Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai

(1)

LAMPIRAN I

PEDOMAN WAWANCARA

INFORMAN I (Bidang Penyelenggaraan Kearsipan)

1. Ada berapa jumlah pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?

2. Apakah ada yang berlatar belakang arsiparis dari semua pegawai pada

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?

3. Bagaimana proses pengadaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Tanjung Balai?

4. Lembaga pemerintah apasaja yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?

5. Apakah semua lembaga pemerintah di Kota Tanjung Balai menyerahkan

arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?

6. Apakah ada masyarakat umum yang menyerahkan arsipnya kepada Dinas

7. Apakah ada kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip

statis yang ada dari lembaga pemerintah?

8. Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria/ketentuan

khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?

9. Bagaimana Prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan oleh Dinas

Perpustakan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?

(2)

11. Bagaimana proses kegiatan pemeliharaan arsip yang dilakukan? Apakah

ada pemakaian zat kimia (fumigasi) atau lainnya?

12. Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip pada Dinas Perpustakaan dan

13. Apakah ada ruangan khusus perawatan arsip?

14. Bagaimaana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas

Perpustakaan dan Kearisipan Kota Tanjung Balai?

15. Bagaimana prosedur dalam penggunaan arsip statis pada Dinas

16. Bagaimana sistem temu kembali arsip pada Dinas Perpustakaan dan

17. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali?

18. Apakah sudah pernah dilakukan pelatihan terhadap pegawai bagian

kearsipan untuk meningkatkan keterampilan dan kinerja pegawai dlam

(3)

INFORMAN II (Seksi Pembinaan Kearsipan) 1. Bagaimana proses pengadaan arsip statis?

2. Lembaga pemerintah apasaja yang menyerahkan arsipnya?

7. Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus?

8. Bagaimana proses kegiatan pemeliharaan arsip yang dilakukan? Apakah

ada pemakaian zat kimia (fumigasi) atau lainnya?

(4)

INFORMAN III (Seksi Pengawasan Kearsipan) 1. Bagaimana proses pengadaan arsip statis?

7. Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus?

8. Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip yang dilakukan?

(5)

INFORMAN IV (Seksi Pengelolaan Arsip) 1. Bagaimana proses pengadaan arsip statis?

7. Bagaiman Prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan oleh Dinas

Perpustakan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?

8. Untuk proses pemeliharaan, apakah ada prosedur khusus? Apakah ada

pemakaian zat kimia (fumigasi) secara berkala?

9. Bagaimana proses kegiatan perawatan arsip pada Dinas Perpustakaan dan

10. Apakah ada ruangan khusus pemeliharaan dan perawatan arsip?

11. Apakah sarana (gedung) dan prasarana(peralatan) dalam pengelolaan

arsip statis pada Dinas perpustakaan sudah tercukupi?

(6)

14. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali?

15. Ada berapa jumlah pegawai bagian kearsipan pada Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Kota Tanjung Balai?

16. Apakah ada yang berlatar belakang arsiparis dari semua pegawai pada

(7)

LAMPIRAN II

PEDOMAN OBSERVASI (Check List)

Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai

No Aspek Ya Tidak Keterangan

A Ruang (Tempat) dan Fasilitas

Sarana dan Prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip statis 1. Kondisi dan Keadaan Kantor

Ruang kerja kantor menjadi satu dengan ruang kerja kantor lainnya (multifungsi)

2. Kondisi ruangan penyimpanan arsip statis a. Ruang penyimpanan arsip

b. Lampu dalam kantor masih dalam keadaan layak pakai

c. Ada kemoceng dan sapu

d. Ada debu di dalam ruangan kerja

5. Pengaturan suhu udara

(8)

No Aspek Ya Tidak Keterangan

a. Cat ruangan masih bagus

b. Warna dinding

B Aktor (Pelaku)

Petugas dalam melakukan tugas kearsipan

1. Petugas arsip memiliki latar belakang pendidikan kearsipan

2. Petugas arsip pernah mengikuti diklat kearsipan

3. Petugas arsip kurang dari segi jumlahnya

(9)

LAMPIRAN III

HASIL TRANSKIP WAWANCARA 1. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I1

Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017 Waktu : 14.00 WIB Universita Sumatera Utara (P memberikan surat ijin penelitian). Saya sedang melakukan penelitian tentang pengelolaana arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ini buk.

I : O adek yang dibilang Buk Eva kemaren ya? Apa yang bisa ibuk bantu disini?

P : Iya buk, sebelumnya saya udah melakukan wawancara sama Buk Rahmi (I1) dan Pak Amrizal (I4) yang di Perpusatakaan tadi buk. Selanjutnya saya ingin mewawancarai ibuk sebagai data penelitian saya nanti. Boleh buk?

I : O begitu, boleh dek. Ayok duduk dulu

P : Boleh saya mulai sekarang buk?

I : Boleh dek, nanti kalaupun kurang keterangan dari ibuk bisa adek tanyak langsung saja sama Buk Rahmi dan Pak Amrizal lagi. Karna ibuk juga baru disini. Sebelumnya kan Buk Rahmi yang jadi Kabidnya.

P : O iya buk (P mengeluarkan Pedoman Wawancara). Pertanyaan pertama, Ada berapa jumlah pegawai kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ini buk?

I : Jumlahnya semua ada 11 orang, Ibukla satu kabid, 3 kasinya, 4 Staf PNS, 4 lagi TKS. Nanti minta aja struktur organisasinya disana dek.

(10)

I : Gak ada kalau arsiparis itu.

P : O iya buk. Bagaimana proses pengadaan arsip statis di Dinas Perpustakaan ini buk?

I : Dia bisa kita beli ke ANRI, bisa jugak kita kumpulkan dari Dinas-dinas yang berada dibawah PEMKO Tanjung Balai ini. Kalau mau tau lebih lanjut tanyakkan sama Buk Rahmi. Kemaren mereka yang dikirim Dinas ke ANRI membeli beberapa gambar-gambar dokumentasi Kota Tanjung Balai ni disana.

P : O iya buk. Lembaga pemerintah apa saja yang menyerahkan arsipnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan?

I : Seharusnya semua instansi pemerintahan yang berada di bawah naungan PEMKO Tanjung Balai. Tapi kenyataannya masih ada beberapa instansi pemerintahan yang tak juga menyerahkan arsipnya.

P : Kalau masyarakat umum buk, apakah ada yang menyerahkan arsipnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?

I : Sejauh ini belum ada. Mungkin juga mereka kurang paham dan kurang percaya jugak.

P : O gitu buk, Kalau kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip statis dari lembaga pemerintahan ada buk?

I : Ada lah. Disurati itu nanti instansi tersebut, setelah itu kita jemput arsipnya ke kantor mereka.

P : Dalam proses penerimaan arsip statis, apakah ada kriteria atau ketentuan khusus dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?

I : Kalau disini kita terima aja arsip yang mereka kirimkan. Kayak inila ha begoni-goni (berkarung-karung) arsip yang mereka kirimkan tapi gak semua ini arsip. Entah barang barang apa ajanya ini isinya. Baru disinilah nanti kita pilah-pilah. Karena gak semua yang mereka kirim ini isinya arsip.

P : O gitu buk. Kalau prosedur penyusunan arsip statis yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini buk?

(11)

P : Iya buk udah dijelaskan pak amrizal jugaknya tadi, Proses kegiatan perawatan arsip, apakah ada prosedur khusunya?

I : Kalau proses perawatannya masih kayak beginilah (I menunjukkan kapur barus, baygon, kemoceng, tisu, dan pengharum ruangan)

P : Berarti belum ada pemakaian zat kimia atau fumigasi secara berkala buk?

I : Kalau yang adek maksud pemakaian fumigasi yang khusus memang untuk arsip memang belum ada. Masih seperti inilah yang digunakan.

P : Kalau ruangan khusus perawatan arsip ada buk?

I : Balum ada lah kalau ruang perawatan arsip. adek udah lihat-lihatkan kondisi gedung kita ini?

P : Udah kok buk. Pertanyaan selanjutnya, Bagaimana sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?

I : Kalau sistem layanannya masih tertutuplah melihat kondisi gedung penyimpanan yang seperti ini. Belum melayani secara langsung dan terbuka.

P : O begitu buk. Kalau prosedur dalam penggunaan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini buk?

I : Masih yang berkepentingan yang boleh menggunakannya. Itupun kalau ada surat pengantar dari Dinas dia berasal baru dibolehkan. Kalau mau melihat lihat arsip orang lain masih belum dibolehkan.

P : Kalau waktu yang dibutuhkan dalam temu kembali arsip buk kira kira berapa lama waktunya?

I : Kalau itu tergantung penyusunannya. Bisa lama, bisa jugak agak cepat. Karena adek lihat sendirilah kondisi gedung kita ini. Serba kekurangan. Sehingga waktu kita mencari arsip gak terus dapat dia.

P : Baiklah buk, saya rasa udah cukup wawancaranya. Terima kasih banyak ya buk atas bantuannya selama saya melakukan penelitian disini.

I : Iya sama sama dek, kalau ada yang kurang datang aja lagi kesini.

(12)

2. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I2

Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017 Waktu : 09.00 WIB

Lokasi : Ruang Arsip Keterangan :

P : Penulis I : Informan

P : Assalamualaikum buk

I : Waalaikum salam dek

P : Saya Rahmadani Simanjuntak, Mahasiswa Ilmu Perpustakaan

Universitas Sumatera Utara. Saya sedang melakukan penelitian tentang

Pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Tanjung Balai ( P memberikan surat ijin penelitian). Disini saya

membutuhkan wawancara dengan ibuk sebagai data dari penelitian saya.

Ibuk bersedia saya wawancarai ?

I : Insyaallah bersedia

P : Kalau gitu langsung saja kita mulai wawancaranya ya buk (P

mengeluarkan Pedoman wawancara). Pertanyaan yang pertama,

Bagaimana Proses pengadaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan

(13)

I : Pengadaannya ada dua cara ya, Pertama bisa kita beli dan yang kedua

bisa kita kumpulkan dengan cara memintak dari Dinas-dinas yang

bersangkutan. Kalau beli itu biasa kita ke ANRI, karena cuman ANRI

yang punya akses dan punya Undang-undang untuk mengkomersilkan

arsip statis. Dinas-dinas lain kita gak beli, cuman kita mintak dan kita

himbau ya karna berdarsarkan Undang-undang Kearsipan nomor 28 sama

43 itu kalau gak salah, agak lupa ibuk tapi ada kok bukunya nanti kalau

mau. Jadi berdasarkan itu kita bisa memintak ke orang itu tapi tidak bisa

membeli.

P : O gitu buk, Biasanya buk lembaga apa saja yang menyerahkan arsipnya

ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?

I : Secara keseluruhan yang harusnya semua lembaga pemerintahan dan

non pemerintahan boleh, secara pribadi juga boleh. Tapi kenyataannya

yang non pemerintahan itu agak sulit karena mungkin orang itu pun tak

palah (tidak terlalu) kita wajibkan kali karena penyimpanan orang itu

jugak udah baik. Apalagi bank-bank itu udah sangat baiklah

penyipanannya.

P : O berarti bukan cuma lembaga pemerintahan aja yang boleh ya buk?

I : Iya, secara pribadi jugak boleh. Karena arsip itu kan sebenarnya urusan

pribadi ya kan. Cuman ada yang dikelola pemerintah, ada jugak secara

pribadi. Tapi memang secara pribadi itu pun tetap diketahui pemerintahan

(14)

P : O begitu buk. Kalau misalnya masyarakat umum, ada yang menyerahkan

arsipnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini?

I : Gak ada, sejauh ini belum ada.

P : Kalau misalnya kebijakan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini

untuk meminta atau mengambil langsung arsip statis dari lembaga

pemerintahan ada buk?

I : Ada, ada kebijakannya kalau dalam meminta atau mengambil arsip

mereka.

P : Kalau dalam penerimaan arsip statis, ada kriteria atau ketentuan khusus

dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sendiri buk?

I : Kalau yang itu, kami kan menerimo sajo arsip yang datang, nanti proses

di digitalkan dokumennya nanti juiga kami lakukan. Tapi tidaklah kami

patokkan (wajibkan) harus memberikan dalam bentul CD, Flasdisk. Tapi

kalau ada yang mengasi (memberi) alhamdulillah jugak. Cuman kalaupun

dalam bentuk CD kami perlu jugak dokumen yang manual atau aslinya

dalam bentuk kertasnya.

P : Kalau begitu buk dengan kata lain penerimaannya tergantung dari

instansi itu sendiri buk?

(15)

P : O iya buk. Pertanyaan selanjutnya buk, dalam proses pemeliharaan arsip

supaya tetap terjaga nilainya, agar gak rusak, ada gak buk prosedur

khususnya?

I : Kalau untuk sekarang ini, khususnya tu masih sederhana. Pemeliharaan

dari debu, jangan sampai dimakan rayap. Ya paling kita semprot,

dibersihkan. Pemeliharaan rutinitas biasalah seperti itu. Kalau dia khusus

belum ada dibuat disini, karena butuh biaya yang besar.

P : Kalau perawatannya tadi belum ada la ya kan buk pemakaian zat kimia

atau fumigasi secara berkala?

I : Yang ibuk bilang tadi di semprot itu kan pemakain zat kimia, cuman

yang ibuk bilang tadi cara yang mahal itu belum digunakan. Masih pakai

alat sederhana. Itu nantikan arsip itu dikumpulkan ada memang zat kimia

yang dipakek tersendiri dan cara pengolahannya itu memang agak repot,

ha itu tadi yang ibuk bilang yang belum digunakan.

P : Berarti masih sederhana lah ya kan buk?

I : Iya masih sederhana maksud ibuk.

P : O iya buk. Kalau sistem layanan pengguna yang diberikan Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan ini buk sistem layanan yang bagaimana?

I : Kalau pengguna kami belum melayani secara terbuka, kecuali

(16)

P : O berarti yang punya akses tersendiri lah ya kan buk baru boleh

menggunakan?

I : Iya, adala aksesnya tersendiri untuk menggunakannya. Kalau orang lain

belum bisa kami layani kalau untuk mengambil arsip orang lain. Kecuali

arsipnya sendiri.

P : Berarti belum membuka layanan terbuka lah ya kan buk, masih tertutup.

Kalau prosedur dalam penggunaan arsip tadi buk bagaimana buk? Kan

kayak ibuk bilang tadi cuman orang yang punya arsip yang bisa

menggunakannya.

I : Kami kan punya pertelaan, jadi berdasarkan pertelaan itu kan bisa kenal.

Kok secara khusus memang belum ada la. Pokonya ada pertelaan

pengenalan dari buku.

P : Berarti prosedurnya itu cuman berdasarkan pertelaan ajalah buk?

I : Iya kalau dibuat nanti umum kayak pelayanan ini kan, itu memang harus

dibuat lagi undang-undangnya itu. Paling tidak PERWA. Belum ada kita

buat PERWA nya.

P : O iya buk, Kalau sistem temu kembali arsipnya buk?

I : Kalau itu berdasarkan buku pertelaan tadi tu udah dapatla itu. Karena

(17)

P : O iya buk. Pertanyaan yang terakhir, Apakah sudah pernah dilakukan

pelatihan terhadap pegawai bagian pengelolaan arsip untuk meningkatkan

keterampilan dan kinerja pegawai dalam pengelolaan arsip?

I : Sudah pernah, kalau setiap tahun tu ada dari ANRI sana itu

langsung.Kita langsung yang di kirim ke ANRI.

P : Awak rasa udah selesai buk, Terima kasih atas bantuan ibuk.

(18)

3. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I3

Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017 Waktu : 14.50 WIB

Lokasi : Gedung Penyimpanan Arsip Keterangan :

P : Penulis I : Informan

P : Selamat pagi bu, Saya Rahmadani Simanjuntak Mahasiswa Ilmu Perpustakaan USU ingin melakukan penelitian skripsi tentang pengelolaan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung balai ini. Disini saya butuh wawancara dengan ibuk sebagai data penelitian saya nanti. Boleh ibuk saya wawancara?

I : Sama berarti wawancaranya dengan buk Tetty tadi?

P : Hehe iya buk, cuman ada beberapa pertanyaan yang di khususkan untuk ibuk nanti, bolehnya buk ?

I : Boleh, dudukla dulu. Udah semester akhirla adek ni berarti ya?

P : Hehe begitula buk semester tua. Boleh dimulai wawancaranya ini buk?

I : Mulai la, Biar copat siap dan biar copat kito pulang hahaha.

P : Pertanyaan pertama, Bagaimana proses pengadaan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ni buk?

I : Kalau itu dikumpulkan dari Dinas yang berada dibawah naungan Kota Tanjung Bale ni, Selain itu bisa di boli jugo kayak cerita Buk Tetty tadi. Ke ANRI membolinyo (membeli) kayak gambar gambar Kota Tanjung Balai ni zaman dulu. Orang buk Eva sama buk Rahmi yang berangkat ke ANRI kemaren tu la.

(19)

I : Sejauh ini belum ada la kalau masyakat umum menyimpankan surat-surat orangtu ke sini selain Dinas-dinas di bawah PEMKO Tanjung Balai. Karna kan kalau masyarakat umum ni tak di wajibkan menyerahkan arsipnya kesini. Tapi kalau pun ada yang memberikan kami terima. Sesangkan Dinas-dinas yang seharusnya menyerahkan pun payah mengirimkan arsipnya. Sepalah dikirim mereka bergoni-goni (berkarung-karung) berkas-berkas orang itu. Itupun isinya entah hapa-hapa.

P : Kalau kebijakan untuk meminta atau mengambil langsung arsip statis dari lembaga pemerintah ada buk?

I : Ada kalau itu, di buatlah nanti itu permintaan pengiriman arsip setelah itu baru dijemput Dinas Perpustakaan dan Arsip ni arsip-arsip dari Dinas yang mau mengirimkan arsipnya tadi.

P : Oh begitu buk. Untuk proses pemeliharaan arsip, apakah ada prosedur khususnya?

I : Kalau prosedur khususnya belum ada, ya cuma pemeliharaan dari debu sama serangga. Itula alat alatnya yang adek photo tadi la yang digunakan. Macam penjelasan buk Tetty tadilah kalau masalah perawatannya. Karna kan dananya ini yang belum ada untuk membeli alat-alat yang seharusnya itu.

P : Iya buk. Kalau kegiatan perawatan arsip yang dilakukan Dinas Perpustkaan dan Kearsipan ini, Bagaimana buk?

I : Nanti arsip yang baru datang itu di pilih-pilih, kalau ada klipnya, penjempit kertas, langsung di buang dan pilih pilih lagi. Baru nanti dikelompokkanlah dia. Begitula paling perawatan arsip yang kami lakukan disini. Beginila keadaan Dinas kita ni masih sangat-sangat kurang dan butuh perhatian dan bantuan.

(20)

I : Pernah, hampir setiap tahun pun. Itulah yang dikirim ke ANRI untuk dapat pemahaman tentang arsip ini dan mengelolanya. Sekitar 4 orang itu dikirim setiap tahunnya dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tanjung Balai ni.

P : Oke buk, saya rasa udah cukup keterangan dari ibuk. Terima kasih ya buk untuk bantuannya, kalau ada nanti yang saya butuhkan boleh main main kesini lagi?

I : Iya sama-sama dek, selama untuk tugas penelitian adek kamipun siap membantu. Kalau ada butuh apa-apa mintak aja nanti sama abang dan kakak ni ya.

(21)

4. Hasil Transkip Wawancara dengan Informan I4 Hari/Tanggal : Rabu, 7 Juni 2017

Waktu : 10.00 WIB Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Saya sedang melakukan penelitian tenteng Pengelolaan Arsip Statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai (P Mememberikan surat ijin penelitian). Boleh saya mewawancarai bapak sebagai data penelitian saya?

I : Boleh, tapi kalau bisa singkat saja ya soalnya bapak jugak ada keperluan lagi.

P : Oke pak. Pertanyaan pertama, Bagaimana proses pengadaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ini pak?

I : Tadi kan udah dijawab Buk Rahmi (I2), Sama jawabannya kayak yang dibilang Buk Rahmi kalau masalah pengadaan tadi.

P : O iya pak, Kalau masalah pendeskripsian arsipnya dimulai dari mana pak? Bisa bapak jelaskan prosesnya ?

(22)

kemudian disesuaikan dengan tahun dan bulannya. Tahap yang kelima dimasukkan kedalam box arsip, Selanjutnya mencantumkan nomor urut berkas pada sampul dan kotak.Tahap selanjutnya pembuatan daftar pertelean arsip. Tahap yang terakhir penyimpanan arsip kedalam box arsip dan penyimpanan kedalam rak.

P : O iya pak. Apakah semua instansi di Kota Tanjung Balai ini menyerahkan arsipnya ke Dinas Perpustakaan dan Kearispan Kota Tanjung Balai?

I : Tidak semua instansi yang menyerahkan arsipnya. Tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini kan cuman menyimpan arsip-arsip yang ada dari Dinas-dinas di Kota Tanjung Balai ini. Kayak Dinas IPKA ini lah, belum ada yang menyerahkan arsip arsipnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini. Entah itu sertifikat tanah atau lain lainnya. Karena mereka kurang percaya melihat kondisi penyimpanan yang begini.

P : Tapikan pak, kan udah jelas diatur dalam Undang-undang kearsipan No. 7 tahun 1971 instansi pemerintah wajib menyerahkan arsipnya?

I : Iya Undang undang No.7 tahun 1971 disitu cuman menegaskan saja, tetapi gak ada memberikan sanksi. Cobak kalau ada sanksinya pasti semua instansi pemerintahan ini pun takut dan semuanya menyerahkan arsipnya untuk disimpan dan dikelola.

P : O iya yakan pak, kemaren saya juga ada lihat di ruangan penyimpanan arsip yang di dekat gubahan itu ada banyak books arsip yang diletakkan dilantai, itu kenapa ya pak?

I : Karna gudang kami tidak mencukupi, jangankan rak, gudang pun tak mencukupi. Sehingga kami pun menyewa gudang satu lagi yang didekat jalan arteri. Itupun raknya udah tak cukup lagi. Bertimpa-timpa penyusunannya. Udah adek lihat kegudang kan kemaren cemana kondisinya?

P : Iya pak, kemaren. Berarti terkendala la ya kan pak dalam proses temu kembali arsip?

I : Dalam kata lain kalau kita memerlukan arsip gak segera dapat, akibat dari susunanya gak benar, rapat rapat, gak jumpa.

(23)

I : Kalau kita katakanla petugasnya perempuan, berapa lama la waktu orang itu menggeser isi gudangtu. Apalagi rak-rak besi tu. Bisa jadi sekitar 20 sampai 30 menit bahkan bisa jadi lebih. Yang jelasnya gedung penyimpanan arsip tu lah perlu di perbaharui penataannya itu yang bermasalah akibat tidak memiliki gedung yang memadai. Udah itu arsip itu seharusnya khusus dan tersendiri jangan bercampur dengan perpustakaan seperti ini.

P : Kalau sistem kearsipan di Dinas Perpustakaan ini bagaimana pak? Masih manual apa sudah berbasis teknologi?

I : Belum ada itu, masih manual lah dek. Seharusnya ada sistem sudah berbasis teknologi yang disediakan, jadi gampang suatu waktu kita mencarinya. Disimpan data-data instansi satu Tanjung bale tu disitu, gak usah pakek pakek falshdisk lagi. Karena flashdisk ini kemampuannya terbatas dan bisa saja rusak.

P : Jadi masih manual la ya pak. Kalau prosedur dalam penyusunan arsip statis dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan gimana?

I : Masih sama jawabannya kayak penjelasan Ibuk Rahmi (I2) tadi.

P : Kalau proses pemeliharaannya arsip pak?

I : Proses yang kami lakukan sekarang sederhana, dengan kapur barus. Masih sangat sangat sederhana. Kan si adek udah menengok langsung kegudangnya kan.

P : iya pak. Kalau menurut bapak peralatan dalam perawatan dan pemeliharaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai ini sudah terpenuhi?

I : Kan adek udah melihat langsung gudang arsipnya kan, begitulah keadaannya. Serba kekurangan.

P : iya sih pak. Kalau ruang pemeliharaan atau perawatan arsipnya tersendiri ada pak?

I : belum ada lah kalau ruangan pemeliharaan dan perawatan itu.

P : Kalau sistem layanannya pengguna pak? Masih sama kayak kata Buk Rahmi tadi cuman orang yang punya arsip yang bisa menggunakan arsip?

(24)

P : O gitu pak. Kalau prosedur dalam penggunaan arsip pak? Apakah harus ada surat dari instansi yang berkaitan atau dari mana pak?

I : Harus yang berkepentinganlah yang boleh, Kayak si Mada (Peneliti) kemaren mau melihat lihat arsip kan ada surat penelitian dari Universitas yang menyatakan untuk penelitian. Kayak gitulah ibaratnya kalau perseorangan bukan dari instansi.

P : Kalau misalnya dari Instansi pak?

I : Melalui kantor atau instansi dulu lah.

P : O gitu pak. Pegawai bagian kearsipannya ada berapa pak?

I : Jumlahnya 11 orang. 1 Kabid, 3 Kasi, 4 Staf PNS, dan 4 Staf TKS

P : Dari semua jumlah pegawai bagian kearsipan itu pak ada arsiparis pak?

I : Gak ada.

P : O ya pak, saya rasa wawancaranaya udah cukup. Terima kasih ya pak atas bantuannya.

(25)

LAMPIRAN IV

HASIL OBSERVASI (Check List)

Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai

No Aspek Ya Tidak Keterangan

A Ruang (Tempat) dan Fasilitas

Sarana dan Prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip statis 8. Kondisi dan Keadaan Kantor

Ruang kerja kantor menjadi satu dengan ruang kerja kantor lainnya (multifungsi) 9. Kondisi ruangan penyimpanan arsip statis

c. Ruang penyimpanan arsip statis menjadi satu dengan ruang kantor

 Ruang penyimpanan arsip statis berbeda gedung dengan filling cabinet, rak arsip, AC, dan belum ada hygrometer. Rak arsip kurang dalam segi jumlah sehingga masih banyak box arsip yang masih terletak dilantai.

10. Penerangan

d. Pencahayaan berasal dari lampu dan masuknya sinar matahari

 Pencahayaan berasal dari sinar matahari, lampu pada siang hari tidak dinyalakan. e. Lampu dalam kantor masih

dalam keadaan layak pakai

e. Ada tempat sampah  Tempat sampah telah

disediakan pada setiap ruangan

(26)

g. Ada kemoceng dan sapu  Kemoceng dan sapu dalam keadaan cukup baik untuk digunakan

h. Ada debu di dalam ruangan kerja

 Cukup banyak debu yang

ditemukan disela-sela

dokumen, kolong meja, kursi, sekitar filling cabinet, dan diantara tumpukan buku-buku 12. Pengaturan suhu udara

c. Terdapat Air Conditioner  Ruang penyimpanan arsip dilengkapi dengan satu AC d. Terdapat alat pengukur

kelembaban udara (hygrometer)

 Belum tersedia

13. Fasilitas Kearsipan

i. Almari Arsip  Satu buah lemari arsip 2pintu

dan satu buah lemari arsip 4 pintu

j. Meja  Terdapat 7 buah meja yang

terdiri atas meja kerja pegawai

k. Kursi  Terdapat 15 kursi yang

disediakan

l. Box file/arsip  Terdapat box arsip yang

digunakan untuk menyimpan arsip

m. Filling cabinet  Terdapat 3 buah filling cabinet

n. Rak arsip  Cukup banyak rak arsip kayu

o. Komputer  Terdapat satu buah komputer

di gedung penyimpanan arsip

p. Printer  Terdapat satu buah printer di

gedung penyimpanan arsip 14. Penggunaan warna ruangan

(27)

d. Warna dinding  Ruangan di cat berwarna putih

B Aktor (Pelaku)

Petugas dalam melakukan tugas kearsipan

5. Petugas arsip memiliki latar belakang pendidikan kearsipan

 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum memiliki petugas arsip berlatar belakang pendidikan kearsipan dan belum memiliki arsiparis

6. Petugas arsip pernah mengikuti diklat kearsipan

 Petugas kearsipan sebanyak 4 orang setiap tahunnya

mengikuti diklat di ANRI 7. Petugas arsip kurang dari segi

jumlahnya

 Petugas kearsipan masih diatakatan kurang dan hanya berjumlah 11 orang

8. Melayani tamu dengan baik  Melayani tamu dengan baik dan membantu yang

(28)

LAMPIRAN V DOKUMENTASI

Daftar Pertelean Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai

(29)

FASILITAS KEARSIPAN

Almari Arsip

(30)

Rak Arsip Kayu

(31)

Bahan Yang Digunakan Untuk Proses Pemeliharaan Arsip

(32)

Pendingin Ruangan (Air Conditioner)

(33)

Kondisi Ruang Penyimpanan Arsip

Beberapa Box Arsip yang hanya diletakkan dilantai karena kekurangan rak

(34)