i
ADMINISTRASI KEARSIPAN
DI SEKRETARIAT BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KABUPATEN SRAGEN
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
ADI HERMAWANTO D1513002
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
v MOTTO
“Jangan menjelaskan tentang dirimu kepada siapapun karena yang menyukaimu tidak butuh itu, dan yang membencimu tidak percaya itu” "Jadilah diri sendiri dan janganlah menjadi orang lain walaupun orang
tersebut nampak lebih baik dari kita"
“Hidup bagaikan kita berlayar di lautan, ita nikmati setiap ombak yang menempa tapi jangan lupa kalau kita mempunyai layar yang bisa untuk
merubah arah kita apabila arah yang dituju salah”
vi
PERSEMBAHAN
Alhamdulillah, tiada henti-hentinya penulis mengucapkan syukur kepada
Allah SWT. Atas ridho-Nya, akhirnya penulis bisa menyelesaikan Tugas Akhir
ini. Sholawat serta salam penulis kirimkan kepada Rosululloh, sehingga sampai
sekarang indahnya iman dan Islam masih terasa. Bantuan dari berbagai pihak pun,
tak luput dalam penyelesain Tugas Akhir ini, baik bantuan secara materi, spiritual,
informasi, motivasi. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ayah dan ibu tercinta, terimakasih telah memberikan dukungan yang luar
biasa kepada penulis tidak hanya dari segi materi namun juga semangat
dan doa. Memberikan tauladan di setiap segi kehidupan.
2. Bapak Drs. Ali, M.Si Selaku pembimbing penulis. Terimakasih atas
waktu, diskusi dan arahan untuk membimbing penulis dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini. Terimkasih atas ilmu yang diberikan.
3. Seluruh keluarga besar Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kabupaten Sragen yang telah mau membantu penulis selama magang.
Terimakasih telah memberikan informasi kepada penulis.
4. Teman-teman seperjuangan di Sragen Bernaldo Angga, Stephanie Lintang,
Rahmat T Nugraha, dan Koko Harjunanto yang selalu memberikan kesan
yang indah selama magang di Kabupaten Sragen.
5. Ayudya Zahra yang telah memberikan dukungan kepada penulis dan doa
nya yang tiada henti.
6. Teman-teman D3 Manajemen Administrasi 2013 kelas B, terima kasih
selama ini sudah menjadi keluarga yang mengasyikkan selama 3 tahun ini.
7. Teman-teman dari mulai SD sampai SMA yang selalu mendukung
walaupun terhalang jarang yang jauh beda kota dan sudah lama tidak
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulliah penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT
yang senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Administrasi Kearsipan di
Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen” sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Jurusan
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Terlepas dari kekurangan yang ada, Tugas Akhir ini tidak dapat selesai
tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis
ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan
mengarahkan penulis selama dalam penyusunan Tugas Akhir
2. Bapak Drs. Muchtar Hadi, M.Si selaku penguji
3. Bapak Ir. Ashari, MM Selaku Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah Kabupaten Sragen, Atas izin yang telah diberikan untuk melakukan
magang kerja.
4. Bapak Suparno, SH Selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kabupaten Sragen yang telah
mengizinkan penulis untuk melakukan pengamatan.
5. Seluruh pegawai Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen
yang telah memberikan bantuan selama kegiatan magang berlangsung dan
pencarian data-data yang penulis butuhkan.
6. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan
Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
7. Bapak Drs. Ali, MSi selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
viii
9. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu persatu yang juga ikut
membantu dalam penyusunan Tugas Akhir.
Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis
dan para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisan
Tugas Akhir ini.
Surakarta, 16 Mei 2016
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
PERNYATAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
ABSTRAK ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Pengamatan ... 5
D. Manfaat Pengamatan ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 6
A. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEARSIPAN ... 6
1. Pengertian Administrasi ... 6
2. Pengertian Arsip ... 6
3. Pengertian Administrasi Kearsipan ... 8
B. PROSES ADMINISTRASI KEARSIPAN ... 8
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ... 8
2. Penyimpanan Arsip ... 12
3. Penyusutan Arsip ... 19
C. METODE PENGAMATAN ... 21
1. Jenis Pengamatan ... 21
x
3. Sumber Data ... 22
4. Teknik Pengumpulan Data ... 23
5. Teknik Analisis Data ... 24
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA ... 26
A. Visi Misi BAPPEDA... 26
B. Tugas dan Fungsi BAPPEDA Sragen ... 27
C. Struktur Organisasi BAPPEDA Sragen ... 28
D. Uraian Tugas di BAPPEDA Sragen ... 29
E. Daftar Pegawai BAPPEDA Sragen ... 42
F. Tentang BAPPEDA Sragen ... 44
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ... 47
A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ... 47
B. Penyimpanan Arsip ... 53
C. Penyusutan Arsip ... 56
BAB V PENUTUP ... 59
A. Kesimpulan ... 59
B. Saran ... 60
DAFTAR PUSTAKA ... 61
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Jumlah Surat masuk dan Surat Keluar tahun 2012-2015 ... 4
Tabel 3.1 Jumlah Pegawai PNS di Lingkungan BAPPEDA Sragen ... 42
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Kartu Kendali Surat ... 11
Gambar 3.1 Struktur Organisasi BAPPEDA Sragen ... 28
Gambar 4.1 Contoh Lembar Disposisi di Sekretariat BAPPEDA ... 51
Gambar 4.2 Contoh arsip RPJMN tahun 2015-2019 ... 56
xiii
DAFTAR LAMPIRAN 1. Lampiran 1 Surat Keterangan Selesai Magang
2. Lampiran 2 Surat Tugas
3. Lampiran 3 Form Monitoring Magang
4. Lampiran 4 Form Penilaian Kuliah Kerja Magang
5. Lampiran 5 Contoh Lembar Disposisi
6. Lampiran 6 Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat
7. Lampiran 7 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
8. Lampiran 8 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan
xiv ABSTRAK
ADI HERMAWANTO D1513002, ADMINISTRASI KEARSIPAN DI SEKRETARIAT BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KABUPATEN SRAGEN. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, ProgramDiploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 61 Halaman.
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu instansi atau organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan oleh instansi atau organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan perencanaan, pengawasan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, dan lain sebagainya. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk memperoleh gambaran mengenai administrasi kearsipan di Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan abupaten Sragen.
Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, dimana pada pengamatan ini penulis memaparkan bagaimana administrasi kearsipan di Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kabupaten Sragen, yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Sekretariat sebagai informan, observasi, serta mengkaji dokumen dan arsip, sedangkan untuk teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis interaktif yangterdiri dari reduksi data, sajian data, serta penarikan simpulan dan verifikasi.
Berdasarkan hasil pengamatan,penulis menyimpulkan bahwa proses administrasi kearsipan rekam medis di Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kabupaten Sragen merupakan penyelenggaraan kegiatan yang bersifat ketatausahaan dalam upaya merencanakan pembangunan daerah di Kabupaten Sragen yang dimulai dari tahap penerimaan dan pencatatan, penyimpanan arsip, hingga diadakannya penyusutan arsip. Berdasarkan pengamatan penulis, proses pengembalian arsip di Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen masih belum teratur banyak arsip yang setelah dipinjam setelah dicari lagi tidak sesuai urutannya lagi. Akan tetapi menurut pengamatan penulis, untuk keseluruhan administrasi kearsipan di Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kabupaten Sragen dirasa sudah cukup baik.
