BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Tuntutan pelanggan yang semakin tinggi terhadap mutu dari produk (barang atau jasa) turut mempengaruhi perusahaan untuk menerapkan SMM. Saat ini SMM yang umum diadopsi adalah standar ISO 9001:2008 karena standar ini bersifat generik sehingga dapat diterapkan disemua jenis dan ukuran perusahaan (ISO 2008). Hasil survey yang dilakukan oleh The ISO Survey (www.iso.org) pada tahun 2009 memperlihatkan pada akhir tahun 2008 jumlah organisasi yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000/2008 sebanyak 982.832 organisasi. Organisasi tersebut tersebar di 176 negara termasuk di Indonesia, dengan demikian jumlah rata-rata organisasi dalam setiap negara yang memperoleh sertifikakat ISO 9001 pada tahun 2008 adalah sebanyak 5.585 organisasi. Di Indonesia jumlah organisasi yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001 pada akhir tahun 2008 adalah sebanyak 5.713 organisasi. Hal ini menunjukkan perkembangan penerapan SMM standar ISO 9001:2000/2008 di Indonesia cukup besar.
Penerapan SMM memerlukan sejumlah dokumen untuk mengontrol kegiatan yang berlangsung dalam perusahaan. Dokumen harus disimpan dan terus dipelihara untuk memastikan kesesuaian dengan kegiatan bisnis yang berlangsung di dalam perusahaan (ISO 2008). Struktur dokumentasi SMM dapat diuraikan dalam hirarki berbentuk pyramid seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1 (Schlickman 2003).
Dalam standar ISO 9001:2008, terdapat sejumlah klausul yang dipersyaratkan untuk dilaksanakan. Klausul-klausul tersebut direpresentasikan menjadi enam prosedur wajib yaitu:
1. Prosedur pengendalian dokumen, 2. Prosedur pengendalian rekaman, 3. Prosedur audit mutu internal,
4. Prosedur pengendalian produk tidak sesuai, 5. Prosedur tindakan perbaikan, dan
6. Prosedur tindakan pencegahan.
Prosedur pengendalian dokumen dan prosedur pengendalian rekaman adalah prosedur yang mengatur tentang tata cara pengendalian dokumen SMM. Penelitian ini membahas kedua prosedur tersebut karena semua dokumen SMM telah diatur dan ditetapkan pada kedua prosedur ini. Pengendalian dokumen SMM memiliki makna bahwa dokumen-dokumen yang penting bagi SMM harus disimpan, dirawat, diperbaharui, dan didistribusikan pada personal yang berwenang. Pengendalian dokumen SMM merupakan jenis klausul yang harus didokumentasikan, artinya bahwa perusahaan harus memiliki prosedur tentang bagaimana dokumen SMM di perusahaan harus dikendalikan. Pengendalian dokumen diatur standar ISO 9001:2008 dalam klausul 4.2.3 sebagai berikut :
Sumber : Standard SNI ISO 9001:2008, Quality Management System – Requirements. Setiap perusahaan pasti memiliki rekaman. Salah satu contoh bentuk rekaman adalah notulen rapat; notulen rapat ini merupakan bukti suatu kegiatan
telah dilakukan. Hasil notulen dapat digunakan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan, oleh sebab itu, rekaman harus dikelola dengan baik. Mengendalikan rekaman adalah mengatur antara lain: tata cara penyimpanan rekaman, perlindungan rekaman, penetapan masa simpan, pengidentifikasian, tata cara pengambilan rekaman, dan pemusnahan rekaman bila melewati masa simpan. Pengendalian rekaman diatur dalam standar ISO 9001:2008 pada klausul 4.2.4 sebagai berikut :
Sumber : Standard SNI ISO 9001:2008, Quality Management System – Requirements
Saat ini, beberapa perusahaan telah menggunakan perangkat lunak pengendalian dokumen, diantarnya adalah CEBOS (http://www.cebos.com) dengan nama The CEBOS MQ1 Document Management Software dan Niix ISO Document Management System (DMS) dari perusahaan Software Research and Development Provider (http://niix.com). Perangkat lunak ini digunakan untuk mengendalikan dokumen elektronik, hanya saja perangkat lunak ini belum memiliki aplikasi pengenalan dokumen secara otomatis yang bersumber dari dokumen hardcopy.
Pengenalan (identifikasi) dokumen identik dengan beberapa penelitian yang berkaitan dengan pengenalan pola yang lebih dikenal dengan pengenalan huruf dan angka, terutama yang menggunakan teknik klasifikasi JST. Berikut ini beberapa penelitian yang membahas tentang pengenalan karakter huruf dan angka menggunakan JST :
• Penerapan neural network tentang metode backpropagation pada pengenalan pola huruf (Sholahuddin 2002). Penelitian ini mampu mengenali pola huruf abjad dengan baik meskipun diberi noise dengan batas-batas tertentu.
• Teknik pengenalan huruf menggunakan model jaringan syaraf tiruan radial basis function dengan randomize cluster decision (Haryono 2005).
Penelitian ini mengembangkan perpaduan model Jaringan saraf tiruan antara model radial dengan pembentukan cluster menggunakan model SOM (Self Organizing Map).
• Teknik pengenalan karakter berbasis optik yaitu Optical Character Recognition System Using BP Algorithm (Park et al. 2008). Penelitian ini menggunakan algoritma JST propagasi balik dengan tiga buah lapisan (layer).
• Aplikasi jaringan syaraf tiruan untuk mengenali tulisan tangan huruf A,B,C, dan D pada jawaban soal pilihan ganda (Aprijani 2011).
Selain dengan teknik JST, beberapa penelitian juga menggunakan teknik lain untuk pengenalan karakter huruf dan angka, seperti algoritma genetika (Saputro 2003), dan perpaduan algoritma berbasis chain code dan sequence allignment
(Wirayuda et.al 2009). Pada teknik yang menggunakan algoritma genetika, pengkodean dilakukan dengan cara memasangkan setiap koordinat obyek pengamatan dengan koordinat obyek model. Nilai dari hasil pemasangan koordinat tersebut menghasilkan nilai fitness yang berbeda, dari hasil penggunaan algoritmagenetika ini mampu mengenali huruf dengan baik.
Pada perpaduan algoritma berbasis chain code dan sequence allignment,
algoritma chain code digunakan untuk mengekstraksi ciri huruf yaitu membangun vektor ciri berisi informasi kode pembentuk huruf. Mekanisme inferensi dengan
sequence allignment diperlukam untuk mencocokkan pola yang ada dengan pola yang terdapat di dalam basis pengetahuan.
Dalam penelitian ini metode pengenalan nomor dokumen mengambil teknik klasifikasi JST dengan menggunakan alogoritma propagasi balik seperti yang dilakukan oleh Park (Park et al. 2008). Adapun yang mendasari pemilihan JST karena teknik ini memiliki kemampuan melakukan proses pembelajaran untuk menciptakan suatu pola pengetahuan dan perhitungan secara paralel sehingga prosesnya lebih singkat. Penelitian ini mengambil studi kasus pengendalian dokumen pada penerapan SMM di Akademi Teknik Soroako (ATS).
1.2 Perumusan Masalah
Pengendalian dokumen menjadi salah satu permasalahan yang dihadapi oleh setiap organisasi yang menerapkan SMM. Dokumen dalam bentuk hardcopy yang dihasilkan dari setiap kegiatan atau proses harus dikendalikan. Permasalahan yang timbul dari proses pengendalian dokumen hardcopy ini adalah tidak efisien dalam melakukan proses penyimpanan, pengambilan (retrieval), perawatan dan beberapa aturan seperti yang dipersyaratkan oleh standar ISO 9001:2008. Belum adanya aplikasi spesifik yang dapat mengenali dan menyimpan dokumen hardcopy secara otomatis menjadikan permasalahan ini belum dapat terselesaikan.
Permasalahan ini juga yang dihadapi oleh ATS. Sejak menerapkan SMM jumlah dokumen yang telah diterbitkan sebanyak 395 dokumen yang terdiri dari 1 buah manual mutu, 9 buah prosedur, 160 instruksi kerja, dan 235 formulir seperti yang diperlihatkan pada Tabel 1 (ATS 2010a). Dari 235 formulir tidak kurang dari 150 lembar formulir tersebut digunakan dalam proses transaksi harian, sehingga secara otomatis formulir-formulir tersebut disimpan sebagai rekaman.
Tabel 1 Komposisi dokumen SMM ATS
Unit Manual Mutu Prosedur Instruksi Kerja Formulir
QMR 1 9 - - KPG - - 9 21 BAK - - 5 4 BKM - - 7 - BSP - - 8 - BSPM - - - 18 KMT - - 1 8 LK3 - - 11 10 MHS - - 9 15 LIB - - 5 11 PIF - - 19 21 TPM - - 21 32 PMPS - - 1 1 PPF - - 10 - PSDM - - 7 4 PSPPM - - 27 54 PUSREK - - 8 20 ICT - - 11 7 WKMD - - 1 9 Jumlah 1 9 160 235 Total 395
Untuk mempertahankan konsistensi implementasi SMM, setiap tahun ATS melakukan proses audit yang dilaksanakan oleh badan sertifikasi ISO yang bersifat independen. Pengendalian dokumen SMM merupakan salah satu perhatian serius dalam proses audit karena dokumen merupakan bukti bawah suatu kegiatan atau proses telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
1.3 Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk merancang bangun aplikasi pengendalian dokumen SMM yang bersumber dari dokumen hardcopy. Proses pengenalan nomor dokumen menggunakan teknik klasifikasi JST dengan algoritma propagasi balik.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah
a) Menghasilkan sebuah aplikasi pengendalian dokumen yang memiliki kecerdasan dalam proses identifikasi nomor dokumen.
b) Dapat menjadi solusi oleh institusi pendidikan khususnya Akademi Teknik Sorowako dalam meningkatkan kualitas pengendalian dokumen SMM yang sudah ada.
c) Dapat dijadikan acuan oleh setiap organisasi dalam melakukukan pengendalian dokumen dengan efisien sehingga menjaga konsistensi penerapan SMM.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian yang dilakukan memiliki batasan atau ruang lingkup sebagai berikut :
a) Penelitian dilakukan dengan mengambil studi kasus pengendalian dokumen di Akademi Teknik Soroako.
b) Data yang digunakan dalam penelitian ini berupa dokumen SMM level 4 yaitu dokumen jenis formulir dan rekaman versi terakhir.
c) Pengendalian dokumen yang dibahas meliputi pengenalan nomor dokumen, penyimpanan, pendistribusian, pencarian, dan pemusnahan rekaman.
d) Format penomoran dokumen SMM yang dibahas terdiri dari enam digit karakter yaitu huruf F dan angka 0 sampai dengan 9.
