yang berkaitan dengan bidang pembelajaran berupa ensiklopedia,majalah, prosiding,jurnal ilmiah,dll.
4. Kemutakhiran
Koleksi di perpustakaan hendaknya mencerminkan kemutakhiran, ini berarti bahwa perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui koleksi sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan terbaru.Di Perpustakaan FIP sendiri dalam mengadakan koleksi juga memperhatikan kapan buku tersebut terbit?Apakah termasuk kedalam buku terbitan terbaru?Misalnya dalam pengadaan koleksi fiksi, harus di lihat koleksi yang sedang in, popular dan best seller, serta koleksiyang banyak dicari oleh pemustaka ketika
berkunjung ke perpustakaan.Sehingga koleksi yang tersedia di Perpustakaan FIP selalu up-to-date.
Hal tersebut sesuai dengan yang telah diungkapkan oleh Yulia (2007:2.4) kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh asas kerelevanan, berorientasi pada pengguna, kelengkapan, kemutahiran dan kerja sama. Di Perpustakaan FIP menerapkan 4 dari 5 asas kebijakan pengembangan koleksi dalam kegiatan pengembangan koleksi.
c. Seleksi Bakan Pustaka
Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilaksanakan sebelum kegiatan pengadaan bahan pustaka.Buku-buku disetiap perpustakaan harus memenuhi standar dan berguna bagi para pemustaka sehingga pantas dan layak
commit to user
untuk diadakan.Salah satu hal penting dalam proses seleksi adalah penentuan prioritas, maka dalam hal ini Perpustakaan FIP menggunakan alat bantu seleksi untuk memudahkan proses seleksi bahan pustaka.
Mengutip dari wawancara pada 12 Maret 2020 yang d ilakukan kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP mengenai seleksi bahan pustaka di Perpustakaan FIP adalah sebagai berikut,
“Untuk menyeleksi dari usulan buku maka usulan yang telah dikumpulkan diolah, dicek di katalog apakah sudah memiliki atau belum, berapa jumlahnya, bagaimana tingkat keterpakaiannya, apakah sudah relevan dengan mata kuliah di prodi?.Lalu menyeleksi dari katalog penerbit, biasanya kita diberi sampel lalu dari sampel tersebut dibaca isinya jika match dengan mata kuliah maka akan dimasukkan dalam list pengadaan.”
Mengutip juga dari wawancara yang dilakukan kepada Ibu Sefriend Ayu Kelana Giri selaku Staf Perpustakaan FIP pada 13 Maret 2020 sebagai berikut,
“….selain menyeleksi dari usulan buku, kami juga membagikan katalog dari penerbit setiap awal semester kepada dosen. Tujuannya agar dosen pengampu mata kuliah memilih buku untuk pengadaan buku terbaru.”
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan penulis kepada kedua informan diatas dapat diketahui bahwa proses seleksi bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Usulan Buku
Usulan buku digunakan dalam menganalisis pengguna perputakaan terkait dengan buku yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka.Dari usulan buku tersebut di kumpulkan, diolah, dipelajari dan kemudian diseleksi dengan melakukan pengecekan di katalog online Perpustakaan FIP terkait kepemilikan buku sehingga dapat diketahui jumlahnya jika sudah
commit to user
memilikinya, kemudian dilihat tingkat keterpakaian buku dan kerelevanan buku dengan silabus mata kuliah yang ada di Fakultas Ilmu Pendidikan.
2. Katalog Penerbit
Penerbit biasanya memberikan sampel terlebih dahulu kepada pustakawan untuk dibaca isi dari sampel untuk kemudian dipelajari dan diseleksi, ketika relevan dengan mata kuliah yang ada diProdi pada Fakultas Ilmu Pendidikan maka dimasukkan dalam list pengadaan.
Katalog penerbit juga dibagikan kepada dosen setiap awal semester, hal ini bertujuan agar dosen pengampu mata kuliah dapat memilih buku yang sesuai untuk pengadaan koleksi terbaru.
Hal tersebut sesuai dengan yang telah diungkapkan oleh Yulia (2007:4.1) merupakan proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Seleksi di lakukan berdasarkan prinsip harus sesuai dengan kebutuhan pemustaka, memilih buku-buku yang berkualitas serta menyesuaikan dana yang ada. Untuk mempermudah kegiatan seleksi diperlukan alat bantu seleksi seperti silabus mata kuliah, katalog penerbit serta katalog online Perpustakaan FIP.
d. Pengadaan
Setelah pembuatan kebijakan pengembangan koleksi tahap berikutnya adalah kegiatan pengadaan bahan pustaka.Pengadaan koleksi perpustakaan
commit to user
perguruan tinggi berbeda dengan perpustkaan umum dan perpustakaan lainnya.
Perbedaannya terletak pada ragam koleksi yang akan diadakan.
Mengutip dari wawancara pada 12 Maret 2020 yang d ilakukan kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP mengenai pengadaan di Perpustakaan FIP adalah sebagai berikut,
“Setelah tahap penyeleksian buku selesai, kemudian dibuat list pengadaan buku mengenai pembelian dan harga.Untuk pengadaan perpustakaan mengajukan proposal kepada Pimpinan Fakultas.Bila disetujui maka perpustakaan akan melakukan pembelian buku dengan bertahap dan karena pembelian berasal dari penerbit yang berbeda maka buku baru datang tidak secara bersamaan.”
Mengutip juga dari wawancara yang dilakukan kepada Ibu Sefriend Ayu Kelana Giri selaku Staf Perpustakaan FIP pada 13 Maret 2020 sebagai berikut,
“Pengadaan buku di Perpustakaan FIP berasal dari pembelian dan juga hadiah dari dosen.Tidak ada syarat khusus, doses bebas memberikan buku apa saja kepada Perpustakaan FIP”
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan penulis kepada kedua informan diatas dapat diketahui bahwa pengadaan koleksi di Perpustakaan FIP dilakukan melalui dua cara yaitu melalui pembelian buku dan hadiah. Sebelum kegiatan pembelian buku diawali dengan mengajukan proposal pengembangan koleksi kepada Pimpinan Fakultas Ilmu Pendidikan.Apabila telah disetujui, maka pembelian buku melalui penerbit.Pengadaan buku di Perpustakaan FIP juga diperoleh dari hadiah.Yang memberikan hadiah biasanya adalah dosen Fakultas Ilmu Pendidikan. Tidak ada persyaratan khusus mengenai kriteria pemberian hadiah, dosen bebas memberikan buku apa saja yang ingin diberikan kepada
commit to user
perpustakaan. Berikut adalah tabel daftar pengadaan buku di Perpustakaan FIP pada tahun 2018 hingga tahun 2020.
Tabel 6
Daftar Pengadaan Buku 3 Tahun Terakhir sampai Maret 2020
Gol
Tahun 2018 Tahun 2019 Tahun 2020
Judul Eksemplar Judul Eksemplar Judul Eksemplar
000 22 45 1 1 6 12
100 20 47 3 4 5 11
200 0 0 0 0 0 0
300 180 370 10 17 48 121
400 1 3 1 0 0 0
500 16 15 4 5 4 11
600 23 46 0 0 2 7
700 1 2 2 5 3 8
800 18 50 2 3 2 3
900 1 1 7 10 2 3
Lain-Lain 0 0 8 8 0 0
JUMLAH 282 579 38 53 72 176
Sumber: Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta
Hal tersebut sesuai dengan yang telah diungkapkan oleh Yulia (2007:5.2) yang menyatakan bahwa pengadaan bahan pustaka merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya. Pengadaan
commit to user
buku di Perpustakaan FIP melalui pembelian langsung dengan penerbit dan juga mendapat hadiah dari dosen Fakultas Ilmu Pendidikan.
e. Penyiangan
Koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Kampus 1 Universitas Negeri Yogyakarta selalu bertambah jumlahnya, pada akhirnya banyak buku yang tidak digunakan lagi, misalnya sudah ada edisi terbaru atau karena isinya sudah usang. Selain itu keterbatasan ruang dalam menampung koleksimembuat pustakawan Perpustakan FIP harus mengambil jalan keluar agar semua koleksi dapat tertampung di rak. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan mengurangi koleksi dengan cara mengadakan kegiatan penyiangan koleksi.
Koleksi bahan pustaka yang masuk dalam kriteria penyiangan adalah sebagai berikut:
1. Tahun koleksi terlalu lama atau koleksi telah out-of-date,
2. Bahan pustaka yang sudah rusak dan tidak mungkin untuk di perbaiki lagi,
3. Tingkat keterpakaian koleksi rendah,
4. Jumlah eksemplar di rak yang terlalu banyak.
Mengutip dari wawancara pada 12 Maret 2020 yang d ilakukan kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP mengenai tujuan dilakukan penyiangan di Perpustakaan FIP adalah sebagai berikut,
commit to user
“Penyiangan koleksi
tujuan agar koleksi bahan pustaka dapat dimanfaatkan informasi yang akurat, relevan,
koleksi terbaru, temu kembali koleksi, dalam mengolah kole
Pada saat melakukan kegiatan penyiangan pustakawan mencatat sesua koleksi yang disiangi, agar tidak terjadi kesala
yang ada di dalam database
perpustakaan lain maupun dihibahkan kepada yang mahasiswa atau pihak yang membutuhkan.
Salah satu program yang berkaitan dengan penyiangan bu Perpustakaan FIP adalah program
memberitahukan buku apa saja yang akan dihibahkan berminat dapat mengambil formulir
program ini, buku yang sudah tid
dimanfaatkan kembali oleh pengguna perpustakaan.
Penyiangan koleksi bahan pustaka di Perpustakaan FIP dilakukan dengan gar koleksi bahan pustaka dapat dimanfaatkan sebagai sumber si yang akurat, relevan, up-to-date, memperoleh tempat untuk memberikan kemudahan kepada pemustaka dalam proses temu kembali koleksi, dan memberikan kemudahan kepada pustakawan dalam mengolah koleksi secara ekfektif dan efisien”.
Pada saat melakukan kegiatan penyiangan pustakawan mencatat sesua koleksi yang disiangi, agar tidak terjadi kesalahan.Lalu meng-update data koleksi
database. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain maupun dihibahkan kepada yang mahasiswa atau pihak yang
Salah satu program yang berkaitan dengan penyiangan bu Perpustakaan FIP adalah program bagi buku. Dimana pustakawan akan memberitahukan buku apa saja yang akan dihibahkan, kemudian apabila
minat dapat mengambil formulir bagi buku di perpustakaan. Dengan adanya program ini, buku yang sudah tidak digunakan lagi di perpustakaan dapat dimanfaatkan kembali oleh pengguna perpustakaan.
Gambar 2 Formulir Bagi Buku
Sumber: Dokumen Pribadi, 2020
aan FIP dilakukan dengan sebagai sumber emperoleh tempat untuk pemustaka dalam proses emberikan kemudahan kepada pustakawan
Pada saat melakukan kegiatan penyiangan pustakawan mencatat sesuai data koleksi arkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain maupun dihibahkan kepada yang mahasiswa atau pihak yang
Salah satu program yang berkaitan dengan penyiangan buku di bagi buku. Dimana pustakawan akan kemudian apabila ada yang bagi buku di perpustakaan. Dengan adanya di perpustakaan dapat
commit to user
Hal tersebut sesuai dengan yang telah di ungkapkan oleh Rahayuningsih (2007:24) penyiangan merupakan pemindahan koleksi dari koleksi aktif perpustakaan dengan tujuan menyingkirkan atau mengirim ke tempat penyimpan.Koleksi yang jarang digunakan di masukkan ke tempat penyimpanan sehingga dapat mengurangi masalah tempat dan membuat pelayan koleksi menjadi lebih mudah dan pengguna lebih mudah menemukan koleksi yang up to date dan menarik di perpustakaan. Penyiangan yang dilakukan oleh perpustakaan
FIP bertujuan agar koleksi selalu up to date, memperoleh tempat untuk menyimpan koleksi, memudahkan pemustaka dalam proses temu kembali informasi serta memudahkan pustakawan dalam mengelola koleksi di perpustakaan.
f. Evaluasi Koleksi
Perpustakaan FIP dalam kegiatan evaluasi pada pengembangan koleksi belum melaksanakan evaluasi koleksi dalam skala besar. Proses kegiatan evaluasi membutuhkan waktu yang lama, sehingga harus menutup perpustakaan.Karena hal tersebut tidak dapat dilaksanakan saat masa perkuliahan berlangsung, maka kegiatan evaluasi koleksi di Perpustakaan FIP menerapkan evaluasi berdasarkan kasus. Hal tersebut selaras dengan wawancara pada 13 Maret 2020 yang dilakukan kepada Ibu Sefriend Ayu Kelana Giri selaku Staf Perpustakaan FIP mengenai evaluasi koleksi adalah sebagai berikut,
“Evaluasi koleksi dilakukan berdasarkan kasus, misalnya pada saat melakukan shelving pustakawan menemukan buku yang eksemplarnya banyak, namun saat di cari di rak tidak tersedia.Lalu baru di cek melalui
commit to user
OPAC terkait keberadaan buku tersebut dan ternyata semua buku sedang dipinjam. Kasus lain adalah buku yang sering dipinjam oleh mahasiswa, biasanya terdeteksi jika mahasiswa sudah menanyakan perihal buku tandon berarti buku tersebut sudah tidak tersedia dirak karena habis terpinjam. Mengetahui bahwatingkat keterpakaian buku yang tinggi tersebut, pustakawan akan menanyakan apakah buku tersebut sangat dibutuhkan oleh pemustaka dan kalau memang iya maka akan di tambahkan dalam list pengadaan selanjutnya.”
Evaluasi koleksi menjadi hal penting dalam proses kegiatan pengembangan koleksi di perpustakaan untuk mengetahui kualitas koleksi yang ada di perpustakaan sudah memenuhi standar serta memenuhi kebutuhan informasi pemustakanya. Hal tersebut sesuai dengan yang diungkapkan oleh Lancester (1988:33) yang mengatakan bahwa evaluasi koleksi dilakukan dengan tujuan mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi yang dimiliki, serta untuk mengetahui modifikasi kebijakan pengembangan koleksi untuk meningkatkan kesesuaian koleksi dengan kebutuhan informasi pengguna. Di perpustakaan FIP sudah melaksanakan evaluasi koleksi namun belum dilakukan dalam skala besar.Evaluasi yang dilakukan oleh Perpustakaan FIP dengan berdasarkan kasus yang dialami oleh pustakawan Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.
3. UpayaPerpustakaan dalam Mengatasi Kendala yang Dihadapi pada Proses Pengembangan Koleksi
Dalam melaksanan pengembangan koleksi untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka di Perpustakaan FIP sudah pasti terdapat kendala-kendala yang dihadapi oleh petugas, berikut adalah kendala apa saja yang dihadapi oleh petugas serta upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut,
commit to user
a. Kendala Keterbatasan Dana
Karena dalam proses pengadaan koleksi Perpustakaan harus mengajukan proposal pengembangan koleksi terlebih dahulu kepada Pimpinan Fakultas maka yang menjadi kendala pada proses pengadaan adalah terbatasnya dana. Hal inisesuai dengan wawancara tanggal 12 Maret 2020 kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP,
“Kendala yang kami alami itu salah satunya mengenai keterbatasan dana, sehingga jika akan melakukan pengadaan koleksi harus mengajukan proposal pengembangan koleksi terlebih dahulu kepada Pimpinan Fakultas.”
Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala keterbatasan dana dalam proses pengembangan koleksi yaitu salah satunya dengan menerapkan sistem sumbangan buku yang bersifat wajib kepada mahasiswa ketika sudah lulus masa perkuliahan.Buku yang disumbangkan harus sesuai dengan bidang ilmu yang dipelajari di perkuliahan.Sehingga buku yang diperoleh dari sumbangan mahasiswa relevan dengan mata kuliah yang ada di Fakultas Ilmu Pendidikan.
b. Tuntutan MenyediakanSumber Referensi Terbitan Terbaru
Perpustakaan FIP dalam menyediakan koleksi untuk pemustaka dituntut untuk dapat menyediakan sumber referesni terbitan terbaru.Hal tersebut sesuai dengan wawancara tanggal 12 Maret 2020 kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP,
“Pada perkuliahan, tugas mahasiswa dituntut menggunakan referensi dengan terbitan terbaru.Kadang kala buku terbitan terbaru tidak memberikan isi yang berbeda dengan buku terbitan lama.Sehingga kami tidak melakukan penambahan eksemplar untuk buku terbitan baru namun masih dengan edisi yang lama.”
commit to user
Untuk mengatasi kendala tersebut Perpustakaan FIP tidak melakukan penambahan eksemlar buku jika hanya cetakan yang bertambah dalam artian tahun terbitnya baru, cetakan baru namun dengan edisi yang lama.Namun jika edisi berbeda silahkan untuk meminjam dengan edisi yang berbeda tersebut.
c. Ruangan
Koleksi yang terus bertambah setiap melaksanakan kegiatan pengembangan koleksi berdampak pada terbatasnya ruangan sebagai tempat menyimpan koleksi. Hal tersebut sesuai dengan wawancara tanggal 12 Maret 2020 kepada Ibu Fitriana Tjiptasari selaku Koordinator Perpustakaan FIP,
“Sejak awal berdiri Perpustakaan FIP hanya mempunyai 1 ruangan, hal tersebut menjadi kendala bagi kami pengelola perpustakaan yang selalu mengambangakan koleksi untuk memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika FIP kareana ruangan tersebut sangat terbatas untuk menyimpan koleksi yang terus bertambah..”
Upaya untuk mengatasi kendala terbatasnya ruangan yaitu pada Agustus 2019 lalu Perpustakaan FIP mengadakan perluasan ruangan dengan menambah ruang yang selanjutnya digunakan untuk ruang baca dan penempatan rak koleksi golongan 376-900.Sehingga semua koleksi dapat terdisplaydi rak sehingga dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk pemenuhan kebutuhan informasi pemustaka.