PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI UNTUK OPTIMALISASI INFRASTRUKTUR MENGGUNAKAN METODE WARD AND PEPPARD
DI PT. POS INDONESIA MPC BANDUNG
1Sri Kurniasih, S.T., M.KOM, 2Luthfi Fahrianto 1Program Studi Manajemen Informatika STMIK LPKIA
2Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +6222-75642823, Fax. +6222-7564282 Email: luthfifahrianto@gmail.com
Abstrak
Rencana strategi merupakan proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan-arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber daya nya untuk mencapai strategi. Hal yang paling penting dari proses bisnis jasa pengiriman barang ini adalah pengiriman barang dengan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan, selain itu untuk memuaskan pelanggan maka diperlukan infrastruktur yang maksimal contoh nya dalam penggunaan komputer, printer, scanner dan alat-alat lainnya yang digunakan sebagai penunjuang proses bisnis. Usulan untuk mengatasi hal tersebut yaitu perlu dilakukannya analisis perencanaan strategis terhadap setiap kondisi di perusahaan.
Metodologi yang digunakan yaitu menggunakan metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara dan metode anaisis dengan menggunakan metode ward and peppard. Sedangkan metode dalam pengembangan perangkat lunak yaitu dengan menggunakan bahasa pemograman OO (Object Oriented). Tools yang digunakan dalam tahap analisis yaitu menggunakan analisis SWOT untuk mengetahui kondisi organisasi saat ini. Mc Farlan Strategic Grid, Critical Succes Factor (CSF) untuk mengetahui organisasi yang diharapkan oleh perusahaan kedepannya. Dan tools yang digunakan dalam pembuatan perangkat lunak yaitu menggunakan xampp, MySQL sebagai database, dan PHP sebagai bahasa pemrograman.
Hasil dari penelitian ini yaitu perencanaan strategis yang mehasilkan dokumen usulan, dan berupa usulan sistem informasi yang akan di kembangkan oleh perusahaan menjadi sebuah rancanan prototype yaitu aplikasi pengadaan barang.
Kata kunci : perencanaan strategis, infrastruktur, ward and peppard
I.1 Latar Belakang
PT. Pos MPC Bandung merupakan salah satu pelaku bisnis yang bergerak dibidang pelayanan jasa pengiriman barang. Hal yang paling penting dari proses bisnis jasa pengiriman barang ini adalah pengiriman barang dengan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan, selain itu untuk memuaskan pelanggan maka diperlukan infrastruktur yang maksimal contoh nya dalam penggunaan komputer, printer dan alat-alat lainnya yang digunakan sebagai penunjuang proses bisnis di PT. Pos MPC Bandung. Maka untuk mengoptimalkan infrastruktur dengan baik memerlukan perencanaan strategis salah satunya dengan pengoptimalisasian infrastruktur yang ada di PT. Pos MPC Bandung dengan menggunakan metode ward and peppard.
I.2 Identifikasi Permasalahan
Atas dasar permasalahan yang dipaparkan, maka identifikasi permasalahan adalah sebagai berikut: 1. Belum ada pengembangan sarana teknologi atau
infrastruktur disetiap bagian agar dapat menunjuang kinerja para pegawai.
2. Tidak adanya informasi pada setiap bagian apabila infrastruktur yang digunakan rusak. 3. Kurang optimalnya pemanfaatan teknologi yang
ada dalam penginputan data barang. I.3 Ruang Lingkup Permasalahan
Ruang Lingkup Permasalahan yang akan dibahas meliputi:
1. Analisis perencanaan strategi sistem informasi dalam rangka optimalisasi infrastruktur di PT. Pos MPC Bandung.
2. Metodologi yang digunakan yaitu dengan menggunakan metodologi Ward and Peppard. 3. Tools yang digunakan dalam penelitian ini yaitu
menggunakan analisis SWOT, Mc Farlan Strategic Grid, dan analisis Critical Succes Factor (CSF).
I.4 Tujuan Perancangan
Adapun tujuan umum dari penelitian ini yaitu untuk menentukan strategi ward and peppard sebagai upaya optimalisasi infrastruktur pada PT. Pos MPC Bandung sehingga dapat dimanfaatkan secara optimal.
1.5 Metodologi Penelitian 1.5.1 Metode pengumpulan data
Untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam penelitian ini, beberapa metode pengumpulan data yang dilakukan antara lain : 1. Observasi lapangan, Untuk mengetahui
gambaran langsung mengenai perusahaan 2. Wawancaran, Tanya jawab kepada pihak
perusahaan yang mengetahui kondisi perusahaan 3. Studi pustaka Menambah referensi akan
teori-teori yang diperlukan
4. Studi literatur Mempelajari dan melakukan analisis pada jurnal penelitian sejenis
5. Kuesioner Melakukan pengumpulan data dengan memberikan kuesioner kepada pihak internal 1.5.2 Metode analisis perencanaan strategis 1. Analisis lingkungan bisnis internal dan eksternal mengunakan analisis SWOT
2. Analisis lingkungan SI/TI internal dan eksternal menggunakan analisis Mc Farland
II.1 Teori Tentang Permasalahan II.1.1 Perencanaan strategis
Rencana strategis merupakan rencana jangka menengah yang menjadi arah dari rencana operasional. Jangka waktu perencanaan berkisar tiga sampai tujuh tahun ke depan tergantung pada situasi dan jenis lembaga. Rencana usaha (business plan) merupakan rencana kegiatan satu sampai tiga tahun ke depan yang mencakup rencana keuangan. (Jogianto, 2005)
II.1.2 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah komponen – komponen yang saling berkaitan yang bekerja bersama-sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menampilkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengaturan, analisa, dan visualisasi pada sebuah organisasi. (Rosa A.S, 2015)
II.1.3 Infrastruktur TI
Infrastruktur TI adalah komponen hardware dan software dalam skala besar dan berkecepatan tinggi, yang telah dianggarkan oleh pihak manajemen dan juga untuk menjalankan perusahaan besar secara keseluruhan dibutuhkan sumber daya manusia yang essensial (manusia yang sangat handal dibidangnya). Infrastruktur TI meliputi investasi dalam piranti lunak, piranti keras dan layanan seperti konsultasi, pendidikan dan pelatihan yang tersebar di seluruh perusahaan atau tersebar di seluruh unit bisnis dalam perusahaan.
II.2 Metodologi Yang Digunakan
II.2.1 Analisis Kondisi Teknologi Informasi Saat Ini
Ward & Peppard menyatakan bahwa sangatlah penting untuk melakukan penilaian terhadap kondisi TI pada saat ini agar dapat diketahui kesenjangan yang terjadi antara kondisi saat ini dengan target yang ditetapkan, juga untuk menilai apakah kondisi TI saat ini dapat mendukung perubahan yang terjadi termasuk di dalamnya adalah analisis terhadap kondisi internal dan eksternal organisasi.
Gambar II.2 Metode Ward and Peppard II.2.2 Analisis SWOT
Merupakan analisis situasional dari situasi TI internal dan eksternal dalam persperktif strength (kumpulan kompetensi organisasi, asset dan kapabilitas yang digunakan organisasi untuk mencapai tingkatan yang lebih tinggi), weakness (kumpulan kompetensi organisasi, asset, atau kapabilitas yang mengakibatkan kerentanan), opportunity (peristiwa yang dapat menyebabkan suatu perubahan positif jika ditangani dengan respon strategi), dan threat (peristiwa yang dapat menyebabkan suatu perubahan negative jika ditangani dengan respon strategi.
Jadi analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Analisis ini terbagi menjadi 4 komponen dasar yaitu :
1. S : Strengths, merupakan kekuatan dari organisasi.
2. W : Weakneses, merupakan kelemahan dari organisasi.
3. O : Opportunities, merupakan peluang dari luar organisasi dan memberikan peluang kepada organisasi untuk berkembang dimasa mendatang.
4. T : Threats, merupakan ancaman dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa mendatang.
II.2.3. Critical Sucsses Factor (CSF)
Menurut Ward and Peppard, CSF adalah tools (alat) manajemen universal yang banyak digunakan tidak hanya untuk pengembangan strategi TI, tetapi juga untuk pengembangan strategi bisnis. CSF dapat digunakan dengan tujuan untuk interpretasi tujuan bisnis dalam menentukan tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis.
Gambar II.3 Kunci Faktor Sukses (CSF) Gambar II.3 di atas menunjukan bahwa penentuan CSF baru bisa dilakukan jika tujuan telah ditetapkan, kemudian melakukan identifikasi terhadap faktor-faktor kebalikan dari setiap tujuan yang telah ditetapkan setelah itu melakukan konsolidasi. II.2.4 McFarlan Strategic Grid
Menurut Ward and Peppard “the original McFarlan Strategic Grid was devised as a way of plotting the overall expected contribution of IS/IT to the business success” (strategi grid asli McFarlan dirancang sebagai cara untuk merencanakan kontribusi yang diharapkan dari keseluruhan kontribusi SI/TI untuk keberhasilan bisnis).
II.3Tools yang digunakan pembuatan perangkat lunak
II.3.1 PHP MyAdmin
Menurut (Arief, 2011) PHP adalah Bahasa server-side –scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side-scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan diesksekusi diserver kemudian hasilnya akan dikirimkan ke browser dengan format HTML.
II.3.2 Xampp
Menurut (Riyanto, 2011) dalam bukunya Membuat Aplikasi E-Commerce dengan PHP dan MySQL menggunakan CodeIgniter dan JQuery memaparkan bahwa “XAMPP merupakan paket PHP dan MySQL berbasis open source yang dapat digunakan sebagai
tool pembantu pengembangan aplikasi berbasis PHP.”
II.3.3 Yii Framework
Yii adalah kerangka kerja PHP berbasis-komponen dengan performansi tinggi untuk pengembangan aplikasi Web berskala-besar. Yii menyediakan resuabilitas maksimum dalam pemrograman Web dan bisa mengakselerasi proses pengembangan secara signifikan. Nama Yii (dieja sebagai /i:/) singkatan dari easy, efficient dan extensible (mudah, efisien, dan bisa diperluas).
III.1 Analisis Organisasi A. Visi
MPC Bandung sebagai Centre Service Excellence dalam menangani pemerosesan dan pengantaran kiriman pos sehingga tercipta kepuasan pelanggan dan menjadi barometer bagi UPT lainnya serta berperan sebagai Litbang dan Diklat penanganan kiriman pos.
B. Misi
Melipatgandakan pendapatan serta memberikan dukungan operasi secara optimal bagi Kantor Pos atau UPT dan merupakan Sentral Layanan Pelanggan dalam memelihara dan menggarap pelanggan melalui penanganan dan penyerahan kiriman secara cepat, tepat dan terpercaya.
III.1.1 Analsis SWOT
Analisis SWOT dilakukan untu mengidentifikasi faktor – faktor strategis perusahaan yang mana terdiri dari kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Dibawah ini adalah hasil analisis SWOT berdasarkan hasil observasi, dan wawancara yang dilakukan pada PT. Pos MPC Bandung :
Gambar III.1 Analisis SWOT PT.POS MPC BANDUNG
III.1.2 Analisis CSF
Identifikasi CSF (Critical Success Factor) dilakukan terhadap hasil analisis SWOT untuk mengetahui faktor – faktor apa saja yang kritis dalam setiap layanan TI yang disampaikan kepada pengguna untuk mengashilkan measure (ukuran). Berekut adalah analalisis CSF yang dilakukan pada PT. Pos MPC Bandung :
Gambar III.2 Analisis CSF III.2 Analisis Mc Farland
Menurut Ward and Peppard, sekumpulan kriteria yang digunakan pada composite matrix dapat digunakan sebagai dasar dalam analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunitiy, and Threats) untuk menganalisis aplikasi yang ada pada saat ini, dalam menentukan kebutuhan akan action dengan tujuan baik untuk meningkatkan kontribusi dari aplikasi – aplikasi tersebut, juga terkait dengan aplikasi yang akan dibangun untuk penggunaan yang lebih baik. Maka hasil dari analisis SWOT setelah diklafikasikan dapat digunakan sebagai input dalam analisis portofolio McFarlan untuk menghasilkan action.
Berikut adalah hasil analaisis portofolio Mcfarlan :
Gambar III.3 Analisis Mc Farland
III.3 Portofolio Strategi Sistem Informasi Proses pemetaan aplikasi Sistem Informasi didasarkan pada model portofolio McFarland. Dibawah ini adalah gambar Portofolio McFarland untuk PT. Pos MPC Bandung :
Gambar III.4 Portofolio Deskripsi kemampuan strategi SI
Gambar III.5 Deskripsi Strategi SI III.4 Strategi Teknologi Informasi
Strategi TI dibuat untuk menentukan infrastruktur TI yang diperlukan oleh perusahaan, infrastruktur TI harus mampu mendukung kebutuhan aplikasi SI dan dikembangkan selaras dengan pengembangan aplikasi SI. Dalam hal ini, strategi Teknologi Informasi yang diusulkan berupa arsitektur jaringan komputer dan kebutuhan Hardware yang diperlukan perusahaan.
Usulan Jaringan Komputer
III.5 Strategi Manajemen SI/TI 1. Strategi Proses
a. Menjual produk sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.
b. Membuka layanan konsumen dan
menindaklanjuti keluhan konsumen tanpa melakukan diskriminasi terhadap
konsumen.
c. Melakukan promosi yang
berkesinambungan secara sehat, fair, jujur, tidak menyesatkan serta diterima oleh norma-norma masyarakat.
d. Melakukan sertifikasi mutu melalui sistem manajemen mutu.
e. Melakukan perbaikan dibidang Operasi, sarana dan prasarana produk sesuai dengan kemampuan Perusahaan.
f. Memberikan layanan purna jual yang sesuai 2. Prinsip Manajemen
PT. Pos MPC Bandung juga menerapkan Good Corporate Governance yang bertujuan :
a. Memaksimalkan nilai Perusahaan dengan cara meningkatkan prinsip keterbukaan, akuntabilitas, dapat dipercaya, bertanggung jawab, dan adil agar Perusahaan memiliki daya saing yang kuat, baik secara nasional maupun internasional.
b.Mendorong pengelolaan Perusahaan secara profesional, transparan dan efisien, serta memberdayakan fungsi dan meningkatkan kemandirian.
c. Mendorong agar manajemen Perusahaan dalam membuat keputusan dan menjalankan tindakan dilandasi nilai moral yang tinggi dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta kesadaran akan adanya tanggung jawab sosial Perusahaan terhadap stakeholders maupun kelestarian lingkungan di sekitar Perusahaan.
d.Meningkatkan kontribusi Perusahaan dalam perekonomian nasional.
e. Meningkatkan nilai investasi dan kekayaan Perusahaan.
IV.1 Implementasi
Langkah-langkah kegiatan dalam menentukan dokumen usulan untuk diimplementasian menjadi perangkat lunak yaitu meliputi:
1. Analisis Lingkungan Bisnis Internal dan eksternal
Melakukan proses analisis lingkungan bisnis internal yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi. Dan proses analisis lingkungan bisnis eksternal yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan. Agar mengetahui kondisi organisasi yang sedang berjalan saat ini.
2. Analisis Lingkungan SI/TI Internal dan eksternal
Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap lingkungan SI/TI yang ada di organisasi bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.
3. Strategi Sistem Informasi
Pada tahap ini penulis melakukan analisis bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, strategi sistem informasi ini menghasilkan usulan portofolio aplikasi yang bermanfaat bagi proses kerja organisasi 4. Strategi Teknologi Informasi
Pada tahap ini penulis melakukan analisis yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI. Hasilnya berupa usulan teknologi informasi kedepannya yang akan digunakan
5. Strategi Manajemen SI/TI
Pada tahap ini penulis melakukan analisis yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.
Dibawah ini merupakan tabel rencana yang dilakukan dalam pembuatan usulan perangkat lunak:
Gambar IV.1 Ganchart IV.1.1 Lingkup dan Batasan
Penjelasan mengenai ruang lingkup dan batasan implementasi, termasuk salah satu usulan aplikasi yang akan diimplementasikan, fungsional sistem dan lain sebagainya termasuk lingkungan implementasi 1. Dalam mengembangkan salah satu usulan
aplikasi sebagai wujud nyata dalam penyelesaian masalah berdasarkan dokumen usulan/rancangan/blue print/road map yaitu dengan menggunakan bahasa pemograman framework yii dan menggunakan MySQL sebagai database.
2. Perangkat lunak usulan ini dibuat untuk memudahkan pada setiap bagian yang ada dalam melakukan pengadaan barang khusunya barang-barang di bidang IT.
IV.1.2 Kebutuhan Sumberdaya
Sub bab ini menjelaskan kebutuhan yang diperlukan pada saat dilakukan pengujian perangkat lunak, baik berupa sumber daya manusia, perangkat lunak maupun perangkat kerasnya. Berikut ini merupakan spesifikasi sistem komputer yang direkomendasikan untuk menggunakan Aplikasi Pengadaan barang :
Gambar IV.1 Kebutuhan Sumber Daya
IV.1.3 Implementasi Aplikasi
Gambar IV.2 Aplikasi V.1 Kesimpulan
Berdasarkan pada hasil penelitian yang telah dilakukan dan pembahasan yang telah dijabarkan, maka dapat disimpulkan bahwa :
1. Perencanaan strategis ini menghasilkan dokumen usulan, berupa sistem informasi, infrastruktur jaringan, hardware dan software yang diharapkan dapat dikembangkan oleh perusahaan menjadi salah satu strategi perusahaan kedepannya.
2. Dalam melakukan implementasi portofolio aplikasi yang diusulkan terdapat beberapa aplikasi yang harus dirancang oleh PT. Pos MPC Bandung dan salah satunya yaitu aplikasi pengadaan barang.
3. Dengan dibuatkannya aplikasi pengadaan barang diharapkan dapat mengatasi masalah didalam penginputan data barang sarana dan prasarana.
V.2 Saran
Untuk dapat memberikan hasil yang lebih baik setelah diterapkannya beberapa rekomendasi usulan, maka saran yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan Strategis Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat diikuti dengan proses
audit Sistem Informasi agar dapat dilakukan evaluasi mengenai pemenuhan target dan pengukuran kualitas sistem informasi yang dibangun.
2. Aplikasi atau prototype yang sudah dibuat belum sepenuhnya berjalan dengan baik, sehingga masih perlu adanya perbaikan – perbaikan terhadap aplikasi tersebut.
Daftar Pustaka Buku
Indrajit, Richardus Eko. 2007. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Sistem Informasi. Jogiyanto HM 2005. Analisisi Sistem Informasi Strategik. Andi Offset. Yogyakarta
Ward, John & Peppard, Joe (2002). Strategic Planning for Infrmation Sistems. Wiley.
Rosa A.S, M.Shalahudin, 2015 Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek.
Jurnal
Adikara, Fransiskus.2013. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi Perguruan Tinggi Berdasarkan Cobit 5 Pada Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak Universitas Esa Unggul. Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Esa Unggul. Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia, 2013.
Gandhi A, Kurniati AP. 2012. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Berbasis TOGAF ADM pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarka, Arfive Ghandi SNATI ,ISSN: 1907-5022
Hasibuan Z. 2007. Metodelogi Penelitian pada Bidang Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi: Kosnsep Teknik dan Aplikasi Fakultas Ilmu Komputer UI, Jakarta
Iswara MGY, Sucahyo YG. 2009. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perusahaan Energi: Studi Kasus PT. XYZ. Konferensi Nasional Sistem dan Informatika; November 14, 2009, Bali, KNS&109-049
Rusydiawan Imaniar & Krisnadi Iwan. (2014). Meningkatkan Produktifitas dengan optimalisasi Sistem Infrastruktur TI . InComTech
Riyanto Sarno. (2012). Strategi Sukses Bisnis Dengan Teknologi Infromasi Berbasis IT Balanced Scorecard dan Cobit. Itspress.
Wedhasmara, Ari. Langkah-langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard. Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya.
