M2 TBE DRAFT CREATION GUIDE

(1)

M2 – TBE DRAFT CREATION GUIDE

Petunjuk Penggunaan untuk Internal Organisasi

Versi 1.0

eProcurement - Tripatra Application untuk TBE Draft Creation

Modul 2 Enquiry Management | PT Tripatra

(2)

1 Petunjuk Penggunaan

Daftar Isi

Daftar Isi ... 1

Daftar Gambar ... 2

1. Tentang General Status ... 3

2. Aksi Umum ... 3

2.1 Pencarian Data ... 3

2.2 Filter Data yang Ditampilkan ... 3

2.3 Sorting Data ... 4

2.4 Pagination Data ... 5

2.5 Indikator Simbol ... 5

3. Akses Active Tender ... 6

3.1 Active Tenders by User Engineer/Construction ... 8

3.1.1 TBE Management ... 9

(3)

Daftar Gambar

Gambar 1 Form Login ... 6

Gambar 2 Tampilan Setelah Login ... 7

Gambar 3 EM : Active Tender by User Engineer/Construction ... 8

Gambar 4 EM : Active Tender : TBE Management by User Engineer/Construction, Part 1 ... 10

Gambar 5 EM : Active Tender : TBE Management by User Engineer/Construction, Part 2 ... 11

Gambar 6 EM : Active Tender : TBE Management : Access TBE Excel Clarification by User Engineer/Construction ... 11

Gambar 7 EM : Active Tender : TBE Management : Skip TBE Excel Clarification by User Engineer/Construction ... 13

(4)

1. Tentang TBE Draft Creation

Pada aplikasi backend E-Procurement - Tripatra Application terdapat menu Enquiry Management yang dalamnya terdiri dari sub menu General Status, New Enquiry Management, dan Active Tenders. Pada sub menu Active Tender terdapat halaman My Active Tender yang berisi daftar RFQ Package yang diikutsertakan pada proses Issue Bid, dimana jika kita menekan icon detail pada salah satu list maka akan ditampilkan beberapa tab yang dapat dikelola salah satunya tab TBE Management yang dapat digunakan untuk membuat dan melakuka Upload TBE Draft yang harus diisi oleh vendor.

Sebelum melakukan proses yang ada pada tab TBE Management, pengguna diwajibkan untuk mengetahui siapa saja yang dapat mengakses sub menu tersebut.

Berikut daftar role yang dapat mengakses tab TBE Management :

No Role Nama Menu Aksi

1 Administration Semua Menu Management menu

2 User TBE Management Menentukan type of TBE, upload TBE Draft, Compiled & Download TBE dan Upload Approve TBE

2. Aksi Umum

Berikut ini akan dibahas mengenai aksi-aksi yang dapat dilakukan oleh pengguna ketika mengakses aplikasi backend e-Procurement.

2.1 Pencarian Data

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh internal organisasi untuk

melakukan proses pencarian data.

1. Klik form pencarian data.

2. Masukkan kata kunci pencarian.

3. Aplikasi akan menampilkan hasil pencarian data yang sesuai dengan kata kunci pencarian yang diinput.

2.2 Filter Data yang Ditampilkan

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh internal organisasi untuk filter jumlah data yang ditampilkan.

1. Klik tools datatable filter data.

(5)

2. Aplikasi menampilkan pilihan jumlah data yang dapat ditampilkan oleh datatable.

3. Pilih salah satu jumlah data yang dikehendaki.

2.3 Sorting Data

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh internal organisasi untuk sorting data yang ditampilkan.

1. Gambar diatas adalah contoh daftar “Nama” dengan jenis sorting

“ascending” yaitu berurutan sesuai urutan pertama-akhir alfabet.

2. Ubah daftar “Nama” menjadi sorting “descending” agar berurutan menjadi akhir-pertama alfabet.

3. Klik pada header rows pada kolom tabel yang akan dirubah sorting nya, pada gambar diatas tombol yang ditandai warna merah.

4. Maka hasil sorting nya menjadi seperti gambar dibawah ini.

5. Untuk kembali ke sorting default, klik kembali tombol sorting atau header rows pada kolom data yang dikehendaki.

(6)

2.4 Pagination Data

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh internal organisasi untuk beralih ke daftar data yang ditampilkan jika data sisa data belum ditampilkan pada halaman pertama.

1. Pilih tombol pagination yang ada di pojok kanan bawah datatable.

2. Klik tombol Next untuk beralih ke daftar selanjutnya, atau 3. Klik tombol Previous untuk beralih ke daftar sebelumnya, atau 4. Klik pada angka pagination untuk secra langsung beralih ke daftar

yang dikehendaki.

5. Informasi terkait daftar data yang ditampilkan dapat dilihat dipojok kiri bawah daftar data yang ditampilkan.

2.5 Indikator Simbol

Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai penjelasan warna-warna yang dimunculkan pada modul Partner Management.

• Simbol artinya data telah dilakukan scoring.

• Simbol artinya data tidak disetujui.

• Simbol artinya data belum dilakukan scoring.

• Simbol artinya data telah direvisi.

• Simbol artinya data belum diisi.

(7)

3. Akses Active Tender

Pengguna dapat mengakses url berikut : https://eproc-adm- tap.tripatra.com ketika pertama kali menggunakan aplikasi. Pengguna akan dihadapkan pada tampilan form login dari aplikasi backend e- Procurement Tripatra, salah satu user yang login untuk mengakses TBE Management yaitu User.

Gambar 1 Form Login

1. Login pada aplikasi menggunakan email dan password yang sudah terdaftar.

Keterangan : Menekan icon mata pada kolom password untuk menampilkan password yang akan atau sudah diisi.

2. Otomatis aplikasi menampilkan halaman dashboard.

Berikut ini beberapa penjelasan mengenai halaman dashboard aplikasi backend e-Procurement Tripatra.

1) Topbar Menu, menu ini menampilkan modul-modul yang terdapat pada aplikasi yang diakses oleh pengguna e-Procurement Tripatra.

Beberapa fitur dan aksi lain yang dapat dilakukan pada halaman dashboard antara lain :

- Nama Perusahaan (1), informasi nama perusahaan yang memiliki aplikasi e-Procurement.

- Toogle Menu (2), aksi atau fitur untuk show atau hide menu samping (sidebar menu).

(8)

- Notifikasi (4), untuk memberikan notifikasi kepada pengguna aplikasi.

- Profile User (5), fitur pengelolaan aksi pengguna yang terdiri dari ”Change Role” dan ”Logout”.

2) Side Menu, menu ini menampilkan hirarki aksi yang dapat

dilakukan oleh pengguna aplikasi sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.

Gambar 2 Tampilan Setelah Login

(9)

3.1 Active Tenders by User Engineer/Construction

Fungsi dari menu Active Tender yaitu menampilkan daftar Tender Active dengan tujuan untuk melakukan pengelolaan RFQ untuk menentukan tender mana yang akan menjadi pemenang setelah melakukan beberapa tahapan pengisian data. Dimana salah satu user yang dapat mengakses my active tender ini yaitu User.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk active tenders.

1. Login sebagai “User Engineer/Cunstruction”, pada halaman

dashboard pilih salah satu daftar pending task yang harus dilakukan.

2. Klik menu Enquiry Management.

3. Klik sub menu Active Tenders.

4. Aplikasi menampilkan datatable my active tender.

Gambar 3 EM : Active Tender by User Engineer/Construction

Berikut ini adalah daftar aksi atau fitur yang terdapat pada datatable

“My Active Tender” seperti yang terlihat pada gambar diatas, antara lain :

Pencarian Data | Filter Data yang ditampilkan | Sorting Data | Pagination Data

Pembahasan lebih lanjut mengenai aksi atau fitur diatas telah dibahas sebelumnya pada sub bab 2.3. Aksi Umum.

(10)

3.1.1 TBE Management

TBE Management digunakan untuk membuat draft TBE yang harus di upload oleh User dimana draft tersebut harus diisi oleh semua Vendor.

Jika semua vendor sudah mengisi dan melakukan upload TBE Draft maka user dapat melakukan compile & download tbe draft tersebut, dimana jika file dibuka maka akan ditampilkan data TBE yang diupload sebelumnya oleh user beserta data yang diinput oleh seluruh vendor. Jika saat pengecekan oleh user draft TBE sesuai maka user dapat melakukan upload approve TBE. Proses upload TBE draft sampai kepada approval TBE, dilakukan oleh Role : USER atau USER MANAGER yang ditunjuk didalam Bid Team.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk proses tbe management.

1. Pilih salah satu data.

2. Klik tombol aksi Detail (1).

3. Otomatis aplikasi menampilkan halaman summary & broadcast.

4. Klik tab TBE Management (2).

(11)

Gambar 4 EM : Active Tender : TBE Management by User Engineer/Construction, Part 1

(12)

Gambar 5 EM : Active Tender : TBE Management by User Engineer/Construction, Part 2

3.1.1.1 Access TBE Excel Clarification

Jika USER memilih Type TBE yaitu Access TBE Excel Clarification bertujuan untuk mengkarifikasi TBE Draft menggunakan excel yang harus di upload oleh seluruh vendor.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk proses tbe management dengan type of tbe “access tbe excel clarification”.

1. Pada Type of TBE (3) pilih “Access TBE Excel Clarification”.

Gambar 6 EM : Active Tender : TBE Management : Access TBE Excel Clarification by User Engineer/Construction

2. Upload file pada field Upload TBE Draft.

3. Klik dan pilih tanggal pada field Target Date of TBE Submission.

(13)

4. Klik tombol aksi Submit & Send to Bidders untuk mengirim draft TBE ke vendor. Tunggu hingga draft TBE diinput dan dikirim kembali oleh vendor.

5. Scroll kebawah, pilih salah satu TBE Version.

6. Klik tombol aksi Pick Version Active (tanda panah merah).

7. Klik hyperlink Compile & Download TBE untuk menjalankan proses compile dan download data TBE yang sudah diupload oleh vendor.

8. Upload file pada field Upload Approve TBE.

9. Klik tombol aksi Upload untuk menjalankan proses upload file.

10. Scroll kebawah, fokus pada datatable.

11. Pilih salah satu data pada kolom Status.

12. Input data pada kolom Remarks.

13. Lakukan proses tersebut pada semua data yang ditampilkan.

14. Input data pada field Remarks.

15. Periksa kembali semua data yang telah diinput.

16. Klik tombol aksi Save untuk menyimpan data yang telah ditambahkan.

(14)

3.1.1.2 Skip TBE Excel Clarification

Jika USER memilih Type TBE yaitu Skip TBE Excel Clarification mengartikan User tidak perlu melakukan upload draft TBE dan tidak memilih klarifikasi draft TBE melalui Excel yang perlu diupload oleh vendor, sehingga user hanya perlu upload Approve TBE.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk proses tbe management dengan type of tbe “skip tbe excel clarification”.

1. Pada Type of TBE (3) pilih “Skip TBE Excel Clarification”.

Gambar 7 EM : Active Tender : TBE Management : Skip TBE Excel Clarification by User Engineer/Construction

2. Upload file pada field Upload Approve TBE.

3. Klik tombol aksi Upload untuk menjalankan proses upload file.

4. Scroll kebawah, fokus pada datatable.

5. Pilih salah satu data pada kolom Status.

6. Input data pada kolom Remarks.

7. Lakukan proses tersebut pada semua data yang ditampilkan.

8. Input data pada field Remarks.

9. Periksa kembali semua data yang telah diinput.

10. Klik tombol aksi Save untuk menyimpan data yang telah ditambahkan.