PENGELOLAAN PROSES BISNIS SHARED SERVICE
CENTER HUMAN CAPITAL (SSC HC)
DI PT PERTAMINA (PERSERO)
MENGGUNAKAN PLATFORM HUMAN CAPITAL
LAPORAN KERJA PRAKTIK
Oleh:
RISKA WEGIG PRATITIS
103116084
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PERTAMINA
TAHUN 2019
PENGELOLAAN PROSES BISNIS SHARED SERVICE
CENTER HUMAN CAPITAL (SSC HC)
DI PT PERTAMINA (PERSERO)
MENGGUNAKAN PLATFORM HUMAN CAPITAL
LAPORAN KERJA PRAKTIK
Oleh:
RISKA WEGIG PRATITIS
103116084
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PERTAMINA
TAHUN 2019
ii
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan penyusunan Laporan Kerja Praktik (KP) dengan judul “Pengelolaan Proses Bisnis Shared Service Center Human Capital (SSC HC) di PT Pertamina (Persero) Menggunakan Platform Human Capital”.
Laporan ini di susun berdasarkan hasil kegiatan Kerja Praktik (KP) di PT Pertamina (Persero), Fungsi Shared Service Center Human Capital (SSC HC) yang terhitung mulai tanggal 01 Juli 2019 sampai dengan 31 Agustus 2019. Laporan Kerja Praktik (KP) ini ditulis sebagai salah satu syarat mata kuliah wajib Kerja Praktik sebanyak 2 (dua) SKS pada Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Pertamina.
Kemudian, Penulis sampaikan ucapan terima kasih sebesar- besarnya kepada pihak- pihak yang telah mendukung kegiatan Kerja Praktik, sebagai berikut:
1. Bapak Arif Murti Rozamuri, Ph, D. selaku Ketua Program Studi Manajemen Universitas Pertamina.
2. Bapak Suhari Pranyoto, M.M, selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktik.
3. Ibu Puput Widha Arhana selaku Manajer Fungsi SSC HC PT Pertamina (Persero).
4. Bapak George Muhammad selaku Pembimbing Instansi di Fungsi SSC HC PT Pertamina (Persero).
5. Segenap Pekerja Shared Service Center Human Capital (SSC HC) PT Pertamina (Persero) yang telah bersedia menerima kehadiran Penulis di bagian SSC HC dan selalu ramah. Penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan dalam penyusunan Laporan Kerja Praktik (KP) ini, baik dari segi materi ataupun dalam teknik penyajiannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman Penulis. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diharapkan guna memperbaiki penyusunan Laporan Kerja Praktik (KP) di masa yang akan datang. Semoga Laporan Kerja Praktik (KP) ini bisa bermanfaat bagi kita semua.
Jakarta 30 Agustus 2019 Penulis
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Tujuan Kerja Praktik ... 2
1.3. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktik ... 3
BAB II ... 4
PROFIL INSTANSI ... 4
2.1. Sejarah Perusahaan ... 4
2.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 5
2.3. Struktur Organisasi ... 5
2.4. Tata Nilai Perusahaan ... 6
2.5. Penempatan Kegiatan Kerja Praktik... 6
BAB III... 8
KEGIATAN KERJA PRAKTIK ... 8
3.1. Perekapan Data pada Proses Rekrutmen di SSC HC ... 8
3.2. Pengumpulan Data Provider Pada Proses Employee Data di SSC HC ... 8
3.3. Verifikasi dan Approval Tiket Request Pekerja Pada Proses Employee Data di SSC HC . 9 3.4. Administrasi Pada Document Management Proces di SSC HC ... 10
3.4.1 Pengecekan Document Management Medical Claim... 10
3.4.2 Pengarsipan Dokumen Medical Claim ... 11
3.4.3 Pengiriman Dokumen ... 12
BAB IV ... 13
HASIL KERJA PRAKTIK ... 13
4.1. Proses Rekrutmen (Recruitment Process) ... 13
4.1.1. Struktur Organisasi Pada Recruitment Process di Fungsi SSC HC ... 13
4.1.2. Lingkup Kerja Pada Proses Rekrutmen SSC HC ... 13
4.1.3. Alur Proses Bisnis di Proses Rekrutmen SSC HC ... 14
4.2. Employee Data Process ... 15
4.2.1. Proses Bisnis Pada Employee Data Process SSC HC ... 16
iv
4.4. Learning Admin Process SSC HC ... 20
4.5. Problematika yang Ditemukan ... 22
BAB V ... 22
TINJAUAN TEORITIS ... 22
5.1. Proses Bisnis ... 22
5.1.1. Analisis Proses Bisnis ... 23
5.2. Shared Service Center (SSC) ... 23
5.3. Platform ... 23
5.4. Modal Manusia (Human Capital) ... 24
BAB VI ... 25 PENUTUP ... 25 6.1. Kesimpulan ... 25 6.2. Saran ... 25 DAFTAR PUSTAKA ... 27 LAMPIRAN ... 28
v
DAFTAR TABEL
Tabel 1 : Waktu Kerja ... 3 Tabel 2: Total Jam Kerja Berdasarkan Hari ... 3
vi DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 : Logo Pertamina (Persero) ... 4
Gambar 2: Makna Logo PT Pertamina (Persero) ... 5
Gambar 3 : Struktur Organisasi PT Pertamina (Persero) ... 5
Gambar 4 : Struktur Organisasi Fungsi Shared Service Center Human Capital (SSC HC) ... 7
Gambar 5 : Contoh Rekap Data Interview Calon Pekerja Tahun 2019 ... 8
Gambar 6 : Collecting Data Provider Training ... 9
Gambar 7 : Menu Platform i-AM untuk Approval Dokumen di Proses Employee Data ... 9
Gambar 8 : Contoh Surat Pengantar, Kwitansi, Resep dokter, serta Format Logbook ... 10
Gambar 9 : Menu Platform i-AM untuk Crosscheck Dokumen... 10
Gambar 10 : Contoh Format Log Dokumen Medical Claim ... 10
Gambar 11 : Alur Proses Pengarsipan Dokumen ... 11
Gambar 12 : Contoh Dokumen Arsip ... 11
Gambar 13 : Contoh Dokumen Rejected Yang Siap Dikembalikan Kepada Requestor ... 12
Gambar 14 : Lima Proses Shared Service Center Human Capital (SSC HC) ... 13
Gambar 15 : Struktur Organisasi Proses Rekrutmen SSC HC ... 13
Gambar 16 : Contoh Tampilan Platform MBC Remedy, MY SAP, E-Recruitment ... 14
Gambar 17 : Alur Proses Bisnis di Proses Rekrutmen SSC HC ... 14
Gambar 18 : Skema Alur Employee Data Proses ... 15
Gambar 19 : Proses Bisnis Pada Employee Data Process ... 16
Gambar 20 : Proses Bisnis Document Management Process ... 17
Gambar 21 : Contoh Pengisian Logbook ... 18
Gambar 22 : Contoh Pengecekan Dokumen Pendukung Melalui i-AM ... 18
Gambar 23 : Contoh Control Point Document ... 19
Gambar 24 : Contoh Pengembalian Rejected Document ... 19
Gambar 25 : Contoh Kode dan Nomor Lemari Dokumen Arsip ... 19
Gambar 26 : Proses Bisnis di Learning Admin Process SSC HC ... 20
Gambar 27 : Contoh Tampilan Aplikasi E-Learning ... 21 Gambar 28 : Contoh Layanan Request Pelatihan Dari PCU ke Learning Admin Process SSC HC 21
vii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 - Dokumentasi Kegiatan Kerja Praktik ... 28
Lampiran 2 - Surat Tugas Kerja Praktik ... 29
Lampiran 3 - Daftar Hadir Kerja Praktik ... 30
Lampiran 4 - Lembar Bimbingan Kerja Praktik Program Studi ... 33
Lampiran 5 - Lembar Bimbingan Kerja Praktik Instansi ... 34
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sumber daya manusia merupakan sumber utama perusahaan untuk menciptakan produk barang ataupun jasa yang berkualitas tinggi dan memiliki keunggulan kompetitif. Oleh karena itu, untuk mencapai tujuan perusahaan Manajemen Sumber Daya Manusia memiliki peran penting diantaranya, melakukan perencanaan mengenai sumber daya manusia, melakukan pengadaan, pelatihan, serta pengembangan sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Manajemen Sumber Daya Manusia juga bertanggung jawab atas kenyamanan lingkungan kerja, serta melakukan pemeliharaan sumber daya manusia, dan bertanggung jawab untuk melakukan pemberhentian pegawai. Melalui penjabaran fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia, maka perusahaan diharapkan dapat mengelola sumber daya manusia dengan lebih baik lagi kedepannya agar tujuan perusahaan dapat tercapai.
PT Pertamina (Persero) merupakan perusahaan yang memiliki kinerja tinggi, tentunya kegiatan ini didukung oleh sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi pula. Hal tersebut menandakan bahwa Manajemen Sumber Daya Manusia di PT Pertamina (Persero) dikelola sangat baik dan optimal. Banyaknya pembelajaran mengaeai Manajemen Sumber Daya Manusia di PT Pertamina (Persero) tersebut, dapat dijadikan peluang bagi mahasiswa untuk memantapkan kompetensinya sebagai calon sumber daya manusia yang berkualitas. Agar nantinya dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Negara Kesatuan Republik Indonesia. Peluang tersebut dapat diisi dengan kegiatan kerja praktik mahasiswa.
Shared Service Center Human Capital (SSC HC) merupakan fungsi yang tergabung dalam Direktorat Sumber Daya Manusia PT Pertamina (Persero). Direktorat SDM PT Pertamina (Persero) merupakan divisi yang bertanggung jawab serta berperan dalam mengelola sumber daya manusia PT Pertamina (Persero). PT Pertamina (Persero) merupakan perusahaan yang mendukung dan memprioritaskan sumber daya manusia perusahaan melalui manajemen pelayanan sumber daya manusia yang baik disertai dengan pengembangan dan inovasi. Saat ini, Sumber Daya Manusia PT Pertamina (Persero) berusaha mengembangkan perusahaannya dengan mengikuti tren teknologi global yang sebelumnya berbasiskan manual ke digital. Oleh karena itu PT Pertamina (Persero) mencoba untuk berinovasi agar dapat berkompetisi di level global dengan membentuk fungsi baru berbasiskan digital yaitu Shared Service Center Human Capital (SSC HC). Tujuan dari pembentukan fungsi tersebut diharapkan mampu meningkatkan kinerja, mendukung dalam penghematan biaya operasional, peningkatan produktivitas, menambah nilai data analisis, peningkatan kepuasan pekerja, waktu transaksi yang lebih cepat.
2 Proposal ini ditujukan untuk memberikan pemahaman mengenai hal-hal terkait dengan kegiatan Kerja Praktik dilakukan di Fungsi Shared Service Center Human Capital (SSC HC) PT Pertamina (Persero). Hal yang dimaksudkan adalah seperti proses bisnis, aspek manajemen, keselamatan kerja, serta pengimplementasian ilmu pengetahuan dalam dunia kerja. Selain itu laporan ini juga digunakan sebagai bahan evaluasi kegiatan Kerja Praktik di Fungsi SSC HC PT Pertamina (Persero) dengan judul yang diangkat adalah “Pengelolaan Proses Bisnis Shared Service Center Human Capital (SSC HC) di Perusahaan PT Pertamina (Persero) Menggunakan Platform Human Capital”. 1.2. Tujuan Kerja Praktik
Berdasarkan penjabaran mengenai latar belakang diatas, berikut merupakan tujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya kegiatan kerja praktik yaitu:
1. Menjalankan kewajiban kerja praktik yang merupakan mata kuliah prasyarat wajib bagi mahasiswa program studi tingkat strata satu (S1) Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Pertamina.
2. Mempersiapkan mahasiswa sebelum terjun ke dunia profesi setelah lulus.
3. Melatih penulis dalam bersosialisasi, beradaptasi, serta bertingkah laku dalam ruang lingkup dunia kerja terutama dibidang Manajemen Sumber Daya Manusia.
4. Melatih kemampuan penulis untuk pengaplikasian teori dan pengetahuan Manajemen Sumber Daya Manusia yang didapat selama pembelajaran di Universitas Pertamina.
5. Mampu mengetahui sistem serta prosedur kerja, mengenali budaya organisasi, serta memahami standar kerja dan profesionalisme di perusahaan.
6. Mampu mengetahui proses bisnis yang ada di perusahaan.
7. Melatih kedisiplinan dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas sehingga diharapkan dapat menjadi mahasiswa lulusan program studi tingkat strata satu (S1) Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Pertamina yang siap terjun di dunia kerja.
8. Memperoleh pemahaman yang komprehensif mengenai dunia kerja melalui learning by doing. 9. Mengasah keterampilan dan kemampuan mahasiswa, terutama proses pemecahan masalah,
3 1.3. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktik
Tempat : Pertamina SSC Human Capital Gedung Graha Elnusa, Lantai 3 Jl. TB. Simatupang KAV. 1B Jakarta Selatan 12560
Waktu : 01 Juli 2019 – 31 Agustus 2019
Waktu pelaksanaan Kerja Praktik (KP) dilakukan selama 5 (lima) hari kerja per minggu mulai dari hari Senin – Jumat. Semua kebijakan tersebut menyesuaikan serta mengikuti jam kerja yang berlaku dan sudah ditetapkan oleh SSC HC PT Pertamina (Persero).
Tabel 1 : Waktu Kerja
Tabel 2: Total Jam Kerja Berdasarkan Hari
Keterangan:
Warna Hijau ( ) = 8 Jam Kerja Warna Merah ( ) = Tidak Masuk Kerja
Kegiatan Kerja Praktik telah berlangsung selama (44 hari x 8 jam) = 352 jam. Sehingga 352 jam > 150 jam (batas minimum pelaksanaan Kerja Praktik). Kegiatan Kerja Praktik telah melampaui batas minimum jam pelaksanaan.
Hari Waktu Kerja Praktik Waktu Istirahat Senin – Jumat 07.00 – 16.00 WIB 12.00 – 13.00 WIB
Jumlah Hari dan Jam Pelaksanaan Kegiatan Kerja Praktik
Bulan
Hari
Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu
J u l i 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 A g u s t u s 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
4
BAB II
PROFIL INSTANSI
2.1. Sejarah Perusahaan
Gambar 1 : Logo Pertamina (Persero)
PT Pertamina (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) di Indonesia dengan bisnis utamanya bergerak dibidang perminyakan. Bisnis yang dijalankan oleh PT Pertamina (Persero) dimulai dari hulu hingga hilir dan pemasaran. PT Pertamina (Persero) merupakan usaha gabungan dari PT Pertamin dan PN Permina.
Sejarah PT Pertamina (Persero) diawali sekitar tahun 1950-an, Pemerintah Republik Indonesia menunjuk Angkatan Darat yang kemudian mendirikan PT Eksploitasi Tambang Minyak Sumatera Utara untuk mengelola ladang minyak di wilayah Sumatera. Pada 10 Desember 1957, perusahaan tersebut berubah nama menjadi PT Perusahaan Minyak Nasional, disingkat PERMINA dimana tanggal tersebut merupakan sebagai peringatan lahirnya Pertamina. Pada 1960, PT Permina berubah status menjadi Perusahaan Negara (PN) Permina. Kemudian, PN Permina bergabung dengan PT Pertamin menjadi PN Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Negara (Pertamina) pada 20 Agustus 1968, (PT Pertamina (Persero), 2019).
Melalui UU No.8 tahun 1971, Pemerintah mengatur peran Pertamina untuk menghasilkan dan mengolah migas dari ladang-ladang minyak serta menyediakan kebutuhan bahan bakar dan gas di Indonesia. Kemudian melalui UU No.22 tahun 2001, Pemerintah mengubah kedudukan Pertamina sehingga penyelenggaraan Public Service Obligation (PSO) dilakukan melalui kegiatan usaha. Berdasarkan PP No.31 Tahun 2003, Perusahaan Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Negara berubah nama menjadi PT Pertamina (Persero) yang melakukan kegiatan usaha migas pada Sektor Hulu hingga Sektor Hilir. Pada 10 Desember 2005, PT Pertamina (Persero) mengubah lambang kuda laut menjadi anak panah dengan warna dasar hijau, biru, dan merah yang merefleksikan unsur dinamis dan kepedulian lingkungan. (PT Pertamina (Persero), 2019).
Logo merupakan identitas yang pada akhirnya sebagai alat pemasaran yang signifikan, bahwa logo mampu membantu membedakan suatu produk atau jasa dari kompetitornya. Suatu logo diperoleh maknanya dari kualitas yang disimbolkan, melalui pendekatan budaya perusahaan (corporate culture), penempatan posisi (positioning) historis atau aspirasi perusahaan, apa yang
5 diartikan atau dimaksudkan adalah penting daripada seperti apa rupanya. (Sularko, 2008 : 6). Selain itu, Logo Pertamina merupakan simbol atau lambang yang menggambarkan filosopi, visi, misi dan aspirasi perusahaan. Bentuk logo PT Pertamina (Persero) memiliki makna ‘Anak panah’ yang senantiasa melesat maju kedepan. Kemudian, ketiga warna dari logo Pertamina mencerminkan karakter perusahaan. Warna merah mencerminkan keuletan dan ketegasan serta keberanian dalam menghadapi berbagai macam kesulitan, wana biru mencerminkan handal, dapat dipercaya dan bertanggung jawab, sedangkan warna hijau mencerminkan sumber daya energi yang berwawasan lingkungan.
Gambar 2: Makna Logo PT Pertamina (Persero)
2.2. Visi dan Misi Perusahaan
Visi : Menjadi Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia
Misi : Menjadi usaha minyak, gas, serta energi baru dan terbarukan secara terintegrasi, berdasarkan prinsip- prinsip komersial yang kuat.
2.3. Struktur Organisasi
Berikut merupakan susunan direksi atau pimpinan di PT Pertamina (Persero):
6 2.4. Tata Nilai Perusahaan
PT Pertamina (Persero) memiliki tata nilai sebagai komitmen perusahaan untuk mewujudkan visi dan misi berdasarkan standar global dan penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance). Nilai-nilai PT Pertamina (Persero) disebut dengan 6C, terdiri dari Clean,
Competitive, Confident, Customer Focus, Commercial dan Capable. Tata Nilai 6C merupakan
nilai-nilai yang wajib diketahui dan dijadikan pedoman bagi seluruh karyawan dalam beraktivitas. Penerapan tata nilai 6C didasarkan pada Surat Keputusan Direktur Utama PT Pertamina (Persero) No.Kpts-022/ COOOOO/2013-S0 tentang Penerapan Tata Nilai 6C 01 Pertamina dan Anak Perusahaan (Operational Holding), (PT Pertamina (Persero), 2019).
1. Clean
Dikelola secara profesional, menghindari benturan kepentingan, tidak menoleransi suap, menjunjung tinggi kepercayaan dan integritas. Berpedoman pada asas tata kelola korporasi yang baik.
2. Confident
Berperan dalam pembangunan ekonomi nasional, menjadi pelopor dalam reformasi Badan Usaha Milik Negara (BUMN), dan membangun kebanggaan bangsa.
3. Commercial
Menciptakan nilai tambah dengan orientasi komersial, mengambil keputusan berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang sehat.
4. Competitive
Mampu berkompetisi dalam skala regional maupun internasional, mendorong pertumbuhan investasi, membangun budaya sadar biaya dan menghargai kinerja.
5. Customer Focus
Berorientasi pada kepentingan pelanggan dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
6. Capable
Perusahaan dikelola oleh seorang pemimpin dan pekerja yang profesional, memiliki bakat, serta memiliki penguasaan teknis yang tinggi, berkomitmen dalam membangun kemampuan riset dan pengembangannya.
2.5. Penempatan Kegiatan Kerja Praktik
Pada pelaksanaan kegiatan Kerja Praktik (KP), Penulis ditempatkan di Fungsi Shared Service Center Human Capital (SSC HC) PT Pertamina (Persero). Shared Service Center Human Capital PT Pertamina (Persero) merupakan fungsi yang memberikan layanan untuk seluruh pekerja PT Pertamina melalui proses yang terstandarisasi dan berbasis digital didukung dengan kualitas SDM yang profesional sehingga kinerja perusahaan dapat menjadi lebih efisien dan efektif. Fungsi Shared
7 Service Center Human Capital (SSC HC) baru berjalan kurang lebih selama empat bulan, lebih tepatnya launching/go live pada tanggal 29 April 2019. Tujuan dibentuknya Fungsi SSC HC yaitu untuk meningkatkan kinerja dari aktivitas yang sifatnya volume tinggi, repetitif, serta transaksional untuk mampu mencapai keunggulan operasional dan mendukung dalam penghematan biaya operasional, peningkatan produktivitas, menambah nilai data analisis, peningkatan kepuasan pekerja, dan waktu transaksi akan lebih cepat.
Selain itu, SSC HC memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan, pekerja, retained HC, dan pengguna. Manfaat bagi perusahaan, SSC HC PT Pertamina (Persero) dapat menghemat biaya operasional yang dikeluarkan oleh perusahaan serta dapat melakukan kontrol yang lebih baik. Dari sisi pekerja SSC HC, dapat memperbesar peluang pengembangan kualitas kerja, memperluas Manajemen Bakat (Talent Management) pekerja, dan dapat meningkatkan layanan yang lebih baik bagi pengguna. Sedangkan untuk Retained Human Capital, dapat meningkatkan kemitraan bisnis yang lebih baik, mampu meningkatkan kapabilitas untuk kegiatan strategis, fokus pada pengembangan karir. Bagi pengguna, dapat menjadikan layanan yang cepat dan data lebih akurat, pengambilan keputusan bisa lebih baik dan lebih cepat.
Berikut merupakan susunan jabatan pada Shared Service Center Human Capital (SSC HC) PT Pertamina (Persero):
8
BAB III
KEGIATAN KERJA PRAKTIK
Penulis melakukan kerja praktik di SSC HC PT Pertamina (Persero) dimulai dari tanggal 1 Juli 2019 hingga 31 Agustus 2019. Dalam Kerja Praktik tesebut penulis terlibat secara langsung dalam menyelesaikan beberapa pekerjaan. Berikut merupakan rincian penugasan yang dilakukan oleh Penulis di SSC HC PT Pertamina (Persero):
3.1. Perekapan Data padaProses Rekrutmen di SSC HC
Pada proses rekrutmen SSC HC, Penulis mendapatkan ilmu pengetahuan melalui briefing yang terkait dengan proses rekrutmen HC dan pengenalan web processing data recruitment. Kemudian Penulis mendapatkan tugas untuk mengerjakan perekapan data interview calon pekerja pada proses
recruitment tahun 2019 dengan menggunakan pivot table di software Microsoft Excel. Pivot table tools dapat digunakan sebagai alternatif untuk melakukan analisis data terkait pengelompokkan dan
peringkas data. Berikut merupakan contoh rekap data interview calon pekerja pada proses
recruitment tahun 2019:
Gambar 5 : Contoh Rekap Data Interview Calon Pekerja Tahun 2019
3.2. Pengumpulan Data Provider Pada Proses Employee Data di SSC HC
Selama berada di Proses Employee Data SSC HC, Penulis mendapatkan pengetahuan dan ilmu pengetahuan melalui mentoring/penyampaian penjelasan mengenai Proses Employee Data SSC HC, baik berupa proses bisnis maupun struktural yang berada di proses terebut. Pada proses ini penulis mendapatkan tugas untuk mengumpulkan data (collecting data) provider pelatihan pekerja. Tujuan dari mencarikan provider ialah untuk meningkatkan kualitas kemampuan yang dimililiki oleh pekerja pada bidangnya sehingga hasil suatu pekerjaan akan lebih maskimal dan lebih profesional.
9
Gambar 6 : Collecting Data Provider Training
3.3. Verifikasi dan Approval Tiket Request Pekerja Pada Proses Employee Data di SSC HC Penulis mendapat tugas untuk memproses approval tiket request pekerja apabila dokumen pendukung yang sudah dilampirkan pada sistem i-AM sudah lengkap dan sesuai dengan supporting
document SSC HC. Serta membantu dalam melakukan proses verifikasi terkait data pekerja. Berikut
merupakan alur proses approval data pekerja:
1. Petugas akan melihat seluruh Tasklist yang di assign kepada mereka didalam menu Tasklist. 2. Untuk melihat detail dari setiap request, petugas akan memilih menu request dan selanjutnya
klik view detail button.
3. Petugas akan melihat detail request perubahan yang dilakukan oleh pekerja.
4. Petugas akan melakukan klik view detail untuk melihat supporting document yang dilampirkan oleh requestor.
5. Petugas akan melakukan pengunduhan terkait supporting dokumen yang dilampirkan dan mengecek kesesuaian dokumen tersebut.
6. Petugas akan melakukan approval terhadap request apabila dokumen pendukungnya disetujui,
reject apabila request tidak disetujui dan ask to revise apabila ada hal yang ingin diperbaiki.
10 3.4. Administrasi Pada Document Management Proces di SSC HC
Proses Document Management ini bertanggung jawab pada pekerja/karyawan yang melakukan
medical claim serta supporting dalam pengarsipan dan penyimpanan dokumen rekrutmen melalui
aplikasi i-AM. Namun, sementara ini Document Management hanya menangani karyawan yang melakukan request medical claim dikarenakan saaat ini belum ada kegiatan rekrutmen.
3.4.1 Pengecekan Document Management Medical Claim
Dala proses medical claim, Penulis melakukan pengecekan (crosscheck) terhadap dokumen yang telah dikirimkan oleh pekerja, yaitu berupa surat pengantar medical claim beserta hardcopy asli kuitansi dan resep dokter/surat dokter. Selanjutnya Penulis melakukan pengisian log book apabila menerima dokumen oleh kurir pengantar berkas.
Gambar 8 : Contoh Surat Pengantar, Kwitansi, Resep dokter, serta Format Logbook
Dalam melakukan pengecekan atas dokumen medical claim, hal pertama yang harus dilakukan adalah mencocokkan tiket pada i-AM berdasarkan folio number/nomor tiket pekerja. Selanjutnya, Penulis mencocokan lampiran dokumen pada i-AM dengan hardcopy yang diterima oleh SSC HC. Terakhir, apabila dokumen yang dilampirkan pada i-AM sudah sesuai dengan hardcopy, maka Penulis mencentang ticketbox pada i-AM dengan memberikan notes bahwa berkas yang diterima sudah lengkap.
Gambar 9 : Menu Platform i-AM untuk Crosscheck Dokumen
Selanjutnya, Penulis juga melakukan pembaruan (update) mengenai detail Dokumen
Medical Claim pada Log Dokumen Medical Claim dengan menggunakan Microfot Excel.
11 3.4.2 Pengarsipan Dokumen Medical Claim
Hardcopy dokumen yang telah di approve dan sudah direkap di log dokumen akan diarsipkan
ke dalam keruang arsip SSC HC. Namun sebelum melakukan pengarsipan, hardcopy dokumen tersebut harus dimasukan kedalam odner sesuai dengan lokasi pada Log Dokumen Medical Claim. Penulis mendapat tugas untuk menyiapkan dokumen dan memberi nomor pada hardcopy dokumen tersebut guna mempermudah menemukan dokumen jika dibutuhkan. Selanjutnya, Penulis harus mempersiapkan label arsip yang nantinya di tempel di ordner. Kemudian melakukan pengarsipan di ruang arsip sesuai dengan lokasi pada Logbook.
Gambar 11 : Alur Proses Pengarsipan Dokumen
12
3.4.3
Pengiriman DokumenPengiriman dokumen dilakukan pada saat dokumen hardcopy berstatus auto reject dikarenakan dokumen sudah tidak berlaku/expired. Ada dua faktor yang dapat dimenyebabkan dokumen tersebut expired, yaitu dokumen yang berupa kuitansi sudah melewati masa berlaku (3 bulan) dan request yang berada di i-AM sudah expired, dimana pada i-AM berstatus ask to revise, namun dari pihak requestor tidak merespon dalam jangka 15 hari. Dokumen yang telah expired tersebut akan dikembalikan ke pihak pengirim berkas/requestor oleh pihak SSC HC dengan alamat asal entitas dokumen berasal (dari pihak requestor). Pihak SSC HC juga akan memberikan pemberitahuan kepada pihak requestor melalui surat elektoronik/ email bahwa dokumen tersebut telah di reject dengan alasan tertentu. Case yang sering ditemukan pada proses document
management adalah sering terjadi kesalahan pada received dokumen dimana dokumen tersebut tidak
sesuai dengan proses bisnis yang ada pada document management (document management SSC HC hanya menerima berkas yang bersangkutan dengan klaim kacamata, klaim gigi tiruan/prosthodonti, dan pemasangan kawat gigi/orthodonti).
13
BAB IV
HASIL KERJA PRAKTIK
Selama melakukan Kerja Praktik di PT Pertamina (Persero) pada Fungsi Shared Service Center Human Capital (SSC HC), penulis mendapatkan banyak pengetahuan serta keterampilan baru. Penulis dapat memahami Lingkup Kerja dari Fungsi Shared Service Center Human Capital (SSC HC) PT Pertamina (Persero). Fungsi SSC HC PT Pertamina (Persero) memiliki lima proses yang saling terintegrasi satu sama lain dan lebih terfokuskan pada basis teknologi, antara lain Proses
Recruitment, Transfer, Employee Data, Learning Admin, dan Medical Claim.
Gambar 14 : Lima Proses Shared Service Center Human Capital (SSC HC)
4.1. Proses Rekrutmen (Recruitment Process)
4.1.1. Struktur Organisasi Pada Recruitment Process di Fungsi SSC HC
VP HRM Services
Manager SSC HC
(Puput Widha Arhana)
Ast Manager Talent Service
(Ken Annisa)
Jr Officer Recruitment & Transfer
(Yola Nurfelia dan Dian Palupi)
Jr Assistant Recruitment & Transfer
(Faska Seandhi R)
Gambar 15 : Struktur Organisasi Proses Rekrutmen SSC HC
4.1.2. Lingkup Kerja Pada Proses Rekrutmen SSC HC
Untuk mendukung dan meningkatkan kinerja pada Proses Rekrutmen, Fungsi SSC HC PT Pertamina (Persero) menggunakan bantuan tiga platform Human Capital yaitu BMC Remedy, MY SAP, dan E- Recruitment. BMC Remedy digunakan untuk menerima Job Posting Request (informasi lowongan kerja) yang masuk ke Proses Rekrutmen SSC HC. Kemudian, MY SAP merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola seluruh personal data pekerja. Sedangkan E-Recruitment
14 sebagai alat atau wadah untuk menarik calon karyawan yang potensial ke perusahaan, termasuk di dalamnya adalah penggunaan dari situs perusahaan itu sendiri, organisasi dan penggunaan papan pengumuman lowongan pekerjaan komersial secara online.
Gambar 16 : Contoh Tampilan Platform MBC Remedy, MY SAP, E-Recruitment
4.1.3. Alur Proses Bisnis di Proses Rekrutmen SSC HC
Secara umum Proses Rekrutmen yang berada di SSC HC PT Pertamina (Persero) memiliki alur proses bisnis sebagai berikut:
Applied Screening Assessment Interview Perjanjian kerja Interview User/HR 1 Interview User/HR 2 Interview User/HR3
Top Manager Interview Medical Check Up
Yudisium
Document verification
Gambar 17 : Alur Proses Bisnis di Proses Rekrutmen SSC HC
1. Applied, merupakan tahapan awal proses recruitment dimana para calon pegawai dinyatakan
lolos dan sesuai dengan kriteria yang diharapkan oleh perusahaan.
2. Screening berkas, berkas yang diterima sudah masuk kedalam penyeleksian administrasi
(persyaratan – persyaratan yang harus terpenuhi sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan, seperti trasnskrip nilai, ijazah, dll)
3. Assessment, pada tahap ini, PT Pertamina (Persero) sudah menggunakan sistem online sejak
tahun 2017. Para kandidat melakukan beberapa rangkaian tes tertulis, seperti tes psikologi atau tes kemampuan dasar lainnya.
4. Interview, Proses interview dapat dilakukan melalui media online seperti webcam, video call,
15 para kandidat untuk melakukan proses interview/ wawancara sehingga kandidat tidak perlu jauh – jauh untuk melakukan wawancara.
5. Document verification, pada proses/ tahap ini hampir sama dengan screening, akan tetapi
ditahap ini kandidat lebih sedikit dan pelaksanaan verifikasi lebih detail jika dibandingkan dengan tahap screening.
6. Interview User/HR, Calon pegawai melakukan wawancara dengan HR Unit (sesuai dengan
domisili kandidat), biasanya dilakukan dengan tatap muka secara langsung (face to face). 7. Top Manager Interview, pada tahap ini kandidat diharuskan untuk melakukan wawancara di
kantor pusat dengan top manager HR.
8. Medical Check Up, kandidat melakukan tes kesehatan.
9. Yudisium, Tahap yang dilaksanakan untuk menentukan tempat kerja untuk calon pegawai.
10. Perjanjian kerja, melakukan masa percobaan (OJT) kurang lebih selama 6 bulan (menyesuaikan permintaan dari Pertamina Corporate University (PCU)).
4.2. Employee Data Process
Pengapliakasian kerja di Proses Employee Data ini menggunakan teknologi/aplikasi yang sama dengan proses lainnya, yakni menggunakan platform atau aplikasi SAP, BMC, dan i-AM. Platform yang digunakan untuk melakukan perubahan data pegawai ialah Aplikasi i-AM (Information About
Me). Pada Aplikasi i-AM, User mencocokkan lampiran dokumen yang dilampirkan oleh requestor
melalui i-Am terkait perubahan data. Sama dengan proses lainnya, pada Employee Data Process juga menggunakan platform BMC sebagai alat untuk service request pekerja Pertamina kepada pihak SSC HC, namun platform BMC ini di gunakan khusus untuk request terkait dengan Direktorat Sumber Daya Manusia , misalnya request nomor rekening vendor employee.
Berikut merupakan skema alur employee data dari awal hingga akhir proses:
16 4.2.1. Proses Bisnis Pada Employee Data Process SSC HC
Skema proses bisnis yang berada di Employee Data Process digambarkan dengan flowchart sebagai berikut:
START
SSC APPROVAL (penentuan Tiket di
approve , ask to revise
atau di reject) BUEUE TO SAP Requeue Need APP Not Approval App SSC Review Ask To review Close ticket App PAN Retry continue Reject PAN Reject Ask to revise Resubmit Canceled HC SSC Notif (pemberitahuan ke pihak SSC HC) HR IR Notification (pemberitahuan ke pihak HR) Ada Family member
Month Diff >3 Manager Notification Notif to manager
Initialize PAN (Kumpulan tiket yang masuk pada sistem)
GET TICKET (kumpulan tiket employee) Check Data Difference REQUEUE (Process Waiting) Revise PAN LEGEND PROCESS DECISION DATA END SUB PROCESS STORED DATA
Gambar 19 : Proses Bisnis Pada Employee Data Process
Flowchart menunjukkan bahwa untuk mengolah perubahan data personal menggunakan tiket
i-AM, pegawai perlu melalui skema sistem SSC HC:
1. Pada saat request tiket masuk ke sistem SSC HC, pertama melalui proses initialize PAN
(Personal Area Number) yang merupakan tempat tiket requestor masuk dan disaring kedalam
sistem, kemudian sistem secara otomatis memberikan notifikasi kepada manajer.
2. Apabila PAN tidak sesuai dengan kriteria yang diminta oleh sistem, maka PAN tersebut secara otomatis tidak akan diteruskan oleh sistem. Namun, PAN yang masuk kualifikasi oleh sistem akan diproses lebih lanjut oleh user SSC HC dimana user akan mengecek dokumen yang sudah dilampirkan oleh pekerja (requestor).
3. User akan menentukan kualifikasi dokumen yang harus di approve, di revise, atau bahkan di
reject. Dokumen yang sudah di approve, maka akan masuk ke sistem antrian (Queue to SAP).
PAN yang sudah disetujui akan diberitahukan (mendapat notifikasi) kembali kepada requestor bahwa tiket atau PAN sudah berhasil disetujui oleh pihak SSC HC.
17 4. Kemudian, PAN yang mengalami perbaikan (Ask to Revise) akan dikembalikan melalui email kepada requestor. Serta memberikan keterangan bahwa dokumen yang dilampirkan oleh requestor tidak sesuai dengan yang diminta. Maka requestor harus melengkapi dokumen yang mengalami perbaikan tersebut dengan nomor tiket PAN yang sama, atau membuat tiket baru (apabila tiket/PAN bermasalah).
5. Selanjutnya, tiket bisa saja ditolak oleh user SSC HC karena terjadinya error pada sistem atau dokumen yang dilampirkan oleh requestor tidak ada hubungannya dengan employee
data. Kemudian, pekerja akan mendapatkan email kembali oleh pihak SSC HC bahwa
tiket/PAN di reject dengan alasan tertentu. 4.3. Document Management Process
Platform yang digunakan untuk melakukan request pada Proses Document Management adalah
i-AM dan BMC. Ada beberapa dokumen yang dikolala oleh Document Management Process SSC HC antara lain medical claim secara offline, medical claim dengan i-AM, dan document management
recruitment.
Pada Document Management Process, medical claim offline hanya diberlakukan untuk pekerja/keluarga pekerja yang tidak memiliki akses untuk membuka sistem i-AM HC SSC Document Management. Pekerja/keluarga pekerja tersebut akan mengajukan request pada BMC terkait medical
claim. Medical claim tersebut berisi klaim mengenai kacamata, perawatan gangguan gigi, sakit
parah, atau rusak (prosthodonti), dan perbaikan posisi gigi yang tidak rata (Orthodonti). Pada proses
medical claim melalui aplikasi i-AM, pekerja perlu melengkapi peryaratan dokumen yang sudah
disetujui (approved) pihak HC SSC Medical. Sedangkan pada Document Management Recruitment, Proses Document Management SSC HC bertugas untuk mendukung pengarsipan serta penyimpanan dokumen pada aplikasi Personal File di aplikasi i-AM. Document recruitment tersebut meliputi Surat Pengangkatan dan Surat Perjanjian Kerja.
18 Dalam flowchart tersebut menunjukkan bahwa Proses Document Management harus melalui beberapa tahap untuk memproses data. Namun saat ini masih fokuspada proses medical claim melalui sistem/aplikasi i-AM. Proses tersebut antara lain:
1. Melakukan submit atas hardcopy dokumen dan formulir i-AM kepada HC SSC Document Management/Medical Claim Dropbox Employee.
2. Mengisi Logbook pada loket SSC HC Document Management/Medical Claim Dropbox Employee.
Gambar 21 : Contoh Pengisian Logbook
3. Melakukan pengecekan hardcopy dokumen pendukung medical claim dan konfirmasi di i-AM HC SSC Document Management.
Gambar 22 : Contoh Pengecekan Dokumen Pendukung Melalui i-AM
4. User menerima atau menolak dokumen (Control point). Dokumen akan ditolak apabila terdapat dokumen yang tidak sesuai dengan lampiran pada i-AM, kwitansinya sudah expired, dan kode tiket tidak sesuai (yang diterima hanya menggunakan kode tiket FLC dan OPC). Sedangkan dokumen berupa hardcopy yang diterima sesuai/cocok dengan lampiran pada i-AM maka dokumen tersebut akan di checklist dan diberikan berupa notes yang menandakan bahwa dokumen tersebut sudah sesuai dan bisa diolah dan diproses selanjutnya.
19
Gambar 23 : Contoh Control Point Document
5. Setelah proses tersebut dilakukan, maka user mengirimkan informasi kepada pekerja mengenai penolakan dokumen HC SSC Document Management melalui telepon ataupun surat elektronik (email).
Gambar 24 : Contoh Pengembalian Rejected Document
6. Terakhir merupakan proses pengarsipan dokumen pendukung medical claim dan melakukan
update pada log document medical claim HC SSC Document Management. Dalam proses
pengarsipan, dilakukan sesuai dengan lokasi pada log dokumen medical claim. Proses pengarsipan tersebut diurutkan berdasarkan kode perusahaan, dan diisi dengan nomor lemari sesuai kode yang telah disediakan.
20 4.4. Learning Admin Process SSC HC
Learning Admin Process SSC HC merupakan solusi inovasi untuk perubahan di dalam dunia
digital. Sebelum adanya Learning Admin Process berbasis digital, pemeliharaan katalog pelatihan dilakukan secara manual. Katalog pelatihan tersebut disimpan secara manual oleh masing-masing entitas yang menyebabkan Learning Admin Process menjadi lebih lama. Oleh karena itu PT Pertamina (Persero) mencoba untuk menghadirkan inovasi baru berupa penerapan digital pada
Learning Admin Process yang dibawahi langsung oleh Fungsi SSC HC PT Pertamina (Persero). Learning Admin Process SSC HC mempunyai tugas utama menganalisa annual learning plan dan
mengunggah materi training, pendaftaran peserta kesesi training, administrasi pendaftaran/ pembatasan training melalui platform human capital, mengelola daftar kehadiran training dan sertifikasi berbasiskan digital, serta membuat laporan training.
Learning Admin Process SSC HC saling terhubung dengan Pertamina Corporate University
(PCU) untuk menjalankan tugas utamanya. Pada Learning Admin Process ini membawahi training pegawai di 7 (Tujuh) Anak Perusahaan PT Pertamina (Persero). Tetapi, untuk training ketujuh perusahaan, Learning Admin Process SSC HC baru melayani dua Anak Perusahaan saja. Bagi anak perusahaan yang ingin melakukan training terhadap pegawainya harus melalui training team terlebih dahulu yang nantinya akan diproses melalui Aplikasi OLA yang berada di Learning Admin Process Funsgi SSC HC PT Pertamina (Persero). Aplikasi Online Learning Administration (OLA) merupakan sistem informasi terintegrasi yang ditujukan untuk menangani proses administrasi pelatihan di PT Pertamina (Persero). Sistem ini fokus pada proses administratif yang dilakukan pada saat melaksanakan pelatihan. Dimulai dari proses perencanaan hingga pelaksanaan dan penyelesaian, termasuk koneksi data ke SAP, dimana sistem tersebut merupakan sistem untuk mengelola semua Direktorat Sumber Daya Manusia dari tahapan mempekerjakan karyawan hingga terminasi dalam suatu perusahaan yang didalamnya terdapat salah satu modul untuk pengolahan data training karyawan/calon training (Training and Event Management).
Gambar 26 : Proses Bisnis di Learning Admin Process SSC HC
Berbeda dengan pelatihan untuk Anak Perusahaan PT Pertamina (Persero), Pekerja PT Pertamina (Persero) atau fungsi yang ingin melakukan pelatihan, perlu melakukan request pelatihan pegawai wajib melalui PCU (Pertamina Corporate University). Selanjutnya data calon penerima pelatihan akan diinput dan diproses oleh Learning Admin Process Fungsi SSC HC melalui aplikasi
E-21
Learning. E-learning merupakan merupakan webbased system yang membantu untuk melaksanakan
pelatihan dengan menggunakan basis desktop/PC.
Gambar 27 : Contoh Tampilan Aplikasi E-Learning
Untuk bisa saling terhubung dengan Learning Admin Process SSC HC, keduanya menggunakan sebuah aplikasi alat permintaan layanan yang dikenal sebagai platform BMC Remedy. Learning
Admin Process SSC HC akan mengetahui request seperti apa saja yang dibutuhkan dari pihak
Pertamina Corporate University (PCU). BMC Remedy sendiri merupakan Service Request tool yang bisa digunakan oleh Pertamina Corporate University (PCU) untuk melakukan suatu request (permintaan) terkait layanan training pegawai yang disediakan oleh SSC HC. Kelebihan dari BMC Remedy adalah user bisa melakukan tracking terkait layanan yang dilakukan dan dan memastikan bahwa layanan tersebut sudah memenuhi kriteria waktu dan kualitas yang telah disepakati. Berikut merupakan proses request layanan training dari Pertamina Corporate University (PCU) ke Learning
Admin Process SSC HC melaui BMC Remedy:
Gambar 28 : Contoh Layanan Request Pelatihan Dari PCU ke Learning Admin Process SSC HC
Dalam mengolah dan merancang desain konten training, Learning Admin Process SSC HC menggunakan Content Management System berupa Aplikasi Ruang Kerja yang digunakan untuk mengelola company management dan content management. Ruang Kerja ini diberikan ke pekerja/calon penerima training yang telah melakukan request training ke PCU, sehingga dapat mengakses modul training yang disusun secara khusus. Setiap divisi memiliki materi pelatihan yang berbeda-beda dan dikemas dalam bentuk video dan animasi yang disampaikan oleh tutor.
22 Adanya Learning Admin Process pada Fungsi SSC HC dapat meningkatkan efisiensi dalam beberapa hal yang menyangkut pelatihan. Misalnya sentralisasi katalog pelatihan (sebelum ada sistem digital online) seluruh pekerja akan tersentralisasi pada sistem online learning administration dan proses learning administration. Selain itu, proses pelatihan akan lebih capat. Kemudian dari sisi keuntungan stakeholders, dengan adanya Learning Admin Process pada Fungsi SSC HC mampu mengurangi pelatihan yang sama pada seluruh entitas dengan menciptakan kesempatan untuk pendaftaran training antar perusahaan.
4.5. Problematika yang Ditemukan
1. Kesalahan Input Lampiran Dokument Pada Employee Data Process
Pada proses verifikasi dokumen karyawan yang ingin melakukan perubahan personal data melalui i-AM masih banyak ditemukan kesalahan input data seperti input lampiran dokumen tidak sesuai dengan data yang dibutuhkan. Biasanya kesalahan input terjadi karena karyawan yang melakukan
request kurang memperhatikan menu data peryaratan dokumen pada i-AM. Petugas akan
memberikan notifikasi kepada karyawan yang lampirannya bermasalah dengan option ask to
revise yang terdapat pada aplikasi i-AM.
2. Kesalahan Pengiriman Dokumen ke Document Management Process SSC HC
Pada Proses Document Management, Penulis menemukan beberapa masalah yang terdapat pada proses tersebu, seperti kesalah jenis berkas yang dikirimkan ke Fungsi SSC HC. Pekerja yang ingin melakukan medical claim yang isinya dokumen terkait klaim kacamata, pasang gigi tiruan, dan pasang kawat gigi diwajibkan untuk mengirimkan berkas hardcopy kepada Document
Management Process SSC HC. Namun masih banyak pekerja yang mengirim dokumen yang
isinya tidak ada kaitannya dengan Fungsi SSC HC, misalnya dokumen yang isinya surat klaim rawat inap.
22
BAB V
TINJAUAN TEORITIS
5.1. Proses Bisnis
Menurut (Gunasekaran, 2002) proses bisnis merupakan kumpulan relasi pekerjaan yang bersama-sama menghasilkan nilai untuk pelanggan. Ada beberapa alternatif untuk mengklasifikasikan suatu proses bisnis. Salah satu caranya adalah dengen manggunakan TOPP Program, dimana program tersebut mengelompokkan proses bisnis menjadi tiga macam, antara lain:
1. Proses Utama (Primary Processes)
Proses-proses yang outputnya menghasilkan nilai dalam perusahaan, mulai dari penerimaan material dari supplier sampai aktivitas di pihak pelanggan.
2. Proses Pendukung (Support Processes)
Proses-proses yang tidak langsung menghasilkan nilai tetapi diperlukan untuk mendukung proses utama.
3. Proses Pengembangan (Development Processes)
Proses-proses untuk meningkatkan kinerja rantai nilai dengan proses utama dan pendukung. Setiap solusi manajemen proses bisnis memiliki empat komponen utama (Indonesia Productivity And Quality Institute, 2018):
1. Pemodelan
Pengguna dapat mendefinisikan secara sistematis dan dapat mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT.
2. Pengintegrasian
Manajemen proses bisnis dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya.
3. Pengawasan
Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya.
23 4. Optimalisasi
Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya.
5.1.1. Analisis Proses Bisnis
Analisis proses bisnis adalah sebuah analisis dan pemodelan proses bisnis untuk perbaikan dan otomatisasi. Analisis proses bisnis digunakan untuk meningkatkan kinerja suatu perusahaan. Menurut (Andersen, 2007) peningkatan kinerja diperlukan karena alasan berikut:
a. Banyak isu baik eksternal maupun internal yang menyebabkan perlunya dilakukan improvement seperti performance level, perusahaan tidak melakukan peningkatan improvement, dan konsumen semakin banyak harapan.
b. Perusahaan pada umumnya melakukan continuous improvement dalam menjaga performance
level, dan kadang-kadang melakukan breakthrough.
c. Tanpa usaha pemeliharaan dan perbaikan, kinerja perusahaan akan menurun.
5.2. Shared Service Center (SSC)
Dalam rangka meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan peningkatan layanan perusahaan, PT Pertamina (Persero) melangsungkan kick off implementasi Shared Service Center (SSC). Shared
Service Center (SSC) merupakan sebagai pusat layanan bersama yang terintegrasi yang berperan
memudahkan Pertamina dalam menjalankan strategi-strategi yang diterapkan pada perusahaan (Pertamina, 2017). Dengan adanya SSC, maka fungsi-fungsi pendukung yang ada di Pertamina seperti Fungsi Finance, Human Resources dan Fungsi Informasi dan Teknologi dapat memberikan layanan proses-proses transaksi. Hal ini tentu saja akan menciptakan nilai lebih bagi PT Pertamina (Persero). Tujuan dibentuknya Fungsi Shared Service Center (SSC) diharapkan mampu memberikan layanan berkualitas untuk seluruh pekerja melalui proses yang terstandarisasi dan digital, serta didukung kualitas SDM yang profesional, sehingga kinerja perusahaan dapat menjadi lebih efisien dan efektif. (Pertamina , 2018).
5.3. Platform
Platform merupakan kombinasi antara sebuah arsitektur perangkat keras dengan sebuah
kerangka kerja perangkat lunak (kerangka kerja aplikasi). Kombinasi tersebut memungkinkan sebuah perangkat lunak yang berbasiskan aplikasi bisa dijalankan atau di operasikan. Platform yang umum sudah menyertakan arsitektur, sistem operasi, bahasa permograman dan antarmuka yang terkait (pustaka sistem runtime atau antarmuka pengguna grafis) untuk komputer.
24
Platform bisa dikatakan dasar bagi berjalannya sebuah sistem. Secara umum, Fungsi platform
yaitu sebagai cara untuk mempermudah pengguna komputer untuk menjalankan aplikasi dengan lancar. Disamping itu fungsi platform juga memiliki cakupan yang lebih luas seperti keamanan komputer hingga membantu perencanaan dalam mengoperasikan beragam software maupun aplikasi didalamnya. (wikipintar, 2019)
5.4. Modal Manusia (Human Capital)
Modal Manusia (Human Capital) menurut Becker (1993) adalah manusia didalam organisasi yang tidak hanya berperan sebagai sumber daya namun merupakan modal (capital) yang dapat menghasilkan pengembalian (return), dan setiap kinerja yang dilakukan untuk mengembangkan kompetensinya maka hal tersebut digolongkan dalam kegiatan investasi organisasi.
Sedangkan menurut Davenport (1999), Modal Manusia (Human Capital) dari sudut pandang karyawan, sehingga tercipta istilah karyawan/investor. Dengan demikian karyawanlah yang dianggap sebagai pemilik modal atau investor. Perbedaan sudut pandang ini melibatkan perubahan pola interaksi antara karyawan dan perusahaan, khususnya yang terkait dengan kegiatan pengembangan manusia.
Menurut Stockey (2003), Modal Manusia (Human Capital) merupakan konsep yang memaparkan bahwa manusia didalam bisnis merupakan modal penting yang memberikan kontribusi terhadap perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Kontribusi tersebut diimplementasikan pada kinerja dan produktivitas, sehingga pengeluaran perusahaan untuk pelatihan, pengembangan, kesehatan dan dukungan merupakan investasi dan bukan hanya biaya tapi merupakan investasi.
Dari pemaparan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Modal Manusia (Human
Capital) merupakan sebuag sistem yang bertujuan untuk memperbaiki kinerja karyawan dalam
perusahaan. Pendapatan organisasi akan bertambah seiring pengaruh kinerja dan produktivitas karyawan yang ada di organisasi. Kinerja yang sangat baik da produktivitas karyawan yang tinggi dalam organisasi akan memberikan keunggulan kompetitif, sehingga organisasi akan bertahan lama pada dunia bisnis.
25
BAB VI
PENUTUP
6.1. Kesimpulan
Pada pelaksanaan Kerja Praktik, Penulis ditempatkan di Fungsi Shared Service Center Human Capital (SSC HC) PT Pertamina (Persero). Selama kurun waktu 2 (dua) bulan kegiatan Kerja Praktik banyak pemahaman ilmu dan kemampuan baru yang didapatkan, seperti berpikir kritis, berkomunikasi, serta penerapan etika dan tata nilai yang baik di tempat kerja.
Selain itu, penulis juga mampu memahami dan mengetahui ilmu dunia kerja, khususnya lingkup kerja dan proses kerja yang ada di Fungsi Shared Service Center Human Capital PT Pertamina (Persero). Fungsi Shared Service Center Human Capital PT Pertamina (Persero) merupakan fungsi kerja yang bertanggung jawab untuk memberikan layanan kepada seluruh pekerja PT Pertamina (Persero) melalui proses yang terstandarisasi dan berbasis digital. Selain itu,). Fungsi
Shared Service Center Human Capital PT Pertamina (Persero) juga didukung oleh kualitas SDM
profesional sehingga dapat mengefisienkan sistem agar lebih baik sesuai dengan perubahan era digitalisasi. Pada Fungsi Shared Service Center Human Capital PT Pertamina (Persero) terdapat (5) Lima proses kerja yang dijalankan, antara lain Recruitment, Transfer, Employee Data, Learning
Admin, dan Medical Claim. Tak hanya itu, masing- masing proses kerja didukung oleh platform
Human Capital yaitu BMC Remedy, i-AM, E- Recruitment, serta MY SAP. 6.2. Saran
Setelah mengetahui secara langsung kegiatan yang dilakukan oleh para karyawan PT Pertamina (Persero) Fungsi Shared Service Center Human Capital (SSC HC), maka Penulis ingin memberikan beberapa saran atau rekomendasi serta masukan yang diharapkan dapat bermanfaat untuk kemajuan proses kerja Fungsi Shared Service Center Human Capital (SSC HC) PT Pertamina (Persero) agar lebih baik lagi. Berikut merupakan rekomendasi perbaikan dari problematika yang ditemukan saat kegiatan Kerja Praktik:
1. Melakukan Broadcast Berkala Kepada Karyawan Mengenai Proses Employee Data. Untuk meminimalisir kesalahan input data seperti input lampiran dokumen yang tidak sesuai dengan data yang dibutuhkan akan lebih baik jika dilakukan broadcast secara rutin atau berkala kepada seluruh pekerja PT Pertamina. Sehingga dapat memperlancar kinerja dari Proses
26 2. Melakukan Broadcast Mengenai Detail dan Persyaratan Pengiriman Dokumen di Proses
Document Management.
Kesalahan pada pengiriman dokumen yang seharusnya bukan tanggung jawab Fungsi SSC HC dapat diminimalisir dengan dilakukannya pemberitahuan kembali (broadcast) terkait daftar jenis dokumen yang dapat diverifikasi oleh SSC HC Document Management.
27
DAFTAR PUSTAKA
Andersen, B. (2007). Business Process Improvement Tooolbox, Second Edition. ASQ Quality Press. Armstrong, M. (2006). A Handbook Of Human Resource Management Practice Tenth edition .
Kogan Page.
Becker, G. S. (1994). Human Capital: A theoretocal and Empirical Analisys, with Specials
References to Educations (3 ed.). University Of Chicagoo Press.
Demartini, P. &. (2011). Assessing human capital in knowledge intensive business services.
Measuring Business, 15, 1-13. .
Gunasekaran, A. a. (2002). “Modelling and Analysis of Business Process Reengineering”.
Indonesia Productivity And Quality Institute. (2018). Bisnis Proses (Business Process Management). Retrieved from ipqi.org: https://ipqi.org/bisnis-proses-manajemen/
Pertamina . (2018, Agustus 10). Pertamina Adakan Human Capital Shared Services Center (SSC)
Discovery Workshop. Retrieved from Pertamina.com:
https://pertamina.com/id/news- room/energia-news/pertamina-adakan-human-capital-shared-services-center-ssc-discovery-workshop
Pertamina. (2017, Oktober 2). Mewujudkan Efektivitas dan Efisiensi dengan Implementasi SSC. Retrieved from Pertamina.com: https://www.pertamina.com/id/viewarchive/energia-news/mewujudkan-efektivitas-dan-efisiensi-dengan-implementasi-ssc
PT Pertamina (Persero). (2019). Sejarah Pertamina. Retrieved August 25, 2019, from Pertamina: https://pertamina.com/id/sejarah-pertamina
PT Pertamina (Persero). (2019). Sejarah Pertamina. Retrieved from pertamina.com: https://www.pertamina.com/id/sejarah-pertamina
Sularko. (2008 : 6). How Do They Think.
wikipintar. (2019). Platform Adalah? Pengertian Arti Apa Itu Platform dan Contohnya. Retrieved from wikipintar.com: http://wikipintar.com/platform-adalah/
28
LAMPIRAN
Lampiran 1 - Dokumentasi Kegiatan Kerja Praktik
Kegiatan Kerja Praktik Foto Perpisahan dengan Pekerja SSC HC
Kegiatan Outdoor Bersama Pekerja SSC HC
Kegiatan Olahraga Bersama Pekerja SSC HC
29
30
33
34
35
