1 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban ARTIKEL KEARSIPAN
PRESERVASI DAN KONSERVASI ARSIP ELEKTRONIK
Oleh :
Fajar Sulistyo, A.Md
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN
2 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban BAB I
PENDAHULUAN
Era globalisasi telah menempatkan peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) ke dalam posisi yang sangat strategis karena menghadirka suatu dunia tanpa batas, jarak, ruang, dan waktu, serta dapat meningkatkan produktivitas serta efisiensi. TIK telah merubah pola hidup masyarakat secara global. Perkembangan TIK telah pula menyebabkan perubahan social, budaya, ekonomi dan penegakan hokum yang secara signifikan berlangsung secara cepat. Pemanfaatan TIK dewasa ini sudah memasuki berbagai sector kehidupan, baik sector pemerintahan, sector bisnis dan perbankan, pendidikan, kesehatan, kearsipan, maupun kehidupan pribadi.
Di samping dampak positif, teknologi informasi dan komunikasi juga disadari memberikan peluang untuk terjadinya kejahatan-kejahatan baru (cyber crime). Oleh karena itu TIK telah menjadi pedang bermata dua, karena selain memberikan kontribusi positif bagi peningkatan kesejahteraan, kemajuan dan peradaban manusia, sekaligus menjadi sarana efektif perbuatan melawan hukum.
Dewasa ini perbuatan hukum di dunia maya merupakan fenomena yang sangat mengkhawatirkan mengingat tindakan carding, hacking, cracking, phising,
booting, viruses, cybersquating, perjudian, penipuan, terorisme, dan penyebaran
informasi desktruktif telah menjadi bagian dari aktivitas pelaku kejahatan di dunia maya.
Kenyataan demikian sangat kontras dengan ketiadaan regulasi yang mengatur pemanfaatan TIK di berbagai sektor dimaksud. Oleh karena itu, pemmerintah wajib memberikan kepastian hukum dalam berbagai aktivitas terkait dengan pemanfaatan TIK tersebut.
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik adalah wujud ari tanggung jawab yang harus diemban oleh Negara untuk memberikan perlindungan maksimal pada seluruh aktivitas
3 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban
pemanfaatan TIK dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Kepastian hukum yang kuat akan membuat seluruh aktivitas pemanfaatan TIK dalam negeri terlindungi dengan baik dari potensi kejahatan dan penyalahgunaan teknologi.
Arsip elektronik sangat tergantung pada kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak dan media untuk menjaga isi, konteks, dan strukturnya. Organisasi harus menjamin bahwa teknologi yang diperlukan untuk menjaga agar suatu arsip elektronik dapat di akses dan dipergunakan selalu tersedia . tidaklah cukup hanya dengan menyimpan arsip dalam format elektroniknya, metadata arsip dan yang harus dipertahankan dalam format yang dapat ditampilkan oleh teknologi yang sedang berkembang.
4 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban BAB II
PEMBAHASAN A. Tujuan Preservasi Arsip Elektronik
1. Aksesibilitas.
Arsip elektronik yang dapat diakses adalah arsip elektronik yang dapat diproses oleh suatu computer atau system yang menciptakannya atau oleh suatu computer atau system di mana arsip tersebut saat ini sedang disimpan. Ini berarti bahwa bit stream (string angka satu dan angka nol yang dibaca computer) yang membentuk file tersebut utuh, serta media di mana ia disimpan dapat diakses oleh computer atau
system tanpa ada kesalahan (error). Ini Juga berarti bahwa format (atau
encoding) dari file komputer tersebut dapat dipahami oleh komputer
atau sistem melalui arsip yang diakses. Terakhir, arsip yang dapat diakses berarti arsip yang mampu diinterpretasikan oleh seseorang yang mengakses arsip tersebut. Ini berarti arsip tersebut harus mempertahankan struktur logis dan isi intelektual yang sama dengan pada saat ia diciptakan.
Sebagai contoh, sebuah file elektronik dengan menggunakan sistem yang lama kemudian akan dipindahkan dengan sistem yang lebih terbaru maka akan tetap dapat diakses
Dalam preservasi terdapat beberapa level aksestabilitas. Sebagai contoh, suatu arsip dianggap dapat diakses apabila ia dapat ditayangkan atau suatu arsip dapat diakses bila ia dapat diedit dan dimanipulasi seperti halnya saat ia pertama kali diciptakan oleh aplikasi aslinya. Level aksestabilitas ini harus ditentukan saat proses penilaian (apprasial), yang mungkin berbeda-beda tergantung kebutuhan organisasi dan jenis arsip yang bersangkutan.
Ketentuan mengenai perbedaan level aksesibilitas ini harus dipertimbangkan pada saat menangani arsip elektronik karena semakin
5 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban
besar persyaratan akses tersebut, akan semakin mahal biaya yang dikeluarkan untuk menjaga aksesibilitas itu sepanjang masa.
1. Otentisitas dan Integritas
Arsip harus otentik, lengkap dan tidak berubah. Arsip yang otentik adalah ‘records which can be shown to document reliably the facts
which they purport to be about’ (Luciana Duranti). Arsip elektronik
yang otentik perlu dijaga reliabilitasnya sepanjang masa. Ini berarti bahwa perlu pengamanan dan pengontrolan terhadap akses agar tidak dimungkinkan adanya perubahan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Ini juga berarti bahwa perlu adanya pendokumentasian terhadap setiap perubahan dan pengamanan dokumentasi tersebut sehingga keseleluruhan riwayat hidup dari arsip tersebut dapat diketahui dan diperiksa. Ini berarti perlu ada tanggung jawab terhadap arsip tersebut sehingga otentisitas dari arsip tersebut berkaitan dengan suatu organisasi atau individu dapat diketahui dan atas otoritas siapa dapat diverifikasi.
Arsip yang lengkap mempertahankan integritasnya. Ini bahwa semua komponen yang membentuk arsip tersebut dihubungkan dengan satu sama lain secara jelas dan dapat dikenali. Dalam dunia digital hal ini akan sulit kerena perbedaan komponen yang ada pada setiap sistem atau perbedaan antar sistem. Hubungan di antara komponen dari suatu arsip seringkali bersifat implisit dalam aplikasi perangkat lunak dan karenanya harus mendapat perhatian khusus untuk menjamin bahwa hubungan tersebut tidak hilang. Sebagai contoh, dalam suatu sistem pengelolaan arsip, bila dokumen dan metadatanya disimpan dalam tempat yang terpisah, misalnya dokumen didalam vault, sedangkan metadata ada dalam database. Semuanya akan berjalan lancar bila sistem pengelolaan arsip tersebut mampu mempertahankan link antara dokumen dengan metadatanya. Namun, apabila usia sistem tersebut lebih pendek dari usia dokumen yang harus disimpan maka link yang
6 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban
ada harus diekstraksi dari sistem tersebut dan disimpan secara paralel dengan dokumen dan metadatanya.
2. Strategi Preservasi Arsip Elektronik
Pendekatan preservasi arsip elektronik pada awalnya mengandalkan pada penyimpanan arsip dalam format aslinya pada media fisik-mirip boks yang digunakan untuk menyimpan dan melindungi arsip-arsip kertas. Namun demikian, disk dan pita magnetik serta media optik dibuat untuk penyimpanan objek-objek digital jangka pendek, bukan untuk retensi arsip permanen. Masalah utama dari metode preservasi ini, disamping dari usia harapan hidup dari media simpan yang relatif singkat, adalah keusangan perangkat keras dan perangkat lunak yang dipergunakan umtuk mengakses arsip elektronik tersebut. Perubahan yang cepat dalam industri teknologi informasi dan pergeseran dari pengembangan yang berbasis ilmu pengetahuan ke pengembangan untuk tujuan komersial dari sistem-sistem perangkat lunak dan perangkat keras, berarti bahwa media-media tersebut dapat dengan cepat menjadi tidak dapat diakses.
Beberapa teknik preservasi arsip elektronik adalah migrasi, enkapsulasi, format jangka panjang, emulasi, serta konversi ke atas atau mikrofilm. Kombinasi dari teknik-teknik ini dapat menjadi pilihan dalam penyusunan srtrategi preservasi suatu organisasi.
1. Migrasi
Migrasi merupakan sistem metode peservasi yang paling populer diantara para teoretikus pengelolaan arsip. Ia banyak dianjurkan oleh lembaga- lembaga kearsipan kepada organisasi – organisasi pencipta arsip sebagai cara untuk melakukan preservasi jangka panjang dan sebagai suatau cara untuk mengatasi masalah – masalah preservasi dalam lingkungan dimana sumber – sumber relatif terbatas.
Migrasi secara sederhana dapat dipahami sebagai pemindahan arsip dari satu sistem ke sistem lainnya atau format ke format lainnya
7 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban
karena sistem asli yang menciptakan atau mengelolanya mengalami kerusakan atau telah usang dan akan digantikan teknologi yang lebih baru. Ini kelihatannya sederhana, namun sangat sulit dicapai. Perlu ada langkah – langkah yang jelas dalam memindahkan arsip – arsip dari suatu sistem ke sistem lainnya. Sebagai contoh saat memindahkan arsip-arsip dari suatu sistem pengelolaan arsip tertentu ke sistem pengelolaan arsip lainnya, mungkin diperlukan tindakan mengekstraksi dokumen-dokumen elektronik, metadata dan audit trail yang ada secara terpisah. Hubungan diantara komponen yang ada harus tetap dijaga selama dan setelah proses migrasi tersebut.
Dalam rangka melaksanakan proses migrasi yang berhasil, dalam konteks contoh tersebut, sangat penting untuk menetapkan bagaimana semua hubungan yang ada akan disimpan selama proses migrasi dan untuk mengetahui bahwa sistem pengelolaan arsip yang baru telah di konfigurasi untuk menerima dan menjaga kesinambungan tersebut.
Di lain hal, mungkin ia hanya memerlukan proses pengeksporan arsip dari sistem yang lama atau pengimporan arsip ke sistem yang baru (ini terjadi bilamana dilakukan upgrading sistem yang ada ke versi baru). Beberapa sistem memiliki fungsionalitas ini, namun ada juga yang tidak.
Berkaitan dengan migrasi adalah proses konservasi. Digital RecordkeepingGuidelines – Exposure Draft – May 2004 – national
Archives of Australia, mengartikan konservasi sebagai proses
pemindahan arsip-arsip elektronik dari format data aslinya ke suatu format standar, format preservasi jangka panjang (atau dikenal sebagai
archival data format). Konversi dikenal juga dengan istilah
‘normalisation’, ‘stabilisation’ and ‘standardisation’.
Proses konversi merupakan suatu bentuk dari migrasi. Namun demikian, tidak seperti migrasi yang memindahkan dari format yang ketinggalan zaman ke suatu format data yang baru, format data asli
8 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban
dimigrasikan langsung ke archival data format. Umumnya, archival
data format merupakan format data yang bersifat open source,
non-proprietari sehingga akan lebih bertahan dibanding dengan format-format proprietari. Koversi mengurangi kebutuhan untuk melakukan migrasi yang berulang-ulang.
a. Kelemahan
Risiko berkaitan dengan metode ini adalah kemungkinan yang terjadi loss (hilangnya) karakteristik-karakteristik yang dianggap penting bagi integritas dan otentisitas arsip dan besarnya biaya yang diperlukan untuk melakukan upgrade secara terus-menerus. Biaya migrasi ini akan selalu diperlukan saat dilakukan migrasi dan hal ini sulit dijustifikasikan bilamana arsip – arsip yang dimigrasikan bersama-sama dengan arsipnya. Hal ini akan menimbulkan biaya tambahan pada migrasi, tergantung pada di mana metadata tersebut disimpan dan bagaiman mereka dipelihara.
b. Keuntungan
Keuntungan migrasi adalah semua arsip dari suatu organisasi dapat selalu tersedia bagi pegawainya karena disimpan dalam sistem terbaru. Ini berarti bahwa organisasi yang bersangkutan tidak perlu menyimpan kopi-kopi dari sistem yang lama dalam rangka mengakses arsip – arsip yang lama. Semua arsip dijamin dapat diakses karena mereka telah dimigrasikan ke dalam format yang baru dan up-to-date. Contoh organisasi yang menganjurkan dan menggunakan migrasi sebagai preservasi adalah State Records of New South Wales, the National Archives of Australia dab Public Record Officer (Inggris). 2. Enkapsulasi
Pendekatan ini biasanya dikemukakan oleh para teoretis dengan suatu latar belang yang lebih bersifat teknis. Secara sederhana proses enkapsulasi megandung makna memaketkan arsip dengan informasi yang memadai sehingga seseorang di masa mendatang dapat memperoleh atau membuat viewer untuk menanyakan arsip tersebut.
9 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban
Pendekatan ini memerlukan informasi konstektual (metadata) yang banyak yang akan memeberikan makna terhadap arsip tersebut dan otentisitas dipaketkan dengan arsip tersebut dalam rangka menjamin bahwa arsip tersebut dapat dipahami secara intelektual dan diakses secara teknologi. Digital RecordkeepingGuidelines – exposure Draft –
May 2004 – National Archives of Australia menyatakan bahwa
enkapsulasi tidak dapat melestariakan arsip-arsip digital dengan sendirinya. Teknik ini harus digunakan bersamaan dengan migrasi dan emulsi untuk menjamin bahwa aksesbilitas terhadap arsip elektronik dapat terus dipertahankan.
a. Kelemahan
Risiko menggunakan pendekatan ini adalah tidak mungkin secara pasti untuk menjamin bahwa informasi yang tepat dan diperlukan untuk akses di masa mendatang adalah apa yang disimpan bersama arsip tersebut apakah perlu untuk memilih apa yang akan dimasukkan dengan arsip tersebut (kita tidak dapat memasukkan semuanya), dan ini dapat membatasi pemahaman terhadap arsip tersebuut di masa mendatang. Pendekatan ini juga sangan bersifat records-centric. Informasi yang ada disekeliling arsip tersebut dan mungkin tidak memberikan suatu gambaran yang jelas lingkungan pengelolaan arsip dimana arsip tersebut berasal. Entitas lainnya, seperti entitas bisnis dan pelaku (agent) yang menggambarkan organisasi dan orang-orang yang merupakan komponen integral dari pengelolaan arsip tidak dapat dipresentasikan secara mudah dalam strategi ini. Hubungan antar-arsip, orang yang menciptakan dan menggunakannya secara organisasi yang bertanggung jawab terhadap arsip-arsip tersebut yang mungkin didokumentasikan oleh arsip-arsip tersebut mungkin tidak dapat dengan mudah dideskripsikan dengan metode ini.
10 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban b. Keuntungan
Arsip dan informasi kontekstual (metadata) yang memberikannya makna dan otentitas dipaketkan satu kesatuan dan oleh karenanya keterhubungan di antara mereka akan terjaga sepanjang waktu. Ini mengurangi kebutuhan untuk memelihara
link-link yang banyak antar arsip dan metadata sepanjang aktu dan
menjaga otentisitas dan integritas arsip yang bersangkutan. Beberapa kelemahan diatas dapatdikurangi dengan cara menggunakan metode ini jika informasi kontekstual yang dienkapsulasi dengan arsip tersebut dipilih dengan baik dan deskripsi yang dipertimbangkan dengan baik. Jadi, pada strategi ini suatu standar metadata yang komprehensif dan diakui sangat diperlukan.
Organisasi yang menganjurkan atau menggunakan enkapsulasi sebagai suatu strategi reservasi (atau sebagi bagian dari strategi preservasi) adalah public record office victory dalam Victory
electronic record strategy dan national archive and record
administration (america) dalam presistent archive and electronic
record management project.
3. Format Jangka Panjang
Strategi ini berupa pemilihan suatu format standart yang akan dipakai untuk menyimpan arsip dalam jangka panjang. Format jangka panjang dapat digunakan dalam kaitannya dengan strategi enkapsulasi dan migrasi. Dalam hal yang pertama, suatu arsip dengan format jangka panjang dienkapsulasi bersama-sama dengan informasi yang ditunjukkan pada standart deskripsi. Ini akan mengurangi resiko berkaitan dengan enkapsulasi
Dengan migrasi, format jangka panjang dapat digunakan sebagai cara untuk menjamin kemampuan migratori yang lebih besar karean format-format standar mungkin akan didukung oleh berbagai sistem dan aplikasi perangkat lunak
11 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban a. Kelemahan
Banyak standar yang jarang dipergunakan dan kurang dukungan, oleh karenanya pemilihan suatu standar tersebut dan organisasi tersebut dibiarkan sendiri dengan arsip-arsipnya yang bernilai dalam format yang tidak didukung oleh suatu aplikasi perangkat lunak. Dalam situasi ini, arsip tersebut mungkin tidak akan hilang secara tatl karena deskripsi dari format standartnya biasanya telah dipublikasi dan ada kemungkinana untuk dapat menciptakan suatu aplikasi yang mampu menanyakan arsip tersebut. Namun demikian, hal tersebut akan menuntut biaya yang besar. Para vendor kadangkal dengan sengaja mengurangi satandar dengan cara ‘menambah – nambah’ untuk mendapat Market Share yang lebih besar
Format standar mungkin tidak mampu menyampaikan keseluruhan fungsi atau kerincian yang terdapat dalam arsip berbasis tekstual yang memiliki huruf (font) tebal atau miring untuk judulnya dalam formay aslinya akan kehilangan ciri ini bila dikonversikan ke suatu format teks ASCII.
b. Keuntungan
Format standar membatu interoperabilitas antar sistem dan organisasi serta mengurangi kebutuhan untuk mengandalkan pada satu teknologi tertentu karena format-format standar biasanya didukung oleh berbagai vendor. Sebagai starategi, penggunaan sejumlah standart tertentu akan mengurangi jumlah format yang akan dipakai untuk mempertahankan akses sehingga akan mengurangi biaya preservasi.
Organisasi-organisasi yang menganjurkan atau menggunakan format jangka panjang sebagai strategi preservasi (atau sebagai bagian dari strategi preservasi) adalah Public Record
12 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban
National Archives And Record Administration (amerika) dalam
persistent Archives And Electronic Records Management Project,
dan Public Record Officer (Inggris) dalam proyek Electronic
13 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban BAB III
PENUTUP A. Kesimpulan
Perubahan yang sangat dratis dan cepat dalam teknologi informasi dan pergeseran dari perkembangan yang berbasis ilmu pengetahuan kedalam pengembangan untuk tujuan komersial dari system perangkat lunak dan perangkat keras, mengartikan bahwa media simpan elekronik dapat dengan cepat menjadi tidak dapat di akses.
Teknik preservasi arsip elektronik, misalnya migrasi , enkapsulasi, dan format jangka panjang masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Migrasi secara singkat dipahami sebagai pemindahan arsip dari satu system ke system yang lain atau jika rusak akan digantikan oleh teknologi yang lebih muntakhir. Enkapsulasi yaitu memaketkan arsip dan informasi sehingga kaum masyarakat di masa yang akan datang memperoleh informasi guna untuk menayangkan informasi tersebut. Sedangkan format jangka panjang berkaitan dengan strategi enkapsulasi dan migrasi.
14 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban DAFTAR PUSTAKA
Muhammad Rustam . Pengelolaan Arsip Elektronik. Jakarta: Univertas Terbuka, 2009
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
