TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR TETAP
PENJAJARAN, TRACER DAN RETENSI DI BAGIAN FILING RAWAT JALAN RSUD SUNAN KALIJAGA DEMAK 2016
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (A.Md.RMIK) dari Program Studi DIII RMIK
Oleh : IZZA RUHBANA D22.2013.01315
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG 2016
ii
HALAMAN HAK CIPTA
© 2016
Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada Pada Penulis
iii
iv
v
vi
vii
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya Tulis Ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada:
Bapak dan ibu yang telah menjadi sepasang orang tua terbaik selalu siap sedia untuk saya dan adik-adik, juga untuk adik- adik saya asad, tika, alpen, silmi, aa dan gugah ileng dek “ojo do goleti pokemon”
Semua cangrencang pinkhouse mulai dari mb pitri yang keibuan dan lainnya dedek cina gista, mak isnun, lilik, hanian, bunda isma, lepina dan eka serta nisa yang sudah jadi keluarga dirumah singgah saya mau direpotisemoga makin rukun kompak ya sis, dan semua temantimun al-fath wonosari yang sudah ikut berpartisipasi memberi goresan dalam hidup saya dari php, bully.an, jalan” dan kebaikanalay kalian
semuanya Alhamdulillahijazaakumullohukhoiroo
terimakasih juga untuk silmi, hanak, inces diyan, vita vitol yang udah setia setiap saat kayak rexona
terimakasih untuk d22.61 yang sudah 3 tahun nemenin
bantuin juga pas ada tugas, pas g berangkat kuliah juga
hingga absen selalu ijo dan juga semua yang belum kesebut
Pokoke matursuwun ingkang katah
viii
RIWAYAT HIDUP
Nama : Izza Ruhbana
Tempat Tanggal Lahir : Tegal, 04 April 1995
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Desa Widodaren RT: 48 RW: 07, Kecamatan Petarukan- Kabupaten Pemalang , Jawa Tengah
Riwayat Pedidikan :
1. TK Roudhotul Mu’alimin Widodaren tahun 2000 2. SDN 03 Widodaren tahun 2001
3. SMPN 1 Comal tahun 2007 4. SMAN 1 Petarukan tahun 2009
5. Universitas Dian Nuswantoro Fakultas Kesehatan Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan tahun 2013
ix
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji syukur Alhamdulillah atas Kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga peneliti dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Prosedur Tetap Penjajaran, Tracer dan Retensi di Bagian Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak 2016” ini tepat pada waktunya.Karya tulis ini merupakan syarat dalam menyelesaiakn pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Peneliti sangat menyadari bahwa selesainya penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini tidak terlepas dari bantuan dan dorongan berbagai pihak. Oleh karena itu, peneliti mengucapkan terimakasih kepada :
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Arif Kurniadi, M.Kom selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang dan Pembimbing Karya Tulis Ilmiah.
4. Maryani Setyowati, M.Kes selaku Pembimbing Akademik.
5. Dr. Deby Armaswati, Sp.M selaku Direktur RSUD Sunan Kalijaga Demak.
6. Nurkhayati, SH selaku Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak.
x
7. Seluruh Staf Karyawan dan Karyawati Bagian Rekam Medis di Rumah Sakit Sunan Kalijaga Demak yang telah membantu dalam penyelesaian penelitian ini.
Semoga bantuan yang telah diberikan mendapatkan balasan dari Allah SWT.Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini masih jauh dari kesempurnaan.Kritik dan saran yang membangun diharapkan dari pembaca demi perbaikan menjadi masukan untuk peningkatan pelayanan di rumah sakit agar lebih baik.
Semarang, Oktober 2016
Peneliti
xi
PROGRAM STUDI D-III REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 ABSTRAK
IZZA RUHBANA
TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR TETAP PENJAJARAN, TRACER DAN RETENSI DI BAGIAN FILING RAWAT JALAN RSUD SUNAN KALIJAGA DEMAK 2016
xix + 58 Hal + 6 Tabel + 5 Gambar + 19 Lampiran
Pelaksanaan prosedur tetap penjajaran di RSUD Sunan Kalijaga Demak belum sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku.Petugas tidak menggunakan tracer yang sudah disediakan saat melakukan pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis.Bagian filing rawat jalan tidak melakukan retensi, sehingga terjadi penumpukan dokumen rekam medis di ruang filing.
Penelitian ini adalah penelitian deskriptif.Wawancara dilakukan untuk mengetahui karakteristik petugas filing dan sarana prasarana pendukung standar operasional petugas.Observasi dilakukan terhadap prosedur tetap penjajaran, tracer dan retensi untuk mengetahui kesesuaian pelaksanaan standar operasional prosedur.
Hasil penelitian, terdapat tiga petugas laki-laki dengan usia produktif dan telah mengikuti pelatihan sebagai petugas filing rawat jalan, sudah terdapat prosedur tetap penjajaran dan tracer untuk melaksanakan pengelolaan dokumen rekam medis di bagian filing rawat jalan dan prosedur tetap tentang pengelolaan dokumen rekam medis aktif dan in-aktif sebagai dasar pelaksanaan retensi, akan tetapi pada kenyataanya prosedur tersebut belum dilaksanakan secara keseluruhan terutama pada prosedur tetap tracer dan retensi yaitu tidak digunakannya tracer sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis yang keluar dari rak file.
Saran dari penelitian ini adalah melakukan sosialisasi protap penjajaran, tracer dan retensi, agar petugas dapat melaksanakan standar operasional dengan baik, melaksanakan retensi untuk mencegah penumpukan dokumen rekam medis, menggunakan tracer saat melakukan pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis sehingga mengurangi terjadinya missfile dokumen rekam medis
Kata Kunci : Standar Operasional Prosedur (SOP), Penjajaran, Tracer, Retensi
Kepustakaan : 18 (1991-2015)
xii
DIPLOMA DEGREE (D-3) OF MEDICAL RECORDS AND HEALTH INFORMATION FACULTY OF HEALTH, DIAN NUSWANTORO UNIVERSITY SEMARANG
2016 ABSTRACT
IZZA RUHBANA
REVIEW OF STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES ABOUT ALIGNMENT SYSTEM, TRACER AND RETENTION ON OUTPATIENT FILING SECTION IN SUNAN KALIJAGA REGIONAL PUBLIC HOSPITAL DEMAK, 2016
xix + 58 Pages + 6 Tables + 5 Figures + 19 Appendixs
The implementation of alignment system in Sunan Kalijaga Regional Public Hospital Demak were not in accordance with standard operational procedures.
Officers were not using tracer that has been provided when done take/return of medical record documents. Outpatient filing section did not do retention, it was make an accumulation of medical record documents in the filing room.
This study was a descriptive study. Interviews were conducted to determine the characteristics of filing officers and supporting facilities of standard operational procedures. Observations conducted on the alignment procedure, tracer and retention to determine the suitability of standard operational procedures.
The results of the study, there were three male officers in their reproductive age and had been trained as an outpatient filing officer, there were standard procedure about alignment and tracer in medical records management at the filing outpatient and standard procedures of active and in-active medical record management as the basis for retention, but in fact the procedure has not been fully implemented, especially on a standard procedure of tracer and retention, there were not used tracer as guidance to find where were the existence of medical record documents that were out from the rack.
Suggestions from this study was conducted socialization about Standard operational procedures on alignment, tracer and retention, so that the officer could carry out standard operating properly, should done retention to prevent accumulation of medical records, used tracer while done take/return medical records to reduce missfile incidence.
Keywords : Standard Operationalg Procedure, Alignment, Tracer, Retention Bibliography : 18 (1991-2015)
xiii DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN HAK CIPTA ... ii
PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR ... iii
PENGESAHAN DEWAN PENGUJI ... iii
KEASLIAN PENELITIAN ... v
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIK ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ...vi
RIWAYAT HIDUP ... viii
KATA PENGANTAR... ix
ABSTRAK ... xi
ABSTRACT ... xii
DAFTAR ISI ... xiii
DAFTAR TABEL ... xvi
DAFTAR GAMBAR ... xvii
DAFTAR SINGKATAN ... xviii
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
BAB I : PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan ... 4
1. Tujuan Umum ... 4
2. Tujuan Khusus ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
1. Bagi Rumah Sakit ... 4
2. Bagi Institusi ... 5
3. Bagi Peneliti... 5
E. Ruang Lingkup ... 5
xiv
F. Keaslian Penelitian ... 6
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA... 8
A. Rekam Medis ... 8
1. Pengertian Rekam Medis ... 8
2. Tujuan Rekam Medis ... 8
3. Kegunaan Rekam Medis ... 9
B. Filing ... 10
C. Sistem Penjajaran... 12
D. Retensi ... 15
E. Standar dan Prosedur ... 17
F. Kerangka Teori ... 18
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN ... 19
A. Kerangka Konsep ... 19
B. Jenis Penelitian ... 20
C. Variabel Penelitian ... 20
D. Definisi Operasional ... 20
E. Populasi dan Sampel ... 21
F. Pengumpulan Data ... 21
1. Jenis dan Sumber Data ... 21
2. Instrumen Penelitian ... 22
G. Pengolahan Data ... 22
H. Analisis Data ... 23
BAB IV : HASIL PENELITIAN... 24
A. Gambaran Umum RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 24
1. Profil RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 24
2. Visi, Misi dan Motto RSUD Sunan Kalijaga Demak... 25
3. Struktur Organisasi RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 26
4. Jenis Pelayanan di RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 26
B. Gambaran Umum Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 28
1. Visi, Misi Dan Motto Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 28
2. Struktur Organisasi Rekam Medis ... 29
xv
3. Unit Pelayanan Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 29 C. Gambaran Pengelolaan Bagian Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak . 36 1. Karakteristik Petugas Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak... 36 2. Standar Operasional Prosedur Penjajaran, Tracer dan Retensi RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 37 3. Sarana Pendukung Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 41 4. Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Penjajaran, Tracer dan Retensi Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 43 5. Jumlah Missfile dan Dokumen Rekam Medis yang Tidak Menggunakan Tracer saat Pengambilan dan Pengembalian Dokumen Rekam Medis ... 45 BAB V : PEMBAHASAN ... 49 A. Karakteristik Petugas Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak... 49 B. Standar Operasional Prosedur Penjajaran, Tracer dan Retensi RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 49 C. Sarana Pendukung Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 50 D. Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Penjajaran, Tracer dan Retensi RSUD Sunan Kalijaga Demak ... 54 E. Jumlah Missfile dan Dokumen Rekam Medis yang Tidak Menggunakan Tracer .. 55 BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN ... 57 A. Kesimpulan ... 57 B. Saran ... 58 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
xvi
DAFTAR TABEL
1.1 Keaslian Penelitian ………..…… 6
3.1 Definisi Operasional ………..20
4.1 Hasil Wawancara Karakteristik Petugas ………...……. 36
4.2 Pelaksanaan Prosedur Tetap Penjajaran ………..…… 43
4.3 Pelaksanaan Prosedur Tetap Tracer ……...……….. 44
4.4 Jumlah Missfile ………. 46
xvii
DAFTAR GAMBAR
2.1 Kerangka Teori ………... 18 3.1 Kerangka Konsep ……….19 4.1 Struktur Organisasi RSUD Sunan Kalijaga Demak ……….. 26 4.2 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak ………… 29 4.3 Dokumen Rekam Medis Missfile ………. 47
xviii
DAFTAR SINGKATAN
1. DRM : Dokumen Rekam Medis 2. RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah 3. SOP : Standar Operasional Prosedur
4. TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan 5. TPPRI : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap 6. UGD : Unit Gawat Darurat
7. KIB : Kartu Indeks Berobat 8. KIUP : Kartu Indeks Utama Pasien 9. RSU : Rumah Sakit Umum
10. SMA : Sekolah Menengah Atas 11. AC : Air Conditioner
xix
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Izin Penelitian 2. Pedoman Wawancara.
3. Hasil Wawancara.
4. Pedoman ObservasiStandar Operasional Prosedur.
5. Hasil ObservasiStandar Operasional Prosedur.
6. Pedoman Observasi Sarana Prasarana.
7. Hasil Observasi Sarana Prasarana
8. Pedoman Observasi Pelaksanaan SOP Penjajaran.
9. Hasil Observasi Pelaksanaan SOP Penjajaran.
10. Pedoman Observasi Pelaksanaan SOP Tracer.
11. Hasil Observasi Pelaksanaan SOP Tracer.
12. Pedoman Observasi Jumlah Missfile.
13. Hasil Observasi Jumlah Missfile.
14. Usulan Prosedur Tetap Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis 15. Prosedur Tetap Penjajaran Dokumen Rekam Medis.
16. Prosedur Tetap Pemasangan Lembar Perunut (Out Guide/ Tracer).
17. Prosedur Tetap Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Aktif.
18. Prosedur Tetap Penyimpanan Dokumen Rekam Medis In-Aktif.
19. Gambar Tacer.
1 BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Rumah Sakit menurut Word Health Organization (WHO) merupakan salah satu organisasi medis dan sosial yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, secara kuratif dan preventif mencakup pelayanan terhadapkeluarga dan lingkungan rumah. Selain itu rumah sakit juga merupakan tempat pelatihan tenaga kesehatan dan penelitian biologi, psikologi, sosial ekonomi dan budaya.1)
Penyelenggaraan Rekam Medis telah diatur dalam Permenkes RI No 269/Menkes/PER/III/2008, yang menjelaskan bahwa rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam berisi identitas, anamnesa, penentuan fisik laboratorium, segala pelayanan dan tindakan yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap maupun rawat jalan atau gawat darurat, isi rekam medis merupakan hak milik pasien sedangkan fisiknya merupakan milik instansi pelayanan kesehatan. Oleh karena itu instansi pelayanan kesehatan harus mengelola, menjaga dan menyimpan rekam medis tersebut dengan benar dan aman.
Selain itu instansi pelayanan kesehatan juga harus menjaga kerahasiaan informasi yang ada di dalam rekam medis.2-3)
Menurut KUBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) rekam medis adalah hasil rekaman dari pengobatan seorang pasien, dan rekam kesehatan adalah hasil perekaman keterangan kesehatan pasien.2)
Dari dua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa rekam medis ialah hasil perekaman pengobatan seorang pasien dari pasien mendaftarkan diri untuk berobat hingga pasien itu pulang dari pelayanan kesehatan, sehingga rekam medis berisi identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan serta tindakan pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien oleh penyedia pelayanan kesehatan.
Bagian filing ialah salah satu bagian dari unit rekam medis yang mempunyai peran penting dalam penyimpanan DRM, karena memiliki tugas pokok menyimpan DRM dengan metode yang telah ditetapkan, mengambil kembali DRM untuk berbagai keperluan, melakukan penyusutan (retensi) DRM, memisahkan DRM in-aktif dan DRM aktif, membantu penilaian nilai guna rekam medis, dan membantu melaksanakan pemusnahan formulir rekam medis.4)
RSUD Sunan Kalijaga Demak menggunakan sistem penyimpanan secara desentralisasi, yaitu penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan dan dokumen rekam medis rawat inap berada pada tempat yang berbeda, dengan sistem penjajaran Terminal Digit Filing(TDF) yaitu penjajaran berdasar dua angka terakhir nomor rekam medis pada DRM. Berdasarkan hasil survey awal pada RSUD Sunan Kalijaga Demak peneliti memilih filing rawat jalan yang merupakan tempat penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan. Pada filing rawat jalan terdapat prosedur tetap antara lain :
1. Menerima DRM yang sudah lengkapdari unit rawat jalan
2. Menyimpan DRM dengan metode penjajaran Terminal Digit Filing 3. Menggunakan tracer saat melakukan pengambilan dan
pengembalian DRM
4. Melacak DRM yang tidak ditemukan di rak filing 5. Memisahkan DRM aktif dengan DRM in-aktif
6. Melakukan retensi terhadap DRM in-aktif yang berusia minimal 5 tahun
7. Melakukan pemusnahan formulir yang tidak dilestarikan bersama tim pemusnah
8. Bersama Ka. Instalasi membuat abstrak DRM yang dilestarikan.
Pada survey awal yang dilakukan peneliti menemukan pelaksanaan terhadap peraturan tetap tersebut masih kurang antara lain penerapan penjajaran dokumen rekam medis yang ditetapkan secara Terminal Digit Filing (TDF)belum diterapkan dengan baik dengan ditemukannya missfileterhadap pengembalian dokumen rekam medis pada rak yang tidak sesuai, tidak digunakannya tracer saat melakukan pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan oleh petugas meski sarana tracer sudah tersedia, tidak dilakukannya pemisahan dokumen rakam medis rawat jalan aktif dan in-aktif sehingga tidak dilakukan retensi terhadap dokumen rekam medis rawat jalan yang sudah in-aktif 2 tahun.
Dari masalah diatas peneliti tertarik untuk melakukan penelitian terhadap pelaksanaan prosedur tetap penjajaran, tracer dan retensi di bagian filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak 2016.
B. Rumusan Masalah
“Bagaimana pelaksanaan prosedur tetap penjajaran, tracer dan retensi di bagian filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak 2016?”
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mendeskripsikan pelaksanaan terhadap prosedur tetap penjajaran, tracer dan retensi di bagian filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak 2016.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi karakteristik petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak.
b. Mengidentifikasi Standar Operasional Prosedur penjajaran, tracer dan retensi RSUD Sunan Kalijaga Demak.
c. Mengidentifikasi sarana pendukung pelaksanaan Standar Operasional Prosedur bagian filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak.
d. Mengetahui pelaksanaan terhadap Standar Operasional Prosedur penjajaran dokumen rekam medis, penggunaan tracer dan pelaksanaan retensi terhadap dokumen rekam medis rawat jalan.
e. Mengidentifikasi jumlah dokumen rekam medis missfile, jumlah pengambilan dan pengembalian dokumen tanpa tracer.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit
Penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi manajemen rumah sakit mengenai kepatuhan petugas terhadap protap yang telah ditetapkan khususnya bagi petugas rekam medis bagian filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak.
2. Bagi Institusi
Penelitian ini dapat digunakan sebagai tambahan pengetahuan serta referensi mengenai kepatuhan petugas filing rawat jalan terhadap protap yang telah ditetapkan.
3. Bagi Peneliti
Sebagai sarana pengetahuan dan pengalaman dalam menerapkan teori yang telah didapat selama kuliah dengan kenyataan yang terjadi dilapangan mengenai kepatuhan petugas terhadap protap.
E. Ruang Lingkup
1. Lingkup Keilmuan : Bidang ilmu rekam medis
2. Lingkup Materi : Kepatuhan petugas filling rawat jalan terhadap prosedur tetap penjajaran, tracer dan retensi yang telah ditetapkan dan berlaku di RSUD Sunan Kalijaga Demak 2016
3. Lingkup Lokasi : Filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak 4. Lingkup Metode : Deskriptif
5. Lingkup Objek :Bagian penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak
6. Lingkup Waktu : Juni 2016
F. Keaslian Penelitian
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian
No Peneliti Judul Penelitian Metode Hasil
1 Nurwanto Tinjauan Kepatuhan Terhadap Protap dan
Pengembangan Diri Petugas Penyimpanan di Bagian Rekam Medis RSUD Kelet Jepara 2013
Penelitian deskriptif, dengan pendekatan kualitatif serta rancangan penelitiancross sectional.
Latar belakang
pendidikan tidak sesuai karena bukan lulusan
rekam medis,
pengetahuan petugas didapat dari pengarahan kepala RM. Sebagian
petugas tidak
melaksanakan tugas sesuai protap sehingga dikatakan tidak patuh.
2 Desi Ariyani Tinjauan Kepatuhan Petugas Filing Rawat Jalan terhadap Protap Filing Rekam Medis di RSUD Kota Semarang 2014
Penelitian deskriptif, dengan metode
observasi dan wawancara pendekatan cross sectional
Dari penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa sebagian petugas filing rawat jalan belum bisa melaksanakan tugas
sesuai protap
dikarenakan tingkat pendidikan yang masih kurang dan kurangnya mengikuti pelatihan- pelatihan terkait filing.
3 Fatmawati Kepatuhan Petugas Filing terhadap
Prosedur Tetap Filing Rekam Medis di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama
Semarang Tahun 2015
Penelitian deskriptif, dengan metode
observasi dan wawancara pendekatan cross sectional
Dari penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa kepatuhan petugas filing RS Bhakti Wira Tamtama Semarang memiliki tingkat kepatuhan yang berbeda terhadap aspek-aspek yang terdapat dalam prosedur tetap
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian
No Peneliti Judul Penelitian Metode Hasil
4 Dika Tangguh Saputra
Analisa Kinerja Petugas Filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2015
penelitian deskriptif dengan metode yang digunakan adalah observasi dan
wawancara, pendekatan yang digunakan cross sectional
Berdasarkan penelitian terhadap kinerja
petugas dengan Standar Pelayanan
Minimal disimpulkan kinerja petugas
belum memenuhi target waktu
pelayanan penyediaan dokumen
rekam medis.
8 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Menurut Huffman E.K, 1992 menyatakan bahwa rekam medis ialah catatan atau rekaman yang berisi mengenai siapa, bilamana, apa, mengapa dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan berisi identitas pasien dan pelayanan yang diperolehnya.2)5)
Sedangkan menurut Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No.
269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, serta pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. 2)
2. Tujuan Rekam Medis
Tujuan utama rekam medis di rumah sakit yaitu sebagai penunjang tercapainya tertib administrasi dalam peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa adanya dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tertib administrasi di rumah sakit tidak akansesuai dengan yang diharapkan. Tertib administrasi adalah salah satu faktor penentu dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit.6-7)
3. Kegunaan Rekam Medis
Rekam medis memiliki enam kegunaan yang disingkat ALFRED, antara lain2) :
a. Administration (administrasi)
Data yang dihasilkan rekam medis dapat digunakan dan dimanfaatkan sesuai kegunaanya mengelola sumber daya, karena berisi kewajiban serta tangungjawab yang harus dilakukan tenaga medis dan non medis dalam melaksanakan pelayanan terhadap pasien.
b. Legal (hukum)
Sebagai bukti hukum yang sah dan dipertanggungjawabkan untuk melindungi pasien, penyedia layanan kesehatan, dan seluruh bagian terkait dalam pelayanan kesehatan pasien bila sewaktu- waktu dibutuhkan untuk penegakkan suatu masalah terkait hukum.
c. Financial (keuangan)
Rekam medis yang dicatat dengan baik dan lengkap akan menuliskan pelayanan yang diberikan kepada pasien oleh penyedia layanan kesehatan secara rinci, sehingga dapat digunakan sebagai alat hitung yang harus dibayar oleh pihak pasien serta dapat dipertanggungjawabkan.
d. Research (penelitian)
Data yang telah dituliskan di DRM dapat digunakan sebagai penelitian oleh yang membutuhkannya.Karena informasi yang terdapat didalamnya digunakan sebagai bahan penelitian serta pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
e. Education (pendidikan)
Rekam medis memiliki kegunaan education (pendidikan) sebab berisi mengenai informasi perkembangan kronologis pasien dan kegiatan medis yang diberikan tenaga kesehatan kepada pasien.Informasi tersebut bisa bermanfaat sebagai sumber referensi pengajaran oleh mahasiswa, pendidik dan peneliti.
f. Documentation (dokumentasi)
Rekam medis memiliki kegunaan dokumentasi dikarenakan isinya mengenai perjalanan medis seseorang yang harus didokumentasikan dan dipertanggungjawabkan.
B. Filing
Filing ialah salah satu bagian dari unit rekam medis yang memiliki tugas pokok melakukan penyimpanan DRM dengan metode tertentu yang sesuai dengan kebijakan yang berlaku, bertanggungjawab terhadap pengelolaan penyimpanan DRM. Rekam medis bagian filing memiliki tugas dan fungsi pokok sebagai berikut4) :
1. Menyimpan DRM dengan metode yang sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM yang berlaku
2. Mengambil kembali DRM untuk berbagai kepentingan
3. Melakukan penyusutan (retensi) DRM sesuai waktu yang ditentukan oleh penyedia layanan kesehatan yang bersangkutan
4. Memisahkan penyimpanan DRM aktif dengan DRM in-aktif 5. Membantu melakukan nilai guna rekam medis
6. Menyimpan DRM yang diabadikan
7. Membantu pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
Metode penyimpanan rekam medis pada bagian filing terdapat dua cara yaitu sentralisasi dan desentralisasi.2)
Sentralisasi adalah sistem penyimpanan DRM yang dilakukan secara terpusat, baik filing rawat jalan maupun rawat inap disatukan dalam satu ruang. Metode sentralisasi memiliki kekurangan dan kelebihan.2)
Kelebihan metode penyimpanan sentralisasi :
1. Informasi dalam DRM saling berkesinambungan karena berada dalam satu folder sehingga seluruh riwayat baik rawat jalan maupun rawat inap dapat terbaca semua.
2. Mengurangi jumlah biaya untuk ruang dan peralatan.
3. Mengurangi terjadinya duplikasi DRM.
4. Mudah menerapkan unit record.
5. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah dilakukan standarisasi.
Kekurangan metode sentralisasi :
1. Kerja petugas lebih keras karena menangani unit rawat inap dan unit rawat jalan.
2. Tempat penyimpanan DRM (filing) siap bertugas 24 jam apabila sewaktu-waktu dibutuhkan untuk pelayanan UGD 24 jam.
3. Tempat penerimaan pasien harus buka 24 jam karena KIUP digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang berobat tidak membawa KIB karena KIUP tersimpan di TPPRJ.
Desentralisasi adalah sistem penyimpanan DRM yang dilakukan dengan terpisah, filing rawat jalan dan rawat inap berada dalam ruang yang berbeda. Desentralisasi juga memiliki kelebihan dan kekurangan.2)
Kelebihan desentralisasi :
1. Efisiensi waktu pelayanan karena ruang filing dekat dengan tempat pelayanan, sehingga memungkinkan pasien mendapatkan pelayanan dengan cepat.
2. Beban kerja petugas lebih ringan karena hanya menangani unit rawat jalan.
Kekurangan desentralisasi :
1. Biaya untuk ruang dan peralatan lebih banyak.
2. Memungkinkan terjadinya duplikasi data rekam medis, karena satu pasien bisa memiliki folder rawat jalan dan folder rawat inap.
Dalam menjalankan tugas filing pada unit rekam medis, terdapat formulir, catatan, dan laporan yang digunakan yaitu tracer sebagai petunjuk keberadaan DRM yang keluar dari rak filing serta sebagai penghitung tingkat penggunaan DRM, folder DRM kosong untuk mengganti folder DRM yang telah rusak, serta buku bon pinjam sebagai alat serah terima DRM dan alat kontrol penggunaan tracer.
C. Sistem Penjajaran
Sistem penjajaran adalah sistem yang dilakukan dalam melakukan penyimpanan DRM pada rak filing dengan tidak ditumpuk, tetapi dijajarkan.
Sistem penjajaran dibagi menjadi tiga metode, yaitu Straight Numerical Filing (SNF), Terminal Digit Filing (TDF), dan Middle Digit Filing (MDF).2)
1. Straight Numerical Filing (SNF) adalah metode penjajaran dengan penomoran langsung, melakukan penyimpanan DRM dengan menyesuaikan urutan nomor rekam medis pasien pada rak penyimpanan. Misalnya ketiga nomor rekam medis yang disimpan dalam satu rak, 12 34 50, 12 34 51, 12 34 52. Sistem penjajaran secara Straight Numerical Filing (SNF) memiliki kelebihan dan kekurangan.2)
Kelebihan Straight Numerical Filing (SNF) :
a. Mempermudah pengambilan DRM dalam jumlah banyak.
b. Mempermudah pelatihan petugas dalam penyimpanan DRM.
Kekurangan Straight Numerical Filing (SNF) :
a. Petugas harus memperhatikan baik-baik urutan penyimpanan agar tidak terjadi kesalahan saat melakukan penyimpanan.
b. Pengawasan terhadap kerapian DRM sulit dilakukan, karena tidak memungkinkan untuk memberikan tugas pada staf untuk bertanggungjawab terhadap rak tertentu.
c. Terjadinya konsentrasi DRM pada nomor rekam medis baru, sehingga petugas yang bekerja bersamaan akan berdesakan disatu tempat.
2. Terminal Digit Filing (TDF) adalah sistem penjajaran dengan metode angka terakhir, melakukan penjajaran DRM dengan menggunakan dua digit terakhir yang sama dalam satu rak. Misalnya untuk nomor ekor 01, 02, 03 sebagai berikut2) :
Nomor ekor 01 Nomor ekor 02 Nomor ekor 03
31 35 01 47 99 02 77 00 03
35 46 01 48 88 02 77 03 03
40 12 01 51 00 02 99 16 03
Kelebihan Terminal Digit Filing (TDF) :
a. Petugas tidak harus berdesak-desakkan untuk mengambil beberapa DRM yang disimpan dalam satu rak.
b. Penambahan jumlah DRM tersebar merata dalam 100 kelompok (section) dalam rak penyimpanan.
c. Jumlah tiap-tiap tiap-tiap section dapat terkontrol dan menghindari rak kosong.
d. Mengurangi terjadinya missfile karena petugas hanya perlu memperhatikan dua angka terakhir dari nomor rekam medis yang tercantum di DRM.
e. Mempermudah pengambilan DRM yang tidak aktif pada setiap section.
f. Pekerjaan petugas filing dapat dilakukan secara merata.
Kekurangan Terminal Digit Filing (TDF) :
a. Latihan dan pembimbingan menggunakan Terminal DigitFiling (TDF) umunya butuh waktu lebih lama dibanding Straight Numerical Filing (SNF).
b. Membutuhkan biaya lebih besar karena harus mempersiapkan rak filing lebih dahulu.
3. Middle Digit Filing (MDF) adalah sistem penjajaran dengan metode angka tengah, menggunakan dua digit tengah untuk melakukan penjajaran DRM. Misalnya sebagai berikut2) :
12 34 98
12 34 99
13 34 00 terletak dalam satu rak filing.
13 34 01
13 34 02
Kelebihan dan kekurangan Middle Digit Filing (MDF)sama seperti kelebihan dan kekurangan Terminal Digit Filing (TDF).
D. Retensi
Retensi adalah memisahkan antara dokumen rekam medis aktif dengan dokumen rekam medis in-aktif.Dokumen rekan medis aktif adalah dokumen rekam medis pasien yang masih aktif digunakan dalam pelayanan pasien.
Dokumen rekam medis in-aktif ialah dokumen rekam medis pasien yang sudah tidak digunakan lagi dalam pelayanan pasien.2)
Cara menetapkan dokumen rekam medis in-aktif adalah dengan menghitung minimal 5 tahun sejak tanggal terakhir berobat.Cara penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif berbeda dengan penyimpanan dokumen rekam medis aktif yaitu dengan mengelompokkan tanggal terakhir berobat dan jenis penyakit.
Tujuan retensi ialah mengurangi beban penyimpanan serta melakukan nilai guna terhadap rekam medis yang akan diabadikan dan dimusnahkan.
Kegiatan retensi dilaksanakan secara periodik sesuai jadwal yang ditetapkan instansi kesehatan.Dalam menyusun jadwal retensi harus mengetahui tanggal terakhir berobat pasien yang dapat diperoleh dari sumber data berupa KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien).
Kegiatan retensi dilakukan secara berurutan sebagai berikut :
1. Dokumen rekam medis yang akan diretensi diamati setiap lembar formulir rekam medis. Formulir rekam medis yang tidak terbaca dapat dimusnahkan, beberapa formulir diabadikan setelah dilakukan nilai guna.
2. Dokumen rekam medis yang tidak terbaca dan tidak diabadikan diberi tanggal untuk tujuan retensi dan diletakkan di filing in-aktif.
3. Setelah batas penyimpanan minimal 2 tahun, maka dilakukan nilai guna yang berfungsi untuk memisahkan doumen rekam medis yang akan diabadikan dan dimusnahkan.
Beberapa formulir rekam medis yang diabadikan setelah nilai guna :
1. Ringkasan masuk dan keluar 2. Resume penyakit
3. Lembar operasi
4. Lembar identitas bayi lahir
5. Lembar persetujuan tindakan medis (informed consent) 6. Lembar kematian
7. Berkas rekam medis tertentu sesuai kepentingan pelayanan.
E. Standar dan Prosedur
Standar ialah metode dan tatacara yang disusun atas konsekuensi pihak-pihak terkait dengan memperhatikan syarat keselamatan lingkungan hidup, kesehatan, keamanan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya.9)
Prosedur ialah rangkaian tugas yang saling berhubungan dan berurutan menurut waktu dan tatacara tertentu dalam melaksanakan pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang, merupakan tatacara kerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dengan urutan waktu serta mempunyai pola kerja tetap dan ditentukan.10)
F. Kerangka Teori
Gambar 2.1 Kerangka Teori Peraturan Tetap Filing
1. Menyimpan DRM dengan metode penjajaran Terminal Digit Filing
2. Menggunakan tracer saat melakukan pengambilan dan pengembalian DRM 3. Melakukan retensi
terhadap DRM in- aktif yang berusia minimal 5 tahun
Pelaksanaan Peraturan Tetap
1. Petugas menerapkan penjajaran DRM secara Terminal Digit Filing
2. Petugas
menggunakan tracer saat melakukan pengambilan dan pengembalian DRM 3. Petugas melakukan
retensi terhadap DRM in-aktif yang berusia minimal 5 tahun Sarana Pendukung
Prosedur Tetap
Jumlah Missfile
19 BAB III
METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep
Gambar 3.1 Kerangka Konsep Peraturan Tetap Filing
1. Menyimpan DRM dengan metode penjajaran
Terminal Digit Filing
2. Menggunakan tracer saat melakukan
pengambilan dan pengembalian DRM
3. Melakukan retensi terhadap DRM in- aktif yang berusia minimal 5 tahun
Pelaksanaan Peraturan Tetap
1. Petugas menerapkan penjajaran DRM secara Terminal Digit Filing
2. Petugas
menggunakan tracer saat melakukan pengambilan dan pengembalian DRM 3. Petugas melakukan
retensi terhadap DRM in-aktif yang berusia minimal 5 tahun Sarana Pendukung
Prosedur Tetap
Jumlah Missfile
B. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan ialah penelitian deskriptif yaitu penelitian yang menggambarkan hasil penelitian sesuai keadaan yang sebenarnya. Metode penelitian yang digunakan ialah observasi dan wawancara kepada petugas filing rawat jalan dengan pendekatan studi kasus yaitu pengujian secara rinci terhadap satu tempat.8)
C. Variabel Penelitian
1. Karakteristik petugas rekam medis di bagian filing rawat jalan
2. Standar Operasional Prosedur pengelolaan di bagian filing rawat jalan 3. Sarana pendukung pelaksanaan prosedur tetap di bagian filing
4. Pelaksanaan terhadap Standar Operasional Prosedur 5. Missfile, retensi dan tracer
D. Definisi Operasional
Tabel 3.1 Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional
1 Karakteristik Petugas Nilai-nilai yang berkembang secara teratur sehingga tingkah laku menjadi lebih konsisten dan mudah diperhatikan.
2 Standar Operasional Prosedur Tatacara dan metode yang disusun bersama pihak-pihak terkait berisi rangkaian tugas saling berhubungan dan berurutan untuk melaksanakan pekerjaan yang dilakukan berulang- ulang.
3 Sarana Pendukung Prosedur Tetap di Bagian Filing
Alat-alat yang digunakan untuk menunjang kegiatan petugas dalam pelaksaan prosedur tetap di bagian filing
Tabel 3.1 Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional
4 Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur di Bagian Filing Rawat Jalan
Penerapan Standar Operasional Prosedur yang dilaksanakan oleh petugas filing rawat jalan dalam kegiatan sehari-hari di lingkungan kerja
5 Missfile, retensi dan tracer Missfile : jumlah dokumen rekam medis yang mengalami kesalahan dalam sistem penjajaran yang tidak sesuai
Retensi : penyusustan terhadap dokumen rekam medis in-aktif dengan usia in-aktif minimal 5 tahun Tracer : sarana penunjang yang digunakan dalam pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis.
E. Populasi dan Sampel
Populasi dalam penelitian ini adalah semua petugas filing rawat jalan berjumlah 3 orang.Sampel penelitian adalah total populasi.
F. Pengumpulan Data
1. Jenis dan Sumber Data
Jenis data dan sumber data dalam penelitian ini adalah8) : a. Data Primer
Data primer ialah data yang didapatkan dari hasil observasi dan Focus Discussion Group yaitu pengumpulan informasi melalui diskusi kelompok,dalam penelitian ini data primernya yaitu sarana dan prasarana filing rawat jalan, prosedur tetap dan pelaksanaan prosedur tetap di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
b. Data Sekunder
Wawancara yaitu mengajukan beberapa pertanyaan secara langsung kepada petugas filing di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
2. Instrumen Penelitian
a. Pedoman Wawancara
Membuat daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada petugas filing agar mengetahui secara detail bagaimana pelaksanaan prosedur tetap sistem penjajaran dokumen rekam medis, penggunakan tracer di rekam medis bagian filing dan pelaksaanaan retensi terhadap dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
b. Pedoman Observasi
Observasi dilakukan secara langsung pada unit filing di RSUD Sunan Kalijaga Demak dengan objek pelaksanaan prosedur tetap sistem penjajaran dokumen rekam medis, penggunaan tracer di rekam medis bagian filing dan pelaksaanaan retensi terhadap dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
G. Pengolahan Data 1. Editing
Editing adalah meneliti atau melakukan pengecekan ulang mengenai kelengkapan data yang telah diperoleh sehingga bisa menjadi informasi yang mempunyai arti.
2. Tabulating
Tabulating yaitu mengumpulkan data-data yang telah diperoleh dan diurutkan berdasarkan jenis data agar mempermudah dalam proses penyajian data.
H. Analisis Data
Data yang sudah diperoleh dari penelitian selanjutnya akan dianalisis dengan mengolahnya secara deskriptif yaitu dengan menggambarkan hasil observasi dan wawancara pelaksanaan prosedur tetap penjajaran dokumen rekam medis, penggunaan tracer dan retensi di bagian filing kemudian data tersebut akan dibandingkan dengan teori yang ada untuk didapatkan kesimpulan-kesimpulan dari penelitian yang dilakukan penulis.
24 BAB IV
HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum RSUD Sunan Kalijaga Demak
1. Profil RSUD Sunan Kalijaga Demak
RSUD Sunan Kalijaga Demak berada di Jl. Sultan Fatah Nomor 669/50 Demak dengan luas + 4 hektar.RSUD Sunan Kalijaga terletak di Kabupaten Demak serta berada di jalur utama pantai utara Jawa Tengah yang lebih dikenal dengan jalur pantura. RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak awalmulanya didirikan oleh Pemerintah Belanda pada tahun 1938 dengan lokasi di sekolahan Ongko Loro (saat ini masih digunakan sebagai ruang Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit dan gedung pertemuan rumah sakit). Kepala Rumah Sakit Demak pertama ialah dokter Sastro sesuai dengan Surat Keputusan Departemen Van Gezondheid Semarang.
Sejak pertama berdiri yaitu tahun 1938 tidak langsung mendapat status sebagai Rumah Sakit Umum Daerah, namun pada tahun 1938-1949 masih memiliki status sebagai balai kesehatan. Kemudian pada 1949-1979 berubah status menjadi Rumah Sakit Umum Kabupaten Demak kelas D, kemudian pada tahun 1993-2009 status rumah sakit berubah menjadi Rumah Sakit Umum Demak kelas C. Kemudian pada tahun 2010 rumah sakit lulus penuh akreditasi 16 Pokja pelayanan, dan pada tahun 2011 status Rumah Sakit Umum Demak menjadi Badan Layanan Umum Deareh berdasarkan SK Bupati No.900/607/2010.
Pada tahun 1997, sebagai wujud mendukung slogan “Demak Beramal“, H.Djoko Widji Suwito,SIP yang saat itu menjabat sebagai Bupati
Demak telah menerbitkan Surat Keputusan Nomor 445.1/1.500 /1997 tanggal 12 Nopember 1997 tentang Penetapan Nama RSU Kabupaten Demak dengan nama “RSUD Bhakti Karya Husada“. Karenanama ”Bhakti Karya Husada” dianggap belum sesuai dengan ciri khas Daerah Kabupaten Demak, untuk memberikan rasa bangga masyarakat di daerah tersebut diganti dengan nama ”Rumah Sakit Daerah Sunan Kalijaga Kabupaten Demak” berdasarkan Perda Nomor 7 tahun 2008, maka resmi memiliki nama RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak.
2. Visi, Misi dan Motto RSUD Sunan Kalijaga Demak a. Visi
“Menjadi Rumah Sakit pilihan utama masyarakat Wilayah Utara Jawa Tengah”
b. Misi
1) Mengutamakan kepuasaan pelanggan sesuai standar pelayanan rumah sakit
2) Mengembangkan pelayanan Trauma Center dan Rumah Sakit jemput pasien
3) Mengembangkan sumber daya manusia berkelanjutan
4) Menciptakan suasana dan lingkungan Rumah Sakit yang aman dan nyaman
5) Menjalin kerja sama antar mitra kerja.
c. Motto
“Senyum untuk kesembuhan anda”
3. Struktur Organisasi RSUD Sunan Kalijaga Demak
Gambar 4.1 Struktur Organisasi RSUD Sunan Kalijaga Demak
4. Jenis Pelayanan di RSUD Sunan Kalijaga Demak a. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
Tugas pokok dan fungsi TPPRJ yaitu melaksanakan pendaftaran pasien rawat jalan baru maupun pasien lama agar semua pasien rawat jalan dicatat dan dilayani sesuai dengan ketentuan.
b. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
Tugas pokok dan fungsi TPPRI yaitu agar pasien rawat inap dan petugas TPPRI dapat memahami dan menjaga aturan pendaftaran rawat inap di RSUD Sunan Kalijaga Demak dan menjaga kelengkapan data pasien sehingga tertib administrasi akan menghasilkan data yang akurat.
c. Unit Gawat Darurat (UGD)
Melayani pasien dengan keadaan gawat darurat di RSUD Sunan Kalijaga Demak dilakukan selama 24 Jam.
d. Unit Rawat Jalan
Merupakan tempat pelayanan pasien yang berobat di unit rawat jalan, ataupun sebagai penentu apakah pasien perlu dirawat inap atau perlu dirujuk ke rumah sakit lainnya. Jenis pelayanan rawat jalan di RSUD Sunan Kalijaga Demak meliputi :
1) Poliklinik Umum 2) Poliklinik DOTS 3) Poliklinik Gigi
4) Poliklinik VCT/HIV/AIDS
5) Poliklinik Kebidanan dan penyakit Kandungan
6) Poliklinik Penyakit Telinga, Hidung, Tenggorokan(THT) 7) Poliklinik Penyakit Mata
8) Poliklinik Penyakit Dalam 9) Poliklinik Kulit&Kelamin 10) Poliklinik Kesehatan Jiwa 11) Poliklinik Anak
12) Poliklinik Tumbuh dan Kembang 13) Poliklinik Bedah
14) Poliklinik Saraf
15) Poliklinik Rehabilitasi Medik
e. Unit Rawat Inap
Merupakan inti dari kegiatan rumah sakit, sebagai pengobatan pasien rawat inap. Unit rawat inap terdiri dari 3 kelas dan 12 bangsal serta 1 pelayanan ICU dengan pembagian pelayanan sebagai berikut :
1) Kelas VIP A terdiri dari Bangsal Anggrek
2) Kelas VIP B terdiri dari Bangsal Wiku, Bangsal Amarilys dan Bangsal Melati
3) Kelas I terdiri dari Bangsal Melati, Bangsal Dahlia, Bangsal Bougenville dan Bangsal Kenanga
4) Kelas II terdiri dari Bangsal Melati, Bangsal Dahlia, Bangsal Soka dan Bangsal Kenanga
5) Kelas III terdiri dari Bangsal Mawar, Bangsal Melati, Bangsal Dahlia, Bangsal Soka, Bangsal Kenanga, Bangsal Cempaka, Bangsal Teratai dan Bangsal Lily
6) ICU.
B. Gambaran Umum Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak
1. Visi, Misi Dan Motto Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak a. Visi
Terwujudnya rekam medis sebagai sumber data utama bagi pelayanan kesehatan dan manajemen di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
b. Misi
1) Melaksanakan sistem rekam medis sesuai buku pedoman dan standar yang ditetapkan
2) Memberikan pelayanan rekam medis yang bermutu tinggi sesuai standar profesional tertinggi
3) Penataan sistem administrasi dan manajemen rekam medis
4) Mengembangkan pola pendidikan dan pelatihan petugas rekam medis untuk mencapai kinerja professional
5) Meningkatkan jalinan kerjasama antar bagian rumah sakit.
c. Motto
Rekam medis anda bagi kami paling utama.
2. Struktur Organisasi Rekam Medis
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak
3. Unit Pelayanan Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak a) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
Di bagian pendaftaran rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 9 orang petugas.5 petugas melayani pendaftaran pasien di loket, 1 petugas diloket kasir, dan petugas lainnya bertugas mengambil dokumen rekam medis dari filing ke poli yang dituju.
Tugas pokok dari Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan adalah menerima pendaftaran pasien yang dating untuk berobat dirawat jalan, mencatat registrasi pendaftaran pasien rawat jalan, menyiapkan formulir-formulir rekam medis dalam folder dokumen rekam medis bagi pasien kunjungan baru dan pasien kunjungan lama, mengarahkan pasien ke unit rawat jalan tujuan pasien yangdisesuaikan dengan keluhan pasien, memberi informasi tentang pelayanan yang tersedia di rumah sakit atau puskesmas yang bersangkutan.
Fungsi dari pelayanan rekam medis bagian Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) antara lain :
1) Sebagai pencatat identitas ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, KIUP, KIB dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan
2) Sebagai pencatat serta pemberi nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan penomoran yang ditetapkan
3) Sebagai penyedia DRM baru terhadap pasien baru
4) Penyedia DRM lama untuk pasien lama melalui bagian filing 5) Penggunaan serta penyimpanan KIUP
6) PenyalurDRM untuk pelayanan rawat jalan
7) Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan.
b) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) dan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD)
Di RSUD Sunan Kalijaga Demak palayanan pendaftaran rawat inap dan gawat darurat dijadikan satu tempat, pada pendaftaran rawat
inap dan gawat darurat terdapat 3 sift yaitu pagi, siang dan malam.
Masing-masing siftterdapat 2 petugas pendaftaran.
Tugas pokok Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) adalah melakukan pencatatan mutasi pasien rawat inap ialah keluar masuknya pasien di bangsal rawat inap untuk memperoleh informasi yang akurat tentang tempat tidur (TT) yang kosong dan nama-nama pasien yang sedang dirawat inap.
Fungsi pelayanan rekam medis di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) antara lain :
1) Pusat informasi pelayanan rawat inap rumah sakit
2) Pengatur penggunaan tempat tidur bangsal rawat inap berdasarkan catatan penggunaan tempat tidur
3) Pengatur mutasi pasien yang diperoleh dari informasi bangsal atau SHRI
c) Assembling
Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 4 orang petugas assembling, masing-masing petugas mendapat tanggung jawab assembling dokumen rekam medis bangsal yang berbeda.
Tugas pokok dari assembling antara lain :
1) Melakukan perakitan kembali formulir-formulir dalam folder DRM dari rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap menjadi urut atau runtut sesuai dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan
2) Melakukan pengecekan terhadap kelengkapan data yang telah tercatat di dalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakit pasien pada dokumen rekam medis
3) Melakukan pengendalian terhadap DRM yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap
4) Melakukan pengendalian terhadap penggunaan nomor rekam medis
5) Melakukan pengendalian dan distribusi penggunaan nomor rekam medis.
Fungsi dari assembling antara lain :
1) Sebagai perakit formulir-formulir dokumen rekam medis.
2) Peneliti isi data rekam medis.
3) Pengendali dokumen rekam medis ang tidak lengkap.
4) Pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis.
d) Koding dan Indeksing
Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat petugas koding dengan bagian berbeda yaitu koding rawat inap dan koding rawat jalan.
Tugas pokok dari petugas koding indeksing antara lain :
1) Melakukan penelitian dan pencatatan serta menetapkan kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, kode penyakit dari tindakan medis yang ditulis dokter atau petugas medis lainnya serta kode penyebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan oleh dokter
2) Melakukan pencatatan terhadap hasil pelayanan ke dalam formulir indeks operasi atau tindakan medis, indeks penyakit, indeks sebab kematian dan indeks dokter sesuai dengan ketentuan mencatat indeks
3) Melakukan penyimpanan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan penyimpanan indeks yang berlaku
4) Melakukanpelaporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan indeks sebab kematian.
e) Filing
Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 2 ruang filing karena sistem penyimpanan yang ditetapkan adalah desentralisasi yaitu menyimpan dokumen rekam medis rawat inap dan dokumen rekam medis rawat jalan disimpan secara terpisah.RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 5 petugas filing, yaitu 2 orang petugas filing rawat inap dan 3 petugas filing rawat jalan.
Tugas pokok filing antara lain :
1) Menerima dokumen rekam medis yang telah lengkap
2) Melakukan penyimpanan dokumen rekam medis dengan metode Terminal Digit Filing (TDF)
3) Menyiapkan dokumen rekam medis sebagai sarana pelayanan pasien
4) Melakukan pelacakan dokumen rekam medis yang tidak ditemukan pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis
5) Meretensi dan menyortiran dokumen rekam medis untuk menjadi aktif atau in-aktif
6) Bersama tim pemusnah memusnahkan formulir yang tidak diabadikan
7) Bersama kepala instalasi membuat abstrak dokumen rekam medis yang diabadikan.
Fungsi pokok filing antara lain :
1) Melakukan penyimpanan dokumen rekam medis dan menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis
2) Melayani proses peminjaman dokumen rekam medis
3) Meretensi dokumen rekam medis menjadi dokumen yang aktif/
non aktif.
f. Analising dan Reporting (A/R)
Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat beberapa petugas analising dan reporting dengan pebagian tugas yang berbeda-beda.
Tugas pokok Analising dan Reporting (A /R) antara lain : 1) Menerima sensus harian dari fungsi
2) Merekap sensus harian ke rekapitulasi harian, bulanan dan tribulan
3) Melakukanpelaporan mortalitas rumah sakit berdasar indeks kematian
4) Melakukan pelaporan jenis operasi rumah sakit berdasar indeks operasi
5) Membuat pelaporan BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR rumah sakit berdasar rekapitulasi bulanan
6) Membuat pemetaan pelayanan rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, laboratorium, radiologi
7) Menyajikan grafik baber johson dari setiap bangsal rawat inap 8) Setiap tribulan membuatpelaporan RL.1 (data kegiatan rumah
sakit) berdasar rekapitulasi dan data tambahan lain yang diperlukan
9) Setiap bulan membuat data laporan RL.2a (data morbiditas pasien rawat inap) dan RL.2b (data morbiditas rawat jalan) berdasar indeks penyakit rawat inap dan rawat jalan
10) Setiap tahun membuat pelaporan RL.3 (data invetaris rumah sakit) sesuai data yang diberikan bagian tata usaha, perlengkapan dan IPSRS
11) Setiap tahun membuat RL.4 (data ketenagaan rumah sakit) berdasar data dari bagian kepegawaian
12) Setiap tahun membuat RL.5 (data peralatan medis rumah sakit) berdasar data peralatan, asal alat dan keadaan dari IPSRS
13) Setiap tahun menyusun RL.6 (infeksi nosokomial) dari rawat inap
14) Mengirimkan laporan rumah sakit berdasar Depkes
15) Membuat analisis dan laporan untuk keperluan manajemen RS.
Fungsi pokok analising dan reporting yaitu mengolah data dan menyajikan dalam bentuk laporan sehingga dapat diperoleh informasi yang akurat dan dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan pihak manajemen RSUD Sunan Kalijaga Demak.
C. Gambaran Pengelolaan Bagian Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak
1. Karakteristik Petugas Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak Tabel 4.1
Hasil Wawancara Karakteristik Petugas No Nama Petugas Umur
(tahun) Jenis Kelamin Pendidikan Terakhir
Masa Kerja (tahun)
1 A 42 Laki-laki SMA 16
2 B 32 Laki-laki SMA 7
3 C 30 Laki-laki SMA 2
Berdasar tabel diatas, petugas filing rawat jalan masih tergolong usia kerja produktif yaitu 15-64 tahun, prosentase jenis kelamin petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak adalah 100% laki-laki, pendidikan terakhir seluruh petugas filing rawat jalan adalah SMA sehingga prosentase pendidikan petugas filing rawat jalan adalah 100% SMA.
Pengalaman kerja di bagian filing rawat jalan paling lama adalah 16 tahun.
Seluruh petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak sudah pernah mengikuti pelatihan sebagai petugas filing rawat jalan saat pertama kali menjadi petugas filing rawat jalan.
2. Standar Operasional Prosedur Penjajaran, Tracer dan Retensi RSUD Sunan Kalijaga Demak
Berdasar hasil observasi dan diskusi dengan petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak sudah memiliki peraturan tetap terhadap sistem penjajaran, tracer dan retensi untuk menunjang pelaksanaan penjajaran, tracer dan retensi pada filing rawat jalan dengan kebijakan sebagai berikut :
a. Penjajaran
Berdasar kebijakan yang ditetapkan dalam prosedur tetap nomor 700/05.19/2009 meyatakan bahwa penjajaran dokumen rekam medis disimpan dengan sistem desentralisasi yaitu dokumen rekam medis rawat jalan serta rawat inap disimpan di ruang filing yang berbeda dan penjajaran dokumen rekam medis menggunakan metode Terminal Digit Filingyaitu penjajaran terhadap dokumen rekam medis berdasarkan dua digit terakhir nomor rekam medis yang terdapat pada dokumen rekam medis.
Penjajaran dokumen rekam medis menggunakan prosedur sebagai berikut :
1) Sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan metode terminal digit filing (berdasarkan angka akhir)
2) Penjajaran secara terminal digit filingdiurutkan berdasar kelompok angka tersier kemudian diikuti kelompok angka sekunder dan kelompok angka primer
3) Pada waktu akan menyimpan dokumen rekam medis, petugas harus mengambil langkah-langkah sebagai berikut :
a) Perhatikan nomor primer, kemudian menuju ketempat penyimpanan nomor tersebut , yaitu 06
b) Kemudian cari lokasi nomor sekunder, yaitu 65
c) Lalu simpan dokumen rekam medis pada rak dengan urutan angka tersier
4) Nomor rekam medis terdiri atas enam digit,
06 65 78
A B C
A : disebut angka primer
B : disebut angka sekunder
C : disebut angka tersier
5) Contoh penjajaran dalam satu rak adalah : 01-00-84
01-78-84 21-00-84 31-00-84 41-00-84 56-65-84 74-77-84
6) Setiap rak diberikan petunjuk angka penyimpanan
7) Setiap saat petugas melakukan pengecekan ulang terhadap penjajaran dokumen rekam medis
8) Penjajaran tersebut membantu petugas untuk pelacakan dokumen rekam medis yang salah letak.
b. Tracer
Berdasarkan kebijakan yang ditetapkan dalam prosedur tetap nomor 700/05.22/2009 mengenai tracer menjelaskan bahwa fungsi tracer adalah sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis dengan digunakannya tracer tersebut petugas filing rawat jalan dapat bertanggungjawab atas penyimpanan, peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan.
Penggunaan tracer (out guide/ lembar perunut) menggunakan prosedur sebagai berikut :
1) Tracer adalah lembaran yang berfungsi untuk mengetahui keberadaan dokumen rekam medis
2) Tracer memuat informasi tentang nomor rekam medis, tanggal keluar dokumen rekam medis dan instalasi pengguna dokumen rekam medis
3) Petugas mencatat nomor rekam medis, tanggal pengambilan dokumen, instalasi peminjam, kegunaan dokumen rekam medis pada tracer
4) Petugas menyisipkan tracer pada tempat dokumen yang akan diambil
5) Petugas mencatat nomor dan identitas dokumen rekam medis yang telah diambil pada buku ekspedisi.
c. Retensi
Berdasarkan kebijakan yang ditetapkan dalam prosedur tetap retensi dilakukan berdasarkan prosedur tetap nomor
700/05.16/2009 menganai penyimpanan dokumen rekam medis aktif yang telah disimpan selama lima tahun dari tanggal terakhir kunjungan pasien dan prosedur tetap nomor 700/05.17/2009 mengenai penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif yang telah disimpan selama dua tahun dari tanggal pemindahan aktif ke in- aktif, ini dikarenakan belum adanya prosedur tetap retensi dokumen rekam medis.
Penyimpanan dokumen rekam medis aktif menggunakan prosedur sebagai berikut :
1) Petugas penyimpanan menerima dokumen rekam medis yang telah selesai dari fungsi koding/ indeksing
2) Dokumen rekam medis disimpan secara desentralisasi yaitu rawat jalan dan rawat inap terpisah
3) Petugas mengurutkan dokumen rekam medis menurut penjajaran yaitu terminal digit filing
4) Petugas mengawasi penggunaan dokumen rekam medis 5) Dokumen rekam medis harus selalu dikontrol setiap saat dari
masa aktif atau masa berlaku penyimpanan aktif
6) Dokumen rekam medis aktif disimpan selama lima tahun.
Penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif menggunakan prosedur sebagai berikut :
1) Petugas melakukan penyisiran terhadap dokumen rekam medis yang tidak aktif selama lima tahun dari tanggal kunjungan terakhir
2) Petugas mencatat nomor rekam medis yang telah in-aktif
3) Petugas menyusun dokumen rekam medis menurut tahun kunjungan terakhir dan dijajarkan berdasarkan angka terakhir 4) Dokumen rekam medis in-aktif disimpan secara terpisah dari
ruangan penyimpanan aktif
5) Dokumen rekam medis in-aktif disimpan selama dua tahun.
3. Sarana Pendukung Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan petugas rekam medis di filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak didapatkan hasil sebagai berikut :
a) Rak file
RSUD Sunan Kalijaga Demak di bagian filing rawat jalan memiliki 13 rak file sebagai tempat dokumen rekam medis. Dari 13 rak file 10 diantaranya berada diruang filing rawat jalan untuk kunjungan pasien sebelum tahun 2015 dan 3 rak file berada di ruang filing rawat jalan untuk tahun kunjungan 2015, 10 rak file terbuat dari besi dengan sekat besi sedangkan 3 rak file terbuat dari besi dengan sekat kayu.
b) Map dokumen rekam medis
Map folder digunakan untuk menyimpan formulir-formulir berkas pemeriksaan pasien mulai dari pasien pertama kali mendapatkan pelayanan rawat jalan sampai pasien selesai mendapatkan palayanan rawat jalan.
Map folder rawat jalan tahun kunjungan dibawah 2015 terbuat dari kertas map yang mudah rusak dan berwarna biru tua,
sedangkan untuk tahun kunjungan mulai dari 2015 berwarna kuning dengan menggunakan bahan yang lebih tebal sehingga lebih awet dan tidak mudah rusak.
c) Tracer
Di bagian filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak sudah memiliki tracer sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan. Tracer tersebut berisi nomor rekam medis yang tercantum dalam dokumen rekam medis yang akan digunakan, tanggal peminjaman, unit peminjaman dan tanda tangan petugas filing, dengan warna biru dan ukuran 33 x 21,3 cm. Namun petugas filing rawat jalan tidak menggunakan tracer tersebut karena dengan mengisi tracer tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama sehingga dapat menyebabkan pelayanan filing rawat jalan semakin lama.
d) Pengatur suhu
Di bagian ruang filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak menggunakan pengatur suhu berupa air conditioner (AC), penggunaan pengatur suhu tersebut guna menjaga kelembapan dokumen rekam medis agar tidak mudah rusak.
e) Kode warna
Dokumen rekam medis rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak belum seluruhnya menggunakan kode warna dikarenakan kode warna pada dokumen rekam medis baru diterapkan pada dokumen rekam medis rawat jalan kunjungan 2015 dengan map yang lebih
tebal daripada map dokumen rekam medis tahun kunjungan dibawah 2015 dan berwarna kuning.
f) Komputer
Petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak menggunakan komputer untuk mengetahui distribusi dokumen rekam medis pasien rawat jalan, mengetahui jumlah pasien dan mengetahui riwayat kunjungan pasien. Komputer yang digunakan petugas filing rawat jalan berada pada ruang filing rawat jalan kunjungan dibawah 2015 berada dibagian pojok kanan ruang filing rawat jalan.
4. Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Penjajaran, Tracer dan Retensi Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak
Dalam pelaksanaan standar operasional prosedur penjajaran, tracer dan retensi di bagian filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat beberapa standar yang belum dilaksanakan antara lain :
a. Hasil pengamatan pelaksanaan Prosedur Tetap Penjajaran Tabel 4.2
Pelaksanaan Prosedur Tetap Penjajaran
No Aturan Protap Observasi Keterangan
(diisi bila tidak dilaksanakan) Ya Tidak
1
Sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan metode terminal digit filing (berdasarkan angka terakhir).
v Masih terdapat dokumen rekam medis yang belum dijajarkan secara TDF
2
Penjajaran secara terminal digit filingdiurutkan berdasar kelompok angka tersier kemudian diikuti angka sekunder dan kelompok angka perimer.
v Petugas menjajarkan dokumen rekam medis terburu-buru, sehingga belum bisa diterapkan dengan baik.
Tabel 4.2
Pelaksanaan Prosedur Tetap Penjajaran
No Aturan Protap Observasi Keterangan
(diisi bila tidak dilaksanakan) Ya Tidak
3
Pada waktu menyimpan dokumen rekam medis petugas harus melakukan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Perhatikan nomor primer, kemudian
menuju tempat
penyimpanan nomor tersebut,
b. Kemudian cari lokasi nomor sekunder,
c. Lalu simpan dokumen rekam medis pada rak dengan urutan angka tersier
v
Terkadang petugas merasa gugup dengan jumlah dokumen rekam medis yang banyak untuk dimasukkan kembali ke rak filing rawat jalan dikarenakan akan mengurangi waktu pelayanan terhadap pasien rawat jalan
4 Setiap rak diberikan
petunjuk angka
penyimpanan.
v
5
Setiap saat petugas melakukan pengecekan ulang terhadap penjajaran dokumen rekam medis
v Petugas tidak memiliki waktu yang cukup untuk melakukan pengecekan ulang
6
Penjajaran tersebut membantu petugas untuk pelacakan dokumen rekam medis yang salah letak
v
b. Hasil Pelaksanaan Prosedur Tetap Tracer Tabel 4.3
Pelaksanaan Prosedur Tetap Tracer
No Aturan Protap Observasi Keterangan
(diisi bila tidak dilaksanakan) Ya Tidak
1
Tracer adalah lembaran yang berfungsi untuk mengetahui keberadaan dokumen rekam medis
v Karena petugas tidak menggunakan tracer maka fungsi dari tracer tersebut tidak terlaksana
