Handout Analisis Jabatan

HANDOUT

ANALISIS

JABATAN

PENGANTAR ANALISIS

JABATAN

 Analisis Jabatan adalah Proses

pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu.

 Tujuannya untuk menyediakan

informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen kepegawaian,

kelembagaan, ketatalaksanaan, dan pengawasan.

PEMANFAATAN INFORMASI

JABATAN

• PETA JABATAN • URAIAN JABATAN • SYARAT JABATAN HASIL ANJAB PERENCANAAN PEGAWAI REKRUTMEN & SELEKSI PERENCANAAN KARIER PENGANGKATAN DALAM JABATAN REMUNERASI DIKLAT PENILAIAN KINERJA

• Analisis beban kerja • Analisis kebutuhan pegawai

• Standar kualifikasi • Kriteria seleksi • Pola karier • Standar kompetensi kerja/jabatan • Penilaian kompetensi • Standar kinerja • Kriteria kinerja • Evaluasi jabatan • Bobot&peringkat jabatan • Klasifikasi jabatan

17 BUTIR INFORMASI

JABATAN

No Identitas Jabatan Uraian Jabatan Syarat Jabatan

1 Nama Jabatan Uraian Tugas Pangkat dan Golongan

Ruang

2 Kode Jabatan Bahan Kerja Pendidikan

3 Unit Kerja Jabatan Alat Kerja Kursus/Pelatihan

4 Letak dalam Struktur Hasil Kerja Pengalaman Kerja

5 Ikhtisar Jabatan Tanggung Jawab Pengetahuan

6 Wewenang Keterampilan

7 Korelasi Jabatan Bakat Kerja

8 Kondisi Lingkungan

Kerja Temperamen Kerja

9 Keadaan/Resiko

Bahaya Minat Kerja

10 Upaya Fisik

11 Kondisi Fisik

IDENTITAS JABATAN

 Nama Jabatan

 Kode Jabatan

 Unit Kerja

 Kedudukan dalam Struktur

NAMA JABATAN

 Ringkas

 Substantif

 Jelas dan dapat memberikan

pengertian yang tepat bagi pembaca

 Penamaan JFU dapat dirumuskan

berdasarkan:

◦ Bahan (Pengumpul, Pengadministrasi)

◦ Alat (Operator)

◦ Hasil (Penyusun, Pengonsep)

KODE JABATAN

 Kode jabatan merupakan kode yang

dibuat untuk memudahkan pengadministrasian jabatan.

 Pengkodean Jabatan harus

menggunakan format kode yang seragam.

UNIT KERJA

 Mencerminkan tempat atau letak

keberadaan suatu jabatan

contoh:

Kepala Sub Bagian Tata Usaha memiliki unit kerja Sekretariat Utama (Es. I), Biro Umum (Es. II),

Bagian Persuratan (Es. III)

Unit Kerja Eselon IV tidak dituliskan karena jabatan

KEDUDUKAN DALAM

STRUKTUR

 Mencerminkan posisi jabatan apakah jabatan struktural atau

non-struktural (Sesuai

SOTK)

 Menggambarkan kedudukan:

◦ Atasan langsung ◦ Atasan dari Atasan

langsung

◦ Jabatan yang dianalisis ◦ Jabatan lain yang

memiliki atasan

langsung yang sama

 Jabatan yang dianalisis diberi tanda (diarsir)

Kepala Sub Direktorat Analisis Jabatan Kepala Seksi Inventarisasi Jabatan Pengumpul Data Jabatan Pengelola Database Jabatan

IKHTISAR JABATAN

 Merupakan cerminan uraian jabatan dalam bentuk ringkas

 Memberikan gambaran umum tentang kompleksitas jabatan

 Digambarkan dalam satu kalimat, yang mencerminkan:

◦ Apa yang dikerjakan (what)

◦ Bagaimana cara mengerjakan (how)

◦ Mengapa/untuk apa dikerjakan (why)

Contoh : Kepala Sub Bagian TU Puslitbang

Merencanakan dan menyiapkan fungsi-fungsi ketatausahaan puslitbang berdasarkan pedoman dan peraturan yg berlaku agar pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar

URAIAN JABATAN

 Uraian Tugas  Bahan Kerja  Alat Kerja  Hasil Kerja  Tanggung Jawab  Wewenang  Korelasi Jabatan

 Kondisi Lingkungan Kerja

URAIAN TUGAS

 Tugas adalah Pengolahan bahan kerja

untuk memperoleh hasil kerja

 Dituliskan menggunakan kalimat aktif dan harus dapat menggambarkan

tindak kerja (proses) dan hasil kerja

 Tahapan kerja adalah langkah-langkah

(kegiatan) yang dituliskan secara berurutan dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas

STRUKTUR PENYUSUNAN

TUGAS

• Tindak Kerja + • Obyek Kerja WHAT? • Pedoman/ Acuan • Prosedur • Waktu/ Periode Pelaksanaan • Perangkat HOW? • Tujuan pelaksanaan tugas • Hasil yang dicapai WHY?

DISTRIBUSI FUNGSI

MANAJERIAL

ESELON I ESELON II ESELON III ESELON IV

Menyusun

kebijakan Mengkoordinasikan Merencanakan Operasional Merencanakan Kegiatan Merumuskan

Sasaran Menyusun Konsep Sasaran Membagi Tugas Petunjuk Memberi

Merencanakan Membina Mengatur Mendistribusikan

Tugas

Mengorganisasikan Mengarahkan Mengevaluasi Membimbing

Mengendalikan Menyelenggarakan Menyelia Membuat

Laporan

Mengkoordinasikan Mengevaluasi Melaporkan

Mengarahkan Melaporkan

Membina

BAHAN KERJA

 Adalah masukan yang diproses

dengan tindak kerja (tugas) menjadi hasil kerja

 Bahan kerja dapat diolah menjadi

hasil kerja, jika ada perangkat kerja (alat kerja)

contoh:

◦ Surat masuk (untuk diagendakan)

◦ Peraturan, Referensi atau buku (untuk penyusunan materi bintek)

ALAT KERJA

 Sarana yang dipergunakan untuk

mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja

 Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga berupa peraturan,

pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan dalam pelaksanaan

tugas

Contoh:

◦ Stetoskop digunakan dokter dalam memeriksa pasien

◦ Peraturan Kepala BKN nomor 12 tahun 2011 digunakan oleh Analis Kepegawaian untuk melaksanakan Analisis Jabatan

HASIL KERJA

 Hasil kerja adalah suatu produk

berupa barang, jasa (pelayanan) atau informasi yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas

 Hasil kerja dapat diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (bahan kerja)

TANGGUNG JAWAB

 Adalah kewajiban yang melekat pada

jabatan, yang terkait dengan benar atau salahnya pelaksanaan tugas.

 Tanggung jawab jabatan dapat

meliputi tanggung jawab terhadap:

◦ Bahan kerja (Kerahasiaan data)

◦ Alat Kerja (Kelengkapan peralatan kerja)

◦ Hasil Kerja (Keakuratan laporan)

◦ Proses Kerja (Kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap peraturan/SOP)

WEWENANG

 Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil

keputusan/ tindakan yang diakui secara sah oleh semua pihak

 Wewenang dapat terkait dengan:

◦ Bahan Kerja (a.l: Mengembalikan bahan kerja yang tidak sesuai)

◦ Alat Kerja (a.l:Melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang digunakan)

◦ Hasil Kerja (a.l:Menyebarluaskan informasi yang dihasilkan kepada orang lain)

KORELASI JABATAN

 Korelasi jabatan adalah hubungan

kerja yang dilakukan antara jabatan terkait dengan jabatan lain dalam

konteks pelaksanaan tugas

 Hubungan jabatan dapat berupa:

◦ Hubungan Vertikal (atasan dengan bawahan)

◦ Hubungan Horizontal (hubungan dengan jabatan yang setara)

◦ Hubungan Diagonal (hubungan dengan jabatan yang lebih tinggi di organisasi yang berbeda)

KONDISI LINGKUNGAN KERJA

 adalah keadaan tempat bekerja yang merupakan konsekwensi keberadaan pemegang jabatan

dalam melaksanakan tugas jabatan.

 Kondisi Lingkungan Kerja suatu jabatan meliputi:

◦ Tempat Kerja

◦ Suhu

◦ Udara

◦ Keadaan Ruangan

◦ Letak

◦ Keadaan Tempat Kerja

◦ Penerangan

◦ Suara

KEADAAN RESIKO BAHAYA

 Kemungkinan resiko bahaya

ditentukan dari keberadaan pegawai terkait dengan:

◦ lingkungan pekerjaan,

◦ penanganan bahan,

◦ proses yang dilakukan,

◦ penggunaan perangkat kerja,

◦ hubungan jabatan dan

◦ penanganan produk yang diberikan.

 Kemungkinan resiko bahaya bisa

SYARAT JABATAN

 Pangkat dan Golongan Ruang  Pendidikan  Kursus/Pelatihan ◦ Penjenjangan ◦ Teknis  Pengalaman Kerja  Pengetahuan  Keterampilan  Bakat Kerja  Temperamen Kerja  Minat Kerja  Upaya Fisik  Kondisi Fisik  Fungsi Pekerja

PANGKAT / GOLONGAN

RUANG

 Pangkat dan golongan ruang minimal

yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan.

 Contoh pangkat/golongan ruang pada

PENDIDIKAN

 Pendidikan formal minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan.

 Contoh pendidikan pada operator

PELATIHAN

 Pelatihan yang dibutuhkan untuk

meningkatkan kemampuan manajerial

dan non manajerial, seperti kemampuan di bidang manajerial, teknis tertentu, dan pengetahuan lainnya sesuai dengan

syarat pekerjaan dengan memperhatikan fungsi pekerjaannya.

 Contoh pelatihan pada operator komputer :

◦ Penjenjangan : -

PENGALAMAN KERJA

 Pengalaman Kerja merupakan

pengembangan pengetahuan, ketrampilan kerja, sikap mental,

kebiasaan mental dan fisik yg tidak diperoleh dari pelatihan tetapi

diperoleh dari dari masa kerja sebelumnya dalam kurun waktu tertentu.

PENGETAHUAN

 Pengetahuan merupakan akumulasi

hasil proses pendidikan formal atau

informal yang dimanfaatkan oleh PNS di dalam pemecahan masalah, daya cipta serta dalam pelaksanaan tugas pekerjaan.

 Contoh pengetahuan kerja pada

operator komputer : pengetahuan

KETERAMPILAN

 Keterampilan merupakan tingkat

kemampuan dan penguasaan teknis operasional PNS dalam suatu bidang tugas pekerjaan tertentu.

 Contoh keterampilan kerja pada operator komputer : keterampilan mengetik, keterampilan teknik

menyiapkan dan memelihara

perangkat komputer, keterampilan mencetak data.

BAKAT KERJA

 Bakat kerja merupakan kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang disyaratkan bagi seseorang

untuk dapat mempelajari, memahami beberapa tugas atau pekerjaan.

JENIS BAKAT KERJA

◦ G : Intelegensi

◦ V : Bakat Verbal ◦ N : Bakat Numerik

◦ S : Bakat Pandang Ruang

◦ P : Bakat Pencerapan Bentuk ◦ Q : Bakat Ketelitian

◦ K : Koordinasi Motorik ◦ F : Kecekatan Jari

◦ M : Kecekatan Tangan

◦ E : Koordinasi Mata-Tangan-Kaki

TEMPERAMEN

 Temperamen kerja merupakan syarat

kemampuan penyesuaian diri yang harus dipenuhi sesuai dengan sifat pekerjaan.

JENIS TEMPERAMEN

KERJA

◦ D (DCP) : Directing-Control-Planning ◦ F (FIF) : Feeling-Idea-Fact

◦ I (INFLU) : Influencing

◦ J (SJC) : Sensory & Judgmental Criteria

◦ M (MVC) : Measurable and Verifiable Criteria ◦ P (DEPL) : Dealing with People

◦ R (REPCON) : Repetitive and Continuous ◦ S (PUS) : Performing under Stress

◦ T (STS) : Set of Limits, Tolerance and Other

Standards

◦ V (VARCH) : Variety and Changing

TABEL ILUSTRASI

TEMPERAMEN

Kode Penjelasan Illustrasi

D Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawa untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau

merencanakan

Jabatan yang mencakup kegiatan berunding,

mengorganisir, memimpin,

mengawasi, merumuskan atau mengambil keputusan akhir F Kemampuan menyesuaikan

diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran

perasaan (Feeling), Gagasan (Idea), atau fakta (Fact) dari sudut pandangan pribadi

Jabatan yang menuntut

kreativitas, pengungkapan diri atau imajinasi

I Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan-pekerjaan mempengaruhi orang laing terkait pendapat, sikap atau pertimbangan mengenai gagasan

Jabatan dimana pemangkunya melakukan pemberian

motivasi, meyakinkan orang lain atau berunding

TABEL ILUSTRASI

TEMPERAMEN (2)

Kode Penjelasan Illustrasi

J Kemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan pembuatan kesimpulan, penilaian atau pembuatan keputusan

berdasarkan kriteria rangsangan indera atau pertimbangan pribadi

Jabatan-jabatan yang

pelaksanaannya melibatkan penginderaan (rangsangan) dari satu atau beberapa indera manusia.

M Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan

pengambilan kesimpulan,

pembuatan pertimbangan atau pembuatan keputusan

berdasar kriteria yang dapat diukur atau diuji

Jabatan-jabatan yang

melaksanakan tugas-tugas terkait dengan evaluasi data, nilai, angka-angka .

P Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya penerimaan dan

pemberian instruksi

Jabatan-jabatan yang

menuntut hubungan dengan orang lain dalam situasi

komunikasi yang intens/mendalam

TABEL ILUSTRASI

TEMPERAMEN (3)

Kode Penjelasan Illustrasi

R Kemampuan

menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau secara terus-menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan

perangkat prosedur, urutan atau kecepatan tertentu

Jabatan-jabatan yang tugas-tugasnya

dilaksanakan secara rutin yang tidak memberikan variasi atau kesempatan untuk membuat

pertimbangan pribadi S Kemampuan

menyesuaikan diri untuk bekerja dengan

ketegangan jiwa tanpa kehilangan ketenangan walaupun jika berhadapan dengan keadaan darurat kritis, tidak biasa atau bahaya.

Jabatan-jabatan yang

mengandung bahaya atau resiko sampai ke tingkat yang berarti, ketegangan jiwa, atau membutuhkan konsentrasi intens secara terus menerus

TABEL ILUSTRASI

TEMPERAMEN (4)

Kode Penjelasan Illustrasi

T Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut batas-batas/indikator/kriteria,

toleransi atau standar-standar tertentu

Jabatan-jabatan yang memiliki tugas/pekerjaan yang harus dilaksanakan dengan tepat, cermat, terperinci atau dengan sangat teliti dalam

penggunaan bahan, pekerjaan terkait dengan angka,

penyiapan catatan atau inspeksi

V Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas yang sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya, yang berbeda sifatnya tanpa

kehilangan efisiensi atau ketenangan diri

Jabatan-jabatan yang memiliki tugas-tugas yang beragam/ berbeda baik secara teknologi, prosedur, lingkungan kerja, atau syarat mental/fisik dalam pelaksanaannya.

MINAT KERJA

 Minat kerja merupakan

kecenderungan memiliki kemauan, keinginan, dan kemampuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan

dengan baik berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki.

 Menggunakan teori karier/kepribadian Holland.

JENIS MINAT KERJA

Pilihan untuk melakukan

Realistik Aktifitas-aktifitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap

obyek/alat/benda/mesin

Investigatif Aktifitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan

kegiatan ilmiah

Artistik Aktifitas yang sifatnya ambigu, kreatif, bebas dan tidak sistematis dalam proses penciptaan produk/karya

bernilai seni

Sosial Aktifitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain Kewirausahaa

n

Aktifitas yang melibatkan kegiatan

pengelolaan/manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi

Konvensional Aktifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal.

UPAYA FISIK

 Upaya fisik merupakan penggunaan

organ fisik meliputi seluruh bagian anggota tubuh dalam pelaksanaan tugas jabatan.

 Contoh upaya fisik pada operator komputer antara lain :

◦ Duduk

◦ Melihat

JENIS UPAYA FISIK

 Berdiri  Berjalan  Duduk  Mengangkat  Membawa  Mendorong  Menarik  Memanjat  Menyimpan imbangan/mengatur imbangan  Menunduk  Berlutut  Membungkuk  Merangkak  Menjangkau  Memegang

 Bekerja dengan jari  Meraba

 Berbicara  Mendengar  Melihat

 Ketajaman jarak jauh  Ketajaman jarak dekat  Pengamatan secara

mendalam

 Penyesuaian lensa mata  Melihat berbagai warna  Luas

KONDISI FISIK

 Adalah persyaratan spesifik dari pekerjaan yang terkait dengan kondisi fisik pegawai.

 Sedapat mungkin penentuan kondisi fisik didasarkan pada penelitian empirik, karena persyaratan fisik yang tidak relevan/sesuai dapat mengarah pada diskriminasi pegawai.

 Kondisi fisik meliputi:

◦ Jenis Kelamin

◦ Umur tertentu yang disyaratkan

◦ Tinggi badan tertentu

◦ Berat badan tertentu

◦ Postur tubuh

FUNGSI PEKERJA

Fungsi Terhadap Data Fungsi Terhadap Orang Fungsi Terhadap Benda

D0 Memadukan O0 Menasehati B0 Memasang

(instalasi)

D1 Mengkoordinasikan O1 Berunding B1 Mengerjakan presisi

D2 Menganalisa O2 Mengajar B2 Mengontrol mesin

D3 Menyusun O3 Menyelia B3 Menjalankan mesin

D4 Menghitung O4 Menghibur B4 Mengerjakan

dengan perkakas

D5 Membandingkan/

Mencocokkan O5 Mempengaruhi B5 Melayani mesin

D6 Menyalin O6 Berbicara (Informasi) B6 Memasukkan/ mengeluarkan barang ke/dari mesin O7 Melayani B7 Memegang O8 Menerima Instruksi