ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI
HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
PADA CV KARYA SELARAS (KS)
Stephanie Junita Maramis
Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, IndonesiaAndy Effendi, S.Kom., MMSI
Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, IndonesiaHery Gunawan, Drs, MM
Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, IndonesiaABSTRAK
Human Resources Management merupakan suatu perencanaan dan pengorganisasian dalam menggerakkan dan mengawasi atas pengembangan dan pemeliharan sumber daya manusia untuk pencapaian tujuan organisasi perusahaan. CV Karya Selaras merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, dimana CV Karya Selaras menyediakan jasa SPG (Sales Promotion Girl). SPG merupakan salah satu unit kerja yang mempunyai tugas utama yakni memastikan display barang tertata dengan rapi dan baik menurut standar perusahaan. Tujuan penulisan skripsi ini ialah untuk menganalisis sistem informasi Human Resources Management yang sedang berjalan pada CV Karya Selaras saat ini, dan menemukan beberapa kelemahan dari sistem informasi tersebut, serta memberikan usulan prosedur bisnis dan sistem yang baru terkait dengan Human Resources Management yang dapat mengatasi masalah yang ada dalam perusahaan. Metode penulisan yang digunakan ialah dengan studi lapangan seperti pengamatan (internship), wawancara dengan orang yang bersangkutan di perusahaan tersebut, dokumentasi bukti real, dan studi kepustakaan dengan mencari dan mengumpulkan referensi dari buku, jurnal, artikel dan sumber informasi lainnya. Metode perancangan analisis yang digunakan ialah dengan menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process menurut Satzinger et al. Hasil yang dicapai ialah menciptakan prosedur bisnis dan aplikasi sistem informasi Human Resources Management yang baru, guna meminimalisir masalah yang terjadi. Simpulannya ialah sistem informasi Human Resources Management menjadi reliable, mudah digunakan, dan real time karena sistem tersebut mengintegrasikan seluruh data yang saling berkaitan satu sama lain, sehingga aktivitas Human Resources menjadi lebih efektif dan efisien. (SJM)
Kata Kunci: Analisis, Perancangan, Object-Oriented, Sistem, Informasi, Sistem Informasi, Human Resources Management
ABSTRACT
Human Resources Management is a planning and organizing in moving and overseeing the development and caring of human resources for the achievement of the organizational goals of the company. CV Karya Selaras is a company engaged in the service sector, which provides SPG’s services (Sales Promotion Girl). SPG is one unit that has primary responsibility to make
sure the display items neatly arranged and well according to company’s standards. The purpose of this thesis is to analyze the Human Resources Management information systems are running on the CV Karya Selaras work today, and found several weaknesses of the information systems and provide new business procedures and systems related to Human Resources Management that can overcome the existing problems within the company. The method used is to study such field observations (internship), interviews with the concerned person in the company, the real proof of documentation, and library research to search for and collect references from books, journals, articles and other resources. Analytical design method used is by using Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process by Satzinger et al. The result achieved is the new creation of business procedures and Human Resources Management information systems based on systems, in order to minimize the problems that occur. The conclusion is that the Human Resources Management of information systems to be reliable, easy to use, and real time because the system integrates all the data related to each other, so that the activities of the Human Resources become more effective and efficient.
Keywords: Analysis, Design, Object-Oriented, System, Information, Information Systems, Human Resources Management
1.
Pendahuluan
Sumber daya manusia dalam perusahaan merupakan aset terpenting bagi perusahaan, dikarenakan mereka yang nantinya akan memberdayakan sumber daya lain guna menjalankan kegiatan operasional perusahaan demi pencapaian tujuan. Maka dari itu, perusahaan perlu melakukan perekrutan karyawan yang berkompeten dan yang sesuai dengan kriteria kebutuhan karyawan. Di samping itu, perusahaan juga mempunyai kewajiban untuk menjamin kesejahteraan karyawan dengan menunjukkan loyalitasnya dengan memberikan kompensasi dan tunjangan kepada karyawannya, sehingga karyawan termotivasi untuk dapat bekerja lebih efektif dan efisien dalam meningkatkan produktivitas dalam bekerja dan dapat membantu perusahaan dalam pencapaian tujuan. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan suatu sistem yang dapat menangani masalah yang terjadi terkait dengan sumber daya manusia. Hal ini juga diungkapkan oleh Jenny M. Hoobler, (2004, p671) yang menyatakan bahwa untuk mempermudah proses kepegawaian, mulai dari perekrutan karyawan, pelatihan, penggajian (kompensasi dan tunjangan) kepada karyawan hingga pemberhentian kerja, diperlukan sistem informasi human resources yang handal untuk mengatasi masalah yang terjadi terkait dengan sumber daya manusia. Selain itu, keseluruhan proses terkait dengan sumber daya manusia juga dapat dilakukan dengan berbantuan sistem, agar data yang telah diproses dan diolah dapat terintegrasikan satu sama dengan yang lain, dan dapat disimpan dalam sistem untuk mempermudah pencarian data tertentu.
Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari sumber daya yang ada yaitu orang – orang,
hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, memproses,
mengelola informasi, serta menyebarkannya dalam organisasi. Hal ini juga dikemukakan oleh Ralph D., (2008, p64) yang menyatakan bahwa “Information systems as a subset of work systems in which
people and/or machines perform processes and activities to produces products and/or services for internal or external customers.” Sedangkan manajemen sumber daya manusia (human resources management) merupakan ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan dan pemeliharaan sumber
daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu. Elizabeth Kennedy (2004, p12) juga menyatakan pendapatnya mengenai human resources
“It just isn’t a matter of attendance and payroll changes. It’s taking care of the employess and taking care of the business that affects the employess.” Sistem informasi human resources management diperlukan untuk dapat meminimalisir kelemahan atas sistem yang sedang berjalan
sekarang ini. Beberapa masalah yang dimaksudkan ialah beberapa proses bisnis yang sedang berjalan saat ini masih dilakukan dengan manual, seperti halnya untuk proses absensi yang masih dilakukan dengan menggunakan kartu check-clock, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk proses pengecekan dan pemasukan data absen ke dalam Microsoft Excel. Kemudian terkait dengan proses penggajian, dimana terjadi penundaan dalam pembayaran gaji ke karyawan secara on-time, dikarenakan proses sinkronisasi database karyawan yang berjalan tidak baik dan tidak dapat dihandalkan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem informasi human resources management, maka
akan membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien demi pencapaian tujuan.
2.
Metode Penulisan
Perancangan sistem informasi human resources management untuk CV Karya Selaras dilakukan dengan melakukan beberapa langkah dan metode. Diawali dengan studi kepustakaan yang dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan referensi, merangkum, mencatat, dan mempelajari data serta informasi yang relevan terhadap buku-buku ilmiah, majalah, jurnal, artikel serta sumber lain yang berkaitan dengan topik sistem informasi human resources management. Setelah itu dilakukan dengan studi lapangan, dimana studi lapangan terbagi atas tiga (3) cara, yakni yang pertama dengan melakukan observasi, dimana dilakukan dengan kerja magang pada CV Karya Selaras untuk menemukan masalah-masalah yang terjadi dalam perusahaan. Yang kedua, dengan melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dengan human resources management untuk mengetahui kelemahan dari sistem yang berjalan saat ini. Yang ketiga, dokumentasi dengan menelusuri bukti-bukti serta dokumen-dokumen yang terkait dengan kegiatan Human Resource CV Karya Selaras. Kemudian dilakukan analisis sistem, yang menghasilkan prosedur bisnis yang baru, dan merancang sistem informasi human resources management yang baru dengan menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process menurut Satzinger. Sebagai hasil dari analisis sistem kemudian dibuat rancangan aplikasi dengan menggunakan software
Microsoft Visual Studio (VB.NET) 2010 dan Microsoft SQL Server 2008.
3.
Hasil dan Bahasan
3.1 Analisis Sistem Berjalan
Dengan melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada CV Karya Selaras, ditemukan beberapa kelemahan yang terjadi, antara lain sebagai berikut:
1. Proses sinkronisasi database karyawan CV Karya Selaras yang dimiliki oleh PT SMART Tbk dan CV Karya Selaras tidak berjalan dengan baik, hal ini mengakibatkan database karyawan CV Karya Selaras yang dimiliki oleh kedua perusahaan tidak sama, sehingga CV Karya Selaras mengalami penundaan pembayaran gaji bagi semua karyawan dikarenakan adanya karyawan baru yang tidak terbaharui datanya.
2. Terkait dengan masalah absensi karyawan, dimana para Leader/Coordinator harus mengecek satu persatu absensi karyawan, dikarenakan absensi karyawan masih dilakukan secara manual, dimana data absensi akan dimasukkan ke dalam Microsoft Excel, dan ini membutuhkan waktu yang lama sehingga akan memperlambat perhitungan absensi atas kehadiran dan ketidakhadiran karyawan dan pembayaran gaji kepada karyawan.
3. Kebanyakan proses bisnis yang berjalan pada CV Karya Selaras masih manual, dan belum terhubung dengan sistem. Seperti pada proses absensi, yang data absensinya tidak terhubung sistem, masih menggunakan mesin check-clock, dan pengecekan absensi masih dilakukan manual. Kemudian proses pelatihan, data perkembangan karyawan tidak dimasukkan ke dalam sistem, sehingga ketika ingin mengetahui karyawan tersebut telah mendapatkan pelatihan apa saja, maka proses pencarian data pelatihan karyawan dalam lemari arsip akan menghabiskan banyak waktu. Sama halnya dengan proses cuti, surat permohonan cuti masih disimpan dalam lemari arsip, dan tidak terhubung dengan sistem, sehingga ketika Leader/Coordinator ingin menghitung hari kerja karyawan, masih harus menghitung berapa hari karyawan mengambil cuti dalam sebulan.
4. Proses pelatihan karyawan terkait dengan perkembangan sikap, kemampuan dan kecakapannya dalam bekerja masih tergolong baru dan perusahaan tidak dapat mengetahui perkembangan karyawannya, dikarenakan tidak adanya proses evaluasi lanjutan yang dilakukan oleh Leader/Coordinator. Leader/Coordinator hanya mengetahui hasil kerja karyawan berdasarkan output-nya, bukan melihat dari proses perkembangan karyawan tersebut apakah berkembang kea rah yang lebih baik atau sebaliknya.
5. Proses penilaian yang tidak dilanjutkan dengan proses evaluasi, sehingga perusahaan tidak dapat mengetahui prestasi karyawan, dan seberapa besar kontribusi karyawan untuk ikut berperan dalam memajukan perusahaan.
6. Laporan absensi bulanan, dan surat permohonan cuti yang dihasilkan masih manual, berupa ketikan dan print, kemudian dimasukkan dalam lemari arsip. Sehingga ketika
ingin mencari arsip untuk bulan-bulan sebelumnya menjadi kewalahan, dikarenakan harus mencari satu per satu arsip tersebut.
Prosedur bisnis yang sedang berjalan pada CV Karya Selaras, yakni: 1. Proses Perekrutan
3. Proses Cuti
Proses Penggajian (pada PT SMART Tbk)
3.2 Usulan Pemecahan Masalah
Beberapa usulan yang dapat dijadikan pertimbangan bagi perusahaan agar perusahaan dapat menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam perusahaan, yakni antara lain sebagai berikut:
1. Usulan prosedur bisnis dan sistem informasi Human Resources Management yang baru untuk dapat menggantikan proses bisnis yang masih berjalan secara manual, mulai dari perekrutan calon karyawan, seleksi calon karyawan, penempatan calon karyawan, pelatihan karyawan, absensi karyawan, proses pengajuan cuti, penilaian prestasi dan kinerja karyawan, hingga pembayaran gaji karyawan.
2. Proses bisnis yang berjalan pada CV Karya Selaras semuanya akan berbasiskan sistem, dimana dokumen-dokumen yang ada akan dimasukkan ke dalam sistem, untuk mempermudahkan pencarian data tertentu. Dan tak hanya itu para karyawan pun, dapat mengakses atau memperbaharui data tertentu dengan mudahnya, bergantung pada hak otoritas karyawan.
3. Absensi setiap karyawan akan dimasukkan ke dalam sistem, tidak berupa mesin
check-clock lagi, sehingga akan mempercepat proses pengecekan absensi dari kantor. Dan ini
akan membantu proses perhitungan pembayaran gaji setiap karyawan.
4. Terkait sistem penggajian, maka CV Karya Selaras akan mempunyai sistem penggajian terpisah dengan PT SMART Tbk, untuk menghilangkan dan menggantikan proses sinkronisasi database karyawan antar kedua perusahaan untuk meminimalisir penundaan pembayaran gaji karyawan kepada seluruh karyawan, sehingga karyawan dapat menerima gaji sesuai tanggal yang disepakati antara karyawan dan perusahaan.
5. Proses pelatihan dan penilaian kinerja karyawan akan dilanjutkan dengan proses evaluasi, agar perusahaan mengetahui perkembangan masing-masing karyawannya, dan tidak berpusat pada hasilnya saja, tetapi diimbangi dengan melihat proses dari para karyawannya sendiri.
6. Dokumentasi yang dulunya masih berupa manual, akan dimasukkan dan disimpan oleh sistem. Dengan kata lain, dokumentasi tersebut disimpan dalam sistem yang nantinya diimplementasikan oleh perusahaan, agar pencarian data tertentu dapat dibantu oleh sistem untuk menghemat waktu yang ada. Laporan-laporan yang terdapat dalam sistem, dapat dicetak untuk menjadi pegangan bagi perusahaan.
7. Dalam sistem, terdapat otoritas hak akses. Misalnya untuk perhitungan gaji, hak akses hanya akan diberikan kepada Divisi Keuangan dan Divisi Akuntansi, sehingga data keuangan menjadi lebih aman.
3.3 Perancangan Sistem Informasi Human Resources Management
Setelah melakukan analisis pada sistem yang sedang berjalan pada CV Karya Selaras, kemudian memberikan usulan pemecahan masalah, maka dapat dirancang sistem yang baru yang dapat diterapkan oleh perusahaan guna menyelesaikan masalah yang terjadi dalam perusahaan. Usulan yang diusulkan berupa usulan prosedur bisnis yang baru, yang nantinya akan dirancang melalui fitur-fitur yang ada pada aplikasi guna membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien.
Prosedur bisnis baru yang diusulkan, antara lain sebagai berikut: 1. Proses Perekrutan
2. Proses Penempatan
4. Proses Pelatihan
6. Proses Penilaian
7. Proses Penggajian
Form Slip Gaji
4.
Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
Berdasarkan analisis dan hasil perancangan Sistem Informasi Human Resources
Management yang telah diusulkan untuk CV Karya Selaras, maka dapat ditarik simpulan
antara lain sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Human Resources Management yang dirancang ini memiliki pembatasan hak akses untuk setiap pengguna sistemnya, agar dapat menunjang pengendalian internal perusahaan nantinya, dan untuk mencegah pihak-pihak yang tidak berkepentingan mengakses data yang berada pada sistem.
2. Sistem absensi CV Karya Selaras menjadi dapat dihandalkan, karena sistem akan memperbaharui absensi, dan cuti karyawan setiap kali karyawan melakukan cuti. Jadi ketika karyawan ingin mengambil cuti, maka karyawan harus mengisi form permohonan cuti, yang kemudian harus disetujui oleh Leader. Dimana form permohonan cuti tersebut, langsung terhubung dengan sistem absensi, sehingga permasalahan penundaan dan pengecekan kehadiran karyawan dapat diminimalisir.
3. Perhitungan gaji, insentif, tunjangan, dan uang lembur menjadi lebih mudah karena telah dirancang sistem penggajian yang terpisah dengan PT Smart Tbk, sehingga minim terjadinya kesalahan perhitungan dan pembayaran gaji.
4. Sistem Informasi Human Resources Management yang dirancang ini dapat menghasilkan berbagai laporan tambahan selain laporan yang telah ada sebelumnya, seperti laporan evaluasi pelatihan dan laporan evaluasi penilaian prestasi karyawan. Dan sistem ini dapat menyimpan dokumentasi yang dihasilkan untuk mempermudah pencarian data tertentu. 5. Sistem Informasi Human Resources Management yang dirancang ini juga dapat
menghasilkan data yang reliable dan real time karena sistem ini mengintegrasikan keseluruhan data yang berkaitan dengan absensi dan penggajian karyawan, sehingga aktivitas tersebut menjadi lebih efektif dan efisien.
4.2 Saran
Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem selanjutnya antara lain sebagai berikut:
1. Disarankan perusahaan dapat melakukan pengembangan maintenance atas Sistem Informasi Human Resources Management yang dirancang ini, dikarenakan sistem ini dirancang sangat sederhana.
2. Disarankan perusahaan memberikan pelatihan kepada karyawan bagaimana cara menggunakan Sistem Informasi Human Resources Management yang baru sebelum mengaplikasikan sistem tersebut agar karyawan dapat dengan mudah menggunakan sistem yang telah dirancang ini.
3. Disarankan perusahaan dapat melakukan evaluasi berkala atas sistem yang telah dirancang ini untuk dapat memperbaharui seandainya dibutuhkan perubahan seiring dengan perkembangan yang ada, dan untuk menilai kinerja sistem secara keseluruhan, seperti memperbaharui PPh 21 untuk Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) yang bisa berubah.
4. Disarankan perusahaan melakukan Disarankan perusahaan melakukan Disaster Recovery
Plan (DRP) yang konsisten dan dapat dihandalkan jikalau sewaktu-waktu terjadi bencana
yang tak diinginkan.
REFERENSI
Aprianto, Brian & Fonny Arisandy J. (2013). Pedoman Lengkap Profesional SDM Indonesia. Penerbit PPM, Jakarta
Bachrun, Saifuddin. (2012). Desain Pengupahan untuk Hubungan Industrial dalam Praktik. Penerbit PPM, Jakarta
Gelinas, U. J., & Dull, R. B. (2008). Accounting Information System. (7th edition) Canada: Thomson South-Western.
Hasibuan, Malayu. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara, Jakarta
Hoobler, Jenny and Johnson, Nancy. “An Analysis of Current Human Resource Management
Publications”. Personnel Review. Vol. 33, No. 6 November 2004, Pg 665 – 676.
Kennedy, Elizabeth. (2004). “Bridging the Gap Between Company and Employees: HUMAN
RESOURCES MANAGEMENT,” Women in Business, 56(3), 10-15.
King, Paul W. (2009). Climbing Maslow’s Pyramid. Troubador Publishing, UK
Krishnan, Ramayya., Peters, James, Rema P., David Kaplan. (2005). “On Data Reliability Assessment in
Accounting Information Systems,” Information Systems Research, 16(3), 307-328.
Mathis, Robert L. and Jackson, John H. (2006). Human Resource Management. Salemba Empat, Jakarta
Noerlina. (2010, Mei 22). RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENAGIHAN PASIEN RUMAH SAKIT. Seminar Nasional Informatika 2010 (semnasIF 2010) UPN “Veteran”
Prof. Dr. H. Veithzal Rivai, M.B.A., dan Ella Jauvani S., S.Psi., M.Sc. (2009). Manajemen Sumber Daya
Manusia Untuk Perusahaan. PT RajaGrafindo Persada, Jakarta
Prof. Dr. Mardiasmo, MBA., Ak. (2008). Perpajakan. C.V Andi Offset, Yogyakarta O’Brien, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.
Rama, Dasaratha V, Jones, Frederick L. (2006). Accounting Information Systems : South-Western Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J. (2006). Accounting information system, (10th
Ed.). Prentice Hall, New Jersey
Salehi, Mahdi., Vahab R., Abdolkarim Mogadam. (2010). “Usefulness of Accounting Information System
in Emerging Economy: Empirical Evidence of Iran,” International Journal of Economics and
Finance, 2(2), 186-195.
Satzinger, Robert B. Jackson, Stephen D. Burd. (2005). Object-Oriented Analysis & Design: United States of America
Satzinger, Robert B. Jackson, Stephen D. Burd. (2009). Systems Analysis and Design in a Changing
World, Fifth Edition: Course Technology, Boston.
Ulric J., Richard B., Gelinas. (2009). Accounting Information System, 8e. Canada : South-Western.
Umar, Hussein. (2004). Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi. PT. SUN, Jakarta
Umar, Hussein. (2008). Desain Penelitian MSDM dan Perilaku Karyawan. PT.Raja Grafindo 105 Persada, Jakarta
Wahono, Sugeng. (2012). Mengurus Pajak Itu Mudah. PT Elex Media Komputindo Kompas Gramedia, Jakarta
Warren, C.S., Reeve, J.M., Fess, P.E. (2008). Accounting, 23th ed. Canada : South- Western.
Westfall, Ralph D. (2008). “An Employment-Oriendted Definition of the Information Systems Field: An
Educator’s View,” Journal of Information Systems Education, 23(1), 63-70.
Yuniarsih, Tjutju dan Dr.Suwatno. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia: Teori,
Aplikasi dan Isu Penelitian. Alfabeta, Bandung.
Riwayat Penulis
Stephanie Junita Maramis lahir di kota Makassar pada tanggal 29 Juni 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang studi Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2013.
