PEMBENTUKAN UNIT PELAKSANA TEKNIS
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
(UPTTIK) DI IPDN DENGAN PENERAPAN
MODEL PERUBAHAN OLEH BURNES
MAKALAH
Diajukan Sebagai Syarat Untuk Nilai Tugas Semester VI Dari Mata Kuliah Majemen Perubahan dalam Prodi Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pada Institut
Pemerintahan Dalam Negeri
Oleh :
CANDRA TITO J
HARY PURWANTONO
MAYKE YOLANDA S
RAMDHAN RANDIKA
RESTIAN ANGGINI
SAIFUL BAHRI
KELAS A-3
Program Studi: Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil
INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI
Jatinangor, 2016
Assalamu’alaikum, Wr. Wb.
Tiada kata dan ucapan syukur melainkan hanya kepada Allah SWT Sang Maha Mempunyai Ilmu, Maha Merajai, syukur terbaik hanyalah milikNya, Penguasa atas segala yang ada di langit dan bumi serta semua yang ada di dalamnya, yang telah memberikan petunjuk, daya-kekuatan dan limpahan rahmat dari sisinya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan Makalah ini.
Makalah yang berjudul “PEMBENTUKAN UNIT PELAKSANA TEKNIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (UPTTIK) DI IPDN DENGAN PENERAPAN MODEL PERUBAHAN OLEH BURNES” ini diajukan sebagai syarat untuk nilai tugas semester VI dari Mata Kuliah Majemen Perubahan dalam Prodi Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pada Institut Pemerintahan Dalam Negeri.
Dengan segala kekurangan dan kelebihannya, Makalah ini tersusun berkat bimbingan, bantuan dan dorongan dari berbagai pihak,baik dukungan secara moral maupun material. Selain itu, dengan segala kerendahan dan ketulusan hati, penyusun juga mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah membantu.
Tiada karya manusia sempurna, karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa. Penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan Makalah ini masih jauh dari sempurna. Keterbatasan dalam pengalaman dan wawasan setidaknya menjadi faktor dari berbagai kekurangan yang ada.
Jatinangor, 2016
Penyusun
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun luar organisasi tersebut. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan zaman.
perguruan tinggi jika ingin meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikannya. Artinya, esensi penerapan Teknologi Informasi di lingkungan perguruan tinggi bukan hanya bersifat untuk membantu (supporter) dalam pengelolaan, tetapi sedemikian rupa sehingga berdampak pada peningkatan kemampuan (enabler) dalam proses pengambilan keputusan diberbagai tingkatan manajemen Perguruan Tinggi dalam menghadapi perkembangan sektor lain yang berpegaruh terhadap dunia pendidikan.
Perwujudan dari Manajemen perubahan terhadap pengelolaan, penerapan dan layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi, IPDN telah membentuk Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi (Unit TIK) pada bulan Juni 2010 yang bertanggungjawab langsung kepada Rektor melalui Peraturan Rektor Nomor 12 Tahun 2010 tentang Penbentukan Unit Pelayanan Teknologi Informasi yang berfungsi melakukan pengolahan sistem komputerisasi di Institut Pemerintahan Dalam Negeri.
Teknologi Komunikasi dan Informasi terhadap pelayanan oleh seluruh unit kerja di Institut Pemerintahan Dalam Negeri oleh UPTTIK.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan penerapan Teknologi Komunikasi dan Informasi terhadap pelayanan oleh seluruh unit kerja di Institut Pemerintahan Dalam Negeri oleh UPTTIK. Penyelenggaraan pelayanan yang berbasis Teknologi Informasi dan Komunikas cukup diperbincangkan oleh para bagian, sub bagian, unit kerja hingga praja dalam rangka terciptanya efisiensi dan efektifitas pelayanan di Institut Pemerintahan Dalam Negeri.
Dari uraian diatas, maka peneliti tertarik untuk membahas permasalahan yang berjudul “Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) di IPDN dikaitkan dengan Penerapan Model Perubahan oleh Burnes”.
1.2. Permasalahan
1.2.1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka permasalahan yang terjadi dengan adanaya perubahan yang terjadi di bagian Unit Pelaksana Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah sebagai berikut:
1. Pemahaman yang kurang oleh praja mengenai Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK);
2. Kurangnya partisipasi oleh seluruh komponen terkait Penyelenggaraan Pelayanan Unit Kerja berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) belum efektif dan efisien.
1.2.2. Pembatasan Masalah
Teknologi Informasi dan Komunikasi oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) di IPDN dikaitkan dengan Model Perubahan oleh Burnes.
1.2.3. Rumusan Masalah
1. Bagaimana peran Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) dalam Penyelenggaraan Pelayanan oleh Unit Kerja yang sekarang menjadi berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan sistem informasi terintegrasi di IPDN dikaitkan dengan Model Perubahan oleh Burnes?
2. Faktor apa yang menjadi penghambat dalam Penyelenggaraan Pelayanan Unit Kerja berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) di IPDN dikaitkan dengan penerapan Model Perubahan oleh Burnes?
1.3. Maksud dan Tujuan 1.3.1. Maksud
Maksud dari penelitian ini untuk mengetahui sejauh mana penerapan Model Perubahan oleh Burnes terhadap Penyelenggaraan Pelayanan Unit Kerja berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) di IPDN.
1.3.2. Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian, yaitu sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui peran Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) dalam Penyelenggaraan Pelayanan oleh Unit Kerja yang sekarang menjadi berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan sistem informasi terintegrasi di IPDN dikaitkan dengan Model Perubahan oleh Burnes;
Informasi dan Komunikasi oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) di IPDN dikaitkan dengan penerapan Model Perubahan oleh Burnes.
BAB II
METODE PENELITIAN 2.1. Teknik Penelitian
Metode berasal dari Bahasa Yunani “methodos” yang berarti cara atau jalan yang ditempuh. Sehubungan dengan upaya ilmiah, maka metode menyangkut masalah cara kerja untuk dapat memahami objek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan.
Menurut Rosdy Ruslan (2003 : 24) : Metode merupakan kegiatan ilmiah yang berkaitan dengan suatu cara kerja (sistematis) untuk memahami suatu subjek atau objek penelitian, sebagai upaya untuk menemukan jawaban yang dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah dan termasuk keabsahannya.
Teknik penelitian pada kali ini ialah menggunakan pendekatan metode eksploratif dengan pendekatan induktif.
cara yang dilakukan dapat diamati oleh indera manusia, dan sistematis; menggunakan langkah-langkah tertentu yang bersifat logis.
Karena terlalu luasnya masalah, maka dalam penelitian kualitatif peneliti akan membatasi penelitian dalam satu variabel. Karena permasalahan yang dibawa oleh peneliti masih bersifat sementara, maka teori yang digunakan dalam penyusunan proposal penelitian ini juga masih bersifat sementara, dan akan berkembang setelah peneliti memasuki lapangan atau konteks sosial.
Dalam penelitian kualitatif segala sesuatu yang akan dicari dari obyek penelitian belum jelas dan pasti masalahnya, sumber datanya, hasil yang diharapkan semuanya belum jelas. Rancangan penelitian masih bersifat sementara dan akan berkembang setelah peneliti memasuki obyek penelitian. Selain itu dalam memandang realitas, penelitian kualitatif berasumsi bahwa realitas itu bersifat holistik (menyeluruh), dinamis, tidak dapat dipisah-pisahkan kedalam variable-variabel penelitian. Kalaupun dapat dipisah-pisahkan, variabelnya akan banyak sekali. Dengan demikian dalam penelitian kualitatif ini belum dapat dikembangkan instrumen penelitian sebelum masalah yang diteliti jelas sama sekali. Oleh karena itu dalam penelitian kualitatif peneliti merupakan instrument kunci dalam penelitian kualitatif.
Dalam penelitian kualitatif ada tiga elemen yaitu: tempat (place), pelaku (actors), dan aktivitas (activiti) yang berinteraksi secara sinergis. Situasi social tersebut, dapat dirumah berikut keluarga dan aktivitasnya. Pada situasi social atau objek penelitian ini peneliti dapat mengamati secara mendalam aktivitas (aktivity) orang-orang (actors) yang ada pada tempat (place) tertentu. Dari metode penelitian yang ada, makalah ini menggunakan metode penelitian eksploratif dengan pendekatan induktif.
memiliki hasil dan dijadikan sebagai hipotesa untuk penelitian selanjutnya, karena penelitian eksploratif tidak memakai hipotesa, disebabkan oleh kompleksnya data yang akan diteliti.
Penelitian ini menggunakan pendekatan induktif di mana adanya pengkajian teori atau memperjelas pengetahuan yang ada dengan kondisi atau fakta yang terjadi di lapangan, apakah teori tersebut selaras dengan fakta atau tidak.
2.2. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data yang ditetapkan. Dalam penelitian ini, penyusun menggunakan beberapa teknik pengumpulan data.
2.2.1. Wawancara
Nazir (2011:193) menjelaskan bahwa wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang dinamakan interview guide (panduan wawancara). Suharsimi Arikunto (2013:270) menjelaskan bahwa secara garis besar ada dua macam pedoman wawancara, antara lain:
1. Pedoman wawancara tidak terstruktur, yaitu pedoman wawancara yang hanya memuat garis besar yang akan ditanyakan.
2. Pedoman wawancara terstruktur, yaitu pedoman wawancara yang disusun secara terperinci sehingga menyerupai check-list.
Daftar informan yang diwawancarai yaitu :
1. Kepala Bagian Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK).
2.2.2. Observasi
Teknik pengumpulan data yang digunakan dengan cara mengamati secara langsung gejala-gejala atau masalah yang ada di lapangan. Disini penyusun juga sebagai partisipan yakni penyusun merupakan bagian kelompok dan kelompok yang ditelitinya dan merupakan bagian yang integral dari situasi yang dipelajarinya sehingga kehadiran penyusun tidak mempengaruhi situasi yang ditelitinya. Adapun alat pengumpulan data yang digunakan berupa catatan harian dan daftar check list. Husaini Usman dan Purnomo Setiady Akbar (2011:52) mendefinisikan bahwa: Observasi ialah pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala yang diteliti. Observasi menjadi salah satu teknik pengumpulan data apabila sesuai dengan tujuan penelitian, direncanakan dan dicatat secara sistematis, serta dapat dikontrol keandalan (reliabilitas) dan kesahihannya (validitasnya).
Penelitian ini menggunakan observasi dengan alasan bahwa pengumpulan data yang dilakukan berfokus pada :
1. Pelaksanaan pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi sebelum dan sesudah terbentuknya Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) di IPDN dikaitkan dengan Teori Perubahan oleh Burnes.
2. Faktor penghambat pelaksanaan pelayanan bagi Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) di IPDN.
2.2.3. Dokumentasi
untuk mengumpulkan data informasi dari berbagai dokumen yang diperlukan oleh peneliti.
Bahan dokumentasi yang akan penyusun ambil website resmi Institut Pemerintahan Dalam Negeri maupun pelaksanaan wawancara. Dokumen tersebut pengamat jadikan sebagai data yang dijadikan informasi untuk pembuatan makalah. Pengumpulan data penelitian ini dilengkapi dengan gambar-gambar pelaksanaan penelitian sebagai bukti pengumpulan data.
2.2.4. Teknik Analisis Data
Data yang diperoleh dan dikumpulkan oleh peneliti melalui metode dan instrumen yang digunakan tidak akan berguna jika tidak dianalisis. Data yang diperoleh dari objek dan lokus penelitian menggunakan metode wawancara, observasi dan dokumentasi harus dianalisis agar berguna. Menurut Nazir (2011: 346) menjelaskan bahwa analisis data merupakan bagian yang amat penting dalam metode ilmiah, karena dengan analisislah, data tersebut dapat diberi arti dan makna yang berguna dalam memecahkan masalah penelitian. Lebih lanjut Bodgan dalam Sugiyono (2012 : 244) menjelaskan analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan bahan-bahan lain sehingga dapat mudah dipahami, dan temuannya dapat diinformasikan kepada orang lain.
Menurut Miles and Huberman dalam sugiyono (2012 : 246) aktivitas dalam analisis data yaitu: Langkah atau tahapan analisis dalam model interaktif ditunjukkan dalam gambar sebagai berikut.
Gambar 1.1
Komponen dalam Analisis Data (Interactive Model)
Gambar di atas memperlihatkan bahwa setelah melakukan pengumpulan data (data collection), maka langkah selanjutnya adalah melakukan reduksi data (data reduction), penyajian data (data display), serta penarikan kesimpulan dan verifikasi (conclusion drawing/verifying). Langkah-langkah tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.
2.2.5. Data Reduksi
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal pokok, memfokuskan pada hal-hal pokok, hal-hal yang penting dicari tema dan polanya. Sehingga data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mempermudah penelitian untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya dan mencarinya bila diperlukan.
2.2.6. Penyajian Data (Data Display)
Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah mendisplaykan data. Dalam penelitian kualitatif penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antara kategori dan sejenisnya. Dalam hal ini yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif.
2.2.7. Conclution Drawing/ Verification (Kesimpulan/Verifikasi) Analisis data kualitatif adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Awal mulanya kesimpulan belum jelas, tetapi kemudian meningkat menjadi suatu yang lebih terperinci.
3.1. Tinjauan Teori yang Relevan dengan Fenomena
Burners 2000, tiga macam model perubahan yang dikelompokan berdasarkan frekuensi dan besaran perubahan:
A. The increamental model of change.
Perubahan berlangsung secara bertahap;
Perubahan secara berganti pada masing-masing bagian;
Perubahan terjadi karena ada respon internal dan eksternal; dan Respon terjadi karena adanya perubahan organisasi.
B. The puctuated equilibrium model.
Model keseimbangan terpotong terjadi jika aktivitas stabil dalam jangka panjang (periode equilibrium);
Terpotong oleh gunjangan fundamental jangka pendek (periode revolusioner);
Periode revolusioner mengganggu secara substantif dengan menciptakan pola aktivitas dan equilibrium baru;
Perubahan stabilitas jangka panjang dipengaruhi oleh perubahan aktivitas jangka pendek; dan
Goncangan tersebut menghasilkan equilibrium baru dengan stabilitas jangka panjang.
C. The continuous transformation model.
Model transformasi berkelanjutan bertujuan agar organisasi tetap survive dengan mengembangkan kemampuan untuk mengubah secara berkelanjutan;
Lingkungan berubah secara cepat, radikal dan tidak dapat diprediksi;
Dengan transformasi berkelanjutan, organisasi dapat menjaga agar sejalan dengan perubahan lingkungan dan organisasi tetap survive.
3.2.1. Dasar Hukum Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK).
Untuk mengelola penerapan dan layanan teknologi informasi dan komunikasi, IPDN telah membentuk Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi (Unit TIK) paada bulan Juni 2010 yang bertanggungjawab langsung kepada Rektor melalui Peraturan Rektor Institut Pemerintahan Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2010 tentang Pembentukan Unit Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi Institut Pemerintahan Dalam Negeri
3.1.2. Faktor Eksternal Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK).
A. Perkembangan Teknologi Informatika dan Komunikasi sebagai sarana dan prasarana penunjang penyelenggaraan pendidikan.
B. Perkembangan Teknologi Informatika dan Komunikasi sebagai pelaksana manajemen informasi data yang efisien.
3.2.1. Faktor Internal Pembentukan Unit Pelaksana Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK)
3.1.1.
A. Kurangnya dukungan optimal atas kegiatan belajar-mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat, alumni kegiatan administrasi pendidikan dan kegiatan lainnya;
B. Kurangnya kebutuhan fasilitas Teknologi Informasi dan Komunikasi IPDN;
C. Penggunaan fasilitas Teknologi Informasi dan Komunikasi belum terlaksana secara efektif dan efisien; dan
D. Kurangnya ketersediaan pelayanan informasi dan komunikasi bagi sivitas akademika IPDN yang berbasis data base.
3.2.2. Tugas Pokok dan Fungsi dari Unit Pelaksana Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK)
dan memasyarakatkan layanan TIK di lingkungan sivitas akademika IPDN. Sehubungan dengan pembentukannya UPTTIK memiliki fungsi yaitu:
1. Memberikan dukungan optimal atas kegiatan belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat, alumni, kegiatan administrasi pendidikan, dan kegiatan penunjang penyelenggaraan pendidikan lainnya;
2. Mengantisipasi perkembangan kebutuhan fasilitas Teknologi Informasi dan Komunikasi IPDN berbasis data base;
3. Menjamin penggunaan fasilitas Teknologi Informasi dan Komunikasi secara efektif, efisien, dan sesuai dengan hukum yang berlaku;
4. Mendukung ketersediaan pelayanan informasi dan komunikasi bagi sivitas akademika IPDN; dan
5. Melindungi, merawat dan memelihara asset IPDN dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi seperti data, informasi, perangkat lunak, perangkat keras, dan aplikasi yang dikembangkan.
Adapun struktur organisasi Unit TIK IPDN sebagai berikut :
Kedudukan Dan Rincian Tugas Unit Pelayanan Teknologi Informasi Dan Komunikasi
1. Unit Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Rektor.
2. Dalam pelaksanaan tugas, Kepala dibantu oleh seorang Sekretaris. 3. Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala.
Unit TIK terdiri atas :
1. Seksi Layanan Jaringan Komputer; 2. Seksi Layanan Teknologi Informasi; 3. Seksi Layanan Teknologi Komunikasi. Rincian tugas Kepala Unit TIK :
1. Menyusun Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi Institut;
3. Memasyarakatkan layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi kepada pengguna dan calon pengguna;
4. Melakukan pengendalian keamanan dan keandalan kinerja jaringan baik dari sisi hardware maupun software sesuai dengan kemajuan teknologi;
5. Melaksanakan pengelolaan layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang antisipatif terhadap kebutuhan Institut dan responsif terhadap keluhan pengguna;
6. Menetapkan kualifikasi dan memberikan pertimbangan dalam rekruitmen dan penerimaan teknisi Teknologi Informasi dan Komunikasi pada semua unit di lingkungan Institut;
7. Melakukan koordinasi dan memberikan konsultasi teknis jaringan secara berkala kepada para teknisi Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan Institut;
8. Mengelola dan menjamin kelancaran akses informasi dan komunikasi ke jaringan lokal Institut dan jaringan global bagi semua pengguna;
9. Membuat laporan secara periodik kepada pimpinan IPDN. Rincian tugas Sekretaris :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Unit Pelayanan Teknologi dan Komunikasi;
2. Mewakili tugas Kepala Unit Pelayanan Teknologi dan Komunikasi; 3. Melaksanakan urusan keuangan;
4. Melakukan tatalaksana dan kepegawaian; 5. Melaksanakan urusan rumah tangga; 6. Melaksanakan sosialisasi layanan Unit TIK; 7. Melaksanakan administrasi layanan Unit TIK; 8. Membina kelompok tenaga ahli;
9. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Unit TIK; 10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. Rincian tugas Seksi Layanan Jaringan Komputer:
1. Menyusun RKAT di lingkungan seksi Layanan Jaringan Komputer; 2. Memelihara hardware, software, dan sistem operasi komputer; 3. Cabling dan switching;
4. Routing, Bandwidth management, dan firewall; 5. Penataan/pemetaan (topologi) jaringan;
6. Melakukan pelatihan pengoperasian jaringan di lingkungan IPDN; 7. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan di lingkungan seksi
Layanan Jaringan Komputer;
Rincian Tugas Seksi Layanan Teknologi Komunikasi :
1. Menyusun RKAT di lingkungan Seksi Layanan Teknologi Komunikasi;
2. Active directory (LDP);
3. PABX Konvensional;
4. Audio/Video Teleconferencing; 5. VOIP;
6. Instant Messaging;
7. Akses telepun dan internet global;
8. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan di lingkungan seksi Layanan teknologi komunikasi;
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. Rincian tugas Seksi Layanan Teknologi Informasi :
1. Menyusun RKAT di lingkungan Seksi Layanan Teknologi Informasi; 2. Layanan pemondokan e-mail dan web server;
3. Layanan pemondokan aplikasi teknologi informasi;
4. Bantuan teknis operasional sistem informasi manajemen; 5. Sistem pencadangan data (backup system);
6. Layanan instalasi software aplikasi;
7. Mengembangkan software teknologi informasi;
8. Melaksanakan pelatihan operasional software manajemen informasi di lingkungan IPDN;
9. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan dilingkungan seksi layanan teknologi informasi;
10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
BAB IV
4.1.1. Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) dalam penerapan Model Perubahan oleh Burnes.
Peran Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) Penyelenggaraan Pelayanan oleh Unit Kerja yang sekarang menjadi berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan sistem informasi terintegrasi di IPDN merupakan penerapan Model Perubahan oleh Burnes dimana model perubahan yang dikelompokan berdasarkan frekuensi dan besaran perubahan.
Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPT TIK) sekarang merupakan salah satu unit pelaksana teknis baru di Institut Pemerintahan Dalam Negeri, khususnya di bidang pengembangan dan pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung Penyelenggaraan Pelayanan seluruh unit kerja di IPDN yang menggunakan salah satu Model perubahan oleh burnes yaitu The increamental model of change. Dimana perubahan pelaksanaan pelayanan berlangsung secara bertahap sebagai unit pelaksana teknis baru perlu melakukan evaluasi-diri secara berkala sebagai salah satu aspek dalam daur pengembangan kelembagaan UPTTIK, penjaminan mutu internal, perbaikan program secara berkelanjutan, dengan melengkapi serta memutakhirkan data yang terkait layanan TIK di IPDN dengan Perubahan secara bertahap pada masing-masing bagian, perubahan terjadi karena ada respon internal dan eksternal dan respon terjadi karena adanya perubahan organisasi.
Adapun Visi dan Misi UPTTIK : Visi :
1. Mengembangkan dan membangun Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dibidang pendidikan.
manajemen pendidikan, maupun pemanfaatan TIK dalam berbagai kegiatan pendidikan.
Misi pengembangan teknologi informasi dan komunikasi IPDN:
2. Menjadikan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana penunjang yang memberikan percepatan bagi kemajuan IPDN.
3. Menyelenggarakan proses pendidikan berbantuan teknologi informasi dan komunikasi;
4. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, dengan dukungan teknologi informasi dan komunikasi; dan
Menyediakan layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang terpadu untuk mendukung proses kegiatan akademik, administrasi, penelitian, dan proses belajar mengajar.
Saat ini kegiatan operasional IPDN, beberapa unit kerja dapat menggunakan sistem informasi yang dapat digunakan oleh seluruh unit kerja di IPDN. Sistem-sistem tersebut ada yang tingkatan internal, hanya untuk lingkup kerja unit yang mengembangkan sistem tersebut, ada juga yang tingkatan institusi, artinya sistem informasi tersebut dikembangkan oleh suatu unit kerja untuk digunakan oleh seluruh unit kerja di Institut Pemerintahan Dalam Negeri.
Sistem Informasi pada tingkatan institusi yang dapat digunakan di IPDN antara lain:
A. Sistem Informasi Akademik, dikembangkan Biro Administrasi Akademik, Perencanaan dan Kerjasama (Bagian Akademik);
B. Sistem Informasi Perencanaan, dikembangkan Biro Administrasi Akademik, Perencanaan dan Kerjasama (Bagian Perencanaan); C. Sistem Informasi Kepegawaian, dikembangkan Biro Administrasi
Umum (Bagian Kepegawaian);
D. SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset), dikembangkan oleh Biro Administrasi Umum (Bagian Umum/Perlengkapan);
E. Sistem Informasi Alumni dan lain lain.
Praja yang kemudian dibangun menjadi satu pangkalan data (database). Database ini diharapkan menjadi data dasar yang akan menjadi rujukan bagi unit lain untuk mengembangan sistem informasi lainnya seperti sistem informasi nilai atau sistem informasi akademik dll.
Kemudian berkenaan dengan hal pengembangan sistem informasi akademik UPTTIK di IPDN telah mengadakan sosialisasi dan pelatihan lanjutan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) bagi Pegawai IPDN baik di lingkungan IPDN Pusat maupun Daerah. Kegiatan sosialisasi dan pelatihan tersebut diadakan selama dua hari Senin dan Selasa tanggal 2-3 Desember 2012-3 bertempat di Gedung Laboratorium Pemerintahan IPDN Jatinangor. Pada kegiatan tersebut dibuka oleh Prof. Dr.H. Wirman Syafrie sekaligus sebagai nara sumber, Prof.Dr. H. Murtir Jeddawi, M.Si, Amrin, S.STP, M.Si, serta para peserta pelatihan baik dari IPDN Kampus Jatinangor maupun IPDN Kampus Daerah.
4.1.2. Hambatan Pelaksanaan Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi oleh UPTTIK
Dalam pelaksanaan pelayanan pelayanan unit kerja berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan sistem informasi yang terintegrasi oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) sering dijumpai beberapa fenomena yang terjadi di masing-masing substasi unit kerja yang belum sesuai dengan prosedur. Dalam pelaksanaan pelayanan pelayanan unit kerja berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan sistem informasi yang terintegrasi oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK), penyusun mengangkat fenomena mengenai penerapan Model Perubahan oleh Burnes dalam pelaksanaannya.
A. Diantara permasalahan yang muncul yaitu tidak fleksibelnya aplikasi terhadap pengembangan kebutuhan akademik dan integrasi terhadap sistem lainnya. Padahal tuntutan integrasi sistem dan akuntabilitas laporan menjadi prioritas utama.
B. Selain itu kompetensi sumber daya manusia lembaga dalam mengoperasian aplikasi tersebut masih kurang. Kesiapan sumber daya manusia, dimana tidak semua sumber daya manusia memahami akan arti pentingnya melakukan perubahan.
4.2. Penutup
4.2.1. Kesimpulan
Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPT TIK) sekarang merupakan salah satu unit pelaksana teknis Institut Pemerintahan Dalam Negeri, khususnya di bidang pengembangan dan pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung Penyelenggaraan Pelayanan seluruh unit kerja di IPDN yang menggunakan salah satu Model perubahan oleh burnes yaitu The increamental model of change. Dimana perubahan pelaksanaan pelayanan berlangsung secara bertahap sebagai unit pelaksana teknis baru perlu melakukan evaluasi-diri secara berkala sebagai salah satu aspek dalam daur pengembangan kelembagaan UPTTIK, penjaminan mutu internal, perbaikan program secara berkelanjutan, dengan melengkapi serta memutakhirkan data yang terkait layanan Teknologi Informasi dan Komuniksi di Institut Pemerintahan Dalam Negeri dengan Perubahan secara bertahap pada masing-masing bagian, perubahan terjadi karena ada respon internal dan eksternal dan respon terjadi karena adanya perubahan organisasi.
Diantara respon internal maupun eksternal yang merupakan
perubahan tetap terlaksana dan tercapai tujuan sesuai orientasi dari fungsi Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi.
4.2.2. Saran
Unit Pelaksana Teksnis Teknologi Informasi dan Komunikasi perlu menyusun stratefi agar perubahan tetap terlaksana dan tercapai tujuan sesuai orientasi dari fungsi Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK). Dengan upaya sebagai berikut :
A. Upaya peningkatan pengetahuan dan ketrampilan sumber daya manusia (SDM) yaitu seluruh substansi perlu melaksanakan kegiatan Sosialisasi dan Pelatihan Sistem Informasi pada semua komponen yang terkait dengan kegiatan system informasi yaitu Dosen, Administrator TIK dari Unit kerja Fakultas, Bagian Akademik, Bagian Pelatihan, Bagian Pengasuhan, Bagian Ekstrakurikuler, Unit Bimbingan dan Konseling, serta para admin IPDN Kampus Daerah mampu untuk mengoperasikan aplikasi-aplikasi Sistem Informasi dalam mendukung proses lingkup kerja di IPDN;
B. Meningkatan pemahaman terhadap karakter perubahan itu sendiri, yaitu pemahaman dalam mengkaji apa yang dimaksud perubahan, mengapa perlu perubahan, dan faktor apa yang mendorong ataupun menghambat perubahan;
C. Mempersiapkan semua sumber daya manusia untuk menerima perubahan, karena manusia menjadi subjek dan objek perubahan serta mempunyai sifat resisten terhadap perubahan; dan
DAFTAR PUSTAKA
Miles, B. Matthew dan Huberman, A. Michael. 2002. Analisis Data Kualitatif, Penerjemah Tjetjep Rohendi Rohidi. Penerbit Media Group, Jakarta.
Moloeng, Lexy. J, 2001. Metode Penelitian Kualitatif, Remaja Rosdakarya,Bandung.
Mulyana, Deddy, 2001. Metodologi Penelitian Kualitatif, Remaja Rosdakarya, Bandung.
PB, Triton, 2009. Mengelola Sumber Daya Manusia, Oryza, Yogyakarta. Usman, Husain, 1995. Metodologi Penelitian Sosial, Bumi Aksara,
Jakarta.
Mardalis, 1995. Metode Penelitian, Bumi Aksara, Jakarta.
Nasution, M. Nur. 2010. Manajemen Perubahan. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Dokumen-dokumen
Peraturan Rektor Institut Pemerintahan Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2010 tentang Pembentukn Unit Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi Institut Pemerintahan Dalam Negeri
Peraturan Rektor Nomor 1 Tahun 2014 tentang Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Lingkugan Institut Pemerintahan Dalam Negeri
Website
