Muhammad Ganda Diputera 1 )

(1)

1

SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA PEGAWAI PADA

KANTOR PELAYANAN IMPOR MENGGUNAKAN METODE 360-DERAJAT

(Studi kasus pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya)

Muhammad Ganda Diputera

1

)

1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email : [email protected]

Abstract: The office of Customs And Excise Type A1 Juanda Surabaya was the supervision office, the service, and the connected management of the country's finance was tight to the collection and the import of the export tax. The assessment of the achievement of the official in the office of the Customs And Excise service of Juanda Surabaya took place manually, this result in was needed by much time to carry out the assessment of the achievement of the official and not have the method in considering the achievement of the official. So as results of the assessment of the achievement did not give the understanding of the surplus and the weakness of the individual in the development of human resources. To carry out the assessment of the achievement in the office of the Customs And Excise service of Juanda Surabaya was used by the Method 360 Degree. The method 360 Degree carried out the assessment against the superior, the subordinate, and the colleague. This could give the understanding of the individual concerning how his effectiveness as the official was based on the view of the other person.

Keywords: Planning and developed the system, the assessment of the achievement of the official, 360 Degree.

Penilaian kinerja pegawai adalah masalah penting bagi seluruh organisasi atau perusahaan. Untuk mendapatkan kinerja yang memuaskan tidak terjadi secara otomatis. Kinerja merupakan suatu kondisi yang harus diketahui dan dikonfirmasikan kepada pihak tertentu untuk mengetahui tingkat pencapaian hasil suatu instansi dihubungkan dengan visi yang diemban suatu organisasi atau perusahaan serta mengetahui dampak positif dan negatif dari suatu kebijakan operasional. Kualitas kinerja akan diketahui dengan menggunakan sistem penilaian dari manajemen yang baik.

Untuk memperoleh keakurasian data, kecepatan waktu, dan obyektifitas dalam proses penilaian kinerja pegawai Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya, dibutuhkan sebuah sistem informasi penilaian kinerja pegawai. Hasil penilaian itu dapat dipakai oleh organisasi untuk memperbaiki atau mempertahankan pengalokasian waktu yang sudah dilakukan agar kinerja organisasi dapat ditingkatkan (Longenecker:1996). Sistem informasi penilaian kinerja pegawai dapat membantu proses penilaian kinerja pegawai Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya menjadi lebih akurat dengan

(2)

2 menerapkan metode penilaian kinerja yang

sesuai.

Dengan adanya sistem informasi penilaian kinerja pegawai pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya diharapkan dapat menghasilkan suatu sistem informasi penilaian kinerja pegawai yang akurat dan dapat mengurangi subyektifitas untuk mengatasi berbagai permasalahan yang timbul. Analisis dan perancangan sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini juga diharapkan dapat membantu merancang suatu sistem dalam pengambilan keputusan untuk menentukan pegawai yang kompeten berdasarkan hasil penilaian kinerja pegawai sesuai dengan metode 360-derajat yang diterapkan. Hasil penilaian itu dapat dipakai oleh organisasi untuk memperbaiki atau mempertahankan pengalokasian waktu yang sudah dilakukan agar kinerja organisasi dapat ditingkatkan (Longenecker:1996).

LANDASAN TEORI Standar Kinerja

Menurut Mathis dan Jackson (2002:78) standar kinerja menjelaskan tingkat-tingkat kinerja yang diharapkan, dan merupakan bahan perbandingan, tujuan atau target, tergantung dari pendekatan yang diambil. Semakin jelas standar kinerjanya, makin akurat tingkat penilaian kinerjanya. Masalahnya, baik para penyelia maupun pegawai tidak seluruhnya mengerti apa yang seharusnya mereka kerjakan.

Standar kinerja yang realistis, terukur, dan mudah dipahami menguntungkan

baik bagi organissasi maupun pegawai. Dalam artian, standar kinerja mendefinisikan tentang pekerjaan yang tergolong memuaskan. Hal yang seharusnya dilakukan adalah menetapkan standar-standar sebelum pekerjaan itu tampil, sehingga semua yang terlibat akan memahami tingkat kinerja yang diharapkan.

Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja (performance appraisal) adalah suatu proses dalam organisasi yang bertujuan mengevaluasi pelaksanaan kerja masing-masing individu dalam organisasi tersebut (Simamora, 1999:415). Dalam penilaian kinerja dinilai kontribusi pegawai kepada organisasi selama periode waktu tertentu. Umpan balik kinerja (performance feedback) memungkinkan pegawai mengetahui seberapa baik mereka bekerja jika dibandingkan dengan standar-standar organisasi. Apabila penilaian kinerja dilakukan secara benar, para pegawai, penyelia-penyelia mereka, departemen sumber daya manusia, dan akhirnya organisasi akan diuntungkan dengan pemastian bahwa upaya-upaya individu memberikan kontribusi kepada fokus strategik organisasi.

Adapun kriteria penilaian unjuk kerja pegawai pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya dapat dilihat pada tabel berikut,

(3)

3

Metode 360 Derajat

Menurut Antonioni (1996), Cara kerja metode penilaian 360 derajat adalah penilaian seorang pegawai tidak saja diambil dari penilaian atasan langsung ataupun atasan kedua di atasnya, akan tetapi juga dimintakan dari rekan sekerja yang satu level (peer) maupun dari bawahan langsung (subordinate) yang bersangkutan.

manfaat yang akan diperoleh apabila organisasi di Indonesia menerapkan penilaian 360 Derajat adalah semua penilaian yang diberikan oleh pimpinan, bawahan, rekan sejawat dan diri sendiri dapat memberikan hasil yang sangat akurat dan obyektif mengenai kinerja pihak yang dinilai. Semua informasi yang diperoleh dari berbagai sumber (pimpinan dan rekan sejawat) dapat menambah keakuratan dan keobyektifan dalam melakukan penilaian kinerja.

DESAIN ARSITEKTUR Analisis Kebutuhan

Berdasarkan hasil analisis permasalahan dalam proses penilaian kinerja pegawai yang sedang berlangsung saat ini, maka dapat dilakukan analisis terhadap kebutuhan-kebutuhan yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang timbul. Adapun kebutuhan-kebutuhan tersebut adalah sebagai betikut:

1. Sub Bagian Kepegawaian

a.

Kebutuhan akan media penyimpanan data (history) yang dapat menyimpan dan menjamin keamanan data pegawai dalam sebuah database pada proses pengolahan data.

b.

Kebutuhan akan sistem informasi kehadiran pegawai yang dapat menyimpan data kehadiran untuk menghitung kehadiran pegawai yang digunakan dalam perhitungan disiplin kerja.

c.

Kebutuhan akan media penyimpanan data (history) yang dapat menyimpan data hasil penilaian yang digunakan dalam perekapan data penilaian sehingga proses tersebut menjadi tepat waktu.

d.

Kebutuhan akan media penyimpanan data (history) yang dapat menyimpan data hasil rekapan yang digunakan dalam proses pembuatan laporan ke pihak manajemen menjadi tepat waktu.

e.

Kebutuhan akan rancangan desain laporan yang akan dicetak sehingga dapat menjadi bentuk laporan yang mudah untuk dianalisis oleh pihak manajemen untuk kepentingan perusahaan.

2. Kepala Kantor

a. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat menyimpan standarisasi kriteria penilaian yang dijabarkan dengan lebih detil berdasarkan proses pencatatan transaksi pekerjaan dan kehadiran sehingga mengurangi unsur subyektifitas. b. Kebutuhan akan rancangan basis data yang

(4)

4 penilaian sebagai acuan penilaian sehingga

kecenderungan memusat pada skala rata-rata atau sedang menjadi berkurang. c. Kebutuhan akan rancangan basis data yang

dapat memuat data pendukung penilaian secara lebih kompleks sehingga proses penilaian kinerja pegawai oleh seorang kepala kantor menjadi lebih sederhana dan lebih terintegrasi.

d. Kebutuhan akan penerapan sebuah metode yang sesuai dengan permasalahan penilaian kinerja pegawai yang memungkinkan pegawai untuk memperoleh kesempatan menerima umpan balik dari atasan dan rekan kerjanya dan dapat memberikan informasi yang tepat bagi individu untuk mengembangkan karirnya sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain.

3. Kepala Seksi

dapat menyimpan detil skala likert penilaian sebagai acuan penilaian sehingga kecenderungan memusat pada skala rata-rata atau sedang menjadi berkurang. c. Kebutuhan akan rancangan basis data yang

dapat memuat data pendukung penilaian secara lebih kompleks sehingga proses penilaian kinerja pegawai oleh seorang

kepala seksi menjadi lebih sederhana dan lebih terintegrasi.

d. Kebutuhan akan penerapan sebuah metode yang sesuai dengan permasalahan penilaian kinerja pegawai yang memungkinkan pegawai untuk memperoleh kesempatan menerima umpan balik dari atasan dan rekan kerjanya dan dapat memberikan informasi yang tepat bagi individu untuk mengembangkan karirnya sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain.

4. Kepala Sub Seksi

dapat menyimpan detil skala likert penilaian sebagai acuan penilaian sehingga kecenderungan memusat pada skala rata-rata atau sedang menjadi berkurang. c. Kebutuhan akan rancangan basis data yang

dapat memuat data pendukung penilaian secara lebih kompleks sehingga proses penilaian kinerja pegawai oleh seorang pimpinan menjadi lebih sederhana dan lebih terintegrasi.

d. Kebutuhan akan penerapan sebuah metode yang sesuai dengan permasalahan penilaian kinerja pegawai yang memungkinkan pegawai untuk memperoleh kesempatan menerima umpan balik dari atasan dan rekan kerjanya dan

(5)

5 dapat memberikan informasi yang tepat

bagi individu untuk mengembangkan karirnya sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain.

Penyelesaian Masalah

Dengan sistem ini diharapkan mampu memberikan informasi yang akurat dan mendukung dalam penentuan penilaian dengan cara memberikan kemudahaan memproses dengan komputer pada sistem ini, informasi kinerja pegawai diperoleh dari penilaian kinerja pegawai yang dilakukan pada pegawai baik secara vertikal maupun horizontal yang didukung dengan data pegawai, jabatan, bobot kriteria, bobot subkriteria dan bobot jenis_penilaian menghasilkan nilai kinerja pegawai dengan menggunakan metode 360-degree.

Serangkaian proses tersebut dilakukan secara terkomputerisasi sehingga efesiensi waktu dan keakuratan informasi untuk penilaian kinerja pegawai terpenuhi. Yang dimaksud efisiensi waktu disini adalah melakukan pekerjaan sesingkat-singkatnya dan memperoleh hasil secepatnya. Serta dapat membantu perusahaan dalam melakukan proses penilaian kinerja pegawai yang lebih akurat, obyektif, terintegrasi dan tepat waktu.

Penggambaran alur sistem dilakukan dengan membagi sistem yang kompleks menjadi sistem yang lebih sederhana dan mudah dimengerti. Pada context diagram menggambarkan entity yang berhubungan langsung dengan sistem dan aliran data secara umum.

Surat perintah penilai an kinerj a rekan kepal a seksi Data kri teri penilaian

Data l ogi n

Data l ogi n Data l ogi n

Data login

Laporan penilaian kinerj a pegawai

Laporan penil aian kinerja pegawai

Laporan peni laian kinerja pegawai Laporan kinerja pegaawai tevalidasi

Laporan ki nerja pegawai Data kri teri a peni laian kinerj a tervali dasi

Data hasil peni laian kinerja kepal a seksi

Hasi l penil ai an ki nerja kepal a kantor Hasil penil aian ki nerja kepal a sub seksi

hasil penilai an kinerj a rekan kepala seksi

Data hasil peni laian kinerj a kepala seksi Data hasil peni laian kinerj a rekan kepal a sub seksi

Data hasil penilai an kinerj a pegawai Data hasil peni laian rekan pegawai

Surat peri ntah peni laian kinerja rekan pegawai

Surat perintah penil ai an ki nerja pegawai Surat perintah penil ai an ki nerja rekan kepala sub seksi

Surat perintah penil ai an ki nerja kepal a seksi

Surat peri ntah peni laian kinerja kepal a sub seksi Surat perintah penilai an ki nerj a kepala kantor Surat perintah penil aian ki nerja kepal a seksi

Data periode peni laian kinerja

Laporan kri teri an penil aian ki nerja pegawai Laporan kinerj a pegawai per departemen Laporan ki nerja pegawai per peri ode Surat perm ohonan penil aian pegawai

Surat perintah peni laian kinerj a pegawai

Surat keputusan kepala kantor tentang m anajemen untuk kerja pegawai

Data kehadi ran

Data kehadiraan Data kehadiran Data kehadiran

Data kehadi ran

Data akses login kepal a kantor

Data akses l ogi n pegawai

Data akses login kepala sub seksi

Data akses login kepala seksi Data akses login pegawai

Data akses login kepal a seksi kepegawai an

Data kepala kantor

Data kepal a seksi Data kepal a sub seksi

Data pegawai

Data sub bagian kepegawai an

Data kepala seksi kepegawai an Kepal a Seksi Kepegawaian

Sub Bagi an Kepegawai an

Pegawai

Kepala Sub Seksi

Kepala Seksi 1

Sistem Informasi Penil aian Kinerj a

+

Kepala Kantor

Implementasi dan Evaluasi Sistem

Tahap ini merupakan pembuatan perangkat lunak yang disesuaikan dengan rancangan atau desain sistem yang telah dibuat. Aplikasi yang dibuat akan diterapkan berdasarkan kebutuhan. Selain itu aplikasi ini akan dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memudahkan pengguna untuk menggunakan pengembangan aplikasi Informasi Penilaian Kinerja Pegawai Menggunakan Metode 360 Degree pada Kantor Wilayah Bea Cukai Tipe A1 Juanda.

Kebutuhan Perangkat Keras

Untuk kebutuhan minimum perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi pengembangan Penilaian Kinerja Pegawai Menggunakan Metode 360 Degree pada Kantor Wilayah Bea Cukai Tipe A Juanda adalah:

1. Processor Intel Celeron, Pentium IV, atau di atasnya .

2. Memory 1 Gb atau lebih. 3. Harddisk 30 Gb atau lebih.

(6)

6 4. Monitor dengan resolusi minimal 1024 x

768. 5. Printer. 6. Mouse. 7. keyboard.

Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah: 1. Sistem operasi menggunakan Microsoft

Windows XP Professional.

2. Database untuk pengolahan data menggunakan SQL Server 2005.

3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic .NET 2008.

4. .Net Framework Minimal Versi 2.0. 5. Untuk report menggunakan Crystal

Reports for Visual Studio .NET 2008. 6. Komponen menggunakan Developer

Express for Visual Studio .NET 2008 versi 9.1 yang merupakan versi lebih tinggi dibandingkan komponen yang digunakan pada aplikas sebelumnya. 7. Untuk perancangan sistem menggunakan

Power Designer 6.0.

8. Untuk perancangan desain input/output menggunakan Microsoft Office Visio 2003.

Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem

Untuk memastikan bahwa sistem telah dibuat sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan maka dilakukan beberapa uji coba. Uji coba meliputi pengujian terhadap fitur dasar aplikasi, uji coba perhitungan dan uji coba validasi pengguna terhadap aplikasi.

Contoh Studi Kasus

Mengakses Sistem Informasi Penilaian kinerja pegawai menggunakan metode 360 Derajat dengan akses login sebagai kepala kantor

Kepala kantor memiliki hak untuk mengakses menu surat perintah penilaian, menu penilaian kinerja, dan menu laporan.

Gambar 2 Hak akses menu Kepala Kantor Berdasarkan metode 360 Derajat maka kepala kantor melakukan penilaian kepada kepala seksi dan tidak perlu melakukan penilaian kinerja kepada kepala sub seksi dan pegawai.

Gambar 3 Form penilaian kinerja untuk Kepala Kantor

Setelah penilaian kinerja per kriteria selesai, maka akan kembali pada form penilaian kinerja awal dan nilai akhir muncul beserta dengan nilai simbolnya. Nilai simbol terdiri dari K1 yang berarti individu tersebut

(7)

7 sangat memadai, K2 yang berarti individu

tersebut memadai, dan K3 yang berarti individu tersebut kurang memadai.

Informasi yang dihasilkan melalui laporan dari sistem informasi penilaian kinerja pegawai dengan metode 360 Derajat ini adalah hasil penilaian kinerja per periode, per level jabatan, per department, dan per pegawai.

Kepala kantor juga dapat melihat laporan penilaian kinerja pegawai dalam bentuk grafik. Laporan grafik yang tersedia adalah grafik hasil penilaian kinerja per periode, grafik hasil penilaian kinerja per departemen dan grafik hasil penilaian kinerja per pegawai berdasarkan departemennya.

Kesimpulan

Dari hasil rancang bangun sistem informasi penilaian kinerja pegawai, diperoleh beberapa kesimpulan yaitu:

1. Sistem informasi penilaian kinerja pegawai di Kantor Wilayah Bea dan Cukai Jawa Timur I mampu menginterpretasikan proses penilaian kinerja secara otomatis dan objektif. Hasil rancangan sistem dapat didesain dengan multi user sesuai dengan akses yang diberikan. Penilaian kinerja pegawai dilakukan oleh berbagai sudut pandang pada setiap transaksi pekerjaan. Data transaksi dan absensi terintegrasi dengan penilaian kinerja pegawai, sehingga dapat diperoleh hasil penilaian kinerja secara otomatis dan objektif. 2. Metode 360 Degree dapat menghasilkan

umpan balik terhadap hasil penilaian

kinerja pegawai baik dari atasan, bawahan, maupun rekan sekerja berdasarkan kriteria penilaian beserta item penilaian yang dinilai. Hal ini dapat memberikan pemahaman terhadap individu mengenai bagaimana efektivitasnya sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain.

Saran

Berdasarkan rancang bangun sistem yang sudah dilakukan, saran yang dapat disampaikan oleh penulis untuk pengembangan desain sistem informasi penilaian kinerja pegawai yaitu:

1. Desain aplikasi yang saat ini berbasis desktop dapat dikembangkan menjadi berbasis web. Karena aplikasi web bersifat lebih memusat dan bisa diakses lebih cepat melalui jaringan. Sehingga memudahkan dalam pembuatan laporan.

2. Hasil akhir perhitungan penilaian kinerja pegawai ini selain dapat digunakan sebagai rekomendasi untuk peningkatan mutu sumber daya manusia yakni seperti rekomendasi pegawai untuk perolehan reward seperti kenaikan jabatan atau gaji, atau pemberian IKS (Imbalan Kerja Semesteran).

Daftar Pustaka

Antonioni, D. 1996. Designing an effective 360-degree appraisal feedback process, Organizational Dynamics, Autumn: 24 – 38

Ekawati, Yuli, 2008, Sistem Informasi Perpustakaan pada SMP Negeri 1

(8)

8 Kras Kediri, Proyek Akhir, STIKOMP

Surabaya.

Hodgett, R.M., Luthans dan Slocum, Jr., J.W. 1999. Strategy and human resource management insiatives for the ‘00s environment. Organizational Dynamics, Autumn: 7 – 21

Jogianto, 2005, Analisis dan Desain sistem Informasi: Pendekatan Tersruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, ANDI, Yokyakarta.

Kendall dan Kendall, 2003, Analisis dan perancangan Sistem jilid1, Prenhallindo, Jakarta.

Longenecker, J. G., et.al. (1996). Kewirausahaan (manajemen usaha kecil). Jakarta: Penerbit Salemba Empat

Mathis, Robert L, dan Jakson, John H, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia, Buku 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Messmer, Max, 2000, Performance Reviews, Society for Human Resource Management, 10-12.

Putri, Rinella, 2007-2008, Mengenal 360-degree feedback, Jurnal Teknologi Pembelajaran.

Romeo, 2003, Proses Bisnis, STIKOM, Surabaya.

Siagian, Sondang P. 2001, Manajemen sumber daya manusia, Jakarta, Bumi Aksara.

Simamora, Henry, 1999, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Werther, William B and Davis, Keith, 1993. Human Resources and Personal Management, McGraw-Hill International Editions, Singapore.

Whitten, Jeffrey, L.,MS, CDP., Bentley, Lonnie, D, MS, CDP., Barlow, Victor, MBA,CDP. Systems Analysis & Design Methods, SecondEdition, IRWIN, Homewood, IL, Bosto, United States,1989.