Tujuan: Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara muat turun Penyata Bank ke SAGA. 1. Pastikan digicert disambungkan ke USB port komputer dengan betul.
2. Masuk ke laman web CIMB BizChannel iaitu http://www.cimbbizchannel.com.my/. Skrin seperti di skrin 1 akan terpapar.
Skrin 1
3. Klik pada butang Login dan skrin seperti di skrin 2 akan terpapar.
Skrin 2
4. Pada kotak biru yang tertulis I want to login to, pilih Cash Management. Rujuk pada skrin 2. 5. Klik butang Go. Skrin seperti di skrin 3 akan terpapar. Klik pada butang OK.
Skrin 3
6. Skrin seperti di skrin 4 akan terpapar. Masukkan User Pin dan tekan butang Login.
Skrin 4
7. Skrin seperti di skrin 5 akan terpapar. Klik pada Account Management.
Skrin 5
8. Skrin seperti di skrin 6 akan terpapar. Pilih Statement Download.
Skrin 6
9. Rujuk skrin 6. Pilih Request Statement. Skrin seperti di skrin 7 akan terpapar.
Skrin 7
10. Klik pada butang AG TXT. Kemudian klik pada butang Next. Skrin seperti di skrin 8 akan terpapar.
Skrin 8
11. Pada ruangan Select Acount(s), pilih akaun yang dikehendaki. Sebagai contoh sekiranya muat turun penyata bank adalah untuk kod GL tunai A11101, maka pilihan adalah pada akaun 12150005004050 KIRA-KIRA AM UPM. Rujuk skrin 8.
12. Pada ruangan Date Filter Option, pilih tarikh yang diperlukan dengan mengisi ruang Date: dd/mm/yyy. Tekan butang Generate. Rujuk skrin 9.
Skrin 9
13. Tekan butang refresh sehingga di ruangan status bertukar menjadi GENERATED. Rujuk skrin 10.
Skrin 10
14. Klik gambar yang ada di ruangan Download Now. Rujuk skrin 11.
Skrin 11 15. Skrin seperti di skrin 12 akan terpapar. Tekan butang Save.
Skrin 12
16. Skrin seperti di skrin 13 akan terpapar. Di ruangan File name, taip nama fail seperti yang dikehendaki, manakala di ruangan Save as type, pilih Text Document. Tekan butang Save.
Skrin 13 17. Pada desktop komputer, pilih icon WINSCP. Rujuk skrin 14.
Skrin 14
18. Skrin seperti di skrin 15 akan terpapar. Klik pada butang Login.
Skrin 15
19. Skrin seperti di skrin 16 akan terpapar. Pilih direktori kiri untuk fail bernama C:\BSTAT dan direktori kanan untuk fail bernama /tmp.
Skrin 16
20. Heret fail yang diperlukan masuk ke folder tmp. Skrin seperti di skrin 17 akan terpapar.
Skrin 17
21. Pada ruangan Transfer mode, tekan di butang text (plain text,html, scripts...). Klik pada butang Copy. Fail akan dipindahkan ke dalam folder tmp.
22. Tekan papan kekunci F8 untuk keluar dari WINSCP.
23. Semak transaksi berstatus READY atau HELD di dalam modul Cash Book bagi Cash Receipt, Cash Payment dan CB Adjustment. Rujuk Fail Meja pegawai yang bertanggungjawab ke atas penyediaan Penyata Penyesuaian Bank.
24. Lakukan proses period end. Masuk sistem SAGA Financials 7.4. Rujuk skrin 18.
Skrin 18
25. Pilih Maintain, Period End untuk penutupan secara bulanan, atau Year End untuk penutupan bulan Disember.
26. Skrin seperti di skrin 19 akan terpapar. Klik pada butang Roll Period.
Skrin 19
27. Skrin seperti di skrin 20 akan terpapar. Masukkan butiran seperti di langkah a) hingga c)
Skrin 20
a) Taipkan A11101, atau tekan gambar kanta sekiranya ingin memilih kod akaun tunai terlibat, tekan Tab, b) Tekan Tab. Masukkan tarikh 01/01/2000 di dalam kotak Matched Items, Chaeque Register, Posted
Batches dan EFT Audit Entries,
c) Tekan OK. Program akan menjalankan proses period end sehingga perkataan period end completed tertera.
28. Rujuk langkah 25. Pilih Process. Skrin seperti di skrin 21 akan terpapar. Plih Load Statement.
Skrin 21 29. Skrin seperti di skrin 22 akan terpapar. Klik butang Load.
Skrin 22
30. Merujuk kepada skrin 23, masukkan butiran seperti di 30.a) hingga 30.d). a) Taip kod akaun tunai yang dikehendaki, tekan Tab
b) Masukkan tarikh penyata bank yang ingin di muat turun. Contoh:- sekiranya ingin memuat turun penyata bank bertarikh 01.12.2010, taip 011210, tekan Tab,
c) Masukkan tarikh penyata bank berkenaan, tekan Tab,
d) Taip nama fail seperti yang telah disimpan semasa di langkah 16. Contoh :- 011210.GFM
Skrin 23
31. Tekan OK. Satu pop up screen seperti di skrin 24 terpapar. Tekan Yes.
Skrin 24
32. Sistem akan menjalankan proses muat turun sehingga satu pop screen makluman proses selesai muncul. Rujuk skrin 25. Tekan OK.
Skrin 25
33. Skrin seperti di skrin 26 akan terpapar. Klik pada butang No.
Skrin 26
34. Pastikan amaun di ruangan Closing Balance dengan baki penyata bank asal tarikh tersebut adalah sama. Sekiranya sama teruskan ke langkah 36. Sekiranya tidak sama, semakan perlu dibuat bagi amaun yang berbeza dengan penyata bank yang asal.
35. Penyata bank yang dimuat turun perlu dikemaskini bagi membolehkan transaksi bank untuk tarikh tersebut dimasukkan ke dalam penyata penyesuaian bank. Ikut langkah 35. a) hingga langkah 35.e) :- a) Pastikan GL Period merupakan bulan berakhir yang sama dengan bulan penyata bank. Contoh,
sekiranya ingin memuat turun penyata bank Februari 2008, maka GL Period di SAGA hendaklah berada
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
pada bulan Februari 2008. Rujuk kepada pegawai yang diberi kuasa untuk membuka dan/atau menutup GL Period.
b) Rujuk langkah 28, pilih Statement Entry. Skrin seperti di skrin 27 akan terpapar. Klik butang View, Search dan pilih OK.
Skrin 27
c) Penyata bank yang telah dimuat turun seperti di langkah 29 hingga langkah 35 akan terpapar seperti di skrin 28.
Skrin 28
d) Klik pada butang Tools, Other dan pilih Post Current. Rujuk skrin 29.
Skrin 29
e) Proses kemaskini penyata bank akan dilakukan oleh sistem sehingga Status READY bertukar menjadi POSTED beserta tarikh kemaskini dilakukan.
36. Lakukan proses penyesuaian bank dengan merujuk kepada Garis Panduan Penyesuaian Bank (OPR/BEN/GP018/AKN)
37. Cetak Bank Reconciliation Report setelah selesai mengambilkira semua transaksi yang boleh diselaras dengan merujuk kepada Arahan Kerja Pelarasan Item Penyata Penyesuaian Bank (UPM/OPR/BEN/AK027/AKN). Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Cash Book
(UPM/OPR/BEN/AK026/AKN).
