MANUAL PROSEDUR
PENGENDALIAN REKAMAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
09 007 06005
Revisi : 02
Tanggal : 19 Mei 2014
Disetujui oleh : Kepala Perpustakaan
Tanggal: 19 Mei 2014 Tanggal: 19 Mei 2014 Tanggal: 19 Mei 2014 Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh:
Staf Administrasi
Management
Representative Kepala Perpustakaan
MANUAL PROSEDUR
PENGENDALIAN REKAMAN
Doc. No. : 09 007 06005 Rev. No. : 02 Date : 19 Mei 2014
1. Definisi :
1.1. Pengendalian Rekaman adalah suatu kegiatan menetapkan dan memelihara semua prosedur tertulis dari proses-proses yang ada sebagai bukti kesesuaian implementasi dengan persyaratan serta efektivitas pelaksanaan dari sistem manajemen mutu. Catatan harus tetap dapat dibaca, dapat diidetifikasi, dan mudah diambil
1.2. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi Perpustakaan UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku 1.3. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan
tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar
1.4. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana Strategis Perpustakaan UB 2009-2012 dan sasaran mutu Perpustakaan UB 1.5. Rekaman Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen mutu untuk menjaga
efektivitas pelaksanaan sistem manajemen organisasi 2. Tujuan :
2.1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi.
2.2. Memastikan penyimpanan semua rekaman yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem manajemen mutu organisasi.
3. Ruang Lingkup :
Kegiatan pengendalian rekaman mulai dari merencanakan kegiatan, melaksanakan, mentabulasi data, menganalisis, hingga menyususn laporan dan tinjauan manajemen .
4. Garis Besar Prosedur :
4.1. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman seperti pada 09 007 06005. Masing-masing Koordinator Bidang harus menyimpan daftar distribusi rekaman yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR.
4.2. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Koordinator Bidang harus memberi identitas sebagai berikut:
Judul/Nama
Nomor
Tanggal penerbitan
Persetujuan yang berwenang
Status perubahan (Revisi)
4.3. Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan warna sampul atau borang sebagai berikut:
Revisi 00 (establishment) atau kelipatan 5 dengan sampul/borang warna putih
MANUAL PROSEDUR
PENGENDALIAN REKAMAN
Doc. No. : 09 007 06005 Rev. No. : 02 Date : 19 Mei 2014
Management Representative
Staf administrasi tata usaha dan kerumahtanggaan
Mulai
Merencanakan kegiatan pengendalian rekaman
Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman
Selesai
Borang
Mentabulasi data
Menganalisa data
Menyusun laporan dan tinjauan manajemen
Management Representative
Rekaman
Tabulasi rekaman
Data terolah
Laporan Management Representative
Management Representative
4.5. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi.
4.6. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/Catatan Mutu (09 007 06005.02) sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan kadaluarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu staf Perpustakaan sesuai dengan metode pemusnahannya.
5.
Bagan Alir :6. Referensi :
6.1. Manual Mutu Perpustakaan UB 2009 6.2. Dokumen mutu
DAFTAR PERUBAHAN REKAMAN
No. Dok. 09 007 06005.01 Revisi 01Jl. Veteran – Malang 65145 Telp. (0341) 571032 Fax. (0341) 583966 Mail : library@brawijaya.ac.id hompage : http://digilib.brawijaya.ac.id
Tgl. Efektif 22 Oktober 2009 Hal
Jenis Rekaman
Penanggung
Jawab Alasan Perubahan Tanggal Tanda Tangan
UB-LIB
DAFTAR REKAMAN/CATATAN MUTU
No. Dok. 09 007 06005.02 Revisi 01Jl. Veteran – Malang 65145 Telp. (0341) 571032 Fax. (0341) 583966 Mail : library@brawijaya.ac.id hompage : http://digilib.brawijaya.ac.id
Tgl. Efektif 22 Oktober 2009 Hal
Nama/Judul Nomor Revisi Filing Retensi Metode
Pemusnahan
