BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
F. Kerangka Teori
2. Menggunakan tracer saat melakukan
1. Petugas menerapkan penjajaran DRM secara Terminal Digit Filing
retensi terhadap DRM in-aktif yang berusia minimal 5 tahun Sarana Pendukung
Prosedur Tetap
Jumlah Missfile
19 BAB III
METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep
Gambar 3.1 Kerangka Konsep Peraturan Tetap Filing
1. Petugas menerapkan penjajaran DRM secara Terminal Digit Filing in-aktif yang berusia minimal 5 tahun Sarana Pendukung
Prosedur Tetap
Jumlah Missfile
B. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan ialah penelitian deskriptif yaitu penelitian yang menggambarkan hasil penelitian sesuai keadaan yang sebenarnya. Metode penelitian yang digunakan ialah observasi dan wawancara kepada petugas filing rawat jalan dengan pendekatan studi kasus yaitu pengujian secara rinci terhadap satu tempat.8)
C. Variabel Penelitian
1. Karakteristik petugas rekam medis di bagian filing rawat jalan
2. Standar Operasional Prosedur pengelolaan di bagian filing rawat jalan 3. Sarana pendukung pelaksanaan prosedur tetap di bagian filing
4. Pelaksanaan terhadap Standar Operasional Prosedur 5. Missfile, retensi dan tracer
D. Definisi Operasional
Tabel 3.1 Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional
1 Karakteristik Petugas Nilai-nilai yang berkembang secara teratur sehingga tingkah laku menjadi lebih konsisten dan mudah diperhatikan.
2 Standar Operasional Prosedur Tatacara dan metode yang disusun bersama pihak-pihak terkait berisi rangkaian tugas saling berhubungan dan berurutan untuk melaksanakan pekerjaan yang dilakukan berulang-ulang.
3 Sarana Pendukung Prosedur Tetap di Bagian Filing
Alat-alat yang digunakan untuk menunjang kegiatan petugas dalam pelaksaan prosedur tetap di bagian filing
Tabel 3.1 Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional
4 Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur di Bagian Filing Rawat Jalan
Penerapan Standar Operasional Prosedur yang dilaksanakan oleh petugas filing rawat jalan dalam kegiatan sehari-hari di lingkungan kerja
5 Missfile, retensi dan tracer Missfile : jumlah dokumen rekam medis yang mengalami kesalahan dalam sistem penjajaran yang tidak sesuai
Retensi : penyusustan terhadap dokumen rekam medis in-aktif dengan usia in-aktif minimal 5 tahun Tracer : sarana penunjang yang digunakan dalam pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis.
E. Populasi dan Sampel
Populasi dalam penelitian ini adalah semua petugas filing rawat jalan berjumlah 3 orang.Sampel penelitian adalah total populasi.
F. Pengumpulan Data
1. Jenis dan Sumber Data
Jenis data dan sumber data dalam penelitian ini adalah8) : a. Data Primer
Data primer ialah data yang didapatkan dari hasil observasi dan Focus Discussion Group yaitu pengumpulan informasi melalui diskusi kelompok,dalam penelitian ini data primernya yaitu sarana dan prasarana filing rawat jalan, prosedur tetap dan pelaksanaan prosedur tetap di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
b. Data Sekunder
Wawancara yaitu mengajukan beberapa pertanyaan secara langsung kepada petugas filing di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
2. Instrumen Penelitian
a. Pedoman Wawancara
Membuat daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada petugas filing agar mengetahui secara detail bagaimana pelaksanaan prosedur tetap sistem penjajaran dokumen rekam medis, penggunakan tracer di rekam medis bagian filing dan pelaksaanaan retensi terhadap dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
b. Pedoman Observasi
Observasi dilakukan secara langsung pada unit filing di RSUD Sunan Kalijaga Demak dengan objek pelaksanaan prosedur tetap sistem penjajaran dokumen rekam medis, penggunaan tracer di rekam medis bagian filing dan pelaksaanaan retensi terhadap dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
G. Pengolahan Data 1. Editing
Editing adalah meneliti atau melakukan pengecekan ulang mengenai kelengkapan data yang telah diperoleh sehingga bisa menjadi informasi yang mempunyai arti.
2. Tabulating
Tabulating yaitu mengumpulkan data-data yang telah diperoleh dan diurutkan berdasarkan jenis data agar mempermudah dalam proses penyajian data.
H. Analisis Data
Data yang sudah diperoleh dari penelitian selanjutnya akan dianalisis dengan mengolahnya secara deskriptif yaitu dengan menggambarkan hasil observasi dan wawancara pelaksanaan prosedur tetap penjajaran dokumen rekam medis, penggunaan tracer dan retensi di bagian filing kemudian data tersebut akan dibandingkan dengan teori yang ada untuk didapatkan kesimpulan-kesimpulan dari penelitian yang dilakukan penulis.
24 BAB IV
HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum RSUD Sunan Kalijaga Demak
1. Profil RSUD Sunan Kalijaga Demak
RSUD Sunan Kalijaga Demak berada di Jl. Sultan Fatah Nomor 669/50 Demak dengan luas + 4 hektar.RSUD Sunan Kalijaga terletak di Kabupaten Demak serta berada di jalur utama pantai utara Jawa Tengah yang lebih dikenal dengan jalur pantura. RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak awalmulanya didirikan oleh Pemerintah Belanda pada tahun 1938 dengan lokasi di sekolahan Ongko Loro (saat ini masih digunakan sebagai ruang Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit dan gedung pertemuan rumah sakit). Kepala Rumah Sakit Demak pertama ialah dokter Sastro sesuai dengan Surat Keputusan Departemen Van Gezondheid Semarang.
Sejak pertama berdiri yaitu tahun 1938 tidak langsung mendapat status sebagai Rumah Sakit Umum Daerah, namun pada tahun 1938-1949 masih memiliki status sebagai balai kesehatan. Kemudian pada 1949-1979 berubah status menjadi Rumah Sakit Umum Kabupaten Demak kelas D, kemudian pada tahun 1993-2009 status rumah sakit berubah menjadi Rumah Sakit Umum Demak kelas C. Kemudian pada tahun 2010 rumah sakit lulus penuh akreditasi 16 Pokja pelayanan, dan pada tahun 2011 status Rumah Sakit Umum Demak menjadi Badan Layanan Umum Deareh berdasarkan SK Bupati No.900/607/2010.
Pada tahun 1997, sebagai wujud mendukung slogan “Demak Beramal“, H.Djoko Widji Suwito,SIP yang saat itu menjabat sebagai Bupati
Demak telah menerbitkan Surat Keputusan Nomor 445.1/1.500 /1997 tanggal 12 Nopember 1997 tentang Penetapan Nama RSU Kabupaten Demak dengan nama “RSUD Bhakti Karya Husada“. Karenanama ”Bhakti Karya Husada” dianggap belum sesuai dengan ciri khas Daerah Kabupaten Demak, untuk memberikan rasa bangga masyarakat di daerah tersebut diganti dengan nama ”Rumah Sakit Daerah Sunan Kalijaga Kabupaten Demak” berdasarkan Perda Nomor 7 tahun 2008, maka resmi memiliki nama RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak.
2. Visi, Misi dan Motto RSUD Sunan Kalijaga Demak a. Visi
“Menjadi Rumah Sakit pilihan utama masyarakat Wilayah Utara Jawa Tengah”
b. Misi
1) Mengutamakan kepuasaan pelanggan sesuai standar pelayanan rumah sakit
2) Mengembangkan pelayanan Trauma Center dan Rumah Sakit jemput pasien
3) Mengembangkan sumber daya manusia berkelanjutan
4) Menciptakan suasana dan lingkungan Rumah Sakit yang aman dan nyaman
5) Menjalin kerja sama antar mitra kerja.
c. Motto
“Senyum untuk kesembuhan anda”
3. Struktur Organisasi RSUD Sunan Kalijaga Demak
Gambar 4.1 Struktur Organisasi RSUD Sunan Kalijaga Demak
4. Jenis Pelayanan di RSUD Sunan Kalijaga Demak a. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
Tugas pokok dan fungsi TPPRJ yaitu melaksanakan pendaftaran pasien rawat jalan baru maupun pasien lama agar semua pasien rawat jalan dicatat dan dilayani sesuai dengan ketentuan.
b. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
Tugas pokok dan fungsi TPPRI yaitu agar pasien rawat inap dan petugas TPPRI dapat memahami dan menjaga aturan pendaftaran rawat inap di RSUD Sunan Kalijaga Demak dan menjaga kelengkapan data pasien sehingga tertib administrasi akan menghasilkan data yang akurat.
c. Unit Gawat Darurat (UGD)
Melayani pasien dengan keadaan gawat darurat di RSUD Sunan Kalijaga Demak dilakukan selama 24 Jam.
d. Unit Rawat Jalan
Merupakan tempat pelayanan pasien yang berobat di unit rawat jalan, ataupun sebagai penentu apakah pasien perlu dirawat inap atau perlu dirujuk ke rumah sakit lainnya. Jenis pelayanan rawat jalan di RSUD Sunan Kalijaga Demak meliputi :
1) Poliklinik Umum 2) Poliklinik DOTS 3) Poliklinik Gigi
4) Poliklinik VCT/HIV/AIDS
5) Poliklinik Kebidanan dan penyakit Kandungan
6) Poliklinik Penyakit Telinga, Hidung, Tenggorokan(THT) 7) Poliklinik Penyakit Mata
8) Poliklinik Penyakit Dalam 9) Poliklinik Kulit&Kelamin 10) Poliklinik Kesehatan Jiwa 11) Poliklinik Anak
12) Poliklinik Tumbuh dan Kembang 13) Poliklinik Bedah
14) Poliklinik Saraf
15) Poliklinik Rehabilitasi Medik
e. Unit Rawat Inap
Merupakan inti dari kegiatan rumah sakit, sebagai pengobatan pasien rawat inap. Unit rawat inap terdiri dari 3 kelas dan 12 bangsal serta 1 pelayanan ICU dengan pembagian pelayanan sebagai berikut :
1) Kelas VIP A terdiri dari Bangsal Anggrek
2) Kelas VIP B terdiri dari Bangsal Wiku, Bangsal Amarilys dan Bangsal Melati
3) Kelas I terdiri dari Bangsal Melati, Bangsal Dahlia, Bangsal Bougenville dan Bangsal Kenanga
4) Kelas II terdiri dari Bangsal Melati, Bangsal Dahlia, Bangsal Soka dan Bangsal Kenanga
5) Kelas III terdiri dari Bangsal Mawar, Bangsal Melati, Bangsal Dahlia, Bangsal Soka, Bangsal Kenanga, Bangsal Cempaka, Bangsal Teratai dan Bangsal Lily
6) ICU.
B. Gambaran Umum Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak
1. Visi, Misi Dan Motto Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak a. Visi
Terwujudnya rekam medis sebagai sumber data utama bagi pelayanan kesehatan dan manajemen di RSUD Sunan Kalijaga Demak.
b. Misi
1) Melaksanakan sistem rekam medis sesuai buku pedoman dan standar yang ditetapkan
2) Memberikan pelayanan rekam medis yang bermutu tinggi sesuai standar profesional tertinggi
3) Penataan sistem administrasi dan manajemen rekam medis
4) Mengembangkan pola pendidikan dan pelatihan petugas rekam medis untuk mencapai kinerja professional
5) Meningkatkan jalinan kerjasama antar bagian rumah sakit.
c. Motto
Rekam medis anda bagi kami paling utama.
2. Struktur Organisasi Rekam Medis
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak
3. Unit Pelayanan Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak a) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
Di bagian pendaftaran rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 9 orang petugas.5 petugas melayani pendaftaran pasien di loket, 1 petugas diloket kasir, dan petugas lainnya bertugas mengambil dokumen rekam medis dari filing ke poli yang dituju.
Tugas pokok dari Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan adalah menerima pendaftaran pasien yang dating untuk berobat dirawat jalan, mencatat registrasi pendaftaran pasien rawat jalan, menyiapkan formulir-formulir rekam medis dalam folder dokumen rekam medis bagi pasien kunjungan baru dan pasien kunjungan lama, mengarahkan pasien ke unit rawat jalan tujuan pasien yangdisesuaikan dengan keluhan pasien, memberi informasi tentang pelayanan yang tersedia di rumah sakit atau puskesmas yang bersangkutan.
Fungsi dari pelayanan rekam medis bagian Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) antara lain :
1) Sebagai pencatat identitas ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, KIUP, KIB dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan
2) Sebagai pencatat serta pemberi nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan penomoran yang ditetapkan
3) Sebagai penyedia DRM baru terhadap pasien baru
4) Penyedia DRM lama untuk pasien lama melalui bagian filing 5) Penggunaan serta penyimpanan KIUP
6) PenyalurDRM untuk pelayanan rawat jalan
7) Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan.
b) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) dan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD)
Di RSUD Sunan Kalijaga Demak palayanan pendaftaran rawat inap dan gawat darurat dijadikan satu tempat, pada pendaftaran rawat
inap dan gawat darurat terdapat 3 sift yaitu pagi, siang dan malam.
Masing-masing siftterdapat 2 petugas pendaftaran.
Tugas pokok Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) adalah melakukan pencatatan mutasi pasien rawat inap ialah keluar masuknya pasien di bangsal rawat inap untuk memperoleh informasi yang akurat tentang tempat tidur (TT) yang kosong dan nama-nama pasien yang sedang dirawat inap.
Fungsi pelayanan rekam medis di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) antara lain :
1) Pusat informasi pelayanan rawat inap rumah sakit
2) Pengatur penggunaan tempat tidur bangsal rawat inap berdasarkan catatan penggunaan tempat tidur
3) Pengatur mutasi pasien yang diperoleh dari informasi bangsal atau SHRI
c) Assembling
Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 4 orang petugas assembling, masing-masing petugas mendapat tanggung jawab assembling dokumen rekam medis bangsal yang berbeda.
Tugas pokok dari assembling antara lain :
1) Melakukan perakitan kembali formulir-formulir dalam folder DRM dari rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap menjadi urut atau runtut sesuai dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan
2) Melakukan pengecekan terhadap kelengkapan data yang telah tercatat di dalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakit pasien pada dokumen rekam medis
3) Melakukan pengendalian terhadap DRM yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap
4) Melakukan pengendalian terhadap penggunaan nomor rekam medis
5) Melakukan pengendalian dan distribusi penggunaan nomor rekam medis.
Fungsi dari assembling antara lain :
1) Sebagai perakit formulir-formulir dokumen rekam medis.
2) Peneliti isi data rekam medis.
3) Pengendali dokumen rekam medis ang tidak lengkap.
4) Pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis.
d) Koding dan Indeksing
Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat petugas koding dengan bagian berbeda yaitu koding rawat inap dan koding rawat jalan.
Tugas pokok dari petugas koding indeksing antara lain :
1) Melakukan penelitian dan pencatatan serta menetapkan kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, kode penyakit dari tindakan medis yang ditulis dokter atau petugas medis lainnya serta kode penyebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan oleh dokter
2) Melakukan pencatatan terhadap hasil pelayanan ke dalam formulir indeks operasi atau tindakan medis, indeks penyakit, indeks sebab kematian dan indeks dokter sesuai dengan ketentuan mencatat indeks
3) Melakukan penyimpanan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan penyimpanan indeks yang berlaku
4) Melakukanpelaporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan indeks sebab kematian.
e) Filing
Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 2 ruang filing karena sistem penyimpanan yang ditetapkan adalah desentralisasi yaitu menyimpan dokumen rekam medis rawat inap dan dokumen rekam medis rawat jalan disimpan secara terpisah.RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 5 petugas filing, yaitu 2 orang petugas filing rawat inap dan 3 petugas filing rawat jalan.
Tugas pokok filing antara lain :
1) Menerima dokumen rekam medis yang telah lengkap
2) Melakukan penyimpanan dokumen rekam medis dengan metode Terminal Digit Filing (TDF)
3) Menyiapkan dokumen rekam medis sebagai sarana pelayanan pasien
4) Melakukan pelacakan dokumen rekam medis yang tidak ditemukan pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis
5) Meretensi dan menyortiran dokumen rekam medis untuk menjadi aktif atau in-aktif
6) Bersama tim pemusnah memusnahkan formulir yang tidak diabadikan
7) Bersama kepala instalasi membuat abstrak dokumen rekam medis yang diabadikan.
Fungsi pokok filing antara lain :
1) Melakukan penyimpanan dokumen rekam medis dan menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis
2) Melayani proses peminjaman dokumen rekam medis
3) Meretensi dokumen rekam medis menjadi dokumen yang aktif/
non aktif.
f. Analising dan Reporting (A/R)
Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat beberapa petugas analising dan reporting dengan pebagian tugas yang berbeda-beda.
Tugas pokok Analising dan Reporting (A /R) antara lain : 1) Menerima sensus harian dari fungsi
2) Merekap sensus harian ke rekapitulasi harian, bulanan dan tribulan
3) Melakukanpelaporan mortalitas rumah sakit berdasar indeks kematian
4) Melakukan pelaporan jenis operasi rumah sakit berdasar indeks operasi
5) Membuat pelaporan BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR rumah sakit berdasar rekapitulasi bulanan
6) Membuat pemetaan pelayanan rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, laboratorium, radiologi
7) Menyajikan grafik baber johson dari setiap bangsal rawat inap 8) Setiap tribulan membuatpelaporan RL.1 (data kegiatan rumah
sakit) berdasar rekapitulasi dan data tambahan lain yang diperlukan
9) Setiap bulan membuat data laporan RL.2a (data morbiditas pasien rawat inap) dan RL.2b (data morbiditas rawat jalan) berdasar indeks penyakit rawat inap dan rawat jalan
10) Setiap tahun membuat pelaporan RL.3 (data invetaris rumah sakit) sesuai data yang diberikan bagian tata usaha, perlengkapan dan IPSRS
11) Setiap tahun membuat RL.4 (data ketenagaan rumah sakit) berdasar data dari bagian kepegawaian
12) Setiap tahun membuat RL.5 (data peralatan medis rumah sakit) berdasar data peralatan, asal alat dan keadaan dari IPSRS
13) Setiap tahun menyusun RL.6 (infeksi nosokomial) dari rawat inap
14) Mengirimkan laporan rumah sakit berdasar Depkes
15) Membuat analisis dan laporan untuk keperluan manajemen RS.
Fungsi pokok analising dan reporting yaitu mengolah data dan menyajikan dalam bentuk laporan sehingga dapat diperoleh informasi yang akurat dan dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan pihak manajemen RSUD Sunan Kalijaga Demak.
C. Gambaran Pengelolaan Bagian Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak
1. Karakteristik Petugas Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak Tabel 4.1
Hasil Wawancara Karakteristik Petugas No Nama Petugas Umur
(tahun) Jenis Kelamin Pendidikan Terakhir
Berdasar tabel diatas, petugas filing rawat jalan masih tergolong usia kerja produktif yaitu 15-64 tahun, prosentase jenis kelamin petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak adalah 100% laki-laki, pendidikan terakhir seluruh petugas filing rawat jalan adalah SMA sehingga prosentase pendidikan petugas filing rawat jalan adalah 100% SMA.
Pengalaman kerja di bagian filing rawat jalan paling lama adalah 16 tahun.
Seluruh petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak sudah pernah mengikuti pelatihan sebagai petugas filing rawat jalan saat pertama kali menjadi petugas filing rawat jalan.
2. Standar Operasional Prosedur Penjajaran, Tracer dan Retensi RSUD Sunan Kalijaga Demak
Berdasar hasil observasi dan diskusi dengan petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak sudah memiliki peraturan tetap terhadap sistem penjajaran, tracer dan retensi untuk menunjang pelaksanaan penjajaran, tracer dan retensi pada filing rawat jalan dengan kebijakan sebagai berikut :
a. Penjajaran
Berdasar kebijakan yang ditetapkan dalam prosedur tetap nomor 700/05.19/2009 meyatakan bahwa penjajaran dokumen rekam medis disimpan dengan sistem desentralisasi yaitu dokumen rekam medis rawat jalan serta rawat inap disimpan di ruang filing yang berbeda dan penjajaran dokumen rekam medis menggunakan metode Terminal Digit Filingyaitu penjajaran terhadap dokumen rekam medis berdasarkan dua digit terakhir nomor rekam medis yang terdapat pada dokumen rekam medis.
Penjajaran dokumen rekam medis menggunakan prosedur sebagai berikut :
1) Sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan metode terminal digit filing (berdasarkan angka akhir)
2) Penjajaran secara terminal digit filingdiurutkan berdasar kelompok angka tersier kemudian diikuti kelompok angka sekunder dan kelompok angka primer
3) Pada waktu akan menyimpan dokumen rekam medis, petugas harus mengambil langkah-langkah sebagai berikut :
a) Perhatikan nomor primer, kemudian menuju ketempat penyimpanan nomor tersebut , yaitu 06
b) Kemudian cari lokasi nomor sekunder, yaitu 65
c) Lalu simpan dokumen rekam medis pada rak dengan urutan angka tersier
4) Nomor rekam medis terdiri atas enam digit,
06 65 78
A B C
A : disebut angka primer
B : disebut angka sekunder
C : disebut angka tersier
5) Contoh penjajaran dalam satu rak adalah : 01-00-84
6) Setiap rak diberikan petunjuk angka penyimpanan
7) Setiap saat petugas melakukan pengecekan ulang terhadap penjajaran dokumen rekam medis
8) Penjajaran tersebut membantu petugas untuk pelacakan dokumen rekam medis yang salah letak.
b. Tracer
Berdasarkan kebijakan yang ditetapkan dalam prosedur tetap nomor 700/05.22/2009 mengenai tracer menjelaskan bahwa fungsi tracer adalah sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis dengan digunakannya tracer tersebut petugas filing rawat jalan dapat bertanggungjawab atas penyimpanan, peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan.
Penggunaan tracer (out guide/ lembar perunut) menggunakan prosedur sebagai berikut :
1) Tracer adalah lembaran yang berfungsi untuk mengetahui keberadaan dokumen rekam medis
2) Tracer memuat informasi tentang nomor rekam medis, tanggal keluar dokumen rekam medis dan instalasi pengguna dokumen rekam medis
3) Petugas mencatat nomor rekam medis, tanggal pengambilan dokumen, instalasi peminjam, kegunaan dokumen rekam medis pada tracer
4) Petugas menyisipkan tracer pada tempat dokumen yang akan diambil
5) Petugas mencatat nomor dan identitas dokumen rekam medis yang telah diambil pada buku ekspedisi.
c. Retensi
Berdasarkan kebijakan yang ditetapkan dalam prosedur tetap retensi dilakukan berdasarkan prosedur tetap nomor
700/05.16/2009 menganai penyimpanan dokumen rekam medis aktif yang telah disimpan selama lima tahun dari tanggal terakhir kunjungan pasien dan prosedur tetap nomor 700/05.17/2009 mengenai penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif yang telah disimpan selama dua tahun dari tanggal pemindahan aktif ke in-aktif, ini dikarenakan belum adanya prosedur tetap retensi dokumen rekam medis.
Penyimpanan dokumen rekam medis aktif menggunakan prosedur sebagai berikut :
1) Petugas penyimpanan menerima dokumen rekam medis yang telah selesai dari fungsi koding/ indeksing
2) Dokumen rekam medis disimpan secara desentralisasi yaitu rawat jalan dan rawat inap terpisah
3) Petugas mengurutkan dokumen rekam medis menurut penjajaran yaitu terminal digit filing
4) Petugas mengawasi penggunaan dokumen rekam medis 5) Dokumen rekam medis harus selalu dikontrol setiap saat dari
masa aktif atau masa berlaku penyimpanan aktif
6) Dokumen rekam medis aktif disimpan selama lima tahun.
Penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif menggunakan prosedur sebagai berikut :
1) Petugas melakukan penyisiran terhadap dokumen rekam medis yang tidak aktif selama lima tahun dari tanggal kunjungan terakhir
2) Petugas mencatat nomor rekam medis yang telah in-aktif
3) Petugas menyusun dokumen rekam medis menurut tahun kunjungan terakhir dan dijajarkan berdasarkan angka terakhir 4) Dokumen rekam medis in-aktif disimpan secara terpisah dari
ruangan penyimpanan aktif
5) Dokumen rekam medis in-aktif disimpan selama dua tahun.
3. Sarana Pendukung Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan petugas rekam medis di filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak didapatkan hasil sebagai berikut :
a) Rak file
RSUD Sunan Kalijaga Demak di bagian filing rawat jalan memiliki 13 rak file sebagai tempat dokumen rekam medis. Dari 13 rak file 10 diantaranya berada diruang filing rawat jalan untuk kunjungan pasien sebelum tahun 2015 dan 3 rak file berada di ruang filing
RSUD Sunan Kalijaga Demak di bagian filing rawat jalan memiliki 13 rak file sebagai tempat dokumen rekam medis. Dari 13 rak file 10 diantaranya berada diruang filing rawat jalan untuk kunjungan pasien sebelum tahun 2015 dan 3 rak file berada di ruang filing