SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN
PENDIDIKAN ISLSM
Jun 6
MAKALAH INI DIPERSENTASEKAN
Oleh : Ismail Hasan, S.Pd.I, M.Pd
PADA MAHASISWA SEMESTER ENAM, DI KAMPUS TERCINTA
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM MUHAMMADIYAH SINJAI
dan ucapan terimakasi kami atas bimbingannya baik dalam proses perkuliahan maupun diluar proses perkuliahan….
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN Oleh : Ismail Hasan, S.Pd.I, M.Pd
1. A. Pendahuluan
dicari yaitu apakah: kelompok, suku, etnis, ataukah agama. Disinilah perlunya melihat masalah sebagai satu kesatuan, bukan bagian-bagian yang terpisah. Cara pandang semacam ini
merupakan cikal bakal dari cara pandang sistem.
Pemikiran atas dasar sistem, pada awalnya dipergunakan dalam lingkungan ilmu alam (natural sciences), khususnya pada bidang biologi yang diintodusir/diperkenalkan oleh Von Bertalanffy pada sekitar tahun 1932 (Bertalanffly, 1975: 10-17 dan 30-36). Selanjutnya pada pertemuan tahunan The American Association for the Advancement of Science (AAAS) tahun 1954, dibentuk sebuah perkumpulan dibawah pimpinan: Ludwig Von Bertalanffy (ahli Biologi), Kenneth Boulding (ahli Ekonomi), Anatol Rapoport (Bio-matematikus), dan Ralph Gerard (Fisiolog). Perkumpulan tersebut oleh mereka dinamakan The Society for General Systems Theory; yang kemudian dinamakan The Sosiety for General Systems Research.[1]
General Systems Theory adalah fenomena pertumbuhan dan evolusi. Sebagai sebuah disiplin yang relative baru, General Systems Theory berupaya untuk mencakup sifat-sifat konseptual dari berbagai disiplin. Sifat-sifat pokok dari General Systems Theory adalah (1) ia merupakan
pendekatan umum; (2) bersifat interdisipliner; dan (3) masih berada pada tahapan deskriptif.
Adapun ciri-ciri dari General Systems Theory adalah : (1) interdependensi/saling ketergantungan, (2) Holism/satu kesatuan yang utuh, (3) mencari tujuan/Goal seeking, (4) Adanya Input-Proses-Output, (5) Adanya kemungkinan enropi/penurunan atau pengurangan sumber daya karena diperlukan untuk melakukan proses, (6) Adanya unsur regulasi/pengaturan, (7) Kegiatan transformasi/perubahan, (8) Adanya hierarki/tingkatan, (9) Munculnya gejala diferensiasi, dan (10) adanya unsur equifinality/kesamaan pencapaian hasil akhir.[2]
1. B. Pengertian Judul
Definisi sangatlah penting. Ibnu Sina pernah berkomentar: “Tanpa definisi, kita tidak akan pernah bisa sampai pada konsep.”
1. 1. Sistem
1. Von Bertalanffy mengemukakan bahwa sistem adalah “Set of elements standing in interrelation” (rangkaian-rangkaian terdiri dari bagian-bagian yang saling
berhubungan).[3]
2. Buyung mengemukakan bahwa sesuatu dapat disebut sebagai sistem apabila memenuhi criteria berikut:
(1) Terdiri dari unsur, elemen atau bagian, (2) elemen-elemen, unsur-unsur atau bagian-bagain itu satu sama lain jalin-menjalin;pengaruh-mempengaruhi;terjadi interaksi dan interpendensi, (3) keseluruhannya terpadu menjadi kesatuan yang utuh, suatu totalitas, (4) kesatuan itu mempunyai tujuan, fungsi atau output tertentu.[4]
satu sama lain dalam ikatan super-ordinatnya yang menunjukkan suatu gerak dalam rangka mencapai suatu tujuan tertentu.
2. Schoderbek memberikan defenisi sistem sebagai (1) satu rangkaian, (2) dari objek-objek, (3) bersama-sama saling berhubungan, (3) antara objek-objek dan atara atribut-atribut mereka, (5) yang berkaitan atau satu sama lain dan lingkungan mereka, (6) selanjutnya membentuk satu keseluruhan.[5]
Jenis sistem secara umum terdiri dari sistem terbuka dan sistem tertutup (open-loop dan closed-loop system). Sistem terbuka adalah sistem yang tidak memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik. Sedangkan sistem tertutup yaitu sistem yang memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik (Raymond McLeod, Jr, 2001).
INPUT
PROCESS/
TRANSFORMATION
OUTPUT
Gambar 1 Open-Loop System
Gambar 2 Closed-Loop System
Sumber : Raymond McLeod Jr., 2001; p:8
1. 2. Informasi
1. Informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses
pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang (Gordon B. Davis, 1995). [6]
2. Budi Sutedjo mengemukakan bahwa informasi merupakan pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah
dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan dalam pemahaman fakta-fakta yang ada.[7]
1. 3. Manajemen
1. Secara umum dikatakan bahwa manajemen merupakan proses yang khas terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya (George R. Terry, 1977).[8]
2. Defenisi lain menyatakan bahwa manajemen merupakan proses perencanaan, pengorgnisasian, kepemimpinan, dan pengawasan antaranggota organisasi dengan menggunakan seluruh sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner AF, 1998).[9]
1. 4. Pendidikan
1. Kamus Besar Bahasa Indonesia mendefenisikan pendidikan sebagai proses mengubah sikap dan tata laku seseorang atau kelompok orang dalam usaha mendewasakan manusia melalui upaya pengajaran dan pelatihan (proses, perbuatan, dan cara mendidik).
2. UU RI No 20 Tahun 2003 Bab I Pasal I ayat (1) ; pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki
3. Crow and Crow (1960) modern educational theory and practice not only are aimed at preparation for future living but olso are operative in determining the patern of present, day by day attitude and behavior.
Berdasarkan pengertian tersebut, maka pendidikan memiliki ciri-ciri dan pokok-pokok penting sebagai berikut:
Pendidikan adalah proses pembelajaran.
Pendidikan adalah proses sosial.
Pendidikan adalah proses memanusiakan manusia.
Pendidikan berusaha mengubah atau mengembangkan kemampuan, sikap, dan perilaku positif.
Pendidikan merupakan perbuatan atau kegiatan sadar.
Pendidikan memiliki dampak pada lingkungan.
Pendidikan berkaitan dengan cara mendidik.
Pendidikan tidak berfokus pada pendidikan formal.
INPUT
1. Tujuan dan prioritas
2. Siswa/peserta didik
4. Struktur dan jadwal
5. Isi
6. Guru/pendidik
7. Alat bantu belajar
8. Fasilitas
9. Teknologi
10. Pengawasan mutu
11. Penelitian
12. Biaya
Gambar 3.
Diagram Komponen Pokok Sistem Pendidikan
Pengetahuan
Nilai
Tujuan yang ada
Kedudukan dan ketersedianya tenaga kerja
Factor ekonomi
Tujuan
Isi
Pengajar
LEBIH MAMPU MEMENUHI KEBUTUHAN
Sebagai individu, pekerja, pemimpin, warga masyarakat, penyumbang.
KARENA PENDIDIKAN MENGEMBANGKAN
Pengetahuan, keterampilan, nilai sikap, motif, kreativitas, apresiasi budaya, tanggung jawab, penghayatan terhadap dunia modern.
Gambar 4.
Interaksi antara Sistem Pendidikan dan Lingkungan
Dengan demikian, setelah membahas mengenai sistem informasi manajemen pendidikan secara parsial, kemudian akan dikemukakan beberapa sistem informasi manajemen secara umum.
1. Gordon B. Davis, 1995 bahwa sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan proses pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
3. Robert G. Murdick, 1995, SIM adalah proses komunikasi dimana input direkam, disimpan, dan diambil kembali untuk menyajikan keputusan yang berbentuk output mengenai perencanan, pengoperasian, dan pengendalian.
4. Jadi, pengertian Sistem Informasi Manajemen Pendidikan adalah perpaduan antara sumber daya manusia dan aplikasi teknologi informasi untuk memilih, menyimpan, mengelolah, dan mengambil kembali data dalam rangka mendukung proses pengambilan keputusan bidang pendidikan.
5. Atau dapat diartikan suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen (perencanaan,
penggerakan, pengorganisasian, dan pengendalian) dalam lembaga pendidikan.
1. C. DATA >> INFORMASI >> PENGETAHUAN
Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah aplikasi databese. Sistem harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim ini juga harus bisa membagi informasi yang
diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.
1. 1. Penentuan Tujuan dan Sasaran
Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang diperlukan adalah tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam penyediaan dan penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya manusia.
1. 2. Perumusan Strategi
organisasi ialah analisis SWOT, yaitu Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi, diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.
1. 3. Perencanaan
Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah satu hal yang penting dalam
organisasi, perlu diketahui secepat mungkin berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu what (apa), when (kapan), where (di mana), who (siapa), why (mengapa), dan how (bagaimana).
1. 4. PenyusunanProgram Kerja
Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif, menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan operasional.
1. 5. Pengorganisasian
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.
Organisasi dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut maupun dengan anggota organisasi lainnya. Tolok ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental dari apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut
pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi secara keseluruhan.
Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Tentunya proses seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik.
1. 6. Penggerakan SDM
Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang teramat penting dalam manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan efektif memerlukan
1. 7. Penyelenggaraan Kegiatan Operasional
Penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah sebuah organisasi berjalan di atas rel yang benar atau tidak. Hal ini dikarenakan manajemen bersifat situasional dimana penerapan prinsip-prinsip manajemen harus diterapkan secara universal dengan memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga berorientasi pada hasil optimal dari segi produk, efisiensi dan efektivitas kerja. Sehingga penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan berbagai informasi yang tepat pula.
1. 8. Pengawasan
Pengawasan diperlukan atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat berakibat pada tidak terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai kegiatan operasionalyang sedang terjadi.
1. 9. Penilaian
Seperti halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses penilaian juga sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.
1. 10. Sistem Umpan Balik
Semua informasi yang diperoleh terutama dari hasil penilaian diumpanbalikkan kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan manajerial organisasi, termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas, efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat terwujud secara maksimal.
Penjelasan di atas membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud, karena SIM menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, mengtomatisasikan sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan lain sebagainya.
1. D. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
1. 1. Lingkungan Pendidikan
Dalam dunia pendidikan, keberadaan sistem informasi merupakan salah satu komponen yang tidak dapat dipisahkan dari aktivitas pendidikan itu sendiri. Kedua domain ini memiliki tingkat ketergantungan yang cukup tinggi dalam membentuk karakteristik dunia pendidikan tersebut. Kita dapat melihat pada gambar berikut:
Pengguna Jasa
Pendidikan
Masyarakat
Pesaing
Pemerintah
Penelitian &
Pengembangan
Teknologi
Pengetahuan
EKSTERNAL
INTERNAL
LEMBAGA PENDIDIKAN
Sumber
Daya
Struktur
Manusia
Proses
Software
Infrastruktur
Hardware
Aplikasi
Gambar 5
Kuadran Lembaga Pendidikan dan Sistem Informasi
Pada Ranah Internal dan Eksternal
Gambar 6.
Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
1. 1. Sistem Informasi Manajemen Keuangan
Sistem Informasi Akutansi
Subsistem Pemeriksaan Internal
Subsistem Penyelidikan Keuangan
Subsistem Ramalan Keuangan
Subsistem Pembiayaan
Subsistem Pengendalian
Subsistem Input
Subsistem Output
INFORMASI
Sumber internal
Sumber Lingkungan
Sistem Informasi Keuangan Jasa Pendidikan
1. 2. Sistem Informasi Manajemen Operasi dalam Pendidikan
INPUT
Kurikulum
Tenaga Kependidikan
Perlengkapan
Siswa/Mahasiswa
Guru/Dosen
Buku Ajar
PROSES TRANSFORMASI
Manajemen
Operasi
OUTPUT
Gambar 8.
Sistem Informasi Akutansi
Subsistem Infrastruktur Jasa
Subsistem Penyelidikan Operasi
Subsistem Operasi
Subsistem Kualitas Layanan
Subsistem Biaya
PENGGUNA JASA
Subsistem Input
Subsistem Output
INFORMASI
Sumber internal
Gambar 9.
1. 3. Sistem Informasi Manajemen Pemasaran Jasa Pendidikan
PENGGUNA JASA
Subsistem Input
Subsistem Output
INFORMASI
Sistem Informasi Akutansi
Subsistem Riset Pemasaran
Subsistem Penyelidikan Pemasaran
Sumber internal
Sumber Lingkungan
Kinerja Pendidikan
Tempat & Waktu Belajar
Biaya Pendidikan
Produktivitas & Kualitas
Manusia/ Penyaji Jasa
Proses Jasa Pendidikan
Gambar 10.
Model Sistem Informasi Pemasaran Jasa Pendidikan
1. 4. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
PENGGUNA JASA
Subsistem Input
Subsistem Output
INFORMASI
Rekrutmen SDM
Penempatan SDM
Pengembangan SDM
Sistem Kompensasi
Program Pemberhentian
Sistem Informasi Akutansi
Subsistem Penelitian SDM
Subsistem Penyelidikan SDM
Sumber internal
Sumber Lingkungan
Gambar 10.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pendidikan
MANAJEMEN PEMASARAN
MANAJEMEN SDM
KONSUMEN
Dari uraian keempat sistem informasi fungsional manajemen pendidikan, menurut Lovelock (2003) tiga fungsi manajemen merupakan peran sertal dalam melayani konsumen (pengguna jasa pendidikan). Ketiga fungsi sentral manajemen tersebut dimainkan oleh manajemen operasi, manajemen SDM, dan manajemenpemasaran karena fungsi manajemen tersebut langsung berhadapat dengan pengguna jasa pendidikan (konsumen).
Gambar 10.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pendidikan
[1] Nasuka, Teori Sistem; Sebagai Salah Satu Alternatif Pendekatan dalam Ilmu-ilmu Agama Islam, (Jakarta: Prenada Media, 2005), h. 15.
[2] Ibid., h. 16.
[3] Bertalanffy, General System Theory, (New York: George Braziller, 1975), h. 38. [4] Buyung, Sistem Administrasi Negara Indonesia, (Jakarta: Karunika, 1986), h. 4. [5]Schoderbek, cs, Management Systems, (Texas: Plano, 1985), h. 12-15.
[6] Lihat, Eti Rochaety, dkk., Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, (Jakarta : PT Bumi Aksara, 2005), h. 4.
