I. Ringkasan proyek
Proyek ini diberi nama “Program Peningkatan Kapasitas pemerintahan gampong Dalam Pengelolaan Administrasi dan Database Gampong” yang mengambil lokasi. di 40 (empat puluh) gampong yang tersebar dalam 4 (empat) kecamatan di wilayah Kabupaten Aceh Besar Nanggroe Aceh Darussalam sebagai pilot project.
Program ini dilatarbelakangi oleh masih adanya pengelolaan administrasi dan database di tingkat gampong yang tidak tertata dan tersimpan dengan baik dan benar. Mengingat pentingnya pelayanan administrasi, kebutuhan informasi dan database bagi masyarakat serta untuk pemerintahan gampong itu sendiri sehingga dapat memberikan pelayanan administrasi yang cepat dan baik dan juga dalam menentukan perencanaan pembangunan gampong depan secara mandiri.
Dengan adanya program ini diharapkan dapat memberikan sumbangan terhadap peningkatan pelayanan aparatur gampong dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat. Disamping itu program ini juga bertujuan untuk meningkatkan kapasitas kelembagaan Pugar, keahlian personil terutama dalam hal melakukan pelayanan pendampingan kepada masyarakat miskin.
Sasaran dalam program ini lebih diutamakan kepada perangkat desa (sekretaris desa atau lain-lain yang ditunjuk) yang bertugas untuk melaksanakan kegiatan administrasi dan database gampong.
Agar program ini dapat berjalan sesuai rencana maka perlu dilakukan beberapa intervensi kegiatan seperti Diseminasi tentang peraturan-peraturan yang menyangkut pelaksanaan administrasi dan database gampong, desiminasi ini bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada aparatur gampong tentang berbagai peraturan-peraturan yang menyangkut dengan administrasi dan database gampong, dilakukannya Tehnincal Asistensi untuk memastikan software system informasi dan database dapat berjalan dengan baik dan Coaching bagi staff lapangan untuk meningkatkan kapasitas pendamping tentang peraturan-peraturan yang menyangkut administrasi dan database gampong serta pemahaman tentang software system informasi dan database gampong.
Disamping itu untuk meningkatkan kapasitas beberapa staf Pugar dalam melakukan aktifitas Pugar lainnya dilakukan kegiatan tambahan berupa pelatihan keuangan berbasis Probas, dan penyusunan database berbasis web. Seluruh rangkaian program kegiatan ini direncanakan Jangka waktu pelaksanaannya selama 4 (empat) bulan dengan kebutuhan dana sebesar Rp, 576.475.000, terdiri dari Mercy 525.275.000 dan swadaya Pugar Rp. 51.200.000,-
Proposal
1. Nama Proyek
Program Peningkatan Kapasitas pemerintahan gampong Dalam Pengelolaan Administrasi dan Database Gampong.
2. Lokasi Proyek
Adapun lokasi proyek yang akan dilaksanakan di empat kecamatan dalam wilayah Kabupaten Aceh Besar yakni; Kecamatan Baitussalam (Desa Blang Krueng, Desa Cadek, Desa Klieng Cot Arun, Desa Klieng Meuria, Labuy, Desa Lam Ujung, Desa Lambada Lhok, Desa Lampineung, Desa Miruk Lamreuduep). Kecamatan Leupung Terdiri dari Deah Mamplam, Lamseunia, Layeun, Pulot). Kecamatan Lhoknga terdiri dari Aneuk Paya, Lambaro seubun, Meunasah Krieng, Meunasah Moncut, Kueh, Lamcok, Meunasah Balee, Meunasah Blang, Meunasah Cut, Meunasah Lamgirek, Meunasah mesjid Lampuuk, Naga Umbang, Seubon Ayon, Nusa, Tanjong. Kecamatan Peukan Bada Terdiri dari: Beuradeun, Gurah, Keuneueu, Lam Hasan, Lam Isek, Lam Manyang, Lam Rukam, Lam Teungoh, Lam Tutui, Lambaro Neujid, Paya Tieng, Rima Jeuneu.
3. Jangka waktu Pelaksanaan Proyek
Jangka waktu dalam pelaksanaan proyek ini direncanakan selama empat bulan, yakni Desember 2008 sampai dengan Maret 2009.
4. Latar belakang
Pelayanan kebutuhan public merupakan salah satu kewajiban yang harus dipenuhi oleh aparatur pemerintah dalam rangka menjalankan amanah yang telah diberikan kepadanya. Salah satu bentuk pelayanan public yang harus diberikan adalah pelayanan administrasi dan database, baik ditingkat paling atas sampai ke tingkat paling bawah seperti tingkat gampong. Oleh karena itu aparatur pemerintah diharapkan dapat memberikan pelayanan yang baik dan maksimal
sehingga masyarakat mendapat kemudahan, cepat dan tepat dalam mendapatkan pelayanan informasi.
Dalam beberapa realitas yang ditemui di gampong-gampong, banyak gampong-gampong yang belum memiliki system pelayanan administrasi yang baku, bahkan cenderung masih menggunakan cara-cara tradisional, seperti penempelan di papan pengumuman, menulis dalam selembar kertas dan cenderung tidak tertata dan terdokumentasi dengan baik dan benar. Sehingga tidak jarang kita temukan banyak gampong yang tidak memiliki administrasi dan pencatatan data yang baik bahkan lebih ironis lagi masih ada gampong yang tidak meng-update data-data kependudukan dan mengandalkan ingatan-ingatan saja.
Disamping persoalan pengelolaan administrasi tersebut di atas, juga masih terdapat kendala-kendala yang berhubungan dengan kapasitas pengelola informasi atau aparatur gampong dalam melakukan tugas-tugas pelayanan public. Persoalan tersebut adalah kurang pahamnya aparatur gampong tentang administrasi dan database, minimnya faslitas yang berikan dan berbagai persoalan lainnya.
Beranjak dari kondisi tersebut di atas, menindaklanjuti dari program yang telah dijalankan oleh Mercy Corp tehadap 40 gampong di empat kecamatan dalam wilayah Kabupaten Aceh Besar, serta untuk menjaga kesinambungan dan keberlanjutan program, maka yayasan Pugar merasakan perlu adanya suatu upaya menindaklanjuti melalui sebuah pendampingan untuk meningkatkan kapasitas aparatur gampong dalam meningkatkan pelayanan publik. Sehingga diharapkan aparatur gampong dapat mengelola administrasi dan database sebaik mungkin. Disisi lain mengingat program permerintah dalam memberdayakan gampong secara partisipatif sehingga informasi dan database ini sangat dibutuhkan untuk melakukan perencanaan program-program pembangunan di gampong kedepan.
5. Penerima manfaat proyek
Penerima manfaat proyek secara langsung adalah masing-masing aparatur gampong sebanyak (40) orang. Dimana mereka yang berhubungan langsung dengan proses pelaksanaan administrsi dan database gampong. Sedangkan penerima manfaat tidak langsung adalah masyarakat umum yang akan memanfaatkan fasilitas yang tersedia untuk mempermudah pengurusan surat-menyurat maupun pengambilan data desa (gampong). Penerima manfaat akan terlibat secara langsung dalam pelaksanaan proyek, karena proyek ini didesain untuk mempermudah pelaksanaan administrasi dan database gampong.
6. Metodologi proyek;
Adapun kegiatan-kegiatan dan metodelogi pelaksanaan proyek diuraikan sebagai berikut;
Kegiatan-kegiatan:
1) Koordinasi dan konsultasi Pugar, LPK Pemerintah Kabupaten AIPRD-LOGIKA dalam pengembangan administrasi dan menajemen gampong.
2) Desiminasi peraturan perundang-undangan serta tugas dan fungsi aparatauar gampong (terdiri dari sekgam dan kaur)
3) Pendokumentasian peraturan-peraturan perundang-undangan (dalam bentuk VCD).
4) Pendataan atau sensus Peneduduk
5) Tehnical Asistensi (TA) Sistem Informasi dan manajemen Gampong. 6) Entri data (data administrasi dan database gampong).
7) Coching Pengoperasian, pemeliharaan perangkat SIM-G. 8) Coaching administrasi dan database gampong
9) Training penggunaan software keuangan PROBAS. 10) Updating system databse Pugar berbasis Web. 11) Memberikan masukan kepada LPK atas kendala atau
penyempurnaan system
Adapun uraian kegiatan sebagaimana berikut ini :
1) Kokordinasi antara PUGAR, LPK, Pemerintahan Kabupataen Aceh Besar dan AIPRD-LOGIKA bertujuan untuk mencari masukan dan gambaran tentang tata cara pelaksanaan administrasi dan database gampong, juga mencari masukan tentang peraturan-peraturan yang berhubungan dengan administrasi dan database gampong, disamping itu juga untuk menyamakan pandangan dan persepsi tentang pelaksanaan kegiatan yang aka dilakukan di lapangan. Koordinasi ini akan dilakukan oleh koordinator program PUGAR, LPK. 2) Desiminasi tentang peraturan peraturngan demikian dan Tugas dan fungsi aparatur gampog bertujuan untuk memberikan pemahaman bagi aparatur gampong tentang berbagai peratauran-peraturan yang berhubungan administrasi dan manajemen gampong serta tugas, fungsi aparatur gampong. Desiminasi ini melibatkan 160 orang aparatur gampong terdiri dari sekretaris gampong dan kaur. Kegiatanini direncanakan 4 seri masing masing seri melibatkan 40 orang dan direncanakan berlangsung selama 3 hari/seri. Tempat pelaksanaan Hotel Rasamala Banda Aceh. Kegiatan ini akan difaslitasi oleh 2 orang narasumber yakni 1 orang dari Kabag PEMDES Kabupaten Aceh Besar dan 1 orang dari praktisi hukum akademisi atau pegiat LSM di banda Aceh. Untuk mengorganisir kegiatan ini dibantu oleh 2 orang panitia pelaksana dari Yayasan Pugar.
3) Pendokumentasian peraturan-peraturan perundang-undangan (dalam bentuk VCD). Untuk mendukung pemahaman peserta tentang pemahaman terhadap peraturan-peratauran tersebut diberikan juga dokumentasis perundang-undangan yang dikemas dalam bentuk VCD dan akan diberikan kepada masing-masing gampong. Dengan demikian bilamana diperlukan masing-masing gampong dapat mengakses dengan cepat.
4) Pendataan atau sensus Penduduk
Pendataan atau sensus penduduk bertujuan untuk memperoleh data dan informasi tentang gampong. Dalam kegiatan ini melibatkan 10 orang tenaga lapangan dan tim yang dibentuk di masing-masing gampong yang terdiri dari 4 orang tiap gampong, jumlah orang yang terlibat dalam kegiatan ini sebanyak 160 orang. Pendataan ini diperkirakan memakan waktu selama 10 hari. Pendataan ini menyangkut tentang administrasi dan potensi masing-masing gampong. Dadata-data yang didapat kemudian diolah , dianalisis dan dikelompokkan kedalam kelompok masing-masing. Data-data ini untuk menunjang penyediaan administrasi dan database gampong berbasis Sistem Informasi dan manajemen gampong.
5) Tehnical Asistensi (TA) Sistem Informasi dan manajemen Gampong. Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan bantuan teknis dalam pengoperasian SIM-G, mengatasi berbagai kendala-kendala yang dihadapi oleh aparatur gampong dalam melakukan kegiatan operasionalisonal sistem di lapangan. Tehnikal asistensi melibatkan 10 orang tenaga lapangan. Masing-masing TA mendampingi 4 gampong. Tenaga lapangan ini juga berfungsi untuk memfasilitasi pengumpulan data oleh tim di masing-masing gampong.
6) Entri data (data administrasi dan database gampong).
Kegiatan ini bertujuan untuk meng-input data ke dalam sistem administrasi dan manajemen yang telah disediakan. Dari kegiatan ini diharapkan setiap masyarakat yang membutuhkan informasi dapat mengakses di masing-masing gampong.
7) Coaching Pengoperasian, pemeliharaan perangkat SIM-G.
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman dan keterampilan bagi staff lapangan Pugar dalam melakukan pendampngan dan TA. Kegiatan ini direncanakan selama 3 (tiga) hari. Peserta dalam kegiatan ini akan diikuti oleh 15 orang staff
Pugar bertempat di kantor Pugar. Untuk memperlancar kegiatan ini akan difasilitasi oleh LPK sebagai pembuat software.
8) Coaching administrasi dan database gampong.
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman dan keterampilan bagi staff lapangan Pugar dalam melakukan pendampngan dan TA. Kegiatan ini akan diikuti oleh 15 orang staff Pugar. Kegiatan dilakukan selama tiga hari di kantor Pugar. Untuk memperlancar kegiatan ini akan difasilitasi tenaga fasilitator dari Impact. Kegiatan ini direncanakan selama 3 hari.
9) Training penggunaan software keuangan PROBAS.
Tranining ini untuk meningkatkan keterampilan dan pemahaman staf keuangan Pugar dalam menjalankan administrasi keuangan berbasis PROBES. Kegiatan pelatihan ini direncanakan di SATUNAMA Yogyakarata. Pelatihan ini berlangsung selama satu minggu. Dari hasil pelatihan ini diharapkan pelaksanaan administrasi keuangan Pugar semakin rapi dan canggih.
10) Updating system databse Pugar berbasis Web.
Updating system database ini bertujuan untuk meningkatkan pelayanan pihak indok dalam rangka penyediaan data dan informasi. Disamping itu pembuatan ini akan memudahkan semua orang mengakses dan melihat data yang dapat dipublikasikan. Agar database ini dapat dipublikasikan melalui web yand dimiliki Pugar maka direncanakan akan merekut satu orang konsultan.
12). Memberikan masukan kepada LPK atas kendala atau penyempurnaan system. Kegiatan ini dilakan bilamana dalam pelaksanaan pengisian data di lapangan mengalami kendala atau traouble. Disamping itu juga bilamana ada format-format yang belum termuat dalam sistem atau perlu penambahan atau pengurangan
lainnya. Sehingga diharapkan system ini dapat dipergunakan semaksimal mungkin.
13). Monitoring dan evaluasi. Monitoring ini dimaksudkan adalah monitoring internal yang dilakukan oleh tim manajemen lembaga. Monitoring dilakukan pada bulan kedua. Adapun tujuan dari monitoring ini adalah untuk melihat sejauh mana keberhasilan program dilapangan dan juga untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapii. Sedangkan untuk evaluasi dilakukan pada akhir program, evaluasi ini juga bertujuan untuk mengetahui capaian-capaian yang didapatkan dilapangan dan juga sekaligus memberikan rekomendasi atas peleksanaan program dilapangan.
7. Dampak Proyek,
Adapun dampak program yang diharapkan adalah: Meningkatnya kinerja aparat gampong dalam melayani kebutuhan publik, mudahnya melakukan pengurusan administrasi, tersedianya dan tertatanya data-data gampong (data-database gampong), penyajian data-data dan administrasi secara mudah dan akurat.
8. Manajemen Proyek
Perencanaan proyek ini dilakukan berawal dari menindak lanjuti program Mercy tentang pemberdayaan pemerintahan gampong dan data-data yang diberikan dalam bentuk laporan. Berdasarkan informasi tesebut lembaga pelaksana proyek melakukan diskusi dengan beberapa tokoh masyarakat, aparatur gampong tentang berbagai hal dalam pelaksanaan proyek. Dari hasil diskusi tersebut disimpulkan bahwa banyak kendala-kendala dalam pelaksanaan pengoperasian System yang telah diberikan, kurangnya pendampingan dan tenaga asistensi.
Organisasi pelaksana dari program ini adalah PUGAR dengan susunan pelaksana sebagai berikut :
Staf adm dan Keuanga : Heryanah Program Officer : Mustafa Fasilitator lapangan 10 org :
Untuk memudahkan dan memperlancar kegiatan dilapangan maka masing-masing orang akan diberikan tanggung jawab sebagai berikut : Coordinator program :
Adalah sebagai penanggung jawab dan koordinator dari seluruh aspek program baik kedalam maupun keluar lembaga. Bertugas mengkoordinir organisasi program supaya dapat berjalan seperti yang direncanakan, mengambil kebijakan-kebijakan strategis, memberikan saran-saran kepada staf pelaksana lainnya.
Staf adm dan keuangan :
Adalah staf yang bertugas untuk menyiapkan segala kebutuhan administrasi, dan bersama dengan Coordinator program untuk mengatur dan mengambil kebijakan yang berhubungan dengan keuangan setelah berkonsultasi dengan penanggung jawab program, serta bertugas menyiapkan pelaporan keuangan pelaksanaan program.
Program officer
Adalah staf yang diberikan tugas untuk melakukan pengaturan-pengaturan dan perencanaan teknis dari rangkaian kegiatan supaya singkron antara kegiatan yang satu dengan yang lainnya. Program officer juga sebagai penghubung antara kebutuhan teknis dilapangan dengan manajemen adminstrasi lembaga sehingga perencanaan kegiatan dapat berjalan sesuai rencana. Program Officer juga bertanggung jawab terhadap pelaporan kegiatan dilapangan.
Pendamping lapangan :
Pendamping lapangan bertugas dan bertanggung jawab untuk memberikan bantuan teknis yang berhubugan dengan penerapan
system) sehingga semua data dapat tersusun dan terakses dengan rapi dan benar. Juga bertanggung jawab terhadap kelancaran program dilapangan dan mengatasi kendala-kendala teknis ataupun system yang kemungkinan dalam pengoperasian akibat kesalahan sistem mupun kesalahan operator sistem (human Error).
Sedangkan mekanisme perekrutan staf dilakukan lewat iklan media dan mailing list Pugar. Disamping itu juga dilakukan melalui person-person. Kreteria yang dibuat adalah mampu mengoperasikan komputer, paling tidak mengoperasikan mikcrosoft word dan excel serta mempunyai pengalaman pendampingan.
Untuk melakukan pengawasan internal maka dilakukan rapat mingguan, sedangkan pengawasan lembaga dilakukan setiap bulan, monitoring proyek dilakukan pertengahan proyek dan evaluasi di akhir proyek.
9. Keberlanjutan Program
Yayasan Pugar dalah sebuah lembaga yang menempatkan dirinya dalam peningkatan dan pendampingan masyarakat pesisir. Sehingga berkaitan dengan isiu-isu yang telah dijalankan. Oleh karena itu meskipun proyek ini berakhir secara financial akan tetapi Pugar tetap melakukan pendapingan/ penguatan terhadap organisasi gampong dan mukim. Dengan demikian keberlanjutan program ini merupakan bagian agenda jangka panjang Pugar.
Disamping itu juga untuk menjaga keberlanjutan program ini didirikan klinik konsultasi system SIM-G. Pengelolan klinik ini nantinya diharapkan dilanjutkan oleh pihak kecamatan masing-masing dan dikonsultasikan kepada pihak kabupaten.
10 Strategi kesetaraan gender
Setiap kegiatan mempertimbangkan keterwakilan perempuan, namun dalam beberapa hal keterwakilan perempuan tidak dapat di intervensi
seperti pengurus gampong yang ikut dalam kegiatan ini, dimana aparatur gampong tersebut adalah hasil pemilihan masing-masing gampong.
11. Hambatan
Hambatan-hambatan yang dapat terjadi dalam menjalankan program ini adalah keengganan masyarakat atau stakeholder yang hadir karena tidak diperbolehkannya pos anggaran dalam proyek ini. Strategi yang dipergunakan adalah meminimalisasi pengumpulan masyarakat dan memaksimalkan tehnikal asistensi.
12. Lampiran-lampiran
Lampiran 1. Posisi keuangan terakhir lembaga Lampiran 2. Profil yayasan Pugar
Lampiran 3. Struktur yayasan PUGAR ,
Lampiran 4. Pengalaman yayasan PUGAR dalam menjalankan proyek Lampiran 5. Logframe,
Lampiran 6. Rencana Kerja (Work Plan), Lampiran 7. Anggaran Biaya Proyek.
Lampiran 8. Curiculum Vitae Organisasi Pelaksana
II. Profil Lembaga mitra
a. Nama dan alamat lembaga
Lembaga pengusul bernama Yayasan Pugar dengan alamat : Jl. Tgk. Di Lamgugop No. 9 Desa Lamgugop Kec. Syah Kuala Banda Aceh. b. Pendiri dan tanggal pendirian lembaga : Yayasan PUGAR didirikan
pada tanggal 15 Februari 1992, oleh : Ramadhana Lubis, Ir. Zulhanuddin Hasibuan, Drs. Yazid. Drs. Ridwan
c. Alamat lembaga, telpon, fax dan email
Alamat : Jalan Tgk, Di lamgugup, No. 09, Telp./Fax : 06517555576. email : Pugari_Aceh@yahoo.co.id atau Pugar.Aceh@gmail.com. d. Akte, SITU dan NPWP lembaga
NPWP : 01.657.882.5-101.000 e. Nama penanggung jawab : Zulhanuddin Hasibuan
Alamat : Jl. Tengku Budiman Desa Lamteh
No. KTP : 1171091312670001
f. Contact Person : Phonna Dianda.
g. Nomor rekening bank : Bank BRI Syariah No Rekning : 709-33-41-3463-5 atas Nama Yayasan Pugar .
h. Laporan keuangan teraknir lembaga Sejarah berdirinya lembaga. Posisi laporan keuangan lembaga dapat dilihat pada lampiran 1 (Posisi keuangan) dan lampiran 2 tentang Profil lembaga Yayasan Pugar. i. Struktur lembaga : Struktur lembaga sebagaimana terlampir
(lampiran 3. Struktur Yayasan PUGAR).
j. Pengalaman lembaga dalam menjalankan proyek. Lihat lampiran 4. Pengalaman Yayasan Pugar dalam Menjalankan Proyek
k. Organisasi yang pernah bekerjasama. Lihat dalam lampiran 4, yakni Pengalaman Yayasan Pugar Dalam Menjalankan Program.
