PROSEDUR KUALITI OPERASI UNIVERSITI TEKN

(1)

PROSEDUR

PENYEDIAAN JADUAL WAKTU

PROGRAM/PENGAJAR

PK.UiTM.KNS.HEA (O).04

Disediakan oleh

Disemak oleh

Diluluskan oleh

T/tangan

Nama

Puan Tuan Sarifah Aini Binti Syed Ahmad

Puan Norlis Osman Prof. Madya Dr. Wan Ramlee Wan A. Kadir

Jawatan

Pengerusi Jawatankuasa

Jadual Waktu Wakil Pengurusan Rektor Kampus

(2)

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Pindaan

No. Para Muka Surat

Ringkasan Pindaan Diluluskan

05-10-05 01 05-10-05

03-10-08 02 Pindaan melebihi 50% 03-10-08

11-02-12 01 Pindaan melebihi 50% 11-02-12

23-10-2013 02 6 dan 8 Pindaan kurang dari

(3)

Bil Isi Kandungan Muka Surat

1.0 Objektif 4

2.0 Skop 4

3.0 Definisi 4

4.0 Singkatan 5

5.0 Dokumen Rujukan 6

6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6

7.0 Carta Alir 8

8.0 Rekod Kualiti 11

(4)

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini disediakan untuk memastikan urusan penyediaan jadual waktu dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem kualiti UiTM Negeri Sembilan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Jawatankuasa Jadual Waktu UiTM Negeri Sembilan untuk memastikan pengendalian dan pemantauan kuliah dapat dilaksanakan oleh staf di UiTM Negeri Sembilan.

3.0 DEFINISI

3.1 Jawatankuasa Jadual Waktu

Kumpulan yang dipertanggungjawabkan ke atas penyediaan jadual waktu pensyarah, bilik kuliah/makmal dan pelajar.

3.2 Kuliah

Proses pengajaran yang berkaitan kursus yang ditugaskan dalam bentuk teori di bilik kuliah.

3.3 Pensyarah

Pensyarah tetap, kontrak, sambilan sepenuh masa dan sambilan UiTM Negeri Sembilan.

3.3 Jadual Waktu

(5)

4.0 SINGKATAN

UiTMNS - Universiti Teknologi MARA Negeri Sembilan

RK - Rektor Kampus

TR (HEA) - Timbalan Rektor Hal Ehwal Akademik

KPP - Ketua Pusat Pengajian

KK - Koordinator Kursus

JW - Jadual Waktu

PJJW - Pengerusi Jawatankuasa Jadual Waktu

AJK JW - Ahli Jawatankuasa Jadual Waktu

PP (HEA) - Penolong Pendaftar Hal Ehwal Akademik

ATS - Amanah Tugas Syarahan

HEA - Hal Ehwal Akademik

(6)

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan

5.1 Manual Kualiti

 Pengendalian Kuliah

 Perancangan bagi Penzahiran Produk

 Kawalan Proses

Bilik Kualiti MK.UiTM.KNS.01

 Seksyen 3.3.3

 Seksyen 7.1

 Seksyen 7.5.1

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

TR (HEA) 1. Memberikan taklimat awal kepada KPP dan KK mengenai agihan kumpulan pelajar bagi setiap program untuk semester akan datang dalam satu mesyuarat.

2. Mengarahkan KPP dan KK menyediakan ATS pensyarah berdasarkan agihan kumpulan pelajar yang dipersetujui.

3. Mengarahkan KPP/KK menetapkan penamaan kumpulan wujud untuk semua program.

4. Memaklumkan kepada semua KPP/KK senarai kumpulan wujud untuk semua program.

KPP, KK 5. Menyediakan ATS pensyarah mengikut agihan kumpulan pelajar yang ditetapkan dan menyerahkannya kepada TR (HEA).

(7)

PJJW 7. Memaklumkan kepada AJK JW, KPP dan KK dalam satu mesyuarat tentang syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA.

8. Menetapkan dan memaklumkan tarikh pelaksanaan bengkel penyediaan JW kepada semua AJK JW.

AJK JW 9. Menyediakan JW mengikut ATS yang disediakan dengan menggunakan sistem ICReSS semasa bengkel penyediaan JW.

10. Memastikan tidak ada pertindihan JW di antara pensyarah, pelajar dan bilik kuliah/makmal.

11. Memastikan JW yang disediakan adalah mengikut syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh HEA.

PJJW 12. Menyemak pertindihan bilik kuliah/ makmal.

13. Menyemak syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh HEA dipatuhi.

AJK JW 14. Memberikan nama pensyarah, kumpulan dan makmal unit masing-masing untuk cetakan JW.

PJJW 15. Memberikan senarai nama pensyarah dan kumpulan untuk dicetak oleh PP (HEA).

PPK(HEA) 16. Mencetak JW yang telah disediakan oleh AJK JW. 17. Menyerahkan JW kepada TR (HEA) untuk

(8)

TR (HEA) 18. Mengesahkan JW yang telah dicetak dan memaklumkan kepada pensyarah bahawa JW boleh disemak di dalam sistem ICReSS.

PP (HEA) 19. Mengedarkan salinan JW yang telah disahkan kepada pensyarah dan memaparkan JW pelajar dan bilik kuliah/makmal di papan kenyataan dan bilik kuliah/makmal.

Pensyarah 20. Mengisi borang permohonan perubahan JW.

TR (HEA) 21. Mempertimbangkan dan meluluskan perubahan JW pensyarah berdasarkan sebab-sebab yang munasabah.

22. Memberikan borang perubahan JW yang telah ditandatangani kepada PJJW untuk tindakan.

PJJW 23. Memaklumkan AJKJW untuk membuat perubahan JW di ICRESS.

24. Memaklumkan PP (HEA) untuk mencetak JW baru untuk pensyarah, bilik kuliah dan kumpulan terlibat.

PP (HEA) 25. Mencetak JW baru.

26. Menyerahkan JW baru kepada TRHEA untuk ditandatangani.

(9)

7.0 CARTA ALIR

Tanggung Jawab

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod

MULA pensyarah berdasarkan agihan kumpulan pelajar.

Arahkan KPP/KK menetapkan penamaan kumpulan wujud untuk semua program

Maklumkan KPP/KK kumpulan wujud untuk semua program.

Surat/memo/email

KPP, KK Sediakan ATS pensyarah mengikut _agihan _kumpulan _pelajar _yang ditetapkan dan serahkan kepada TR (HEA).

Surat/ memo/email

TR (HEA) Arahkan PJJW untuk menyediakan _{JW berdasarkan ATS yang diberi oleh} KPP dan KK.

Surat/memo/email

(10)

PJJW Maklumkan kepada AJK JW, KPP dan

KK dalam satu mesyuarat tentang syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA.

Tetapkan dan maklumkan tarikh pelaksanaan bengkel penyediaan JW kepada semua AJK JW.

Surat/memo/email

AJK JW Sediakan JW mengikut ATS yang _disediakan _dengan _menggunakan sistem ICReSS semasa bengkel penyediaan JW.

Pastikan tidak ada pertindihan JW di antara pensyarah, pelajar dan bilik kuliah/makmal.

Pastikan JW yang disediakan mengikut syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA.

JW pensyarah, JW pelajar,

JW bilik kuliah/ makmal

PJJW Semak _makmal. pertindihan bilik kuliah/

Semak syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA

A

(11)

AJK JW Beri nama pensyarah, kumpulan dan _{makmal unit masing-masing untuk} cetakan JW

JW makmal

PP (HEA) Cetak JW dan serahkan JW kepada _{TR (HEA) untuk ditandatangani}

TR (HEA) Sahkan JW yang telah dicetak dan _maklumkan _kepada _pensyarah bahawa JW boleh disemak di dalam sistem ICReSS.

Surat/memo/email

PP (HEA) Edarkan salinan JW yang telah disahkan kepada pensyarah dan paparkan JW pelajar dan bilik kuliah/makmal di papan kenyataan dan bilik kuliah/makmal.

Pensyarah Isi borang permohonan perubahan _JW. Borang perubahan _JW B

(12)

TR (HEA)

Pertimbangkan dan luluskan perubahan JW pensyarah berdasarkan sebab-sebab yang munasabah.

Berikan borang perubahan JW yang telah ditandatangani kepada PJJW.

PJJW

Maklumkan AJKJW untuk membuat perubahan JW di ICReSS

Maklumkan PP (HEA) untuk cetak JW baru pensyarah, bilik kuliah dan kumpulan.

PP (HEA) Cetak JW baru _{Serah JW baru kepada TR (HEA))} untuk ditandatangani

Edar JW baru kepada pensyarah Maklumkan JW baru kepada pelajar

Failkan JW baru

(13)

8.0 REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh

Simpanan

8.1 Fail Jadual Waktu Sesi Nov 2011- Mac 2012

 Unjuran

 Memo

 Senarai kursus

 ATS

 JW pensyarah

 JW pelajar

 JW bilik kuliah/makmal

Pejabat HEA 1 tahun

9.0 LAMPIRAN

Bil Nama Lampiran No Lampiran

9.1 Contoh maklumat ATS yang lengkap 1

9.2 Contoh JW pensyarah, JW pelajar dan JW bilik kuliah/makmal 2