31 BAB IV
GAMBARAN UMUM DAN PEMBAHASAN
A. GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN
1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan
Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Kampus 1 mulai dirintis bulan September tahun 2000 berdasarkan Hasil Musyawarah Kerja Fakultas.Pada awal berdirinya, koleksi perpustakaan mendapat sumbangan buku dari berbagai jurusan di Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP), sumbangan yang diberikan mencapai 1000 eksemplar.Sumbangan tersebut selanjutnya dikelola dengan baik dan rapi oleh staf perpustakaan, adapun pengadaan buku diadakan secara rutin setiap tahun mulai dari tahun 2004.Perpustakaan terus mengalami perkembangan baik jumlah koleksi maupun penggunanya.
Untuk menyesuaikan dengan perkembangan dan tuntutan kebutuhan, perpustakaan FIP ditempatkan di ruangan khusus. Sebelum menempati ruangan khusus perpustakaan FIP mengalami perpindahan tempat sebagai berikut :
a. Tahun 2000 s/d 2003 perpustakaan menempati ruang didepan masjid FIP
b. Tahun 2003 s/d 2007 untuk sementara perpustakaan menempati Gedung Registrasi UNIT II yang menyatu dengan Ruang MKU c. Tahun 2008 sampai sekarang berada di Fakultas Ilmu Pendidikan
lantai dua sayap barat.
commit to user
Sejak Tahun 2008 Perpustakaan FIP Kampus 1 (induk) menempati gedung baru FIP lantai 2 sayap barat dengan luas 16 m x 12 m, yang terdiri dari ruang sirkulasi, ruang baca, ruang koleksi, tempat penitipan tas, ruang buku tandon, dan ruang pengolahan.
Perpustakaan FIP Kampus 1 terletak di Kampus utama Universitas Negeri Yogyakarta Jl.Colombo Karang Malang, Fakultas Ilmu Pendidikan lantai 2 sayap barat. Perpustakaan FIP Kampus 1 memiliki lebih dari 15.000 koleksi umum kependidikan, 1.500 lebih CD skripsi, 400 lebih naskah skripsi, dan buku referensi yang berjumlah lebih dari 100 eksemplar.
Selain memiliki perpustakaan di kampus pusat, Fakultas Ilmu Pendidikan juga berdiri di kampus wilayah, yakni kampus 2 di Jl. Kenari dan kampus 3 di Jl.
Bantul. Masing – masing kampus wilayah memiliki perpustakaan sendiri yang lebih mengarah ke displin ilmu Pendidikan Sekolah Dasar dan Pendidikan Anak Usia Dini.Hal ini dilatar belakangi penggunaan kampus 2 dan kampus 3 sebagai tempat perkuliahan program studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar dan Pendidikan Guru Pendidikan Anak Usia Dini. Meskipun perpustakaan kedua wilayah ini terletak berjauhan dengan perpustakaan kampus pusat, koordinasi dan prinsip kepustakaan tetap berpedoman pada kampus pusat.Sedangkan kampus pusat berpedoman dan mengacu kebijakan-kebijakan yang di gunakan UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
commit to user
Sejak September 2019, perkuliahan yang berlangsung di kampus 3 telah di non-aktifkan dan berpindah ke kampus pusat, sehingga koleksi yang terdapat di perpustakaan wilayah kampus 3 dipindahkan ke perpustakaan kampus pusat.
2. Visi Misi Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan
a. Mendukung visi dan misi Fakultas Ilmu Pendidikan di Universitas Negeri Yogyakarta.
b. Memenuhi kebutuhan fakultas dalam kegitan pembelajaran, pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
c. Menghimpun informasi dan mendesiminasikan informasi tersebut secara luas.
d. Memperkokoh program pendidikan pembelajaran sepanjang hayat.
3. Tugas dan Fungsi
Menurut SK Mendikbud. No. 0174/0/1995 Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) berkedudukan sebagai Unit Pelaksana Teknis di bidang perpustakaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor yang sehari-hari pembinaanya dilakukan oleh Pembantu Rektor.
a. Tugas
memberikan pelayanan bahan rujukan dan informasi untuk keperluan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat;
b. Fungsi
1. penyusunan rencana kebutuhan dan penyediaan bahan pustaka;
commit to user
2. pengolahan bahan pustaka;
3. pemberian layanan dan pendayagunaan bahan pustaka;
4. pemeliharaan bahan pustaka; dan
5. pelaksanaan urusan tata usaha Perpustakaan.
4. Struktur Organisasi
Untuk mempermudah dalam melaksanakan tugas dan fungsi, maka Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta membuat struktur organisasi. Berikut ini adalah gambar bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan di Universitas Negeri Yogyakarta:
Bagan 1
Struktur Organisasi Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan di Universitas Negeri Yogyakarta Tahun 2020
Sumber: Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta
commit to user
5. Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan yang bekerja saat ini terdiri dari:
Tabel 1
Daftar Pegawai Perpustakan Fakultas Ilmu Pendidikan Tahun 2020
No Nama Gol Jabatan
1. Fitriana Tjiptasari, SIP., M.A IIIa Pustakawan Ahli Pertama 2. Dra. Tri Andayani III c Tenaga Administrasi Perpustakaan
3. Sutarno III d Tenaga Administrasi Perpustakaan
4. Sepfriend Ayu Kelana Giri, A.Md Kontrak Tenaga Administrasi Perpustakaan Sumber: Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta
6. Sarana dan Prasarana
Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan menempati gedung baru FIP lantai 2 sayap barat dengan luas 16 m x 12 m. Untuk menunjang proses pelaksanaan kegiatan di perpustakaan diperlukan sarana dan prasarana yang memadai. Berikut ini adalah Sarana dan Prasarana Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan:
Tabel 2
Sarana dan Prasarana Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Tahun 2020
No Nama Barang Jumlah Keterangan
1. AC 4 Baik
2. Barcode 4 Baik
3. Kamera CCTV 6 Baik
4. Jam Dinding 2 Baik
commit to user
5. Kursi Futura 56 Baik
6. Kursi Bulat 4 Baik
7. Kursi Lipat 2 Baik
8. Kursi Putar 4 Baik
9. LCD 10 Baik
10. Lemari Besi 1 Baik
11. Lemari Kaca 2 Baik
12. Load Speaker 2 Baik
13. Meja Baca 27 Baik
14. Meja Petugas 4 Baik
15. Meja Sirkulasi 1 Baik
16. Meja Komputer 2 Baik
17. Partisi 2 Baik
18. PC Komputer 12 Baik
19. Printer 3 Baik
20. Scanner 1 Baik
21. Kamera Webcam 2 Baik
22. Speaker 2 Baik
23. Stabiliser 2 Baik
24. TV 1 Baik
25. UPS 4 Baik
26. Troli 1 Baik
27. DVR 2 Baik
28. Pesawat Telepon 1 Baik
29. Microphone Cable 1 Baik
30. Amplifier 1 Baik
31. Tempat Koran 2 Baik
commit to user
32. Meja Dapur 1 Baik
33. Rak Tas 1 Baik
34. Rak Kayu 70 Baik
Sumber: Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta
7. Koleksi
Koleksi yang tersedia di Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta adalah sebagai berikut:
a. Koleksi Referensi, berisi koleksi yang dapat digunakan sebagai sumber rujukan.
b. Koleksi Buku Teks, berisi informasi dan disiplin ilmu.
c. Koleksi Fiksi, berisi koleksi yang sifatnya imajinatif.
Tabel 3
Koleksi Buku Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Berdasarkan Tipe Koleksi Tahun 2020
Tipe Koleksi Judul Eksemplar
Referensi 353 490
Buku Teks 7.467 35.033
Fiksi 99 218
Sumber: Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta Tabel 4
Koleksi Buku Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Berdasarkan Klasifikasi Tahun 2020
Gol Judul Eksemplar
000 549 2.201
100 1.396 4.520
200 212 491
commit to user
300 4.744 24.253
400 46 141
500 175 396
600 694 1.822
700 116 274
800 428 1.199
900 127 257
Jumlah 35.554
Sumber: Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta
8. Jadwal Layanan
Jadwal Layanan Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan di Universitas Negeri Yogyakarta adalah sebagai berikut:
a. Senin s/d Kamis : 07.30 – 16.00 WIB ( Istirahat : 12.00 – 13.00 ) b. Jumat : 07.30 – 14.30 WIB ( Istirahat : 11.30 – 13.00 ) c. Sabtu, Minggu, Hari Libur Nasional : TUTUP
9. Jenis Layanan
Di dalam Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan memiliki beberapa jenis layanan diantaranya sebagai berikut:
a. Layanan Keanggotaan
Seluruh sivitas akademika Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta dapat menjadi anggota perpustaaan. Syarat untuk pendaftaran sebagai anggota perpustakaan adalah sebagai berikut:
commit to user
1. Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku dan terdapat cap tanda registrasi.
2. Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui laman resmi Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan. Keanggotaan berlaku selama 6 bulan (1 semester), pengaktifan ulang dapat dilakukan dengan menunjukkan kartu mahasiswa yang terdapat cap tanda registrasi.
b. Layanan Referensi
Layanan referensi adalah layanan yang melayani pemustaka yang membutuhkan koleksi-koleksi rujukan.Koleksi tersebut hanya boleh dibaca di tempat.Koleksi yang termasuk dalam Layanan Referensi yaitu Kamus, Ensiklopedia, Almanak, Direktori, Surat Kabar, dll.
c. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi melayani pemustaka dalam peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Layanan sirkulasi di Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan dilengkapi denganpemanfaatan software yaitu SLIMS.
Adapun ketentuan dalam layanan sirkulasi ini adalah sebagai berikut:
1. Peminjam menggunakan Kartu Mahasiswa 2. Masa Pinjam:
commit to user
Tabel 5
Rincian Masa Pinjam Koleksi di Perpustakaan FIP Peminjam Total
Pinjaman
Masa Peminjam Masa Perpanjangan
Mahasiswa FIP 3 Buku 1 Minggu 1 Minggu
Dosen 10 Buku 6 Bulan 6 Bulan
Karyawan 5 Buku 1 Bulan 1 Bulan
Mahasiswa Luar FIP 1 Buku 3 Hari Tanpa
Perpanjangan
Sumber: Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas NegeriYogyakarta
3. Perpanjangan masa pinjam buku dapat dilakukan satu kali, dengan datang langsung ke perpustakaan atau melalui perpanjangan online di website Perpustakan Fakultas Ilmu Pendidikan.
4. Peminjam harus mengembalikan buku yang dipinjam pada atau sebelum tempo/ tenggat waktu kembali.
d. Layanan Perpanjangan Mandiri
Layanan perpanjangan mandiri dapat dilakukan secara online oleh pemustaka tanpa harus berkunjung ke perpustakaan melalui perpanjangan online di laman resmi Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.
commit to user
e. Layanan Fotocopy
Layanan Fotocopy ini dapat dimanfaatkan oleh pemustaka dari anggota Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan, maupun non-anggota dari luar Fakultas Ilmu Pendidikan.Koleksi yang dapat difotocopy mencaup koleksi umum, koleksi referensi dan koleksi di ruang tendon.
f. Layanan OPAC (Online Public Acces Catalogue)
Alat bantu penelusuran dengan memanfaatkan software otomasi perpustakaan agar pemustaka dapat dengan cepat dan mudah dalam temu kembali informasi.
g. Layanan Access Digital Library Universitas Negeri Yogyakarta
Layanan ini digunakan untuk mengakses koleksi digital library Universitas Negeri Yogyakarta baik buku teks, karya ilmiah maupun jurnal langganan Universitas Negeri Yogyakarta dengan memanfaatkan komputer yang diatur secara khusus untuk terkoneksi dengan database digital library Universitas Negeri Yogyakarta.
Layanan ini dapat dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademika Universitas Negeri Yogyakarta maupun pemustaka luar kampus yang berkunjung dengan syarat melaukan check-in ke bagian administrator digital library Universitas Negeri Yogyakarta maupun digital library yang tersedia di perpustakaan fakultas.
commit to user
h. Layanan Peminjaman Headset
Perpustakaan FIP memberikan fasilitas berupa peminjaman headset kepada pemustaka yang berkunjung dengan meninggalkan kartu mahasiswa di loket administrasi.
i. Layanan Bebas Pustaka Online
Layanan ini diperuntukkan kepada mahasiswa tingkat akhir untuk mendapatkan surat keterangan bebas pinjaman buku dari perpustakaan sebagai salah satu syarat kelulusan. Layanan ini dilakukan secara daring dengan mewajibkan mahasiswa untuk unggah softfile secara mandiri, hal ini memungkinkan berkurangnya proses
administrasi secara tatap muka dengan staf perpustakaan.
j. Layanan Usulan Buku
Sivitas Akademika dapat memanfaatkan fasilitas usulan buku secara online dengan mengisi form pada laman resmi Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.
k. Layanan Pemesanan Ruang Diskusi
Ruang diskusi atau Chat Room, merupakan ruangan di ruang tendon yang disediakan oleh Perpustakaan FIP khusus untuk tempat berdiskusi.Untuk pemesanan ruang tandon dapat dilakukan melalui laman resmi Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.
l. Layanan Free Internet Access
Pemustaka dapat menikmati internet gratis di lingkup perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan dengan syarat harus login SSO
commit to user
UNY terlebih dahulu pada lamanSSO UNY, dengan begitu pemustaka dapat leluasa mengakses informasi yang tidak tersedia di Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.
10. Peraturan dan Tata Tertib
Beberapa peraturan dan tata tertib yang di Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) yang harus di taati oleh pengguna:
a. Setiap pengunjung diwajibkan melakukan presensi dengan cara:
1. Untuk anggota Perpustakaan FIP melakukan scanning Kartu Mahasiswa.
2. Non anggota (mahasiswa FIP yang belum terdaftar sebagai anggota) melakukan entri data di komputer presensi.
3. Umum (mahasiswa di luar FIP dan UNY serta masyarakat umum) meninggalkan Kartu Mahasiswa/KTP/SIM/Identitas lainnya di front office serta melakukan entri data di komputer presensi.
b. Setiap pengunjung perpustakaan diminta untuk turut menjaga ketenangan, ketertiban, dan kebersihan ruang perpustakaan dengan:
1. Dilarang membuat keributan, bercanda, berteriak, mengobrol, dan tindakan-tindakan lain yang dapat mengganggu sesama pemakai.
2. Dilarang makan, minum dan merokok dalam ruang perpustakaan.
3. Dilarang mencoret-coret buku, meja dan peralatan lain dalam ruang perustakaan.
4. Dilarang memindahkan meja atau kursi yang telah ditata.
commit to user
5. Membuang sampah pada tempatnya.
6. Dilarang membawa tas dan sejenisnya ke dalam ruang perpustakaan.
7. Barang-barang berharga seperti uang dan sebagainya agar dibawa, karena perpustakaan tidak bertanggung jwab akan adanya kehilangan serta barang yang tertinggal.
8. Tidak diperkenanakan membawa keluar buku/ majalah/ bahan pustaka lainnya milik perpustakaan, tanpa dicatat dahulu di bagian peminjaman.
9. Pencurian atau penyobekan bahan pustaka merupakan pelanggaran.
Untuk itu pelanggar dapat dicabut keanggotaannya atau dikenakan sanksi administrasi dan akademik.
10. Sanksi dapat dikenakan kepada setiap anggota/ pemakai perpustakaan yang tidak menaati tata tertib.
11. Staf/ petugas perpustakaan berhak untuk menegur dan meminta kepada pemakai perpustakaan yang dianggap mengganggu ketenangan suasana, untuk meninggalkan ruang perpustakaan.
12. Sepuluh menit sebelum perpustakaan ditutup, akan ada pemberitahuan melalui pengeras suara.
13. Tata tertib ini berlaku bagi semua pemakai/ pegunjung/ anggota perpustakaan.
commit to user
11. Alamat & Kontak Langsung
Alamat Perpustakaan Fakultas Ilmu pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta terletak di Gedung F04 lt.2 sayap barat, Jl. Colombo No.1 Karangmalang, Yogyakarta.
Telp/ Fax : (0274) 568168 psw 413 Email : perpusfipuny@gmail.com Website : library.fip.uny.ac.id FB : Perpustakaan FIP UNY Twitter : @libraryfipuny
Instagram : @libraryfipuny
B. PEMBAHASAN
1. Pemenuhan Kebutuhan Informasi
Perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan komuniaksi di era digital sekarang ini berdampak pada semakin tingginya kebutuhan inforamasi di kalangan pemustaka menjadi semakin besar.Dengan perkembangan yang begitu pesat tersebut pustakawan dituntut untuk mengeluarkan ide-ide kreativitas untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi pemustakanya. Pustakawan harus dapat mengetahui tentang informasi apa yang di butuhkan oleh pemustaka agar koleksi yang disediakan di perpustakaan relevan dengan kebutuhan pemustaka.
commit to user
Mengutip dari wawancara pada 19 Juni 2020 yang dilakukan kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP mengenai pemenuhan kebutuhan informasi di Perpustakaan FIP adalah sebagai berikut,
“Bentuk pemenuhan kebutuhan informasi di Perpustakaan FIP dilakukan dengan membentuk Grup di Whatsapp yang digunakan untuk membantu mahasiswa dalam pencarian sumber referensi seperti jurnal ilmiah dan ebook.Kami aktif juga di sosial media seperti instagram, mahasiswa dapat menanyakan tentang informasi yang dibutuhkan melalui diretct message (dm) di Instagram. Lalu di laman Perpustakaan FIP juga ada Ask Librarian, pemustaka dapat menggunakan fitur tersebut untuk berkomuniasi dengan pustakawan.”
Mengutip juga dari wawancara yang dilakukan kepada Ibu Sefriend Ayu Kelana Giri selaku Staf Perpustakaan FIP pada 19 Juni 2020 sebagai berikut,
“Buku sekarang terbagi menjadi dua, buku tercetak dan buku elektronik.Sebagian pemustaka ada yang lebih menyukai mengakses buku elektronik.Untuk itu perpustakaan memfasilitsi keinginan pemustaka tersebut dengan melakukan pengembangan koleksi dengan mengadakan buku elektronik termasuk perangkat pendukung untuk mengaksesnya.Selain itu kami juga menyedikan layanan usulan buku yang dapat digunakan pemustaka untuk memberikan saran tentang koleksi apa yang mereka dibutuhkan yang belum dimiliki oleh Perpustakaan FIP.”
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan penulis kepada kedua informan diatas dapat diketahui bahwa bentuk pemenuhan kebutuhan informasi di Perpustakaan FIP direalisasikan denganmembuat grub penelusuran jurnal dan ebook dalam aplikasi whatsapp, menyediakan fitur ask librarian di laman Perpustakaan FIP, aktif diberbagai sosial media seperti instagram, twitter dan facebook yang dibuat untuk memberikan layanan kepada pemustaka seperti
memberikan informasi mengenai buku dan artikel baru yang relevan dengan disiplin keilmuan pemustaka, membantu pemustaka dalam pencarian jurnal ilmiah, ebook, menerima saran dan usulan pengadaan buku baru dari pemustaka,
commit to user
serta informasi mengenai peminjaman dan pengembalian buku di Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.
Dalam perpustakaan basic yang dilayankan kepada pemustaka adalah buku, sedangkan ilmu pengetahuan dan beragam penelitian terus berkambang diluar sana. Hal tersebut menjadikan Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan harus mengejar perkembangan ilmu pengetahuan tersebut dengan mengembangakan koleksinya. Agar apa yang dihadirkan di Perpustakaan adalah ilmu-ilmu terkini. Perpustakaan FIP dalam memenuhi kebutuhan informasi pemustakanya selain membentuk grub di aplikasi whatsapp, menyediakan fitur ask librarian dan aktif di sosial media seperti instagram, twitter dan facebook
juga mengembangkan koleksiya dengan mengadakan buku tercetak serta buku elektronik termasuk perangkat pendukungnya untuk mengakses.
Pada prinsipnya, pengembangan koleksi merupakan kegiatan utama dalam perpustakaan. Pengembangan koleksi merupakan proses yang terus-menerus dilakukan oleh Pustakawan Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP)untuk memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika FIP.
Perpustakaan FIP melakukan pengembangan koleksi bertujuan untuk mengembangkan semua jenis koleksi yang ada di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemustaka sehinggadapat didayagunakan secara optimal.Proses pengembangan koleksi yang ada di Perpustakaan FIP mencakup 6 tahapan yaitu analisis masyarakat, kebijakan pengembangan seleksi, seleksi bahan pustaka, pengadaan, penyiangan serta evaluasi koleksi.
commit to user
2. Proses Pengembangan Koleksi a. Analisis Masyarakat
Analisis masyarakat merupakan tahapan proses pengembangan koleksi untuk mengetahui kebutuhan informasi pemustaka.Analisis masyarakat sangat dibutuhkan bagi perpustakaan karena perpustakaan harus dapat menyediakan koleksi sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
Perpustakaan FIP beranggotakan 25.612 mahasiswa, 58 dosen dan 7 karyawan. Dengan jumlah anggota yang tidak sedikit tersebut, diperlukan upaya untuk dapat mengetahui kebutuhan informasi apa saja yang diperlukan oleh pemustaka.
Mengutip dari wawancara pada 12 Maret 2020 yang d ilakukan kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP mengenai analisis kebutuhan informasi pemustaka di Perpustakaan FIP adalah sebagai berikut,
“Analisis dilakukan dengan membuat formulir usulan buku yang dapat di akses di laman Perpustakaan FIP, lalu survey langsung ke pemustaka yaitu mahasiswa dan dosen dengan bertanya secara langsung mengenai koleksi apa yang sedang dibutuhkan.”
Dari wawancara yang telah dilakukan penulis diatas dapat diketahui bahwa dalam menganalisis kebutuhan informasi pemustaka Perpustakaan FIP membuatform usulan buku yang dapat diakses pada laman resmi Perpustakaan FIP, form usulan buku ini ditujukan untuk sivitas akademika Fakultas Ilmu Pendidikan untuk dapat memberikan saran atau usulan mengenai buku yang akan diadakan. Selain itu pustakawan juga menggunakan pendekatan langsung kepada
commit to user
pengguna perpustakaan, dalam hal ini mahasiswa dan dosen dengan menanyakan secara langsung perihal koleksi apa yang belum tersedia dan dibutuhkan pemustaka dalam menunjang proses kegiatan perkuliahan. Dari usulan buku ini akan diolah sehingga perpustakaan dapat merencanakan pengadaan koleksi pada tahap berikutnya sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
Gambar 1 Formulir Usulan Buku
Sumber: Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta
Kegiatan analisis masyarakat dilakukan untuk meyakinkan pemustaka mengenai jenis koleksi dan layanan yang dibutuhkannya.Hal tersebut sesuai dengan yang diungkapkan olehQalyubi (2007:77) pemenuhan kebutuhan informasi pemustaka yang dilakukan perpustakaan dimulai dengan mengkaji dan menganalisis tentang siapa dan bagaimana informasi yang diperlukan pemustaka
commit to user
perpustakaan. Analisis masyarakat di Perpustakaan FIP dilakukan dengan menyediakan layanan usulan buku dan juga melakukan pendekatan secara langsung kepada pemustaka untuk mengetahui informasi apa yang dibutuhkan oelh pemustaka.
b. Kebijakan Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi merupakan suatu kegiatan teknik perpustakaan dalam membangun koleksi yang akurat agar kebutuhan informasi pengguna perpustakaan dapat terpenuhi.Untuk dapat melaksanakan pengembangan koleksi kiranya diperlukan ketentuan yang jelas, sehingga diperlukan kebijakan pengembangan koleksi.
Mengutip dari wawancara pada 12 Maret 2020 yang d ilakukan kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP mengenai kebijakan pengembangan koleksi di Perpustakaan FIP adalah sebagai berikut,
“Untuk kebijakan pengembangan koleksi, pertama-tama mengumpulkan silabus mata kuliah dari 9 prodi di FIP, untuk mata kuliah baru biasanya kami prioritaskan.Kemudian dari usulan buku dicarikan yang cetakan tahun terbaru dan untuk koleksi fiksi dicari yang sedang inapa? Yang sedang hangat di perbincangkan apa?Kami juga melengkapi sumber informasi selain buku seperti ensiklopedia, kamus, jurnal ilmiah, dll.”
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan penulis kepada informan diatas dapat diketahui bahwadalam menentukan kebijakan pengembangan koleksi Perpustakaan FIP berpedoman pada asas:
commit to user
1. Kerelevanan
Koleksi hendaknya relevan dengan kebutuhan pemustaka.Kerelevanan koleksi dapat mengacu pada silabus mata kuliah yang ada di Fakultas Ilmu Pendidikan. Koleksi yang ada di Perpustakaan FIP sudah relevan dengan prodi yang ada di Fakultas Ilmu pendidikan yaitu terdapat buku mengenai Manajemen Pendidikan, Kebijakan Pendidikan, Teknologi Pendidikan, Pendidikan Luar Biasa, Pendidikan Luar Sekolah, Bimbingan dan Konseling, Pendidikan Guru Sekolah Dasar, Pendidikan Guru PAUD, dan Psikologi.
2. Berorientasi pada kebutuhan pengguna informasi
Pengembangan koleksi harus ditujukan pada pemenuhan kebutuhan pengguna, dalam hal ini pengguna di Perpustakaan FIP adalah tenaga pengajar, tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa dan alumni, yang memiliki kebutuhan akan informasi yang berbeda-beda.
3. Kelengkapan
Koleksi yang tersedia di perpustakaan hendaknya dapat dijadikan sumber referensi untuk menunjang kegiatan belajar mengajar di perkuliahan.Untuk itu pustakawan Perpustakaan FIP mempelajari silabus mata kuliah untuk dapat menetukan pengadaan koleksi. Selain buku teks, perpustakaan juga harus menyediakan sumber referensi lain
commit to user
yang berkaitan dengan bidang pembelajaran berupa ensiklopedia,majalah, prosiding,jurnal ilmiah,dll.
4. Kemutakhiran
Koleksi di perpustakaan hendaknya mencerminkan kemutakhiran, ini berarti bahwa perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui koleksi sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan terbaru.Di Perpustakaan FIP sendiri dalam mengadakan koleksi juga memperhatikan kapan buku tersebut terbit?Apakah termasuk kedalam buku terbitan terbaru?Misalnya dalam pengadaan koleksi fiksi, harus di lihat koleksi yang sedang in, popular dan best seller, serta koleksiyang banyak dicari oleh pemustaka ketika
berkunjung ke perpustakaan.Sehingga koleksi yang tersedia di Perpustakaan FIP selalu up-to-date.
Hal tersebut sesuai dengan yang telah diungkapkan oleh Yulia (2007:2.4) kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh asas kerelevanan, berorientasi pada pengguna, kelengkapan, kemutahiran dan kerja sama. Di Perpustakaan FIP menerapkan 4 dari 5 asas kebijakan pengembangan koleksi dalam kegiatan pengembangan koleksi.
c. Seleksi Bakan Pustaka
Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilaksanakan sebelum kegiatan pengadaan bahan pustaka.Buku-buku disetiap perpustakaan harus memenuhi standar dan berguna bagi para pemustaka sehingga pantas dan layak
commit to user
untuk diadakan.Salah satu hal penting dalam proses seleksi adalah penentuan prioritas, maka dalam hal ini Perpustakaan FIP menggunakan alat bantu seleksi untuk memudahkan proses seleksi bahan pustaka.
Mengutip dari wawancara pada 12 Maret 2020 yang d ilakukan kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP mengenai seleksi bahan pustaka di Perpustakaan FIP adalah sebagai berikut,
“Untuk menyeleksi dari usulan buku maka usulan yang telah dikumpulkan diolah, dicek di katalog apakah sudah memiliki atau belum, berapa jumlahnya, bagaimana tingkat keterpakaiannya, apakah sudah relevan dengan mata kuliah di prodi?.Lalu menyeleksi dari katalog penerbit, biasanya kita diberi sampel lalu dari sampel tersebut dibaca isinya jika match dengan mata kuliah maka akan dimasukkan dalam list pengadaan.”
Mengutip juga dari wawancara yang dilakukan kepada Ibu Sefriend Ayu Kelana Giri selaku Staf Perpustakaan FIP pada 13 Maret 2020 sebagai berikut,
“….selain menyeleksi dari usulan buku, kami juga membagikan katalog dari penerbit setiap awal semester kepada dosen. Tujuannya agar dosen pengampu mata kuliah memilih buku untuk pengadaan buku terbaru.”
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan penulis kepada kedua informan diatas dapat diketahui bahwa proses seleksi bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Usulan Buku
Usulan buku digunakan dalam menganalisis pengguna perputakaan terkait dengan buku yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka.Dari usulan buku tersebut di kumpulkan, diolah, dipelajari dan kemudian diseleksi dengan melakukan pengecekan di katalog online Perpustakaan FIP terkait kepemilikan buku sehingga dapat diketahui jumlahnya jika sudah
commit to user
memilikinya, kemudian dilihat tingkat keterpakaian buku dan kerelevanan buku dengan silabus mata kuliah yang ada di Fakultas Ilmu Pendidikan.
2. Katalog Penerbit
Penerbit biasanya memberikan sampel terlebih dahulu kepada pustakawan untuk dibaca isi dari sampel untuk kemudian dipelajari dan diseleksi, ketika relevan dengan mata kuliah yang ada diProdi pada Fakultas Ilmu Pendidikan maka dimasukkan dalam list pengadaan.
Katalog penerbit juga dibagikan kepada dosen setiap awal semester, hal ini bertujuan agar dosen pengampu mata kuliah dapat memilih buku yang sesuai untuk pengadaan koleksi terbaru.
Hal tersebut sesuai dengan yang telah diungkapkan oleh Yulia (2007:4.1) merupakan proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Seleksi di lakukan berdasarkan prinsip harus sesuai dengan kebutuhan pemustaka, memilih buku-buku yang berkualitas serta menyesuaikan dana yang ada. Untuk mempermudah kegiatan seleksi diperlukan alat bantu seleksi seperti silabus mata kuliah, katalog penerbit serta katalog online Perpustakaan FIP.
d. Pengadaan
Setelah pembuatan kebijakan pengembangan koleksi tahap berikutnya adalah kegiatan pengadaan bahan pustaka.Pengadaan koleksi perpustakaan
commit to user
perguruan tinggi berbeda dengan perpustkaan umum dan perpustakaan lainnya.
Perbedaannya terletak pada ragam koleksi yang akan diadakan.
Mengutip dari wawancara pada 12 Maret 2020 yang d ilakukan kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP mengenai pengadaan di Perpustakaan FIP adalah sebagai berikut,
“Setelah tahap penyeleksian buku selesai, kemudian dibuat list pengadaan buku mengenai pembelian dan harga.Untuk pengadaan perpustakaan mengajukan proposal kepada Pimpinan Fakultas.Bila disetujui maka perpustakaan akan melakukan pembelian buku dengan bertahap dan karena pembelian berasal dari penerbit yang berbeda maka buku baru datang tidak secara bersamaan.”
Mengutip juga dari wawancara yang dilakukan kepada Ibu Sefriend Ayu Kelana Giri selaku Staf Perpustakaan FIP pada 13 Maret 2020 sebagai berikut,
“Pengadaan buku di Perpustakaan FIP berasal dari pembelian dan juga hadiah dari dosen.Tidak ada syarat khusus, doses bebas memberikan buku apa saja kepada Perpustakaan FIP”
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan penulis kepada kedua informan diatas dapat diketahui bahwa pengadaan koleksi di Perpustakaan FIP dilakukan melalui dua cara yaitu melalui pembelian buku dan hadiah. Sebelum kegiatan pembelian buku diawali dengan mengajukan proposal pengembangan koleksi kepada Pimpinan Fakultas Ilmu Pendidikan.Apabila telah disetujui, maka pembelian buku melalui penerbit.Pengadaan buku di Perpustakaan FIP juga diperoleh dari hadiah.Yang memberikan hadiah biasanya adalah dosen Fakultas Ilmu Pendidikan. Tidak ada persyaratan khusus mengenai kriteria pemberian hadiah, dosen bebas memberikan buku apa saja yang ingin diberikan kepada
commit to user
perpustakaan. Berikut adalah tabel daftar pengadaan buku di Perpustakaan FIP pada tahun 2018 hingga tahun 2020.
Tabel 6
Daftar Pengadaan Buku 3 Tahun Terakhir sampai Maret 2020
Gol
Tahun 2018 Tahun 2019 Tahun 2020
Judul Eksemplar Judul Eksemplar Judul Eksemplar
000 22 45 1 1 6 12
100 20 47 3 4 5 11
200 0 0 0 0 0 0
300 180 370 10 17 48 121
400 1 3 1 0 0 0
500 16 15 4 5 4 11
600 23 46 0 0 2 7
700 1 2 2 5 3 8
800 18 50 2 3 2 3
900 1 1 7 10 2 3
Lain-Lain 0 0 8 8 0 0
JUMLAH 282 579 38 53 72 176
Sumber: Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta
Hal tersebut sesuai dengan yang telah diungkapkan oleh Yulia (2007:5.2) yang menyatakan bahwa pengadaan bahan pustaka merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya. Pengadaan
commit to user
buku di Perpustakaan FIP melalui pembelian langsung dengan penerbit dan juga mendapat hadiah dari dosen Fakultas Ilmu Pendidikan.
e. Penyiangan
Koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Kampus 1 Universitas Negeri Yogyakarta selalu bertambah jumlahnya, pada akhirnya banyak buku yang tidak digunakan lagi, misalnya sudah ada edisi terbaru atau karena isinya sudah usang. Selain itu keterbatasan ruang dalam menampung koleksimembuat pustakawan Perpustakan FIP harus mengambil jalan keluar agar semua koleksi dapat tertampung di rak. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan mengurangi koleksi dengan cara mengadakan kegiatan penyiangan koleksi.
Koleksi bahan pustaka yang masuk dalam kriteria penyiangan adalah sebagai berikut:
1. Tahun koleksi terlalu lama atau koleksi telah out-of-date,
2. Bahan pustaka yang sudah rusak dan tidak mungkin untuk di perbaiki lagi,
3. Tingkat keterpakaian koleksi rendah,
4. Jumlah eksemplar di rak yang terlalu banyak.
Mengutip dari wawancara pada 12 Maret 2020 yang d ilakukan kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP mengenai tujuan dilakukan penyiangan di Perpustakaan FIP adalah sebagai berikut,
commit to user
“Penyiangan koleksi
tujuan agar koleksi bahan pustaka dapat dimanfaatkan informasi yang akurat, relevan,
koleksi terbaru, temu kembali koleksi, dalam mengolah kole
Pada saat melakukan kegiatan penyiangan pustakawan mencatat sesua koleksi yang disiangi, agar tidak terjadi kesala
yang ada di dalam database
perpustakaan lain maupun dihibahkan kepada yang mahasiswa atau pihak yang membutuhkan.
Salah satu program yang berkaitan dengan penyiangan bu Perpustakaan FIP adalah program
memberitahukan buku apa saja yang akan dihibahkan berminat dapat mengambil formulir
program ini, buku yang sudah tid
dimanfaatkan kembali oleh pengguna perpustakaan.
Penyiangan koleksi bahan pustaka di Perpustakaan FIP dilakukan dengan gar koleksi bahan pustaka dapat dimanfaatkan sebagai sumber si yang akurat, relevan, up-to-date, memperoleh tempat untuk memberikan kemudahan kepada pemustaka dalam proses temu kembali koleksi, dan memberikan kemudahan kepada pustakawan dalam mengolah koleksi secara ekfektif dan efisien”.
Pada saat melakukan kegiatan penyiangan pustakawan mencatat sesua koleksi yang disiangi, agar tidak terjadi kesalahan.Lalu meng-update data koleksi
database. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain maupun dihibahkan kepada yang mahasiswa atau pihak yang
Salah satu program yang berkaitan dengan penyiangan bu Perpustakaan FIP adalah program bagi buku. Dimana pustakawan akan memberitahukan buku apa saja yang akan dihibahkan, kemudian apabila
minat dapat mengambil formulir bagi buku di perpustakaan. Dengan adanya program ini, buku yang sudah tidak digunakan lagi di perpustakaan dapat dimanfaatkan kembali oleh pengguna perpustakaan.
Gambar 2 Formulir Bagi Buku
Sumber: Dokumen Pribadi, 2020
aan FIP dilakukan dengan sebagai sumber emperoleh tempat untuk pemustaka dalam proses emberikan kemudahan kepada pustakawan
Pada saat melakukan kegiatan penyiangan pustakawan mencatat sesuai data koleksi arkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain maupun dihibahkan kepada yang mahasiswa atau pihak yang
Salah satu program yang berkaitan dengan penyiangan buku di bagi buku. Dimana pustakawan akan kemudian apabila ada yang bagi buku di perpustakaan. Dengan adanya di perpustakaan dapat
commit to user
Hal tersebut sesuai dengan yang telah di ungkapkan oleh Rahayuningsih (2007:24) penyiangan merupakan pemindahan koleksi dari koleksi aktif perpustakaan dengan tujuan menyingkirkan atau mengirim ke tempat penyimpan.Koleksi yang jarang digunakan di masukkan ke tempat penyimpanan sehingga dapat mengurangi masalah tempat dan membuat pelayan koleksi menjadi lebih mudah dan pengguna lebih mudah menemukan koleksi yang up to date dan menarik di perpustakaan. Penyiangan yang dilakukan oleh perpustakaan
FIP bertujuan agar koleksi selalu up to date, memperoleh tempat untuk menyimpan koleksi, memudahkan pemustaka dalam proses temu kembali informasi serta memudahkan pustakawan dalam mengelola koleksi di perpustakaan.
f. Evaluasi Koleksi
Perpustakaan FIP dalam kegiatan evaluasi pada pengembangan koleksi belum melaksanakan evaluasi koleksi dalam skala besar. Proses kegiatan evaluasi membutuhkan waktu yang lama, sehingga harus menutup perpustakaan.Karena hal tersebut tidak dapat dilaksanakan saat masa perkuliahan berlangsung, maka kegiatan evaluasi koleksi di Perpustakaan FIP menerapkan evaluasi berdasarkan kasus. Hal tersebut selaras dengan wawancara pada 13 Maret 2020 yang dilakukan kepada Ibu Sefriend Ayu Kelana Giri selaku Staf Perpustakaan FIP mengenai evaluasi koleksi adalah sebagai berikut,
“Evaluasi koleksi dilakukan berdasarkan kasus, misalnya pada saat melakukan shelving pustakawan menemukan buku yang eksemplarnya banyak, namun saat di cari di rak tidak tersedia.Lalu baru di cek melalui
commit to user
OPAC terkait keberadaan buku tersebut dan ternyata semua buku sedang dipinjam. Kasus lain adalah buku yang sering dipinjam oleh mahasiswa, biasanya terdeteksi jika mahasiswa sudah menanyakan perihal buku tandon berarti buku tersebut sudah tidak tersedia dirak karena habis terpinjam. Mengetahui bahwatingkat keterpakaian buku yang tinggi tersebut, pustakawan akan menanyakan apakah buku tersebut sangat dibutuhkan oleh pemustaka dan kalau memang iya maka akan di tambahkan dalam list pengadaan selanjutnya.”
Evaluasi koleksi menjadi hal penting dalam proses kegiatan pengembangan koleksi di perpustakaan untuk mengetahui kualitas koleksi yang ada di perpustakaan sudah memenuhi standar serta memenuhi kebutuhan informasi pemustakanya. Hal tersebut sesuai dengan yang diungkapkan oleh Lancester (1988:33) yang mengatakan bahwa evaluasi koleksi dilakukan dengan tujuan mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi yang dimiliki, serta untuk mengetahui modifikasi kebijakan pengembangan koleksi untuk meningkatkan kesesuaian koleksi dengan kebutuhan informasi pengguna. Di perpustakaan FIP sudah melaksanakan evaluasi koleksi namun belum dilakukan dalam skala besar.Evaluasi yang dilakukan oleh Perpustakaan FIP dengan berdasarkan kasus yang dialami oleh pustakawan Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.
3. UpayaPerpustakaan dalam Mengatasi Kendala yang Dihadapi pada Proses Pengembangan Koleksi
Dalam melaksanan pengembangan koleksi untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka di Perpustakaan FIP sudah pasti terdapat kendala-kendala yang dihadapi oleh petugas, berikut adalah kendala apa saja yang dihadapi oleh petugas serta upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut,
commit to user
a. Kendala Keterbatasan Dana
Karena dalam proses pengadaan koleksi Perpustakaan harus mengajukan proposal pengembangan koleksi terlebih dahulu kepada Pimpinan Fakultas maka yang menjadi kendala pada proses pengadaan adalah terbatasnya dana. Hal inisesuai dengan wawancara tanggal 12 Maret 2020 kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP,
“Kendala yang kami alami itu salah satunya mengenai keterbatasan dana, sehingga jika akan melakukan pengadaan koleksi harus mengajukan proposal pengembangan koleksi terlebih dahulu kepada Pimpinan Fakultas.”
Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala keterbatasan dana dalam proses pengembangan koleksi yaitu salah satunya dengan menerapkan sistem sumbangan buku yang bersifat wajib kepada mahasiswa ketika sudah lulus masa perkuliahan.Buku yang disumbangkan harus sesuai dengan bidang ilmu yang dipelajari di perkuliahan.Sehingga buku yang diperoleh dari sumbangan mahasiswa relevan dengan mata kuliah yang ada di Fakultas Ilmu Pendidikan.
b. Tuntutan MenyediakanSumber Referensi Terbitan Terbaru
Perpustakaan FIP dalam menyediakan koleksi untuk pemustaka dituntut untuk dapat menyediakan sumber referesni terbitan terbaru.Hal tersebut sesuai dengan wawancara tanggal 12 Maret 2020 kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP,
“Pada perkuliahan, tugas mahasiswa dituntut menggunakan referensi dengan terbitan terbaru.Kadang kala buku terbitan terbaru tidak memberikan isi yang berbeda dengan buku terbitan lama.Sehingga kami tidak melakukan penambahan eksemplar untuk buku terbitan baru namun masih dengan edisi yang lama.”
commit to user
Untuk mengatasi kendala tersebut Perpustakaan FIP tidak melakukan penambahan eksemlar buku jika hanya cetakan yang bertambah dalam artian tahun terbitnya baru, cetakan baru namun dengan edisi yang lama.Namun jika edisi berbeda silahkan untuk meminjam dengan edisi yang berbeda tersebut.
c. Ruangan
Koleksi yang terus bertambah setiap melaksanakan kegiatan pengembangan koleksi berdampak pada terbatasnya ruangan sebagai tempat menyimpan koleksi. Hal tersebut sesuai dengan wawancara tanggal 12 Maret 2020 kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP,
“Sejak awal berdiri Perpustakaan FIP hanya mempunyai 1 ruangan, hal tersebut menjadi kendala bagi kami pengelola perpustakaan yang selalu mengambangakan koleksi untuk memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika FIP kareana ruangan tersebut sangat terbatas untuk menyimpan koleksi yang terus bertambah..”
Upaya untuk mengatasi kendala terbatasnya ruangan yaitu pada Agustus 2019 lalu Perpustakaan FIP mengadakan perluasan ruangan dengan menambah ruang yang selanjutnya digunakan untuk ruang baca dan penempatan rak koleksi golongan 376-900.Sehingga semua koleksi dapat terdisplaydi rak sehingga dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk pemenuhan kebutuhan informasi pemustaka.
