ANALISA PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI KESISWAAN BERBASIS DESKTOP PADA SMK NEGERI 1 PANGKALANBARU

(1)

ANALISA PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI KESISWAAN BERBASIS DESKTOP

PADA SMK NEGERI 1 PANGKALANBARU

Dedek Prasetya Kusmana

Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend.Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel

Email : prasetya2207@gail

Abstrak

SMK N 1 Pangkalanbaru is The first public vocational high school in Pangkalanbaru, Bangka Tengah. This school teaching and learning activities with national standards.Student Administration processes at SMK N 1 Pangkalanbaru begins with all student-related transactions are recorded manually. Therefore, frequent errors in recording student data, administrative delays often disrupt the discipline of students who apply, and the absence of a computerized system that contains the administrative records of students becomes slow.To find out the problem, we need a computerized administration system is very suitable for students who support the advancement and development of the school. So as to overcome the problems or constraints on systems running today. By leveraging this proposed computerized system is good and true, the possibility of control of the administrative process young students.

.

Kata Kunci :

SMK Negeri 1 Pangkalanbaru,Students Administration system,Processing.

1. Pendahuluan

Di zaman teknologi informasi sekarang ini ada dua kata yang tidak bisa terpisahkan yaitu efektif dan efisien. Dua hal tersebut adalah hal yang mutlak harus dipenuhi agar tercipta suatu proses bisnis yang baik serta. Proses bisnis tidak hanya dilakukan dalam perusahaan saja, melainkan sudah merambah ke pemerintahan tepatnya instansi-instansi terutama dalam bidang pendidikan khususnya. Maka dari itu banyak perusahaan dan instansi terkait berlomba-lomba untuk membangun sebuah sistem yang dapat berjalan atau beroperasi secara komputerisasi agar dapat menghasilkan sebuah proses bisnis yang terkontrol dengan baik.

Pembangunan tersebut dilakukan dalam berbagai aspek kepemerintahan terutama dalam pendidikan yaitu pada sekolah umum (SD, SMP, SMA) maupun jurusan (SMK)

yang memiliki perhatian yang intensif dari kalangan para pemerintah.

SMK N 1 Pangkalan Baru adalah sekolah menengah kejuruan yang berstatus Negeri di Pangkalan Baru Kabupaten Bangka Tengah di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Pada awal-awal berdirinya SMK N 1 Pangkalan Baru adalah sebuah sekolah yang hanya memiliki jumlah siswa yang sedikit ,namun seiring berjalannya waktu, jumlah siswa dari tahun ke tahun selalu mengalami peningkatan dan jumlah siswa yang mencapai ratusan, tenaga pengajar dan staf karyawan di SMK N 1 Pangkalan Baru ini juga tidak sedikit. Dengan banyaknya jumlah siswa di SMK N 1 Pangkalan Baru ini membuat para staf Tata Usaha kesulitan dalam melakukan pengolahan data siswa maupun data administrasi dari instansi pendidikan tersebut.

Dengan semakin banyaknya data siswa yang ada akan

(2)

membuat bagian administrasi sekolah mengalami kesulitan dan kerterlambatan dalam melaksanakan tugas-tugasnya, seperti penyusunan nilai ujian siswa, Pembayaran SPP dan lain sebagainya.

2. Tinjauan Pustaka 2.1 Konsep Dasar Sistem

Dalam buku Tata Sutabri (2012 : 6), Menurut Gordon B.

Davis dalam bukunya menyatakan bahwa “ Sistem bisa berupa abstrak atau fisik ”, dimana sistem yng abstrak adalah susunan gagasan-gagasan atau konsepsi yang teratur yang saling bergantung. Misalnya, sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasantentang tuhan, manusia, dan lain sebagainya. Sedangkan sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang berkerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Tata Sutabri (2012 : 38), “ Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu “.

2.2 Unified Modelling Language (UML)

Menurut Nugroho (2010 : 6), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek ) ”.

Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan - permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis objek (Object Oriented Programming)

2.3 Analisa Berorientasi Objek

Pengertian Object-Oriented Analysis menurut A. Suhendar dan hariman G. (2002: 11) adalah sebagai berikut :

“ Object-Oriented Analysis adalah metode analisis yang memeriksa requrement ( syarat / keperluan yang harus dipenuhi oleh suatu sistem ) dari sudut padang kelas-kelas dan objek-objek yang ditemui dalam ruang lingkup permasalahan.”

Metodologi adalah cara sistematis untuk mengajarkan pekerjaan analisis dan desain. Demikian pula didefinisikan oleh seorang penulis sebagai berikut :

“ Metodologi Berorientasi Objek adalah metode penyelesaian masalah dengan menggunakan pendekatan berorientasi objek ”. (A. Suhendar dan Hariman G., 2002 : 18 )

2.4 Perancangan Berorientasi Objek

Perancangan berorientasi objek adalah strategi perancangan di mana perancang sistem memikirkan ‘benda’ dan bukan operasi atau fungsi. Sistem yang berjalan terdiri dari objek- objek yang berinteraksi yang mempertahankan status lokal mereka sendiri dan menyediakan operasi bagi informasi status tersebut. Proses perancangan berorientasi objek melibatkan perancangan kelas objek dan hubungan antara kelas-kelas ini

2.5 Pengertian Manajemen Proyek

Menurut H. Kerzner, “Manajemen Proyek adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh lagi manajemen proyek menggunakan pendekatan hirarki vertikal dan horizontal”.

2.6 Teori Pendukung Akademik

Sistem informasi Administrasi Siswa adalah suatu system informasi yang terpadu yang merupakan kegiatan yang sangat penting dilembaga pendidikan dan ini merupakan kegiatan yang rutin terjadi disekolah-sekolah. Dimana setiap skala waktu siswa dapat mengurus administrasi terutama surat menyurat dengan ketentuan-ketentuan yang telah disepakati oleh pihak sekolah.

2.7 Teori Visual Basic 2008 (vb.net)

Menurut ketut, 2010 : 1, “Visual Basic. Net 2008 adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah- perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas –tugas tertentu.Visual Basic.Net 2008 merupakan salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows”.

(3)

3. Metodologi Penelitian

Menentukan metode penelitian ini memiliki arti dalam suatu kegiatan penelitian. Sejalan dengan itu bahwa dalam suatu penelitian harus menggunakan metode yang valid dan terukur. Dengan metode penelitian ini akan memandu seorang peneliti mengenai urutan-urutan bagaimana penelitian ini dilakukan. Berdasarkan uraian-uraian diatas, dijelaskan bahwa metode merupakan suatu cara untuk memahami alur-alur yang ditempuh dalam penelitian dan didasarkan pada tujuan yang hendak dicapai pada suatu penelitian. Berikut ini metode yang digunakan :

3.1 Metodologi Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam proses penelitian ini. Berikut ini adalah metode pengumpulan data yang dipakai dalam proses mengumpulan data :

a. Metode Observasi (Pengamatan Lapangan)

Pengumpulan data yang dilakukan untuk mencari metode yang tepat dan efisien dalam mencari referensi tentang sistem informasi akademik dengan tinjauan dokumen dan studi kepustakaan yang berkaitan dengan masalah ini.

b. Metode Interview (Wawancara)

Pada kegiatan ini diajukan pertanyaan lisan serta tulisan dalam usaha untuk melengkapi data – data yang akan diperoleh serta untuk mengetahui masalah yang terkait dalam proses sistem informasi akademik sekolah SMK Negeri 1 Pangkalanbaru.

c. Metode Kepustakaan

Penulisan dalam penyusunan skripsi ini juga menggunakan metode kepustakaan dimana metode kepustakaan bertujuan untuk mencari literature, mencari informasi dari guru akademik dan data – data tersedia.

3.2 Metodologi Analisa SIstem

Berdasarkan data – data yang diperoleh dari kegiatan sistem berjalan, dapat dianalisakan data dan proses – proses untuk menentukan batas sistem. Penulis menggunakan beberapa diagram Unifield Modeling Languange (UML) sebagai alat bantu dalam menganalisa sistem untuk mendeskripsikan proses bisnis sistem yang sedang berjalan serta mendeskripsikan konsep sistem baru yang akan dikembangkan dimana sistem baru tersebut tentunya dapat memberikan solusi dari permasalahan yang ada serta memenuhi kebutuhan sistem.

3.3 Metodologi Perancangan Sistem

Adapun metode perancangan dengan Unifield Modeling Languange (UML) adalah :

a. Merancang basis data dengan Entity Relationship Diagram.

b. Merancang tampilan antar muka sistem.

c. Merancang dokumen masukan dan dokumen keluaran sistem usulan.

d. Merancang aplikasi pemprograman Visual Studio 2008.

e. Merancang sistem baru sesuai dengan identifikasi kebutuhan.

3.4 Proses Bisnis

Berikut Proses system berjalan pada SMK Negeri 1 Pangkalanbaru:

Alur kerja mencatat data siswa dimulai dari siswa ke SMK N 1 Pangkalan Baru memberikan data siswa

kemudian bagian TU (Tata Usaha) terima data yang berhubungan dengan identitas siswa. Untuk membayar SPP, siswa datang ke bagian Tata Usaha untuk melakukan pembayaran biaya sekolah (SPP) kemudian bagian Tata Usaha smelakukan pencatatan SPP kemudian bagian Tata Usaha menyerahkan form bukti pembayaran SPP ke siswa tersebut.

Untuk membuat surat permohonan, siswa meminta kepada bagian Tata Usaha untuk dibuatkan surat

permohonan pindah sekolah kemudian bagian Tata Usaha menerima pindah sekolah lalu membuatkan surat

permohonan pindah kemudian bagian Tata Usaha memyerahkan surat keterangan pindah kepada siswa.

Jika ada siswa pindahan dari luar yang ingin masuk ke SMK N 1 Pangkalan baru, siswa menyerahkan surat

keterangan pindah sekolah kepada bagian Tata Usaha untuk diproses kemudian bagian Tata Usaha menyerahkan surat keterangan pindah sekolah (SKPS) kepada kepala sekolah kemudian kepala sekolah membuat disposisi dan

meyerahkannya kepada bagian tata usaha, jika siswa diterima maka bagian Tata Usaha membuatkan NIS dan memberikan konfirmasi kepada siswa tersebut bahwa diterima, jika siswa tidak diterima maka bagian tata usaha memberikan konfirmasi tidak diterima kemudian siswa menerima konfimasi tersebut.

Untuk alur kerja membuat surat panggilan dimulai dari bagian Tata Usaha membuat surat panggilan kepada siswa yang bermasalah berdasarkan data siswa yang ada kemudian bagian Tata Usaha menyerahkan surat panggilan kepada siswa bersangkutan, kemudian Tata Usaha membuat surat Perjanjian untuk siswa yang bermasalah berdasarkan surat panggilan yang ada kemudian bagian Tata Usaha menyerahkan surat perjanjian kepada siswa yang bersangkutan

(4)

4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Use Case Diagram a. Use Case Diagram Package

Gambar 4.1 Use Case Diagram Package b. Use Case Diagram Package Master

Gambar 4.2

Use Case Diagram Package Master

c. Use Case Diagram Package Transaksi

Gambar 4.3

Use Case Diagram Package Transaksi

d. Use Case Diagram Package Laporan

Gambar 4.4

Use Case Diagram Package Laporan

4.2 ERD (Entity Relationship Diagram)

Gambar 4.5

ERD (Entity Relationship Diagram)

4.3 Rancangan Layar

a. Rancangan Layar Menu Utama

Gambar 4.7

Rancangan Layar Menu Utama

Master i

laporan transaksi

Bagian Tata Usaha

Entry Siswa Siswa

Entry Panggilan Entry SKPS

Entry Surat Disposisi

Cetak Surat Panggilan

<<include>>

Bagian Tata Usaha

Entry SPP Siswa

Cetak SPP

<<include>>

Cetak SKP Entry SKP

Cetak Surat Permohonan Pindah Entry Permohonan Pindah

Cetak Surat Perjanjian Entry Perjanjian

Cetak Laporan SKPS

Bagian Tata Usaha

Cetak Laporan SKP

Kepala Sekolah

SPP Bayar Siswa Terima Surat Disposisi

Surat Panggilan Dapat

Periode Komite Osis

M 1

1 1

M

NoPanggilan Hari Tanggal

Jam Tempat Masalah

NIS Nama TTL JeKel Anak_ke Alamat NamaOrtu Nm_kelas

NoDis Tanggal Asal IsiDis NIS_baru

1 Isi

Surat Perjanjian 1

NoPerjanjian Hari Tanggal IsiPerjanjian

SKPS

NoSKPS NIS_lama Nama Kelas SekolahAsal Keterangan

Minta

Surat Permohonan

Pindah

NoPermohonan Hari Tanggal Keterangan

SKP Ada

NoSKP NIS Nama JeKel TTL NamaOrtu

Alamat Agama TglPindah TujuanPindah AlasanPindah 1

1

1 1

NIS NoPanggilan

NoPanggilan NoPerjanjian

NIS NoPermohonan

NoPermohonan NoSKP NIS

NIS NoDis

1 Terima

1 1

NoDis NoSKPS

MENU UTAMA MENU UTAMA

MASTER TRANSAKSI LAPORAN KELUAR

ANALISA PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI KESISWAAN BERBASIS

DESKTOP DI SMK N 1 PANGKALAN BARU

Entry Data Siswa

(5)

b. Rancangan Layar Entry Data Siswa

Gambar 4.8

Rancangan Layar Entry Data Siswa c. Rancangan Layar Entry SKPS

Gambar 4.9

Rancangan Layar Cetak SKPS

d. Rancangan Layar Cetak Laporan SKPS

Gambar 4.10

Rancangan Layar Cetak Laporan SKPS

4.4 Sequence Diagram

a. Sequence Diagram Data Siswa

Gambar 4.11

Sequence Diagram Dara Siswa b. Sequence Diagram Entry SKPS

Gambar 4.12

Sequence Diagram Entry SKPS

FORM ENTRY SISWA FORM ENTRY SISWA

ENTRY DATA SISWA

Nama Siswa

Anak ke

Tgl Lahir Jekel

Display Display

Z Z

SIMPAN HAPUS KELUAR

Anak ke

Display Display

Z

NIS

0

<< INPUT >>

Nama Ayah

Jenis Kelamin Tanggal

<< INPUT >>

Alamat << INPUT >>

Nama Ayah

NIS Nama Siswa Alamat

Display Display

Z Z Z Z

UBAH BATAL

<< PILIH >>

Nama Kelas << INPUT>>

Nama kelas

Display

Z

Display

FORM ENTRY SKPS FORM ENTRY SKPS

ENTRY SKPS

Nama SIswa Kelas

No SKPS NIS

Display

Z

Nama

Display Display

Z Z

SIMPAN BATAL KELUAR

Sekolah Asal Kelas

Display Display

Z Z

NIS Lama << INPUT>>

0

No SKPS << AUTO >>

Sekolah Asal Keterangan

Keterngan

Display Display

Z

<< INPUT>>

Form LAPORAN SKPS Form LAPORAN SKPS

CETAK LAPORAN SKPS

AKHIR

AWAL << PILIH >>

CETAK KELUAR

<< PILIH >>

: Bagian TU : fUtama : fSiswa : Control Siswa Siswa

open ()

show fSiswa ()

input siswa ()

simpan siswa ()

ubah siswa ()

hapus siswa ()

batal ()

bersih ()

keluar ()

pilih kelas () pilih kelas ()

display kelas ()

: Bagian TU : fUtama : fskps : control SKPS SKPS

open ()

generate ()

input SKPS ()

simpan () simpan ()

input SKPS () get SKPS ()

get SKPS ()

display SKPS ()

batal () batal ()

keluar ()

keluar () keluar ()

simpan ()

(6)

c. Sequence Diagram Cetak Laporan SKPS

Gambar 4.13

Sequence Diagram Cetak Laporan SKPS 5. Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Dari Pembahasan yang sudah diuraikan maka penulis mencoba membuat kesimpulan sebagai berikut :

a. Sistem komputerisasi sangat mendukung proses kerja seperti penyimpanan data sehingga dapat dengan mudah memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak sekolah terutama bagian Tata Usaha dan orang yang membutuhkan informasi tentang laporan administrasi siswa.

b. Dalam Sistem Informasi ini, orang yang membutuhkan data laporan administrasi siswa dapat dengan cepat memperoleh laporan yang dibutuhkan, sehingga data yang diperoleh benar-benar valid dan sesuai dengan kondisi real yang ada disekolah.

c. Penerapan metode berorientasi obyek ini sangat memudahkan dalam membaca sistem yang diterapkan.

5.2 Saran

Dari hasil kesimpulan yang penulis sampaikan diatas, maka penulis mencoba memberikan saran-saran yang kiranya dapat berguna bagi SMK N 1 Pangkalan Baru terutama dalam Sistem Informasi administrasi siswa adalah sebagai berikut :

a. Perlu adanya pelatihan terhadap user yang akan menggunakan sistem informasi ini, agar user dapat mengetahui cara penggunaan dan perawatan sistem informasi ini.

b. Perlu adanya perbaikan setiap 5 tahun sekali pada sistem informasi ini untuk memperbaiki kesalahan- kesalahan yang terjadi pada sistem dan memenuhi perkembangan penerapan sistem informasi yang terbaru dalam rangka meningkatkan efisien dan efektivitas sistem informasi ini.

c. Perlu adanya peningkatan infrastruktur komputer yang digunakan, agar dapat terciptanya efisien dan efektivitas yang lebih dalam rangka mendukung sistem informasi ini.

Daftar Pustaka

Hatrono, Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem informasi pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.

Yogyakarta : Andi, 1999

Jogiyanto.Sistem Teknologi Informasi”. Yogyakarta : Andi Yogyakarta, 2008.

McLeod, Raymond Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen.

Jilid 1.Terjemahan Hendra Teguh. PT.Prenhallindo,Jakarta.

Munawar. “Pemodelan Visual dengan UML”. Jakarta : Graha Ilmu, 2005.

Whitten, Jeffrey L.,et.al, “System Analisis and Design Methods”. 6^th ed.New York : Mc Graw-Hill, 2004.

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek, tanggal 4 juni 2013

: Bagian TU : fUtama : fLap SKPS : control LapSKPS SKPS : Disposisi open ()

open ()

pilih periode ()

pilih periode () display periode ()

cetak ()

get SKPS ()

show lap SKPS ()

keluar ()

keluar () keluar ()

get disposisi ()