MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

(1)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA

REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN II

PERATURAN MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 2 TAHUN 2016 TENTANG

PETUNJUK PELAKSANAAN KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP

KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA ANALISIS FUNGSI SATUAN ORGANISASI/DEPUTI SERTA DAFTAR ARSIP

BERDASARKAN KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DI KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA A. Sekretariat Kementerian

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

1 Menyelenggarakan koordinasi penyusunan rencana, program, dan anggaran di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan lembaga lain yang

anggarannya secara

administratif dikoordinasikan oleh Kementerian Sekretariat Negara

a. Pengoordinasian penyusunan rencana program dan anggaran untuk periode lima tahunan dan tahunan.

b. Pengoordinasian penyusunan, penelaahan, dan pembahasan revisi dokumen pelaksanaan anggaran.

- Rencana Strategis (Renstra)

√ Biasa (B)

1. Penentu Kebijakan 2. Pelaksana Kebijakan 3. Pengawas

4. Pengelola Arsip 5. Penegak Hukum 6. Publik

Kepala Biro Perencanaan - Rencana Kerja

dan Anggaran Kementerian/

Lembaga (RKA- KL)

√

c. Pengoordinasian . . .

(2)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

c. Pengoordinasian persiapan dan penyusunan bahan-bahan Rapat Kerja dan Rapat Dengar Pendapat Kementerian

Sekretariat Negara mengenai Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dengan Komisi terkait di Dewan Perwakilan Rakyat (DPR).

d. Pengoordinasian pelaksanaan pemantauan dan evaluasi rencana program dan anggaran untuk periode lima tahunan dan tahunan

e. Pengoordinasani penyusunan laporan kinerja Sekretariat Kementerian

- Rencana Kerja Kementerian/

Lembaga (Renja- KL) dan

dokumen Kesepakatan Tiga Pihak

√ Terbatas (T)

4. Penegak Hukum Rahasia (R)

1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas

3. Penegak Hukum Sangat Rahasia (SR) 1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas

3. Penegak Hukum - Daftar Isian

Pelaksanaan Anggaran (DIPA)

√

- Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan revisinya

√

- Bahan dan dokumen Nota Keuangan dan RAPBN

Kementerian/

Lembaga

√

- Rapat Dengar Pendapat (RDP)

√

dengan . . .

(3)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

dengan DPR RI - Penetapan pagu

indikatif

√

- Penetapan pagu anggaran

√ - Penetapan

Alokasi Anggaran

√

- Bahan dan Dokumen Target dan Pagu

Penggunaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Kementerian/

Lembaga

√

- Evaluasi dan pelaporan a. Berkala b. Insidental

√

2 Menyelenggarakan . . .

(4)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 4 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

2 Menyelenggarakan dukungan pelayanan administrasi keuangan di lingkungan

Kementerian Sekretariat Negara dan lembaga lain yang

anggarannya secara

administratif dikoordinasikan oleh Kementerian Sekretariat Negara

a. Pelaksanaan koordinasi penyelesaian permintaan pembayaran pada Satuan Kerja Sekretariat Negara dan lembaga lain yang anggarannya

dialokasikan pada DIPA Satuan Kerja Sekretariat Negara

b. Pelaksanaan koordinasi proses akuntansi dan penyusunan Laporan Keuangan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara c. Penyiapan administrasi

pengangkatan Pejabat

Perbendaharaan Negara pada Satuan Kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, Pengelola Keuangan, Pejabat Pengadaan Barang/

Jasa Pemerintah, dan Pejabat/

Panitia Penerima Hasil Pekerjaan pada Satuan Kerja

- Ketentuan/

peraturan yang menyangkut pelaksana anggaran, penatausahaan dan

penanggung- jawab anggaran

√ Biasa (B)

Terbatas (T)

3. Penegak Hukum

Kepala Biro Keuangan

- Pendapatan a. Surat

SetoranPajak (SSP)

b. Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) c. Bukti

Penerimaan Bukan Pajak (PNBP)

d. Penerimaan Sisa Anggaran

√

Sekretariat . . .

(5)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 5 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Sekretariat Negara dan lembaga lain yang anggaran nya secara administrastif dikoordinasikan oleh Kementerian Sekretariat Negara

d. Penyiapan administrasi pengangkatan Pejabat

Perbendaharaan Negara pada Satuan Kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, Pengelola Keuangan, Pejabat Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah, dan Pejabat/Panitia Penerima Hasil Pekerjaan pada Satuan Kerja Sekretariat Negara dan lembaga lain yang anggarannya secara administrastif dikoordinasikan oleh Kementerian Sekretariat Negara

e. Pengkoordinasian penyelesaian kerugian negara

Lembih dan Saldo Kas atau Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSBP) e. Bunga dan atau

Jasa Giro pada bank

f. Pengelolaan Barang Milik Negara

√

Sangat Rahasia (SR) 1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas

3. Penegak Hukum

- Belanja a. Dokumen

pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah 1) Barang

habis pakai 2) Barang

inventaris Jasa

√

f. Penanganan . . .

(6)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 6 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

f. Penanganan administrasi perjalanan dinas

g. Pengelolaan Informasi keuangan

h. Penanganan administrasi Belanja Pegawai

i. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan anggaran j. Pelaksanaan administrasi

keuangan lainnya

3) Beserta data pendukung annya:

 Dokumen uang muka dan data pendukung

 penagihan/inv oice, kwitansi pembayaran, faktur pajak, bukti

penerimaan kas/bank beserta data pendukung:

Copy faktur pajak, nota kredit dll

 Berita acara penyelesaian

√

pekerjaan . . .

(7)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 7 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

pekerjaan/

serah terima barang

 SPP/SPM/SP2 D beserta lampirannya b. Surat Perintah

Pembayaran (SPP) dan lampirannya

 SPP-GU

 SPP-DU/TU

 SPP Rutin

 SPP LS c. Pembukuan

Anggaran

 Buku Kas Umum (BKU)

 Buku Kas Pembantu (BKP)

√

Buku . . .

(8)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 8 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

 Buku/Kartu Pengawasan Kredit Anggaran

 Rekening Koran Bank d. Daftar

gaji/Kartu Gaji

 Pejabat Negara

 Non Pejabat Negara e. Laporan arus

kas

 Berita Acara Pemeriksaan

 Kas/

Registrasi Penutupan Kas

 Laporan Realisasi

√

Anggaran . . .

(9)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 9 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Anggaran (LRA)

termasuk data Arsip Data Komputer (ADK)

 Laporan Pendapatan Negara

 Laporan Keadaan Kredit Anggaran (LKKA) bulan/

triwulanan/

Semesteran f. Laporan

Keuangan Tahunan

 Laporan Realisasi Anggaran

√

(LRA) . . .

(10)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 10 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

(LRA)

 Neraca

 Catatan atas laporan keuangan (CaLK)

- Bantuan/Pinjaman Luar Negeri

 Laporan Hutang Negara

 Laporan pembayaran hutang negara

 Laporan posisi hutang negara

√

- Sistem Akuntansi Instansi (SAI) a. Manual

implementasi SAI

b. Berita Acara √

√

Rekonsiliasi . . .

(11)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 11 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Rekonsiliasi c. Daftar

Transaksi (DT):

 Pengeluaran (PK)

 Penerimaan (PN)

 Dokumen sumber (DS)

 Bukti Jurnal (BJ)

 Surat Tanda Setor (STS)

 Surat Setor Bukan Pajak (SSBP)

 Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

 SPM dalam Daftar Ringkasan

√

Pengembalian . . .

(12)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 12 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Pengembalian dan Potongan dari

Pengeluaran (SPDR) d. Listing (Daftar

Rekaman Penerimaan) Buku Temuan dan Tindakan lain SAI e. Laporan Realisasi Bulanan SAI f. Laporan

Realisasi Triwulanan SAI dari Unit Akuntansi Wilayah (UAW) dan Gabungan Semua

√

UAW . . .

(13)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 13 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

UAW/Unit Akuntansi Kantor Pusat Instansi (UAKPI) - Pertanggung-

jawaban Keuangan Negara

a. Laporan hasil Pemeriksaan atas Laporan Keuangan oleh BPK

b. Hasil

Pengawasan dan

Pemeriksaan Internal

c. Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional

 Laporan Hasil

√

Pemeriksaan . . .

(14)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 14 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Pemeriksaan (LHP)

 Memorandum Hasil

Pemeriksaan (MHP)

 Tindak Lanjut/

Tanggapan LHP d. Dokumen

Penyelesaian Keuangan Negara

 Tuntutan Perbenda- haraan

 Tuntunan Ganti Rugi

√

3 Melaksanakan ketatausahaan, kearsipan, dokumentasi, serta keprotokolan di lingkungan

a. pengendalian dan pengurusan surat menyurat di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara

Administrasi Pimpinan

a. Sambutan/Pidato √

Biasa (B)

1. Penentu Kebijakan 2. Pelaksana Kebijakan

Kepala Biro Tata Usaha

Kementerian . . .

(15)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 15 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Kementerian Sekretariat Negara b. pelaksanaan reproduksi termasuk Pidato Presiden dan Buku Acara Presiden

c. pelaksanaan pengelolaan kearsipan dan dokumentasi d. penyiapan acara dan

keprotokolan Menteri Sekretaris Negara, dan urusan

ketatausahaan pimpinan

e.

penyelenggaraan jasa

perpustakaan

Pimpinan b. Persuratan

pimpinan (ucapan terima kasih, simpati,

pesan/kesan, dan rekomendasi) c. Acara pimpinan

(agenda pimpinan dan kunjungan kerja)

d. Upacara - pelantikan

pejabat (beserta laporan:

sumpah jabatan, serah terima)

- bendera

peringatan hari besar nasional

√

3. Pengawas 4. Pengelola Arsip 5. Penegak Hukum 6. Publik

Terbatas (T)

3. Penegak Hukum

e. Notulen . . .

(16)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 16 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

e. Notulen/analisis/

telaah staf ahli f. Memori jabatan

pimpinan

√

√ Administrasi

Sidang/Rapat menteri/Pimpinan (jadwal, bahan, daftar hadir)

a. Sidang Kabinet/

paripurna b. Rapat

Kerja/konsultasi dengan DPR RI c. Rapat Terbatas d. Rapat pimpinan

√

Sarana Pencatatan dan Pengendalian Surat Keluar (Buku Agenda, Buku Ekspedisi)

a. Presiden RI √

Sangat . . .

(17)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 17 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

(Sangat Rahasia) b. Menteri (Rahasia,

Sangat Rahasia) c. Menteri (Biasa) √

√

Lembar

Pengantar/Surat Pengantar

√

Pengumuman Harian

√ Bukti Tanda Terima Surat

√ Permintaan

penggandaan dokumen beserta lampirannya

√

Alamat Anggota Kabinet/ Pejabat Tinggi Negara

√

Inventarisasi Arsip (Daftar Inventaris Arsip)

√

Penyimpanan . . .

(18)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 18 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Penyimpanan/

Penataan Arsip

√ Alih Media (Daftar

Arsip, Berita Acara Alih Media beserta dokumen

pendukungnya)

√

Pemindahan Arsip Inaktif (Daftar Arsip Pindah, Berita Acara Pemindahan Arsip beserta dokumen pendukungnya)

√

Pemusnahan Arsip (Daftar Arsip Musnah, Berita Acara Penilaian dan Penelitian dan Pemusnahan, Berita Acara Pemusnahan Arsip

√

beserta . . .

(19)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 19 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

beserta dokumen pendukungnya) Penyerahan Arsip ke ANRI (Daftar Arsip Serah, Berita Acara Penyerahan Arsip beserta dokumen pendukungnya)

√

Pembinaan

Kearsipan (bahan, laporan pembinaan)

√

Dokumen pemeliharaan/

perawatan Arsip beserta laporan

√

Pengembangan/

pengumpulan/peny ediaan bahan perpustakaan beserta dokumen pendukung

√

Pengelolaan . . .

(20)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 20 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Pengelolaan Bahan Perpustakaan (katalog, daftar koleksi)

√

Pelayanan Bahan Pustaka (daftar anggota, kartu anggota, catatan kontrol layanan, Berita Buku Baru)

√

Dokumen pemeliharaan/

perawatan bahanpustaka

√

Laporan Penghapusan/

penyusutan bahan pustaka

√

4 Menyelenggarakan pengelolaan teknologi informasi dan

komunikasi di lingkungan

a. perencanaan, pengembangan, dan penerapan teknologi informasi dan komunikasi,

Kebijakan Teknologi Informasi dan Komunikasi beserta

√ Biasa (B)

1. Penentu Kebijakan 2. Pelaksana Kebijakan

Kepala Biro Informasi dan Teknologi

Kementerian . . .

(21)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 21 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Kementerian Sekretariat Negara serta evaluasi teknis;

b. pengembangan, perawatan, dan penyelenggaraan aplikasi sistem informasi;

c. pengembangan, perawatan, dan penyelenggaraan teknologi sistem jaringan komunikasi data dan komputer;

d. pengelolaan dan pelayanan teknis informatika, serta administrasi;

e. pelaksanaan kerja sama antar unit kerja atau instansi guna mendukung kelancaran pengembangan penerapan Sistem Informasi Kementerian Sekretariat Negara

dokumen pendukung a. Sistem Aplikasi b. Infrastruktur dan

Jaringan

c. Komunikasi Data Basis Data dan nformasi

3. Pengawas 4. Pengelola Arsip 5. Penegak Hukum 6. Publik

Terbatas (T)

3. Penegak Hukum Pengembangan

Sistem Informasi beserta dokumen pendukung a. Sistem Aplikasi b. Infrastruktur dan

Jaringan

Komunikasi Data c. Basis Data dan

Informasi

√

Pengelolaan dan Layanan Sistem Informasi beserta dokumen pendukung a. Sistem Aplikasi

√

b. Infrastuktur . . .

(22)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 22 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

b. Infrastruktur dan Jaringan

Komunikasi Data c. Basis Data dan

Informasi 5 Penyelenggaraan koordinasi

perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan fasilitasi kerja sama teknik antara Pemerintah Indonesia dengan mitra pembangunan luar negeri, serta penanganan administrasi persetujuan perjalanan dinas luar negeri

a. Penyiapan koordinasi

perencanaan program/proyek, penugasan tenaga asing dan tenaga ahli Indonesia, serta pemanfaatan beasiswa, barang/peralatan dan kendaraan dalam kerangka kerja sama teknik bilateral, multilateral, regional, dan dengan Organisasi Non Pemerintah, serta Kerja Sama Teknik Selatan-Selatan dan Triangular antara Pemerintah Indonesia dengan mitra pembangunan luar negeri;

Perjalanan Dinas Luar Negeri:

- Permohonan izin penugasan ke luar negeri - Pernyataan

biaya sendiri (untuk swadana tidak

menggunakan biaya APBN)/

instansi terkait - Persetujuan

pemerintah bagi penugasan pejabat/pegawai

√ Biasa (B)

Terbatas (T)

4. Penegak Hukum

Kepala Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri

b. penyiapan . . .

(23)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 23 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

b. penyiapan koordinasi

pelaksanaan program/proyek, penugasan tenaga asing dan tenaga ahli Indonesia, serta pemanfaatan beasiswa, barang/peralatan dan kendaraan dalam kerangka kerja sama teknik bilateral, multilateral, regional, dan dengan Organisasi Non Pemerintah, serta Kerja Sama Teknik Selatan-Selatan dan Triangular antara Pemerintah Indonesia dengan mitra pembangunan luar negeri;

c. penyiapan monitoring dan evaluasi program/proyek, penugasan tenaga asing dan tenaga ahli Indonesia, serta pemanfaatan

beasiswa/peralatan dan kendaraan dalam kerangka

/tenaga

Indonesia ke luar negeri - Peraturan

Presiden bagi penugasan Delegasi Republik

Indonesia untuk menghadiri pertemuan internasional pada tingkat kepala negara/

pemerintah dan tingkat menteri

Rahasia (R)

3. Penegak Hukum

Administrasi fasilitas kerja sama teknik

- Rekomendasi izin tinggal dan Multiply Exit

√

kerja . . . penjualan . . .

(24)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 24 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

kerja sama teknik bilateral, multilateral, regional, dan dengan Organisasi Non Pemerintah, serta Kerja Sama Teknik Selatan-Selatan dan Triangular antara Pemerintah Indonesia dengan mitra pembangunan luar negeri;

d. penyiapan bahan audiensi perwakilan mitra

pembangunan luar negeri kepada Menteri Sekretaris Negara;

e. penyiapan penanganan administrasi persetujuan perjalanan dinas luar negeri;

f. penyiapan rekomendasi fasilitas kerja sama teknik, pengelolaan sistem informasi kerja sama teknik dan

dukungan administrasi lainnya

Permit

(permohonan izin tinggal, persetujuan permohonan izin tinggal dari Deplu, paspor/visa) - Rekomendasi

pembebasan bea masuk untuk personal effect (surat

permohonan, surat

persetujuan penugasan, paspor/visa, bill of lading/air- way bill, invoice, packing list) - Rekomendasi

pembebasan . . .

(25)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 25 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

pembebasan PPN dan PPnBM (perjanjian/MOU , surat

permohonan, surat

persetujuan penugasan, rekomendasi dari departemen teknis untuk yang bukan tenaga ahli, invoice, faktur pajak)

- Rekomendasi pembebasan bea masuk untuk kendaraan (surat

permohonan, surat

persetujuan . . .

(26)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 26 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

persetujuan prinsip pembelian, invoice, check list kelengkapan dokumen, rekomendasi pembebasan bea masuk, surat pengantar) - Rekomendasi

pendaftaran/per panjangan STNK kendaraan (surat

permohonan, faktur pembelian kendaraan, form B dari Direktur Jenderal Bea Cukai, STNK sebelumnya)

- Rekomendasi . . .

(27)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 27 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

- Rekomendasi pemindahtangan an kendaraan (surat

permohonan, daftar

keterangan tentang

kendaraan, form PP 19 Tahun 1955, letter of authorization/su rat kuasa, form B dari Direktur Jenderal Bea Cukai, faktur pembelian, STNK terakhir, surat

persetujuan untuk penugasan

(28)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 28 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

tenaga ahli) - Rekomendasi

penghibahan kendaraan kepada instansi terkait (surat permohonan, form PP 19 Tahun 1955, form I, form II, form B, surat rekomendasi dari instansi terkait, berita acara

penghibahan) - Rekomendasi

penjualan kendaraan (surat

permohonan, letter of

authorization . . .

(29)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 29 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

authorization, form B, faktur pembelian, STNK terakhir, KTP pembeli, rekomendasi pembelian yang telah disetujui dari Direktur Jenderal Bea Cukai) Administrasi fasilitas kerja sama diplomatic

- Rekomendasi impor

kendaraan untuk fasilitas kendaraan (CBU) diplomatik (surat

permohonan, bill

√

of . . .

(30)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 30 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

of lading, invoice, persetujuan prinsip impor, paspor/id card (khusus untuk diplomatik), nota kedatangan, telaah staf, check list) - Rekomendasi

pembelian kendaraan untuk fasilitas kendaraan (CBU) diplomatik (surat

permohonan, form PP 8 Tahun 1957, STNK, form B, persetujuan prinsip

penjualan . . .

(31)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 31 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

penjualan, paspor/id card (khusus untuk diplomatik), telaah staf, check list) - Rekomendasi

penjualan kendaraan CBU Diplomatik (surat

permohonan, form B, form PP 8 Tahun 1957, letter of

authorization (surat kuasa), STNK terakhir, KTP pembeli, telaah staf, check list)

- Rekomendasi . . .

(32)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 32 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

- Rekomendasi pemberian plat nomor

kendaraan CD (Corps

Diplomatic) (surat

permohonan, form B, form PP 8 Tahun 1957, STNK, surat keterangan dari dealer (apabila form B belum keluar), surat persetujuan penugasan tenaga ahli) Beasiswa (bilateral, multirateral, negara berkembang,

kebudayaan dan

√

organisasi . . .

(33)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 33 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

organisasi

internasional non- pemerintah)

- MOU

- Penawaran ke instansi terkait - Pengajuan

pencalonan peserta (surat

izin dari

instansi, surat perjanjian) - Konfirmasi dari

negara donor - Analisis

persetujuan pemerintah - Laporan

perkembangan diklat/belajar - Laporan di

departemen

terkait . . .

(34)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 34 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

terkait

- Laporan hasil penugasan - Perpanjangan

masa belajar - Pemberhentian

diklat

Proyek (bilateral, multirateral, negara berkembang,

kebudayaan dan organisasi

- Permohonan izin - TOR/Proposal - MOU

- Record of Discussion - Penolakan

proyek - Persetujuan

√

proyek . . .

(35)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 35 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

proyek - Evaluasi

pelaksanaan proyek Laporan proyek Tenaga Ahli (bilateral,

multirateral, negara berkembang,

- MOU

- Usul permintaan tenaga ahli - Usul pencalonan

tenaga ahli dari negara donor - Clearence dari

BIN (untuk ditempatkan di

√

propinsi . . .

(36)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 36 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

propinsi) - Persetujuan

penugasan tenaga ahli - Laporan

pelaksanaan tugas tenaga ahli

- Kontrak kerja - Perpanjangan

masa tugas - Pemberhentian

penugasan Peralatan (bilateral, multirateral, negara berkembang,

- MOU - Surat

√

(37)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 37 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

permintaan peralatan - Bill of lading - Airway bill - Invoice - Packing List - TOR

- Persetujuan pemasukan barang - Faktur Pajak - Pemindahtangan

an barang Laporan

Pengadministrasian berkas Sister City

- Surat pelaporan ke Departemen Dalam Negeri - Letter of Intent - MOU

√

5 Pemberian . . .

(38)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 38 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

5 Pemberian dukungan penyediaan prasarana dan sarana, pengelolaan barang milik negara yang

meliputi tanah, bangunan, kendaraan, dan perlengkapan, serta urusan kerumahtanggaan, pelayanan kesehatan, dan urusan pengamanan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.

a. Pelaksanaan penyediaan tanah, gedung kantor, rumah negara, beserta sarana dan

prasarananya yang berada dalam penguasaan Satuan Kerja Sekretariat Negara b. Pelaksanaan penyediaan

perlengkapan kantor, rumah negara yang berada dalam penguasaan Satuan Kerja Sekretariat Negara, dan pelaksanaan urusan kerumahtanggaan kantor c. Pelaksanaan penyediaan

kendaraan dinas dan pelayanan Tamu negara/pemerintah d. Pelaksanaan pengelolaan

barang milik negara yang berada dalam penguasaan Kementerian Sekretariat Negara e. Pemberian dukungan

administrasi kepada Dokter

Aset/Barang Milik Negara

a. Rekapitulisasi/

inventarisasi Aset BMN/Rumah Dinas

b. Bukti

Kepemilikan Aset (sertifikat tanah, gambar/

kontruksi bangunan, IMB, BPKB, STNK, instalasi listrik/air/gas, syarat teknis, konstruksi) c. Perubahan status

rumah dinas d. Alih status BMN e. Penelaahan

pendayagunaan

√

Biasa (B)

Terbatas (T)

3. Penegak Hukum

Kepala Biro Umum

Kepresidenan . . .

(39)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 39 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Kepresidenan dalam rangka pemberian layanan

pemeliharaan kesehatan bagi Presiden dan keluarganya, Wakil Presiden dan

keluarganya, mantan Presiden dan Istri/Suami, mantan Wakil Presiden dan Istri/Suami, serta Tamu Negara yang setingkat Kepala Negara/atau Kepala Pemerintahan

f. Pelaksanaan pelayanan kesehatan bagi pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara beserta keluarganya

g. Pelaksanaan pengamanan di lingkungan Kantor Kementerian Sekretariat Negara dan rumah negara, serta barang milik negara lainnya yang berada dalam penguasaan Kementerian

BMN f. Perjanjian

pemanfaatan BMN berikut penilaian dan evaluasi

g. Laporan neraca BMN

h. Penghapusan barang milik negara

 Barang bergerak/

inventaris beserta dokumen pendukung nya

 Barang tidak bergerak beserta dokumen

√

Sangat Rahasia (SR) 1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas

3. Penegak Hukum

Sekretariat. . .

(40)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 40 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Sekretariat Negara pendukung

nya

 Kendaraan VIP/

VVIP/Dinas Operasional beserta dokumen pendukung nya

√

Administrasi Pengelolaan Bangunan a. Administrasi

perencanaan b. Administrasi pemanfaatan bangunan c. Administrasi

penatausahaan bangunan d. Adminitrasi

√

penatausahaan . . .

(41)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 41 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

penatausahaan penggunaan gedung dan rumah dinas e. Adminitrasi

penatausahaan biaya listrik dan gas

f. Adminitrasi kontrak dan tagihan

√

Pengembangan bangunan

√ Pengawasan

bangunan

√ Pengelolaan

Kendaraan a. Administrasi

Pelayanan

Kendaraan Dinas

 VVIP

 VIP √ √

Pejabat . . .

(42)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 42 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

 Pejabat Es. I dan II

 Operasional b. Administrasi Hak

Pakai Kendaraan

 Serah terima kendaraan

 Berita Acara Pemakaian Kendaraan Dinas

 Penarikan Kendaraan dinas c. Administrasi

Pengemudi Kendaraan dinas

 Mutasi pengemudi

 piket/jadwal pengemudi d. Administrasi

√

Perawatan . . .

(43)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 43 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

Perawatan

Kendaraan Dinas (Service/

Perawatan/

Perbaikan

Kendaraan Dinas) Administrasi

Pelayanan

Kesehatan Pegawai a. Perizinan

 Izin poliklinik

 Izin praktik dokter b. Catatan medis

 medical record

 Buku

pemeriksaaan laboratorium c. Pelayanan

kesehatan

 medical check up

√

Demam . . .

(44)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 44 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

 Demam berdarah (fogging)

 Rekapitulasi pasien

 Posyandu

 papsmear d. Administrasi obat

 Pengadaan obat

(perencanaan, berita acara serah terima obat, tagihan pembelian obat)

 Resep obat

 Buku/kartu persediaan obat harian dan bulanan

 Laporan stok

√

√ √

√

opname . . .

(45)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 45 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

opname/

persediaan obat

 Rekapitulasi obat dan sisa obat

√

Administrasi Pelayanan Dokter Kepresidenan

a. Administrasi obat dan alat

kesehatan

 Copy resep bagi Presiden dan keluarga

 Daftar/

Rekapitulasi obat dan berita acara biaya obat

 Permintaan alat-alat

√

kesehatan . . .

(46)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 46 -

No. Fungsi

Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

Arsip Tercipta

Klasifikasi

Keamanan Hak Akses Penanggung Jawab 5

B T R SR

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

kesehatan

 Laporan kebutuhan obat b. Berkas dana

operasional TDK c. Pelayanan

kebutuhan medis Presiden dalam rangka

kunjungan kerja d. Penjadwalan piket

dokter dan daftar hadir harian dokter pribadi dan paramedis