SEMESTER : SEP / 2014
EBTQ3203
QUALITY MANAGEMENT
NAME : MUHD ZAHIRUDDIN BIN JAMIL MATRICULATION NO : 910312075427002
IDENTITY CARD NO. : 910312-07-5427
TELEPHONE NO. : 017-8847425
E-MAIL : zahirevan@rocketmail.com
ISI KANDUNGAN
1. PENGENALAN
2. KAJIAN MENEGENAI PELAN PERANCANGAN KUALITI(QMP)
3. PENDEKATAN QMP YANG DIGUNAKAN DALAM ORGANISASI YANG DIPILIH 4. CADANGAN QMP
PENGENALAN
Berdasarkan pendapat Chek Mat. 1996 Pelan pengurusan kualiti menyeluruh ataupun dalam Bahasa Inggeris “quality management plan”(QMP) adalah satu unsur yang baru menyerap masuk dalam pelbagai sektor sama ada sektor awam, swasta mahupun sosial. Sejak era 1920 an lagi konsep pelan pengurusuan kualiti telah diperkenalkan sejuruh selepas kaedah statistik diketengahkan dalam pengawalan kualiti menyeluruh di dalam industri di Amerika Syarikat. Sebagai contoh, syarikat IBM telah mempraktikkannya dalam penyelesaian masalah syarikat mereka dan telah membuktikan kepada umum. Dengan kejayaan itu, syarikat IBM telah berjaya menghasilkan rekabentuk yang menarik, berpatutan serta kos operasi yang minimum. Hakikat yang nyata faktor kepimpinan pengurusan atasan yang mantap membolehkan kejayaan memihak kepada sesebuah institusi. Oleh hal yang demikian, pelan pengurusan kualiti yang merujuk kepad proses merancang mengurus dan satu set disiplin yang membolehkan sesebuah organisasi mengurus dengan tujuan memberi kepuasan kepada pelanggan. Secara keseluruhannya pen pengurusan kualiti (QMP) melibatkan kepada semua aspek dalam organisasi yang memberi perhatian kepada kehendak pelanggan. Dengan ini, proses yang bertujuan membawa kepada perubahan menyeluruh ke arah melahirkan budaya organisasi yang lebih baik, maka
perlaksanaan pelan pengurusan kualiti(QMP) ini proses transformasi budaya baru dapat diubahsuai dengan ciri-ciri baru yang lebih berkesan. Satu kajian pelan pengurusan kualiti(QMP) telah di buat di pejabat daerah dan tanah, Kepala Batas yang dijadikan fokus utama kerana bersesuian dengan visi dan misi seumpama yang digarap oleh Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas amnya.
Untuk memastikan urusan pentadbiran berjalan dengan lancar struktur Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas telah dibahagikan kepada beberap unit yang tertentu. Hal ini adalah bertujuan
memudahkan proses perjalanan sesuatu projek pembagunan serta setiap tugas bidang kerja tidak bertidan ataupun berlapis. Unit yang ada termasuklah unit pentadbiran, unit pentadbiran tanah dan unit pentadbiran pembangunan. Walaupun ketiga tiga unit ini dibahagikan tugas bidang masing-masing tetapi ia tetap bergantung antara satu sama lain dan saling memerlukan. Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas dijadikan pilihan sebagai kajian kes adalah disebabkan peranan yang begitu besar terhadap menjayakan pembagunan daerah seberang perai. Oleh itu, pemimpin menjadi tunggak utama dengan memastikan cita-cita pembangunan negara tercapai. Hal ini disebabkan pelan pengurusan kualiti menyeluruh(QMP) mungkin tidak akan boleh dilaksanakan jika sesebuah organisasi tidak berjalan di atas landasan yang betul. Maka sebagai implikasinya akan timbulah pelbagai rungutan daripada rakyat atas kelemahan perkhidmatan kaunter-kauter pusat pentadbiran atas sebab tenaga kerja yang tiada komitmen antara satu sama lain.
Kejayaan sesebuah organisasi di jabatan kerajaan adalah disebabkan kepimpinan yang dinamik dan efektif oleh kakitangan di organisasi tersebut. Ada sesetengah jabatan –jabatan kerajaan gagal mencapai matlamat yang dirancang atas sebab pegawai ataupun pengurus jabatan yang tidak efektif. Keperluan untuk pemimpin yang efektik untuk sesebuah organisasi bukanlah satu fenomena yang baru. Secara umumnya faktor pemilihan pemimpin adalah berdasarkan keyakinan dan juga keupayaan untuk menggalakkan pencapaian matlamat serta kepuasan kakitangan dalam jabatan masing-masing. Oleh hal yang demikian, untuk menjadikan pelan pengurusan kualiti (QMP) direalisasikan di dalam sesebuah organisasi prinsip-prinsip pelan kualiti menyeluruh haruslah diaplikasikan mengikut kesesuian sesebuah organisasi. Perkara yang lebih penting ialah peranan pelan pengurusan kualiti(QMP) melalui pengurusan atasan, kakitangan dan pasukan kerja haruslah memiliki komitmen yang tinggi dengan tujuan untuk mencapai matlamat yang sama iaitu menjayakan pelan pengurusan kualiti(QMP) di dalam organisasi masing-masing. Dek itu, persoalan-persoalan yang akan dikaji dalam kajian ini adalah seperti berikut:
a) Apakah prinsip-prinsip pelan pengurusan kualiti(QMP) yang digunapakai di pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas.
b) Apakah peranan pelaksana pelan pengurusan kualiti (QMP) bagi mewujudkan budaya kepimpinan di pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas.
OBJEKTIF KAJIAN
Kajian pelan pengurusan kualiti(QMP) ini bertujuan untuk melihat dari segi aspek kepimpinan dalam sesebuah organisasi dengan penekanan khusus kepada penerapan pelan pengurusan kualiti(QMP). Disebabkan itu, kajian ini dilakukan adalah berdasarkan kepada objektif-objektif berikut:
a) Bertujuan untuk melihat apakah prinsip-prinsip pelan pengurusan kualiti(QMP) yang diaplikasikan oleh peringkat pengurusan atasan di Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas. Selain itu, prinsip-prinsip ini juga membolehkan jabatan-jabatan di Pejabat Daerah merancang dan mengatur pelbagai bentuk tindakan untuk melaksanakannya mengikut kesesuian bentuk operasi di organisasi masing-masing. b) Tambahan pula, kajian ini juga dikaji adalah untuk melihat apakah peranan pelaksana pelan pengurusan
kualiti(QMP) untuk mewujudkan budaya kepimpinan di Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas. Hal ini disebabkan, untuk memastikan organisasi yang baik haruslah mempunyai pemimpin yang
mempunyai ciri-ciri kepimpinan yang baik dan efektif untuk mencapai matlamat organisasi.
Kajian pelan pengurusan kualiti(QMP) juga dijalankan dengan mendapatkan maklumat daripada data-data seperti data primer dan data sekunder. Di samping itu, kaedah yang digunakan oleh pengkaji ialah:
a) Kajian perpustakaan
Kajian perpustakaan bermaksud merujuk kepada sumber yang tidak boleh didapati melalui kaedah yang lain. Melalui kaedah ini maklumat asas mengenai tajuk kajian menerusi buku-buku panduan, jurnal serta kertas kerja dan lain-lain lagi. Kaedah ini juga digunakan dan diaplikasikan untuk mengkaji beberapa aspek yang berkaitan dengan konsep kajian.
b) Kajian temubual
Tambahan pula, kajian ini juga dibuat melalui temubual ketika menjalankan kajian. Sebagai contoh, menemubual pegawai di peringkat atasan serta kakitangan di Pejabat Daerah Dan Tanah, Kepala Batas untuk mengetahui lebih mendalam mengenai sistem pengurusan yang diamalkan di organisasi mereka. Selain itu, tujuan kajian temubual ini dibuat adalah untuk mengumpul maklumat dan data primer yang terkini dan juga mengisi kekosongan mahupun menambah maklumat yang tidak boleh diperolehi di perpustakaan. Namun, perkara yang terpenting ialah pengkaji dapat memperolehi maklumat mengenai teknik-teknik dan juga bentuk strategi pelan pengurusan kualiti(QMP) yang digunapakai serta
dipraktikkan di Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas.
TINJAUAN SASTERA
Kita sedia maklum perkhidmatan awam di Malaysia pada masa kini sedang menuju ke arah budaya kerja yang berteraskan kualiti. Untuk mewujudkan budaya yang berkualiti perlulah melibatkan perubahan seperti perubahan cara berfikir, bertindak dan juga bekerja. Dasar kerajaan yang mengandungi pelbagai program yang telah dirangka dan diaplikasikan agar matlamat memberikan perkhidmatan yang berkualiti tercapai. Oleh hal yang demikian, perkara utama yang perlu dilakukan ialah perkhidmatan awam Malaysia perlulah melakukan rombakan dari cara lama bekerja kapada cara baru yang lebih mementingkan kualiti dalam semua usaha supaya kualiti akan sendirinya terserap dalam fikiran dan jiwa serta semua kegiatan sesebuah organisasi, tingkahlaku dan juga pekerjaan yang dilakukan. Menurut pendapat Tajuddin Hussein. 2000 yang menegaskan bahawa pihak kerajaan perlulah memberi perhatian kepada usaha meningkatkan kualiti perkhidmatan awam di Malaysia. Oleh itu, kerjaan perlu mengambil beberapa langkah yang terbaik, umpamanya, menganjurkan latihan mengenai pengurusan kualiti, mengadakan seminar dan bengkel serta menerbitkan buku-buku panduan yang secara langsung membolehkan kewujudan persekitaran organisasi yang cukup baik bagi penghayatan budaya
Walkin.1992 juga berpendapat lagi, konsep sebenarnya kualiti adalah berbentuk abstrak dan agak sukar untuk diterapkan ke dalam budaya kualiti kerja, produk dan proses kerja secara berkualiti. Akan tetapi, terdapat juga beberapa kriteria yang boleh menerangkan dengan lebih jelas bagaimana kualiti boleh dicapai dengan membuat perancangan strategik kualiti di dalam sesebuah organisasi. Oleh itu, kriteria yang pertama ialah perlu sesuai dengan objektif yang di buat oleh organisasi tersebut serta keperluannya, selain itu, memenuhi kehendak pelanggan serta sentiasa peka kepada perubahan dan perkembangan semasa. Di samping itu, Thomas. 1998 dan Jabnoun. 1999 berpendapat bahawa dengan konsep perancangan strategik perlu dipraktikkan dan diamalkan dalam kempipinan organisasi. Menurutnya lagi organisasi yang berjaya menerapkan nilai-nilai perancangan strategik akan mewujudkan satu budaya yang mengamalkan kualiti kerja yang mantap dan sistematik.
Tambahan pula, Chek Mat. 1996 berpendapat dengan promosi kualiti perlu diberi perhatian umum. Beliau menyatakan lagi bahawa Jawatankuasa Induk dan juga Jawatankuasa Kerja perlu ditubuhkan untuk melaksanakan pelan pengurusan kualiti(QMP) melalui latihan dan memberikan pengiktirafan kepada
Ahmad Sarji. 1994 menyifatkan faktor kepimpinan adalah penentu kejayaan yang utama dalam usaha pembaharuan organisasi. Kepimpinan yang efektif akan membawa program-program pembaharuan dapat berjalan dengan lancar sebagaimana yang telah dirancang. Keadaan ini boleh digambarkan dalam gerakan kualiti di sektor awam. Seiring dengan itu, kejayaan yang diperolehi oleh berbagai kementerian dan juga agensi adalah merupakan hasil daripada sokongan kepimpinan yang berkualiti. Oleh itu, tidak hairanlah pelan
pengurusan kualiti(QMP) dijadikan sebagai satu proses pengurusan kualiti yang berteraskan pelanggan bergerak secara berterusan dan juga melibatkan semua aspek dalam organisasi. Oleh hal yang demikian, untuk
menjayakan lagi pelan perancangan kualiti(QMP) beberapa kaedah yang boleh dibuat. Antaranya, menpraktikkan pelan perancangan kualiti(QMP) dengan mengambilkira perubahan kepimpinan, pekerja, pelanggan dan penglibatan dalam inovasi. Keempat-empat asas tersebut mestilah bergerak seiring dengan keperluan organisasi dan cara kemahuan pelanggan. Objektif kajian Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas yang inginkan memberi perkhidmatan dengan penuh berkualiti kepada pelanggannya. Model yang ditunjukkan juga bersesuian dengan dasar kualiti jabatan di Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas iaitu :
“pelaksanaan projek-projek kecil pembangunan dan pentadbiran tanah dengan cekap dan berkesan menepati piaggam pelanggan” .
Justeru itu, terletaknya kepimpinan pihak pengurusan atasan dan juga organisasinya dalam melaksanakan serta merialisasikan pelan perancangan kualiti(QMP) seperti yang dirancang.
Kehendak pelanggan inovasi dan komitmen
Model pelan perancangan kualiti(QMP)
CADANGAN UNTUK MENINGKATKAN PENDEKATAN QMP
1. Kehendak pelanggan:
Matlamat pelan perancangan kualiti(QMP) adalah dengan memberi kepuasan hati kepada pelanggan dengan kaedah menghasilkan sesuatu yang berupaya memenuhi kehendak pelanggan dan juga menepati kemahuan mereka. Akan tetapi orgsnisasi perlu terlebih dahulu memastikan setiap keluaran yang dihasilkan tidak mengalami kecacatan atau kesilapan kerana disebabkan perkara tesebut boleh menyebabkan terjejasnya kepuasan pelanggan. Namun demikian, pada keseluruhannya Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas telah berjaya melaksanakan tanggungjawab mentadbir berdasarkan citarasa masyarakat setempat dan juga program-program yang berkualiti oleh pihak kerajaan. jika dilihat menerusi unit pembangunan, yang bertanggungjawab merancang dan menyelaras segala projek
pembangunan masyarakat dan juga di luar bandar seiring dengan Buku Merah Dua iaitu “Bermatlamat membasmi kemiskinan dan meningkatkan taraf hidup rakyat”
2. Pekerja :
Mengikut pendekatan pelan perancangan kualiti(QMP), setiap anggota di dalam organisasi sama-sama bertanggungjawab dalam usaha untuk menjayakan peningkatan kualiti dalam organisasi masing-masing. Dari sudut padangan positif, dengan usaha menyeluruh barulah usaha peningkatan kualiti akan meninggalkan kesan yang mendalam dan diamalkan. Pengurusan atasan perlulah
memainkan peranan dalam menerajui perubahan dan memberi kepimpinan yang lebih berkesan. Selain itu, sumbangan pasukan kerja dalam organisasi juga perlu diambil kira kerana mereka berupaya
mengeluarkan idea-idea yang kreatif dan inovatif serta mampu menjalankan pembaharuan dengan jayanya. Oleh hal yang demikian, dengan adanya penglibatan semua pihak pengurusan dalam
pentadbiran, Pejabat Tanah dan Daerah, Kepala Batas secara tidak langsung berjaya mengatasi sebarang kesulitan operasi harian kakitangan mahupun staff malahan berupaya memantapkan lagi sistem dan prosedur kerja. Dengan perlaksanaan pelan perancangan kualiti(QMP) di Pejabat Tanah dan Daerah, Kepala Batas jelas menampakkan wujudnya satu pasukan kerja yang efektif dan mantap. Hal ini dibuktikan dengan adnya slogan-slogan kualiti di kaunter-kaunter khidmat pelanggan. Di samping itu, bersesuian dengan fungsinya berurusan dengan orang ramai, perkara utama yang paling didominankan ialah pengurusan kaunter, kerana kaunter merupakan tempat yang mencerminkan tanggapan awal sesuatu organisasi. Segala kemudahan dan perkhidmatan untuk pelanggan disediakan misalnya papan tanda, dan tunjuk arah, kaunter pertanyaan, tempat menunggu, sistem beratur dan sistem panggilan. Oleh itu, kesemua ini melibatkan penyertaan seluruh organisasi berdasarkan prosedur kerja yang dibuat.
3. Inovasi dan komitmen:
Kita sedia maklum, Inovasi telah berjaya mempersembahkan sistem dan prosedur baru yang lebih cekap dan berkesan. Selain itu, melalui inovasi juga sesebuah agensi dapat menyampaikan
Rajah di bawah menunjukkan konseptual yang diamalkan di Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas:
PRINSIP-PRINSIP QMP
Berdasarkan kepada penjelasan mengenai pelan perancangan kualiti di Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas ini amat jelas sekali bahawa pelbagai usaha dan rancangan yang belum, sedang dan akan
dilaksanakan dengan matlamat merialisasikan pencapaian serta pembangunan di peringkat daerah Kepala Batas. Oleh itu, Pegawai Daerah sebagai ketua pentadbir utama di peringkat daerah amat diperlukan sebagai perancang dan pemikir utama, menyelaras, memimpin serta sebagai penghubung yang baik di antara kerajaan dan rakyat. Pegawai Daerah juga merupakan tulang belakang kepada sistem pentadbiran cemerlang berteraskan kualiti serta pendukung budaya kerja yang berkualiti yang cemerlang. Tambahan pula, kepimpinan Pegawai Daerah dan para organisasinya juga bukan sahaja diamalkan dengan pemgamalan budaya kualiti kerja berteraskan pelan
perancangan kualiti(QMP) malahan mereka juga turut distukturkan agar sentiasa menyelaras perancangan dan pembangunan untuk rakyat dengan objektif memnuhi kehendak pelanggan seiring dengan berusaha dalam meningkatkan taraf hidup penduduk setempat supaya mereka tidak tepinggir dari menikmati arus pemodenan berteraskan informasi teknologi maklumat dan sistem komunikasi teknologi terkini. Oleh hal yang demikian, Pejabat Daerah dan Tanah, Kepala Batas serta agensi-agensi dan jabatan-jabatan yang lain turut sama-sama berusaha dalam mengembleng tenaga dan usaha ke arah pencapain visi “Ke Arah Daerah yang Menarik, Maju dan Harmoni”.
(2678 perkataan)
1) Pejabat Tanah dan Daerah Kepala Batas
2) www.PejabatTanah dan Daerah Seberang Perai Utara.gov.my 3) Wikipedia
