3.1. Sejarah Singkat Perusahaan
AMIK Imelda Medan adalah kampus yang didirikan pada tahun 2008 dan mempunyai dua jurusan yaitu Manajemen Informatika dan Komputerisasi Akuntansi atas gagasan Bapak Dr. H. R. I. Ritonga dan Dr. Rosa Dalima yang pada masa itu sebagai ketua yayasan. AMIK Imelda Medan didirikan sebagai sumbangsih kepada negara dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan untuk menjawab tantangan teknologi telekomunikasi yang sangat pesat perkembangannya guna mengisi pembangunan nasional.
Penyelenggaraan awal pendidikan AMIK Imelda Medan adalah AMIK MIC yang didirikan di cakarang dengan akta notaris Nomor : 142 tanggal 25 Agustus 1980 dan setelah mengalami beberapa kali perubahan anggaran dasarnya, terakhir disahkan dengan Akta Notaris Nomor : 159 tanggal 31 Mei 1999, yang bergerak dalam bidang pendidikan dan sosial, dan juga diperoleh surat izin operasional : 420/88.93/08/D/O/2009.Saat ini AMIK Imelda Medan telah berjalan selama 4 tahun dalam proses belajar dan akan menamatkan angkatan pertama dari kampus AMIK uiImelda Medan tersebut dan pada angkatan kedua,
perkembangan AMIK Imelda Medan sekarang ini, telah berjuang dan mengusahakan untuk mengurus berkas kampus di BAN PT, sehingga pada akhir AMIK Imelda Medan telah Trakreditas BAN PT dan mendapatkan nilai yang baik kedua jurusan tersebut Trakreditas semua, dan Manajemen Informatika Trakreditas BAN PT dengan nilai C dan Kompterisasi Akuntansi Trakreditas BAN PT dengan nilai B.
3.2. Visi dan Misi AMIK Imelda Medan 3.2.1. Visi AMIK Imelda Medan
Menjadi program vokasional yang unggul dalam mengembangkan teknologi informasi dan komputerisasi sehingga menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi dan keahlian dibidangnya.
3.2.2. Misi AMIK Imelda Medan
a. Menyiapkan sumber daya manusia berkualitas dalam menunjang pembangunan daerah Sumatera Utara.
b. Mengembangkan sikap tanggungjawab yang dilandasi Nilai-nilai keilmuan dalam menjalankan kebebasan akademik.
c. Melaksanakan Tri Darma perguruan tinggi dibidang teknologi informasi.
Dalam rangka melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian makan diperlukan adanya struktur organisasi. struktur organisasi adalah kerangka dan susunan perwujudan pola hubungan diantara fungsi-fungsi, dan bagian-bagian dan orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang serta tanggung jawab masing-masing bagian yang berbeda-beda dalam suatu perusahaan.
Didalam perancangan struktur organisasi sangat diharapkan pemikiran-pemikiran matang mengenal pembagian tugas yang akan dilaksanakan oleh masing-masing karyawan yang berada didalam naungan orang atau perusahaan agar tidak menyimpang kerja antara orang-orang yang berada didalam organisasi tersebut, maka diperoleh keuntungan-keuntungan seperti memperjelaskan kewajiban dan tanggung jawab penambahan kerja karyawan dapat disesuaikan dengan keahliannya, dapat menghindari adanya kesimpangan siuran didalam melaksanakan tugas sesuai dengan keahliannya.
Gambar: 3.1 Struktur Organisasi AMIK Imelda Medan
3.4. Deskripsi Jabatan
Tugas dan fungsi dari masing-masing jabatan yang terdapat pada AMIK Imelda Medan sebagai berikut :
1. Ketua yayasan berfungsi sebagai:
a. Sebagai pemilik penuh yang bertujuan untuk mencerdaskan anak bangsa.
c. Membuat masyarakat menjadi lebih baik dan berguna bagi nusa dan bangsa.
2. Direktur berfungsi sebagai :
a. Mengelola dan menyelenggarakan pindidikan sesuai dengan peraturan DEPDIKNAS.
b. Menjamin kerja sama dan hubungan baik DEPDIKNAS perusahaa terkait, dan lain-lain.
c. Bertanggung jawab ketua yayasan atas penyelenggaraan pendidikan, administrasi, keuangan, pembinaan tenaga pendidkan/non pendidikan, mahasiswa dan pedayagunaan Sarana/Prasaranan.
d. Mengendalikan dan memantau proses kegiatan belajar mengajar (KBM).
e. Menyusun rencana kegiatan dan kebutuhan kurikulum sebelum tahun pelajaran baru.
f. Menyusun RIS Bidang kurikulum
g. Menyelenggarakan pembahasan ilmiah yang berkaitan dengan program pendidikan.
h. Menyusun laporan kegiatan bidang kurikulum pada setiap akhir tujuan pelajaran.
i. Mengatur dan mengawasi penggunaan serta memelihara perangkat laboratorium.
j. Menyediakan pengadaan bahan dan alat praktek.
k. Merencanakan dan menganggarkan keperlua bidang sarana. dan prasaarana pendidikan sebelum tahun pelajaran baru.
l. Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu oleh Direktur.
m. Mengadakan evaluasi terhadap dosen seperti : absensi, pelajaran dan modul matakuliah.
a. Mengkoordinasikan kegiatan bidang penyuluhan dan
d. Merencanakan dan menganggarkan kebutuhan saran prasarana olahraga sebelum pelajaran baru.
e. Membina baik antara kampus denga orang tua mahasiswa dan masyarakat yang lain.
f. Membenyuk dan menyiapkan kepanitiaan acara wisuda. g. Mengurus praktek kerja lapangan (PKL), magang dan
hal-hal lain yang berhubungan mahasiswa dengan dunia kerja.
h. Memeriksa dan mengkoordinir para dosen dalam hal absensi mahasiswa dan SPP yang dituangkan dalam surat panggilan/ teguran kepada orangtua mahasiswa. i. Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu Dierktur
dan bertanggung jawab kepada Direktur. 4. Pembantu Direktur II (PUDIR II)
a. Menyusun rencana kegiatan dan aggaran (RKA) dan RIS sebelum akhir pelajaran.
b. Menyusun laporan reliasi anggaran dan kegiatan kepada akhir setiap bulan.
c. Memeriksa dan mengkoordinir absensi pegawai dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pegawaian.
d. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh direktur
e. Bertanggung jawab kepada direktur. 5. Pembantu Direktur III (PUDIR III)
b. Membuat data interventasi setiap ruangan.
c. Membuat dan menyiapkan laporan aktiva tahunan dan penyusutannya.
d. Membuat kartu mengenai mahasiswa.
e. Menyiapkan pendistribusian soal ujian semester, PSB. f. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh Direktur. g. Bertanggung jawab kepada Direktur.
6. Senat
Merupakan lembaga perwakilan mahasiswa tertinggi di tingkatan lembaga AMIK Imelda Medan, yang di angkat sebagai wakil dari para mahasiswa untuk menyalurkan, mengakomodir dan memperjuangkan aspirasi mahasiswa demi terwujudnya suasana demokratis dalam langkah untuk mewujudkan Student Government.
7. BPH
Merencanakan mengkoordinasikan mengontrol dan mengevaluasi jalannya organisasi AMIK Imelda Medan serta mewakili organisasi demi kepentingan organisasi AMIK Imelda Medan.
8. Ka. Prodi
a. Mengontrol berjalannya jadwal perkuliahan mahasiswa. b. Membuat laporan KRS mahasiswa.
c. Menyiapkan jadwal perkuliahan setiap ajaran baru. d. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh Direktur.
e. Bertanggung jawab kepada Direktur. 9. Kepala Bagian Umum
a. Membuat surat keterangan pengalaman kerja. b. Merekap absensi dosen/pegawai setiap bulannya.
c. Membuat dab menyiapkan kontrak kerja dosen/pegawai diawal tahun ajaran baru.
d. Membuat laporan gaji setiap bulan.
f. Membuat dan menyiapkan proses pengangkatar, mutasi, promosi kenaikan gaji berkala, tunjangan dan pemberhentian dosen/pegawai.
g. Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu oleh Direktur.
10. Unit Perpustakaan
a. Sumber informasi. Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya. Dalam kaitannya dangan fungsi simpan, perpustakaan bertugas menyimpan khazanah budaya hasil masyarakat.
b. Sarana pendidikan dan pembelajaran. Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal dan informal, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar di luar bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah.
d. Pengabdian masyarakat. Perpustakaan menjadi sarana pendukung dalam pelaksanaan salah satu fungsi Tri Darma Perguruan Tinggi.
e. Rekreasi. Perpustakaan sebagai tempat untuk menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca dan bacaan ini disediakan perpustakaan. Fungsi rekreasi ini tampak nyata pada perpusakaan umum.
11. Unit Lab. Komputer
Materi yang disajikan pada modul ini adalah tentang pengenalan perangkat yangada pada laboratorium komputer. Dijelaskan beberapa kategori perangkat darijenis hardware dan software.
12. Bagian Administrasi Akademik
Tugas & Wewenang Administrasi Akademik yang biasa ada di sebuah lembaga pendidikan tinggi, seperti AMIK Imelda Medan, Akademi, Sekolah Tinggi, dan lain-lain. Bagian Administrasi Akademik sebagai berikut :
Akutansi yang ditetapkan oleh yang di tetapkan oleh Direktur.
b. Dalam melaksanakan tugas bagian akademik menyelenggarakan fungsi pelaksanaan administrasi registrasi, pelaksanaan administrasi pendidikan, pelaksanaan administrasi program Program Manajemen Informatika dan Komputerisasi Memimpin pelaksanaan tugas di lingkungan Bagian Administrasi Akademik.
c. Membagi tugas, menggerakkan, mengarahkan, membimbing serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas bagian.
d. Mempelajari dan menilai/mengoreksi laporan hasil kerja/pelaksanaan tugas bawahan.
e. Melakukan kerjasama dengan unit terkait.
f. Menyusun perencanaan dan program serta laporan kerja kepada atasan langsung.
g. Mengkoordinir pendaftaran mahasiswa baru.
h. Mengkoordinir pelaksanaan heregistrasi mahasiswa. i. Mengkoordinir pelaksanaan pendaftaran matakuliah. j. Mengkoordinir pembuatan ijazah dan transkrip.
l. Melakukan penilaian terhadap staf yang menjadi bawahannya secara objektif.
13. Administrasi Umum dan Keuangan
Administrasi Umum dan Keuangan adalah unsur pembantu pimpinan dibidang administrasi umum dan keuangan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Biro Administrasi Umum dan Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala. Tugas dan Fungsi adalah : Administrasi Umum dan Keuangan mempunyai tugas memberikan layanan administrasi umum dan keuangan di lingkungan AMIK Imelda Medan. Administrasi Umum dan Keuangan dalam menyelenggarakan tugas tersebut di atasmempunyai fungsi :
a. melaksanakan urusan tata usaha, rumah tangga, hukum, tata laksana dan perlengkapan.
b. melaksanakan urusan kepegawaian. c. melaksanakan urusan keuangan.
d. Bagian Umum, Hukum dan Tata laksana, dan Perlengkapan.
e. Bagian Kepagawaian. f. Bagian Keuangan.
h. melaksanakan administrasi tenaga administrastif. i. Sub Bagian Tenaga Akademik.
j. Sub Bagian Tenaga Administrasi.
k. melaksanakan administrasi anggaran rutin dan mengkoordinasikan anggaran pembangunan.
l. melaksanakan administrasi dana yang berasal dari masyarakat.
m. melaksanakan monitoring dan evaluasi. 14. Manajemen Informatika
Program studi yang dipersiapkan untuk penerapan komputer untuk dunia bisnis dan manajemen dengan kajian pada pengelolaan informasi manajemen secara terkomputerisasi.
15. Komputerisasi Akuntansi
Setiap instansi baik perusahaan swasta ataupun BUMN/ Pemerintahan, sangat membutuhkan tenaga akuntansi sebagai pengelola laporan keuangan, namun seiring perkembangan teknologi informasi menuntut para pekerja yang ingin berprofesi sebagai akuntan harus memiliki keahlian dalam bidan komputer.
Kebijakan-kebijakan yang berlaku pada AMIK Imelda Medan dalam upaya memberikan layanan terbaik dengan aktivitas akademik adalah :
1. Pengupayaan pengembangan dan peracangan pengeluaran data akademik yang membantu para stakeholder dalam memproleh informasi mengenai AMIK Imelda Medan.
2. Mengupayakan langkah-langkah pemutakhiran data mahasiswa maupun alumni data bentuk sistem informasi yang terintegrasi dengan pengkalan data.
3.6. Fungsi-Fungsi Terkait
1. Administrasi
Administrasi berfungsi untuk meneriman pendaftaran calon mahasiswa baru.
2. Panitia ujian
Panitia ujian berfungsi untuk membuat soal ujian, lembar jawaban ujian dan kartu ujian pada calon mahasiswa baru tersebut.
3. Calon mahasiswa baru
Calon mahasiswa baru berfungsi untuk mengisi biodata di formulir pendaftaran yang lengkap serta membayar uang pendaftaran pada administrasi tersebut.
Jenis-jenis formulir dan dokumen yang digunakan pada AMIK Imelda Medan, sebagai berikut :
a. Formulir pendaftaran calon mahasiswa baru
Calon mahasiswa baru mengisi biodata pada formulir pendaftaran dan terlihat pada gambar 3.2. dibawah ini.
Gambar : 3.2 Formulir Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru b. Soal Ujian calon mahasiswa baru
sangat bervariasi dalam struktur, isi dan kesulitan tergantung pada subjek, kelompok usia orang yang diuji dan profesi. Ujian adalah kegiatan untuk mengetahui seberapa tinggi tingkat keberhasilan mahasiswa yang dicapainya. Terlihat pada gambar 3.3. dibawah ini.
Gambar: 3.3 Soal Ujian calon mahasiswa baru
3.8. Sistem Yang Berjalan
setiap tahunnya dengan melakukan ujian tertulis untuk setiap calon mahasiswa baru.
Hal ini sering kali menjadi penyebab masalah, dikarenakan jumlah mahasiswa yang relative banyak yang mengakibatkan bagian admin/panitia merasa kewalahan untuk memeriksa soal ujian setiap mahasiswa.
3.8.1. Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Ujian yang Berjalan
Dari gambar konteks diagram di atas dapat diperhatikan bahwa dalam sistem informasi ujian terdapat empat entitas yaitu calon mahasiswa, panitia, administrasi dan direktur. Dimana masing-masing entitas dan sistem menunjukkan alur data yang masuk dan keluar. Dari gambar di atas dapat dijelaskan alur data yang terjadi antara entitas dengan sistem dan antara sistem dengan entitas adalah sebagai berikut:
1. Entitas calon mahasiswa memberikan data calon mahasiswa, kartu ujian, lembar soal ujian, lembar jawaban kepada sistem, dan sistem memberikan kartu ujian, lembar soal ujian, lembar jawaban, hasil ujian dari sistem.
2. Entitas panitia menerima daftar mata ujian, lembar soal ujian, lembar jawaban dari sistem dan memberikan bank soal/lembar soal, rekap hasil ujian kepada sistem.
3. Entitas administrasi memberikan data calon mahasiswa, daftar matakuliah, jadwal ujian, kartu ujian, laporan peserta ujian, laporan hasil ujian ke sistem dan menerima bank soal/lembar soal dari sistem.
4. Entitas direktur hanya menerima Laporan peserta ujian, laporan hasil ujian dari sistem.
Gambar 3.5. DFD Level 1 Sistem Ujian Yang BerjalanPada AMIK dibutuhkan oleh sistem adalah data calon mahasiswa yang berisi data pribadi atau biodata calon mahasiswa yang diberikan oleh entitas calon mahasiswa. Kemudian data calon mahasiswa tersebut disimpan ke dalam arsip/berkas penyimpanan pendaftaran calon mahasiswa baru. Setelah calon mahasiswa mendaftar kemudian dibuatkan bukti pendaftaran dan kartu peserta ujian sebagai syarat mengikuti ujian seleksi selanjutnya.
b. Proses pembuatan soal ujian
soal ujian, kemudian lembar jawaban akan diperiksa dan panitia membubuhkan nilai pada masing-masingberkas lembar jawaban.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di Data Flow Diagram. Arus data yang ada di Data Flow Diagram sifatnya adalah global. Hanya ditunjukkan arus datanya saja, untuk lebih jelas dapat dilihat padaTabel 3.1.
Tabel 3.1. Kamus Data Soal Ujian
Bentuk Data : Dokumen
Penjelasan : Dokumen ini digunakan untuk mencatat soal ujian
Struktur Data
Kode Ujian, Tgl. Ujian, Durasi Ujian, Nama mata Ujian, No. Soal, Soal Ujian.
Tabel 3.2. Kamus Data Lembar Jawaban
Nama Data : Berkas Lembar Jawaban Alias : Lembar Jawaban
Bentuk Data
: Dokumen
Penjelasan : Dokumen ini digunakan untuk mencatat jawaban dari soal ujian.
Struktur Data
Kode Ujian, Tgl. Ujian, Durasi Ujian, Nama Mata Ujian, No. Soal, Jawaban.
Tabel 3.3. Kamus Data Lengkap Dan Daftar Soal Ujian Mahasiswa
Nama Data : Daftar Calon Mahasiswa Baru. Alias : Calon Mahasiswa Baru.
Bentuk Data : Dokumen
3.8.4. Bagan Alir Sistem berjalan
Bagan alir sestem merupakan bagan alir yang menujukan arus dari laporan dan nilai termasuk tembusan-tembusanya. Bagan alir dukomen meggabarkan aliran dokumen dan inforamasi arus antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Secara rinci bagan alir ini menujukan dari mana dokumen tersebu berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Bagan alir ini bermanfaat untuk mengenalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sestem. Adapun flowmapnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
3.9. Kelemahan Sistem Yang Berjalan
Tahapan analisis terhadap suatu sistem yang dilakukan sebelum tahapan perancangan dilakukan. Tujuan diterapkan analisis terhadap suatu sistem adalah untuk mengetahui alasan mengapa sistem tersebut untuk menjadi sumber daya yang akan berlebihan serta membantu merencanakan pengisian data lengkap dan biodata mahasiswa yang akan dirancang secara multiuser dan meminimalisir kesalahan yang mungkin terdapat didalam sistem tersebutberdasarkan hasil penelitian yang dilakukadi AMIK Imelda Medan di bagian admid, penulis bisa menganalisis sistem yang sedang berjalan menggunakan apilikasi berbasis windows tetapi menggunakannya masih standar umum yaitu menggunakan microsoft word dan disimpan pada folder yang tidak beraturan. Permasalahan yang paling sering terjadi dalam sistem pengolahan data mahasiswa adalah sebagai berikut:
1. Pencarian data setiap mahasiswa tidak cepat, menyebabkan keterlambatan dalam kinerja.
2. Tidak adanya database dalam penyimpanan data, sehingga terjadinya kesulitan dalam pencarian data.
3. Keamanan informasi tidak terjamin seperti lembar soal ujian mengalami kebocoran.
4. Berdasarkan hal tersebut diatas dapat disimpulkan bawah perlu diadakannya perbaikan sistem yaitu:
b. Mangatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem yang belum terkomputerisasi yaitu dalam masalah pencarian data yang lebih cepat.
