TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SERTA WEWENANG SEKRETARIS
Untuk memenuhi tugas mata kuliah Kesekretariatan Dosen pengampu: Dr.Heny Kusdiyanti, S.Pd, M.M
Oleh :
Firda Fauziah (140412605025)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta hidayah-Nya terutama nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah Kesekretariatan tentang “Tugas dan Tanggung Jawab serta Wewenang Sekretaris”.
Ucapan terima kasih ditujukan kepada Ibu Heny Kusdiyanti selaku dosen pembimbing yang telah membimbing penyusunan makalah ini. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada teman-teman yang sudah bersedia membantu selama penyusunan hingga terselesainya makalah ini , baik secara langsung maupun tidak langsung.
Penyusun menyadari bahwa banyak terdapat kekurangan dalam penyusunan makalah ini maka dari itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
Malang, 27 Januari 2016
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...i
DAFTAR ISI...ii
BAB I PENDAHULUAN...1
1.1. Latar Belakang...1
1.2. Rumusan Masalah...1
1.3. Tujuan...1
BAB II PEMBAHASAN...2
2.1. Tugas Sekretaris...2
2.2. Tanggung Jawab Sekretaris...5
2.3. Wewenang Sekretaris...7
BAB III PENUTUP...8
3.1. Kesimpulan...8
3.1. Saran...8
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sejak zaman kuno telah ada suatu jabatan juru tulis , yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya bagus, untuk mencatat wewenang atau perintah dari seseorang raja kepada rakyatnya. Pada zaman modern seperti sekarang ini dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu perusahaan , intansi,atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, penyimpanan dokumen-dokumen , atau disebut sebagai sekretaris.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan pimpinan untuk mengurus hal ikhwal yang bersifat rahasia. Misalnya membuat surat yang isinya bersifat rahasia, demikian pula menyimpan serta memelihara arsip-arsip suraat rahasia. Kemudian ternyata bahwa tugas seorang sekretaris mengalami perkembangan, yaitu tidak hanya melakukan tugas yang bersifat rahasia melainkan melakukan tugas dalam bidang tataketerangan, tatawarkat, atau tatausaha pada umumnya. Sekretaris organisasi bertindak sebagai kepala sekretariat, disamping bekerja atas insturuksi pimpinan, juga memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tatakerja. Dengan kata lain sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan.
1.2. Rumusan Masalah
1.1.1 Apa saja tugas sekretaris?
1.1.2 Apa saja tanggung jawab seorang sekretaris? 1.1.3 Apa saja wewenang sekretaris?
1.3. Tujuan
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Tugas Sekretaris
Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :
1. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:
1) Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.
2) Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.
3) Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.
b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1) Merencanakan pekerjaan. 2) Menerima tamu.
3) Mengurus surat masuk dan surat keluar.
4) Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.
2. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
a. Tugas-tugas Rutin
1) Menyusun dan membuka surat (korespodensi). 2) Menyiapkan pembuatan laporan
3) Menerima dan melayani tamu-tamu pimpinan yang datang ke kantor 4) Menerima dan melayani telepon-telepon yang ditujukan kepada pimpinan. 5) Menyimpan arsip/surat.
6) Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan. b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
1) Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. 2) Menyusun surat rahasia (confidential).
3) Menyusun acara pertemuan bisnis.
4) Menyiapkan dan menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan 5) Mengatur dan melaporkan pengeluaran-pengeluaran pimpinan c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
1) Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
2) Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. 3) Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan
lainnya.
4) Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
5) Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
6) Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
d. Tugas Sosial
Tugas sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan , meliputi:
1) Mengurusi Rumah tangga kantor, berkenaan dengan penyediaan sarana alat kantor dan keperluan kantor.
2) Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
3) Menyumbang untuk amal, bakti sosial dan lain-lain. e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
1) Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank. 2) Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan. 3) Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan
dana untuk keperluan sehari-hari. f. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1) Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon. 2) Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3) Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4) Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. g. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
1) Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
2) Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
3) Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
4) Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang pimpinanya, disamping itu besar kecilnya skala perusahaan ikut mempengaruhi pendelegasian tugas dari pimpinan ke sekretaris.
2.2. Tanggung Jawab Sekretaris
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri
supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja. c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan. e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.
1. Atas sepengetahuan direksi mengadakan dan membina hubungan dengan para pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para stake holder
2. Memberikan keterangan pers mengenai kebijakan perusahaan
3. Memberikan pertimbangan hukum kepada direksi dalam merumuskan suatu peraturan atau kebijakan
4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan ditandatangani oleh direksu
5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulan perusahaan, laporan manajemen, annual report
6. Atas persetujuan direksi mewakili perusahaan dalam rangka menyelesaikan perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun di luar pengadilan
7. Menjadi fasilisator dalam pengelolaan dan pengembangan sistem manajemen mutu perusahaan
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon,telegram).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
3.1. Saran
DAFTAR RUJUKAN
Lawalata,Caroline. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang: Akademia Permata. 2012.
Kadarmo, Siwi. Sekretaris dan Tugas-Tugasnya. Jakarta: Nina Dinamika. 1985.
http://mengerjakantugas.blogspot.com/2009/03/tugas-dan-tanggung-jawab-sekretaris.html
