BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kemajuan Teknologi Informasi (TI) telah menyebar hampir disetiap bidang, tidak terkecuali di bidang kearsipan. Salah satu bentuk perkembangannya adalah arsip. Barthos (2012, 1) menyatakan bahwa “arsip adalah catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) atau peristiwa yang dibuat untuk
membantu daya ingat orang”.
Arsip merupakan sekumpulan lembaran-lembaran kertas yang berisikan informasi dari suatu kegiatan. Faktor terpenting arsip dalam suatu organisasi atau instansi pemerintah yang memiliki nilai guna yang tinggi bagi organisasi atau instansi tersebut. Lembaga kearsipan salah satu yang bertugas melestarikan arsip untuk dapat disimpan dan dipelihara dalam jangka waktu yang lama.
Tugas pelestarian arsip bukanlah tugas yang mudah. Beberapa lembaga yang mengelola arsip belum begitu memperhatikan pelestarian arsip secara khusus. Mengatur temperatur suhu ruangan dan tempat penyimpanan arsip merupakan usaha untuk mencegah atau mengurangi terjadinya kerusakan terhadap arsip. Pelestarian merupakan hal yang penting dari kegiatan arsip untuk dapat memelihara arsip baik itu secara fisik ataupun kandungan informasi arsip.
Arsip mempunyai fungsi dan tujuan bagi pemerintah, salah satu fungsi arsip adalah sumber informasi terekam. Pada dasarnya arsip memiliki fungsi dan kegunaan sebagai pengingat setiap kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Oleh sebab itu arsip dapat disajikan dalam bentuk informasi yang lengkap, cepat dan benar. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Kearsipan bab I pasal 3 tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan bagi kegiatan pemerintah.
Pelestarian arsip di lembaga kearsipan merupakan kegiatan yang perlu mendapatkan perhatian. Tidak semua lembaga yang melestarikan arsip yang dimilikinya, akan tetapi pelestarian arsip merupakan kegiatan yang penting dilakukan untuk semua lembaga pengelola arsip. Kegiatan pelestarian arsip untuk menjamin arsip yang disimpan di lembaga kearsipan untuk tetap terpelihara dengan baik.
usaha dalam melestarikan arsip. Adapun kegiatan pelestarian arsip menyangkut tenaga ahli, sarana dan prasarana dan biaya yang cukup besar.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat merupakan arsip daerah provinsi, yang dimaksud dengan arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan, pemerintahan daerah provinsi sumatera barat yang berkedudukan di ibukota provinsi tidak dapat dilepaskan dari Lembaga Perpustakaan dan Lembaga Kearsipan. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat memiliki tugas dan fungsi melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Salah satu bidang yang menarik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah arsip audio visual.
Arsip audio visual merupakan dokumen penting dalam setiap organisasi, begitu juga arsip audio visual yang disimpan di BPA Prov Sumbar yang harus dilestarikan untuk menjaga nilai guna sejarah yang tersimpan didalam arsip audio visual. Pelestarian arsip audio visual berpengaruh terhadap pengolahan, pemeliharaan dan penataan arsip audio visual. Sistem penyimpanan arsip audio visual di BPA Prov Sumbar menggunakan sistem tahun yaitu dari tahun tertua sampai tahun sekarang.
Namun, arsip audio visual yang disimpan di BPA Prov Sumbar penyimpanannya masih disatukan dalam satu lemari dengan arsip kertas. Arsip audio visual yang disatukan dengan arsip kertas untuk memudahkan temu kembali arsip. Tetapi dilihat dari bentuk fisik arsip, seharusnya arsip audio visual tidak sama tempat penyimpanannya dengan arsip kertas karena pengaturan suhu ruangan tempat penyimpanan arsip audio visual berbeda dengan suhu ruangan tempat penyimpanan arsip dalam bentuk kertas.
Mengingat arsip yang beraneka ragam jenis dan bentuknya, baik itu arsip dalam bentuk kertas ataupun arsip dalam bentuk audio visual. Bagaimana BPA Prov Sumbar melestarikan arsip audio visual, untuk menjaga dan memelihara fisik
dan informasi arsip. Dengan demikian, peneliti akan membahas mengenai “Upaya
Pelestarian Arsip Audio Visual dalam Penyelamatan Nilai Guna Sejarah di Badan
1.2 Perumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
2. Bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
3. Bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
4. Bagaimana upaya penyelamatan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
2. Untuk mengetahui penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
3. Untuk mengetahui pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi berbagai pihak. 1. Bagi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, hasil
penelitian ini dapat dijadikan bahan masukan mengenai upaya pelestarian arsip audio visual dalam penyelamatan nilai guna sejarah di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
2. Bagi peneliti, sebagai bahan referensi untuk membahas penelitian dengan topik yang sama.
3. Bagi penulis, agar dapat memperkaya pengetahuan dan keterampilan mengenai upaya pelestarian arsip audio visual dalam penyelamatan nilai guna sejarah.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
