Pra Katalog Pokja Pra Katalog Pokja Purchasing
Epurchasing Distributor
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI 2
1. Pendahuluan 3
2. Alur BPMN Purchasing Mini Kompetisi Produk Barang/Jasa Pemerintah Dalam Aplikasi 5
3. Memulai Aplikasi 6
3.1 Login Distributor 6
4. Penjelasan Fungsi dan Fitur 8
4.1 Halaman Syarat & Ketentuan 8
4.2 Proses Kontrak 9
4.3 Pengiriman - Melakukan Pengiriman dan Penerimaan 16
4.4 Riwayat Adendum Kontrak 25
5. Mengakhiri Aplikasi 28
6. Penutup 28
1. Pendahuluan
Pengadaan barang/jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Presiden Nomor 12 Tahun 2021 Tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Sebagaimana diatur pada Pasal 50 Ayat (5) bahwa pelaksanaan e-Purchasing wajib dilakukan untuk barang/jasa yang menyangkut kebutuhan nasional dan/atau strategis yang ditetapkan oleh menteri, kepala lembaga, atau kepala daerah.
Pengaturan mengenai e-Purchasing dituangkan dalam Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2021 Tentang Toko Daring Dan Katalog Elektronik Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Ketentuan lebih lanjut mengenai penggunaan Aplikasi Katalog Elektronik diatur dalam Keputusan Deputi Monitoring-Verifikasi dan Pengembangan Sistem Informasi Nomor 7 Tahun 2020 Tentang Panduan Penggunaan Katalog Elektronik Versi 5.0 dan Keputusan Deputi Monitoring-Verifikasi dan Pengembangan Sistem Informasi Nomor 1 Tahun 2021 Tentang Perubahan Atas Keputusan Deputi Bidang Monitoring-Verifikasi Dan Pengembangan Sistem Informasi Nomor 7 Tahun 2020 Tentang Panduan Penggunaan Aplikasi Katalog Elektronik Versi 5.0.
Proses pengadaan barang/jasa Pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi,
efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa Pemerintah
secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan
yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak dibidang pengadaan barang/jasa Pemerintah.
e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan produk barang/jasa Pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e- Purchasing produk barang/jasa Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, unduh (download) format surat pesanan/surat perjanjian, unggah (upload) hasil scan kontrak yang sudah ditandatangani, sampai dengan cetak pesanan produk barang/jasa Pemerintah. Dengan adanya e-Purchasing produk barang/jasa Pemerintah, diharapkan proses pengadaan produk barang/jasa Pemerintah dapat lebih efisien dan lebih transparan.
Produk yang sudah tampil di Katalog Elektronik produk barang/jasa Pemerintah dapat dibeli dengan menggunakan e-
Purchasing. Katalog Elektronik produk barang/jasa Pemerintah menampilkan informasi penyedia, produk, spesifikasi produk, harga,
gambar dari produk barang/jasa Pemerintah.
2. Alur BPMN Purchasing Mini Kompetisi Produk Barang/Jasa Pemerintah Dalam Aplikasi
Gambar 1. Alur BPMN E-Purchasing produk barang/jasa pemerintah
3. Memulai Aplikasi
3.1 Login Distributor
Distributor dapat mengakses Katalog Elektronik melalui alamat e-katalog.lkpp.go.id dengan menggunakan akun Distributor yang terdaftar di LPSE. Untuk masuk ke dalam aplikasi Katalog Elektronik, lakukan langkah berikut :
1. Pilih Login, maka akan tampil halaman Login.
Gambar 2. Halaman utama Katalog Elektronik
2. Setelah masuk ke halaman Login, isi username dan password pada tab Login Non Penyedia.
3. Selanjutnya klik Login.
Gambar 3. Halaman login
4. Penjelasan Fungsi dan Fitur
4.1 Halaman Syarat & Ketentuan
Setelah berhasil masuk maka akan tampil halaman Syarat dan Ketentuan penggunaan aplikasi. Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan penggunaan aplikasi, klik checkbox persetujuan Syarat dan Ketentuan Penggunaan Aplikasi di bagian bawah laman tersebut dan klik tombol Simpan.
Gambar 4. Halaman syarat dan ketentuan
4.2 Proses Kontrak
Gambar 5. Alur BPMN Purchasing Mini Kompetisi produk barang/jasa pemerintah - Proses Negosiasi
Distributor yang dapat melakukan proses kontrak adalah distributor yang telah dipilih atau ditetapkan oleh Penyedia.
Proses Kontrak dapat dilakukan oleh PPK maupun Distributor. Dalam proses kontrak, user dapat menambahkan kontrak dengan mengisi form, mengunduh dokumen lampiran, mengunggah dokumen kontrak, mengunggah lampiran kontrak dan menghapus kontrak.
Berikut langkah - langkah untuk melakukan Proses Kontrak;
1. Klik menu Paket, lalu sub menu Paket Baru.
Gambar 6. Halaman Daftar Paket - Review Paket PPK
2. Pilih salah satu paket dengan status Proses Kontrak PPK.
Gambar 7. Halaman Daftar Paket - Proses Kontrak PPK
3. Muncul detail paket, kemudian klik tombol Daftar Kontrak.
Gambar 8. Halaman Daftar Paket - Daftar Kontrak
4. Jika belum pernah menambahkan kontrak, klik tombol Tambah Kontrak. Jika sudah pernah tambah kontrak dapat langsung klik tombol Kirim Kontrak . Klik Tambah Kontrak untuk menambah kontrak baru.
Gambar 9. Halaman Daftar Paket - Tambah Kontrak
5. Isikan setiap field yang ada pada form kontrak. Jika telah selesai mengisi, klik tombol Simpan.
Gambar 10. Halaman Daftar Paket - Form Kontrak
6. Jika ingin melakukan unduh lampiran, klik Aksi pilih Unduh Lampiran untuk mengunduh lampiran kontrak. Secara otomatis file akan tersimpan di device anda.
Gambar 11. Halaman Daftar Paket - Unduh Lampiran
7. Untuk melakukan unggah file, klik Aksi pilih Unggah File untuk melampirkan dokumen pendukung, kemudian klik tombol Simpan.
Gambar 12. Halaman Daftar Paket - Unggah File
Gambar 13. Halaman Daftar Paket - Simpan
8. Akan muncul notifikasi jika file berhasil diunggah. Klik tombol Kirim Kontrak untuk mengirimkan kontrak yang telah dibuat.
Gambar 14. Halaman Daftar Paket - Kirim Kontrak
9. Muncul pop up untuk melakukan konfirmasi. Klik tombol OK.
Gambar 15. Halaman Daftar Paket - OK
4.3 Pengiriman - Melakukan Pengiriman dan Penerimaan
Gambar 16. Alur BPMN Purchasing Mini Kompetisi produk barang/jasa pemerintah - Melakukan Pengiriman dan Penerimaan (Pengiriman)
Halaman Pengiriman - Melakukan Pengiriman dan Penerimaan. Proses pengiriman barang dilakukan oleh distributor sebagai pengirim barang. Proses ini masuk dalam BPMN Melakukan Pengiriman dan Penerimaan. Proses pengiriman paket produk bisa bertahap, dan setiap tahap terdapat detail informasinya.
Berikut langkah - langkah untuk melakukan pengiriman - melakukan pengiriman dan penerimaan;
1. Klik menu Paket, lalu sub menu Paket Baru.
Gambar 17. Halaman Daftar Paket - Paket Baru
2. Pilih salah satu paket dengan status Melakukan Pengiriman dan Penerimaan.
Gambar 18. Halaman Daftar Paket - Melakukan Pengiriman dan Penerimaan
3. Klik tombol Riwayat Pengiriman dan Penerimaan.
Gambar 19. Halaman Daftar Paket - Riwayat Pengiriman & Penerimaan
4. Kemudian pilih tab Pengiriman. Untuk menambahkan pengiriman, klik icon Tambah Pengiriman.
Gambar 20. Halaman Daftar Paket - Tambah Pengiriman
5. Step pertama, masukkan Informasi Pengiriman. Isikan seluruh field yang ada pada step pertama, klik tombol Berikutnya.
Gambar 21. Halaman Daftar Paket - Step Pertama
6. Step kedua, masukkan Pilih Produk. Klik icon Tambah Produk, untuk menambahkan produk.
Gambar 22. Halaman Daftar Paket - Tambah Produk
7. Pilih produk yang akan dikirimkan, dan data otomatis tersimpan.
Gambar 23. Halaman Daftar Paket - Pilih Produk
8. Isikan kuantitas pengiriman dan catatan dengan maksimal pengiriman adalah sebanyak jumlah produk. Lalu isi catatan pengiriman. Klik tombol Simpan.
Gambar 24. Halaman Daftar Paket - Input Pengiriman & Catatan
9. Data sudah tersimpan, ingin mengunduh lampiran klik tombol Unduh Lampiran, jika ingin mengubah data klik tombol Ubah.
Gambar 25. Halaman Daftar Paket - Unduh & Ubah Lampiran
10. Untuk melakukan Update Riwayat Pengiriman. Klik salah satu No. Dokumen (LKPP), klik tombol Update Riwayat Pengiriman.
Gambar 26. Halaman Daftar Paket - Update Riwayat Pengiriman
11. Akan muncul pop up untuk memilih status pengiriman dan deskripsi. Jika sudah dipilih, klik tombol Simpan.
Gambar 27. Halaman Daftar Paket - Simpan Riwayat Pengiriman
12. Jika berhasil akan muncul notifikasi “Berhasil update riwayat pengiriman”. Secara otomatis Riwayat Pengiriman akan ter- update.
Gambar 28. Halaman Daftar Paket - Riwayat Pengiriman
4.4 Riwayat Adendum Kontrak
Riwayat Addendum Kontrak adalah menampilkan history informasi paket produk dari kontrak awal sampai dengan proses adendum kontrak.
Berikut langkah - langkah riwayat adendum kontrak;
1. Klik menu Paket, lalu sub menu Paket Baru.
Gambar 29. Halaman Daftar Paket - Paket Baru
2. Pilih salah satu paket dengan status Melakukan Pengiriman dan Penerimaan.
Gambar 30. Halaman Daftar Paket - Status
3. PIlih tombol Proses Adendum Kontrak.
Gambar 31. Halaman Daftar Paket - Proses Adendum Kontrak
4. Untuk melihat riwayatnya, klik tombol Riwayat Adendum Kontrak.
Gambar 32. Halaman Daftar Paket - Tombol Riwayat Adendum
5. Akan muncul detail riwayat adendum yang telah dibuat.
Gambar 33. Halaman Daftar Paket - Detail Riwayat Adendum
5. Mengakhiri Aplikasi
Klik menu nama pengguna pada pojok kanan atas, lalu pilih Logout untuk mengakhiri aplikasi.
Gambar 34. Halaman Beranda Katalog Elektronik, menu untuk mengakhiri aplikasi
