SURAT KEPUTUSAN
Nomor: 026/DDTC-HRD/III/2020
tentang
Protokol Tata Cara Bekerja sebagai
Tindakan Pencegahan terhadap Penyebaran Covid-19
Dengan mempertimbangkan perkembangan situasi terkini mengenai penyebaran Covid- 19, pengarahan Kepala Negara/Daerah, pembatasan kegiatan oleh para pemangku kepentingan di sektor perpajakan, maka terdapat keperluan untuk menerbitkan suatu keputusan yang akan dipergunakan sebagai panduan penyesuaian dalam hal tata cara bekerja, prosedur komunikasi, dan operasional perusahaan.
A. Tujuan
1. Surat Keputusan ini ditujukan sebagai komitmen DDTC terhadap perlindungan terhadap kesehatan karyawan dan keluarga karyawan, khususnya terhadap orang tua dan anak.
2. Surat Keputusan ini ditujukan juga untuk mendukung pencegahan penyebaran COVID-19 di area perpajakan, khususnya lingkup DDTC.
3. Surat Keputusan ini ditujukan untuk mengharmoniskan segala penyesuaian tata cara bekerja, prosedur komunikasi, dan operasional perusahaan dengan tetap menjamin terwujudnya visi-misi perusahaan serta sasaran/target tahun berjalan.
4. Surat Keputusan ini sekaligus mendorong adanya upaya untuk saling bahu- membahu, sinergi, komitmen, serta kerja keras dari seluruh komponen dalam mengarungi tantangan bersama.
B. Perubahan Tata Cara Bekerja
1. Seluruh karyawan akan melaksanakan pekerjaan dari rumah, kecuali untuk fungsi dan jabatan tertentu. Tata cara dan panduan pelaksanaan bekerja dari rumah akan
mengikuti sepenuhnya Protokol Work from Home sebagaimana terlampir (Lampiran 1).
2. Untuk menjamin aktivitas dan operasional perusahaan, sebagian karyawan pada fungsi dan jabatan tertentu masih diwajibkan untuk bekerja dari kantor. Tata cara dan panduan pelaksanaan bekerja dari kantor akan mengikuti Protokol Ketentuan Bekerja di Kantor sebagaimana terlampir (Lampiran 2).
3. Kedua hal di atas berlaku sejak tanggal 18 Maret hingga 31 Maret 2020. Kebijakan perubahan tata cara bekerja ini akan ditinjau kembali secara berkala dan dapat diperpanjang
C. Social Distancing dan Akses ke Kantor
1. Setiap karyawan dihimbau untuk menjauhi area publik dan pertemuan yang dihadiri lebih dari 10 orang selama periode dua minggu ke depan. Kebijakan ini akan ditinjau secara berkala.
2. Rapat dan/atau kegiatan pertemuan dengan klien atau kolega masih dapat diperbolehkan untuk dilakukan di DDTC dengan syarat:
a. Dengan persetujuan oleh atasan dan Partner yang terkait;
b. Melalui identifikasi dan assessment atas profil risiko pihak eksternal;
c. Adanya kewajiban bagi pihak eksternal untuk mengisi form pernyataan;
d. Pihak eksternal tersebut harus mengikuti tata tertib, menjaga kebersihan, dan menunjukkan itikad baik atas protokol pencegahan penyebaran virus Covid yang berlaku secara umum maupun yang berlaku di DDTC; dan
e. Hanya bisa dilakukan di area meeting room (GF). Akses terhadap area lain hanya diperbolehkan seijin Partner.
3. Akses masuk ke area Menara DDTC akan dibatasi. Hal ini mencakup atas:
a. Karyawan yang melaksanakan pekerjaan dari rumah selama periode yang ditentukan, hanya boleh ke kantor melalui persetujuan Partner.
b. Seluruh kegiatan DDTC Academy dihentikan hingga waktu yang belum ditentukan.
c. DDTC Library tidak boleh diakses untuk umum (pihak eksternal DDTC), terkecuali melalui persetujuan Partner. Kebijakan ini akan ditinjau secara berkala.
d. Segala bentuk pertemuan berupa kegiatan kerjasama, sponsorship, CSR, wawancara karya ilmiah ditunda atau bisa dilakukan melalui saluran telekomunikasi yang tersedia.
4. Bagi karyawan yang berada dalam lingkungan kantor, harus menjalankan prinsip social distancing sebagaimana diatur dalam Protokol Ketentuan Bekerja di Kantor.
D. Penugasan dan Kegiatan Eksternal
1. Pertemuan dengan pihak eksternal dan penugasan di lapangan merupakan pilihan yang sangat tidak disarankan dan sangat dibatasi.
2. Pertemuan langsung dengan pihak eksternal di luar kantor dibatasi. Mekanisme melalui sambungan telepon, email, telecon, videocall, dan sebagainya disarankan.
3. Jika pertemuan harus dilaksanakan secara langsung, maka wajib menghindari lokasi di area publik yang memiliki risiko paparan lebih tinggi.
4. Karyawan harus melakukan identifikasi mengenai pihak yang akan ditemui dan dilaporkan dalam catatan tertulis.
5. Perjalanan dinas ke luar negeri, baik dalam rangka pekerjaan, meeting, maupun HRDP ditangguhkan selama dua bulan mendatang. Akan ditinjau secara berkala.
6. Karyawan DDTC dilarang untuk menghadiri segala kegiatan eksternal yang sifatnya pengumpulan massa baik dalam rangka menjadi narasumber, peliputan, maupun peran lainnya. Kecuali jika memiliki sifat urgensi yang tinggi dan telah seijin Partner.
7. Kegiatan outing DDTC di tahun 2020 ditangguhkan sampai dengan pemberitahuan lebih lanjut.
E. Menjaga Kondisi Kesehatan
1. Perusahaan berkomitmen untuk menciptakan lingkungan kerja yang steril dan terbebas dari virus Covid-19. Upaya tersebut dapat ditemui pada Protokol Ketentuan Bekerja di Kantor sebagaimana terlampir.
2. Seluruh karyawan DDTC wajib memiliki komitmen untuk menjaga kondisi kesehatan pribadi dan keluarga.
3. Transparansi riwayat kesehatan maupun aktivitas/interaksi yang berisiko bagi virus wajib dilaksanakan oleh seluruh karyawan tanpa kecuali. Hal ini dapat diselenggarakan misalkan dengan cara melaporkan secara berkala kondisi kesehatan karyawan dan keluarga satu rumah atau pun dalam hal terdapat perubahan sesuai status ODP (Orang Dalam Pengawasan) dan PDP (Pasien Dalam Pengawasan) sesuai yang diatur oleh Pemerintah.
4. Karyawan dan orang serumah disarankan untuk tidak melakukan perjalanan
ke luar negeri selama 2 bulan ke depan. Dalam hal karyawan dan/atau orang
serumah karyawan melakukan perjalanan ke luar negeri dalam jangka waktu
tersebut, karyawan diwajibkan untuk melakukan karantina mandiri selama 14 hari atau mengikuti prosedur kesehatan yang ditetapkan oleh Pemerintah.
F. Komitmen
1. Surat Keputusan ini hanya mengatur tentang penyesuaian tata cara bekerja, prosedur komunikasi, serta operasional perusahaan. Segala sasaran, target, beban kerja, dan job desk tetap berlaku dan tidak mengalami penyesuaian.
2. Situasi Kejadian Luar Biasa ini telah mengakibatkan beberapa penundaan proses pekerjaan yang berkaitan dengan kewajiban perpajakan. Walau demikian, hal ini tidak boleh diartikan sebagai ‘situasi tanpa pekerjaan’. Setiap komponen DDTC diminta untuk tetap menyesuaikan dan mengusahakan hal-hal sehubungan dengan area pekerjaannya, visi-misi perusahaan, dan dengan arahan dari Partner.
3. Perubahan tata cara bekerja membutuhkan komitmen dan kerjasama yang lebih erat antarindividu, antarunit, antardivisi, serta antarjabatan.
4. Dalam hal dipandang perlu, sewaktu-waktu Pimpinan dapat meminta karyawan untuk berkoordinasi di luar hari dan jam kerja normal, dan karyawan diminta berkomitmen terhadap hal tersebut.
Demikian Surat Keputusan ini dibuat. Mohon dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Ditetapkan di Jakarta, 17 Maret 2020 PT Dimensi Internasional Tax (DDTC)
Darussalam, S.E., Ak., CA., M.Si., LL.M Int. Tax
Lampiran 1
Protokol Work From Home
A. Lingkup
1. Protokol ‘work from home’ berlaku bagi karyawan profesional DDTC yang menjadi anggota dalam divisi-divisi sebagai berikut:
a. Transfer Pricing;
b. Tax Compliance and Litigation Services; dan c. Research and Training.
2. Karyawan divisi atau fungsi selain yang disebutkan di atas dapat diberlakukan protokol ‘work from home’ berdasarkan persetujuan atasan.
B. Tanggung Jawab Secara Umum
1. Setiap karyawan DDTC harus berkomitmen untuk menjaga kualitas pekerjaan.
2. Setiap karyawan DDTC harus melaporkan tempat tinggal yang telah disepakati sebagai tempat ‘work from home’ (misal rumah, apartemen, hotel dalam hal diperlukan karena karantina mandiri) dan tidak diperkenankan untuk meninggalkan tempat tinggal yang telah disepakati selama hari dan jam bekerja tanpa izin melalui surat elektronik kepada atasan langsung dengan tembusan kepada Partner dan administrasi kepegawaian ([email protected]).
3. Setiap karyawan harus memastikan kepatutan tempat ‘working from home’, misal kamar belajar, kamar tidur, ruang tamu sesuai dengan norma kesopanan dan etika dalam bekerja.
4. Setiap karyawan harus memastikan kepatutan pakaian dalam hal diadakan konferensi video selama hari dan jam ‘working from home’, sesuai dengan norma kesopanan dan etika dalam bekerja.
5. Setiap karyawan harus memastikan keamanan dan kesehatan tempat ‘working from home’ dan tempat ‘kantor’ sesuai dengan protokol atau panduan yang telah ditetapkan pemerintah pusat dan/atau daerah.
6. Setiap karyawan harus senantiasa membaca dan mematuhi arahan dari atasan atau manajemen yang dapat diberitahukan melalui surat elektronik atau melalui chat grup WA.
7. Setiap karyawan harus mematuhi tata cara pembuatan folder kerja dan penamaan file berkas selama periode diberlakukannya protokol ‘work from home’, yaitu dengan tata cara sebagai berikut:
a. Struktur Team Folder harus dapat di akses oleh atasan langsung
• Team Folder A (Akses diberikan kepada Partner, SM dan rekan kerja satu tim)
• Folder dengan nama tanggal selama periode protokol ‘work from home’
• Folder nama karyawan
• Folder nama klien / nama project
• Folder Work Product
• Folder Research b. Public Folder
• Folder Divisi
• Folder Tim
• Folder Timelog
• Folder Video atau Tangkapan Layar – Pengganti Presensi atau Absensi
• Nama file: tanggal dan jam (pagi hari)
• Nama file: tanggal dan jam (sore hari)
• Catatan rapat pagi dan sore hari – dibuat dan diunggah paling lambat 2 jam setelah jam bekerja berakhir.
8. Tata cara pembuatan folder kerja tersebut di atas dapat tidak diberlakukan untuk karyawan dengan fungsi kerja spesifik yang akan diputuskan oleh Partner.
9. Selama hari kerja dan jam kerja, karyawan harus dapat dihubungi sewaktu-waktu oleh karyawan lain atau atasan dengan menggunakan media komunikasi apa pun.
10. Setiap karyawan harus mematuhi arahan pemerintah pusat dan/atau daerah dalam rangka pencegahan penyebaran COVID-19 yang telah diumumkan pada portal publik.
11. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan sebaik-baiknya dengan manajemen, sesama karyawan DDTC, dan anggota tim.
C. Tanggung Jawab Atasan
1. Memastikan bahwa karyawan berada di lokasi yang telah disepakati sebelumnya (misal rumah, apartemen, atau hotel dalam hal diperlukan karena karantina mandiri).
2. Memberikan penugasan harian dan memantau perkembangan penugasan harian melalui formulir ‘timelog’.
3. Mengadakan rapat online setiap pagi pada hari kerja pukul 08.30 selama minimal 5 menit dengan seluruh anggota tim dan merekam rapat tersebut sebagai pengganti absen masuk harian (rekaman video atau tangkapan layar).
4. Mengadakan rapat online setiap sore pada hari kerja pukul 17.30 selama minimal 5 menit dengan seluruh anggota tim dan merekam rapat tersebut sebagai pengganti absen pulang harian (rekaman video atau tangkapan layar).
5. Menyimpan formulir ‘timelog’ tersebut di atas dalam google drive dalam folder yang bisa di akses oleh pihak manajemen atau HRD.
6. Menyimpan ‘rekaman atau tangkapan layar rapat online’ tersebut di atas dalam google drive dalam folder yang bisa di akses oleh pihak manajemen atau HRD.
7. Membuat daftar presensi/absensi harian dan mengirimkannya kepada administrasi kepegawaian ([email protected]) dengan tembusan kepada Partner divisi.
8. Rapat online dilakukan dengan konferensi video yang melibatkan seluruh karyawan
‘work from home’ dan atasan langsungnya melalui google meet.
9. Menugaskan salah satu staf untuk mencatat laporan rapat online pagi dan sore hari dan meng uploadnya dalam folder yang bisa di akses oleh pihak manajemen atau HRD.
10. Mengingatkan, menindak, dan melaporkan kepada manajemen dan HRD apabila terdapat karyawan yang tidak mematuhi protokol ‘work from home.’
D. Tanggung Jawab Karyawan ‘Work From Home’
1. Mematuhi seluruh ketentuan umum dan tanggung jawab bekerja sebagaimana hari kerja biasanya di kantor atau di lapangan ditambah ketentuan khusus yang berlaku dalam protokol ‘work from home’.
2. Memastikan tersedianya jaringan internet di tempat ‘work from home’ dan mengusahakan adanya jaringan yang stabil.
3. Memberitahukan atasan Senior Manager dan Partner dan Managing Partner dalam hal dibutuhkan ketika karyawan tidak memungkinkan untuk menjalankan aktifitas
‘working from home’.
4. Membuat folder khusus selama periode ‘work from home’ dalam google drive yang dapat di akses oleh atasan, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Folder ‘Work Product’ – tempat menyimpan draf-draf tulisan, kertas kerja, slide, dan minutes of meeting per hari. Untuk menghindari adanya tumpeng tindih penamaan file, gunakan tanggal dan jam sebagai akhir nama file.
b. Folder ‘Research’ tempat menyimpan bahan-bahan riset yang telah ditelaah per hari tersebut, baik dalam bentuk PDF atau tangkapan layer atau foto terhadap kertas.
5. Memastikan bahwa semua pekerjaan yang dilakukan tercatat perkembangannya dalam ‘timelog’ dengan merinci aktifitas yang terukur, misalkan:
a. Melakukan Riset Literatur
• Merinci judul dan jumlah literatur yang diriset, jumlah berkas atau file, dan jumlah halaman literatur.
b. Membuat Work Product
• Merinci nama file nya, dan perkembangan halaman produk yang dikerjakan.
E. Lain-lain
1. Hal-hal yang bersifat teknologi pendukung tata cara bekerja dari rumah, khususnya dalam hal koordinasi dan komunikasi akan menjadi tanggung jawab tim Digital Officer dan IT dengan supervisi penuh dari Partner.
2. Saat ini. Perusahaan telah memberikan tunjangan komunikasi seluler untuk menjamin efektifitas jaringan internet karyawan. Selama periode Protokol work from home, jika dirasa perlu, karyawan dapat mengajukan penggantian biaya komunikasi tambahan.
3. Dalam kurun waktu Surat Keputusan ini berlangsung, pihak tim Digital Officer dan IT akan bertindak sebagai help desk.
4. Segala keperluan yang melibatkan berkas-berkas yang dibawa keluar kantor, harus melalui persetujuan Partner dan didokumentasikan dengan baik oleh PA.
5. Segala peminjaman buku atau koleksi DDTC Library dimungkinkan dalam waktu yang lebih fleksibel, selama disetujui oleh Partner dan diketahui oleh Librarian.
Lampiran 2
Protokol Ketentuan Bekerja dari Kantor
A. Tanggung Jawab Karyawan ‘Standby Office’ atau ‘Tugas Lapangan’
1. Menggunakan Alat Perlindungan Pribadi yang disediakan oleh kantor sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing yaitu:
a. Masker;
b. Semprotan hand-sanitizer pribadi;
c. Semprotan disinfektan; dan d. APD lainnya.
2. Selama periode bekerja di lingkungan kantor atau tugas lapangan, karyawan diharuskan:
a. Menjaga jarak social antara sesama karyawan atau dengan orang lain;
b. Menggunakan masker; dan
c. Mencuci tangan dan/atau mengaplikasikan hand-sanitizer secara rutin.
3. Membantu karyawan ‘working from home’ dalam pencetakan dokumen dan pengiriman perlengkapan dokumen yang dibutuhkan untuk dapat dikirimkan kepada karyawan ‘working from home’ dalam tempat tertutup.
4. Memastikan bahwa upaya-upaya untuk melakukan pertemuan secara on-line telah dilakukan sebelum melakukan pertemuan langsung yang tingkat urgensitasnya tinggi.
5. Memonitor pemberitahuan-pemberitahuan dari pihak-pihak terkait (DJP, Pengadilan Pajak, Klien) terkait perlu tidaknya dilakukan ‘Tugas Lapangan’.
6. Memastikan seluruh upaya yang dimungkinkan dilakukan sebagai pelaksanaan Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-13/PJ/2020 dan Surat Edaran Ketua Pengadilan Pajak Nomor SE-01/PP/2020 telah dilakukan dan dikoordinasikan dengan pihak terkait sebelum meminta keputusan tindak lanjut ‘Tugas Lapangan’
dari Partner.
7. Dalam hal dipandang perlu, Partner akan meminta arahan dari Managing Partner terkait penugasan karyawan ke lapangan.
8. Seluruh karyawan ‘Tugas Lapangan’ yang datang ke kantor di mana baru kembali dari lokasi-lokasi yang di dalamnya terdapat perkumpulan 10 orang lebih atau lokasi yang diduga rawan infeksi COVID-19 harus melalui tahap penyemprotan disinfektan.
9. Wajib menjaga kebersihan meja kerja dan perlengkapan kerja pribadi.
10. Tidak diperbolehkan pinjam-meminjam segala perlengkapan kerja dan pribadi.
11. Karyawan administrasi dapat diberlakukan protokol ‘work from home’
dengan persetujuan atasan dan penyesuaian pekerjaan.
12. Dalam hal karyawan administrasi yang diberlakukan protokol ‘work from home’ membutuhkan perlengkapan kantor tambahan (contoh printer) akan disediakan oleh kantor.
B. Protokol Bekerja untuk Pengemudi
1. Menggunakan Alat Perlindungan Pribadi yang disediakan oleh kantor, yaitu:
a. Masker untuk digunakan selama mengemudi baik dengan atau tanpa penumpang;
b. Semprotan hand sanitizer pribadi untuk digunakan sewaktu-waktu dalam hal menyentuh permukaan benda atau orang lain;
c. Semprotan disinfektan untuk digunakan sebagai disinfektan kendaraan yang menjadi tanggung jawabnya;
d. APD lainnya yang akan ditentukan kemudian.
2. Pada saat masuk area kantor, pengemudi wajib cek suhu tubuh yang dilakukan oleh security.
3. Pengemudi agar menjaga jarak sosial dengan orang lain minimal 1 meter.
4. Pengemudi agar menghindari kumpulan orang-orang.
5. Pengemudi agar menggunakan semprotan disinfektan pada interior (setir, tuas gigi, handle pintu, tuas sein dan lampu, kursi dan lainnya) dan eksterior yang sering disentuh tangan (misal gagang pintu mobil dan bagasi).
C. Protokol Bekerja untuk Security
1. Menggunakan Alat Perlindungan Pribadi yang disediakan oleh kantor:
a. Menggunakan masker selama bertugas;
b. Menggunakan sarung tangan selama bertugas; dan c. APD lainnya yang akan ditentukan kemudian.
2. Pada saat masuk kantor, wajib cek suhu tubuh.
3. Menjaga kontak fisik dengan pihak lain.
4. Menjaga jarak sosial dengan orang lain minimal 1 meter.
5. Menghindari kumpulan orang-orang.
6. Wajib melakukan cek suhu tubuh untuk tamu non client (supir, kurir, vendor, transportasi pribadi karyawan dan karyawan operasional).
D. Protokol Bekerja untuk Kurir dan Office Boy
1. Menggunakan Alat Perlindungan Pribadi yang disediakan oleh kantor:
a. Masker wajib digunakan selama bertugas diarea luar kantor;
b. Menggunakan hand sanitizer dan rajin mencuci tangan; dan
c. Wajib memberikan informasi untuk tujuan harian/tugas diluar kantor.
2. Pada saat masuk kantor, wajib cek suhu tubuh.
3. Menjaga kontak fisik dengan pihak lain.
4. Menjaga jarak sosial dengan orang lain minimal 1 meter.
5. Menghindari kumpulan orang-orang.
E. Protokol Bekerja untuk Petugas Kebersihan
1. Menggunakan Alat Perlindungan Pribadi yang disediakan oleh kantor
a. Masker untuk digunakan selama bertugas diarea luar kantor;
b. Menggunakan sarung tangan latex untuk segala pekerjaan; dan c. Rajin mencuci tangan.
2. Menjaga jarak sosial dengan orang lain minimal 1 meter.
3. Menghindari kumpulan orang-orang atau berkerumun.
F. Protokol Bekerja untuk Petugas Perawatan Gedung
1. Pada saat masuk kantor, karyawan wajib cek suhu tubuh di receptionist.
2. Wajib menggunakan masker bila berada di area luar Gedung.
3. Wajib menggunakan hand sanitizer yang telah di sediakan.
4. Wajib menjaga kebersihan meja kerja dan perlengkapan kerja pribadi.
5. Tidak diperbolehkan pinjam-meminjam segala perlengakapan kerja dan pribadi.
G. Protokol Kebersihan Fasilitas Kantor
