PROPOSAL
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (PkM)
SEMINAR PENYEBAB KETERLAMBATAN WAKTU PENYEDIAAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RSU IMELDA PEKERJA
INDONESIA TAHUN 2020
PROGRAM PENGABDIAN MASYARAKAT
Tim Penyusun
1 Zulham Andi Ritonga, SKM, MKM NIDN: 0116078005 (Ketua) 2. Ika Yusnita Sari, S. Kom, M. Kom NIDN : 0127129202 (Anggota) 3. M.Al-Kholif Tanjung NIM : 1713462014(Anggota) 4. Antonius Ginting NIM : 1713462034(Anggota)
UNIVERSITAS IMELDA MEDAN (UIM)
PRODI D-3 PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN TAHUN 2020
1
HALAMAN PENGESAHAN PkM DOSEN
Judul : Seminar Penyebab Keterlambatan Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan Di RSU Imelda Pekerja Indonesia Tahun 2020
1. Nama Mitra Program PkM : RSU Imelda Pekerja Indonesia 2. Ketua Tim Pengusul
a. Nama Lengkap : Zulham Andi Ritonga, SKM,MKM b. Jenis Kelamin : Laki-laki
c. NIDN : 01161078005
d. Jabatan Fungsional : -
e. Program Studi : D3 Perekam Dan Informasi Kesehatan
f. No HP : 081263603436
3. Anggota PkM (1)
a. Nama Lengkap : Ika Yusnita Sari, S. Kom, M. Kom
b. NIDN : 0127129202
Anggota PkM (2)
a. Nama Lengkap : M.Al-Kholif Tanjung
b. NIM : 1713462014
Anggota PkM (3)
a. Nama Lengkap : Antonius Ginting
b. NIM : 1713462034
4. Jangka Waktu Kegiatan : 6 bulan ( seluruhnya ) 5. Sumber Dana : Yayasan
6. Jumlah anggaran yang diusulkan : Rp. 12.150.000.,
Medan, 13 Maret 2020 Ketua Tim Pengusulan,
(Zulham Andi Ritonga, SKM,MKM) NIDN : 0116078005
Ketua Program Studi, Ketua LPPM,
(dr. Suheri Parulian Gultom, M.K) (Meriani Herlina.,SKM., S.Kep., M. Biomed)
NIDN: 0121067004 NIDN :0129056601
Mengetahui,
Ketua STIKes Imelda Medan
(Dr.dr.Imelda Liana Ritonga,S.Kp.,M.Pd.,MN) NIDN : 0119117403
2
BIODATA KETUA PELAKSANA
1 Nama Lengkap (dengan gelar)
Zulham Andi Ritonga, SKM,MKM 2 Jabatan Fungsional -
3 Jabatan structural -
4 NIP/NIK/Identitas lainnya 1271091607800005
5 NIDN 0116078005
6 Tempat dan Tanggal lahir Pulau Intan, 16 Juli 1980
7 Alamat rumah Jln. Pelita VI Gg Mesjid No. 5A 8 Nomor telepon/ Hp 0813 6360 3436
9 Alamat Kantor Jalan Bilal No 24 Pulo Bryan Darat I, Kec.
Medan Timur, Kota Medan Sumatera Utara 10 Alamat email [email protected]
11 Mata kuliah yang diampu a. Epidemiologi b. IKM
c. Mutu Pelayanan Rekam Medis d. Standar Pelayanan RS & RM 12 Bidang Keilmuan Kesehatan Masyarakat
Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila dikemudian hari ternyata dijumpai ketidaksesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya.
Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam pengajuan Usulan PkM Dosen.
Medan, 13 Maret 2020 Pengusul,
(Zulham Andi Ritonga,SKM, MKM)
3 DAFTAR ISI
Hal
Halaman Pengesahan………. 1
Identitas dan Uraian Umum………. 2
Daftar Isi………. 3
Ringkasan……… 4
BAB 1. PENDAHULUAN………. 6
1.1. Analisis Situasi ….………... 6
1.2. Permasalahan Mitra………... 7
BAB 2. SOLUSI DAN TARGET LUARAN... 8
2.1 . Solusi Yang ditawarkan………... 8
2.2. Target Luaran………... 8
BAB 3. METODELOGI PELAKSANAAN………. 9
BAB 4. BIAYA DAN JADWAL KEGIATAN... 11
4.1. Anggaran Biaya………... 11
4.2. Jadwal Kegiatan………... 12
DAFTAR PUSTAKA………. 13
4
SEMINAR PENYEBAB KETERLAMBATAN WAKTU PENYEDIAAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RSU IMELDA PEKERJA
INDONESEIA TAHUN 2020 RINGKASAN
Sistem penyimpanan diterapkan di RSU IPI Medan menggunakan sistem sentralisasi, yaitu penggabungan rekam medis rawat inap dan rawat jalan. Rekam medis rawat jalan dan rawat inap difiling pada satu lokasi. Namun dikarenakan kuantitas rak filing rekam medis kurang akibatnya status rekam medis tidak cukup untuk disusun pada rak dan ditumpukkan di atas status yang telah disusun dengan rapi. Jenis penelitian ini menggunakan deskriptif melalui wawancara dan lembar check list. Dari hasil penelitian sistem penjajaran yang diterapkan di Rumah Sakit Umum IPI Medan yaitu terminal digit filing. Sistem angka terminal dapat memudahkan para tenaga rekam medis yang bukan ahli dalam melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut dan sudah terlaksana dengan baik.
Berdasarkan lokasi, sistem penyimpanan menggunakan sentralisasi. Berkas rekam medis pada bagian penyimpanan belum tersusun dengan rapi. Dimana berkas disimpan tidak cukup untuk dijajar pada rak filing rekam medis, disebabkan karena luas bagian filing rekam medis tidak mencukupi sehingga mengakibatkan rak filing rekam medis tidak dapat ditambah ke dalam bagian penyimpanan rekam medis. Terdapat banyak berkas ditumpukkan diatas rekam medis yang sudah disusun rapi sesuai nomor rekam medisnya. Saat retrieval rekam medis pasien yang ingin berobat tidak menggunakan tracer (petunjuk keluar) sebagai pengganti untuk disisipkan pada berkas rekam medis pasien yang ingin berobat.
Tujuan PkM secara umum adalah : Memberikan pembinaan, pengetahuan pada Tim rekam medis
Tujuan PkM Khusus
Pada akhir pembinaan diharapkan akan mampu:
1. Meningkatkan pengetahuan terkait penyebab keterlambatan waktu Penyediaan rekam medis rawat jalan di RSU Imelda Pekerja Indonesia tahun 2020
5
2. Mencegah keterlambatan waktu Penyediaan rekam medis rawat jalan Di RSU Imelda Pekerja Indonesia Tahun 2020
Target yang ingin dicapai:
Meningkatnya pengetahuan terkait penyebab keterlambatan waktu Penyediaan rekam medis rawat jalan di RSU Imelda Pekerja Indonesia
tahun 2020
Rencana Kegiatan: Bulan September 2019-Februari 2020
Kata Kunci: Waktu Tunggu, Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
6 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Analisa Situasi:
Instalasi Rawat Jalan (IRJ) adalah unit fungsional yang melayanai penerimaan pasien di rumah sakit, yaitu berobat jalan atau yang akan dirawat.
Pemberian layanan di unit rawat jalan pertama dilakukan di loket karcis bagian rekam medis rawat jalan (Depkes RI, 2006). Sadapun dimensi mutu layanan kesehatan yaitu akses terhadap layanan dengan indikator waktu tunggu pasien.
Waktu tunggu pasien pada layanan rekam medis pendaftaran rawat jalan adalah satu hal sangat penting yang menentukan citra atau image layanan rumah sakit.
Waktu tunggu pasien adalah salah satu komponen potensial penyebab ketidakpuasan. Pasien akan menganggap layanan kesehatan buruk jika penyakitnya tidak sembuh, antrian lama dan tenaga kesehatan kurang bersahabat walupun terlatih (Pohan, 2007). Pelayanan rekam medis yang bermutu dan baik terlihat dari keramahan, cepat dan nyaman. Pelayanan rekam medis rawat jalan diawali dari tempat pendaftaran sampai penyediaan rekam medis pasien yang akan digunakan untuk mendapatkan. Berdasarkan standar pelayanaan minimal yang ada, waktu penyediaan rekam medis rawat jalan adalah ≤ 10 menit (Depkes RI, 2008).
Berdasarkan survey awal, hasil perhitungan waktu yang dibutuhkan pada layanan rekam medis unit rawat jalan dari pendaftaran sampai dengan berkas rekam medis tersedia pada poliklinik, diperoleh bahwa dari 30 pasien dengan rata- rata 14,80 menit. Faktor-faktor yang berhubungan dengan waktu layanan rekam medis antara lain perakitan berkas rekam medis, pengisian buku register, pemilahan berkas rekam medis sesuai poliklinik, pengisian buku ekspedisi, ketidakcukupan rak penyimpanan, keberadaan rekam medis di ruang rawatan, terdapatnya rekam medis pada bagian SMF, adanya rekam medis pada poliklinik, pengambilan berkas dari bagian penyimpanan untuk peminjaman apabila diperlukan untuk kepentingan pasien dan keperluan lainnya. Hal ini yang menjadikan penulis tertarik untuk melakukan PkM tentang “Seminar penyebab keterlambatan waktu penyediaan rekam medis rawat jalan di RSU Imelda Pekerja Indoneseia Tahun 2020”
7 1.2. Permasalahan Mitra
Berdasarkan survey dan wawancara di Rumah Sakit Imelda Pekerja Indonesia hasil perhitungan waktu yang dibutuhkan pada layanan rekam medis unit rawat jalan dari pendaftaran sampai dengan berkas rekam medis tersedia pada poliklinik, diperoleh bahwa dari 30 pasien dengan rata-rata 14,80 menit. Faktor- faktor yang berhubungan dengan waktu layanan rekam medis antara lain perakitan berkas rekam medis, pengisian buku register, pemilahan berkas rekam medis sesuai poliklinik, pengisian buku ekspedisi, ketidakcukupan rak penyimpanan, keberadaan rekam medis di ruang rawatan, terdapatnya rekam medis pada bagian SMF, adanya rekam medis pada poliklinik, pengambilan berkas dari bagian penyimpanan untuk peminjaman apabila diperlukan untuk kepentingan pasien dan keperluan lainnya.
Keterlambatan penyediaan rekam medis disebabkan oleh jumlah petugas masih kurang. Jumlah tenaga rekam medis yang ada sebanyak 8 orang dengan kualifikasi pendidikan rekam medis sebanyak 3 orang, perawat 3 dan komputer 2 orang. Terdapatnya fasilitas yang kurang memadai antara lain jumlah komputer 2 buah, tidak tersedianya Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) dan buku registrasi, bank nomor rekam medis tidak tersistematis dan tidak tersusun berurutan.
Upaya pelaksanaan factor factor yang mengakibatkan keterlambatan proses penyediaan berkas rekam medis dapat dihindari jika menggunakan Kartu Indeks Utama Pasien. KIUP adalah satu teknik untuk mendukung terselasainya layanan pada pasien, karena jika pasien tidak membawa kartu berobat maka KIUP membantu untuk menemukan data pasien yang dibutuhkan. KIUP merupakan kunci utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat. KIUP adalah suatu kartu tanda pengenal setiap pasien baru yang disimpan selamanya pada instansi yang bersangkutan. KIUP dibuat berdasarkan atas ringkasan riwayat klinik yang diperoleh dari tempat penerimaan pasien. Karena KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat selengkap dan sejelas mungkin (Depkes RI, 2006).
8 BAB 2
SOLUSI DAN PERMASALAHAN
2.1 Solusi yang Ditawarkan
Melihat permasalahan yang dihadapi terkait kurangnya pemahaman terkait sosialisasi penyebab keterlambatan waktu penyediaan rekam medis rawat jalan di RSU Imelda Medan Tahun 2020. Adapun dampak yang disebabkan banyak pasien yang mengeluh pada layanan yang dilakukan seperti kurangnya pengetahuan tentang layanan rekam medis begitu juga dengan pelayanan kesehatan dan efektifitas waktu sehingga pasien menunggu lama sewaktu pendaftaran.
Upaya pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis dapat dilakukan sebagaimana dilihat dari berbagai aspek, memberikan sosialisasi terkait penyebab keterlambatan waktu penyediaan rekam medis rawat jalan .Upaya pelaksanaan dapat dihindari jika menggunakan Kartu Indeks Utama Pasien.
KIUP adalah satu teknik untuk mendukung terselasainya layanan pada pasien, karena jika pasien tidak membawa kartu berobat maka KIUP membantu untuk menemukan data pasien yang dibutuhkan. KIUP merupakan kunci utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat. KIUP adalah suatu kartu tanda pengenal setiap pasien baru yang disimpan selamanya pada instansi yang bersangkutan. KIUP dibuat berdasarkan atas ringkasan riwayat klinik yang diperoleh dari tempat penerimaan pasien. Karena KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat selengkap dan sejelas mungkin (Depkes RI, 2006).
2.2.Jenis Luaran dan indicator capaian Jenis Luaran : Jurnal nasional terakreditasi Indicator :
Meningkatkan pengetahuan terkait penyebab keterlambatan waktu Penyediaan rekam medis rawat jalanDi RSU Imelda tahun 2020
Meningkatnya keinginan tenaga rekam medis untuk melayani pasien dan mengelola data berkas dengan baik
Mencegah keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis
9 BAB 3
METODE PELAKSANAAN
Berdasarkan hasil pengabdian kepada masyarakat terkait penyebab keterlambatan waktu Penyediaan rekam medis rawat jalan Di RSU Imelda Pekerja Indonesia tahun 2020 menunjukkan bahwa untuk aturan dan prosedur di penyimpanan sebagian besar sudah sesuai dengan teori layanan rekam medis unit rawat jalan dari pendaftaran sampai dengan berkas rekam medis tersedia pada poliklinik, diperoleh bahwa dari 30 pasien dengan rata-rata 14,80 menit. Faktor- faktor yang berhubungan dengan waktu layanan rekam medis antara lain perakitan berkas rekam medis, pengisian buku register, pemilahan berkas rekam medis sesuai poliklinik, pengisian buku ekspedisi, ketidakcukupan rak penyimpanan, keberadaan rekam medis di ruang rawatan, terdapatnya rekam medis pada bagian SMF, adanya rekam medis pada poliklinik, pengambilan berkas dari bagian penyimpanan untuk peminjaman apabila diperlukan untuk kepentingan pasien dan keperluan lainnya.
Keterlambatan penyediaan rekam medis disebabkan oleh jumlah petugas masih kurang. Jumlah tenaga rekam medis yang ada sebanyak 8 orang dengan kualifikasi pendidikan rekam medis sebanyak 3 orang, perawat 3 dan komputer 2 orang. Terdapatnya fasilitas yang kurang memadai antara lain jumlah komputer 2 buah, tidak tersedianya Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) dan buku registrasi, bank nomor rekam medis tidak tersistematis dan tidak tersusun berurutan.
Pelaksanaan Solusi secara sistematis:
Proses yang dilakukan dalam mengimplementasikan metode pelaksanaan adalah melaksanakan Survei awal kelokasi, menjelaskan maksud dan tujuan rencana yang akan dilaksanakan, melakukan kerja sama (membuat MoU). Setelah dilakukan observasi para peserta diberikan seminar dan juga demonstrasi. dalam kegiatan ini pemateri menyampaikan materi sesuai dengan topik yang telah ditentukan, yaitu Sosialisai penyebab keterlambatan waktu Penyediaan rekam medis rawat jalanDi RSU Imelda Pekerja Indonesia tahun 2020. Peserta seminar menyimak informasi penyaji dari awal hingga akhir kegiatan seminar dan
10
mengajukan tanggapan, sanggahan, usul, saran, dan pertanyaan yang relevan dengan masalah pembicaraan pada termin diskusi. Untuk mengevaluasi kegiatan ini, peserta diberikan prepost test tentang materi seminar dan hasil screening.
Evaluasi diberikan dalam bentuk kuesioner atau pertanyaan manfaat pelatihan dan gambaran pengetahuan baru yang didapatkan oleh peserta sebelum dan setelah diberikan edukasi terkait sosialisasi penyebab keterlambatan waktu Penyediaan rekam medis rawat jalanDi RSU Imelda Pekerja Indonesia tahun 2020.
11 BAB 4
BIAYA DAN JADWAL KEGIATAN
4.1. Anggaran Biaya Program Pengabdian Kepada Masyarakat 1. Gaji dan Upah Pengabdi
Honor Honor/Jam
(Rp)
Waktu (Jam)
Minggu Honor
bulan (Rp)
Ketua Rp 6.000 12 4 Rp 2.178.000
Anggota Rp 4.000 12 4 Rp 1.452.000
Sub Total Rp 3.630.000 2. Bahan – Bahan habis pakai dan peralatan
Material Justifikasi pemakaian Kuantitas Harga Satuan (Rp)
Biaya Pertahun (RP) BBM Pembelian bahan bakar
untuk pengumpulan data
15 liter Rp.8.000 Rp 120.000
Konsumsi Beli 30 Pasien Rp.20.000 Rp 600.000
Pembelian Kertas
Untuk pengetikan proposal dan hasil
pengabdian
3 rim Rp 40.000 Rp 120.000
Pembelian tinta
untuk proposal dan hasil pengabdian
2 botol Rp 40.000 Rp 110.000 Pembuatan
Cadtrige
untuk proposal dan hasil pengabdian
2 buah Rp 100.000 Rp 200.000 Pembelian
CD
Untuk menyimpan file yang akan diserahkan
2 unit Rp 10.000 Rp 20.000 Memperban
yak proposal Pengabdian
Penyerahan proposal pengabdian ke LPPM
3 rangkap Rp 30.000 Rp 90.000
Memperban yak laporan hasil Pengabdian
Penyerahan hasil pengabdian ke LPPM
3 rangkap Rp 50.000 Rp 150.000
Pembelian flash disk
untuk penyimpanan bahan dan data hasil
pengabdian
1 unit Rp 200.000 Rp 200.000
Klip Kertas Untuk menjepit ketas laporan
2 kotak Rp.35.000 Rp.70.000 SUB TOTAL (Rp) Rp 1.680.000 3. Peralatan Penunjang
Material Justifikasi pemakaian
Kuanti tas
Harga Satuan (Rp)
Biaya Pertahun (RP) Sewa Laptop Untuk pengetikan - Rp 800.000 Rp 630.000
12 data
Sewa Printer Untuk Mengeprint data
- Rp 800.000 Rp 630.000 Modem Pembelian modem 1 buah Rp 350.000 Rp 350.000 SUB TOTAL (Rp) Rp 1.610.000 4. Lain-lain
Material Justifikasi pemakaian
Kuantitas Harga Satuan
(Rp)
Biaya (RP)
Penyuluhan dan Pelatihan
Konsumsi untuk 3 hari
148 orang Rp 35.000 Rp 5.180.000
SUB TOTAL (Rp) Rp 5.180.000 Total Rp. 12.150.000
Jadwal Kegiatan
No KEGIATAN BULAN
Septem ber
Oktobe r
Novem ber
Desembe r
Januar i
Febru ari 1. Persiapan
2. Survei Lokasi 3. Pelaksanaan /
Pembinaan 4. Evaluasi
Pelaksanaan Seminar 5 Terminasi
13
DAFTAR PUSTAKA
Budi, Savitri Citra.M.PH. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Jogjakarta:
Quantum Sinergis Media.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2009. Undang-undang Republik Indonesia.
Nomor 44 tentang Rumah Sakit. Depkes RI. Jakarta
Dhamanti, Inge. (2003). Analisis Faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan (Studi di Rekam Medis Rawat Jalan RSU Haji Surabaya). Penelitian Ilimiah .Universitas Airlangga Surabaya.
Hatta R, Gemala. 2011. Pendoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia.
Huffman, Edna K. 1994. Health Information Management 10 Edition. Illionis : physicions Record Company.
Konsil Kedokteran Indonesia. (2006). Manual rekam medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia.
Notoadmodjo, S. 2005. Metogologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta. Jakarta.
Notoadmodjo, S. 2010. Kesehatan Masyarakat Ilmu & Seni. Rineka Cipta. Jakarta.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis.
Rustiyanto, Ery. 2009. Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan. Yogyakarta. Graha Ilmu.
Rustianto, Ery., Rahayu, Warih Ambar. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. Jogjakarta.
Saryono. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Mitra Cendika. Jogjakarta.
