BAB IV (Bagian 3)
Decision Support Systems
Meningkatkan Pengelolaan
Pengambilan Keputusan
Decision Support Systems (DSS) DSS adalah sistem computer di level manajemen dalam suatu organisasi yang mengkombinasikan analisa dan data yang mendalam dengan menggunakan model (grafik) dan sangat user friendly . DSS untuk mendukung semi-terstrtruktur dan tidak terstruktur dalam pengambilan keputusan.
Decision Support Systems (DSS) berfokus pada pengambilan keputusan; untuk membantu manajemen puncak dan eksekutif pengambilan keputusan dan bertumpu pada fleksibilitas, adaptabilitas dan jawaban yang cepat yang dapat dikendalikan oleh pengguna, bahkan menjanjikan untuk dapat memenuhi ‘gaya’ penggunanya. Rancangan Decision Support Systems yang baik memungkinkan terjadinya komunikasi dan koordinasi antara berbagai bidang maupun tingkat manajemen.
Decision Support Systems yang mempunyai komponen dasar subsistem dialog, data base dan model memungkinkan seseorang pengambil keputusan untuk menelusuri setiap konsekuensi keputusan dengan berinteraksi secara leluasa. Hal ini melatar belakangi pengembangan Decision Support Systems. Namun tidak dapat dipungkiri bahwa Decision Support Systems merupakan suatu sarana . Oleh karena itu aspek individu pengambil keputusan dan konteks masalah yang dihadapi akan turut mewarnai keputusan yang akan diambil.
Persoalan pengambilan keputusan pada dasarnya adalah bentuk pemilihan dari berbagai alternatif tindakan yang mungkin dipilih dimana prosesnya melalui mekanisme tertentu dengan harapan akan menghasilkan sebuah keputusan yang terbaik. Penyusunan model keputusan adalah suatu cara untuk mengembangkan hubungan-hubungan logika yang mendasari persoalan keputusan ke dalam suatu model matematis yang mencerminkan hubungan yang terjadi antara faktor-faktor yang terlibat.
Pada akhirnya dapat dikatakan bahwa setiap keputusan itu bertolak dari beberapa kemungkinan atau alternatif untuk dipilih. Setiap alternatif membawa konsekuensi-konsekuensi. Ini berarti sejumlah alternatif itu berbeda satu dengan yang lain mengingat perbedaan dan konsekuensi-konsekuensi yang akan ditimbulkan (Simon, 1960).
Pada dasarnya DSS ini merupakan pengembangan lebih lanjut dari Sistem Informasi Manajemen terkomputerisasi (Computerized Management Information System). Dirancang sedemikian rupa sehingga bersifat interaktif dengan pemakainya. Sifat Interaktif ini dimaksudkan untuk memudahkan integrasi antara berbagai komponen dalam proses pengambilan keputusan, seperti prosedur, kebijakan, teknik analisis, serta pengalaman dan wawasan manajerial guna membentuk suatu kerangka keputusan yang bersifat fleksibel.
DSS adalah pengelolaan pengambilan keputusan dengan mengkombinasikan data, analisa dan model sophisticated dan s/w yang sangat user friendly kedalam kemampuan sistem tunggal yang powerful yang dapat mendukung semistruktur dan tidak terstruktur dalam pengambilan keputusan. DSS dibawah pengawasan pemakai mulai dari pertama tama inception sampai akhir implementasi dan pelaksanaan sehari-hari.
Komponen DSS
Suatu DSS memiliki 3 (tiga) basic komponen utama yang menentukan kapabilitas teknis DSS yaitu data base (manajemen basis data) , model base (manajemen basis model) DSS dan sistem software (perangkat lunak penyelenggara dialog).
EXECUTIF INFORMATION SYSTEMS (EIS)
Manajer senior yang menggunakan sistem informasi disebut dengan executive information system (EIS) untuk membuat keputusan
EIS melayani level stratejik di dalam organisasi. Mereka ditujukan pada keputusan yang tidak terstruktur dan membuat computing yang general (umum) dan komunikasi pada lingkungannya dibandingkan pada pendukung suatu yang aplikasi yang pasti atau spesifik.
EIS dirancang pada untuk data incorporate tentang kejadian external seperti ketentuan pajak baru atau kompetitor tetapi juga menggambarkan summari dari informasi dari internal seperti MIS dan DSS.
Mereka menyaringnya, compres dan track data yang kritis, menekankan pada pengurangan waktu dan usaha required to obtain informasi useful to executives.
Juga termasuk sistem mempunyai batasan kemampuan analisa, EIS menggunakan software grafik dan dapat mengirim grafik dan data dari sumber daya manapun dengan segera kepada executive senior kantor atau to a board room.
Tidak seperti sistem informasi yang lainnya EIS tidak dirancang untuk memecahkan masalah yang spesifik.
1. Bisnis apa yang harus dilakukan
2. Apa yang dilakukan oleh kompetitor
3. Acquisitions yang baru yang dapat melindungi kita dari clylical business swings ?
4. Unit mana yang sebaiknya dijual untuk meningkatkan dengan cepat acquisitions ?
5. Apa pengaruhnya pada earning proposed perubahan dalam investasi tax credit?
Ciri-ciri EIS
1. Berkemampuan untuk pengolahan, telekomunikasi dan tampilan pada masalah-masalah khusus.
2. Pemakainya adalah manajer senior atau direksi.
3. Aliran data sering tidak mapan karena hanya manajer MIS belum mempunyai visi terhdapa kebutuhan semacam ini.
4. Memanfaatkan peralatan yang mahal dan handal misalnya terminal grafis berwarna, plotter, printer laser.
Komponen Utama EIS
Menurut Thierauf komponen-komponen utama dari EIS adalah sebagai berikut 1. Sarana presentasi informasi yang memiliki fungsi untuk :
a. Menyajikan data rutin dan merinci suatu informasi (Drill Down)
Menampilkan ringkasan informasi yang paling detil ke bawah secara rinci dan interaktif lansung di monitor dengan menggabungka dua teknologi informasi yaitu database terpusat dan menu pilihan yang dimanis. Dalam implementasi Sistem Informasi Eksekutif lansung memasuki pelaporan global, tapi jika seorang eksekutif menginginkan informasi yang lebih rinci, maka drill down ini dapat dimanfaatkan .
b. Pemantauan kecenderungan (Trend Monitoring)
paling berkaitan dan berurutan sesuai waktunya (kronologis) sehingga eksekutif mampu mengikuti perkembangan trend yang berlaku.
c. Laporan pengecualian (Exception Report)
Menyajikan informasi tentang penyimpangan standar yang telah terjadi. Laporan ini dibuat secara dinamis dengan menggunakan model yang ada dibentuk parameter-parameter yang dapat secara fleksibel bergerak sesuai parameter yang diinginkan. Laporan ini membantu eksekutif secara otomatis untuk mengarahkan masalah yang dihadapi dan menganalisa semua masalah dan penyimpangan yang ada. Eksekutif tidak perlu menelusuri sendiri setiap detil laporan untuk mengetahui adanya suatu penyimpangan.
d. Mutimedia analisa
Analisa ini mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan dengan berbagai sudut pandang.
2. Sarana pembentukan keputusan (Decision Support System), yang dapat membantu efsekutif dalam :
Menjelaskan dan menjabarkan penyimpangan/kekecualian yang terjadi.
Membentuk suatu model sistem.
Melihat hal-hal yang mungkin bersifat subyektif dari informasi yang diterimanya
3. Sarana sistem permintaan secara multi dimensi ( Multi Dimension Query) dan Multi Dimensi dengan Time Series Data.
Tujuannya adalah :
a. Informasi database dibentuk menjadi Matriks Multidimendian (2 dimensi, ….n dimensi).
b. Matriks multidimensi dapat dibuat dalam bentuk Sistem Waktu Berseri tertentu (Time Series).
c. Mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusanm karena informasi sudah dalam bentuk Matriks dan per periodik waktu.
Konsep-konsep dasar Manajemen EIS
Management by Exception.
Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan
management by exception yaitu perbandingan antara kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS bisa mengidentifikasikan perkecualian-perkeculian secara otomatis dan membuatnya diperhatika oleh eksekutif.
Mental Models.
Peran utama EIS adalah membuat sintesa atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini sering disebut pemampatan informasi (information comprEISion) daan
menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Istilah ini diciptakan oleh P.N Johnson Laird. Dalam bukunya tahun 1973, ia menjelaskan bahwa model tersebut “memugkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutusakan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya, dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti
Critical Succes Factors (CSFs).
Metode CFS ini cocok digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi tingkat strategis yaitu khususnya pada waktu mengembangkan sistem pelaporan manajemen, DSS dan EIS. CFS merupakan sejumlah kecil tujuan-tujuan operasional yang mudah di identifikasikan, dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer atau pengambilan keputusan dan lingkungan yang dapat mempengaruhi keberhasilan perusahaan atau organisasi.
CFS merupakan hasil analisis manajemen terhadap tujuan tertentu yang diajukan dalam bentuk penetapan elemen kritis dalam jumlah yang tidak banyak (umum antara 5 dan 8) agar tujuan tersebut dapat dicapai secara efektif. Pada prakteknya, sejumlah elemen kritis dibuat untuk mengidentifikasikan tindakan utama yang diperlukan untuk mencapai tujuan. CFS lebih diarahkan pada target sementara yang merupakan langkah EISensial atau prakondisi pada pencapaian tujuan jangka panjang.
oleh para manajer puncak atau pengambilan keputusan strategis. Sering kali CFS didefinisikan sebagai aspek/ faktor yang mempengaruhi hidup matinya organisasi.
Merancang CFS kemudian membuat keputusan manajerial paling tidak membutuhkan informasi yang relevan dengan indikator kunci yang mengukur performansi organisasi. CFS diyakini dapat membantu keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya.
Pendapat Rockart yang dikutip oleh Martin (1990,p87), mendefinisikan Criticaal SuccEIS Factors (CFSs) atau Faktor-faktor Penentu Keberhasilan sebagai sebagian area-area kritis yang harus berjalan benar supaya suatu bisnis dapat berjalan lancar.
Analisa CFSs dapat memberikan dua damapk bagi seorang eksekutif, yaitu: 1. memberikan eksekutif untuk memfokuskan kegiatan mereka pada hal-hal
yang sangat penting.
2. Membantu eksekutif untuk berpikir melalui informasi yang dibutuhkan. Ini yang menolong perencanaan sistem informasi dalam mengidentifikasikan informasi kritis dan menyediakan bagi eksekutif yang membutuhkan.
CFSs terbagi atas 2 yaitu CSFs internal dan CSFs eksternal. CSFs internal berhubungan dengan kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan, seperti meningkatkan kualitas produk atau menurunkan biaya persediaan. Sedangkan CFSs eksternal berhubungan dengan faktor-faktor yang ada di luar perusahaan tetapi berpengaruh terhadap perusahaan.
CFSs dapat dokategorikan menjadi dua , yaitu sebagai pengawasan dan pembangunan (Martin, 1990, p94). CFSs pengawasan meliputi keseluruhan kegiatan yang ada di dalam organisasi/perusahaan, seperti pengawasan moral pegawai. Sedangkan CFSs pembangunan berhubunngan dengan perubahan organisasin atau perencanaan di masa mendatang.
Hal pengukuran terhadap CFSs juga merupakan hal yang penting karena denngan kita mengukur CFSs tersebut, kita dapat mengetahui perkembangan di dalam pencapaian yang diharapkan , sehingga hal-hal tertentu yang di inginkan dapat diketahui. Hal yang kadangkala sulit dilakukan adalah bagaimana pengukuran tersebut dilakukan, karena tidak semua CFSs tersebut dapat di ukur secara numerik.
Untuk melakukan penelusuran terhadap CFSs, maka informasi yang berhubunngan dengan CFSs tersebut harus tersedia. Daftar informasi yang kritis tersebut dibuat pada saat analisis CFSs dilakukan. Beberapa informasi tersebut adalah informasi yang berasal dari internal, sejumlah informasi lainnya bisa di ekstrak dari database sistem informasi yang ada/ berjalan. Ada juga yang secara khusus harus dikembangkan sendiri. Sejumlah informasi lainnya berasal dari eksternal dan dapat dibeli dari penyedia informasi publik. Namun ada juga informasi eksternal yang mungkin sulit diperoleh.
2. Asumsi kritis (Critical Assumption Set).
Dasar pokok untuk mengetahui sejauh mana tujuan dari CFSs suatu perusahaan berkembang atau tercapai adalah adanya asumsi-asumsi kritis terhadap CFSs tersebut. Asumsi-asumsi yang diberikan dapat berubah berdasarkan kondisi atau keadaan tertentu. Yang termasuk di dalam asumsi kritis seperti asumsi tentang kegiatan kompetisi, perkiraan harga minyak beberapa waktu mendatang, inflasi, keefektifan dari intensif, reaksi pelanggan terhadap produk baru, faktor-faktor politik dan kecenderungan modal.
3. Keputusan kritis (Critical Decision).
Sekumpulan keputusan yang secara khusus bersifat kritis dalam menjalankan suatu perusahaan. Kebanyakan keputusan kritis ini digunakan sebagai dasar untuk membangun suatu Pendukung Keputusan (Decision Support System) .
Pendekatan CFS dapat membantu untuk menyeleksi pemenuhan informasi utama, mengingat bahwa selalu lebih baik untuk memiliki perhitungan kasar dari sesuatu yang penting dari pada perhitungan akurat dari sesuatu yang tidak penting. Oleh karena itu, rancangan CFS harus mencapai konsesus secara keseluruhan. Proses tersebut harus dikelola secara hati-hati. Sebelum memulai analisis CFS, misi dan tujuan harus ditentukan untuk kepentingan organisasi, Kesalah pahaman mengenai tujuan akan membawa ketidak cermatan, membiaskan faktor-faktor sukses.
.
Perbedaan Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Pendukung Keputusan (DSS)/DSS dengan Sistem Informasi Eksekutif (EIS).
Secara prinsip Sistem Informasi Eksekutif dimana EIS dirancang untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan pemantauan terhadap perencanaan strategis perusahaan maupun untuk membantu dalam melakukan perencanaan strategis di masa yang akan datang, sedangkan SIM merupakan sistem yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan , pengendalian dan pengambilan keputusan dengan menyampaikan laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik. Sedangkan Sistem Pendukung Keputusan (DSS) adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk mendukung dan meningkatkan proses pengambilan keputusan. Akan semakin banyak pengguna komputer yang akan semakin mengenal DSS karena sistem ini dikembangkan sebagai suatu alat bagi manajer tingkat menengah sampai bawah dan analisis sistem. DSS ini dikembangkan untuk mendukung keputusan dari tingkat menengah ke atas, sedangkan EIS berkonsentrasi pada tingkat manajemen paling atas.
berusahan untuk menampilkan semua rincian yang terkait ke analisis masalah secara bersamaan pada pertama kalinya.
Tabel kelebihan dan kekurangan penggunaan SIE
Kelebihan Kekurangan
Mudah untuk digunakan eksekutif tingkat atas
Pengoperasian tidak membutuhkan pengetahuan komputer yang
ekstensif
Menyediakan informasi summary perusahaan secara tepat waktu
Menyediakan pemahaman yang lebih baik terhadap informasi
Menyaring data untuk manajemen waktu yang lebih baik.
Menyediakan sistem untuk tracking informasi yang semakin meningkat
Fungsi yang terbatas
Tidak bisa melakukan perhitungan yang kompleks
Sulit untuk mengkuantifikasikan manfaat dari implementasi SIE
Bisa mengakibatkan kelebihan informasi bagi banyak eksekutif
Sistem bisa menjadi terlalu besar untuk dikelola
Sulit dalam menjaga data tetap mutakhir
Data input requirements tambahan seringkali kurang diperhitungkan.
