PETUNJUK PENGGUNAAN
APLIKASI
e‐PURCHASING
KENDARAAN
Daftar Isi
1
Pendahuluan ... 2
1.1
Panitia Pengadaan ... 3
1.2
Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah Dalam Aplikasi ... 4
2
Memulai Aplikasi ... 5
2.1
Akses ke dalam e-Purchasing Kendaraan Pemerintah ... 5
3
Penjelasan Fungsi dan Fitur ... 6
3.1
Menu Halaman Utama ... 6
3.2
Menu Kelola Paket ... 6
3.3
Menu Log Akses ... 19
4
Mengakhiri Aplikasi ... 19
1
Pendahuluan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara e-Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-Tendering. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-Audit), dan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.
e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan kendaraan bermotor pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e-Purchasing Kendaraan Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, memasukkan harga kendaraan, download
format standar kontrak, sampai dengan cetak Surat Pesanan (SP) kendaraan bermotor. Dengan adanya e-Purchasing Kendaraan Pemerintah, diharapkan proses pengadaan kendaraan bermotor pemerintah dapat dimonitor dan lebih transparan.
1.1 Panitia Pengadaan
Panitia Pengadaan adalah tim yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Dalam e-Purchasing Kendaraan Pemerintah, Panitia memiliki wewenang sebagai berikut:
• Membuat paket;
• Menambah, mengedit, dan menghapus data kendaraan dalam paket;
• Memasukkan data survey dan negosiasi kendaraan;
• Men-download format standar kontrak;
1.2 Alur Proses
e-Purchasing
Kendaraan Pemerintah Dalam Aplikasi
Gambar Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah
2
Memulai Aplikasi
2.1 Akses ke dalam e-Purchasing Kendaraan Pemerintah
Panitia dapat mengakses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah melalui SPSE. Setelah Panitia login ke dalam SPSE, pada halaman “Home” terdapat link ‘Aplikasi e-Procurement Lainnya’, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada halaman e-Purchasing.
Gambar Halaman Home Panitia
Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-Purchasing Kendaraan Bermotor dan klik tombol
Masuk Versi Production.
Kemudian akan tampilan halaman e-Purchasing Kendaraan Pemerintah
Gambar Halaman e-Purchasing Kendaraan
3
Penjelasan Fungsi dan Fitur
3.1 Menu Halaman Utama
Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah. Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan tersebut. Pada menu ini juga terdapat buku petunjuk penggunaan e-Purchasing
Kendaraan Pemerintah yang dapat diunduh.
3.2 Menu Kelola Paket
Gambar Halaman Daftar Paket
Lalu akan tampil halaman “Buat Paket”.
Informasi K/L/D/I
• Instansi, adalah nama instansi yang melakukan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah. Data ini harus benar karena akan digunakan pada saat cetak Surat Pesanan;
• Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e-Purchasing
Kendaraan Pemerintah;
• Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e-Purchasing
Kendaraan Pemerintah;
• Nama Paket, adalah nama paket e-Purchasing Kendaraan Pemerintah;
• Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk e-Purchasing Kendaraan Pemerintah;
Gambar Halaman Buat Paket – Persiapan
Persiapan
• Nama PA, adalah nama Pengguna Anggaran;
• NIP PA, adalah NIP Pengguna Anggaran;
• Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen;
• NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen;
• Jabatan PPK, adalah jabatan struktural Pejabat Pembuat Komitmen;
Gambar Halaman Buat Paket – Proses e-Purchasing
Proses e-Purchasing
• Merk, adalah merk kendaraan bermotor. Pilih salah satu yang tersedia;
• Penyedia Dalam Kontrak Payung, adalah nama penyedia kendaraan bermotor yang sudah melakukan kontrak payung dengan LKPP. Pilih salah satu yang tersedia;
• Penyedia Kendaraan, adalah nama jaringan dealer dari penyedia dalam kontrak payung yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Alamat PenyediaKendaraan, adalah alamat penyedia kendaraan bermotor/dealer yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
Penunjukan Penyedia Barang – diisi setelah proses berlangsung
• Tanggal Pesanan, adalah tanggal pemesanan kendaraan bermotor yang dilakukan oleh pihak instansi kepada pihak penyedia;
• Tanggal Tagihan, adalah tanggal tagihan pembayaran dari pihak penyedia ke pihak instansi;
• Tanggal Bayar, adalah tanggal pelunasan pembayaran kendaraan bermotor oleh pihak instansi kepada pihak penyedia;
• Tanggal Datang Kendaraan, adalah tanggal serah terima kendaraan dari pihak penyedia ke pihak instansi;
• Tanggal Datang STNK, adalah tanggal serah terima STNK dari pihak penyedia ke pihak instansi;
• Paket Batal, adalah checklist untuk membatalkan paket. Klik tombol jika telah selesai mengisi data paket.
Untuk melihat atau menambah data kendaraan yang dipesan, klik link Daftar
Kendaraan.
Gambar Halaman Kelola Paket
Untuk menambah data kendaraan yang akan dipesan klik tombol .
Kemudian akan tampil halaman “Tambah Kendaraan”.
Gambar Halaman Tambah Kendaraan
• Model, adalah model kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Tipe, adalah tipe kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Tahun Kendaraan, adalah tahun produksi kendaraan bermotor yang dipesan;
• Warna Kendaraan, adalah warna kendaraan bermotor yang dipesan;
• Harga Off The Road, adalah harga off the road kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Harga PKB, adalah harga PKB kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Ongkos Kirim, adalah harga ongkos kirim kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat (jika ada) pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Harga Karoseri, adalah harga Karoseri kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Total Harga Satuan, adalah total jumlah harga off the road, harga PKB, harga BBNKB, harga Karoseri, dan ongkos kirim;
• Jumlah Pesanan, adalah jumlah pesanan kendaraan bermotor yang akan dipesan. Klik tombol jika telah selesai mengisi data kendaraan. Lalu akan tampil halaman “Negosiasi dan Survey”.
Gambar Halaman Negosiasi Harga dan Teknis
Negosiasi Harga dan Teknis
• Tanggal Negosiasi Harga, adalah tanggal negosiasi dengan penyedia yang akan menyediakan kendaraan bermotor;
• Peserta Negosiasi, adalah nama peserta yang terlibat dalam proses negosiasi harga dari pihak instansi;
• Harga yang Diajukan Tim Nego, adalah harga kendaraan yang diajukan oleh tim nego kepada pihak penyedia;
• Harga yang Disepakati, adalah harga yang disepakati oleh pihak instansi dan pihak penyedia.
Klik tombol jika telah selesai mengisi data survey dan negosiasi.
Gambar Halaman Daftar Kendaraan
Lalu akan tampil halaman “Edit Kendaraan”. Klik tombol jika telah selesai mengedit data kendaraan.
Gambar Halaman Edit Kendaraan
Gambar Halaman Edit Kendaraan
Untuk mengedit data paket, klik nama paket pada halaman “Daftar Paket”.
Lalu akan tampil halaman “Edit Paket”. Klik tombol jika telah selesai
mengedit data paket.
Gambar Halaman Edit Paket
Untuk membatalkan paket, beri checklist kolom Paket Batal pada halaman ”Edit Paket” dan isikan alasan pembatalan paket. Kemudian klik tombol .
Gambar Halaman Edit Paket
Gambar Daftar Paket
Gambar Halaman Cetak Surat Pemesanan
Data Dokumen Kontrak
Panitia dapat memasukkan beberapa data yang ada dalam dokumen kontrak antara PPK dan Penyedia. Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut:
• Nomor Dokumen Kontrak;
• Tanggal Dokumen Kontrak;
• Harga Total Kontrak;
• Nama Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia);
• Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia).
Data Dokumen Surat Pesanan
Panitia dapat memasukkan beberapa data yang akan dicetak dalam Surat Pesanan. Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut:
• Nomor Surat Pesanan;
• Tanggal Selesai Pekerjaan;
• Tanggal Terima Barang;
• Alamat Pengiriman Barang;
• Tanggal Penandatanganan Dokumen;
• Nama Penandatangan Surat Pesanan (dari Pihak Penyedia);
• Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia).
Klik tombol apabila telah selesai mengisi data kontrak dan surat pesanan.
Contoh hasil file pdf yang dapat dicetak dari aplikasi adalah sebagai berikut:
Gambar Contoh Surat Pesanan
3.3 Menu Log Akses
Menu ini berisi informasi catatan akses ke dalam aplikasi dari user Panitia.
Gambar Halaman Log Akses
4
Mengakhiri Aplikasi
Klik tab menu “Logout” untuk mengakhiri aplikasi.
Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi
