data ... 12
2) Grafik ... 12
1. Grafik Sebaran (Scatter Graph) ... 13
2. Grafik Garis (Line Graph) ... 13
3. Grafik Batang (Bar Graph) ... 14
4. Sektograf ... 15
3) Tabel ... 16
1. Notice Report ... 16
2. Equipoised Report ... 16
3. Variance Report ... 17
4. Comparative Report ... 17
4) Pedoman Desain Laporan ... 18
5) Alat – alat Desain Output Terinci ... 19
BAB IV.PENUTUP ... 20
Daftar Pustaka ... 21
DAFTAR
GAMBAR
Gambar 1. Siklus Hidup Sebuah Sistem ... 2
Gambar 2. Penempatan Caption dan Field yang Sesuai ... 5
Gambar 3. Pengaturan field yang salah (kiri). Pengaturan field yang sesuai (kanan) ... 6
Gambar 4. Penempatan Header yang sesuai ... 6
Gambar 5. Contoh Penggunaan Laporan Horizontal ... 11
Gambar 6. Contoh Penggunaan Laporan Vertikal ... 11
Gambar 7. Contoh Penggunaan Laporan Tandingan... 11
Gambar 8. Contoh Penggunaan Laporan Varian ... 12
Gambar 9. Grafik Sebaran (Scatter Graph) ... 13
Gambar 10. Grafik Garis (Line Graph) ... 14
Gambar 11. Horizontal Bar Graph ... 14
Gambar 12. Vertical Bar Graph ... 15
Gambar 13. Grafik Kue (Pie Chart) ... 15
Gambar 14. Grafik Lapisan (Layer Graph) ... 16
Gambar 15. Contoh Notice Report ... 16
Gambar 16. Contoh Equipoised Report ... 17
Gambar 17. Contoh Variance Report ... 17
BAB I
PENDAHULUAN
Didalam organisasi sangat penting dalam mengelola sumberdaya – sumberdaya utama
seperti buruh dan bahan mentah, tapi saat ini informasi juga merupakan sumberdaya yang tidak kalah pentingnya harus dikelola. Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi
tidak hanya sekedar produk sampingan bisnis yang sedang berjalan, namun juga sebagai
bahan pengisi bisnis dan menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan
suatu usaha. Sebuah sistem informasi memiliki 2 buah elemen, yaitu :
1. Data, yaitu kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan yang nyata.
2. Informasi, yaitu data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Dalam merancang sebuah sistem, ada beberapa komponen utama yang saling berinteraksi serta membentuk satu kesatuan agar sistem itu dapat berjalan dengan baik, yaitu :
1. Blok Input (Masukan).
Mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode dan media
untuk memperoleh data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.
2. Blok Process (Proses) atau juga disebut Blok Model.
Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi/mentranspormasi data masukan dan data yang tersimpan dalam basis
data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Output (Keluaran).
Yang menjadi produk dari sebuah sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang berkualitas.
4. Blok Teknologi.
Merupakan kotak alat (tool‐box) dalam sistem informasi. Teknologi terdiri dari 3 bagian
membuatnya beroperasi (operator komputer, pemrogram, operator pengolah data,
spesialis telekomunikasi, analis sistem). Teknologi perangkat lunak berupa aplikasi‐ aplikasi perangkat lunak (program).
Teknologi perangkat keras berupa teknologi masukan (semua perangkat yang digunakan untuk menangkap data seperti : keyboard, scanner, barcode), teknologi keluaran
(perangkat yang dapat menyajikan informasi yang dihasilkan seperti : monitor, printer),
teknologi pemroses (komponen CPU), teknologi penyimpanan (semua peralatan yang digunakan untuk menyimpan data seperti : magnetik tape, magnetik disk, CD) dan
teknologi telekomunikasi (teknologi yang memungkinkan hubungan jarak jauh seperti
internet dan ATM)
5. Blok Database (Basis Data).
Merupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan yang diorganisasi
sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.
6. Blok Control (Kendali).
Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal‐hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung
diatasi.
INPUT
Gambar 1. Siklus Hidup Sebuah Sistem
PROSES (MODEL)
HASIL
TINDAKAN PENERIMA
DATA
OUTPUT
Dalam merancang sebuah sistem informasi yang baik, perlu diperhatikan pula kualitas dari informasi yang diberikan. Berikut ini merupakan ciri – ciri dari sebuah informasi yang berkualitas :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan‐kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya.
2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang
usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga bila digunakan sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal.
3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap‐tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
4. Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Pada makalah ini akan disajikan bagaimana merancang atau mendesain sebuah output yang baik dari sebuah sistem, output merupakan komponen yang utama dalam merancang sebuah
sistem.
Jika kita ingin membuat sebuah sistem, maka hal yang pertama kali diperhatikan adalah
bagaimana proses keluaran dari sistem tersebut agar sesuai dengan kebutuhan dari
konsumen, setelah itu kita baru bisa merancang inputan yang sesuai dengan output yang telah kita rancang.
BAB II
Perancangan Output Sistem
Rancangan sistem terinci dimulai dari output (keluaran), karena output merupakan komponen pengendalian rancangan sistem. Komponen lain dikembangkan dan dirancang untuk menghasilkan output yang berguna.
Output adalah komponen yang paling dapat dilihat dari sistem informasi yang bekerja/berfungsi. Oleh karena itu, output sering menjadi basis penilaian akhir manajemen terhadap kesuksesan sebuah sistem.
Tujuan dari rancangan output untuk mengubah data menjadi informasi yang berkualitas dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat.
1) Jenis – Jenis Output
Ada beberapa jenis output yang dapat digolongkan berdasarkan distribusinya dan orang yang membacanya, antara lain :
1. Internal Output (Output ke Dalam)
Internal output digunakan untuk para pemilik dan pengguna sistem dalam sebuah perusahaan. Output internal mendukung operasi bisnis sehari‐hari atau pengawasan manajemen dan pengambilan keputusan.
Tiga jenis output internal adalah sebagai berikut:
1. Detailed Report, menyajikan informasi dengan sedikit atau tanpa dilakukan penyaringan atau pembatasan.
Contoh : Daftar seluruh tagihan pelanggan.
2. Summary Report, berisi informasi dari manajer yang tidak perlu diperlihatkan keseluruhan laporan secara detail.
Contoh : Laporan ringkasan total penjualan dalam hitungan bulanan dan grafik penjualan per‐tahun.
Contoh : Laporan persediaan barang yang hampir habis.
2. External Output (Output ke Luar)
External Output bersifat keluar organisasi. Output ini ditujukan kepada konsumen, pemasok, mitra bisnis dan badan pemerintahan. Output external menyimpulkan dan melaporkan transaksi bisnis.
Contoh d a r i o ut p ut e x t e r n a l in i a n t a r a la i n faktur, nota pembelian barang, jadwal kursus, tiket pesawat, tagihan telepon dan lain sebagainya.
3. Turnaround Output
Turnaround Output adalah output eksternal yang akhirnya masuk kembali kedalam sistem sebagai input.
Contoh d a r i t u r n a r o u n d o u t p u t a d a l a h tagihan telepon dimana hasil pembayaran pelanggan akan kembali menjadi inputnya.
2) Dasar Perancangan Layar Tampilan 1. Organisasi Layar
• Minimasi gerakan mata melalui layar dengan cara pembacaan atas ke bawah, kiri ke kanan sehingga memungkinkan kekuatan kognitif (pemahaman) pemakai dipergunakan penuh
• Elemen kunci dari layar adalah caption dan field data. Caption merupakan nama yg mengidentifikasi isi dari sebuah field data
Contoh :
DEPARTMENT : PRODUCTION
DEPARTMENT : SISTEMS SUBTOTAL Rp xxx.xxx.xxx,‐ TAX Rp xxx.xxx.xxx,‐ TOTAL Rp xxx.xxx.xxx,‐
2. Pengaturan Caption dan Field Data
• Caption dan field data diatur rata kiri atau kanan Contoh :
NAME : MARY NAME : MARY
DEPARTMENT : SISTEMS DEPARTMENT : SISTEMS
3. Heading
• Penempatan heading dan penggunaan huruf (capslock atau lowercase) Contoh :
COMPUTER
USER
USER DEPARTMENT ID NUMBER
ANNA ACCOUNTING 0001
ANNI MANAGER 0002
4. Pemberian Spasi
5. Judul dan Pengenal Layar
• Penggunaan dan penempatan judul layar yang akan muncul pada setiap layer • Warna
Warna apabila digunakan dengan tepat dapat mengorganisasikan data, memusatkan perhatian, menonjolkan perbedaan dan membuat tampilan lebih menarik. Panjang gelombang spectrum yang terlihat sensitif oleh mata berkisar antara 400 hingga 700 mµ.
Petunjuk penggunaan warna :
1. Untuk diskriminasi antar item digunakan merah, kuning, hijau,biru dan putih 2. Gunakan warna terang untuk memberi tekanan
3. Untuk menyampaikan kesamaan gunakan warna serupa, contoh : jingga dengan kuning, biru dengan ungu.
4. Pada suatu saat jangan gunakan lebih dari dua warna plus warna putih sehingga menggangu kenyamanan pemakai
Gambar 3. Pengaturan field yang salah (kiri). Pengaturan field yang sesuai (kanan)
• Sesuaikan dengan ketentuan umum, contoh :
1. Merah = kerugian/berhenti/bahaya, 2. Kuning = hati‐hati, dan
3. Hijau = keuntungan/memulai/normal
• Konsistensi harus dipelihara dalam penggunaan warna
3) Perancangan Output
1. Petunjuk Perancangan Output
Berikut adalah hal‐hal penting untuk mendesain output :
1. Output dari komputer harus mudah dibaca dan diinterpretasikan. • Setiap output harus memiliki judul.
• Setiap output harus diperbaharui dan diberi tanggal.
• Laporan dan layar (screen) harus memiliki bab dan sub bab pada masing‐ masing segmen informasinya.
• Pada output berbasis form, semua bagian harus diberi label/nama yang jelas • Pada output berbasis tabel, semua kolom yang digunakan juga harus
diberi nama.
• Karena judul bab, field name dan judul kolom sering mengalami penyingkatan untuk menghemat tempat, maka laporan harus menyediakan akses untuk melihat dan menginterpretasikan singkatan tersebut.
• Hanya informasi yangdibutuhkan saja yang dicetak atau ditampilkan.
• Agar informasi tersebut dapat digunakan, maka informasi tidak boleh diubah secara manual.
• Informasi harus tampak seimbang pada laporan atau tampilannya, jangan terlalu penuh atau tersebar.
• Para pengguna harus dapat dengan mudah menemukan output tersebut. • Jargon komputer dan pesan error harus diabaikan dari semua output.
2. Timing output komputer adalah penting.
4. Output komputer harus mudah diterima oleh pengguna sistem yang akan menerima output.
2. Proses Perancangan Output
Langkah‐langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi output sistem dan meninjau persyaratan logis.
2. Menentukan persyaratan output fisik
Setelah anda memastikan bahwa anda memahami tipe laporan dari output dan bagaimana output akan digunakan, maka anda perlu menekankan beberapa hal yang terkait dengan masalah desain :
a. Metode implementasi yang mana yang terbaik untuk melayani output tersebut.Keputusan‐keputusan di bawah ini dibutuhkan untuk pengguna sistem:
• Format apa yang paling cocok untuk laporan tersebut. Apakah tabel, zone, grafik atau gabungan.
• Jika dibutuhkan printout, anda harus menentukan tipe form atau kertas yang akan digunakan.
• Pada screen output, anda harus mengetahui batasan peralatan display pengguna.
• Form image dapat disimpan dan dicetak dengan printer laser modern
b. Seberapa sering output dihasilkan. Apakah sesuai permintaan, perjam, harian atau bulanan. Untuk output yang sudah terjadwal, kapan pengguna sistem membutuhkan laporan.
c. Berapa buah halaman atau lembar dari output yang akan dihasilkan untuk salinan tunggal dari printed output.
d. Apakah output membutuhkan banyak salinan, jika ya, berapa banyak.
ditetapkan.
3. Mendesain semua preprinted form. Dokumen eksternal dan turnaround dipisahkan untuk pertimbangan tertentu karena mereka berisi informasi yang dinilai konstan dan belum tercetak (preprinted).
4. Mendesain, memvalidasi dan menguji output. Format atau layout sebuah output secara langsung berpengaruh pada kemudahan pengguna untuk membaca dan menerjemahkannya. Cara paling baik untuk menyusun format tersebut adalah dengan membuat sketsa atau dengan membuat contoh dari dokumen atau laporan.
4) Pengaturan Layout (Tata Letak) dari Output
Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikatt~i suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output.
Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang.
BAB III
Implementasi Output Sistem
1) Laporan sebagai Implementasi dari Output
Implementasi dari rancangan output sistem dapat berupa sebuah laporan. Selain dalam bentuk laporan, output juga dapat berupa grafik atau juga berupa tabel. Ada beberapa jenis laporan yang biasa digunakan sebagai output dari sebuah proses, antara lain :
1. Laporan penyingkat data untuk tingkat manajemen yang berbeda.
Laporan Hierarki (Hierarchy Report), yaitu laporan yang berguna untuk menyingkat, mengumpulkan dan menyesuaikan data untuk hierarki manajemen sehingga memungkinkan manajer pada semua tingkatan menerima informasi sesuai kebutuhan khusus mereka.
Tipe laporan ini antara lain :
a. Laporan penyaring (Filter Report)
Contoh : manajer proyek membutuhkan laporan biaya bahan baku dan biaya overhead.
b. Laporan pertanggungjawaban (Responsibility Report)
Contoh : manajer pemasaran memerlukan laporan pengeluaran untuk iklan.
2. Laporan untuk membandingkan data.
Laporan perbandingan (Comparative Report), merupakan laporan yang memungkinkan manajer dan pemakai lain memeriksa dua atau lebih item untuk menentukan kesamaan dan ketidaksamaan.
Tipe laporan ini antara lain :
a. Laporan Horisontal (Horizontal Report) Contoh : neraca , laporan rugi laba
PT. XXX
NERACA PERBANDINGAN – ANALISIS HORIZONTAL TAHUN KEUANGAN 2000 – 2001
2000 2001 Jumlah Persentase
AKTIVA
AKTIVA LANCAR Rp 40.000.000,‐ Rp 60.000.000,‐ Rp 20.000.000,‐ 50 % PABRIK & PERALATAN Rp 200.000.000,‐ Rp 250.000.000,‐ Rp 50.000.000,‐ 25 %
Rp 240.000.000,‐ Rp 310.000.000,‐ Rp 70.000.000,‐ 29.2 %
KEWAJIBAN
b. Laporan Vertikal (Vertical Report)
Contoh : tiap dalam laporan rugi laba dinyatakan sebagai presentasi penjualan bersih.
PT. XXX
LAPORAN LABA RUGI KOMPARATIF – ANALISIS VERTICAL TAHUN KEUANGAN 2000 – 2001
2000 2001
JUMLAH PERSEN JUMLAH PERSEN
Penjualan 120.000.000 103 160.000.000 101 Retur Penjualan 4.000.000 3 2.000.000 1.2 Penjualan Bersih 166.000.000 100 158.000.000 100
c. Laporan Tandingan (Counterbalance Report)
Contoh : laporan keuntungan atau kerugian dari mulai kasus terburuk, moderat hingga terbaik
PT XXX ANALISIS INVESTASI UNTUK TAHUN KEUANGAN 2000
2000
KASUS TERBURUK KASUS MODERAT KASUS TERBAIK PENJUALAN Rp 90.000.000,‐ Rp 120.000.000,‐ Rp 180.000.000,‐ BEBAN OPERASI Rp 85.000.000,‐ Rp 80.000.000,‐ Rp 75.000.000,‐ MARGIN KOTOR Rp 5.000.000,‐ Rp 40.000.000,‐ Rp 105.000.000,‐
Gambar 5. Contoh Penggunaan Laporan Horizontal
Gambar 6. Contoh Penggunaan Laporan Vertikal
3. Laporan untuk memantau varian dalam data.
Laporan Monitoring (Monitoring Report), yaitu laporan yang memperlihatkan sebuah varian (variance) dan divergensi (divergence) dari sebuah standar, anggaran kuota, rencana atau tolak ukur.
Tipe laporan ini adalah :
a. Laporan Varian (Variance Report)
Contoh : laporan kinerja tenaga kerja dirancang untuk membandingkan standard dan hasil nyata
LAPORAN VARIAN BIAYA TENAGA KERJA LANGSUNG DEPARTEMENTAL DEPT
PRODUKSI
: PERAKITAN PENDINGIN : 40, MODEL XY
PENYELIA TANGGAL
: J. JONES
: 11 SEPTEMBER 2001
OPERASI BIAYA NYATA BIAYA STANDAR VARIAN ALASAN
MOTOR Rp 16.925.000,‐ Rp 16.500.000,‐ 425.000 DIATAS
b. Laporan Pengecualian (Exception Report)
Contoh : Laporan penjualan salesman yang melebihi atau kurang dari target yang telah ditetapkan
2) Grafik
Grafik digunakan untuk mengilustrasikan informasi numerik agar dapat dipahami secara cepat. Ada beberapa perangkat yang biasa digunakan untuk membuat prototype grafik, antara lain :
• Spreadsheet (Microsoft Excel), • CASE tools,
Jenis Grafik, antara lain :
1. Grafik Sebaran (Scatter Graph)
Menggambarkan trend data. Hanya digambarkan dengan tanda titik atau semacamnya. Grafik sebaran hampir sama dengan grafik garis hanya grafik sebaran tidak menggunakan garis.
2. Grafik Garis (Line Graph)
Menggambarkan fluktuasi selama jangka waktu tertentu. Pada grafik garis (line graph), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Grafik garis mempunyai beberapa keunggulan, yaitu:
• Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik. • Dapat menunjukkan beberapa titik.
• Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya. • Mudah dimengerti.
Selain memiliki kelebihan, grafik garis juga memiliki beberapa kekurangan, yaitu :
• Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak ruwet.
• Hanya terbatas pada 2 dimensi. • Spasi dapat menyesatkan.
Gambar 9. Grafik Sebaran (Scatter Graph)
30/08/2005 06/09/2005 13/09/2005 20/09/2005 27/09/2005 04/10/2005 11/10/2005
3. Grafik Batang (Bar Graph)
Menunjukkan proporsi atau kuantitas yang saling berhubungan. Ada 2 Jenis, yaitu : • Horizontal (Horizontal Bar Graph)
Digunakan untuk membandingkan item yang berbeda dalam kerangka waktu yang sama.
• Vertikal (Vertical Bar Graph)
Digunakan untuk mengukur perbandingan item yang sama pada periode waktu yang berbeda.
Gambar 10. Grafik Garis (Line Graph)
Gambar 11. Horizontal Bar Graph 30/08/2005
06/09/2005 13/09/2005 20/09/2005 27/09/2005 04/10/2005 11/10/2005
Survei Analisa PerancanganPembuatanImplementasi Review
30/08/200506/09/200513/09/200520/09/200527/09/200504/10/200511/10/2005 Survei
• Grafik Lapisan (Layer Graph)
Wilayah antara garis menunjukkan kuantitas dan ditambahkan ke jumlah total.
Kelebihan dari sektograf adalah sebagai berikut :
• Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya. • Mudah dimengerti.
Kelebihannya adalah sebagai berikut : • Penggunaannya terbatas • Ketepatannya kurang
• Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik.
3) Tabel
Tabel digunakan untuk menyajikan rangkuman informasi bagi eksekutif. Ada 4 macam output bentuk tabel ini, antara lain
1. Notice Report
Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan supaya permasalahan – permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani.
LAPORAN PENURUNAN PENJUALAN MENURUT JENIS BARANG BULAN DESEMBER 1987
Daerah Penjualan X Penjualan Yogyakarta 10,00 X Semarang 45,00 X
2. Equipoised Report
Isi dari equipoised report adalah hal‐hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal‐hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan. Contoh dari laporan ini adalah :
LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR YANG BARU
DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989
BURUK (Rp xx,‐) BAIK (Rp xx,‐)
Penjualan 1.000.000 1.750.000
Harga Pokok Penjualan 600.000 1.050.000
Laba Kotor 400.000 700.000
Biaya Penjualan 300.000 350.000
Biaya Administrasi 125.000 150.000
Laba (Rugi) (25.000) 200.000
3. Variance Report
Macam laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah :
4. Comparative Report
Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai‐nilai elemen
Gambar 16. Contoh Equipoised Report
tahun berjalan dengan tahun‐tahun sebelumnya. Contoh dari comparative report adalah sebagai berikut:
NERACA 31 DESEMBER 1988 (DALAM RIBUANRUPIAH)
Aktiva 31 Desember 1987
(Rp)
31 Desember 1988 (Rp)
Selisih (Rp)
Persen (%)
Aktiva Lancar 45.000 75.000 30.000 66,67
Aktiva Tetap 155.000 225.000 70.000 45,16
Total Aktiva 200.000 300.000 100.000 50,00
4) Pedoman Desain Laporan
1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu : • Judul laporan.
• Tubuh laporan.
• Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal. 2. Untuk laporan‐laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak
mudah sobek serta tidak mudah kotor.
3. Untuk tiap‐tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 1/2 cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
5. Untuk hal‐hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal, atau digaris‐ bawahi.
6. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari penggunaan font (huruf) yang sulit untuk dimengerti.
7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "‐". Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1, 2, 3 dan seterusnya serta sajikan dalam urutan yang terpenting.
8. Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan Ietak dari informasi detail tersebut. 9. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan – keterangan yang diperlukan yang mungkin
akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan – keterangan tersebut tidak ada.
10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
11. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya. 12. Laporan harus sederhana tetapi jelas.
13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya.
14. Isi laporan harus akurat.
15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk‐bentuk laporan yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang menggunakannya.
16. Laporan harus berguna
17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan
5) Alat – alat Desain Output Terinci
Dua buah alat desain sistem dapat digunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai berikut:
1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output di printer.
2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dari arus data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan di laporan.
BAB IV
Penutup
Dalam perancangan sebuah system, hal yang pertama kita lakukan adalah melakukan menentukan alur data dan juga perancangan antarmuka. Dalam merancang antarmuka, terdapat 2 komponen utama yang perlu diperhatikan, yaitu perancangan input (masukan) dan perancangan output (keluaran).
Untuk merancang antarmuka tersebut, rancangan yang harus pertama kali dibuat adalah rancangan output, bagaimana proses keluaran dari sistem tersebut dapat sesuai dengan kebutuhan dari konsumen, setelah itu kita baru bisa merancang inputan yang sesuai dengan
output yang telah kita rancang. Komponen lain dikembangkan dan dirancang untuk menghasilkan output yang berguna.
Bentuk implementasi dari output tersebut beragam, dapat berupa laporan ataupun juga dapat berupa grafik atau tabel. Bentuk output tersebut juga harus disesuaikan dengan kondisi
atau keperluan dari penerima output tersebut.
Dalam merancang desain output tersebut, juga perlu diperhatikan aturan – aturan agar output yang dihasilkan sesuai dengan tujuan yang diinginkan dan mudah dimengerti oleh
penerima output.
Daftar
Pustaka
1. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990. 2. Referensi Web : www.itb.ac.id
3. Referensi Web : www.bsi.ac.id
