PETUNJUK PELAKSANAAN APLIKASI DAFTAR REKANAN PERUSAHAAN (DRP) PERUM BULOG

(1)

Divisi TI & Divisi Ada Barjas

Perum BULOG – 2016 1

PETUNJUK PELAKSANAAN

APLIKASI DAFTAR REKANAN PERUSAHAAN (DRP) PERUM BULOG

I. Pendahuluan

Petunjuk pelaksanaan ini merupakan prosedur untuk menggunakan aplikasi Daftar Rekanan Perusahaan (DRP) sebagai pendukung pengadaan secara elektronik (e-Procurement) dan sebagai monitoring dan evaluasi terhadap rekanan dilingkungan Perum BULOG oleh Divisi Pengadaan Barang dan Jasa. Gambaran alur dari aplikasi DRP diilustrasikan dengan gambar dibawah ini ;

Gambar 1.1. Aplikasi DRP

Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penggunaan aplikasi DRP :

 Aplikasi DRP adalah aplikasi berbasis web (web based) yang dapat diakses menggunakan web browser.

 Web Browser yang direkomendasikan untuk digunakan adalah : 1. Mozilla Firefox versi 49.0.2- keatas

2. Google Chrome versi 55.0.- keatas 3. Opera versi 13.0 keatas

 Penggunaan webbrowser selain yang tersebut diatas seperti Internet Explorer atau mobile browser dimungkinkan, namun beberapa fitur/fungsi aplikasi kemungkinan tidak berjalan dengan benar dan optimal.

Alur Proses Aplikasi Daftar Rekanan Perusahaan

RekananDivisi Ada Barjas / DIVRE

Mulai Registrasi

Selesai Pendaftaran Vendor

Input form pendaftaran

rekanan

Update Data Vendor

Verifikasi Data vedndor

Data Lengkap / Tidak

Verifikasi Berkas Lolos/Tiidak Lengkap

Tidak

E-Procurement Data Vendor Terverifikasi Tidak

(2)

II. Petunjuk Penggunaan Aplikasi DRP

A. Akses

Aplikasi DRP dibagi menjadi dua, yaitu ;

a. Akses sebagai Rekanan yaitu pengguna yang hendak mendaftar dan sudah diberikan otoritas oleh sistem DRP Perum BULOG, untuk mengelola data – data otentik perusahannya setelah melalui proses verifikasi dan aktivasi.

b. Akses sebagai Admin Panitia Lelang (Panitia) yaitu user yang diberikan otoritas oleh Perum BULOG untuk mengelola DRP, yang merupakan rangkaian dari sistem pengelolaan e-Procurement Perum BULOG. Dapat dijelaskan sebagai berikut :

Gambar 2.1 Akses B. Registrasi Mitra

Untuk dapat menjadi rekanan Perum Bulog, diharus melakukan registrasi dan mengisi kelengkapan data. Halaman dapat dilihat pada gambar 2.2 dibawah ini ;

Rekanan

• Rekanan dapat menampilakan data pengadaan, data & PIC perusahaan, pengalaman perusahaan, informasi keuangan, struktur perusahaan, pemegang saham, daftar peralatan perusahaan, tenaga ahli, dokumen dan riwayat lelang yang diikuti.

Panitia

• Pendaftaran, Verifikasi, Evaluasi Rekanan.

(3)

C. Email Pemberitahuan

Alamat email yang didaftarkan adalah media komunikasi antara aplikasi DRP dengan Perusahaan rekanan. Sistem akan secara otomatis mengirimkan email berisi link yang otormatis akan ridirect langsung ke aplikasi (DRP) Perum Bulog halamanan pengisian formulir rekanan. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini ;

Gambar 2.3 ……….

Gambar 2.1 Gambar Link Registrasi

D. Pendaftaran Rekanan

Halaman registrasi mengharuskan rekanan mengisi informasi User dan PIC Perusahaan, Informasi Umum Perusahaan, Bidang Usaha, Struktur dan Tenaga Ahli Perusahaan, Informasi Keuangan dan Dokumen Kelengkapan. Langkah - langkah pengisian dapat dijelaskan dibawah ini ;

a. User dan PIC Perusahaan

Masukan username,password, nama PIC dan Jabatan yang nantinya digunakan calon rekanan sebagai akun untuk login aplikasi DRP. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini ;

Gambar 2.4 Halaman User dan PIC

(4)

b. Informasi Umum Perusahaan

Pada informasi umum perusahaan akan tampil form pengisian profil rekanan yang akan didaftarkan menjadi rekanan Perum Bulog. Isi semua kolom data dengan lengkap sesuai dengan keabsahan dokumen yang ada. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini ;

Gambar 2.5 Halaman Profil Umum Perusahaan.

Pada dasarnya halaman Profil Umum Perusahaan memuat lima kelompok data perusahaan yaitu ;

1. Informasi Perusahaan termasuk tipe perusahaan.

2. Kualifikasi Perusahaan

3. Terkait Perpajakan Perusahaan.

4. Perizinan Perusahaan.

5. Tempat Verifikasi (Rekanan diminta untuk datang untuk melakukan verifikasi dokumen perusahaan).

6. Referensi Bank yang digunakan.

(5)

c. Bidang Usaha

Langkah selanjutnya calon rekanan, mengisi halaman informasi umum perusahaan meliput Bidang dan Sub Bidang Usaha sesuai dengan kopetensi perusahaan, Pengalaman Perusahaan dan Daftar peralatan yang dimiliki perusahaan baik sewa atau milik pribadi.

Dapat dilihat pada gambar dibawah ini ;

Gambar 2.6 Halaman Bidang Usaha

Untuk pengisian pengalaman perusahaan dan daftar peralatan Perusahaan dapat menambah sesuai dengan data yang ada dengan klik icon . Setelah input data selesai ,lanjutkan proses dengan klik icon

1

2

3

(6)

d. Struktur dan Tenaga Ahli Perusahaan

Langkah keempat adalah mengisi struktur organisasi termasuk pemegang saham dan data tenaga ahli yang dimiliki perusahaan. Berikut tahapan pemasukan data dapat dilihat pada gambar 2.7 Halaman Struktur dan Tenaga Ahli dibawah ini ;

1

2

3

(7)

e. Informasi Keuangan

Langkah kelima, rekanan memasukan informasi modal dasar yang dimiliki dan laporan keuangan tiga tahun terakhir dari periode berjalan. Dapat dilihat tahapan pada gambar dibawah ini ;

Gambar 2.8 Halaman Informasi Keuangan

Untuk menambah pengisian laporan keuangan Perusahaan klik icon Setelah input data selesai, lanjutkan proses pengisian dengan klik icon

1

2

(8)

f. Dokumen Kelengkapan

Langkah keenam mengisi dokumen kelengkapan perusahaan, dimana calon rekanan diminta memasukan dokumen Akte Perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dan Surat Izin Usaha lainya. Halaman dapat dilihat pada gambar dibawa ini ;

Gambar 2.9 Halaman Dokumen Kelengkapan

Setelah data perusahaan calon rekanan diisikan pada aplikasi DRP, klik icon

dan secara otomatis sistem VM akan mendaftarkan untuk data diverifikasi oleh panitia Perum BULOG. Apabila data telah diverifikasi, panitia akan mengirimkan udangan via email untuk jadwal verifikasi berkas ke calon rekanan.

III. Penutup

Demikian petunjuk pelaksanaan ini dibuat untuk dipergunakan sebagai acuan untuk calon

rekanan.

(9)

LAMPIRAN

A. KELENGKAPAN DOKUMEN REGISTRASI

DAFTAR KELENGKAPAN DOKUMEN REGISTRASI APLIKASI DAFTAR REKANAN PERUSAHAAN (DRP) PERUM BULOG

Setiap Penyedia Barang dan Jasa yang telah melengkapi pengisian informasi di Aplikasi Daftar Rekanan Perusahaan (DRP), diminta membawa dokumen‐dokumen terlampir, berupa:

1. Satu set dokumen asli, hanya untuk di tunjukkan ke petugas registrasi.

2. Soft copy / scan dari semua dokumen dalam format Adobe Acrobat (.pdf) dan di simpan di flash disk / compact disk (CD)

Daftar dokumen yang harus dibawa:

1. Akte pendirian & perubahan terakhir serta pengesehannya 2. Ijin domisili perusahaan yang masih berlaku

3. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan

4. Bukti Setoran Pajak Tahunan (SPT), untuk tahun terakhir

5. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP) ‐ (Jika ada) 6. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)

7. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) 8. KTP Direktur

9. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan

10. Neraca dan Laporan Rugi Laba (3 tahun terakhir), yang audit atau non audit 11. Ijazah terakhir tenaga ahli ‐ (Jika ada)

12. Sertifikasi tenaga Ahli ‐ (Jika ada) 13. Pengalaman Tenaga Ahli – (Jika Ada) 14. Daftar Peralatan Perusahaan

15. Sertifikasi perusahaan / asosiasi ‐ (Jika ada)

16. Kontrak / Perjanjian / SPK dari pengalaman perusahaan(3 tahun terakhir) 17. Struktur organisasi

18. Dokumen lain yang diinput di aplikasi

(10)

B. PENGELOMPOKAN BARANG DAN JASA

Group Barang 1 B 01 Alat Tulis Kantor 2 B 02 Barang Cetakan 3 B 03 Percetakan Buku 4 B 04 Consumable Komputer 5 B 05 Peralatan Kantor

6 B 06 Komputer dan Peralatan Teknologi Informasi

7 B 07 Peranti Lunak (software), Layanan dan perangkat Pendukung Antivirus Komputer 8 B 08 Kendaraan Dinas Kantor

9 B 09 Peralatan Kesehatan dan Keselamatan Kerja 10 B 10 Mekanikal dan Elektrikal

11 B 11 Barang Promosi

12 B 12 Peralatan Rumah Tangga (Fix Assets) 13 B 13 Perlengkapan Pegawai

14 B 14 Keperluan Rumah Tangga (Consumable) 15 B 15 Tekstil dan Pakaian Jadi

16 B 16 Utilitas Gedung dan Gudang

17 B 17 Peralatan Pemeriksaan dan/atau Perawatan Kualitas 18 B 18 Alat-Alat Kerja dan Peralatan Gudang/ UPGB

19 B 19 Barang Lainnya Group Jasa

20 J 01 Konsultan Promosi dan Advertising 21 J 02 Konsultan Kontruksi

22 J 03 Konsultan Manajemen Kontruksi 23 J 04 Konsultan Perencana Kontruksi 24 J 05 Konsultan Pengawas Kontruksi

25 J 06 Konsultan Perencana Teknologi Informasi 26 J 07 Konsultan Bisnis dan Manajemen

27 J 08 Konsultan Manajemen Sumber Daya Manusia 28 J 09 Konsultan Manajemen Pengadaan

29 J 10 Konsultan Manajemen Hukum

30 J 11 Konsultan Manajemen Keuangan & Pajak 31 J 12 Konsultan Manajemen Mutu

32 J 13 Konsultan Manajemen Apprisal 33 J 14 Konsultan Manajemen Komunikasi 34 J 15 Konsultan Manajemen Riset 35 J 16 Konsultan Manajemen Aktuaria 36 J 17 Konsultan Kantor Akuntan Publik 37 J 18 Konsultan Investasi

38 J 19 Konsultan Manajamen Resiko 39 J 20 Konsultan Kamus Kompetensi 40 J 21 Konsultan Jasa Keuangan

Uraian

No Kode

(11)

41 J 22 Konsultan Lainnya

42 J 23 Jasa Kontruksi Arsitektural 43 J 24 Jasa Kontruksi Sipil

44 J 25 Penyelesaian Kontruksi Gedung 45 J 26 Kontruksi Khusus

46 J 27 Jasa Kontruksi Mekanikal Elektrikal 47 J 28 Jasa Teknologi Informasi (Software) 48 J 29 Jasa Kegiatan Data Base

49 J 30 Pengolahan Data

50 J 31 Jasa Teknologi Informasi (Hardware)

51 J 32 Jasa Teknologi Informasi (Telecomunication & Network) 52 J 33 Jasa Multimedia (ISP, Sistem Komunikasi, Portal)

53 J 34 Jasa Pembangunan Aplikasi 54 J 35 Manajemen Properti

55 J 36 Jasa Pengelolaan Gedung (Pest Control & Fumigasi) 56 J 37 Jasa Pengelolaan Gedung (Cleaning Service)

57 J 38 Jasa Pengelolaan Gedung (Building Management ) 58 J 39 Jasa Pengelolaan Gedung (Security)

59 J 40 Jasa Pembelian Property 60 J 41 Jasa Promosi & Advertising 61 J 42 Jasa Tenaga Kerja Outsourcing 62 J 43 Jasa Transportasi

63 J 44 Persewaan Mobil

64 J 45 Karoseri Kendaraan Motor

65 J 46 Jasa Pemeliharaan dan Reparasi Mobil 66 J 47 Jasa Studi dan Penelitian

67 J 48 Jasa Rumah Sakit

68 J 49 Pelayanan Pos dan Jasa Kurir

69 J 50 Asuransi

70 J 51 Perawatan dan Reparasi Mesin Kantor dan Komputer 71 J 52 Persewaan Mesin Kantor dan Komputer

73 J 53 Jasa Pembuatan Karung Plastik 74 J 54 Jasa Lainnya