165 Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
Pengadaan barang/jasa yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan e-procurement, yaitu proses pengadaan barang/jasa dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi. Pemanfaatan e-procurement dapat lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan keuangan. Pengembangan sistem e-procurement ini menggunakan metode penelitian deskriptif dengan jenis penelitian studi kasus pada perusahaan. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan studi literatur. Analisis sistem dilakukan melalui pemodelan berorientasi objek yang diimplementasikan pada bahasa PHP dengan framework Codeigniter. Berdasarkan analisis dan pengujian yang telah dilakukan, penerapan sistem e-procurement mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas baik dari segi waktu, pembiayaan, maupun pengarsipan data, serta mendorong terjadinya persaingan yang lebih sehat dalam proses pengadaan barang/jasa.
166 Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
Efficient and effective procurement is one of important part of improving financial management. One of its manifestations is the implementation of e-procurement, namely the procurement which is utilizing the facilities of information and communication technology. The use of e-procurement can further enhance and ensure the efficiency, effectiveness, transparency, and accountability in financial expenditure. The development of e-procurement system uses descriptive research method with research type of studies on companies. Data collection techniques is done through observation, interviews, and literature studies. System analysis is done through object-oriented modeling language and implemented in PHP with Codeigniter framework. Based on the analysis and testing has been done, e-procurement systems to increase efficiency and effectiveness both in terms of time, financing, and data archiving, as well as encourage more healthy competition in the procurement process.
167 Universitas Kristen Maranatha
I.5 Sistematika Penyajian ... 5
BAB II KAJIAN TEORI ... 7
II.1 Teori E-Procurement ... 7
II.1.1 Pengertian Umum E-Procurement ... 7
II.1.2 Pelelangan Elektronik (e-tendering) ... 8
II.2 Pengenalan PHP ... 14
II.2.1 Cara Kerja PHP ... 14
II.2.2 Keunggulan PHP ... 16
II.3 Pengenalan Codeigniter ... 17
II.3.1 Pengenalan MVC ... 18
II.3.2 Struktur Kerja Codeigniter ... 20
II.3.3 Keunggulan Codeigniter ... 27
II.4 Pengenalan MySQL ... 29
II.4.1 Cara Penggunaan MySQL ... 29
II.4.2 Keunggulan MySQL ... 31
BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ... 32
III.1 Analisis Kebutuhan Program ... 32
III.1.1 Analisis Alur Kerja Program ... 32
III.1.2 Analisis Kebutuhan Pengguna Program ... 34
III.1.3 Analisis Kebutuhan Data ... 37
III.2 Perancangan Program ... 37
III.2.1 Use Case Sistem eProcurement ... 38
III.2.2 Use Case Narative ... 39
III.2.3 ER Diagram ... 60
III.2.4 Activity Diagram ... 62
III.2.5 Class Diagram ... 65
III.3 Perancangan Antarmuka... 67
III.3.1 Antarmuka Halaman Utama ... 67
III.3.2 Antarmuka Halaman Pengguna ... 68
III.3.3 Antarmuka Admin ... 69
III.3.4 Antarmuka Admin Helpdesk ... 73
III.3.5 Antarmuka KPA ... 74
III.3.6 Antarmuka Panitia Pengadaan ... 75
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 79
IV.1 Instalasi dan Konfigurasi Codeigniter ... 79
IV.1.1 Instalasi ... 79
IV.1.2 Konfigurasi ... 80
168 Universitas Kristen Maranatha
IV.2.1 Implementasi Controller ... 83
IV.2.2 Implementasi Model ... 89
IV.2.3 Implementasi View ... 92
IV.2.4 Implementasi Library ... 95
IV.2.5 Implementasi Helper ... 97
IV.2.6 Implementasi Program ... 99
BAB V PENGUJIAN ... 126
V.1 Rencana Pengujian ... 126
V.1.1 Elemen Pengujian ... 126
V.1.2 Kelas Pengujian ... 127
V.2 Pengujian ... 128
V.2.1 Beranda ... 128
V.2.2 Administrator ... 130
V.2.3 Helpdesk ... 142
V.2.4 KPA ... 143
V.2.5 PPK ... 145
V.2.6 Panitia Pengadaan ... 147
V.2.7 Penyedia ... 149
V.2.8 Tahapan Pengadaan ... 152
V.2.9 Laporan ... 160
V.2.10 Profil ... 161
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ... 163
VI.1 Kesimpulan ... 163
VI.2 Saran ... 164
DAFTAR ISTILAH ... 165
169 Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Jaringan teknologi e-procurement ... 8
Gambar 2.2 Request Page oleh Client ... 15
Gambar 2.3 Skema MVC ... 19
Gambar 2.4 Struktur Sistem pada CI ... 20
Gambar 2.5 Interpretasi Alamat URL pada CI ... 23
Gambar 3.1 Use Case Sistem eProcurement ... 38
Gambar 3.2 ER Diagram ... 61
Gambar 3.3 Activity Diagram Daftar Hitam ... 62
Gambar 3.4 Activity Diagram Keluar Daftar Hitam ... 62
Gambar 3.5 Activity Diagram Masuk Daftar Hitam ... 63
Gambar 3.6 Activity Diagram Evaluasi Peserta ... 64
Gambar 3.7 Controller Class Diagram ... 65
Gambar 3.8 Model Class Diagram ... 66
Gambar 3.9 Rancangan Antarmuka Halaman Utama ... 67
Gambar 3.10 Rancangan Antarmuka Halaman Pengguna ... 68
Gambar 3.11 Rancangan Antarmuka Klasifikasi... 69
Gambar 3.12 Rancangan Antarmuka Tambah Bidang Klasifikasi ... 69
Gambar 3.13 Rancangan Antarmuka Tahapan ... 70
Gambar 3.14 Rancangan Antarmuka Tambah Tahapan ... 70
Gambar 3.15 Rancangan Antarmuka Kelola Master Persyaratan ... 71
Gambar 3.16 Rancangan Antarmuka Kelola Rincian Persyaratan ... 71
Gambar 3.17 Antarmuka Rancangan Kelola Pengguna ... 72
Gambar 3.18 Rancangan Antarmuka Tambah Pengguna ... 72
Gambar 3.19 Rancangan Antarmuka Aktifasi Akun Penyedia ... 73
Gambar 3.20 Rancangan Antarmuka Form Popup Aktifasi Akun Penyedia 73 Gambar 3.21 Rancangan Antarmuka Tambah Rencana Pengadaan ... 74
Gambar 3.22 Rancangan Antarmuka Kelola Kelompok Panitia ... 74
Gambar 3.23 Rancangan Antarmuka Konfigurasi Persyaratan ... 75
Gambar 3.24 Rancangan Antarmuka Konfigurasi Jadwal ... 75
170 Universitas Kristen Maranatha
Gambar 3.26 Rancangan Antarmuka Evaluasi Peserta ... 76
Gambar 3.27 Rancangan Antarmuka Rincian Paket Pengadaan ... 77
Gambar 4.1 Susunan Folder pada Codeigniter... 80
Gambar 4.2 Antarmuka Halaman Utama ... 99
Gambar 4.3 Antarmuka Halaman Pengguna ... 100
Gambar 4.4 Antarmuka Instalasi Program ... 101
Gambar 4.5 Antarmuka Kelola Metode Pengadaan ... 101
Gambar 4.6 Antarmuka Buat Baru Metode Pengadaan ... 102
Gambar 4.7 Antarmuka Kelola Tahapan Metode Pengadaan ... 103
Gambar 4.8 Antarmuka Buat Baru Tahapan Pengadaan ... 103
Gambar 4.9 Antarmuka Kelola Klasifikasi ... 104
Gambar 4.10 Antarmuka Kelola Bidang Klasifikasi ... 104
Gambar 4.11 Antarmuka Tambah Bidang Klasifikasi ... 105
Gambar 4.12 Antarmuka Subbidang Klasifikasi ... 105
Gambar 4.13 Antarmuka Kelola Master Persyaratan ... 106
Gambar 4.14 Antarmuka Kelola Rincian Persyaratan ... 106
Gambar 4.15 Antarmuka Buat Baru Rincian Persyaratan ... 107
Gambar 4.16 Antarmuka Kelola Peserta Penyedia ... 107
Gambar 4.17 Antarmuka Liaht Detail Penyedia ... 108
Gambar 4.18 Antarmuka Reset Kata Kunci Penyedia ... 108
Gambar 4.19 Antarmuka Tambah Daftar Hitam ... 109
Gambar 4.20 Antarmuka Hapus Penyedia ... 109
Gambar 4.21 Antarmuka Kelola Panitia ... 110
Gambar 4.22 Antarmuka Tambah Panitia ... 110
Gambar 4.23 Antarmuka Aktifasi Akun Penyedia ... 111
Gambar 4.24 Antarmuka Validasi Akun Penyedia ... 111
Gambar 4.25 Antarmuka Reset Kata Kunci ... 112
Gambar 4.26 Antarmuka Kelola Kelompok Panitia ... 113
Gambar 4.27 Antarmuka Buat Baru Kelompok Panitia ... 113
Gambar 4.28 Antarmuka Rencana Pengadaan ... 114
Gambar 4.29 Antarmuka Buat Baru Rencana Pengadaan ... 114
171 Universitas Kristen Maranatha
Gambar 4.31 Antarmuka Penetapan Paket Pengadaan ... 115
Gambar 4.32 Antarmuka Lengkapi Ulang Pekerjaan ... 116
Gambar 4.33 Antarmuka Progres Pengadaan PPK ... 117
Gambar 4.34 Antarmuka Lengkapi Pekerjaan ... 118
Gambar 4.35 Antarmuka Kelola Rincian Paket Pengadaan ... 118
Gambar 4.36 Antarmuka Kelola Persyaratan... 119
Gambar 4.37 Antarmuka Kelola Jadwal ... 119
Gambar 4.38 Antarmuka Kelola Dokumen ... 120
Gambar 4.39 Antarmuka Progres Pengadaan Panitia ... 121
Gambar 4.40 Antarmuka Kelola Administrasi ... 122
Gambar 4.41 Antarmuka Kelola Pengalaman ... 123
Gambar 4.42 Antarmuka Buat Baru Pengalaman ... 123
Gambar 4.43 Antarmuka Paket Pengadaan ... 124
Gambar 4.44 Antarmuka Konfirmasi Bergabung ... 124
172 Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR TABEL
Tabel III.I Use Case Narative Mengelola Klasifikasi Pengadaan ... 39
Tabel III.II Use Case Narative Mengelola Tahapan Pengadaan ... 40
Tabel III.III Use Case Narative Mengelola Master Persyaratan ... 41
Tabel III.IV Use Case Narative Mengelola User... 42
Tabel III.V Use Case Narative Mengelola Daftar Hitam ... 43
Tabel III.VI Use Case Narative Mengelola Metode Pengadaan ... 44
Tabel III.VII Use Case Narative Mengelola Paket Rencana Pengadaan ... 45
Tabel III.VIII Use Case Narative Mengelola User PPK dan Panitia ... 46
Tabel III.IX Use Case Narative Mengelola Kelompok Kepanitiaan ... 47
Tabel III.X Use Case Narative Mengaktifkan Akun Penyedia ... 48
Tabel III.XI Use Case Narative Mereset Kata Kunci Penyedia ... 49
Tabel III.XII Use Case Narative Menetapkan Pemenang ... 49
Tabel III.XIII Use Case Narative Mengulang Paket Pengadaan... 50
Tabel III.XIV Use Case Narative Menjawab Sanggahan ... 50
Tabel III.XV Use Case Narative Membatalkan Paket Pengadaan ... 51
Tabel III.XVI Use Case Narative Menyetujui Paket Pengadaan... 52
Tabel III.XVII Use Case Narative Melengkapi Paket Pengadaan... 52
Tabel III.XVIII Use Case Narative Mengevaluasi Peserta Pengadaan ... 54
Tabel III.XIX Use Case Narative Menjelaskan Paket Pekerjaan ... 54
Tabel III.XX Use Case Narative Mengusulkan Calon Pemenang ... 55
Tabel III.XXI Use Case Narative Mengelola Identitas Perusahaan ... 56
Tabel III.XXII Use Case Narative Mengikuti Pengadaan Barang/Jasa ... 57
Tabel III.XXIII Use Case Narative Meminta Penjelasan Pekerjaan ... 57
Tabel III.XXIV Use Case Narative Mengajukan Penawaran ... 58
Tabel III.XXV Use Case Narative Mengajukan Sanggahan ... 59
Tabel III.XXVI Use Case Narative Mengubah Profil ... 59
Tabel III.XXVII Use Case Narative Melihat Laporan Pengadaan ... 60
Tabel V.II Kelas Pengujian ... 127
Tabel V.III Pengujian Login ... 128
173 Universitas Kristen Maranatha
Tabel V.V Pengujian Metode pengadaan ... 130
Tabel V.VI Pengujian Master Tahapan ... 131
Tabel V.VII Pengujian Klasifikasi ... 132
Tabel V.VIII Pengujian Bidang Klasifikasi ... 133
Tabel V.IX Pengujian Subbidang Klasifikasi ... 135
Tabel V.X Pengujian Master Persyaratan ... 136
Tabel V.XI Pengujian Rincian Persyaratan ... 137
Tabel V.XII Pengujian Panitia ... 138
Tabel V.XIII Pengujian Penyedia ... 140
Tabel V.XIV Pengujian Aktifasi Penyedia ... 142
Tabel V.XV Pengujian Reset Password Penyedia ... 142
Tabel V.XVI Pengujian Rencana Pengadaan ... 143
Tabel V.XVII Pengujian Kelompok Panitia ... 144
Tabel V.XVIII Ulangi Pengadaan ... 146
Tabel V.XIX Batalkan Pengadaan ... 147
Tabel V.XX Pengujian Lengkapi Pengadaan ... 147
Tabel V.XXI Pengujian Administrasi ... 150
Tabel V.XXII Pengujian Pengalaman ... 151
Tabel V.XXIII Pengujian Pengadaan ... 152
Tabel V.XXIV Pengujian Pengumuman ... 153
Tabel V.XXV Pengujian Unduh Dokumen ... 153
Tabel V.XXVI Pengujian Penjelasan ... 154
Tabel V.XXVII Pengujian Pemasukan Dokumen ... 155
Tabel V.XXVIII Pengujian Pengambilan Dokumen ... 155
Tabel V.XXIX Pengujian Evaluasi ... 156
Tabel V.XXX Pengujian Penetapan Pemenang ... 157
Tabel V.XXXI Pengujian Pengumuman Pemenang ... 158
Tabel V.XXXII Pengujian Masa Sanggahan ... 158
Tabel V.XXXIII Pengujian Kontrak ... 159
Tabel V.XXXIV pengujian Laporan ... 160
Tabel V.XXXV Pengujian Profil ... 161
174 Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISTILAH
A
Aanwijizing, Proses penjelasan dokumen pengadaan.
B
Barang, Pegala sesuatu yang berwujud baik berbentuk bahan mentah, bahan jadi, maupun bahan setengah jadi.
Biaya Selama Umur Ekonomis, Nilai ditetapkan kepada barang dengan melihat umur ekonomisnya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan di dalam dokumen pengadaan.
D
Dua Sampul, Penyampaian persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan pada sampul pertama, sedangkan penawaran harga pada sampul kedua, kemudian kedua sampul tersebut dimasukkan pada satu sampul utama.
Dua Tahap, Penyampaian persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan pada sampul pertama dan disampaikan terlebih dahulu sebelum penawaran harga. Jika persyaratan tersebut lolos evaluasi, selanjutnya penawaran harga dimasukkan pada sampul kedua.
G
Gabungan Lump Sum dan Harga Satuan, Kontrak gabungan lump sum dan harga satuan adalah kontrak yang merupakan gabungan lump sum
iii Universitas Kristen Maranatha
H
Harga Satuan, Kontrak harga satuan adalah kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan/unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu, yang volume pekerjaannya masih bersifat perkiraan sementara, sedangkan pembayarannya didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.
J
Jasa, Segala sesuatu yang tidak berwujud fisik namun memiliki dampak. Jasa Lainnya, Kegiatan yang tidak terkait pada pengadaan barang,
konsultasi, maupun pemborongan.
K
Konsultasi, Kegiatan yang terkait dengan keahlian seseorang dalam hal jasa pengawasaan, perencanaan
KPA, Kuasa Pengguna Anggaran, pejabat yang memiliki kuasa dalam pengguna dana yang akan digunakan dalam pelelangan pekerjaan.
L
Lump Sum, kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, dengan jumlah harga yang pasti dan tetap, dan semua resiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh penyedia barang/jasa
M
Metode Evaluasi, Sebuah metode yang dilakukan oleh panitia pengadaan
iv Universitas Kristen Maranatha Metode Pemilihan, Metode yang digunakan untuk mentukan siapa saja
penyedia yang diundang untuk mengikuti proses pelelangan.
Metode Penyampaian, Sebuah cara yang harus dilakukan oleh penyedia barang/jasa dalam menyampaikan penawaran setelah melihat adanya pengumuman pelelangan/pengadaan.
P
Panitia, Staff PPK yang ditujuk oleh KPA untuk menangani pelaksanaan pengadaan barang/jasa
Pascakualifikasi, Penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta
pemenuhan persyaratan terhadap perusahaan setelah pemasukan dokumen penawaran.
Pemborongan Konstruksi, Jasa pekerjaan yang berhubungan dengan benda-benda yang tidak bergerak dalam bentuk pembangunan.
Pemborongan Non-Konstruksi, Jasa pekerjaan yang berhubungan dengan benda-benda yang tidak bergerak dalam bentuk pengembangan. Pemilihan Umum, Kegiatan pengadaan barang dimana siapa pun dapat
mengikuti kegiatan pengadaan tersebut
Pengadaan, Kegiatan yang bertujuan untuk mencari mitra perushaan yang mampu menyedia barang atau jasa yang dibutuhkan.
Pengadaan Tunggal, Pengadaan dimana pemenang berjumlah 1 pemenang Pengadaan Jamak, Pengadaan dimana pemenang berjumlah lebih dari 1
pemenang
Penyedia, Orang atau badan hukum yang mengikuti kegiatan pengadaan barang.
PPK, Pejabat Pembuat Komitmen, pejabat yang ditunjuk oleh KPA sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
Prakualifikasi, Penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta
v Universitas Kristen Maranatha
S
Sanggahan, Proses yang bertujuan untuk mempertanyakan keabsahan kemenangan atau mempertanyakan kekalahan.
Satu Sampul, Penyampaian dokumen penawaran yang terdiri dari peryaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga dimasukkan kedalam satu sampul sekaligus.
Sistem Gugur, Metode ini melakukan penilaian secara berjenjang, yang pertama dinilai adalah dokumen administrasi. Apabila sesuai dengan yang dipersyaratkan maka dilanjutkan dengan penilaian teknis. Perusahaan yang administrasinya kurang lengkap, langsung
digugurkan saat itu juga dan tidak mengikuti penilaian teknis.
Sistem Nilai, Memberikan nilai angka tertentu kepada setiap unsur di dalam penawaran. Kemudian membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta, dimana nilai tertinggilah yang dinyatakan menang.
T
1 Universitas Kristen Maranatha
BAB I
PENDAHULUAN
I.1
Latar Belakang
Aktivitas pembelian merupakan salah satu aspek yang sangat penting untuk dikelola secara sungguh-sungguh oleh sebuah perusahaan, karena ruang lingkup proses ini tidak hanya sebatas pada bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan sebuah barang secara tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi yang dimaksud, dan pada kisaran harga yang diinginkan semata, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menentukan suatu strategi kemitraan antar perusahaan yang efektif dan efisien.
Walaupun secara sekilas isu disekitar proses pembelian terkesan cukup sederhana, namun didalam kenyataannya terdapat sejumlah variabel yang perlu diperhatikan secara sungguh-sungguh, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang dan faktor-faktor eksternal disekitar perusahaan. Persoalan ini menjadi semakin kompleks ketika ditambah dengan kenyataan akan tingginya dinamika persaingan dalam dunia bisnis pengadaan yang memaksa perusahaan untuk benar-benar memikirkan, mempertimbangkan, dan memutuskan sebuah strategi yang jitu dan efektif.
2
Universitas Kristen Maranatha dengan mulai diterapkannya pengadaan barang/jasa berbasis elektronik atau
e-procurement. E-Procurement merupakan sebuah mekanisme pembelian masa kini, atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian modern, dimana perusahaan berusaha menerapkan prinsip-prinsip keterlibatan sejumlah aplikasi dan teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) sebagai faktor enabler dalam menjalankan proses terkait. Hampir seluruh perusahaan-perusahaan didunia terutama mereka yang berhasil masuk kedalam deretan Fortune 500 menerapkan beragam aplikasi terkait dengan konsep e-procurement ini.
Dasar hukum pelaksanaan e-procurement di Indonesia adalah
UU No. 11 Tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik (UU ITE), Keppres No. 80 Tahun 2003, dan Perpres No. 8 Tahun 2006. Dalam undang-undang No. 11/2008 terdapat klausul, transaksi elektronik dan dokumen elektronik (e-mail, SMS, file) diakui sebagai alat bukti yang sah. Tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terisolasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi seperti MD5, hash key, userID, dan password, memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan konvensional.
Secara umum, e-procurement dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu e-tendering dan e-purchasing. E-Tendering adalah proses pengadaan barang/jasa yang diikuti oleh penyedia barang/jasa secara elektronik melalui cara satu kali penawaran, sedangkan E-Purchasing adalah proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui katalog elektronik. Kelebihan penerapan e-procurement jika dibandingkan dengan pengadaan manual antara lain lebih efektif dan efisien yang disertai dengan akuntabilitas, transparansi, adil, terbuka serta mampu menciptakan iklim persaingan yang lebih sehat. Ditambah dengan kemudahan dalam menggunakan aplikasi oleh semua pengguna (interoperabilitas) dan jaminan keamanan data, karena semua data pengguna akan disimpan dengan aman pada aplikasi e-procurement. Pertemuan antara pengguna dan penyedia dapat lebih
3
Universitas Kristen Maranatha Para stakeholder yang telah tergabung didalam sistem e-procurement akan mendapat manfaat, yaitu transaksi menjadi transparan, karena informasi pengadaan akan selalu ter-update setiap saat sesuai dengan jadwal pengadaan yang telah ditentukan oleh panitia sebelumnya. Riwayat vendor yang akan menjadi mitra kerja pun akan mudah untuk dimonitor baik dari track record, history maupun performance.
I.2
Rumusan Masalah
Sistem pengadaan barang yang masih bersifat manual berdampak pada kurang efektif dan efisiennya proses pengadaan barang. Hal ini ditunjukan dengan :
1. Membengkaknya biaya proses pengadaan barang baik dari sisi panitia maupun calon penyedia barang/jasa.
2. Seluruh dokumen berbentuk hardcopy, sehingga proses pengarsipan dan administrasi menjadi tidak efektif.
3. Adanya serangkaian tatap muka antara panitia dan calon penyedia barang/jasa dalam proses pengadaan barang memperbesar
terjadinya persaingan yang tidak sehat.
4. Panitia harus bekerja secara stasioner selama proses pengadaan. 5. Pilihan calon penyedia barang/jasa kurang beragam karena
terbatas secara regional, adapun penggunaan media berskala nasional terbatas pada hari dan waktu penayangan.
I.3
Tujuan
Salah satu solusi yang dapat diterapkan untuk menangani beberapa masalah yang telah dijelaskan sebelumnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengadaan barang secara elektronik ( e-procurement). Adapun tujuan dari penerapannya adalah :
4
Universitas Kristen Maranatha mengurangi anggaran konsumsi dan penggandaan dokumen, sedangkan calon penyedia barang/jasa tidak perlu hadir secara fisik untuk mengikuti proses pengadaan sehingga dapat mengurangi biaya transportasi.
2. Hampir seluruh dokumen akan disimpan dan dikelola secara digital, sehingga mempermudah proses administrasi dan mengurangi penggunaan kertas.
3. Dengan diterapkannya sistem e-procurement ini akan mengurangi intensitas pertemuan antara panitia dengan calon penyedia barang/jasa dan pertemuan antar sesama calon penyedia
barang/jasa, sehingga diharapkan dapat tercipta persaingan usaha yang lebih sehat.
4. Panita dapat bekerja dimana saja tidak dibatasi oleh ruangan dan waktu sepanjang mendapatkan akses komunikasi melalui internet. 5. Membuka kesempatan bagi berbagai pelaku usaha untuk
mengikuti proses pengadaan, sehingga pilihan barang/jasa yang ditawarkan menjadi lebih banyak dan beragam.
I.4
Ruang Lingkup Kajian
Kegiatan pengadaan barang/jasa merupakan kegiatan yang memiliki alur yang cukup panjang dan kompleks, banyak sekali metode, aturan, dan persyaratan yang sebelumnya harus dipelajari dan dimengerti terlebih dahulu baik oleh panitia pengadaan maupun penyedia barang/jasa sebelum dapat terjun kedalam dunia pengadaan ini. Namun untuk lebih mengerucutkan dan menyesuaikan dengan budaya perusahaan mengenai kegiatan pengadaan barang/jasa, maka dibutuhkan pembatasan metode, aturan, dan persyaratan sesuai dengan kegiatan pengadaan yang biasa dilakukan oleh perusahaan selama ini.
5
Universitas Kristen Maranatha metode pemilihan pelelangan umum. Metode penyampaian dokumen dilakukan dengan cara satu sampul dengan metode evaluasi sistem gugur.
Beberapa perangkat yang akan digunakan dalam pengembangan sistem pengadaan ini diantaranya adalah :
Perangkat Keras :
1. Prosesor : Intel Core 2 Duo T5550 1,83 Ghz 2. RAM : 1,5 GB
3. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate 32 Bit 4. Media Penyimpanan : 160 GB
5. Keyboard dan Mouse
Perangkat Lunak :
1. Web server : Apache 2.2.17 (Xampp 1.7.4)
2. Database : MySql 5.0.7 – Revisi 304625 (Xampp 1.7.4) 3. PHPMyAdmin : 3.3.9 (Xampp 1.7.4)
4. Mail Server : Mercury 4.6 5. Editor : Netbeans 6.9.1
6. Bahasa Pemrograman : PHP 5.3.5
I.5
Sistematika Penyajian
Tujuan sistematika penulisan laporan ini untuk menghasilkan suatu laporan yang lebih terarah dan tidak menyimpang jauh dari permasalahan yang digariskan berdasarkan batasan masalah. Bentuk penulisan laporan ini membagi permasalahan kedalam 6 (enam) BAB bahasan yang terdiri dari :
BAB I : PENDAHULUAN ; Bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, serta sistematika penulisan laporan..
BAB II : KAJIAN TEORI ; Bab ini menjelaskan teori-teori yang berkaitan dengan isi laporan tugas akhir dan aplikasi yang dibuat, antara lain dasar teori pembangunan sistem e-procurement, pengenalan mengenai PHP,
6
Universitas Kristen Maranatha
BAB III : ANALISA DAN PEMODELAN ; Bab ini menjelaskan tentang analisis kebutuhan program, ER-Diagram, rancangan sistem, dan rancangan
user interface.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ; Bab ini berisi tentang struktur program aplikasi dan hasil yang dicapai.
BAB V : PENGUJIAN ; Bab ini berisi tentang pengujian yang dilakukan terhadap program.
163 Universitas Kristen Maranatha
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
VI.1
Kesimpulan
Kegiatan pengadaan barang/jasa merupakan sebuah kegiatan yang sangat kompleks dan memerlukan sumber daya yang tidak sedikit, mulai dari waktu, tenaga, maupun materi. Namun dengan adanya dukungan teknologi yang semakin berkembang dan semakin murah, telah membantu menyederhanakan kegiatan pengadaan barang/jasa ini. Melalui program pengadaan yang telah dikembangkan sebelumnya diharapkan dapat menjadi salah satu teknologi yang dapat menyederhanakan dan memberikan kemudahan pada kegiatan pengadaan barang/jasa.
Berikut ini adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil setelah proses pengembangan program yang telah dilakukan sebelumnya :
1. Sistem e-procurement yang telah dikembangkan ini dapat digunakan
pada sistem pelelangan umum dengan konsentrasi pada metode penilaian pascakualifikasi untuk jenis-jenis pengadaan : barang, jasa pemborongan, dan jasa lainnya.
2. Pengembangan program, terutama pada aplikasi berbasis web dengan menggunakan framework Codeigniter dapat mempermudah, mempercepat, dan memberikan hasil yang maksimal pada program yang dihasilkan. Hal ini disebabkan karena adanya aturan pengembangan program yang terstruktur serta dukungan pustaka-pustaka siap pakai yang sangat banyak.
164
Universitas Kristen Maranatha
VI.2
Saran
Sistem e-procurement yang telah dikembangkan ini merupakan sebuah core program yang masih banyak sekali memerlukan fitur maupun perbaikan didalamnya. Beberapa fitur dan perbaikan yang sangat disarankan diantaranya adalah :
1. Perlindungan terhadap data penawaran yang diajukan oleh peserta pengadaan. Perlindungan data penawaran dapat dilakukan dengan menambahkan infrasturktur kunci publik (IKP/PKI) kedalam program, dimana data penawaran akan dienkripsi dengan menggunakan kombinasi enkripsi satu arah (messege digest) dan enkripsi dua arah (digital envelope).
2. Memperbanyak metode pengadaan yang dapat dilakukan, sesuai dengan metode-metode pengadaan yang berlaku dalam kegiatan pengadaan konvensional.
3. Perbaikan terhadap pengankapan error yang mungkin terjadi.
169 Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Affandi, Yosi. (2007). Electronic Procurement (E-Procurement). Diakses pada 02 Februari, 2011 dari http://ebisnis.wordpress.com/materi/e-procurement/
Alexandra and Partner Consultant.(2007). Jenis-Jenis Dokumen Lelang Pengadaan. Diakses pada 02 Februari 2011 dari http://pengadaanbarang.blogspot.com/2007/12/jenis-jenis-dokumen-lelang-pengadaan.html
Aris Tono, Sunarno. (2008). E-Procurement : Pengalaman Implementasi dan Perencanaan ke Depan di Pemerintah Kota Surabaya.
Eko Indrajit, Richardus., Djokopranoto, Richardus. Dasar, Prinsip, Teknik, dan Potensi Pengembangan E-procurement.
El Unas, Saifoe. Evaluasi penawaran. Universitas Brajawijaya.
E-Procurement for Cost Saving and Maximizing Profit. Diakses pada 02 Februari 2011 dari http://whataboutmeandme.blogspot.com/2008/12/e-procurement-for-cost-saving-and.html
Finkler, Ed. (2007). Introduction to Codeigniter
GS,Handaka. (2010). Tahapan Pelelangan Secara Elektronik (e-proc). Diakses pada 02 Februari 2011 dari http://yogyakarya.com/e-procurement/tahapan-pelelangan-secara-elektronik-eproc.html
Jo, Hari. (2010). Jenis-Jenis Tender dan Sifat Kontrak. Diakses pada 02 Februari 2011 dari http://harjo.wordpress.com/2010/07/16/jenis-jenis-tender-dan-sifat-kontrak/
Kementrian Luar Negeri RI. (2009). Pelatihan Aplikasi Sistem E-Procurement Departemen Luar Negeri
170
Universitas Kristen Maranatha Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Standar Dokumen
Pengadaan Barang.
Mustafa, Khalid. (2008). Pengadaan Barang dan Jasa di Pemerintahan (Bagian I:Pengertian Umum). Diakses pada 02 Februari 2011 dari http://khalidmustafa.info/?p=38
Mustafa, Khalid. (2008). Pengadaan Barang dan Jasa di Pemerintahan (Bagian II:Jenis dan Metode). Diakses pada 02 Februari 2011 dari http://khalidmustafa.info/?p=40
Mustafa, Khalid. (2008). Pengadaan Barang dan Jasa di Pemerintahan (Bagian III:Prosedur). Diakses pada 02 Februari 2011 dari http://khalidmustafa.info/?
Myer, Thomas (2008). Proffesional Codeigniter. Indianapolis : Wiley Publishing.
Puradiredja, Haris. (2004). Prosedur dan Tata Cara Pengadaan Jasa Pemborongan, Pemasokan Barang, dan Jasa lainnya.
Setiadi, Darna. (2009). Implementasi E-Procurement untuk Meningkatkan Kinerja Operasional PT. Garuda Indonesia, p.2-10.
Upton, David. (2007). Codeigniter for Rapid PHP Application Development. Birmingham : Packt Publishing.
