BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH
PROVINSI BANTEN
IMPLEMENTASI
SIKP - JIKP
DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH PROVINSI BANTEN
Disampaikan Oleh:
Dra. E. SUHAETI, M.Si
Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten
Pada Acara:
Rapat Koordinasi Nasional SIKN-JIKN
Hotel Cosmo Amaroosa Jakarta, 8 Oktober 2015
KENDALA IMPLEMENTASI SIKP-JIKP
DI PROVINSI BANTEN
Belum semua SKPD memberkaskan arsipnya sesuai ketentuan
Sarana prasarana pendukung sistem informasi belum lengkap
Koneksi internet yang masih terbatas untuk pengelolaan sistem
informasi
Belum terbentuknya Tim SIKD di lingkungan SKPD, sementara masih
dilakukan oleh Pengelola Arsip SKPD
Sebagian Pimpinan SKPD yang belum responsif terhadap manfaat
Sistem Informasi
Belum terbiasanya aparatur menggunakan teknologi informasi dalam
pelaksanaan tugas fungsi organisasi
BAGAIMANA BPAD PROVINSI
BANTEN MEMULAINYA…
MENGACU KEPADA PERATURAN PERUNDANGAN
DAN
Berdasarkan Peraturan Perundangan
•
Penyelenggaraan Kearsipan (UU No. 43/2009 dan PP No.28/2012 )
•
Penyelenggaraan E-Goverment Service ((UU No. 11/2008 ITE)
•
Layanan Informasi Publik (UU No. 14/2008 KIP)
•
Tuntutan Pelayanan Prima (UU No. 25/2009 PP)
•
Profesionalisasi PNS (UU No. 5/2014 ASN)
•
Program Reformasi Birokrasi (Permenpan No. 20/2010 RB)
•
RPJMD Provinsi Banten 2012-2017 (Perda Provinsi Banten No.13/2012)
•
Penyelenggaraan Kearsipan (Perda Provinsi Banten No. 4/2014)
•
Tata Kelola Kearsipan (Pergub Banten No.75/2014)
PEMERINTAH PROVINSI BANTEN
Visi :
"Bersatu Mewujudkan Rakyat Banten
Sejahtera
Berlandaskan Iman dan Taqwa "
Misi Ke- 5 :
Peningkatan mutu dan kinerja pemerintahan
daerah yang berwibawa menuju tata kelola
RENSTRA
BPAD PROVINSI BANTEN
V I S I
PROFESIONAL DALAM PENYELENGGARAAN PERPUSTAKAAN DAN
KEARSIPAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
M I S I
KE- 3
PENGEMBANGAN SISTEM DAN PENINGKATAN KUALITAS PENGELOLAAN
KEARSIPAN
Untuk apa arsip dikelola dan dikembangkan melalui sistem informasi
kearsipan..?
•
SUMBER INFORMASI
Mendukung Layanan Informasi Publik (PPID)
Layanan akomodasi informasi bagi stakeholders
•
PENINGKATAN LAYANAN LEVEL PIMPINAN
Kemudahan, kecepatan dan akurasi informasi guna pembuat keputusan
Layanan informasi guna mendukung tugas dan fungsi organisasi
Sebagai bahan evaluasi dan perencanaan kegiatan organisasi
•
SEBAGAI BACK UP DATA dan PEMELIHARAAN ARSIP
Penyimpanan arsip melalui otomasi dan alih media arsip konvensional
PERDA PEMERINTAH PROVINSI BANTEN NO.4 TAHUN 2014
TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
POLA STRATEGI
DAN AKSI
PERENCANAAN STRATEGIS
Menetapkan pembangunan SIKP-JIKP sebagai muatan lokal dalam PERDA
KEARSIPAN
KESERIUSAN DALAM PERUBAHAN
Menyusun anggaran kegiatan Pengelolaan SIKP-JIKP dalam DPA APBD Banten
Mengusulkan insentif pengelolaan SIKP-JIKP pada SSH dan SBU
PENINGKATAN DAN PENYEBARAN TANGGUNG JAWAB DALAM
MANAJEMEN ARSIP
Penetapan dan pengaturan peran kelembagaan dan fungsi Aparatur melalui
PERGUB TATA KEARSIPAN dan SOP Bidang Kearsipan
S.O.P
PENCIPTAAN DISTRIBUSI PENGGUNAAN SIMPAN AKTIF PINDAH SIMPAN INAKTIF MUSNAH SIMPAN PERMANEN PENGELOLAAN SIKP-JIKP REGULASI TIM TEKNIS HARDWARE SOFTWARE SERVER PC UNIT SCANNER PRINTERMEDIA BACK UP DATA
PERANGKAT TAMBAHAN LAIN
SISTEM OPERASI
APLIKASI SIKD
JARINGAN INTRANET
KONEKSI INTERNET
EMAIL CLIENT
SISTEM INFORMASI ARSIP RECORD CENTER
SARANA BAKU
RUANGAN SERVER
RUANG ALIH MEDIA ARSIP
RUANG INPUT/ENTRY DATA
LEMARI , RAK ARSIP
FILING CABINET
FOLDER, BOKS ARSIP
JADWAL RETENSI ARSIP
LEMBAR DISPOSISI
KARTU KENDALI
BUKU AGENDA
KODE KLASIFIKASI
KLASIFIKASI AKSES ARSIP
INSENTIF
GAMBARAN
PEMBANGUNAN
SIKP-JIKP
PROVINSI BANTEN
SARANASISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS (SIKD) PROVINSI BANTEN ANRI
SIKN
JIKN
SIKP
JIKP
KOORDINASI TEKNIS
DAN
PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA
TAHUN BULAN KEGIATAN
2013 Oktober Koordinasi dalam rangka Penerapan SIKP-JIKP ke ANRI
November Kerjasama BPAD dengan Telkom untuk sewa storage SIKP-JIKP untuk 3 bulan
Pelaksanaan In-house Training di BPAD oleh Tim SIKN-JIKN dari ANRI
Desember Pengiriman 2 orang pegawai BPAD untuk pemagangan di ANRI Pengiriman 1 orang peserta diklat SIKN-JIKN ke Pusdiklat ANRI di Bogor
PERKEMBANGAN PEMBANGUNAN SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN
TAHUN BULAN KEGIATAN
2014 Januari Kerjasama lanjutan sewa storage dgn Telkom untuk 1 tahun
Maret Menyelenggarakan Workshop SIKP-JIKP dengan 30 peserta dari unsur Pengelola Arsip SKPD Provinsi Banten
April-September Pelaksanaan Pengarahan teknis ke 30 SKPD Provinsi Banten Mei-Juni Pengadaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Oktober Menyelenggarakan Workshop SIKD dengan 40 peserta dari unsur
Pengelola Arsip dan PPID Provinsi Banten
November Pelaksanaan instalasi software aplikasi SIKD ke SKPD
PERKEMBANGAN PEMBANGUNAN SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN
TAHUN BULAN KEGIATAN
2015 Januari Kerjasama lanjutan dgn Telkom Sewa Storage untuk 1 Tahun
Mei Workshop Implementasi SIKP-JIKP angkatan pertama dgn 40 SKPD dan 8 LKD
Juni - Agustus Instalasi Aplikasi SIKP-JIKP ke SKPD dan LKD
Oktober Workshop Implementasi SIKP-JIKP angkatan ke-dua dgn 40 SKPD dan 8 LKD
November Pembangunan Infrastruktur Jaringan Intranet dan Internet Sistem Informasi Kearsipan Pemerintah Provinsi Banten
dalam rangka
SARANA PRASARANA SIKP-JIKP DI BPAD PROVINSI BANTEN
GEDUNG/RUANG
VOL.
LUAS
LOKASI
Ruang Server SIKP-JIKP
13 x 4 = 12 M2
BPAD Provinsi Banten
Ruang Alih Media Arsip
1
4 x 6 = 24 M2
Depo Arsip
Genset
1
3 x 4 = 12 M2
BPAD Provinsi Banten
PERLENGKAPAN
VOL.
JENIS
MERK
Komputer
6
PC
Lenovo
Printer
3
Laserjet, Inkjet
Cannon, Hp
Laptop
2
Portable
Acer, Lenovo
Scanner
2
Otomatic Multipage
Fujitsu
Server
1
Intelxeon 5017c-TF
Super Micro Server
Router Board
1
MPC8533
Power PC
Swicth Hub
1
16 volt 32 GBPS
Hewlet Pecker
UPS
1
1000 RM 12U
HPC- sua
-BANTUAN SARANA PRASARANA DALAM RANGKA
IMPLENTASI SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN
BARANG
VOL.
JENIS
PERUNTUKAN
KOMPUTER
30PC (set)
Pengelolaan SIKD oleh 30 SKPD
Provinsi
APLIKASI SIKD
40
CD Software Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis
BANTUAN TEKNIS
VOL.
KEPADA
KETERANGAN
Instalasi Aplikasi
SIKD
40
SKPD
Bantuan instalasi aplikasi untuk 40
SKPD Provinsi Banten
Pendampingan
Teknis
40
SKPD
Pendampingan Teknis implementasi
SIKD dan SIKP-JIKP untuk 40 SKPD
Provinsi Banten
REKAPITULASI DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG TELAH DIALIHMEDIAKAN
TAHUN INSTANSI URAIAN
SKPD PROVINSI BANTEN JENIS ARSIP JUMLAH
2014 - 2015 1 Badan Ketahanan Pangan Daerah Arsip Kegiatan 75 Lembar
2 Biro Administrasi Pembangunan Produk Hukum 500 Lembar 3 Biro Organisasi Produk Hukum 7.722 Lembar 4 Biro Pemerintahan Produk Hukum 29 Lembar 5 Dinas Perhubungan, Komunikasi Dan
Informatika
Produk Hukum 6 Lembar 6 Dinas Perindustrian dan Perdagangan Produk Hukum 22 Lembar 7 Komisi Pemilihan Umum Daerah Arsip Pilgub 307 Lembar
N N O Nama SKPD Provinsi Banten Jumlah Arsip (Berkas)
Jumlah Arsip yang telah diinput
Jumlah Arsip yang telah divalidasi
Jumlah Arsip yang telah dipublish 1 1KOMISI PEMILIHAN UMUM DAERAH 307 307 307 -2 2 BIRO ADMINISTRASI 93 93 93 -3 3 BADAN KETAHANAN PANGAN DAERAH 28 28 28 -Jumlah Berkas 428 428 428
-DAFTAR ARSIP IN AKTIF YANG TELAH DIINPUT DAN DIVALIDASI
PADA APLIKASI SIKN-JIKN
BPAD Provinsi Banten
