Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi (1)

(1)

Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi – Wiwi Mustika Page 1

BAB 13

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Dalam sebuah kegiatan organisasi baik manajerial maupun non manajerial, komunikasi sangat di perlukan karena komunikasi merupakan proses yang didalamnya terdapat fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan agar dapat dicapai tujuan bersama. Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas para pegawainya. Sedangkan komunikasi tertulis dan lisan adalah bagian esensi pengawasan, jadi manajer dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen mereka hanya melalui interaksi dan kkomunikasi dengan pihak lain.

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Sejalan dengan organisasi, komunikasi menjadi bagian penting yang diperhatikan dalam manajemen. Komunikasi tetap menjadi peralatan manajemen yang dirancang untuk mencapai tujuan dan tidak dinilai atas dasar hasil akhir dalam komunikasi itu sendiri. Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain yang selain melibatkan kata-kata namun juga melibatkan expresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya.

Berikut merupakan konsep rantai pertukaran informasi yaitu meliputi unsur-unsur :

1. Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti. 2. Suatu sarana pengaliran informasi.

3. Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi di antara individu – individu. Komunikasi tidak hanya terjadi antara dua atau lebih individu namun dapat mencakup antara orang-orang dan mesin bahkan mesin dengan mesin lainnya.

PROSES KOMUNIKASI

 Komunikasi Antar Pribadi

Dalam model tersebut menunjukan tiga unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang makan komunikasi tidak dapat berlangsung.

(2)

Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi – Wiwi Mustika Page 2 1. Sumber (Source) mengendalikan bermacam berita yang dikirim , susunan yang digunakan dan media saluran apa yang digunakan untuk mengirim. Dalam organisai, sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomunikasikan suatu gagasan, pemikiran, informasi kepada pihak lain.

2. Pengubah berita ke dalam sandi / kode (encoding) kedalam bentuk simbol-simbol verbal maupun nonverbal yang mampu memindahkan pengertian seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka, gerakan dan kegiatan. Jadi, berita harus disesuaikan dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan kebutuhan penerima untuk mencapai konsekuensi yang diinginkan. Karena kesamaan pengertian merupakan hal pengting dan jika terjadi ketidaksamaan pengertian akan menimbulkan kesalahan komunikasi.

1. mempunyai gagasan, pemikiran atau

kesan yang

2. Diterjemahkan atau disandikan kedalam kata-kata

dan simbol-simbol, kemudian

3. Disampaikan atau dikirimkan sebagai berita kepada penerima

4. Penerima menangkap simbol-simbol

dan 5. Ditermejahkan

kembali atau diartikan kembali

menjadi suatu gagasan dan 6. Mengirim

berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim.

(3)

Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi – Wiwi Mustika Page 3 3. Pengirim berita (transmitting the message) mencerminkan pilihan komunikator terhadap media apa yang akan digunakan, dalam kenyataannya, salah satu keputusan penting yang harus dibuat pengirim adalah penentuan yang tepat dan sesuai bagi pengiriman berita tertentu. Seperti komunikasi secara lisan antar orang per orang yaitu kesempatan untuk berinteraksi secara langsung hanya dengan sumber dan penerima menggunakan komunikasi non verbal yaitu gerakan tubuh, intonasi suara. Sedankan komunikasi tertulis dapat disampaikan melaui saluran-saluran seperti memo, catatan, surat, laporan dan sebagainya yang bermanfaat sebagai hal penyediaan atau dokumen untuk kepentingan diwaktu mendatang.

4. Pengiriman berita belum lengkap atau tidak terjadi apabila suatu pihak belum menerima berita, banyak komunikasi penting gagal karena seseorang tidak pernah menerima berita.

5. Pengertian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Sering terjadi antara penerima berita dengan pengirim memiliki arti berita yang jauh berbeda. Karena proses penerima berita dipengaruhi oleh latar belakang kebudayaan, pendidikan, lingkubngan, praduga dan gangguan disekitarnya.

6. Umpan balik (feedback). Komunikasi adalah proses yang berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasikm penerima menaggapinya melalui komunikasi selanjutnya dengan pengirim atau orang lain dan seterusnya. Feedback dapat berupa dalam bentuk tanggapan pertanyaan, persetujuan, komentar maupun perilaku.

KOMUNIKASI ORGANISASI

Efektifitas komunikasi dalam organisasi dipengaruhi oleh empat faktor khusus. Raymond V. Lesikar telah menguraikan faktor tersebut yaitu :

1. Saluran Komunikasi Formal

Mempengaruhi efektifitas komunikasi dua cara yaitu

o _{Penyesuaian liputan saluran formal dengan perkembangan dan} pertumbuhan organisasi.

(4)

Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi – Wiwi Mustika Page 4 2. Struktur Organisasi

Wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi yaitu perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi.

3. Spesialisasi Jabatan

Mempermudah komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda. Dan bertujuan kerja dengan istilah tugas, waktu dan gaya yang sama.

4. Pemilikan Informasi

Jaringan semacam ini biasanya dimaksudkan untuk menghindarkan manajer dari informasi berlebihan yang tidak perlu dan menjaga kekuasaan serta statusnya. Jaringan seperti ini digunakan bila aliran komunikasi yang lebih bebas sanagat diperlukan, seperti department riset.

Empat Jaringan Komunikasi

Lingkaran Rantai Huruf Y Bintang

Jaringan hurur „Y‟dan „bintang‟ adalah komunikasi yang terpusat, dengan C pada posisi pusat. Komunhikasi yang disentralisasi ini lebih efektif untuk menyelesaikan masalah-masalah rutin dan tidak kompleks, karena lebih cepat dan lebih akurat. Tetapi bila masalah komunikasi kompleks, jaringan „lingkaran‟ dan „rantai‟ yang didesentralisasi, akan lebih cepat dan akurat peyelesaiannya. Kepuasan anggota kelompok juga cenderung lebih tinggi dalam jaringan-jaringan yang didesentralisasi.

A

B

C D

E

A B

C

D E

A B

C

D

E

A B

C

D

(5)

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1.Komunikasi Vertikal

Terdiri atas komunikasi ke atas dan kebawah sesuai rantai perintah. Komunikasi kebawah ( downward communicatin ) maksud utama adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat, saran atau penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi. Sedangkan fungsi komunikasi keatas (upward communication ) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan dan permintaan untuk diberikan keputusan.

2.Komunikasi Lateral Atau Horizontal, meliputi :

 Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.  Komunikasi yang terjadi antara departmen-department pada

tingkatan organisasi yang sama.

Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi.

3.Komunikasi Diagonal

Komunikasi merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departmen lini dan staf.

PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL

Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud antara lain :

1. Pemuasan kebutuhan manusiawi seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.

2. Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang monoton atau membosankan.

3. Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain. 4. Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang

tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.

Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah ‘graphevine’ yaitu mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi tetapi dari desas-desus, kabar angin atau slentingan biasa disebut sebagai gosip.

(6)

Hambatan Organisasional

1. Tingkatan hirarki

Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang dan akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan tambahan yang memerlukan waktu lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya.

2. Wewenang manajerial

Untuk membuat keputusan agar mencapai tujuan dengan efektif. Namun sering ditemui permasalahan komunikasi disini yaitu ada kesenjangan „leveling‟ antara atasan dan bawahan.

3. spesialisasi

menciptakan masalah komunikasi. yaitu karena adanya perbedaan fungsi, dan kepentingan dalam istilah pekerjaan dan membuat perbedaan diantara satu sama lain.

Hambatan-Hambatan Antar Pribadi

1. persepsi selektif.

Berikut tiga aspek yang berhubungan dengan persepri selektif.

 Penerima akan menginterpretasikan berita berdasarkan pengalaman diri dan bagaimana mereka telah belajar untuk menanggapi sesuatu.

 Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat.

 Penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.

2. Status komunikator.

Kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat untuk menilai, mempertimbangkan pengirim(sumber), terutama kredibilitasnya.

3. Keadaan membela diri.

Mempengaruhi ekspresi wajah, gerakan tubuh dan pembicaraan tertentu dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain yang menimbulkan reaksi rantai defensif.

4. Pendengaran lemah.

(7)

PENINGKATAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI

1. Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif. 2. Penggunaan umpan – balik

Komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunikasi penting dalam penentuan umpan balik seperti apa yang akan didapatkan. 3. Menjadi komunikator yang lebih efektif.

4. Pedoman komunikasi yang baik.

American Management Association (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “The Ten Commandments Of Good Communication” yaitu :

1. Cari kejelasan gagagan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.

2. Teiliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.

3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.

4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu dalam perencanaan komunikasi.

5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.

6. Ambil kesempatan bila timbul, untuk mendaptkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik.

7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi,

9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.