BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Anggaran
Anggaran berfungsi sebagai alat perencanaan sekaligus sebagai alat pengendalian dan telah banyak digunakan secara umum. Dalam suatu perusahaan, anggaran yang merupakan alat perencanaan digunakan sebagai tolak ukur dalam melaksanakan kegiatannya dan semakin penting peranannya sejalan dengan perkembangan perusahaan tersebut, sehingga dalam penyusunannya harus dilakukan secara memadai agar fungsinya sebagai alat pengendalian dapat terlaksana (Welsich, Hiltong, Gordon 2000,5).
Menurut Jajuk Herawati dan Sunarto (2004,2) anggaran adalah :
“Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis bentuk angka dan dinyatakan dalam bentuk moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang”.
Menurut Gunawan Adisaputro dan Marwan Asri (2003,5) anggaran adalah: “Anggaran adalah mekanisme sistem perencanaan dan pengendalian yang terpadu (integrated)”.
Menurut M. Nafarin (2004,12) anggaran adalah :
“Anggaran adalah suatu rancangan keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan”.
2.1.1 Tujuan Penyusunan Anggaran
Menurut Tendi Haruman dan Sri Rahayu (2007,6) tujuan penyusunan anggaran adalah :
1. Untuk menyatakan harapan atau sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga bisa menghindari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen.
2. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen kepada pihak-pihak terkait sehingga anggaran dapat dimengerti, didukung, dan dilaksanakan.
3. Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
4. Untuk mengkoordinasikan cara atau metode yang akan ditempuh dalam rangka memaksimalkan sumber daya.
5. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu/kelompok serta menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya tindakan koreksi.
2.1.2 Prosedur Penyusunan Anggaran
Penyusunan anggaran dalam suatu organisasi biasanya dikoordinasikan oleh komite anggaran dan departemen anggaran. Menurut Tendi Haruman dan Sri Rahayu (2007,9) prinsip penyusunan anggaran adalah sebagai berikut:
1. Management Involement
Keterlibatan manajemen dalam penyusunan rencana mempunyai makna bahwa manajemen mempunyai komitmen yang kuat untuk mencapai segala sesuatu yang derencanakan.
2. Organizational Adaption
Suatu rencana keuangan harus disusun berdasar struktur organisasi dimana ada ketegasan garis wewenang dan tanggung jawab.
Agar rencana keuangan dapat dilaksanakan dengan baik, maka harus didukung adanya suatu sistem responsibility accounting yang polanya disesuaikan dengan pertanggung jawaban organisatoris.
4. Goal Orientation
Penetapan tujuan yang realistis akan menjamin kelangsungan hidup dan pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang.
5. Full Communication
Suatu perencanaan dan pengendalian dapat berjalan secara efektif apabila antara tingkatan manajemen mempunyai pemahaman yang sama tentang tanggung jawab dan sasaran yang harus dicapai.
6. Timeliness
Laporan-laporan berupa informasi mengenai realisasi rencana harus diterima oleh manajer yang berkompeten tepat pada waktunya.
7. Flexible Aplication
Perencanaan tidak boleh kaku tetapi harus terdapat celah untuk perubahan sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi.
8. Reward and Punishment
Manajer harus melakukan penilaian kinerja manajer berdasarkan perencanaan yang telah ditetapkan.
2.1.3 Jenis-jenis Anggaran
Menurut M. Nafarin (2004,22) anggaran dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
1. Anggaran Tetap (Fixed Buget atau Static Budget)
Anggaran tetap adalah anggaran yang disusun untuk suatu periode tertentu ketika volume (output) produksi sudah ditentukan, dan berdasarkan volume itu dibuat rencana revenue, cost dan expense. Pada anggaran tetap ini tidak diadakan revisi secara periodik. Anggaran semacam ini agak sulit diterapkan dalam praktik. Cara ini baru dipakai apabila asumsi dasar yang digunakan perusahaan dalam menyusun anggaran tidak berubah sama sekali, artinya pedoman yang
dipakai sebagai landasan dalam menyusun anggaran sudah dianggap kuat dan tidak perlu diubah lagi. Jadi yang tercantum dalam mata anggaran dapat direalisasikan dan yang tidak tercantum tidak direalisasikan. Padahal dalam praktik asumsi dasar itu seringkali perlu diubah untuk disesuaikan dengan kenyataan yang terjadi. Misalnya penyesuaian volume atau jenis produksi terhadap permintaan pasar yang sebenarnya atau karena berubahnya tingkat harga dan sebagainya. 2. Anggaran Fleksibel (Flexibel Budget atau Continous Budget)
Anggaran Fleksibel adalah anggaran yang disusun berdasarkan dua criteria sebagai berikut :
1) Disusun untuk periode dan volume tertentu, serta berdasarkan volume mana dibuat perkiraan besarnya revenue, cost dan expense. 2) Untuk menilai apakah asumsi-asumsi dasar masih bias dipakai atau
tidak, secara periodik dilakukan penilaian kembali (review) guna mengetahui perlu atau tidaknya dilakukan perubahan.
Jangka waktu anggaran bagi tiap-tiap perusahaan berbeda-beda tergantung dari faktor intern dan ekstern. Menurut M. Nafarin (2004,22) ada dua periode yaitu anggaran jangka panjang dan anggaran jangka pendek.
1. Anggaran Jangka Panjang
Anggaran jangka panjang merupakan anggaran yang disusun oleh perusahaan untuk jangja waktu beberapa tahun, misalnya tiga atau lima tahun. Dalam anggaran jangka panjang harus disusun berdasarkan prospektif (harapan) yang akan terjadi beberapa tahun yang akan datang, tentang jumlah laba yang akan dicapai (anggaran laba) untuk kemudian disusun anggaran-anggaran lainnya seperti anggaran penjualan, anggaran biaya tetap dan biaya variabel serta anggaran-anggaran lainnya. Kesulitan dalam menyusun anggaran jangka panjang adalah memproyeksikan faktor-faktor yang mempengaruhi kegiatan perusahaan dalam jangka panjang, misalnya faktor ekonomi, politik, sosial dan sebagainya.
2. Anggaran Jangka Pendek
Merupakan anggaran tahunan yang disusun lebih terinci untuk setiap bulan di dalam tahun yang bersangkutan. Oleh karena itu anggaran ini disusun lebih rinci dan jangka waktunya lebih pendek, diharapkan dapat dipakai sebagai alat pengendalian kegiatan dengan lebih baik dan dari analisis penyimpangan dapat segera diadakan koreksi untuk kegiatan bulan-bulan berikutnya.
Menurut M. Nafarin (2004,24) dalam kemampuan menyusun, anggaran terdiri dari:
1. Anggaran komprehensif
Anggaran komprehensif merupakan rangkaian dari berbagai macam anggaran yang disusun secara lengkap. Anggaran komprehensif merupakan perpaduan dari anggaran operasional dan anggaran keuangan yang disusun secara lengkap.
2. Anggaran parsial
Anggaran parsial adalah anggaran yang disusun tidak secara lengkap, anggaran yang hanya menyusun bagian anggaran tertentu saja. Misalnya karena keterbatasan kemampuan, maka yang dapat disusun hanya anggaran operasional.
2.1.4 Manfaat Anggaran
Menurut Agus Ahyari (1994,5) terdapat manfaat penyusunan anggaran dalam perusahaan:
1. Perencanaan Terpadu
Anggaran perusahaan dibuat sebaagai alat merumuskan rencana perusahaan dan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengendalian.
2. Pedoman pelaksanaan perusahaan.
Anggaran dapat memberikan pedoman yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya.
3. Alat pengkoordinasian.
Penganggaran dapat memperbaiki koordinasi kerja intern perusahaan. Sistem anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karenanya sistem anggaran memungkinkan para manajer divisi untuk melihat hubungan antar bagian (divisi) secara keseluruhan.
4. Alat pengawasan kerja.
Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi yang bisa dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat dinilai kinerjanya.
5. Alat evaluasi perusahaan.
Anggaran yang disusun dengan baik menerapkan standar yang relevan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan.
2.1.5 Hubungan Anggaran dengan Manajemen
Anggaran merupakan pedoman kerja, alat pengkoordinasian kerja serta alat pengawasan kerja. Dengan memahami dan membiasakan diri melakukan penganggaran, perusahaan akan lebih mampu dalam memprediksi perubahan yang akan terjadi dan dampaknya bagi operasi usaha, serta mempersiapkan sedini mungkin segala perangkat yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan. Dengan penganggaran tidak hanya perencanaan kegiatan yang dilakukan, tetapi juga koordinasi dan pengendaliannya. Ketiga fungsi manajemen ini (perencanaan, koordinasi dan pengendalian) secara sekaligus tercermin dalam proses penganggaran (Glen, Ronald, Paul 2000,1).
Perencanaan dilakukan secara terus menerus karena dengan berlalunya waktu, perusahaan perlu melaksanakan perencanaan kembali dan membuat rencana-rencana baru. Proses perencanaan, baik perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang, adalah komponen yang paling penting dari keseluruhan system. Hal ini merupakan dasar bagi elemen lainnya karena melalui proses perencanaan ini kita menentukan apa yang kita lakukan, bagaimana kita akan melakukannya, dan sispa yang akan mengerjakannya. (Glen, Ronald, Paul 2000,4).
2.1.6 Syarat-syarat Penyusunan Anggaran
Dalam penyusunan suatu anggaran terdapat beberapa syarat-syarat yang harus dipenuhi. Menurut Drs. Agus Ahyari (1994,9) syarat-syarat penyusunan anggaran adalah sebagai berikut :
1. Adanya organisasi perusahaan yang sehat.
Yaitu organisasi yang membantu tugas fungsional dengan jelas dan menentukan garis wewenang dan tanggung jawab yang tegas.
2. Adanya sistem akuntansi yang memadai, yang meliputi :
1) Penggolongan rekening yang sama antara anggaran dan realisasinya sehingga dapat diperbandingkan.
2) Pencatatan akuntansi memberikan informasi mengenai realisasi anggaran. 3) Laporan didasarkan pada akuntansi pertanggungjawaban.
3. Adanya penilaian dan analisa.
Penilaian dan analisa diperlukan untuk menetapkan alat pengukur prestasi, sehingga anggaran dapat dipakai untuk menganalisa prestasi.
4. Adanya dukungan para pelaksana.
Anggaran dapat dipakai sebagai alat yang baik bagi manajemen jika ada dukungan aktif dari para pelaksana dari tingkat atas maupun bawah.
Dalam menyusun anggaran, perusahaan harus yakin akan kemampuan dirinya. Mampu mengendalikan berbagai kegiatan dalam mencapai tujuan, mampu melaksanakan sistem manajemen ilmiah, mampu berkomunikasi secara efektif, mampu memberikan motivasi kepada anggota, dan mampu mendorong adanya partisipasi.
2.1.7 Keunggulan dan Kelemahan Anggaran
Menurut M. Nafarin (2004,15) beberapa keuntungan dan kelemahan yang dapat diperoleh bila perusahaan menerapkan penyusunan anggaran yang baik adalah :
1. Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama.
2. Dapat digunakan sebagai alat menilai kelebihan dan kekurangan pegawai. 3. Dapat memotivasi pegawai.
4. Menimbulkan rasa tanggung jawab pada pegawai.
5. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kuran perlu.
6. Sumber daya, seperti tenaga kerja, peralatan, dan dana dapat dimanfaatkan seefisien mungkin.
7. Alat pendidikan bagi para manajer.
Menurut M. Nafarin (2004,16) adapun beberapa kelemahan anggaran antara lain :
1. Anggaran dibuat berdasarkan taksiran dan asumsi, sehingga mengandung unsur ketidakpastian.
2. Menyusun anggaran yang cermat memerlukan waktu, uang, dan tenaga yang tidak sedikit, sehingga tidak semua perusahaan mempu menyusun anggaran secara lengkap (komprehensif) dan akurat.
3. Pihak yang merasa dipaksa untuk melaksanakan anggaran dapat menggerutu dan menentang, sehingga pelaksanaan anggaran dapat menjadi kurang efektif.
2.2 Biaya
Menurut Sunarto (2003,4) biaya adalah :
“Biaya adalah harga pokok atau bagiannya yang telah dimanfaatkan atau dikonsumsi untuk memperoleh pendapatan”.
Menurut Rayendra L. Toruan (2004,5) biaya adalah :
“Biaya adalah input yang harus dikeluarkan untuk mencapai penjualan yang telah direncanakan”.
2.2.1 Klasifikasi Biaya
Menurut William K. Carter dan Milton F. Usry (2004,40) proses klasifikasi biaya dapat dimulai dengan mengkaitkan biaya pada operasi perusahaan:
1. Biaya dalam hubungannya dengan produk.
Hubungannya dengan produk, dalam perusahaan pabrikasi, total biaya operasional terdiri dari:
1) Biaya pabrikasi, merupakan jumlah dari tiga unsur biaya yaitu beban langsung, tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik.
2) Biaya komersial, dibagi ke dalam dua kelompok besar, yaitu beban pemasaran dan beban administrasi.
2. Biaya dalam hubungannya dengan volume produksi. Hubungannya dengan volume produksi meliputi: 1) Biaya variabel (variable cost)
Merupakan biaya yang timbul karena menjalankan bisnis dan perubahan jumlah total dalam porsi yang sama dengan perubahan volume.
2) Biaya tetap ( fixed cost)
Merupakan biaya yang timbul karena berada dalam bisnis dan jumlah keseluruhan yang tetap dalam keluaran yang relevan.
3) Biaya semi variabel (semi variable cost)
Merupakan biaya-biaya yang mengandung unsur-unsur tetap dan variabel.
3. Biaya dalam hubungannya departemen pabrikasi, proses, atau segmen lainnya.
1) Departemen produksi dan jasa
Dalam departemen produksi, operasional dilakukan secara manual atau dengan mesin, yang dilaksanakan terhadap produk atau bagian-bagiannya. Dalam departemen jasa, memberikan jasa yang bermanfaat bagi departemen lainnya.
2) Biaya departemen langsung dan tidak langsung
Jika biaya dapat segera diidentifikasi dengan departemen tersebut, maka biaya tersebut disebut sebagai biaya departemen langsung, jika biaya dipikul bersama oleh beberapa departemen yang mengambil manfaat dari terjadinya biaya tersebut, maka biaya tersebut dinamakan biaya tidak langsung.
3) Biaya bersama dan biaya gabungan
Biaya bersama merupakan biaya yang berasal dari penggunaan fasilitas atau jasa oleh dua opersi atau lebih.
Biaya gabungan adalah apabila proses produksi pasti akan menghasilkan satu atau lebih jenis produk yang diproduksi pada waktu yang sama.
4. Biaya dalam hubungannya dengan periode akuntansi 1) Pengeluaran modal
Apabila menghasilkan manfaat dalam periode-periode mendatang dan dicatat sebagai aktiva.
2) Pengeluaran pendapatan
Apabila memberikan manfaat dalam periode berjalan dan dicatat sebagai beban.
5. Biaya dalam hubungannya dengan keputusanyang diusulkan, pelaksanaan, dan evaluasi
Hubungannya dengan keputusan, kegiatan atau evaluasi: 1) Biaya diferensial/ biaya marginal/ biaya incremental.
Biaya yang relevan dengan pilihan diantara beberapa alternatif. 2) Biaya tunai (out of pocket cost)
Biaya yang segera dikeluarkan jika suatu alternatif tertentu dipilih. 3) Biaya kesempatan (opprtunity cost)
Apabila sejumlah manfaat atau pendapatan akan hilang apabila suatu alternatif tertentu dipilih.
4) Biaya tertanam (sunk cost)
Biaya yang tidak dikeluarkan, dan kemudian ternyata tidak relevan dengan keputusan.
5) Unavoidable cost and avoidable cost
Apabila dalam keputusan untuk tidak melanjutkan suatu produk terdapat biaya yang tidak depengaruhi oleh keputusan disebut
unavoidable cost dan yang relevan dengan keputusan disebut
avoidable cost.
2.3 Promosi
Promosi merupakan salah satu bagian dari rangkaian kegiatan pemasaran suatu barang. Promosi juga merupakan kegiatan untuk penyebarluasan informasi tentang barang atau jasa yang dijual dengan maksud untuk merubah pola perilaku konsumen.
Pengertian promosi menurut Buchari Alma (2007,179) sebagai berikut :
“Promosi adalah sejenis komunikasi yang memberi penjelasan yang meyakinkan calon konsumen tentang barang dan jasa”.
Ben M. Enis (1981,378) mengemukakan pendapatnya mengenai definisi promosi sebagai berikut :
“Promotion as communication that inform potential customers of the existence of products, and persuade them that those products have want satisfying capabilities.”
Berdasarkan definisi tersebut jelas bahwa promosi merupakan kegiatan mengkomunikasakan produk atau jasa dan menganjurkan pelanggan untuk membelinya.
2.3.1 Fungsi dan Tujuan Kegiatan Promosi
Ada beberapa tujuan dalam kegiatan promosi, menurut Buchari Alma (2007,181), yaitu:
1. Menyebarkan informasi produk kepada target pasar potensial 2. Untuk mendapatkan kenaikan penjualan dan profit 3. Untuk mendapatkan pelanggan baru dan menjaga kesetiaan pelanggan 4. Untuk menjaga kestabilan penjualan ketika terjadi lesu pasar 5. Membedakan serta mengunggulkan produk dibanding produk pesaing 6. Membentuk citra produk di mata konsumen sesuai dengan yang diinginkan.
2.4 Biaya Promosi
Biaya yang dikeluarkan dalam suatu perusahaan haruslah seefisien mungkin karena biaya yang tidak efisien akan berdampak pada perolehan laba perusahaan yang tidak maksimal. Kegiatan pemasaran produk dimulai jauh sebelum produk tersebut siap untuk dijual. Kegiatan advertensi biasanya mengawali kegiatan pemasaran produk. Biaya promosi merupakan salah satu bagian dari rangkaian pemasaran suatu barang. Kegiatan promosi adalah segala sesuatu yang dilakukan penjual untuk memperkenalkan produk kepada calon konsumen dan membujuk mereka agar membeli, serta meningkatkan kembali konsumen lama agar melakukan pembelian ulang. Promosi juga merupakan kegiatan untuk penyebarluasan infomasi tentang barang dan jasa yang dijual dengan maksud untuk merubah pola perilaku konsumen Fredy Rangkuti (2009,193).
Menurut Rayendra L. Toruan (2004,21) secara garis besar biaya pemasaran dapat dibagi menjadi doa golongan :
1. Biaya untuk mendapatkan pesanan (order-getting cost), yaitu semua biaya yang dikeluarkan dalam usaha untuk memperoleh pesanan, misalnya biaya gaji wiraniaga, komisi penjualan, advertensi, dan promosi.
2. Biaya untuk memenuhi pesanan (order-filling cost), yaitu semua biaya yang dikeluarkan untuk mengusahakan agar produk sampai ke tangan pembeli dan biaya-biaya untuk mengumpulkan piutang dari pembeli, misalnya biaya pergudangan, biaya pembungkusan dan pengiriman, biaya angkutan dan biaya penagihan.
Lebih jelas lagi menurut Fredy Rangkuti (2009,167) menambahkan alasan berkembangnya promosi penjualan adalah :
1. Meningkatnya kebutuhan untuk mendongkrak penjualan, baik untuk meraih cash flow yang memuaskan maupun untuk menyerap output produksi pabrik yang bervolume tinggi.
2. Promosi penjualan dapat merangsang seseorang untuk membeli atau sekedar mencoba suatu produk.
2.5 Anggaran Biaya Promosi
Penyusunan konsep anggaran penjualan dapat dikatakan mencakup segala kegiatan dalam bidang penjualan. Komponen-komponen pokok konsep anggaran penjualan adalah penyusunan anggaran dan menyusun anggaran penjualan. Terdapat komponen penting dalan menyusun anggaran, yakni:
1. Anggaran promosi dan advertensi, 2. Anggaran biaya-biaya penjualan, 3. Rencana pemasaran.
Dengan kata lain anggaran dibuat untuk membantu dalam pelaksanaan rencana promosi. Jika anggaran tidak sesuai dengan yang telah direncanakan atau terjadi penyimpangan, maka akan dikoreksi yaitu anggaran dinaikkan atau diturunkan. Apabila pengeluaran sebenarnya sesuai dengan yang dianggarkan
berarti bahwa rencana dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan, dan semua pelaksananya berada di bawah pengawasan Justine T. Sirait (2000,65).
2.5.1 Metode dalam Menetapkan Anggaran Biaya Promosi
Fredy Rangkuti (2009,189), terdapat empat metode umum yang digunakan untuk menentukan anggaran biaya promosi, yaitu:
1. Metode yang dapat dijangkau
Metode penetapan anggaran ini sama sekali mengabaikan peranan promosi sebagai suatu investasi dan pengaruh langsung biaya promosi terhadap volume penjualan. Metode ini membawa konsekuensi pada anggaran biaya promosi tahunan yang tidak pasti, yang menyulitkan perencanaan komunikasi pasar jangka panjang.
2. Metode persentase dari penjualan
Banyak perusahaan menetapkan pengeluaran biaya promosi pada persentase tertentu dari penjualan, baik yang sekarang maupun yang diantisipasi, atau dari harga penjualan.
Keuntungan metode persentase dari penjualan sebagai berikut:
a) Pengeluaran promosi akan berubah sesuai kemampuan perusahaan. Hal ini memuaskan manajer perusahaan yang mengaggap bahwa biaya harus memiliki hubungan yang erat dengan pergerakan penjualan perusahaan selama siklus bisnis.
b) Memaksa manajer untuk berpikir menurut hubungan antara biaya promosi, harga jual, dan laba per unit.
c) Mendorong stabilitas kompetitif sampai sejauh mana perusahaan pesaing menghabiskan persentase yang hampir sama dari penjualan nya untuk promosi.
Kelemahan metode persentase dari penjualan, yaitu:
a) Menggunakan cara berpikir sirkular dalam melihat penjualan sebagai penyebab promosi, bukan sebagai akibat.
b) Metode ini menjadikan anggaran ditentukan oleh tersedianya dana, bukan oleh peluang pasar.
c) Metode ini tidak mendorong eksperimen dengan promosi siklus yang berlawanan, atau pembelanjaan agresif.
d) Ketergantungan anggaran biaya promosi pada fluktuasi penjualan dari tahun ke tahun mengganggu perencanaan jangka panjang.
e) Metode ini juga tidak mendukung penyusunan anggaran biaya promosi dengan menentukan apa yang pantas deterima oleh tiap produk dari daerah.
3. Metode keseimbangan kompetitif
Reputasi perusahaan, sumber daya, peluang, dan tujuan sangat berbeda sehingga anggaran biaya promosi pesaing hampir tidak dapat menjadi pedoman. Tidak ada bukti bahwa anggaran yang didasarkan pada keseimbangan kompetitif mencegah terjadinya perang promosi.
4. Metode tujuan dan tugas
Metode tujuan dan tugas meminta pemasar untuk mengembangkan anggaran biaya promosinya dengan mendefinisikan tujuan spesifik., menentukan tujuan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan itu, dan mengestimasi biaya untuk melaksanakan tugas tersebut. Jumlah biaya-biaya ini merupakan usulan anggaran biaya-biaya promosi.
Metode ini memiliki kelebihan yaitu mengharuskan manajemen menyatakan asumsinya mengenai hubungan antara biaya yang dikeluarkan, tingkat keterbukaan, tingkat percobaan, dan penggunaan tetap.
2.6 Pengendalian
Pengertian pengendalian menurut Welsch, Hiltong, Gordon (2000,3), adalah:
“Pengendalian adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kinerja yang efisien yang memungkinkan tercapainya tujuan perusahaan.”
Prosedur pengandalian menurut Welsch, Hiltong, Gordon (2000,14), meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
1. Membandingkan kinerja aktual untuk periode yang bersangkutan dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Menyiapkan laporan kinerja yang berisi hasil aktual, hasil yang direncanakan dan selisih dari kedua angka tersebut.
3. Menganalisis penyimpangan antara hasil aktual dengan hasil yang direncanakan dan mencari sumber-sumber dari penyimpangan tersebut. 4. Mencari dan mengembangkan tindakan alternatif untuk mengatasi masalah dan belajar dari pengalaman pihak lain yang telah sukses dalam bidang tertentu.
5. Memilih tidakan koreksi dari kumpulan alternatif yang ada dan menetapkan tindakan tersebut.
6. Tindakan lanjut pengendalian untuk menilai efektifitas dari tindakan koreksi yang diterapkan lanjutan dengan umpan maju untuk membuat perencanaan periode berikutnya.
Pelaporan kinerja merupakan tahap yang penting dalam proses pengendalian, karena berguna untuk mengetahui sampai sejauh mana sasaran dan tujuan organisasi yang direncanakan dapat tercapai.
2.6.1 Pengendalian Biaya Promosi
Dalam memasarkan produk-produknya, perusahaan harus dapat bersaing dengan perusahaan sejenis lainnya. Adapun biaya yang dikeluarkan untuk memasarkan produknya harus sesuai dengan hasil yang diperoleh perusahaan. Oleh karena itu agar biaya yang dikeluarkan efisien perusahaan harus melakukan pengendalian atas biaya promosi.
Dalam pengendalian biaya promosi ini diperlukan suatu alat yang dapat dijadikan tolak ukur untuk mengevaluasi biaya promosi yang dikeluarkan. Perusahaan dapat menggunakan anggaran biaya promosi sebagai tolak ukurnya, yaitu dengan cara membandingkan biaya promosi yang sebenarnya dengan biaya promosi yang dianggarkan. Kemudian bila terjadi penyimpangan, perusahaan menganalisis sebab-sebab penyimpangan. Dari hasil analisis tersebut dapat diketahui yang menyebabkan tejadinya penyimpangan tersebut. Informasi penyimpangan dan sebab-sebab terjadinya penyimpangan ini sangat penting bagi perusahaan sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil tindakan koreksi
maupun untuk menyusun rencana-rencana pada masa yang akan datang (Philip Kotler dan Kevin Lane Keller 2007,266).
2.7 Penjualan
Menurut Husein Umar (2005,13):
“Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pemebeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba.”
Menurut (Philip Kotler dan Kevin Lane Keller 2007,53):
“The selling concept hold that consumers will not buy enough of the organization’s product unless it undertakes a large scale selling and promotion effort.”
Pengertian tersebut berarti bahwa konsumen tidak akakn membeli suatu produk perusahaan, jika perusahaan tidak melakukan usaha penjualan dan tidak melakukan usaha promosi.
2.7.1 Faktor-faktor yang Mempengruhi Volume Penjualan
Berhasil tidaknya suatu kegiatan penjualan (selling) banyak dipengaruhi oleh berbagai faktor (Stoner, Freeman, Gilbert 1995,56). antara lain:
1. Analisis Pasar yang mencakup:
analisis perkembangan metode yang mutakhir,
analisis perubahan selera konsumen,
kondisi perekonomian,
kebijakan pemerintah, dan lain-lain.
2. Penelitian dan pengembangan produk, menyanykut mutu atau kealitas barang yang dijual.
4. Komunitas regulasi, yaitu dalam pelaksanaan kegiatan penjualannya perusahaan harus mengikuti peraturan pemerintah yang berlaku, seperti peraturan ekspor-impor, peraturan penanaman modal, dan lain-lain.
5. Sistem pckaging, terutama bagi industri-industri yang membutuhkan kemasan menarik untuk produk yang dihasilkannya.
6. Sistem pengiriman ekspedisi, sistem pengiriman harus baik dan kondisi barang harus tetap utuh serta yang terpenting adalah tepat waktu sesuai dengan kesepakatan.
7. Pengendalian dan evaluasi, perusahaan secara rutin harus melakukan evaluasi untk melihat kembali apakah pelaksanaan kegiatan penjualan telah sesuai dengan rencana,sebagai tolak ukur pengndalian di masa yang akan datang.
2.8 Pengaruh Anggaran Biaya Promosi Terhadap Volume Penjualan
Pendapatan yang diperoleh perusahaan akan bersumber pada penjualan produk perusahaan, sehingga keberhasilan pemasaran produk akan merupakan keberhasilan perusahaan. Penjualan produk perusahaan merupakan rangkaian kegiatan dalam perusahaan yang memegang peranan penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Oleh karena itu, agar pelaksanaan penjualan produk perusahaan dapat berjalan lancar, diperlukan berbagai macam upaya untuk melakukan penjualan produk perusahaan kepada calon konsumen, mengadakan pelayanan yang memadai kepada para pembeli serta mengadakan pelayanan. Semua ini ditujukan untuk meningkatkan penjualan produk perusahaan tersebut. Pelaksanaan kegiatan untuk mengukur penjualan ini diperlukan dana yang cukup. Tanpa adanya dana yang tersedia untuk melakukan kegiatan yang menunjang penjualan produk oerusahaan, pelaksanaan penjualan produk tidak dapat berjalan dengan baik sehingga target penjualan akan sulit dicapai. Jika suatu perusahaan telah mengalami kesulitan dalam penjualan produknya dan tidak dapat mengatasi kesulitan tersebut, kelangsungan hidup perusahaan akan menjadi terancam pula. Hal ini terjadi karena kesulitan penjualan produk, berarti pula kesulitan untuk memperoleh pendapatan bagi perusahaan yang bersangkutan (Lamb, Hair, McDaniel 2001:157).
Menurut (Philip Kotler dan Kevin Lane Keller 2007,266) salah satu kegiatan yang sering dilaksanakan perusahaan sehubungan dengan usaha untuk meningkatkan penjualan produk perusahaan adalah kegiatan promosi. Tentunya semua kegiatan ini membutuhkan biaya, biaya promosi yang dikeluarkan benar-benar untuk kegiatan promosi yang dapat menarik perhatian konsumen untuk membeli produk perusahaan, tetapi bila promosi ini gagal dapat menurunkan volume penjualan yang akan diperoleh karena telah dikeluarkan biaya yang tinggi untuk kegiatan promosi yang ternyata hasilnya tidak menarik konsumen. Kebijaksanaan yang diambil harus selalu mengacu pada tujuan dilaksanakannya promosi untuk meningkatkan volume penjualan, dan dengan sendirinya akan meningkatkan laba perusahaan.
Menurut Jajuk Herawati dan Sunarno (2004,24) anggaran biaya promosi bermanfaat dalam mengefektifkan pengendalian kegiatan promosi baik dalam perencanaan, pengkoordinasian, dan pengendalian, sehingga dapat diketahui secara dini penyimpangan dari perencanaan yang telah ditetapkan sehingga dapat diusahakan cara penanganannya. Dasar dari pengendalian adalah agar apa yang telah direncanakan terhindat dari penyimpangan atau kesalahan yang mungkin terjadi selama kegiatan berlangsung.
Menurut Buchari Alma (2007,179) tujuan dari suatu kegiatan promosi yaitu memperkenalkan produk perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan volume penjualan. Upaya untuk dapat mencapai volume penjualan yang diharapkan tersebut maka kegiatan promosi haruslah efektif dengan memperhatikan faktor-faktor yang mendukung dilaksanakannya kegiata promosi dengan pemilihan media promosi yang tepat, dan untuk mencapai kegiatan promosi dengan memberikan informasi, membujuk calon konsumen dan mengingatkan konsumen tentang produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan. Jadi dengan adanya anggaran biaya promosi, memberikan gambar dan stsndar yang dapat mengendalikan kegiatan promosi sengga seharusnya tercipta kegiatan promosi yang efektif sehingga usaha pencapaian volume penjualan yang diharapkan perusahaan dapat mendekati bahkan tercapai.
