ORGANISASI DAN PROSES ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Sesuai kodratnynya, manusia adalah makhluk sosial / ‘Zoon Politicon’, sehingga dalam usahanya unttuk bermasyarakat itu, manusia berkelompok atau memasuki suatu organisasi demi mencapai sesuatu kepuasan (lahir/batin) dan peningkatan diri.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang MasalahKeberadaan manusia di dunia ini tidak luput dari keanggotaan suatu organisasi. Organisasi merupakan sebuah wadah dimana orang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan bersama. Pemahaman organisasi ini menunjukkan bahwa dimana pun dan kapan pun manusia berada (berinteraksi) maka disitu muncul organisasi. Pemahaman organisasi tidak lagi sebagai suatu wadah organik dari orang-orang yang berkumpul untuk suatu tujuan, tetapi berkembang pada interaksi orang untuk maksud tertentu. Keharusan manusia saat ini berada dalam suatu organisasi ditujukan untuk mencapai tujuan bersama dengan lebih efektif dan efesien, bukan semata-mata suatu kondisi kebetulan. Efektifitas dan efesiensi ini dapat digambarkan sebagai 100 sapu lidi yang diikat secara bersamaan akan memiliki kekuatan yang lebih besar untuk membersihkan satu halaman dibandingkan dengan sejumlah 100 sapu lidi digunakan secara terpisah untuk membersihakn halaman.
Pendidikan sebagai inventasi dalam pembangunan sumber daya manusia (SDM) merupakan upaya yang dilakukan dalam konteks organisasi, apakah keluarga, masyarakat, sekolah atau jenis organisasi lainnya.
Di dalam organisasi khususnya organisasi pendidikan, demi mencapai tujuan organisasi, tak luput dari proses administrasi organisasi tersebut. Oleh sebab itulah, kami menulis paper ini untuk menjabarkan tentang Organisasi dan Proses Administrasi Pendidikan, agar dapat memperkaya pengetahuan bagi kita semua.
Berdasarkan latar belakang masalah, agar pembahahasan dalam paper ini tetap fokus terhadap organisasi dan proses administrasi pendidikan, penulis mengemukakan beberapa rumusan masalah sebagai berikut :
1) Apa yang dimaksud dengan Organisasi, dan Administrasi Organisasi? 2) Apa sajakah Aspek dan Jenis Organisasi?
3) Seperti apakah dimensi struktur organisasi dan desain organisasi? 4) Apa saja Dasar, Prinsip, dan Tujuan Administrasi Pendidikan
5) Apa yang merupakan Tugas dan Fungsi Pokok Tenaga Administrasi Pendidikan? 6) Bagaimanakah alur Proses Administrasi Pendidikan?
C. Tujuan dan Kegunaan A. Tujuan
1) Untuk mengetahui pengertian Organisasi & Administrasi Organisasi;
2) Untuk mengetahui Aspek & Jenis Organisasi, beserta Dimensi Struktur Organisasi dan Desain Organisasi;
3) Untuk mengetahui Dasar, Prinsip & Tujuan Administrasi Pendidikan;
4) Untuk mengetahui Tugas & Fungsi Pokok Tenaga Administrasi Pendidikan beserta alur Proses Administasi Pendidikan;
B. Kegunaan
1) Menjadi salah satu sumber bahan bacaan serta rujukan mengenai organisasi dan proses administrasi pendidikan.
PEMBAHASAN
1.1 Pengertian Organisasi dan Administrasi Organisasiharapan bahwa organisasi itu akan membantu beberapa fungsi atau tujuannya dalam memecahkan masalah seseorang tersebut.
Hicks dan Gullet (1975) menyatakan bahwa pengorganisasian adalah suatu proses di mana struktur organisasi diciptakan dan dipelihara. Proses ini meliputi kegiatan menetapkan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi, dan pengelompokkan kegiatan tersebut. Pengorganisasian ini lebih umum dikenal dengan Administrasi Organisasi, yang dapat diartikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap pembagian kerja dan tata kerja sekolah/pendidikan, sehingga kegiatan operasional pendidikan semakin efektif dan efisien demi membantu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan tingkat atau jenjang sekolah, maka organisasi pendidikan formal di Indonesia tersusun dari tingkat bawah sampai atas yaitu, TK, SD, SMP, SMA, dan Perguruan Tinggi.
1.2 Aspek dan Jenis Organisasi
Aspek-aspek organisasi adalah komponen-komponen yang harus ada dalam suatu organisasi. O’Connor,T. Mengungkapkan bahwa organisasi setidaknya harus memiliki empat komponen utama,
1) Mission adalah alasan utama keberadaan suatu organisasi.
2) Goals adalah tujuan-tujuan umum atau tujuan divisi-divisi fungsional organisasi yang dihubungkan dengan stakeholder organisasi.
3) Objektives adalah hasil/sasaran yang spesifik, terukur dan terkait dengan tujuan. Seperti peningkatan nilai Ujian Nasional (UN) sebesar 0,5 dalam waktu satu tahun kedepan. Sasaran ini biasanya mencantumkan batasan waktu dan siapa yang bertanggungjawab atas sasaran tersebut.
4) Behavior mengacu kepada produktifitas dari tugas-tugas rutin pegawai. Pertanggungjawaban perilaku dalam pencapaian tujuan merupakan fungsi personalia. Dalam kebanyakan desain organisasi formal, komunikasi berada diantara perilaku dan tujuan.
inilah pada akhirnya memunculkan organisasi informal sebagai implikasi dari adanya organisasi formal.
3 Unsur Administratif Organisasi Formal 3 Karakteristik Organisasi Informal
a. Kedudukan a. Norma perilaku
b. Hierarki kekuasaan b. Tekanan dalam adaptasi c. Kedudukan garis dan staf c. Kepemimpinan Informal
1.2 Dimensi Struktur Organisasi dan Desain Organisasi
Dalam kacamata para ahli organisasi, dimensi struktur organisasi memiliki keragaman pandangan, bahkan dikatakan tidak ada kesepakatan umum di antara para teoritikus mengenal apa yang diartikan sebagai struktur orgnanisasi.(Robbins, 1994:91). Lebih jauh Robbins menyimpulkan bahwa para teoritikus pada umumnya setuju dengan dimensi struktur organisasi tetapi tidak setuju dengan definisi-definisi operasionalnya. Dalam konteks itu Robbins mengemukakan tiga komponen yang menjadi dimensi struktur organisasi, yaitu kompleksitas (tingkat diferensiasi (perbedaan) yang ada di dalam sebuah organisasi (Robbins, 1994:91)), formalisasi (tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi distandarkan), dan sentralisasi (tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal dalam organisasi).
Desain organisasi didasarkan pada elemen-elemen umum dalam orgnaisasi. Mintzberg (Robbins, 1994:127) menyebutkan lima elemen umum dalam suatu organisasi, yaitu:
1. The operating core. Para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produk dan jasa. Contohnya guru.
2. The strategic apex. Manajer tingkat puncak yang diberi tanggungjawab keseluruhan untuk organisasi. Contohnya kepala sekolah.
3. The middle line. Para manajer yang menjadi penghubung operating coredengan strtegi apex. Contohnya Dekan pada Perguruan Tinggi.
5. The support staff. Orang-orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak lansung kepada organisasi.
Sementara itu, berbeda dengan lima elemen umum ala Mintzberg, Robbins memiliki sistem dan konfigurasi berbeda yang terangkum dalam lima konfiguasi umum, yaitu:
1. Struktur sederhana
2. Birokrasi mesin didesain untuk organisasi yang secara efektif dapat menangani ukuran besar, lngkungan sederhana dan stabil, dan lain sebagainya yang distandarisasikan.
3. Birokrasi professional didesain supaya operasional keseharian yang kompleks dapat berjalan secara efektif.
4. Struktur divisional didesain untuk menanggapi strategi yang menekankan kepada keanekaragaman pasar/produk
5. Adhocracy meminta agar manajemen puncak melepaskan kebanyakan pengawasan
1.3 Dasar, Prinsip, dan Tujuan Administrasi Pendidikan
Berikut ini merupakan dasar yang perlu diperhatikan agar administrator dapat mencapai sukses dalam tugasnya. Beberapa dasar/prinsip dalam administrasi antara lain:
• Prinsip Efisiensi
Dalam menggunakan semua sumber, tenaga, dana, dan fasilitas yang ada secara efisien. • Prinsip Pengelolaan
Yaitu pekerjaan manejemen, yakni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan melakukan pemeriksaan (pengontrolan).
• Prinsip Pengutamaan Tugas Pengelolaan
Sebaiknya tidak memfokuskan perhatiannya pada pekerjaan operatif saja karena bila ia hanya berkecimpung dalam tugas-tugas operatif saja, maka pekerjaan pokoknya akan terbengkalai.
• Prinsip Kepemimpinan yang Efektif
Yakni memperhatikan hubungan antar manusia (human relationship), Pelaksanaan tugas serta memperhatikan situasi dan kondisi (sikon) yang ada.
• Prinsip Kerjasama
Administrator dikatakan berhasil dalam melakukan tugasnya bila ia mampu mengembangkan kerjasma antara seluruh anggota baik secara horizontal maupun secara vertikal.
Fleksibilitas, Prinsip Efisien & Efektifitas, Prinsip Berorientasi pada Tujuan, Prinsip Kontinuitas, dan Prinsip Pendidikan Seumur Hidup yang dijadikan landasan operasional.
Tujuan administrasi pendidikan pada umumnya adalah agar semua kegiatan mendukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakan dalam dunia pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan
Sergiovanni dan Carver (1975) menyebutkan empat tujuan administrasi yaitu : 1. Efektifitas produksi
2. Efisiensi
3. Kemampuan menyesuaikan diri (adaptivenes) 4. Kepuasan kerja.
Keempat tujuan tersebut dapat digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan dalam penyelenggaraan sekolah.
1.4 Tugas & Fungsi Pokok Tenaga Administrasi Pendidikan
a) Tugas Pokok Urusan Administrasi
Melaksanakan Ketatata Usahaan Sekolah dan bertanggung Jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah Pengelolaan keuangan sekolah
Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa
Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketataushaan secara berkala.
b) Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah
Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah Mengajukan Pembayaran
Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah dan sumber lainnya
Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan Negara sesuai petunjuk
Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap) Membuat Lembar Hasil Waskat
Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk sekolah.
Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum, pembantu dan tabelaris.
c) Tugas Pokok Urusan Inventarisasi dan Perlengkapan
Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris Mengisi Buku Induk Inventaris
Mengisi Buku Golongan Inventaris
Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris
Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris Mengisi Kartu Barang
Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris
Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya
Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang
Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan
d) Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian
Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkala Guru/Pegawai
Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau Pegawai
Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas Membuat Daftar Gaji
Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan
e) Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan
Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
Membuat Daftar Nomor Induk Siswa Mengisi Buku Klaper Siswa
Mengisi Buku Induk Siswa Mengisi Buku Mutasi Siswa Membuat Daftar Keadaan Siswa Membukukan Daftar Keadaan Siswa Membukukan Daftar Siswa perkelas Mencatat Pendaftaran Siswa Baru Membuat usulan peserta ujian Menyimpan daftar Lulusan
Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas Mengisi papan data keadaan siswa
f) Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Persuratan
Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
Mengisi Buku Ekspedisi
Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya.
Membantu kelancaran administrasi sekolah Membuata Administrasi Bendahara
Membuat Administrasi Kepegawaian
Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah
g) Tugas Pokok Pengelola perpustakaan (Pustakawan)
Melaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku
Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan
Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam
Membuat Laporan Keadaan Buku
Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan
h) Tugas Pokok Pengelola Laboratorium (Laboran)
Melaksanakan Administrasi Laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium Menyediakan Buku Penggunaan barang lab
Membuat daftar penggunaan laboratorium Melayani kebutuhan alat-alat praktikum Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab
Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum
i) Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah
Melaksanakan Kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai Menyiapakan air minum
Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan Membuka dan mengunci seluruh ruangan
Kebersihan WC Siswa
Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah Melaksnakan piket malam
1.4.1 Proses Administrasi Pendidikan
Proses Administrasi Pendidikan berlandaskan kepada 8 proses, yaitu: Proses administratif pendidikan meliputi:
1. Perencanaan (planning)
Perencanaan merupakan suatu langkah persiapan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu. Proses penyusunan rencana yang harus diperhatikan adalah menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam mencapai tujuan, yaitu dengan mengumpulkan data, mencatat, dan menganalisis data serta merumuskan keputusan.
Pola pengambilan keputusan yang dapat dilakukan adalah pengumpulan data yang diperoleh dari pencatatan dan penelitian pengembangan data,
penganalisisan data, pengambilan keputusan, pengoperasian data, dan penentuan data operasional.
Dalam menentukan pengalanisisan data perlu diperhatikan perumusan tujuan kegiatan, penentuan kegiatan yang lengkap untuk mencapai tujuan,
penentuan jangka waktu yang diperlukan, menetapkan metode dan alat yang akan digunakan, merumuskan penilaian untuk mencapai tujuan (evaluasi).
Langkah yang diperlukan dalam melakukan perencanaan adalah menentukan tujuan yang akan dicapai, mengadakan penelitian masalah, mengumpulkan data, menentukan langkah yang akan ditempuh dalam usaha pencapaian tujuan, dan mencari solusi masalah beserta penyelesaian pekerjaan.
Syarat dalam membuat perencanaan ialah memiliki tujuan yang jelas, menghindari gambling dalam perencanaan, mengoordinasi kegiatan yang akan dilakukan, mengatur pelaksanaan kegiatan sesuai dengan skala prioritas, efisiensi dan efektifitas tenaga, biaya, dan sumber daya.
2. Pengorganisasian (organizing)
yang jelas, mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab, mencerminkan rentangan kontrol (jenis-sifat pekerjaan, jarak antar unit yang dikontrol, volume tugas dan stabilisasi organisasi, organisasi juga harus mengandung kesatuan perintah antar pimpinan dan anggota, serta harus bersifat fleksibel dan seimbang.
3. Pemberian bimbingan (counseling)
Tujuan pemberian bimbingan ini adalah agar setiap personal yang terlibat dalam organisasi dapat menjalankan kewajibannya sesuai dengan beban tugas yang diberikan kepada mereka. Dalam pendidikan atau sekolah maka yang berperan adalah kepala sekolah.
4. Pengoordinasian (coordinating)
Pengoordinasian dibutuhkan untuk menghindari adanya tumpang tindih dalam pekerjaan, pelimpahan wewenang dan penyelesaian permasalahan yang ada dalam organisasi. Dengan demikian, dapat diciptakan hubungan serasi antar semua orang yang terlibat dalam organisasi. Dengan adanya pengoordinasian yang efektif akan timbul kerja sama yang efektif sehingga tujuan yang diharapkan dapat segera tercapai.
5. Pengomunikasian (comunication)
Unsur dalam komunikasi adalah komunikator, berita atau informasi, sarana penyampai beriota, dan komunikan. Komunikasi dapat bersifat vertikal (proses penyampaian antara pimpinan dan anggota), dan horizontal (proses komunikasi antar anggota sejajar). Komunikasi juga dapat berupa lisan dan tulisan, bebas dan terbatas. Dan dapat bersifat formal maupun informal. Dalam pengomunikasian perlu
memperhatikan kecepatan, kecermatan, keselamatan, kerahasiaan, warkat, kesan dan biaya. Medianya pun dapat berupa audio, visual, dan audio visual.
6. Pengontrolan (controlling)
7. Penilaian (evaluating)
Proses terakhir dalam proses kegiatan administrasi adalah penilaian atau evaluasi. Dengan melakukan penilaian, dapat diketahui efektivitas setiap kegiatan organisasi serta dapat diketahui kelemahan dan kelebihan selama berlangsungnya proses administrasi. Penilaian sebaiknya dilakukan secara berkala sehingga dapat dijadikan landasan untuk melakukan perbaikan pada semua bidang administrasi. Penilaian ini juga harus didukung oleh fakta-fakta yang dapat membawa ke arah perubahan yang positif serta memberikan cara terbaik untuk membuat keputusan. Unsur objektivitas penilai juga turut berperan dalam memberikan penilaian. Selain itu, penilai harus memiliki pengetahuan tentang teknik-teknik penilaian yang baik, bersedia menerima kritikan konstruktif dari pihak lain.
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
organisasi adalah suatu gambar struktur organisasi yang formal, dimana dalam gambar tersebut ada garis-garis (instruksi dan koordinasi) yang menunjukkan kewenangan dan hubungan komunikasi formal, yang tersusun secara hierarkis.
Proses administrasi meliputi 7 tahap yaitu perencanaan, organisasi, pemberian konseling, koordinasi, pengontrolan, dan evaluasi.
DAFTAR PUSTAKA
1. Sukirman, Hartati dkk. 2007. Administrasi dan Supervisi Penddikan. Yogyakarta : UNY Press.
2. Purwanto, Ngalim, 1979. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Mutiara
3. Sutisna, Oteng, 1989. Administrasi Pendidikan. Bandung: Angkasa
