40
HASIL PENELITIAN
4.1 Profil Perusahaan
Dalam beberapa dekade PT Indofood Sukses Makmut Tbk (“Indofood” atau “Perseroan”) telah bertransformasi menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions dengan kegiatan operasional yang mencakup seluruh tahapan proses produksi makanan, mulai dari produksi dan pengolahan bahan baku hingga menjadi produk akhir yang tersedia di pasar. Kini, Indofood dikenal sebagai perusahaan yang mapan dan terkemuka di setiap kategori bisnisnya. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, Indofood memperoleh manfaat dari ketangguhan model bisnisnya yang terdiri dari empat Kelompok Usaha Strategis (“Grup”) yang saling melengkapi sebagai berikut:
1. Produk Konsumen Bermerek (“CBP”). Kegiatan usahanya dilaksanakan oleh PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk (“ICBP”), yang sahnya tercatat di Bursa Efek Indonesia (“BEI”) sejak tanggal 7 Oktober 2010. ICBP merupakan salah satu produsen makanan dalam kemasan terkemuka di Indonesia yang memiliki berbagai jenis produk makanan dalam kemasan. Berbagai merek produk ICBP merupakan merek-merek yang terkemuka dan dikenal di Indonesia untuk makanan dalam kemasan.
2. Bogasari, memiliki kegiatan usaha utama memproduksi tepung terigu dan pasta. Kegiatan usaha Grup ini didukung oleh unit perkapalan dan kemasan.
3. Agribisnis. Kegiatan operasional di bidang agribisnis dijalankan oleh PT Salim Ivomas Pratama Tbk (“SIMP”) dan PT PP London Sumatra Indonesia Tbk (“Lonsum”), yang sahamnya tercatat di BEI, serta merupakan anak perusahaan Indofood Agri Resources Ltd (“IndoAgri”), yang sahamnya tercatat di Bursa Efek Singapura. Kegiatan usaha utama Grup ini meliputi penelitian dan pengembangan, pembibitan, pemuliaan dan pengolahan kelapa sawit hingga produksi dan pemasaran minyak goreng, margarine dan shortening bermerek. Di sampingg itu, kegiatan usaha Grup ini juga mencakup pemuliaan dan pengolahan karet dan tebu serta tanaman lainnya.
4. Distribusi, memiliki jaringan distribusi yang paling luas di Indonesia. Grup ini mendistribusikan hamper seluruh produk konsumen Indofood dan anak-anak perusahaannya, serta berbagai produk pihak ketiga.
4.1.1 Visi dan Misi Perusahaan
Visi:
Misi:
1. Memberikan solusi atas kebutuhan pangan secara berkelanjutan.
2. Senantiasa meningkatkan kompetensi karyawan, proses produksi dan teknologi kami.
3. Memberikan kontribusi bagi kesejahteraan masyarakat dan lingkungan secara berkelanjutan.
4. Meningkatkan stakeholder’s value secara berkesinambungan.
4.1.2 Logo Perusahaan
Gambar 4.1
4.1.3 Struktur Bisnis
Gambar 4.2
4.1.4 Struktur Manajemen Perusahaan
Gambar 4.3
4.1.5 Struktur Organisasi Corporate Communication Division
Gambar 4.4
4.2 Karakteristik Subyek Penelitian
4.2.1 Penyajian Data Penelitian
Dalam sub bab ini penulis akan menjabarkan proses pengumpulan data yang dilakukan penulis di Indofood untuk penulisan skripsi ini. Proses pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dengan 3 narasumber yang merupakan karyawan Indofood. Kemudian penulis melakukan observasi dengan melakukan kerja praktek di PT Indofood Sukses Makmur Tbk selama 3 bulan yaitu dari bulan Maret sampai dengan Mei, untuk mengetahui secara langsung proses kerja di Corporate Communication Division, khususnya yang berhubungan dengan kegiatan media relations yang terjadi di dalamnya. Dan pengumpulan data yang terakhir yaitu dengan dokumentasi, yaitu dengan mendokumentasikan kegiatan media relations yang dilakukan oleh Indofood. Penulis juga mengumpulkan data-data perusahaan yang dibutuhkan untuk pengerjaan penelitian ini.
4.2.2 Narasumber
Narasumber yang dipilih penulis sebanyak 3 orang yang berasal dari pihak internal Corporate Communication Division yang membawahi oleh Coporate PR. Narasumber yang dipilih adalah Department Media Relations, Department Internal Communication dan Department Corporate Identity.
Dari Department Media Relations yaitu Ibu Lucy Nurtriani, mengingat topik yang menjadi pembahasan dari penelitian penulis berhubungan dengan kegiatan Media Relations, jadi penulis mengambil Ibu Lucy sebagai salah satu narasumber. Karena Ibu Lucy yang menangani hubungan dengan media yang terjadi antar Indofood dengan media-media baik cetak, elektronik dan online.
Narasumber yang kedua adalah dari Department Internal Communication yaitu Pak Akmar Afandi. Pak Akmar yang dalam tugasnya berhubungan dengan stakeholder internal yang dalam hal ini karyawan. Penulis memilih Pak Akmar sebagai narasumber karena ada beberapa deskripsi pekerjaan yang bersangkutan dengan sharing KPI, jadi Pak Akmar juga membantu dalam pekerjaan Ibu Lucy. Contohnya yaitu, setiap harinya Pak Akmar membantu Ibu Lucy dalam pembuatan daily news summary yaitu hasil dari media monitoring yang dilakukan setiap harinya oleh Ibu Lucy.
Narasumber yang ketiga adalah dari Department Corporate Identity yaitu Pak Yudi. Alasan penulis memilih Pak Yudi sebagai narasumber karena dilihat dari job desk dari Pak Yudi sebagai Corporate Identity yang berugas menyatakan identitas ataupun jati diri dari Indofood sendiri, Pak Yudi membantu Ibu Lucy dalam hal design, seperti banner yang akan digunakan untuk konferensi pers.
4.2.3 Deskripsi Pekerjaan
Beutell and Greenhaus menyatakan bahwa, “Di lingkungan pekerjaan, ada beberapa faktor yang bisa menjadi pemicu ketegangan bahkan menciptakan konflik antara kebutuhan profesi pekerjaan dan tanggung jawab keluarga antara lain adalah waktu yang berlebih dalam menjalankan tugas organisasi, hubungan kerja antara atasan dan bawahan (Leader Members Exchange) yang kurang baik dalam suatu organisasi, rekan kerja yang tidak membantu, ketidaknyamanan dalam melaksanakan tugas, pindah tugas, keterlibatan karyawan dalam suatu tugas organisasi, tantangan yang makin sulit dalam mengerjakan tugas, keterlibatan dalam melaksanakan suatu tugas yang sulit dan bahkan isu efisiensi karyawan.” (Kusendi, 2011:2 )
Di Indofood dalam pembagian deskripsi pekerjaan ke masing-masing unit atau department, antara department yang satu dan lainnya yang masih dalam satu divisi, terdapat sharing KPI. KPI (Key Performance Indicator) yaitu yang menjadi tolak ukur yang digunakan oleh suatu perusahaan untuk membantu karyawannya agar sejalan dalam mencapai tujuan dari perusahaan. Tujuan sharing KPI ini dibuat untuk saling support antar karyawan dalam bekerja, agar adanya kerja sama yang erat yang tercipta antar karyawan Indofood. Tujuan lain dari sharing KPI ini sendiri juga untuk saling back-up antar department, apabila salah satu karyawan sedang berhalangan untuk mengerjakan tugasnya, seperti tidak masuk kantor karena sakit, ataupun sedang dinas keluar kota.
Department Media Relations ini dipegang oleh Ibu Lucy Nurtriani. Segala sesuatu yang ada hubungannya dengan media, ditangani oleh Ibu Lucy. Tugas dari Department Media Relations ini, adalah:
1. Menjalin hubungan baik dengan media serta memperluas networking media mulai dari Pemimpin Redaksi sampai dengan jurnalis, yaitu dengan
2. Membuat materi komunikasi, yaitu diantaranya Press Release, Fact Sheet yang akan dipublikasikan ke media massa.
3. Mengadakan event yang melibatkan para jurnalis, yang bisa membangun hubungan baik antara Indofood dengan jurnalis.
4. Mempublikasikan berita atau informasi perusahaan ke media melalui konferensi pers, press briefing serta pengiriman news release.
5. Melakukan monitoring pemberitaan media massa mengenai perusahaan, baik media cetak maupun media elektronik. Contoh dari monitoring yaitu media monitoring.
Department Internal Communication ini dipegang oleh Pak Akmar Afandi. Pekerjaan yang dilakukan Pak Akmar sehari-harinya berhubungan dengan stakeholder internal. Tugas utama dari Department Internal Communication di Indofood adalah:
1. Building Relationship with Stakeholder. Stakeholder dalam konteks ini yaitu stakeholder internal, yaitu karyawan Indofood.
2. Maximizing Internal Communication. Untuk mengoptimalkan komunikasi internal di Indofood yaitu lewat sarana dan konten yang bisa menjangkau para karyawan.
4.2.3.3 Department Corporate Identity
Department Corporate Identity ini dipegang oleh Pak Yudi Rizky. Pekerjaan dari Pak Yudi yaitu yang berhubungan dengan identitas perusahaan. Tugas utama dari Pak Yudi adalah:
1. Mengkomunikasikan jati diri perusahaan.
2. Menjaga dan memperkuat reputasi perusahaan sebagai perusahaan Total Food Solution.
4.3 Hasil
4.3.1 Kegiatan Media Relations yang Dilakukan oleh PT Indofood Sukses Makmur Tbk
PT Indofood Sukses Makmur Tbk melalui Department Media Relations memiliki berbagai program yang sudah dipersiapkan untuk membangun dan mempertahankan hubungannya dengan media. Program tersebut dipersiapkan guna untuk menjaga tali silaturahmi yang terjalin antara pihak Indofood dengan media.
Kegiatan media relations yang dilakukan oleh Indofood, seperti yang dikemukakan oleh Sarah Silver, kegiatan media relations dibagi menjadi 2, yaitu dalam bentuk acara-acara media relations (event) dan dalam bentuk tulisan media relations (Darmastuti, 2012: 179). Penulis melihat kegiatan media relations yang dilakukan oleh Indofood tidak semua dijalankan seperti teori (Darmastuti, 2012:183) hanya beberapa di antaranya yang dijalankan oleh Indofood. Berikut ini adalah kegiatan yang dijalankan oleh Indofood dan juga yang berdasarkan dengan Darmastuti, yaitu:
1. Kegiatan Media Relations dalam Bentuk Tulisan di Indofood
a. Press Release
Bentuk tulisan media relations yang satu ini berisi berita mengenai kegiatan yang dilakukan oleh Indofood. Bentuk press release harus dibuat informatif agar media tertarik untuk memasukkan berita mengenai Indofood.
b. Penulisan Advertorial
Advertorial merupakan salah satu bentuk tulisan yang berisi promosi mengenai kegiatan yang dilakukan oleh Indofood, juga bertujuan untuk membangun jati dari dan citra dari Indofood.
c. Stand by Statement
Kegiatan media relations yang satu ini tidak termasuk dalam teori Sarah Silver, tetapi menjadi salah satu job desc dari department media relations. Yaitu dengan menyediakan pernyataan mengenai suatu krisis yang dialami, dengan menjelaskan kejadian yang terjadi. Serta dengan persetujuan dari PR Manager dan BOD.
d. Q&A
Kegiatan media relations yang satu ini juga tidak termasuk dalam teori yang dikemukakan Sarah Silver dalam buku Darmastuti. Q&A ini merupakan sederetan atau daftar pertanyaan-pertanyaan serta jawabannya yang dibuat oleh Department Media Relations, guna mengantisipasi pertanyaan dari media. Pertanyaan-pertanyaan ini yang diperkirakan akan ditanyakan oleh media.
e. Proposal Sponsorship
Kegiatan media relations ini merupakan bentuk dukungan dari Indofood untuk berpartisipasi dan turut serta pada kegiatan yang diadakan oleh media, seperti ulangtahun, fun bike, maupun acara-acara lain yang diadakan oleh media.
f. Data Base Media
Pembuatan data base media ini termasuk dalam salah satu job desc dari department media relations. Yaitu untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan media baik media cetak, elektronik maupun online. Data-data yang harus dikumpulkan yaitu seperti alamat kantor dan alamat redaksi dari media, oplah, target pembaca, target distribusi serta nama-nama pejabat dari media tersebut.
2. Kegiatan Media Relations dalam Bentuk Event di Indofood
a. Konferensi Pers (Press Conference)
Konferensi pers merupakan salah satu kegiatan yang dipilih oleh Indofood untuk mempublikasikan berita dan informasi mengenai perusahaan kepada media. Salah satu kegiatan konferensi pers yang dilakukan oleh Indofood yaitu pada saat diadakannya RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham). Konferensi pers pada saat RUPS yaitu untuk memberi kesempatan kepada media untuk bertanya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan rapat tersebut. Serta untuk mendapatkan pernyataan secara langsung dari BOD (Board of Director) Indofood dan mengkonfirmasi berita yang beredar mengenai Indofood.
b. Press Briefing
Press briefing yang dilakukan oleh Indofood seperti “mini” konferensi pers. Yaitu dengan melakukan briefing kepada sejumlah media mengenai kegiatan yang akan dilakukan oleh Indofood, seperti acara Indofood Festival. Press briefing ini bertujuan agar media meliput kegiatan dari Indofood.
c. Press Luncheon
Acara makan siang yang diadakan oleh Indofood dengan media. Dalam makan siang ini manajemen dari Indofood akan makan siang bersama dengan media, baik dengan pemimpin redakturnya, maupun dengan wartawan.
d. Press Calls
Kegiatan menelepon yang dilakukan oleh department media relations untuk mengundang, menyampaikan atau mengkonfimasi suatu informasi maupun untuk sekedar basa basi untuk menjaga tali silaturahmi.
4.3.2 Proses Kegiatan Media Relations
Dalam melaksanakan kegiatan media relations, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan agar kegiatannya dapat berjalan. Dalam sub bab ini penulis akan memaparkan proses kegiatan media relations yang dilakukan oleh Indofood, yaitu yang dibagi menjadi 2, yaitu kegiatan media relations dalam bentuk tulisan dan event.
1. Kegiatan media relations dalam bentuk tulisan di Indofood.
1. Press Release
Tahapan-tahapan dalam pembuatan press release, yaitu:
1) Melihat umbrella message, yang menjadi pesan besarnya
2) Dari umbrella message tersebut diturunkan menjadi beberapa key message. Biasanya dibuat sebanyak 3 key message. Agar pembahasan tidak terlalu luas.
3) Dari beberapa key message tersebut, dibuat menjadi point-point.
4) Dari point-point tersebut kemudia dirangkai menjadi press release.
5) Press release yang sudah jadi kemudian diserahkan kepada atasan untuk dilihat kembali dan dikoreksi hal-hal mana yang perlu dikurangi atau ditambah.
6) Setelah selesai dikoreksi, press release pun siap di release.
2. Penulisan Advertorial
Tahapan yang dilakukan untuk penulisan advertorial yaitu:
1) Dari PR Indofood memberikan key message dari kegiatan yang dijalankan Indofood yang perlu untuk pembuatan advertorial tersebut kepada media yang akan memuat advertorial tersebut. Biasanya dari media cetak.
2) Dari media yang bersangkutan akan menunjuk seseorang yang bertugas membuat advertorial untuk membuat advertorial dari kegiatan yang dijalankan Indofood berdasarkan key message yang diberikan. Juga berdasarkan
wawancara yang dilakukan oleh orang yang membuat advertorial tersebut dengan narasumber dari Indofood.
3) Setelah data terkumpul, media tersebut mulai membuat advertorial, dan setelah selesai draft dari advertorial tersebut dikirimkan kembali ke Indofood untuk dikoreksi.
4) Setelah dari pihak Indofood mengoreksi advertorial tersebut dan mengirimkannya kembali ke media yang membuatnya, media tersebut melakukan editing dari hasil koreksi, lalu dikirimkan kembali ke Indofood untuk menunggu approval.
5) Setelah advertorial sudah di approve, advertorial pun bisa di publish.
3. Stand by Statement
Tahapan dari stand by statement ini, yaitu misalnya Indofood mengalami sebuah krisis mengenai produk indomie baru yang diluncurkan ditemukan sesuatu yang janggal di dalam kemasannya. Department media relations akan mempelajari proses kejadiannya, mencari tahu mengapa hal tersebut bisa terjadi, mengkonfirmasi dengan bagian packaging dan mencari penjelasan yang tepat. Setelah mempelajari hal-hal tersebut, department media relations bisa membuat stand by statement yang nantinya bisa dikatakan kepada media, jikalau ada media yang menanyakan soal kejanggalan tersebut. Tetapi sebelum stand by statement tersebut digunakan untuk menanggapi media, harus ada persetujuan dari atasan, mengenai hal-hal apa saja yang perlu dan tidak perlu untuk dikatakan.
4. Q&A
Tahapan dari Q&A ini tidaklah rumit. Yang dilihat adalah jenis situasi yang dihadapi seperti apa, dari situlah department media relations membuat sederetan pertanyaan yang bisa menjadi kemungkinan akan ditanyakan oleh media, beserta jawabannya. Lalu menyerahkannya ke atasan untuk dilihat kembali apakah perlu ada yang ditambah atau dikurangi.
5. Proposal Sponsorship
Tahapan yang dilakukan oleh PR Indofood dalam membuat proposal sponsorship yang diajukan oleh media adalah:
1) Setelah menerima proposal yang dikirimkan oleh media bersangkutan yang berisi jenis kegiatan dan jenis sponsor yang diminta, department media relations melihat apakah acara ini memiliki manfaat untuk Indofood sendiri.
2) Jika acara tersebut bermanfaat untuk Indofood, department media relations akan membuat proposal review untuk atasan, untuk dilihat kembali apakah acara tersebut benar-benar memiliki manfaat bagi Indofood.
3) Setelah proposal review di approve, proposal tersebut dijalankan, yaitu dengan menghubungi pihak media yang mengadakan acara untuk mengkonfirmasi bahwa Indofood akan ikut serta dalam acara tersebut, dengan memberikan kontribusi dalam jenis apa. Jika kontribusinya dalam bentuk dana, department media relations akan meminta data yang dibutuhkan untuk memproses dana yang akan diberikan.
4) Setelah acara sudah dijalankan, dari pihak department media relations akan meminta bukti berupa foto dari bentuk kontribusi yang diberikan oleh Indofood, seperti pencantuman logo di spanduk.
6. Data Base Media
Beberapa tahapan yang dilakukan oleh PR Indofood dalam membuat data base media, yaitu:
1) Mengumpulkan daftar nama-nama media
2) Mencari tanggal berdiri, grup media, target pembaca, target distribusi, oplah, alamat kantor dan redaksi, serta nama dan jabatan dari media tersebut. Pencarian bisa dilakukan lewat internet.
3) Jika ada informasi yang belum didapat, menghubungi media yang bersangkutan untuk menanyakan informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini biasanya yang ditanyakan mengenai oplah, karena oplah dari media cetak setiap tahunnya berubah.
4) Menyerahkan hasil yang sudah didapat di bagian IT Indofood, untuk diproses dan dibuat data base untuk dimasukkan ke sistem.
2. Kegiatan Media Relations dalam Bentuk Event di Indofood.
1. Konferensi Pers (Press Conference)
Beberapa tahapan yang dilakukan oleh PR Indofood sehingga konferensi pers bisa terlaksana dengan baik dan lancar, yaitu:
1) Setelah merencanakan konferensi pers yang akan diselenggarakan dalam rangka acara apa, department media relations membuat proposal yang nantinya akan diajukan kepada BOD (Boards of Director)
2) Setelah proposal yang diajukan telah di approve, baru kegiatan bisa mulai dijalankan. Hal yang pertama dilakukan setelah proposal di approve yaitu membentuk tim yang ada di Divisi Corporate Communication.
3) Setelah membentuk tim, dilakukan brainstorming dan mapping untuk membicarakan media mana saja yang akan diundang, tempat dan tempat konferensi pers dilaksanakan serta konsumsi yang akan diberikan kepada media yang akan diundang, yang telah budget nya sudah diajukan di proposal.
4) Setelah melakukan brainstorming dan mapping media, hasil dari brainstorming itu mulai dijalankan. Seperti melakukan review tempat dan konsumsi yang akan diberikan kepada media.
5) Menyebarkan undangan kepada media, baik melalui kurir, bursa maupun email. Dalam undangan juga disertakan name tag untuk digunakan pada saat konferensi pers. Serta untuk menghindari media yang tidak memiliki
kepentingan atau yang tidak diundang. Pengiriman undangan biasanya dilakukan 1 minggu sebelum acara dilaksanakan.
6) Setelah penyebaran undangan dilakukan, mengkonfirmasi kembali kepada setiap media yang diundang, dengan melakukan media calls, yang juga berfungsi sebagai pengingat akan acara yang dilaksanakan.
7) Pada saat hari H, media yang datang akan diminta mengisi data diri sebagai absensi seperti nama media yang diwakilkan, nama, email, nomor handphone serta tanda tangan. Serta melakukan absensi, media akan diberikan snack dari Indofood, serta akan diminta kartu nama dari masing-masing jurnalis, untuk membangun tali silaturahmi ke depannya.
8) Setelah konferensi pers dilaksanakan, keesokan harinya department media relations akan melakukan media monitoring mengenai berita yang diliput oleh media. Department media relation juga akan melakukan monitoring kepada media-media yang datang saat konferensi pers.
9) Lalu melakukan review atas konferensi pers yang sudah terlaksana dengan tim dari divisi corporate communications.
2. Press Briefing
Tahapan yang dilakukan oleh Indofood sebelum press briefing sebenarnya hampir sama dengan konferensi pers, yaitu:
1) Membuat proposal yang akan diajukan kepada BOD (Board of Director) dan menunggu persetujuan dari BOD.
2) Setelah proposal yang diajukan sudah mendapat persetujuan, department media relations akan membentuk tim. Tim untuk press briefing ini biasanya tidak banyak, hanya sekitar 2-3 orang.
3) Tim kemudian melakukan survey tempat nantinya press briefing akan diselenggarakan.
4) Mengundang media untuk dapat menghadiri press briefing yang dilaksanakan. Memberitahukan tempat dan waktu diselenggarakannya press briefing.
5) Pada saat hari H press briefing dilakukan, media akan diberi pembekalan mengenai event yang akan dilakukan oleh Indofood, seperti tempat media berkumpul, serta tempat dimana media bisa meliput berita saat di lapangan.
6) Setelah event yang dilakukan oleh Indofood selesai dilakukan dan sudah diliput oleh para media, department media relation melakukan media monitoring besok harinya untuk melihat hasil liputan yang diliput media pada saat acara yang diselenggarakan Indofood.
7) Melakukan review dari acara yang sudah terselenggara.
3. Press Luncheon
Beberapa tahapan sebelum pelaksanaan press luncheon (makan siang dengan jurnalis), yaitu:
1) Mengumpulkan data mengenai tempat yang bisa diselenggarakannya press luncheon. Seperti mencari tau harga dari beberapa restaurant, serta penawaran-penawaran yang diberikan.
2) Mengajukan proposal kepada BOD (Board of Director) mengenai kegiatan makan siang dengan jurnalis yang akan diselenggarakan, penawaran harga dari restaurant, serta tempat penyelenggaraan dan souvenir yang akan diberikan ke jurnalis.
3) Setelah proposal di setujui baru kegiatan dilaksanakan, seperti booking tempat dan beli souvenir.
4) Membuat susunan acara secara menarik, agar acara makan siang bisa berlangsung dengan baik dan tidak membosankan.
5) Melakukan review setelah acara yang dilakukan.
4. Press Calls
Beberapa tahapan dalam melakukan press calls:
1) Mempersiapkan daftar media yang akan di telepon.
2) Menelepon ke media yang bersangkutan untuk melakukan konfirmasi atau menanyakan sesuatu yang dibutuhkan.
4.3.3 Kegiatan Media Relations yang Dilakukan Secara Rutin
Dalam sub bab ini, penulis akan menjabarkan kegiatan media relations apa saja yang dilakukan secara rutin oleh Indofood:
1. Kegiatan Rutin Media Relations dalam Bentuk Tulisan di Indofood 1. Pengiriman Press Release
Bentuk tulisan media relations yang satu ini berisi berita mengenai kegiatan yang dilakukan oleh Indofood. Bentuk press release harus dibuat informatif agar media tertarik untuk memasukkan berita mengenai Indofood.
2. Media Monitoring
Kegiatan ini tidak termasuk dalam buku Darmastuti, tetapi kegiatan ini merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh Department Media Relations setiap harinya, yaitu setiap pagi. Media monitoring berfungsi untuk memantau pemberitaan mengenai Indofood yang telah diliput ataupun dipublikasikan oleh media.
3. Proposal Sponsorship
Kegiatan media relations ini merupakan bentuk dukungan dari Indofood untuk berpartisipasi dan turut serta pada kegiatan yang diadakan oleh media, seperti ulangtahun, fun bike, maupun acara-acara lain yang diadakan oleh media. Kegiatan ini memang tidak terjadwal, karena kegiatan ini berdasarkan permintaan sponsor yang diminta oleh media kepada Indofood. Jadi kegiatan ini tidak bisa ditetapkan jadwalnya.
4. Data Base Media
Pembuatan data base media ini termasuk dalam salah satu job description dari department media relations. Yaitu untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan media baik media cetak, elektronik maupun online. Data-data yang harus dikumpulkan yaitu seperti alamat kantor dan alamat redaksi dari media, oplah, target pembaca, target distribusi serta nama-nama pejabat dari media tersebut. Pembuatan data base ini diperbaharui setiap tahunnya, melihat perubahan dan perkembangan dari data media masing-masing.
2. Kegiatan Media Relations dalam Bentuk Event di Indofood a. Konferensi Pers (Press Conference)
Konferensi pers merupakan salah satu kegiatan yang dipilih oleh Indofood untuk mempublikasikan berita dan informasi mengenai perusahaan kepada media. Salah satu kegiatan konferensi pers yang dilakukan oleh Indofood yaitu pada saat diadakannya RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham). Konferensi pers yang diadakan pada saat RUPS memberikan kesempatan kepada para media untuk bertanya secara langsung kepada BOD (Board of Directors) mengenai saham dari Indofood, baik perkembangannya maupun perencanaan ekspansi, dll. Konferensi pers yang diadakan secara rutin oleh Indofood yaitu dilaksanakan setiap tahun, begitu juga dengan IRN (Indofood Riset Nugraha) yang melakukan peluncuran diadakan juga konferensi pers, untuk penyebaran informasi mengenai peluncuran tersebut. IRN merupakan program pemberian bantuan dana untuk kegiatan penelitian di bidang
pangan, terutama berkaitan dengan peningkatan kualitas pangan, serta penganekaragaman pangan dalam rangka ketahanan pangan nasional. Setiap tahunnya, dipilih tema yang berbeda sesuai dengan situasi dan kondisi yang sedang terjadi dalam masyarakat. Bantuan diberikan kepada para mahasiswa S1 (strata- 1) yang sedang menyelesaikan skripsinya.
b. Press Briefing
Press briefing yang dilakukan oleh Indofood seperti “mini” konferensi pers. Yaitu dengan melakukan briefing kepada sejumlah media mengenai kegiatan yang akan dilakukan oleh Indofood, seperti acara Indofood Festival. Press briefing ini bertujuan agar media meliput kegiatan dari Indofood serta dapat mempublikasikannya kepada publik mengenai acara yang diadakan oleh Indofood ini.
c. Media Gathering
Media gathering merupakan kegiatan yang dilakukan oleh Indofood untuk menghasbiskan waktu bersama dengan media, berkumpul bersama untuk membangun dan mempererat tali silaturahmi antara Indofood dan media. Kegiatan media gathering yang dilakukan oleh Indofood yaitu Buka Puasa Bersama dengan Wartawan dan Cooking Class with Journalist.
Kegiatan buka puasa bersama wartawan ini dilakukan oleh Indofood setiap bulan puasa. Dalam buka puasa bersama wartawan ini, dihadiri oleh manajemen Indofood, untuk lebih mengenal lagi media-media mana saja yang sering dan pernah membantu publikasi Indofood.
Kegiatan cooking class with journalist ini berada di bawah pilar CSR Indofood, yaitu Strengthening Economic Value (Peningkatan Nilai Ekonomi).
Cooking Class with Journalist ini berada di scope yang lebih kecil dari kegiatan CSR yang diselenggarakan yaitu Pojok Selera. Pojok Selera ini merupakan kegiatan CSR yang diadakan untuk ibu-ibu mitra petani, ibu-ibu komunitas sekitar pabrik serta ibu-ibu yang di sekitar perkebunan. Sedangkan Cooking Class with Journalist ini target audience-nya lebih kecil, yaitu khusus jurnalis. Perbedaan yang lain juga antara Cooking Class with Media dan Pojok Selera selain dari target audience, yaitu Cooking Class with Media hanya dilaksanakan selama 1 hari dan Pojok Selera selama 3 hari. Alasan Cooking Class with Media hanya diselenggarakan selama 1 hari, karena jurnalis tidak memiliki banyak waktu, harus mencari berita dan dikejar-kejar oleh deadline. Alasan dibuatnya Cooking Class with Journalist ini yaitu agar para jurnalis bisa berwirausaha sendiri di bidang pangan.
d. Press Luncheon
Acara makan siang yang diadakan oleh Indofood dengan media. Dalam makan siang ini manajemen dari Indofood akan makan siang bersama dengan media, baik dengan pemimpin redakturnya, maupun dengan wartawan. Kegiatan makan siang ini sudah dijadwalkan setiap tahunnya oleh Department Media Relations. Dalam press luncheon ini Department Media Relations akan menyusun serangkaian acara agara press luncheon tidak membosankan dan media bisa betah serta santai berbincang dengan pihak manajemen Indofood.
e. Press Calls
Kegiatan menelepon yang dilakukan oleh department media relations untuk mengundang, menyampaikan atau mengkonfimasi suatu informasi maupun untuk sekedar basa basi untuk menjaga tali silaturahmi. Kegiatan menelepon media ini tidak terjadwal seperti kegiatan-kegiatan lainnya, tapi kegiatan menelepon ini merupakan kegiatan pendukung untuk kegiatan lainnya seperti konferensi pers. Untuk kegiatan konferensi pers setelah menyebarkan undangan, Department Media Relations akan menelepon media untuk memastikan apakah undangan sudah diterima atau belum.
4.4 Pembahasan
4.4.1 Strategi PT Indofood Sukses Makmur Tbk lewat Kegiatan Media Relations
Penulis melakukan penyesuaian teori Jefkins dalam Darmastuti (2012: 156) dengan praktik kegiatan media relations baik dalam bentuk tulisan maupun event yang dilakukan oleh Indofood, yaitu:
1. By serving the media. Penulis melihat pihak Indofood cepat dalam menanggapi informasi-informasi yang dibutuhkan oleh media, yang berhubungan dengan Indofood. Serta bersedia meluangkan waktu untuk menanggapi media.
2. By establishing a reputations for reliability. Strategi yang dilakukan oleh Indofood dalam upayanya menegakkan reputasi Indofood jika sedang dalam krisis yaitu dengan menyediakan stand by statement serta Q&A, untuk mengantisipasi pertanyaan-pertanyaan media mengenai suatu peristiwa.
3. By supplying good copy. Dalam strategi ini Indofood mengolah naskah informasi dengan baik, yakni dengan mengirimkan news release yang nanti beritanya bisa dimuat oleh masing-masing media, baik media cetak, elektronik ataupun online, sesuai dengan “selera” media. Selain itu juga, strategi ini juga dilakukan oleh Indofood saat mengalami krisis, seperti adanya surat pembaca yang mengeluh mengenai kinerja atau salah satu produk Indofood, pada saat itu department media relations yang melakukan media monitoring setiap paginya akan merespon surat pembaca tersebut dan memberitahukannya kepada PR Manager sebelum respon tersebut di publish.
4. By cooperations in providing material. PR Indofood dalam halnya menghadapi krisis yang terjadi, telah menyiapkan stand by statement, yaitu pernyataan yang nanti akan diberikan kepada media mengenai suatu masalah yang dihadapi, sesuai dengan persetujuan dari atasan.
5. By providing verification facilities. Ketika mengadakan kegiatan yang melibatkan media, seperti press conference untuk RUPS yang diadakan di lantai PH Indofood Tower, Indofood memberikan tempat menunggu yang dilengkapi dengan wi-fi dan televisi, serta snack yang diberikan saat mengisi absen, untuk membuat media nyaman.
6. By building personal relationship with the media. Cara Indofood membangun hubungan khusus dengan media, yaitu dengan kegiatan yang dilakukan secara rutin yaitu cooking class with journalist dan buka puasa bersama dengan wartawan. Kedua kegiatan ini sudah diprogramkan oleh Indofood untuk
dilakukan secara rutin untuk memeperat tali silaturahmi antar Indofood dan media.
4.4.2 Model Harmonious Mutualisme Relationship
Penulis menyesuaikan teori oleh Grunig dalam buku Darmastuti (2012: 167) yaitu Model Harmonious Mutualisme Relationship. Penulis melihat model hubungan yang dijalin antara Indofood dan media merupakan model hubungan persahabatan yaitu yang saling mempercayai dan saling membantu. Karena dilihat dari ciri-ciri hubungan yang terjadi dalam Model Harmonious Mutualisme Relationship, yaitu:
a. Informal. Penulis melihat karena eratnya hubungan yang terjalin antara Indofood dengan media, sehingga dalam kegiatan media relations seperti media briefing, undangan dikirimkan melalui email atau di telepon ke masing-masing jurnalis. Begitu juga sebaliknya jika salah satu media ingin menghadiri dan meliput kegiatan media relations yang dilakukan Indofood seperti konferensi pers, media tersebut bisa memintanya lewat sms atau telepon ke Ibu Lucy Department Media Relations. Hubungan informal yang terjalin ini tidak juga mengurangi profesionalitas dari kedua pihak, tetapi tetap dijaga, agar hubungan yang terjalin ke depannya bisa berjalan dengan lebih baik.
b. Kekeluargaan. Indofood mempertahankan hubungan kekeluargaan dan tali silaturahminya dengan media, seperti dengan mengadakan media gathering 2 kali sekali dalam setahun. Dan media gathering ini merupakan kegiatan rutin dari Indofood yang diselenggarakan tiap tahunnya untuk terus memupuk rasa
kekeluargaan antar Indofood dan media. Kegiatan media gathering ini sudah merupakan program kerja tahunan oleh department media relations.
c. Kerja. Dalam point ini Indofood memberitahukan kepada media bahwa Indofood akan menyelenggarakan acara, seperti Indomie Jakarta Community Carnival yang diselenggarakan di Plaza Tenggara Senayan, Gelora Bung Karno pada hari Minggu 28 April 2013. Media bisa mendapatkan berita melalui acara tersebut, dan untuk Indofood mendapat publikasi dari acara tersebut.
