PERLENGKAPAN, PENGAWASAN, PEMINDAHAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP
A. Pemilihan Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip
Kriteria pemilihan peralatan setelah menentukan sistem yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip, tugas manajer dokumen adalah memilih alat penyimpanan. Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain:
1. Jenis dokumen yang disimpan Jenis dokumen yang disimpan perlu diperhatikan, misalnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, mikro, dokumen ukuran besar, materi audiovisual bentuk
magnetik dan elektronik, ataukah media lain dimana masing-masing media mempunyai perilaku khusus dalam perawatannya. Syarat penyimpanan kartu indeks berbeda dengan disket maupun CD dan berbeda pula dengan eksternal storage devices. Karena itu, diperlukan pertmbangan yang rinci terhadap karakteristik fisik dokumen yang akan didimpan sebelum memutuskan membeli peralatan.
2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan Peralatan bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini akan mengingkatkan nilai sebuah dokumen dala menunjang operasi organisasi.
3. Kebutuhan ruangan Lazimnya kantor sebuah perusahaan atau organisasi menempati lokasi yang strategis guna mendapatkan citra yang bagus dimata stakeholder-nya. Kondisi ini akan berdampak pada tingkatnya harga sewa ruangan kantor, dan patut dipertimbangkan dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan dokumen perusahaan atau organisasi. 4. Pertimbangan keamanan Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua
karyawan, misalnya dokumen kebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia maupun data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi oleh orang yang mempunyai otoritas.
5. Biaya peralatan Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan peralatan tersebut di Indonesia. Patut dipertimbangkan bahwa tidak semua peralatan buatan luar negeri lebih baik, bahkan ada juga yang mutunya lebih rendah dari dalam negeri. Setelah melakukan survei peralatan produksi dalam negeri yang siperbandingkan dengan luar negeri, misalnya jaminan after sales service, garansi, dan lai-lain, biaya per perlatan harus sesuai dengan kemampuan. Misalnya harga sebuah filing kabinet 4 laci Rp. 100.000 sedangkan 5 laci berharga Rp 125.000 sehingga5 laci lebih murah 20% karena mampu menyimpan 25% lebih banyak dengan menggunakan luas ruangan yang sama.
6. Biaya operasional penyimpanan Biaya ini termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan.
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hak yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan. Sebaliknya bila pemakai banyak pertibangan karena lebih orang yang menyimpan dan membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan. Kondisi ii dapat juga disiasati dengan mendistribusi penyimpanan dookumen sehingga penyimpanan dan pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.
8. Kesetaraan peralatan Peralatan simpan semacam folder harus setara pemanfaatannya dengan peralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang. Apabila peralatan yang akan dibeli hanya dapat beroperasi dengan menggunakan peralatan lain dalam ukuran terbatas, maka keterbatasan itu patut dipertimbangkan karena akan menambahkan biaya operasional.
9. Efisiensi Produsen sadarakan pentingnya efisiennsi dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen pada produk mereka. Misalnya, folder banyak membantu ketika organisasi menyusun sistem dokumen atau mengubah ke peralatan simpat yang baru. Penggunaan tanda warna juga membantu identifikasi dokumen serta menghindari kemungkinan salah tepat.
10. Kualitas Kualitas alat tulis kantor ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam pembuatannya. File guide memerlukan kertas yang lebih tebal dibandingkan folder jajaran, karena panduan akan lebih sering digunakan oleh pengguna dalam mencari sebuah dokumen, dan biasanya keberadaan alat simpan yang dimaksud akan lebih lama dibanding alat simpan selain file guide.
11. Ekonomis Meminimkan biaya merupakan salah satu faktor utama dalam mempertimbangkan pembeli peralatan simpan pada berbagai organisasi, namun patut patut diingat juga bahwa membeli peralatan yang murah merupakan pilihan yang paling ekonomis. Apabila perusahaan menggunakan file guide yang terdapat dari kertas bermutu rendah, biasanya dalam kurun waktu yang singkat akan mudah rusak sehingga perlu diganti dengan yang baru. Ini berarti pengeluaran ekstras. Untuk itu perlu dipertimbangkan mengenai kualitas alat simpan, sehingga tujuan ekonomis akan lebih berorientasi jangka panjang.
Tipe peralatan penyimpanan Peralatan penyimpanan sendiri bisa digolongkan menjadi peralatan manual, mekanik dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen.
1) Splinde file.
Splinde file sendiri merupakan jarum besar atau paku yang menghadap keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatakan efisiensi dari segi ruangan karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku dan tidak memerlukan tempat yang luas. Sampai saat ini splinde file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.
2) Filling kabinet
Dokumen kertas pada mulanya disimpan mendatar, dan apabila bertambahbanyak akan disusun menurut abjad dan ditegakan. Dengan bertambahnya volume dan jumlah dokumen yang disimpan, maka jumlah laci akan bertambah yang mengakibatkan masalah penyimpanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering digunakan, semakin banyak jumlah laci
yang digunakan semakin efektif asalkan tidak lebih dari 5 laci karena juka terlalu banyak laci yang digunakan akan tidak efektif lagi dari segi tata ruang. Lemari ini desarankan dipakai untuk satu orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yang relatif sempit.
3) Open self file
Berupa jajaran dokumen yang ditempatkan pada lemari terbuka(sama dengan rak buku). Umumnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80 cm dengan jumlah deretan bertingkat antara 2 sampai 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan pada folder bukan laci, agar pencariannya lecih cepat. Lemari ini biasanya digunakan untuk ruang yang kerja dengan materi dokumen yang lebih besar.
4) Map arsip Lipatan
Yang terbuat dari karton/ kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/ surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain :
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, dimana map ini berisi kumpulan arsip yang sudah dibendel/ diikat dengan menggunakan tali.
b. Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/ surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c. Folder, Ialah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar
folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah atau dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar.
d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode/ indeks arsip yang ada di dalamnya.
e. Ordner, yaitu map besar dengan ukuran penggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan perforator. Terbuat dari karton tebal dapat memuat ±500 lembar arsip/ surat.
5) Guide (petunjuk dan pemisah)
Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran panjang 33-35 cm dengan tinggi 23-24 cm. Guide juga mei tempat menyimpan kartu indeks sesuai urutan abjad, contoh kartu indeks pada butirmpunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vortikal (berdiri).
6) Rak sortir
Ini berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan kedalam folder masing-masing.
7) Laci kartu indeks Adalah laci tempat penyimpan kartu indeks sesuai urutan abjad, contoh kartu indeks dengan nama Muara Jaya, disimpan didalam laci “M” sesuai dengan huruf yang terdapat pada “Tab” (bagian yang menonjol pada kartu indeks). Contoh tab tadi berisi huruf “Mu”. 8) Rotary (Alat penyimpan berputar)
Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam
menempatkan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara literal.
9) Lemari arsip Lemari
Tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca.
10) Stepler Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas., sedangkan steples isi dari stepler. Jangan memasukan isi steples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Menurut kemampuan dan bentuknya, stepler dibedakan menjadi:
a) Stepler kecil, bentuk kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
b) Stapler sedang , bentuk sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c) Stepler besar, bentuk besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
11) Perforator
Alat yang terbuat dari logam dan digunakan untuk melubangi kertas/ kartu. Perforator membuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator dibedakan antara lain:
a) a.Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dll
b) b.Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter/ ordner.
c) Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
12) Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak
terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini ditempatkan pada rak arsip.
13) Cardex (Card Index)
Cabinet Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
14) Rak/ laci
kartu Laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
15) Alat penyimpan khusus Alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flesh disk, compact disk (CD) , kaset, dll. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.
Perlengkapan penyimpanan Perlengkapan penyimpanan adalah bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama penggunaannya relatif singkat. Beberapa perlengpan penyimpanan antara lain:
A. Kartu indeks
Yaitu kartu yang berukuran 15 X 10 cm yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
B. Label
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
C. Kartu Tunjuk Silang
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan.
Kartu silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cmx 7,5 cm. Ada beberapa kriteria dari suatu arsip yang dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain :
a. Jika suatu arsip memiliki lebih dari satu judul.
b. Jika surat/arsip disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidaka memungkinkan untuk disimpan pada laci filing cabinet. Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara :
a) Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, susun secara alfabetis.
b) Disimpan dibagian paling belakang laci filing cabinet, dibelakang petunjuk silang.
D. Lembar Pinjam Arsip (out slip)
Lembar pinjam arsip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip . Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip,antara lain :
a. Sebagai bahan bukti adanya pinjaman arsip.
b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapn batas waktu pengembalian arsip yang di pinjam.
c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang di pinjam.
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak di kembalikan.
e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam
b. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman
c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip yang disimpan pada tickle file sebagai bahan ingatan.
E. Paper clip (penjepit kertas)
F. Alat Tulis Kantor (ATK) Antara lain : a. Pensil b. Kertas b. Tipe x c. Penghapus pensil d. Penggaris e. Dll.
Tabel 7.1 Peralatan atau Perlengkapan Kantor
Gambar 8.1 Perlengkapan Kantor B. Perlengkapan Penyimpanan (filing supplies)
1. Penyekat
Lembaran yang dapat dibuat dari kantor/triplek yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yangdisimpan. Arsip ini umumnya dalam bentuk kartu-kartu sehingga tidak perlu dimasukkan dalam map. Pada penyekat ditempelkan label yang berisikan kata tangkap sebagai penunjuk (guide) sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
2. Map (folder)
Folder-folder dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. 3. Penunjuk (guide)
Berfungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat- tempat yang diinginkan di dalam file. Penunjuk terdiri dari tempat label (tab) yang menjorok keatas dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut tonjolan. Bilaman tonjolan dibuat sepanjang seperlima dari panjang pinggiran atas, maka disebut tonjolan penunjuk seperlima dst. Pinggiran atas adalah pinggiran
atas dari map atau penyekat. Letak tonjolan di berbagai tempat sepanjang pinggiran atas penyekat atau map disebut posisi.
4. Kata tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan disebut kata tangkap. Bilaman memilih kata tangkap, baik berupa huruf abjad, nama, maupun subjek, haruslah diingat untuk membuatnya sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat. Umumnya terdapat penunjuk dengan kata tangkap tunggal dan pasangan.
5. Alat bantu kearsipan a. Ruang arsip
Ruang tempat penyimpanan arsip hendaklah selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis akibat kerusakan. Pengamanan (konservasi) arsip dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventive) dan perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restoration). Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur, kelembaban udara, polusi, penyimpangan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan buatan (lapu), pemeliharaan ruangan, dan fumigasi untuk restorasi arsip dilakukan dengan berbagai jenis obat dan dilaminasi. Temperatur ruang arsip yang ideal adalah antara 600 – 750 F dengan kelembaban relatif antara 50-60%.
Untuk file in-aktif dapat dipergunakan peralatan sederhana yaitu dalam boks yang berventilasi (lubang) dan disusun di rak-rak almari terbuka.