BAB I
TUJUAN KEARSIPAN
A. TUJUAN KEARSIPAN
Mengarsip atau yang lebih dikenal dengan istilah filing merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis.Tujuan pengarsipan adalah apabila kita sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip, kita dapat dengan mudah menemukannya. Agar tujuan kearsipan dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat, efektif, dan efisien.
1. Menurut Drs. Soewito
a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman. b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.
c. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.
d. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip. e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
f. Untuk menjaga kelestarian arsip. 2. Menurut Drs. E. Martono
a. Menyediakan warkat jika diperlukan.
b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.
c. Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan yang lainnya.
d. Menghemat tempat penyimpanan.
e. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau kebakaran.
3. Tujuan kearsipan secara umum a. Menerima warkat.
b. Mencatat warkat.
c. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
d. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
e. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. f. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
g. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.
B. PROSEDUR KEARSIPAN
Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Langkah-langkah kearsipan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut: 1. Memeriksa Tanda Pelepas
Surat-surat yang akan disimpan pada map (file) harus menunjukkan adanya pelepas surat yang berupa disposisi.
2. Menetapkan Judul Surat
Dalam menetapkan judul surat yang akan disimpan baik itu surat masuk atau surat keluar perlu diberikan judul surat dengan menggunakan kata tangkap (caption). Dalam menetapkan judul surat harus di sesuaikan dengan filling system yang di pakai, misalnya :
Jika memakai filling system abjad maka caption/kata tangkap/judul surat dapat di ambil dari :
a. Jika surat masuk maka kata tangkapnya adalah nama pengirim. b. Jika surat keluar maka kata tangkapnya adalah nama yang dituju. c. Jika memakai filling system masalah dan nomor maka kata tangkap
d. Jika memakai filling system wilayah maka kata tangkapnya adalah asal/wilayah surat tersebut.
3. Pemberian Kode
Pemberian kode pada surat yang akan disimpan memudahkan penyimpanan pada map atau laci arsip dan juga memudahkan pada saat penemuan kembali arsip.
4. Menyiapkan Kartu Tunjuk Silang
Biasanya ditemukan nama-nama orang yang sama atau judul surat lebih dari satu. Untuk memudahkan penyimpanan dan menghindari kesalahpahaman dalam penyimpanan arsip maka dibuatkan kartu tunjuk silang.
5. Menyiapkan Map Follow Up Ship
Apabila ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut penanganannya, maka perlu dipersiapkan tempat penyimpanan (map) yang diberi judul follow up ship (berkas peringatan) yang bisa juga disebut tikler file.
6. Menyiapkan Lembar Beredar (Outing Slip)
Lembar beredar dibuat apabila ada suatu surat yang harus diketahui dan diolah oleh beberapa unit kerja dalam satu instansi. Lembar beredar bentuknya menyerupai lembar disposisi surat atau menyerupai kartu kendali.
7. Penetapan indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan yang berlaku.
8. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah di tetapkan.
9. Penyimpaanan dan penataan warkat
10.Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan arsip menurut peraturan yang berlaku.
Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip, yaitu : a. Menentukan jenis surat yang di butuhkan.
b. Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.
c. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.
d. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.
C. ALAT-ALAT PENYIMPANAN ARSIP
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.
1. Pengarsipan Horizontal
Yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan Vertical
Yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan Lateral
Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip). Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :
1. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System) 2. Sistem Tanggal (Chronological Filing System) 3. Sistem Nomor (Numeric Filing System) 4. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
5. Sistem Subyek/Pokok Masalah (Subject Filing System)
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut : 1. Filing Cabinet
Gambar 1.1 Filling Cabinet
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya.Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder.Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.
Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan: a. Tab
Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan. Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.
b. Sekat atau Guide
Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikasiarsip.
1) Dibuat darikarton tebal (supaya dapat tegak)
Gambar 1.2 Rotary Filling Sistem
Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral
3. Lemari Arsip
Gambar 1.3 Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca.Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungsiuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya:
a. Rol film
4. Rak Arsip
Gambar 1.4 Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya.Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
5. Map Arsip/Folder
Gambar 1.5 Map Arsip
tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut :
a. Stopmap Folio (Map Berdaun)
Yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. b. Map Snelhechter (Map Berpenjepit)
Yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit.Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif.Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c. Portapel (Map Bertali)
Yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
d. Hanging Folder (Map Gantung)
6. Guide
Gambar 1.6 Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut :
a. Tab guide
Yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan guide
Fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhechter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut : a. Guide pertama
Yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
Yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)
c. Guide ketiga
Yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi
7. Ordner
Gambar 1.7 Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Untuk mempermudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:
a. Dead Space
Bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi.
b. Expansion Space
c. Pape Thickness Tebal media informasi. d. File Thickness
Tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan.
e. Access Room
Jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file.
8. Stapler
Gambar 1.8 Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
9. Perforator
Gambar 1.9 Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut :
a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia.Car kerja dan komponennya mekanis.Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut :
a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
10. Numerator
Gambar 1.10 Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.
a. Numerator Kecil
Yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. b. Numerator Besar
Yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan.Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut:
a. Beri tinta pada bantalan huruf b. Atur nomor awal
11. Kotak/Box
Gambar 1.11 Kotak Box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari karton tebal.Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).
12. Alat Sortir
Gambar 1. 12 Alat Sortir
yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).
13. Label
Gambar 1.13 Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.
14. Tickler File/Berkas Peringatan
Tickler fileadalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler fileberfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
15. Cardex (Card Index) Cabinet
Gambar 1. 15 Cardex
Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
16. Rak/Laci Kartu
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
17. Microfilm
Gambar 1.17 Micro Film
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari:
a. Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
b. Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan.
c. Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.
Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
Gambar 1.18 Komputer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan. Sistem komputer merupakan gabungan (konfigurasi) dari beberapa bagian, yaitu:
a. Keyboard (Papan Ketik)
Terdiri dari kunci-kunci atau tuts-tuts, sebagai alat input yang berfungsi untuk memasukkan dan mentransmisikan data maupun program kedalam Central Processing Unit (CPU).
b. Monitor (Screen)
Adalah alat yang berfungsi menayangkan secara fisual operasi dari keyboard dan hasil pengolahan komputer.
c. Central Processing Unit (CPU)
Adalah unit yang mengendalikan seluruh operasi system komputer. d. Punched Card
Adalah media input atau output, yang berupa kertas tebal/karton dengan ukuran tertentu.
e. Printer (Mesin Cetak)
Adalah peralatan output yang berfungsi untuk mencetak hasil pengolahan data dari CPU.
f. Kertas Printer
Adalah kertas yang dibutuhkan untuk melihat hasil cetakan. g. Disk Drive
h. Disk
Adalah media untuk menyimpan bermacam-macam data. Jadi keterangan yang akan disimpan di disk, harus diketik dulu. Ada bermacam-macam bentuk penyimpanan disk, antara lain:
1) Disk Box storage, yaitu semacam kotak plastik, dan dilengkapi dengan kunci.
2) Disk pocket storage, yaitu semacam dompet yang terbuat dari plastik atau kulit.
3) Disk folder storage, yaitu sejenis map yang dapat di gantung pada filing cabinet atau semacamnya.
4) Disk lever arch folder strorage, yaitu semacam ordner untuk menampung disk yang telah ditempatkan pada kantong plastik bening.
19. Alat Penyimpanan Khusus
Ga mbar 1. 19. Alat Penyimpanan Khusus
BAB II
SYARAT-SYARAT PETUGAS ARSIP
A. Syarat-Syarat Pegawai Arsip
Penyelenggaraan arsip yang baik tidak hanya ditentukan oleh peralatannya yang serba canggih, dan pemilihan sistem penyimpanannya yang tepat saja.Tetapi yang lebih penting lagi adalah pengelolaan arsip itu sendiri.Sebab tiap orang mempunyai bakat dan kemampuan yang berbeda.Ada orang yang mempunyai bakat dan kemampuan untuk bekerja pada bagian keuangan, tidak pada bagian public relation.Ada orang yang memiliki bakat dan kemampuan di bidang pemasaran, tetapi tidak berbakat di bidang produksi atau sebaliknya.Itulah sebabnya tidak semua orang yang berbakat di bidang produksi atau sebaliknya.Itulah sebabnya tidak semua orang yang berbakat dan memiliki kemampuan dan keterampilan untuk mengelola arsip dengan baik.
Syarat-syarat pegawai arsip selain sehat jasmani dan rohani, berpengetahuan luas, memiliki keterampilan dan berkepribadian menarik.
Setiap karyawan harus memiliki syarat pengetahuan sesuai dengan bidang tugas dan pekerjannya.Syarat ini dimaksudkan agar karyawan yang bersangkutan tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugasnya.Pegawai arsip harus dapat membaca surat-surat dengan cepat dan mengerti aka isi dan maksudnya untuk sesuatu pokok hal.Ia harus paham akan singkatan – singkatan yang lazim dipakai di kantor-kantor. Untuk itu, ia harus mengerti pula akan organisasi kantor dan peraturan-peraturan. Ia harus mengerti pula akan organisasi kantor dan peraturan-peraturannya. Ia harus memiliki pengetahuan umum secukupnya, terutama dengan relasi-relasi kantor yang ada. Bentuk formal dari syarat pengetahuan dapat dibuktikan dengan sertifikat, ijazah yang mereka miliki :
a. Memiliki Ijazah DII dibidang kearsipan
b. Minimal DII ilmu lain dan telah tamat latihan dan pendidikan bidang kearsipan
c. Telah mengikuti kursus administrasi d. Memiliki sertifikat mengetik atau computer
e. Mempunyai pengetahuan yang berhubungan dengan kearsipan f. Paham singkatan-singkatan yang lazim dipakai dalam organisasi. g. Mengetahui masing-masing bagian yang terdapat dalam organisasi
sekaligus tugas-tugas yang umum
h. Dapat membaca surat dengan cepat dan mengerti isi dan maksud surat
i. Memiliki pengetahuan tentang koresponden j. Memiliki pengetahuan tentang koresponden
2. Syarat keterampilan
sebaliknya apabila tidak dapat memenuhi standar, maka karyawan tersebut dianggap tidak terampil.
Syarat-syarat keterampilan yang harus dimilik oleh seorang petugas arsip adalah :
a. Terampil menggunakan macam-macam sistem filling b. Terampil memilih dan menyeleksi warkat
c. Terampil menyimpan berbagai macam warkat/arsip d. Terampil menemukan kembali arsip yang dibutuhkan
e. Terampil menggunakan perlatan yang dipergunakan dalam kearsipan
f. Terampil mengetik berbagai kartu/formulir yang dipakai g. Terampil menggunakan alat bantu kearsipan lainnya
3. Syarat Kepribadian Pegawai Arsip a. Loyalitas
Seorang pegawai arsip hendaknya memiliki loyalitas yang tinggi untuk kepentingan organisasi dimana ia bekerja. Loyalitas adalah perasaan yang berwujud kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaanya, sehingga ia merasa memiliki, penuh gairah dalam melaksanakan tugas.
b. Sabar, ramah dan periang
Pegai arsip melayani dan membantu bidang operatif baik dalam penyimpanan maupun dalam penemuan kembali arsip yang disimpan, maka terhadap orang-orang yang dilayani dan bertingkah laku macam-macam seorang arsiparis harus sabar, dalam arti tidak cepat putus asa, ulet penuh inisiatif dalam melaksanakan pekerjaanya.
c. Ketekunan dan kerajinan
maka akan ganggu kelancaran tugas pekerjaan lainnya, karena pekerjaan kearsipan merupakan pekerjaan penunjang yang sangat penting.
d. Ketelitian
Pegawai arsip harus dapat membedakan kata-kata, naman-nama atau angka yang sepintas lalu kelihatannya sama. Disamping bekerja cermat, teliti, cekatan, Ia harus pula mempunyai pengliahatn yang cukup tajam. Sehingga penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. e. Kerapian
Sikap rapi dalam bekerja harus diutamakan, agara kart-kartu, surat-surat, berkas-berkas dan warkat tersusun dengan rapi. Arsip-arsip yang tersusun rapid an teratur lebih mudah ditemukan. Kecuali itu arsip=arsip akan terpelihara dan awet karena tidak ditumpuk sembarangan, tidak berlipat, berkerut, atau robek.
f. Jujur dan dapat menyimpan rahasia
Pegawai arsip harus bisa dipercaya (jujur) dan dapat menyimpan rahasia.Karena arsip yang disimpan adalah arsip-arsip yang berguna dan mungkin rahasia.Kebocoran rahasia arsip-arsip berarti bocornya rahasia organisasi.
Penyelenggaraan kearsipan yang baik tidak hanya ditentukan oleh pemilihan sistem penyimpanan yang tepat atau tersedianya peralatan yang canggih dan memadai, tetapi yang lebih penting ialah sumber daya manusianya sebagai pengelola. Menurut Littlefield dan Peterson, terdapat enam syarat pokok yang harus dimiliki pegawai arsip, yaitu :
2) Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan perbedaan-perbedaan kecil dan nama-nama dan angka dalam warkat. 3) Memiliki sifat kecermatan
4) Memiliki ketertarikan terhadap hal yang detail 5) Memiliki sikap kerapian dalam bekerja
6) Memiliki sifat pertimbangan yang baik.
Disamping itu hal-hal yang harus diselidiki pegawai arsip yaitu : 1) Menguasai pengetahuan tentang tata kearsipan
2) Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaanya, seperti peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu pelaksanaan tugasnya.
3) Mengenal seluk-beluk organisasi/ instansi dengan pejabat-pejabatnya serta tugas-tugasnya
4) Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan berkepribadian baik. Dengan kata lain bahwa syarat-syarat pegawai arsip meliputi
1. Berpendidikan dan mempunyai pengetahuan tentang : a. Surat menyurat dan arsip
b. Seluk beluk organisasi/instansi c. Tata kearsipan
2. Berkepribadian dan mempunyai keterampilan dalam melaksanakan tentang kearsipan, yaitu :
a. Tekun, teliti,rapi, cermat, dan sabar b. Cekatan, cerdas, dan kreatif
c. Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab d. Ramah dan sopan
Jadi dapat disimpulkan bahwa syarat petugas arsip atau arsiparis yang baik adalah sebagai berikut :
1. Pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat, seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan.
2. Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan.
3. Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan. 4. Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan.
5. Disiplin, jujur dan tanggung jawab.
6. Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip. 7. Loyal dan dapat menyimpan rahasia.
8. Sehat rohani dan jasmani. 9. Bekerja secara professional.
B. Perincian Tugas Seorang Pegawai arsip
1. Menyimpan warkat/suratUntuk melaksanakan tugas penyimpanan warkat pegawai arsip perlu melakukan kegiatan berikut:
a. Membaca dan melihat tanda pelepas (release mark)
b. Menentukan judul penyimpanan warkat, sesuai dengan system yng dipakai.
c. Member tanda/kode pada warkat d. Mengkelompokkan warkat
e. Menyiapkan petunjuk bersilang (cross referencesheet) bila perlu f. Menyimpan warkat di tempat yang telah ditetapkan menurut
2. Meminjamkan warkat kepada yang membutuhan
a. Membuat dan menandatangani bon pinjaman arsip rangkap 3 b. Menerima dan menyimpan bon pinjaman untuk dijadikan out slip c. Meneliti bon pinjaman
d. Mencari warkat yang dipinjam ditempat penyimpanannya e. Menyerahkan arsip kepada pejabat yang meminjam f. Peminjam memaraf tanda terima pada bon pinjaman
g. Petugas arsip memasukan bon pinjaman pada posisi arsip yang dipinjamkan. Pegawai arsip menempatkan bon pinjaman pada petunjuk kelar.
3. Menerima kembali warkat yang dipinjamkan a. Menerima arsip yang dikembalikan
b. Membawa arsip tersebut ketempat penyimpanan c. Mencocokkan isi dan tanggal surat bon pinjaman d. Membuat bon pinjaman pada bundle
e. Memasukkan kembali arsip yang dikembalikan f. Memaraf bon pinjaman sebagai tanda kembali
g. Menyerahkan bon pinjaman kepada peminjam atau dirobek
4. Mengawasi arsip yang dipinjam
Warkat-warkat yang dipinjamkan harus selalu diawasi jangan sampai terlupkan dan akhirnya hilang. Oleh sebab itu pegawai arsip harus selalu mencek arsip mana yang harus dikembalikan pada tanggal jatuh tempo dan menanyakannya kepada peminjam. Untuk dapat melakukan pengawasan tersebut perlu ada alat, bentuk kartu atau catatan-catatan kecil lainnya.
Salah satu tugas petugas arsip adalah melaksanakan penyusutan arsip yang selalu berpedoman kepada jadwal retensi dan peraturan yang berlaku. Jika arsip tidak disusutkan ruang dan lemari tempat penyimpanan arsip akan penuh, hal ini akan berpengaruh dalam penemuan kembali. Oleh sebab itu dalam waktu-waktu tertentu arsip yang harus disusutkan.
6. Pemeliharaan dan perawatan arsip
Pemeliharaan disini bukan hanya pemeliharaan dan perawatan arsipnya saja, tetapi pemeliharaan dan perawatan terhadap peralatan yabg dipakai dalam penyimpanan arsip. Pemeliharaan dan perawatan bukan setelah arsip itu rusak, tetapi pemeliharaan dan perawatan sebelum terjadi kerusakaan yang lebih parah (tindakan preventif). (Penyusutan dan pemeliharaan dan perawatan arsip dibahas tersendiri).
C. Penilaian Arsip
Pada suatu saat kegunaan sesuatu warkat dapat berakhir. Warkat-warkat tersebut sudah dianggap tidak lagi mempunyai nilai untuk disimpan.Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar kebijaksanaan dalam melaksanakan penyusutan dan penghapusan arsip. Ukuran bernilai atau tidaknya sesuatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka pemakaian.
Angka Pemakaian ialah: prosentase dari perbandingan antara jumlah permintaan surat-surat yang diperlukan dengan jumlah surat-surat dalam arsip.
Suatu arsip misalnya terdiri dari 1000 surat. Selama jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali 100 surat. Maka perhitungan angka pemakaiannya adalah:
100 x 100% = 10% 1000
Sesuatu arsip dikatakan baik, apabila:
1. Prosentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15%)
2. Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai)
3. Masih aktif membantu jalannya organisasi.
Untuk mengetahui apakah sesuatu arsip merupakan arsip yang berguna (bernilai) maka dapat pula penilaian didasarkan pada kecermatan dan saat lamanya menemukan kembali sesuatu warkat. Segi kecermatan dapat dihitung berdasarkan prosentase angka perbandingan antara banyaknya warkat yang tidak ditemukan dengan jumlah warkat yang ditemukan. Angka kecermatan= Jumlah warkat yang tidak diketemukan x 100%
Jumlah warkat yang ditemukan
Sesuatu bagian arsip diminta mencari kembali 50 surat , dan dapat mene-mukan kembali 40 surat. Maka angka kecermatannya adalah:
10 = 25% 40
Semakin tinggi prosentase kecermatan berarti penyelenggaraan arsip itu semakin kurang baik.
3 = 3% 100
Angka 3% merupakan batas patokan untuk menentukan baik buruknya penyelenggaraan arsip. Jika angka kecermatan mempunyai prosentase 3% atau lebih, maka dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan arsip kurang baik. Hal ini mungkin disebabkan sistem penyimpanannya yang perlu diperbaiki, peralatan/perlengkapannya yang kurang memadai, atau petugas arsipnya sendiri.
Arsip yang benar-benar baik ialah jika angka kecermatannya tidak lebih dari 1/2 %. Ini berarti bahwa setiap 201 surat yang diminta kembali, hanya 1 lembar surat saja yang tidak diketemukan.
Segi lain yang juga menentukan bernilai atau tidaknya sesuatu arsip ialah saat lamanya waktu yang diperlukan dalam penemuan surat kembali. Jangka waktu yang baik untuk menemukan kembali sesuatu surat ialah tidak lebih dari 1 menit.
D. Jadwal Retensi Arsip
Agar tujuan penyelenggaraan penyusutan arsip dapat tercapai, pelaksanaannya perlu dilakukan secara terencana. Untuk keperluan itu diperlukan suatu pedoman sebagai dasar penyusutan arsip. Pedoman dasar yang dimaksud ialah Jadwal Retensi yang secara mutlak diperlukan oleh setiap instansi atau organisasi.
Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan untuk menyusun jadwal retensi adalah sebagai berikut :
a. Survai mengenai arsip-arsip yang ada di unit pengolah untuk mendapatkan data baik yang bersifat fisik maupun non fisik.
b. Pengolahan hasil survai untuk menetapkan akhir kegunaan baik arsip aktif maupun arsip in aktif, serta untuk menetapkan jenis-jenis atau kelompok arsip yang bernilai permanen dan sementara untuk kemungkinan pemusnahannya apabila jangka akhir kegunaan sementara berakhir.
Penetapan akhir kegunaan arsip dan penetapan arsip yang bernilai permanen dan sementara merupakan kegiatan penilaian arsip.
BAB III
NILAI GUNA ARSIP
A. Nilai Guna Arsip
Setiap arsip memiliki manfaatnya masing-masing, kegunaan arsip disebut juga sebagai nilai guna arsip. Nilai guna arsip dibagi menjadi dua kelompok/kategori, yakni nilai guna primer/utama dan nilai guna sekunder/tambahan. Seperti telah di kemukakan di atas mengenai arsip di mana arsip menpunyai peranan yang penting bagi suatu kantor, yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan maka arsip perlu dan penting untuk di kelola dengan baik dan terancana. Menurut pendapat Vernon B. Sranten seperti yang di kutip oleh sutarto (1993 : 163) menyatakan bahwa nilai guna arsip dapat di bedakan menjadi:
A = Administrasi (nilai administrasi)
F = Fiscal value (nilai keuangan) R = Research value (nilai penelitian) E = Education value (nilai pendidikan)
D = Documentation Value (nilai dokumentasi) 1. Nila guna primer/utama
Nilai guna primer adalah nilai guna arsip bagi kepentingan instansi penciptanya dalam kegiatan perusahaan pada masa kini dan masa yang akan datang.
Arsip primer disimpan dan dipelihara selama diperlukan untuk menentukan nilai guna arsip lainnya yang berkaitan.Nilai guna primer meliputi, nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah.
a) Nilai guna administrasi
Nilai guna ini berarti arsip tersebut diciptakan atau diterima dalam kaitannya dengan keperluan administrasi/managemen.Arsip memiliki nilai guna administrasi jika dapat membantu organisasi melaksanakan kegiatan yang berlangsung.
Masa berlaku arsip administrasi dinyatakan apabila:
arsip tersebut sudah selesai perannya dalam urusan administrasi tujuan sudah tercapai
transaksi telah diselesaikan
arsip yang disimpan bersifat pencegahan untuk melindungi kemungkinan terjadi kesalahan administras.
simpan lebih singkat, misalnya bukti pembelian alat tulis kantor dan lain sebagainya.
Jenis arsip mempunyai nilai guna lebih dari satu, antara lain sebagai berikut.
1) Arsip yang berkaitan dengan struktur organisasi. Arsip ini memiliki nilai guna administrasi dan hukum.
2) Arsip yang berkaitan dengan fungsi-fungsi kegiatan organisasi, kepegawaian, pedoman kerja, akuntansi dan sebagainya. Arsip tersebut dapat bernilai guna hukum, keuangan, ilmiah, bahkan nilai guna sekunder.
Arsip yang mempunyai nilai guna lebih dari satu dapat dipastikan masa berlakunya lama, atau mungkin tidak dapat dimusnahkan. b) Nilai guna hukum
Nilaiguna hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan buki-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun warga negara dan pemerintah. Arsip ini berisi bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum.Lamanya penyimpanan arsip bergantung pada penting atau tidaknya masalah.Misalnya, nilai guna hukum arsip yang berkaitan dengan perjanjian kontrak, maka arsip tersebut sudah tidak punya nilai guna lagi jika kontrak sudah selesai dan tidak diperpanjang lagi. Nilai guna hukum akan berakhir apabila:
Tindakan huku sudah dilengkapi/diselesaikan Hak-hak organisasi/individu telah terlindungi
Kewajiban yang timbul sebagai akibat dari satu kebijakan telah terpenuhi
Produk hukum telah diganti dengan produk serupa yang lebih baru
c) Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan adalah arsip yang menginformasikan darima uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. Atau dengan kata lain nilai guna keuangan berkaitan dengan kebijakan keuangan. Arsip-arsip yang mempunyai nilai guna keuangan diantaranya adalah:
peraturan tentang pendapatan daerah
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) pertanggungjawaban keuangan
laporan pemeriksaan keuangan dan lain-lain
Jangka waktu penyimpanan arsip dengan nilai guna keuangan, relatif tidak saa satu dengan lainnya. Nilai guna keuangan berakhir apabila:
kepentingan pengawasan dan pemeriksaan telah dipenuhi tujuan organisasi telah tercapai
hak-hak organisasi dalam kaitannya dengan transaksi keuangan telah terlindungi
transaksi keuangan sudah selesai tanpa ada kelaim dari salah satu pihak
kewajiban yang timbil sebagai akibat transaksi keuangan telah terpenuhi
d) Nilai guna ilmiah
Arsip bernilai guna ilmiah dan teknilogi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian murni atau penelitian terapan. Arsip jenis ini menyediakan data bagi peneliti.Apabila hasil penelitian tidak segera dipublikasikan dalam waktu relatif lama, maka arsip tersebut mempunyai masa simpan yang relatif lama pula.
e) Nilai guna perorangan
Arsip ini mengandung nilai guna bermacam-macam, yakni memiliki nilai guna lainnya seperti nilai guna administrasi dan hukum.
Arsip yang bernilai guna perorangan jangka waktunya cukup lama, bahkan ada yang permanen. Contohnya akte kelahiran, surat nikah, dan sebagainya.
2. Nilai guna sekunder
Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.
a) Nilai guna kebuktian
Nilai guna ini mengandung kebenaran yang menjelaskan tentang bukti-bukti keberadaan suatu organisassi beserta fungsi-fungsinya. Arsip ini memberikan penjelasan tentang aspek-aspek penting suatu organisasi seperti:
perubahan serta perkembangannya
peranan administrasinya dan peranan operasionalnya kebijakan, fungsi-fungsi, prosedur
dan aktivitas lainnya
Semua arsip yang memiliki nilai guna kebuktian harus disimpan secara permanen, karena arsip ini sangat penting bagi ilmuan yang bergerak dalam bidang administrasi, sejarah, dan ilmu sosial lainnya.
b) Nilai guna informasional
Nilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan informasi yang terkandung di dalam arsip, untuk kegunaan berbagai kepentingan nasional, baik menyangkut penelitian maupun sejarah tanpa dikaitkan dengan orang, badan usaha, tempat, benda, peristiwa, atau gejala. Nilai guna informasi antara lain tentang hal-hal berikut ini.
orang dan badan usaha
benda
tempat
gejala (fenomena) c) Nilai guna pendidikan
Nilai kegunaan pendidikan adalah arsip yang di gunakan untuk kepentingan pelaksanaan dan pengembangan dalam dunia pendidikan sehingga membantu kelancaran KBM.
Arsip yang berguna dalam dunia pendidikan, seperti karya ilmiah, hasil penelitian ilmiah para ahli dan dibukukan sehingga dapat dipelajari orang lain.
Arsip yang berisi tentang pendidikan, misalnya satuan pelajaran (SP), garis-garis besar program pengajaran (GBPP), program pengajaran, dan lain-lain.
d) Nilai guna dokumentasi
Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi, ialah arsip vital yang memiliki kegunaan sebagai alat pengingat untuk selamanya. Arsip-arsip di ANRI pada umumnya memiliki nilai dokumentasi.
BAB IV
ORGANISASI KEARSIPAN
A. Organisasi Kearsipan
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertamnggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.
berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.
Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemrintah maupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan.
Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif.
Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya system pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur SDM yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung.
Maka atas dasar inilah untuk meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan masalahnya menjadi tidak sederhana karena itulah diperlukan visi dan misi yang jelas, rencana dan program yang matang, dan koordinasi dengan instansi terkait yang harmonis.
yang telah dipercayakan oleh masyarakat. Hal ini berarti bahwa melaui arsiplah masyarakat dapat mengetahui keberhasilan, kegagalan ataupun penyimpangan-penyimpangan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
Kondisi arsip saat ini belum dimanfaatkan sepenuhnya dengan optimal dalam proses manajemen pemerintahan dan pembangunan, hal ini disebabkan oleh beberapa permasalahan diantaranya :
1. Kesadaran dan kepedulian aparat pemerintah pusat maupun daerah masih sangat rendah dan masih sangat dipinggirkan atau diabaikan bahkan ditelantarkan maka menyebabkan arsip tidak dapat dikelola dengan baik. 2. Kualitas dan kuatitas SDM penyelenggara kearsipan masih sangat jauh
dari standard dan jumlah arsiparispun hanya bisa dihitung dengan jari 3. Kurangnya dalam memberikan penghargaan kepada arsiparis. Hal ini
menyebabkan kurang berminatnya pegawai untuk menekuni profesi bidang kearsipan.
4. Masih terbatasnya alokasi dana yang diberikan untuk menunjang pengadaan sarana dan prasarana kearsipan.
5. Pembinaan SDM kearsipan melalui Diklat belum berkesinambungan yaitu pegawai yang telah dididik tidak dimanfaatkan atau ditugaskan dibidang kearsipan.
Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, maka semakin meningkat proses manajemen yang terjadi dalam organisasi tersebut. Peningkatan proses manajemen tersebut akan diikuti pula oleh peningkatan volume dan kompleksitas aktivitas administrasi, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi.
endapan informasi tentang berbagai macam kegiatan yang telah dilaksanakan oleh organisasi pada masa lampau dan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi dimasa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Informasi yang terdapat dalam arsip merupakan salah satu unsur sarana manajemen yang sangat penting bagi organisasi disamping sarana manajemen yang lain.
Kearsipan merupakan suatu sistem yang mencakup berbagai sub sistem yang satu sama lainnya saling berkaitan, bergantung dan terorganisasi dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan-tujuan. Untuk mewujudkan suatu kearsipan diperlukan adanya manajemen sebagai suatu sistem, sumber daya manajemen itu sendiri terdiri dari beberapa komponen yaitu :
a. Sumber Daya Manusia (SDM)
SDM ini sebagai salah satu unsur utama dalam melaksanakan suatu proses manajemen dan perlu mendapat prioritas utama dalam pembinaan kearsipan pada suatu organisasi, karena tanpa adanya SDM yang professional dibidang kearsipan maka sebaik apapun sistem kearsipan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi tidak akan dapat terlaksana secara efektif dan efesien.
b. Sarana & Prasarana
arsipnya berbasis komputer akan berbeda media penyimpanan dan pemeliharannya dengan organisasi yang pengelolaan arsipnya tradisional (kertas).
c. Pendanaan
Semua aktifitas manusia (SDM) memerlukan modal karena tanpa modal manusia tidak akan dapat berbuat banyak bagitu juga dalam program kearsipan.
d. Sistem
Untuk mewujudkan tujuan kearsipan perlu adanya dukungan atau metode/ sistem yang tepat dalam pengelolaan arsip. Ilmu pengetahuan dan teknologi membuat adanya suatu pengembangan sistem pengelolaan arsip sehingga mampu mengimbangi dan mengantisipasi perkembangan jaman.
Dalam hal ini perlu dilakukan mengingat arsip yang tercipta tidak hanya menggunakan media kertas akan tetapi juga menggunakan media baru. Pengembangan metode pengelolaan arsip adalah merupakan bagian dari penyelenggara kearsipan meuju kearah kesempurnaan.
Melalui berbagai upaya pembinaan kearsipan sebagaimana telah diuraikan di atas diharapkan setiap organisasi / unit kerja dapat mengelola kearsipannya dengan cara yang baik dan benar. Disamping itu pada masa yang akan datang diharapkan akan muncul tenaga-tenaga professional dibidang kearsipan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Selanjutnya keasadaran masyarakat sebagai organisasi perseorangan terhadap pentingnya arsip dalam kehidupan berbangsa dan bernegara dapat terwujud secara nyata dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing sehingga generasi yang akan datang dapat menemukan jawaban dari apa yang dilihat, didengar dan dibaca.
1) Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara,dan
2) Unit – unit kearsipan badan – badan pemerintahan pusat dan daerah
1. Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara
Di dalam unit kearsipan pada lembaga Negara terdapa arsip nasional pusat. Arsip nasional pusat merupakan arsip nasional yang digunakan sebagai inti organisasi daripada lembaga kearsipan nasional, arsip nasional ini terdapat di ibu kota Republik Indonesia.
2. Unit – unit kearsipan badan – badan pemerintahan pusat dan daerah
Setiap daerah / kota memiliki arsip sendiri sebagai data – data pengumpulan kegiatan yang ada ditiap daerah / kota tersebut yang biasanya disebut sebagai arsip nasional daerah. Arsip nasional daerah merupakan arsip nasional yang terdapat di daerah – daerah yang setingkat dengan daerah tingkat 1.
Arsip nasional ini terdapat ditiap – tiap ibukota daerah tingkat 1.
Dalam organisasi kearsipan pemerintah terdapat perbedaan asasi yang ditentukan dalam fungsi arsip tersebut diatas yaitu :
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip aparatur pemerintahan atau negara yang berbeda dalam lingkungan pemerintahan secara fungsional masih actual dan berlaku tetapi menuju kearah pengabdian sesuai dengan fungsi, usia dan nilai
b. Arsip Statis / Abadi
Namun saat ini, ketentuan yang telah ditetapkan dalam suatu system kearsipan tidak hanya mencakup lembaga Negara saja, melainkan mencakup lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan yang telah disetujuinya Rancangan Undang – Undang Kearsipan dan telah disahkan menjadi Undang – Undang. Oleh karena itu sistem kearsipan tidak harus selalu identik dengan bidang kepemerintahan ,karena setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip, dan secara tidak langsung sebuah instansi / organisasi yang berjalan akan terbentuk dengan sendirinya unit – unit pengolah dan unit – unit kearsipan. Kedua unit tersebut saling berkesinambungan, jadi harus dijalankan dan diwujudkan dengan baik sehingga organisasi dalam manajemen kearsipan tersebut dapat efektif dan efisien.
Pegawai kearsipan merupakan sebuah unit pengolah dari organisasi kearsipan. Pegawai yang mempunyai tujuan bersama dalam melakukan kegiatan pengarsipan agar menjadi pengelolaan arsip yang baik, sistematis, dan prosedural. Namun ada beberapa factor sebagai penentu jumlah pegawai yang dibutuhkan, yaitu :
a) Besar kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan,
b) Azas penyimpanan arsip yang di pergunakan (sentralisasi, desentralisasi
atau azas campuran)
Maka semakin besar suatu badan usaha semakin komplekkegiatan yang dilakukan dan cenderung semakin banyak jumlah pegawai.
Adapun formasi yang diperlukan dalam administrasi kearsipan antara lain :
1. Agendaris
Contohnya :
Pada bagian administrasi di rumah sakit, pegawai yang bertugas akan mendata pasien tersebut apakah sudah pernah berobat ataukah belum. Jika belum, petugas akan membuatkan kartu berobat dan mendatanya. Maka pasien tersebut telah terdaftar dan petugas telah memiliki data dirinya. Data diri tersebut berupa kartu yang nantinya akan diberikan pada pasien dan satunya disimpan oleh petugas arsip yang nantinya akan diarsipkan.
2. Ekspeditor
Pegawai kearsipan yang mengatur pengiriman surat-surat yang akan dikirim .
Contohnya :
Ekspeditur pada kantor pos memilah dan mengumpulkan antara surat kilat atau surat yang biasa (yang dikirim max. 10 hari) , lalu memberikannya pada kurir untuk segera diantarkannya lebih dahulu surat yang kilat daripada surat biasa.
3. Kurir
Pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan dan mengantarkan surat-surat sesuai dengan alamat surat seperti yang telah diatur oleh ekspeditor.
Kurir dibagi menjadi 2 yaitu :
b. Kurir ektern : kurir yang bertugas mengantarkan surat-surat diluar kantor baik diantar langsung maupun melalui jasa pengiriman.
4. Petugas Pengganda
Penggandaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam bidang kearsipan atau ketatausahaan untuk memperbanyak sesuatu warkat atau arsip sesuai dengan yang diperlukan, yang melakukan penggandaan ini disebut sebagai petugas pengganda.
Hal ini bertujuan untuk mengantisipasi jika ada suatu arsip yang hilang dan masih punya cadangan arsip yang telah digandakan itu.
B. Azaz Organisasi Kearsipan
Asas kearsipan adalah pedoman dalam penyelenggarakan kegiatan pengurusan surat yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor atau organisasi.
Ada 3 asas kearsipan yaitu :
1. Asas Sentralisasi
Asas Sesentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dip;usatkan pada suatu bagian organisasi atau unit kerjatersendiri, yakni semua warkat atau dokumen disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri.
Perlu kita ketahui asas ini mempungai beberapa keuntungan atau kelebihan dalam penggunaannya antala lain yaitu :
a. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip
b. Pengembaangan pegawai ahli dalam wawasan dan ketrampilan kearsipan
c. Penyelengarakan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab terpusat
e. Menjamin bahwa surat atau warkat yang masuk atau keluar dengan perihal yang sama disimpan menjadi satu
f. Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai.
Keuntungan Sentralisasi :
a) Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat,
b) Karena menjadi unit khusus, maka petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan,
c) Tidak ada duplikasi arsip,
d) Penggolongan arsip lebih sederhana.
Kerugian Sentralisasi :
a) Sistem ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil saja, b) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan secara seragam,
c) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip tersebut.
Kelemahan Sentralisasi :
a) Sistem yang digunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing.
b) Pegawai arsip tidak memliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh. c) Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat atau warkat.
2. Asas Desentralisasi
Keuntungan Desentralisasi :
a) Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan
b) Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian c) Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing. Kelemahan Desentralisasi :
a) Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan b) Pemborosan biaya dan perlengkapan
c) Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut
d) Kemungkinan terdaspat kekembaran arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip sendiri-sendiri.
3. Asas Gabungan
Asas gabungan ialah penyelenggarakan, pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas dapat diminimalisir. Pada pelaksanaannya unit sentral bertanggung jawab atas arsip inaktif seluruh unit kerja atau bagian dari suatu kantor sedang unit pengolah bertanggung jawab, arsip aktif dari masing-masing unit kerja.
C. Kedudukan Organisasi Kearsipan
Setiap pimpinan organisasi selalu diperhadapkan dengan berbagai masalah yang menuntut penanganan dan pemecahan yang tepat serta dapat diterapkan. Setiap tugas-tugas yang dilakukan harus dilaksanakan dengan penuh pertimbangan dan perhitungan yang akurat. Karna itu sangat diperlukan informasi atau keterangan yang dapat dijadikan sebagai bahan dalam menentukan keputusan atau kebijakan. Informasi atau keterangan-keterangan ini dapat ditemukan dari berbagai catatan/naskah yang berupa arsip yang telah disimpan.
Mengingat pentingnya arsip dalam oprganisasi maka yang menjadi peranan arsip adalah :
1. Arsip sebagai alat bantu ingatan organisasi
Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Arsip bukan hanya sebagai fisik saja, akan tetapi juga informasi yang ada di dalam arsip tersebut. Apabilah arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan memperngaruhi tingkat reputasi atau perkembangan, sehingga organisasi tersebut akan mengalami hambatan.karena arsip dapat menampung beraneka bahan informasio yang berguna maka perlu disususn suatu rencana program pengelolaan arsip sehingga apabila diperlukan arsip dapat dengan cepat dan tepat disajikan.
2. Arsip sebagai bahan atau alat pembuktian
Setiap transaksi kegiatan yang dilakukan oleh oranisasi memerlukan pembuktian. Keabsahan suatu informasi sangat ditentukan oleh bukti-bukti autentik. Dalam hal ini arsip sebagai rekaman setiap peristiwa yang dapat dijadikan sebagai alat pembuktian.
3. Arsip sebagai bahan pengambil keputusan
4. Arsip sebagai barometer kegiatan suatu organisasi
Setiap aktifitas yang dilakukan organisasi selalu direkam dalam warkat. Rekaman peristiwa tersebut dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban. Pengelolaan warkat dengan baik akan memudahkan setiap orang dalam melaksanakan kegiatan. Pelayanan akan berjlan lancar apabilah didukung oleh informasi yang tersedia.arsip dapat memberikan informasi dalam menunjang aktifitas organisasi, sehingga jika pencahrian data maupun informasi melalui arsip tidak dapat segerah diperoleh maka akan menganggu pelaksanaan aktifitas organisasi. Arsip yang tidak tertata dengan baik dapat mencerminkan kinerja suatu oranisasi.
D. Pekerjaan Organisasi Kearsipan
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management.
2. Pendistribusian Arsip
Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan.
b. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi
dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab.
3. Penyimpanan arsip
Prosedur Penyimpanan Arsip a. Pengumpulan warkat
Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip.
b. Memeriksa tanda-tanda pelapasan
c. Penetapan indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan yang berlaku.
d. Pemberian kode warkat
Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.
e. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah di tetapkan.
f. Penyimpaanan dan penataan warkat
Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku.
Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip antara lain: a) sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
b) Sistem Masalah ( Subject Filing System) c) Sistem Nomor (Numeric Filing System) d) Sistem Tanggal (Choronologic Filing System) e) Sistem Wilayah (Geographic Filing System) Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip 1. Menentukan jenis surat yang di butuhkan
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya. 4. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.
4. Pengguna an atau Pengolahan Arsip
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. b. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam
pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu.
5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara :
a) Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan).
Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
b) Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.
c) Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.
Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di dalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat penyimpanan arsip.
6. Penyusutan Arsip
Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.Penyerahan arsip
1. Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:
a) Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/ organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.
b) Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia
d) Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi.
e) Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
7. Pemusnahan Arsip
Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan dengan Cara :
a. Pembakaran
Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan sempurna (sudah jadi abu)
b. Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, tidak harus selesai pada saat itu.
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) di atas tumpukan arsip.
BAB V
MASALAH POKOK KEARSIPAN
A. Masalah Pokok Dalam Kearsipan
Menurut Drs. E. Martono, masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain:
1. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
2. Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat
3. Jumlah warkat tiap hhari terus bertambah
4. Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat sehingga tempatnya kurang
5. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
Menurut Drs. The Liang Gie, masalah masalah pokok dibidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal berikut:
1) Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau suatu organisasi
2) Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutannya sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi
3) Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern akibat pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bimbingan yang teratur
a. Masalah kearsipan yang biasa dijumpai dalam instansi
4) Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan
5) Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat pada hal arsip itu harus segera disimpan
6) Kurang menyadari arti penting suatu arsip bagi organisasi
7) Peminjaman arsip oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama
8) Penyusutan arsip secara serampangan 9) Petugas arsip kurang terampil
B. Cara Memecahkan Masalah Pokok Kearsipan
Adapun carapemecahan masalah kearsipan itu dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat
System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip.
a. Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll
b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.
c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb. d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.
e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb. 3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan.
4. Penyelenggaraan penyusutan warkat
Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.
