PROSES PEMBATALAN
DOKUMEN
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 1
T
Taajjuukk 1133:: PPRROOSSESES PPEEMMBBAATTAALLAANN DDOOKKUUMMEENN
1313..11 PPeemmbbaattaallaann DDookkuummeenn
Fungsi Pembatalan Dokumen merupakan kemudahan yang disediakan bagi membolehkan Pelulus membuat pembatalan dokumen pada tahap yang dibenarkan.
Senarai jenis dokumen yang boleh dibuat pembatalan adalah seperti di bawah : a. Permintaan
b. Pesanan Penghantaran c. Nota Penerimaan Barangan d. Nota Pelaksanaan Perkhidmatan e. Pesanan Perkhidmatan
f. Pesanan Kerajaan
1313..22 PPrroosseess PPeemmbbaattaallaann DDookkuummeenn
Proses Pembatalan Dokumen bagi semua jenis dokumen adalah sama. Oleh itu, satu contoh yang ditunjukkan dibawah adalah proses Pembatalan Dokumen bagi dokumen Permintaan. Proses ini terpakai untuk membuat carian bagi jenis-jenis dokumen yang lain untuk tujuan pembatalan.
Langkah 1
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan setelah berjaya log masuk dan menukar menu di dalam sistem.
ARAHAN :
1. Klik sub menu Pembatalan Dokumen di menu utama Pengurusan Dokumen pada menu Tadbir Pesanan.
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 2
Langkah 2
Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan.
ARAHAN :
1. Pilih Jenis Dokumen dari menu tarik bawah yang disediakan.
Langkah 3
Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan.
ARAHAN :
1. Pilih Status Permintaan dari menu tarik bawah yang disediakan.
2. Klik butang Cari.
NOTA :
1. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Permintaan, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Permintaan.
2. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian.
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 3
Langkah 4
Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan.
ARAHAN :
1. Klik butang Batal.
NOTA :
1. Hasil carian akan dipaparkan mengikut pada Status Permintaan yang dipilih.
2. Klik pautan No Permintaan untuk melihat perincian Permintaan.
3. Hanya dokumen yang dibenarkan untuk pembatalan sahaja yang akan dipaparkan pada senarai Hasil Carian.
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 4
Langkah 5
Skrin Pembatalan Permintaan akan dipaparkan.
ARAHAN :
1. Masukkan Justikasi.
2. Masukkan Pin Kad Pintar dan klik butang Batal Permintaan
NOTA :
1. Klik butang Kembali untuk kembali ke laman sebelumnya (Carian Pembatalan Dokumen)
2. Permintaan boleh dibatalkan selagi ianya belum diluluskan.
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 5
Langkah 6
Mesej amaran akan dipaparkan.
ARAHAN :
1. Klik butang OK.
NOTA :
1. Klik butang Cancel sekiranya ingin membatalkan proses Pembatalan Dokumen
Langkah 7
Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan dipaparkan.
NOTA :
1. Pengguna diberi pilihan sama ada boleh terus klik menu Log Keluar atau klik pada butang Kembali sekiranya ingin kembali ke laman sebelumnya (Carian Pembatalan Dokumen) untuk membuat pembatalan bagi dokumen yang lain.
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 6
1313..33 PPeemmbbaattaallaann ddookkuummeenn bbeerrddaassaarrkkaann JJeenniiss DDookkuummeenn
Setiap Pembatalan Dokumen mempunyai kriteria penjanaan yang berbeza. Berikut adalah skrin kriteria Pembatalan Dokumen mengikut setiap jenis dokumen:
1. Jenis Dokumen : Pesanan Penghantaran
Bagi transaksi atas talian, Pesanan Penghantaran boleh dibatalkan pada status Menunggu Nota Penerimaan Barangan. Sekiranya Nota Penerimaan Barangan telah dikeluarkan, Pelulus hendaklah membatalkan Nota Penerimaan Barangan tersebut terlebih dahulu sebelum meneruskan proses pembatalan Pesanan Penghantaran. Pembatalan Pesanan Penghantaran akan bertukar status Pesanan Kerajaan kepada Menunggu Pembekalan atau Pembekalan Separa. Bagi transaksi luar talian Pesanan Penghantaran boleh dibatalkan pada status Menunggu Invois. Pembatalan Pesanan Penghantaran akan menukar status Pesanan Kerajaan kepada Menunggu Pembekalan.
Jenis Dokumen
Status dokumen yang boleh dibatalkan
Status dokumen Selepas Pembatalan
Catatan
Menunggu Nota Penerimaan Barangan (transaksi atas talian)
Menunggu Nota Penerimaan Barangan Pesanan
Penghantaran
Menunggu Invois (transaksi luar talian)
Menunggu Pembekalan
Pembekal perlu mencipta semula
pesanan penghantaran
NOTA :
1. Skrin Carian Pesanan Penghantaran akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No Pesanan Kerajaan, No Pesanan Penghantaran dan Tarik Diterima (Dari dan Kepada)
2. Klik butang Cari untuk membuat carian.
3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian.
4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 7
2. Jenis Dokumen : Nota Penerimaan Barangan
Nota Penerimaan Barangan boleh dibatalkan selagi Invois belum dikeluarkan.
Pembatalan Nota Penerimaan Barangan akan menukar status Pesanan Kerajaan kepada ‘Menunggu Nota Penerimaan Barangan’ bagi transaksi atas talian atau
‘Menunggu Pembekalan/Perkhidmatan’ bagi transaksi luar talian.
Jenis Dokumen
Status dokumen yang boleh dibatalkan
Status dokumen Selepas Pembatalan
Catatan
Menunggu Invois (transaksi luar talian)
Menunggu Pembekalan/Perkhid
matan
Peminta/Peg.
Penerima Barang perlu mencipta
Pesanan Penghantaran Nota
Penerimaan Barangan
Pembekalan Separa Menunggu Nota Penerimaan Barangan
Peminta/Peg.
Penerima Barang perlu mencipta Nota Penerimaan
Barangan yang baru
NOTA :
1. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Nota Penerimaan Barangan, No.
Pesanan Kerajaan, Nama Pembekal, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Pesanan Kerajaan.
2. Klik butang Cari untuk membuat carian.
3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian.
4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 8
3. Jenis Dokumen : Nota Pelaksanaan Perkhidmatan
Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP) boleh dibatalkan selagi ia belum disahkan.
Jenis Dokumen
Status dokumen yang boleh
dibatalkan
Status dokumen Selepas Pembatalan
Catatan
Pembelian Terus Menunggu Pengesahan
Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Atas
Talian
Menunggu Pembekalan / perkhidmatan
Pembekal perlu mencipta semula Nota Pelaksanaan
Perkhidmatan Nota
Pelaksanaan Perkhidmatan
(transaksi atas talian)
Menunggu Kelulusan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan dan Nota
Debit
Pembelian Terus Menunggu Pengesahan Nota
Pelaksanaan Perkhidmatan Atas
Talian
Pegawai Penerimaan Barangan perlu
mengesahkan semula Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Nota
Pelaksanaan Perkhidmatan
(transaksi luar talian)
Menunggu Kelulusan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan dan Nota
Debit
Menunggu Pembekalan/perkhid
matan
Peminta perlu mencipta semula Nota Pelaksanaan
Perkhidmatan
NOTA :
1. Skrin Carian Pelaksanaan Perkhidmatan akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Nota Pelaksanaan Perkhidmatan, No. Pesanan Kerajaan, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Nota Pelaksanaan Perkhidmatan
2. Klik butang Cari untuk membuat carian.
3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian.
4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 9
5. Jenis Dokumen : Pesanan Perkhidmatan
Pesanan Perkhidmatan boleh dibatalkan selagi ia belum diluluskan.
Jenis Dokumen Status dokumen yang boleh dibatalkan
Status dokumen Selepas
Pembatalan
Catatan
Menunggu Kajisemula Menunggu Penyerahan Pesanan
Perkhidmatan
Menunggu Kelulusan
Pesanan Perkhidmatan dibatalkan
Pengguna perlu mencipta semula permintaan yang baru.
NOTA :
1. Skrin Carian Pembatalan Pesanan Perkhidmatan akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Pesanan Perkhidmatan, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Pesanan Perkhidmatan.
2. Klik butang Cari untuk membuat carian.
3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian.
4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 10
6. Jenis Dokumen : Pesanan Kerajaan
Pesanan Kerajaan boleh dibatalkan selagi proses Padanan Bayaran belum dilakukan. Pembatalan Pesanan Kerajaan akan menukarkan status semua dokumen berkaitan dengan Pesanan Kerajaan tersebut kepada ’Dibatalkan’.
Jenis Dokumen
Status dokumen yang boleh dibatalkan
Status dokumen Selepas Pembatalan
Catatan
Menunggu
Pembekalan/Perkhidmatan Menunggu Pengesahan daripada Pembekal Menunggu Padanan Bayaran
Menunggu Invois Menunggu Pengesahan Invois
Menunggu Pemberitahuan (Nota Pelarasan Kredit Kerajaan)
Menunggu Kelulusan Nota Pelarasan Kredit
Pembekalan Separa Menunggu Proses Antaramuka Kemaskini Daftar Bayaran dan Baucar Bayaran di eSPKB
Penggiliran Padanan Pembayaran Gagal Pesanan
Kerajaan (Produk)
Nota Pelarasan Kredit Diluluskan
Pesanan Kerajaan dibatalkan
Pengguna perlu mencipta semula permintaan yang baru
Menunggu
Pembekalan/Perkhidmatan Menunggu Pengesahan Menunggu Padanan Bayaran
Menunggu Invois Menunggu Pengesahan Invois
Menunggu Kelulusan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan dan Nota Debit
Menunggu Kemaskini Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Menunggu Penciptaan Nota Pelarasan Debit Pesanan
Kerajaan (Perkhidmatan)
Menunggu Penciptaan Nota Pelarasan Kredit
Pesanan Kerajaan dibatalkan
Pengguna perlu mencipta semula Pesanan
Perkhidmatan yang baru
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 11
Jenis Dokumen
Status dokumen yang boleh dibatalkan
Status dokumen Selepas Pembatalan
Catatan
Menunggu Proses Antaramuka Kemaskini Daftar Bayaran dan Baucer Bayaran di eSPKB
Penggiliran Padanan Pembayaran Gagal
NOTA :
a. Perolehan Produk
1. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah bagi Pesanan Kerajaan bagi jenis Produk adalah No Pesanan Kerajaan, Jenis Pesanan Kerajaan dan Status Pesanan Kerajaan.
b. Perolehan Perkhidmatan
Hakcipta Terpelihara © 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 12
2. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah bagi Pesanan Kerajaan bagi jenis Perkhidmatan adalah No Pesanan Kerajaan, Jenis Pesanan Kerajaan dan Status Pesanan Kerajaan.
3. Klik butang Cari untuk membuat carian.
4. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian.
5. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7
