1 1.1 Latar Belakang
Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat disertai dengan ketatnya persaingan dalam dunia usaha mengakibatkan adanya persaingan antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya dalam memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada konsumen. Baik itu jenis perusahaan manufaktur ataupun perusahaan jasa. Untuk mengantisipasi persaingan tersebut, perusahaan harus dapat meningkatkan kinerja perusahaan demi kelangsungan usahanya. Kinerja dari suatu perusahaan dapat menentukan berhasil atau tidaknya perusahaan tersebut.
Untuk dapat menciptakan suatu kinerja perusahaan yang baik, salah satuu paya yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan proses pengadministrasian yang baik. Administrasi pada dasarnya merupakan cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan (William Leffingwelldan Edwin Robinson). Administrasi atau pengadministrasian merupakan salah satu komponen utama yang harus selalu ada dalam suatu perusahaan atau organisasi.
Karena dengan adanya proses administrasi tersebut, sedikit banyaknya dapat membantu berbagai manajemen untuk melakukan berbagai perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan.
Seperti yang kita ketahui kegiatan dari administrasi atau pengadministrasian itu sendiri tidak terlepas dari proses pencatatan ataupun pengarsipan. Pencatatan atau pengarsipan yang dilakukan biasanya yang bersangkutan dengan kegiatan-kegiatan operasional perusahaan baik dari segi keuangan ataupun segi lainnya dimulai dari perusahaan tersebut didirikan sampai pada waktu tertentu perusahaan mengalami kemunduran. Dimana dari hasil pencatatan atau pengarsipan tersebut biasanya dapat dijadikan sebagai salah satu dasar untuk pembuatan perencanaan dikemudianhari dengan tujuan untuk dapat meningkatkan perkembangan perusahaan.
Secara umum, administrasi yang ada dalam perusahaan selalu menitikberatkan pada bagian keuangan ataupun tatausaha. Dikarenakan keuangan merupakan hasil dari suatu proses pencatatan yang merupakan suatur ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. Keuangan dalam setiap perusahaan ataupun organisasi lainnya merupakan salah satu hal yang sangat penting. Maka dalam proses pengelolaannya diperlukan keterbukaan untuk menghindari kesalahpahaman, sistem pencatatan yang jelas serta sistem keamanan perusahaan yang baik untuk menjaga rahasia keuangan perusahaan dari para pesaing ataupun oknum tertentu yang memanfaatkannya untuk keperluan lain diluar kegiatan operasional perusahaan. Hal-hal yang telah diuraikan diatas merupakan beberapa cakupan dari sebagian kecil manfaat administrasi keuangan yang menandakan bahwa pengelolaan admanistrasi keuangan sangatlah penting dalam suatu perusahaan.
Adapun pengertian dari administrasi keuangan itu sendiri dapat dilihat dalam dua pengertian berikut :
a. Administrasi keuangan dalam arti sempit, yaitu segala pencatatan masuk dan keluarnya keuangan untuk membiayai suatu kegiatan organisasi kerja yang berupa tata usaha atau tata pembukuan keuangan.
b. Administrasi keuangan menurut arti luas, yaitu kebijakan dalam pengadaan dan penggunaan keuangan untuk mewujudkan kegiatan organisasi kerja yang berupa kegiatan perencanaan, pengaturan pertanggungjawaban dan pengawasan keuangan.
Maka dapat disimpulkan administrasi keuangan adalah sebagai tata penyelenggaraan keuangan dalam pelaksanaan anggaran perusahaan (IdhamMaulanaDabahuri). Dimana pengelolaan administrasi keuangan itu sendiri memiliki prosedur-prosedur tertentu yang setahap demi setahap harus dijalankan dengan baik dan benar.
Sedangkan untuk proses administrasi itu sendiri dapat dilakukan secara manual ataupun sistematis. Akan tetapi dizaman sekarang ini, mengingat perkembangan teknologi sudah semakin pesat, banyak perusahaan melakukan proses administrasi yang dibantu dengan alat bantu atau teknologi canggih. Hal ini
dimaksudkan untuk memudahkan proses pengerjaannya, mulai dari proses pengolahan data ataupun pengumpulan informasi yang akurat.
Berdasarkan uraian-uraian tersebut, penulis menjadikan perusahaan TRAC ASTRA RENT A CAR sebagai salah satu objek perusahaan yang akan ditinjau proses pengelolaan administrasi keuangannya. Dimana perusahaan TRAC ASTRA RENT A CAR ini merupakan perusahaanleasing yang bergerak dibidang jasa dengan kegiatan utamanya adalah menyewakan berbagai macam kendaraan kepada perusahaan-perusahaan lain ataupun masyarakat umum dengan tujuan menjadi rekanan utama dalam solusi transportasi yang terpadu.
Mengingat kegiatan utama dari perusahaan ini adalahs ewa-menyewa, maka hal yang paling diutamakan semuanya berpusat pada bagian administrasi keuangan yang focus pada pengurusan mengenai piutang usaha (Account Receivable) dan utang usaha(Account Payable) serta bagian pemasaran (marketing), yang mana ketiga bagian tersebut memiliki keterkaitan satu sama lain. Untuk mencapai keseimbangan (balance) antara piutang usaha dengan utang usaha, tergantung dari bagaimana seorang manajer yang dibantu dengan para pekerjanya menerapkan segala kebijakan yang tepa untuk mengelola bagian administrasi dengan baik. Sehingga kinerja keuangan dapat berjalan dengan lancar.
Akan tetapi, pada kenyataannya setelah dilakukan tinjauan lapangan, kegiatan administrasi yang seharusnya dilakukan oleh para pekerjanya kurang berjalan dengan baik. Terlihat dari adanya ketidakseimbangan antara pengelolaan piutang usaha dan utang usaha serta again marketing yang pada akhirnya dapat menimbulkan masalah bagi perusahaan itu sendiri, baik untuk masalah keuangan ataupun masalah para karyawannya. Selain itu terdapat beberap kebiasaan perusahaan yang selalu dilakukan sebagai akibat dari pengambilan keputusan para manajernya yang kurang tepat, khususnya pada bagian administrasi itu sendiri yang melenceng atau keluar dari prosedur pengelolaan administrasi yang seharusnya. Sehingga dapat menjadi suatu kesalahan yang fatal apabila dilakukan secara terus menerus dan tidak ada jalan penyelesaiannya.
Maka dengan adanya masalah-masalah tersebut, penulis berminat untuk melakuka tinjauan yang lebih dalam. Mengingat fungsi administrasi bagi perusahaan memiliki peranan penting. Penulis akan mengambil tema pengadministrasian dengan judul “TINJAUAN TERHADAP PROSES PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEUANGAN PADA PERUSAHAAN TRAC ASTRA RENT A CAR.”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang administrasi keuangan, penulis membatasi permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana proses pengelolaanadministrasi keuangan pada perusahaan TRAC ASTRA RENT A CAR ?
2. Masalah apa yang dihadapi dalam proses pengelolaan administrasi keuangan di perusahaan TRAC ASTRA RENT A CAR ?
3. Solusi apa yang digunakan untuk mengatasi masalah-masalah yang timbul dalam proses pengelolaan administrasi keuangan di perusahaan TRAC ASTRA RENT A CAR?
1.3 Tujuan Observasi
Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana proses pengelolaan administrasi keuangan perusahaan secar keseluruhan.
2. Mengetahui masalah-masalah yang terja didalam proses pengelolaan administrasi keuangan di perusahaan TRAC ASTRA RENT A CAR ? 3. Mengetahui solusi-solusi yang digunakan untuk mengatasi masalah-
masalah yang ada.
1.4 ManfaatObservasi
Dari hasil tinjauan yang dilakukan olehpenulis, diharapkan dapat bermanfaat untuk :
1. Dapat menambah wawasan serta gambaran atau masukan untuk peninjauan dengan materi yang serupa.
2. Dapat menambah kemampuan berpikir melalui pemecahan masalah- masalah yang ada.
3. Dapat membanding kanilmu yang didapat penulis selama masa perkuliahan dengan realisasi yang ada dilapangan, sertam enambah wawasan dan pengetahuan bagi penulis.
4. Hasil yang didapat dari observasi ini diharapkan dapat memberikan masukan bag perusahaan TRAC ASTRA RENT A CAR.
5. Dengan pengelolaan administrasi keuangan yang tepat, akan sangat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang efektif dan efisien.
1.5 Metode Observasi
Adapun metode yang dilakukan penulis dalam observasi ini diantaranya sebagai berikut:
1.5.1 Metode Pengumpulan Data / Variable
Metode pengumpulan data yang digunakan penulisyaitu dengan cara sebagai berikut :
1. Tinjauan Kepustakaan (Library Research)
Tinjauan ini dilakukan dengan membaca literatur-literatur yang relevan dengan tema penulisan. Dan dalam tinjauan ini penulis juga mengumpulkan data yang bersifat teoritis serta berbagai macam sumber informasi yang akan digunakan sebagai referensi dan juga catatan-catatan mata kuliah yang berhubungan langsung dengan topik.
2. Tinjauan Lapangan
a. Metode Observasi (Tinjauan)
Penulis melakukan observasi / PKL (Praktek Kerja Lapangan) secara langsung untuk mendapatkan data-data yang berhubungan dengan pengelolaan piutang usaha(Account Receivable )dan utang usaha (Account payable) pada perusahaan TRAC ASTRA RENT A CAR, sert pengamatan pada objek tinjauan. Selain itu penulis juga dapat mengetahui kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
b. Metode Interview (Wawancara)
Dalam hal ini, penulis melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait pada perusahaan TRAC ASTRA RENT A CAR yang berhubungan dengan penulisan Tugas Akhir ini. Adapun yang menjadi nara sumber diantaranya coordinator utang usaha, coordinator piutang usah dan beberapa staf piutang usaha. Prosesnya dilakukan dengan cara melakukan Tanya jawab secara langsung maupun tidak langsung untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan secara akurat yang sesuai dengan topik yang dibahas.
1.5.2 Data / Variable
Adapun data yang digunakan penulis sebagai bahan tinjauan adalah data yang terdiridari :
1. Data primer adalah data-data yang diperoleh penulis dari perusahaan tempat penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan. Data tersebut berupa : data-data yang bersangkutan dengan identitas perusahaan, segala bentukp rosedur pengelolaan keuanganbaik untukbagian piutangusaha ataupun utangu saha.
2. Data sekunder merupakan data-data yang diperoleh penulis dari buku- buku bacaan dan literatur-literatur yang berhubungan dengan topic penulisan Tugas Akhir ini.
1.5 WaktudanTempatObservasi
Perusahaan yang ditinjau penulis untuk menunjang kepentingan Tugas Akhir ini adalah perusahaan TRAC ASTRA RENT A CAR yang berlokasi di Jl.
Soekarno Hatta No.811 Bandung 40294. Dimana waktu peninjauan dilakukan selama kurang lebih satus etengah bulan yang dimulai daritanggal 1 Juli 2011 sampai dengan 20 Agustus 2011.
