Manual Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar

Manual Aplikasi

Pendataan Pendidikan Dasar

Versi 1.0.12 (Desktop)

D I R E K T O R A T J E N D E R A L P E N D I D I K A N D A S A R K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N D A N K E B U D A Y A A N

J A K A R T A

2 0 1 2

Daftar Isi

Daftar Isi ... 2

Informasi Aplikasi ... 3

Prasyarat ... 5

Komputer ... 5

Operator ... 5

Peran Pengguna ... 6

Instalasi ... 7

Mengunduh Prerequistry ... Error! Bookmark not defined. Mengunduh Aplikasi ... Error! Bookmark not defined. Penggunaan Aplikasi ... 13

Registrasi ... 13

Login ... 15

Tampilan Depan (Portlet) ... 16

Tab Formulir Sekolah ... 18

Tab Peserta Didik ... 30

Tab PTK ... 37

Pengiriman Data ... 39

Merestore Data ... 42

Catatan : ... 44

Catatan : ... 44

Informasi Aplikasi

 Pemilihan platform serta pengembangan aplikasi ini memperhatikan serta mentaati peraturan perundangan berikut :

 UU ITE Pasal 25 - 34 tentang penggunaan perangkat lunak / keras (termasuk pembajakan).

 Surat Edaran Nomor: 05/SE/M.KOMINFO/10/2005 tentang

Pemakaian dan Pemanfaatan Penggunaan Piranti Lunak Legal di lingkungan Instansi Pemerintah

 Surat Edaran Menteri Ristek Nomor : 030/M/IV/2009 tentang Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS)

 Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor SE/01/M.PAN/3/2009 tentang Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS).

 Dengan demikian, Sistem Pendataan Pendidikan Dasar ini didesain untuk dapat digunakan pada berbagai platform sistem operasi apa saja (Windows, Linux, Unix, Apple dll) tanpa harus terikat pada salah satu sistem operasi komersial, sehingga dapat menghemat biaya lisensi.

 Disarankan untuk memanfaatkan Sistem Operasi legal baik yang telah

termasuk pada pembelian perangkat keras (OEM) ataupun membeli

dan menginstall Sistem Operasi berlisensi. Jika hal tersebut tidak

memungkinkan, sangat disarankan untuk menggunakan Sistem Operasi berbasis FOSS (Free/Open Source Software).

 Aplikasi ini adalah bagian dari serangkaian Aplikasi Sistem Informasi Pendataan Pendidikan Dasar, yang terdiri dari beberapa aplikasi sebagai berikut :

1. Aplikasi Pendataan Desktop

Adalah aplikasi yang memungkinkan sekolah online maupun offline untuk melakukan input data dari formulir dan mengirimnya baik secara online maupun melalui file.

2. Aplikasi Manajemen Pendataan Pendidikan Dasar

Adalah aplikasi yang memfasilitasi Manajemen Pelaksanaan Pendataan Pendidikan, dari mulai persiapan pendataan,

pelaksanaan pengiriman data, monitoring sekaligus pemantauan hasil pengiriman

3. Aplikasi Input Data Kondisi Lokasi dan Fisik

Adalah aplikasi yang memungkinkan pengambilan data lokasi serta fisik.

 Apabila terdapat kendala/masalah lain yang berkaitan dengan penggunaan Aplikasi ini agar menghubungi:

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Republik Indonesia

Prasyarat

K O M P U T E R

Minimal

 Komputer Pentium III 1 GHz

 Memory 1GB Ideal

 Komputer Intel Core 2 Duo 2,0 GHz

 Memory 4GB

O P E R A T O R

Minimal

 Penggunaan komputer dasar

 Pengalaman dengan aplikasi sejenis.

Ideal

 Menguasai seluk beluk sistem operasi dan aplikasi

 Berpengalaman mengoperasikan perangkat lunak sejenis berbasis

browser

Peran Pengguna

Aplikasi desktop yang dibahas pada manual ini hanya meliputi salah satu dari sekian peran yang ada dalam keseluruhan Sistem Pendataan

Pendidikan Dasar:

1. Administrator

2. Operator Sekretariat Pendataan 3. Operator Kementerian

4. Operator Direktorat Jenderal 5. Operator Direktorat

6. Operator Dinas Pendidikan Propinsi 7. Operator Pokja Pendataan Propinsi

8. Operator Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota 9. Operator Pokja Simpul Pendataan Kab/Kota 10. Operator Sekolah

11. Petugas Survey

Instalasi

I N S T A L A S I M E L A L U I D V D

1. Masukan DVD yang telah diberikan. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

2. Kemudian klik pada “Aplikasi Pendataan”, maka akan muncul seperti

gambar dibawah ini. Maka klik 2x pada file setup.exe

3. Maka akan muncul, silahkan di klik tombol “Lanjut >” untuk melanjutkan penginstallan.

4. Silahkan pilih Kab/Kota sesuai kabupaten/kota sekolah anda. Klik

“Lanjut >” untuk melanjutkan

Peringatan: Jika anda salah dalam memasukan kab/kota, maka utk

penginstallan aplikasi selanjutnya akan gagal. Jadi isilah kab/kota

5. Silahkan baca Kesepakatan dan Lisensi aplikasi, jika setuju pilih “Saya setuju dengan kesepakatan tersebut”. Dan klik “Lanjut >” untuk melanjutkan

6. Kemudian pilih direktori yang di kehendaki. Namun saya himbau untuk

memakai default dari aplikasi saja. Klik “Lanjut >”

7. Klik “Lanjut >” untuk melanjutkan

8. Klik “Install” untuk menginstall aplikasi

9. Silahkan tunggu, hingga finalisasi installasi selesai dilakukan.

10. Setelah selesai, silahkan restart komputer anda

11. Setelah di komputer di restart, maka di desktop akan muncul shortcut

dengan nama Aplikasi Pendataan. Dengan demikin installasi aplikasi

berhasil dilakukan

Penggunaan Aplikasi

R E G I S T R A S I

1. Pada awal penggunaan, setelah instalasi, aplikasi akan meminta anda untuk melakukan registrasi aplikasi.

2. Registrasi meminta anda untuk mengisi :

 Nama Lengkap : nama lengkap operator input data di sekolah

 Username : Alamat email operator, berfungsi sebagai username untuk masuk ke aplikasi

 Password : Kata kunci sebagai pasangan Username untuk masuk ke

dalam aplikasi

 Kode rahasia yang unik untuk setiap sekolah. Mohon rujuk kepada berkas petunjuk yang menyertai aplikasi untuk mengisi kode registrasi yang dimaksud.

 Tekan save untuk mengirim pendaftaran.

3. Jika semua data registrasi diinput dengan benar, maka akan tampil konfirmasi berikut:

4. Sebaliknya jika gagal, tampilannya akan semacam berikut ini :

5. Instalasi juga sudah dapat dilakukan dalam kondisi offline. Untuk tiap

daerah akan diberikan CD khusus berisikan data terenkripsi.

L O G I N

1. Setelah registrasi, untuk menguji user & password anda dapat menutup aplikasi dan kemudian menjalankannya lagi. Masukkan user/password yang anda isikan saat registrasi.

2. Jika password salah atau user tidak ditemukan maka akan keluar error sebagai berikut.

T A M P I L A N D E P A N ( P O R T L E T )

1. Berikut ini tampilan depan Aplikasi Entri Pendataan Pendidikan Dasar.

2.

Penjelasan tampilan adalah sebagai berikut:

1) Adalah tabulasi yang dapat di-klik untuk menampilkan form isian Sekolah, tabel peserta didik maupun tabel PTK

2) Adalah judul aplikasi, informasi, berita dan sekolah yang aktif di aplikasi tersebut dengan di cantumkannya versi aplikasi. Untuk mengetahui versi terakhir yang telah di rilis, silahkan buka web infopendataan.dikdas.kemdiknas.go.id

3) Adalah dashboard informasi singkat yang terkait dengan data yang telah di input.

5

1 6 6 5 1

4 4

2 4

3

4

4) Adalah validasi data, sebelum mengirimkan data ke server.

Mohon untuk memeriksa data yang telah di input. Dengan cara menekan tombol validasi ini.

5) Adalah kotak status koneksi ke server, serta tombol-tombol yang memungkinkan pengiriman online maupun offline. Jika online maka klik tombol “Simpan Lokal”. Jikalau online bisa langsung kirim ke server dengan meng klik tombol “Kirim ke Server”

6) Adalah tombol untuk merestore data yang telah di backup sebelumnya.

Dari ke-6 fitur ini dapat di pindahkan lokasinya sesuai dengan keinginan dengan cara di klik kemudian di drag.

3. Tekan Tab "Formulir Sekolah"

T A B F O R M U L I R S E K O L A H

1. Berikut ini tampilan Formulir Sekolah

2. Penjelasan tampilan:

1) Adalah formulir isian elektronik sekolah. Pada Formulir Sekolah ini anda dapat mengisikan/melengkapi data-data sekolah. Ada beberapa jenis input yang dapat mengarahkan pelaksanan input data agar data yang dikirimkan sesuai dengan struktur dan data referensi yang ada, yaitu :

 Text field. Contoh:

Cara mengisinya adalah klik mouse di kotak isian kemudian

ketik. Dapat juga dilakukan dengan beberapa kali tab sehingga kursor muncul di kotak yang dimaksud.

 Radio button. Contoh:

Cara mengisinya adalah dengan melakukan klik mouse pada lingkaran yang diinginkan. Atau memilih field dengan tab, setelah fokus, memilih menggunakan tanda panah pada keyboard.

 Check box. Contoh:

Cara mengisinya adalah dengan melakukan klik mouse pada kotak yang dinginkan. Untuk pengisian dengan cara ini bisa di pilih semua data yang diinginkan.

 Combo box. Contoh:

Cara mengisinya adalah dengan melakukan klik mouse pada tanda "v" di kanan kotak, kemudian memilih entry yang

diinginkan. Perlu di perhatikan dalam pengisian menggunakan combo box ini, jika data yang dimaksud tidak ada dalam daftar list, dimohon untuk TIDAK di ketik sendiri. Silahkan isi data sesuai list daftar yang telah tersedia

2) Adalah tombol-tombol fungsi untuk form yang dimaksud. Fungsinya masing-masing adalah sbb:

Adalah untuk menyimpan perubahan terhadap form

Untuk membatalkan perubahan

Untuk membuka window rincian data sekolah meliputi data Prasarana, Sarana, Rombongan Belajar, Blockgrant dan Yayasan

Untuk memuat ulang data dari database. Jika tampilan data meragukan, sebelum melakukan apapun hendaknya menekan tombol ini terlebih dahulu.

3. Tekan tombol rincian sekolah

4. Tampilan tabular ini lebih familiar dengan istilah "grid".

5. Menambah data.

Untuk mengisi data-data dalam "grid" sangat mudah, yang perlu dilakukan hanya menekan tombol "Tambah", kemudian melanjutkan pengisian pada kursor yg ada. Aplikasi ini menggunakan auto save.

Jadi ketika menekan tombol “Tambah”, dan mengisi data yang di

maksud maka aplikasi akan menyimpan secara otomatis.

Perhatikan bahwa setelah menekan tombol "Tambah" maka akan muncul baris baru di paling atas grid, serta kotak merah yang berisikan kursor aktif. Pengisian dapat dilakukan berlanjut pada kolom

berikutnya menggunakan "TAB" sebagaimana pada excel. Tombol

"ENTER" akan memindahkan mouse ke baris berikutnya.

Untuk kolom yang bersifat referensi, untuk mengisinya cukup tekan tombol panah ke bawah, pilih salah satu kemudian tekan TAB untuk melanjutkan entri.

6. Mengubah data.

Untuk mengubah data-data dalam "grid" sangat mudah, yang perlu

dilakukan hanya melakukan klik ganda dengan mouse pada sel yang

diinginkan. TAB dan ENTER dapat digunakan untuk navigasi antar sel,

jika telah selesai dapat melakukan klik di mana saja.

7. Menghapus data

Untuk menghapus data tinggal pilih baris yang diinginkan, kemudian

tekan "Hapus Pilihan".

Maka akan muncul konfirmasi sebagai berikut:

Jika anda yakin menghapus data, silahkan menekan tombol “Ya”, namun jika tidak silahkan menekan tombol “Tidak” atau “Batal”.

Catatan : Perlu diperhatikan bahwa ketika menghapus salah satu data prasarana, maka data sarana yang ada di prasarana tersebut akan terhapus juga. Jadi untuk berhati-hati.

8. Grid lain pada umumnya sama cara mengisinya. Namun untuk data Rombongan Belajar sedikit berbeda.

9. Berikut penjelasannya :

1 4

2

3

1) Adalah grid untuk menambah/ubah/hapus daftar rombongan belajar, termasuk memilih tahun ajaran maupun wali kelas, tingkat rombongan belajar & prasarana yang digunakan. Pilih salah satu rombel untuk melihat daftar peserta didik yang terdaftar di rombel tersebut maupun guru(PTK) yang mengajar pada rombel tsb.

2) Adalah daftar Peserta Didik yang Terdaftar pada rombel tersebut.

Daftar ini berubah pada saat terjadi perubahan pada pilihan baris rombel.

3) Adalah grid yang menjadi referensi daftar peserta didik dan PTK.

Untuk menambahkan peserta didik pada suatu rombel, pilihlah beberapa baris peserta didik di grid ini, kemudian tarik (drag) ke grid daftar “Peserta Didik Terdaftar” (no.2). Begitu pula untuk

menambahkan guru pengajar/PTK. Di menu ini juga disediakan fitur

search, untuk mencari data peserta didik.

4) Untuk memilih dengan muliple select, Tekan Ctrl sambil mengklik satu persatu nama peserta didik.

5) Setelah itu klik mouse dan tahan kemudian seret dan jatuhkan di grid "Peserta Didik Terdaftar"

6) Maka akan muncul isian tanggal terdaftar serta jenis pendaftaran

7) Berikut hasilnya :

8) Hal yang sama dapat dilakukan dengan grid PTK, pilih PTK di menu 2 (tab PTK) lalu pilih PTK yang di maksud. Kemudian seret (drag) dan jatuhkan (drop) ke menu 3 (tab PTK Mengajar)

9) Selanjutnya pada grid PTK Mengajar dapat juga disesuaikan tingkat

mata pelajaran serta jam mengajarnya.

T A B P E S E R T A D I D I K

1. Berikut ini tampilan Tab Peserta Didik

2. Cara mengisi "grid" peserta didik serupa dengan grid sebelumnya, yaitu dengan metode excel/cell editing. Jika dibutuhkan,

penyuntingan dapat dilakukan juga dengan bentuk form. Pilih salah

satu peserta didik kemudian "Ubah rincian". Pada window ubah rincian

ini pula data-data lain peserta didik seperti Beasiswa maupun Prestasi

Peserta Didik dapat ditambahkan.

3. Mengisi “grid” peserta didik dengan menggunakan fasilitas export dan

import. Fasilitas ini ditujukan kepada pengguna yang lebih nyaman

dan efisien menggunakan aplikasi Windows Excel. Oleh karena itu,

pengembang menyediakan fasilitas ini.

Untuk menggunakan fasilitas jika data peserta didik belum terisi satupun (kosong), maka silahkan untuk menginput 1 baris (rows) terlebih dahulu. Kemudian baru klik tombol “Excel -> Export”.

Setelah mengklik tombol “Export”, maka akan muncul windows sebagai berikut :

Pada “File Name”, silahkan isi nama file untuk data yang akan di export. Contoh : “siswa” dan silahkan letakan di direktori yang dikehendaki.

Kemudian klik 2 kali pada “siswa.xls”, maka akan terbuka

di Windows Excel, seperti pada gambar berikut :

Silahkan isi data tersebut sesuai kolom dengan nama yang telah disediakan.

*) Perhatian : Jangan menghapus salah satu field tersebut, karena kemungkinan data gagal saat di import ke aplikasi sangatlah besar.

Dan untuk kolom “peserta_didik_id”, jika data baru dimohon jangan

diisi, karena apikasi yang akan memberikan id tersebut. Sedangkan

untuk kolom “sekolah_id”, silahkan diisi (dicopy) sesuai data yang telah

ada.

Setelah selesai menginput data, silahkan save as dengan type CSV (Comma Delimited). Perhatikan gambar berikut

Dan untuk memasukan data ke aplikasi silahkan klik “Excel -> Import”,

perhatikan gambar di bawah ini :

Maka akan muncul pemberitahuan seperti gambar berikut :

Jika yakin, maka klik “Ya”, setelah itu akan muncul windows baru dan silahkan sesuaikan dengan data yang telah di input.

Kemudian klik “Open”, maka data akan masuk ke aplikasi secara

automatis.

4. Cara mengubah/mengisi form serupa dengan form sekolah, hanya saja nama-nama fieldnya berbeda.

5. Berikut grid lainnya pada peserta didik

T A B P T K

1. Berikut ini tampilan Tab PTK

2. Cara mengisi "grid" peserta didik serupa dengan grid sebelumnya, yaitu dengan metode excel/cell editing. Jika dibutuhkan,

penyuntingan dapat dilakukan juga dengan bentuk form. Pilih salah satu PTK kemudian "Ubah rincian". Pada window ubah rincian ini pula data-data lain peserta didik seperti Riwayat Pendidikan, Riwayat Pekerjaan, Anak, Karya Tulis, Keikutsertaan Organisasi, Penghargaan, Kesejahteraan, Beasiswa, Buku, Seminar, Studi Band

3. 1ing, Diklat, Tes Kebahasaan, dan Tunjangan. Semua berupa grid

sederhana.

Untuk Fasilitas Export dan Import, cara penggunaan sama seperti yang

telah di jelaskan pada Modul Tab Peserta Didik.

P E N G I R I M A N D A T A

1. Pengiriman Data sangat tergantung kondisi koneksi internet/jaringan terhadap server. Status koneksi jaringan secara otomatis dideteksi oleh aplikasi. Pada portlet "Kirim Data" status ini dapat dilihat, berikut

dengan tombol pengiriman terkait.

2. Untuk kondisi sekolah "offline" tampilannya akan seperti berikut :

Untuk kondisi offline, data dapat ditransfer secara manual melalui disket atau flash disk/removable storage lainnya. Caranya tinggal tekan "Simpan Lokal", kemudian arahkan pada direktori yang dimaksud.

3. Berikut contoh file hasil penyimpanan. Nama file terdiri dari timestamp

plus kode sekolah.

4. Sedangkan untuk kondisi online, tampilannya sbb:

5. Untuk kondisi online akan muncul tombol "Kirim ke Server". Pengiriman

cukup dilakukan dengan klik tombol “Kirim ke Server”.

M E R E S T O R E D A T A

Merestore Data / Mengembalikan Data yang telah di backup sebelumnya sangatlah penting. Jika anda ingin mengembalikan data yang telah di backup sebelumnya (penjelasan untuk membackup data telah di bahas pada bab sebelumnya), perhatikan gambar dan penjelasan di bawah ini. Namun sebelumnya kami tekankan bahwa jika anda menggunakan fasilitas ini, maka data yang sekarang akan hilang dan akan digantikan dengan data yang anda akan restore.

1. Kembali ke menu utama, lalu klik tombol Restore

2. Maka akan muncul windows untuk memastikan apakah anda benar-

benar akan merestore/mengembalikan data ini. Jika anda yakin untuk

merestore silahkan tekan tombol “Ya”.

3. Setelah anda menekan tombol “Ya”, maka akan muncul windows baru. Silahkan anda cari file yang telah anda backup sebelumnya.

4. Setelah anda menekan tombol Open, maka akan muncul windows baru yang menandakan restore telah berhasil. Maka aplikasi akan tertutup dengan sendirinya. Maka restore data telah berhasil.

201111071500-AL3QDHLSC.db

Catatan :