1
RENCANA KERJA PENINGKATAN KINERJA
PENGELOLAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PADA
BAGIAN TATA USAHA PUSAT PENGELOLAAN
EKOREGION JAWA KEMENTERIAN LINGKUNGAN
HIDUP REPUBLIK INDONESIA
OLEH :
PESERTA
No. 04/Diklatpim III/VIII/DIY/2013
PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN VIII
YOGYAKARTA2
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sekarang ini pemerintah sedang berusaha untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih (clean government) dan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Untuk mewujudkan hal tersebut harus didukung oleh sistem administrasi pemerintahan yang efektif, akuntabel, dan transparan. Dalam melaksanakan administrasi pemerintahan, setiap aparatur mesti bersinggungan dan bergelut dengan urusan arsip dan dokumen. Oleh karena itu, dalam sistem administrasi pemerintahan, manajemen kearsipan dan dokumentasi memiliki posisi dan peran strategis meskipun selama ini belum mendapatkan perhatian yang proporsional. Jika tidak ada arsip (dokumen), maka tidak akan ada administrasi. Sebaliknya tidak ada administrasi tanpa kehadiran arsip dan dokumen.
Arsip dan administrasi ibarat dua sisi mata uang yang satu sama lainnya saling berkontribusi. Administrasi dapat berjalan dengan baik dengan adanya dukungan arsip. Sebaliknya, arsip dan dokumen akan tercipta seiring dengan aktivitas organisasi. Makin besar aktivitas sebuah organisasi maka makin tinggi volume arsip dan dokumen yang diciptakan. Pertumbuhan ini terjadi sejalan dengan semakin kompleknya tugas dan fungsi suatu organisasi dan unit-unit kerjanya. Oleh karena itu, peningkatan sistem manajemen pengelolaan arsip dan dokumentasi menjadi syarat yang harus dipenuhi untuk mewujudkan tata kelola administrasi pemerintahan yang baik.
Sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Selanjutnya dalam pasal 4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tersebut disebutkan bahwa penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan:
1. kepastian hukum;
2. keautentikan dan keterpercayaan; 3. keutuhan;
4. asal usul (principle of provenance); 5. aturan asli (principle of original order); 6. keamanan dan keselamatan;
7. keprofesionalan; 8. keresponsifan; 9. keantisipatifan; 10. kepartisipatifan; 11. akuntabilitas; 12. kemanfaatan; 13. aksesibilitas; dan 14. kepentingan umum.
Sistem manajemen pengelolaan arsip dan dokumentasi dapat dikatakan baik apabila dapat berfungsi sebagai bagian dari sistem informasi manajemen yang terukur dengan penyajian yang tepat waktu, tepat informasi, tepat guna, tepat sasaran dan dapat memenuhi kebutuhan bagi pelaksana tugas maupun sebagai bahan pengambilan keputusan oleh pemimpin, sekaligus arsip dan
4
dokumen sebagai bukti otentik pelaksanaan kegiatan, penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. Untuk mencapai sasaran tersebut tentu harus didukung dengan SDM, sumber dana, peralatan/sarana dan prasarana serta sistem yang benar (metode).
Penyelenggaraan pengelolaan kearsipan dan dokumentasi saat ini secara umum belum berjalan secara tertib sebagaimana yang diharapkan. Lemahnya urusan kearsipan dan dokumentasi dipengaruhi dan berpangkal dari lemahnya pengetahuan dan kesadaran aparatur terhadap masalah kearsipan. Berpangkal dari hal tersebut akhirnya bermuara ke banyak sisi antara lain : 1. Arsip dan dokumen hanya dilihat dari sisi fisik bukan dari sisi informasi.
Dampaknya pengelola arsip dan dokumentasi merasa dan dianggap sebagai penjaga gudang kertas yang seolah hanya bisa mendapat tambahan penghasilan dengan cara menjual kertas-kertas bekas. Hadirnya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) setidaknya telah menunjukkan esensi dasar sebuah arsip. Arsip dan dokumentasi yang selama ini tenggelam oleh aspek fisik mulai dilihat dari sisi informasi.
2. Sumber daya manusia terampil di bidang kearsipan dan dokumentasi yang sangat terbatas.
3. Kurangnya perhatian dan apresiasi organisasi terhadap urusan kearsipan dan dokumentasi. Arsip baru dianggap penting dan sangat dibutuhkan saat organisasi mengalami kesulitan menemukan arsipnya.
4. Kurangnya sarana dan prasarana untuk menunjang pengelolaan arsip dan dokumentasi.
Dengan kondisi demikian maka tidak mengherankan bahwa masih banyak instansi pemerintahan baik pusat maupun daerah yang belum dapat
menata arsip dan dokumennya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Hal ini tentu saja sangat berpengaruh terhadap kinerja instansi bersangkutan, terutama dalam pengambilan kebijakan dan pelayanan kepada masyarakat maupun pelayanan kepada instansi lainnya.
B. Isu Aktual
Isu aktual yang saat ini dihadapi oleh Bagian Tata Usaha pada Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia antara lain:
1. Rendahnya kinerja pegawai pada Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup.
2. Rendahnya kemampuan pengelolaan arsip dan dokumentasi pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup.
3. Kurangnya sarana prasarana arsip dan dokumentasi pada Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup.
Dari ketiga isu aktual tersebut, Bagian Tata Usaha berfokus pada isu aktual kedua yaitu masalah pengelolaan arsip dan dokumentasi yaitu mulai dari tahap penciptaan surat, pendistribusian, pengklasifikasian informasi arsip dan dokumentasi, penggunaan dan pemanfaatan, pemeliharaan, pengelolaan, dan penyusutan arsip-arsip. Penyelenggaraan pengelolaan arsip dan dokumentasi di Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia saat ini belum berjalan secara tertib sebagaimana yang diharapkan. Hal ini disebabkan berbagai masalah dan hambatan antara lain kurangnya sarana kearsipan dan dokumentasi. Dengan kondisi yang demikian, suatu dokumen laporan atau data yang diperlukan
6
sewaktu-waktu sebagai bahan rencana tindak lanjut terkadang sulit ditemukan atau memerlukan waktu yang cukup lama.
Hal lain yang menyebabkan kurang tertibnya pengelolaan arsip dan dokumentasi pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia karena kurangnya pengetahuan dan keterampilan staf yang menangani arsip dan dokumentasi untuk mengelola dan menata arsip dengan baik dan tertib sehingga perlu pembinaan yang intensif. Kondisi kurang tertibnya pengelolaan arsip dan dokumentasi tersebut berpengaruh pada proses perencanaan kegiatan dan pengambilan keputusan bagi pimpinan akibat tidak tersedianya dukungan data dan informasi yang lengkap.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dalam organisasi serta tema Diklat Pim III Angkatan VIII Badan Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Daerah DIY Tahun 2013 yaitu “Membangun World Class Governance Melalui Pengembangan Sumber Daya Manusia Aparatur Pembangunan Berkelanjutan dan Peningkatan Kesadaran Berbangsa dan Berbudaya”, penyusunan Kertas Kerja Perseorangan ini mengambil judul yaitu “RENCANA KERJA PENINGKATAN KINERJA PENGELOLAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PADA BAGIAN TATA USAHA PUSAT PENGELOLAAN EKOREGION JAWA KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP REPUBLIK INDONESIA”.
C. Visi dan Misi Organisasi 1. Visi
Visi adalah gambaran masa depan yang akan dicapai berupa keadaaan yang lebih baik dari kondisi sekarang. Pengertian visi menurut
Lembaga Administrasi Negara (LAN-RI) adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan berisikan cita-cita yang ingin diwujudkan oleh instansi pemerintah. Visi ditetapkan dengan tujuan untuk mengarahkan organisasi pada tujuan yang hendak dicapai.
Dalam Rencana Strategis Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia Tahun 2010-2014 telah ditetapkan visi organisasi yang ingin dicapai yaitu “Mewujudkan Lingkungan Hidup Berbasis Ekoregion Jawa”. Maksud dari visi tersebut adalah dengan adanya peran Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa diharapkan status lingkungan hidup di pulau Jawa akan semakin membaik. Berbagai aktivitas yang dilakukan oleh setiap sektor terkait telah mempertimbangkan prinsip pembangunan berkelanjutan melalui sinergitas kesatuan ekosistem/ekoregion.
2. Misi
Visi Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia tersebut dijabarkan lebih lanjut ke dalam misi yang diharapkan agar seluruh anggota organisasi, semua pemangku kebijakan dan pihak yang berkepentingan dapat mengetahui dan mengenali keberadaan, peran dan fungsi Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN-RI), misi merupakan pernyataan yang menetapkan tujuan instansi pemerintah dan sasaran yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu melalui penerapan strategi yang telah dipilih. Adapun misi Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia adalah :
8
a. Mewujudkan perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup Ekoregion Jawa;
b. Meningkatkan kapasitas SDM pengelola lingkungan hidup dan sarana prasarana pendukung Ekoregion Jawa.
D. Tugas Pokok dan Fungsi
Berdasarkan Peraturan Menteri Lingkungan Hidup Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Negara Lingkungan Hidup Nomor 16 Tahun 2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Lingkungan Hidup, disebutkan pada Pasal 555 bahwa Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan kegiatan perlindungan dan pengelolaan wilayah ekoregion Jawa.
Sedangkan dalam Pasal 558 dan 559 Peraturan Menteri Lingkungan Hidup tersebut dijelaskan tentang tugas pokok dan fungsi Bagian Tata Usaha pada Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa sebagai berikut (tabel 1) :
Tabel 1.
Tugas Pokok dan Fungsi
Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup (L. 1)
No Tugas Pokok dan Fungsi 1.
2.
Tugas Pokok :
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana dan program, keuangan, administrasi umum, dan kepegawaian.
Fungsi:
a. Penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana, program, dan anggaran;
b. Pelaksanaan urusan keuangan; dan
c. Pelaksanaan urusan persuratan, arsip dan dokumentasi, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, hubungan masyarakat, dan protokol.
E. Tujuan Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang dirumuskan berdasarkan tugas pokok dan fungsi Bagian Tata Usaha serta visi dan misi Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia. Oleh karena itu peran, fungsi dan kedudukan yang melekat pada Bagian Tata Usaha tidak bisa lepas dari tugas pokok dan fungsi tersebut untuk mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan hal tersebut di atas, maka dapat dirumuskan tujuan jangka panjang (L.2) yang ingin dicapai yaitu sebagai berikut (Tabel 2):
Tabel 2.
Tujuan Jangka Panjang
Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup (L. 2)
No Tujuan Jangka Panjang
1. Meningkatkan pengelolaan administrasi umum dan kepegawaian pada Bagian Tata Usaha
2. Meningkatkan akuntabilitas pelaporan keuangan pada Bagian Tata Usaha
3. Meningkatkan kualitas penyusunan perencanaan program kegiatan dan anggaran pada Bagian Tata Usaha
Untuk memilih tujuan jangka panjang prioritas tersebut maka digunakan Teknik Analisis Manajemen (TAM) yaitu teknik USG (Urgency, Seriousness,
Growth) yang dilakukan dengan cara menentukan skor tiap tujuan berdasarkan
urgensi, tingkat keseriusan masalah dan tingkat berkembangnya masalah dengan skala nilai 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) sebagai berikut:
1. Angka 5 memiliki USG yang relatif sangat tinggi 2. Angka 4 memiliki USG yang relatif tinggi
3. Angka 3 memiliki USG yang relatif cukup tinggi 4. Angka 2 memiliki USG yang relatif rendah
10
Hasil analisis USG untuk memilih tujuan jangka panjang prioritas tersebut kemudian disajikan ke dalam tabel sebagai berikut (Tabel 3):
Tabel 3.
USG Tujuan Jangka Panjang Prioritas
Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup
No Tujuan Jangka Panjang U S G Total 1. Meningkatkan pengelolaan administrasi
umum dan kepegawaian pada Bagian Tata Usaha
5 4 5 14
2. Meningkatkan akuntabilitas pelaporan keuangan pada Bagian Tata Usaha
4 4 4 12
3. Meningkatkan kualitas penyusunan
perencanaan program kegiatan dan anggaran pada Bagian Tata Usaha
4 4 3 11
Tujuan prioritas : nomor 1
Meningkatkan pengelolaan administrasi umum dan kepegawaian pada Bagian Tata Usaha
Dari hasil analisis USG tersebut di atas dapat dilihat bahwa tujuan jangka panjang prioritas yang ingin dicapai oleh Bagian Tata Usaha adalah nomor urut 1 dengan total nilai USG 14, sedangkan di urutan kedua adalah nomor urut 2 dengan total nilai USG 12, dan urutan ketiga adalah nomor 3 dengan total nilai USG 11.
Pemilihan tujuan jangka panjang prioritas tersebut juga didasarkan pada pertimbangan bahwa pengelolaan dan pelayanan administrasi umum dan kepegawaian pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia memiliki dampak yang cukup besar bagi peningkatan kinerja organisasi secara keseluruhan namun saat ini kinerjanya masih belum optimal sehingga perlu untuk terus ditingkatkan lagi di masa mendatang.
F. Tujuan Jangka Pendek, Indikator Kinerja dan Perolehan Informasi 1. Tujuan Jangka Pendek
Tujuan jangka panjang yang sudah ditetapkan tersebut selanjutnya dapat dijabarkan ke dalam beberapa tujuan jangka pendek. Tujuan jangka pendek tersebut harus dapat direalisasikan dalam periode 1 (satu) tahun mendatang yaitu sebagai berikut (Tabel 4) :
Tabel 4.
Tujuan Jangka Pendek
Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup (L. 3)
No Tujuan Jangka Pendek 1. Meningkatnya pengelolaan arsip dan dokumentasi 2. Meningkatnya pelayanan administrasi kepegawaian
3. Meningkatnya pelayanan urusan rumah tangga dan perlengkapan
Untuk menentukan prioritas tujuan jangka pendek, digunakan teknik USG (Urgency, Seriousness, Growth) dengan cara menentukan skor tiap tujuan berdasarkan urgensi masalahnya, keseriusan masalahnya dan tingkat berkembangnya masalah dengan skala nilai dari 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) sebagai berikut:
a. Angka 5 memiliki USG yang relatif sangat tinggi b. Angka 4 memiliki USG yang relatif tinggi
c. Angka 3 memiliki USG yang relatif cukup tinggi d. Angka 2 memiliki USG yang relatif rendah
e. Angka 1 memiliki USG yang relatif sangat rendah
Hasil analisis USG tersebut kemudian disajikan ke dalam tabel sebagai berikut (Tabel 5):
12
Tabel 5.
USG Tujuan Jangka Pendek Prioritas
Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup
No Tujuan Jangka Pendek U S G Total 1. Meningkatnya pengelolaan arsip dan
dokumentasi
5 4 4 13
2. Meningkatnya pelayanan administrasi kepegawaian
4 3 3 10
3. Meningkatnya pelayanan urusan rumah tangga dan perlengkapan
4 4 3 11
Tujuan prioritas : Nomor 1
Meningkatnya pengelolaan arsip dan dokumentasi
Berdasarkan analisis USG di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan jangka pendek nomor 1 yaitu “Meningkatnya pengelolaan arsip dan dokumentasi” memperoleh skor USG tertinggi sehingga menjadi tujuan jangka pendek prioritas. Hal ini didasarkan pertimbangan bahwa dengan semakin meningkatnya kegiatan dan aktivitas Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup maka dibutuhkan pengelolaan arsip dan dokumentasi yang optimal sebagai bahan informasi dalam pengambilan kebijakan, namun saat ini kinerja pengelolaan arsip dan dokumentasi tersebut belum terlaksana dengan baik sehingga hal ini menjadi prioritas untuk segera ditingkatkan.
2. Indikator Kinerja
Untuk mengetahui dan mengukur sasaran prioritas dibutuhkan standar / tolok ukur atau sering disebut sebagai indikator. Indikator adalah satuan, variabel, besaran-besaran yang dapat dikuantitatifkan sebagai petunjuk alat ukur yang dipergunakan untuk mengetahui tingkat pencapaian
tujuan. Indikator bisa berupa jumlah, persentase, frekuensi, waktu dan lain-lain menurut satuan ukuran tertentu.
Penggunaan indikator kinerja harus memiliki syarat SMART antara lain yaitu S = Specific artinya bersifat khusus/khas dan sederhana, M =
Measurable artinya dapat diukur, A = Achievable artinya dapat
dicapai/dikerjakan, R = Relevant artinya bersifat logis/masuk akal sesuai dengan ketentuan peraturan dan T = Time Related artinya dimensi waktunya jelas.
Adapun indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur keberhasilan pencapaian tujuan jangka pendek dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Jumlah pegawai yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan dan dokumentasi
Indikator ini digunakan untuk menunjukkan jumlah pegawai yang dianggap memiliki kompetensi memadai di bidang kearsipan dan dokumentasi dilihat dari latar belakang pendidikan dan diklat / pelatihan / bimbingan teknis tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi yang pernah diikuti oleh pegawai, satuan ukuran indikator kinerjanya adalah orang.
b. Pembinaan petugas pengelola arsip dan dokumentasi
Indikator ini digunakan untuk menunjukkan kegiatan pembinaan kearsipan dan dokumentasi kepada petugas pengelola arsip yang ada di Bagian Tata Usaha, satuannya adalah kali. Pembinaan tersebut dapat berupa pembinaan internal oleh pejabat struktural (Kepala Bagian / Kepala Sub Bagian) maupun pembinaan eksternal oleh Lembaga Diklat/ instansi lain.
14
c. Tersedianya sarana prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi sesuai kebutuhan
Indikator ini digunakan untuk mengetahui ketersediaan sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi yang dibutuhkan, satuan indikator kinerjanya adalah %.
d. Kecepatan waktu menemukan kembali arsip dan dokumen
Salah satu tujuan dari pengelolaan arsip dan dokumentasi adalah untuk mempermudah / mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam penemuan kembali arsip dan dokumen yang dibutuhkan. Jika pengelolaan dan penataan arsip dan dokumentasi sudah terlaksana dengan baik maka waktu temu kembali arsip dan dokumen akan dapat dipersingkat, sebaliknya jika arsip dan dokumen tidak terkelola dengan baik maka waktu temu kembali arsip menjadi lebih lama. Satuan indikatornya adalah menit yang menyatakan jumlah waktu (rata-rata) dalam menit yang diperlukan untuk menemukan arsip dan dokumen yang dicari.
3. Perolehan Informasi
Dari rumusan Tukadek (L.3.A), kemudian akan dirumuskan prioritas tukadek, indikator kinerja, satuan ukuran dan perolehan informasi (L.3.B) dengan menganalisis atau membahas dengan mencoba menguraikan hubungan sebab dan akibat dari fakta-fakta yang diselidiki dan disimpulkan melalui indikator kinerja (performance indicators). Tujuan jangka pendek, indikator kinerja dan satuan ukurannya serta diperolehnya informasi dapat dijelaskan sebagai berikut (Tabel 6) :
Tabel 6.
Prioritas Tukadek, Indikator Kinerja dan Perolehan Informasi Pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa
Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia ( L. 3B ) No Prioritas
Tukadek Indikator Kinerja
Satuan Ukuran Perolehan Informasi Diperoleh Di Dicari Di 1. Meningkatnya pengelolaan arsip dan dokumentasi a. Jumlah pegawai yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan dan dokumentasi
Orang Bagian Tata Usaha Lembaga Diklat b. Pembinaan petugas pengelola arsip dan dokumentasi
Kali Bagian Tata Usaha Lembaga diklat c. Tersedianya sarana prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi sesuai kebutuhan % Bagian Tata Usaha - d. Kecepatan waktu menemukan kembali arsip dan dokumen
Menit Bagian Tata Usaha
Unit kerja terkait
16 BAB II
GAMBARAN KEADAAN
A. Keadaan Tingkat Kinerja Sekarang 1. Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Menteri Lingkungan Hidup Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Negara Lingkungan Hidup Nomor 16 Tahun 2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Lingkungan Hidup, pada pasal 554 disebutkan bahwa Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa adalah unsur pendukung yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Menteri Negara Lingkungan Hidup melalui Sekretaris Kementerian.
Adapun struktur organisasi Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia adalah sebagai berikut: a. Kepala;
b. Kepala Bagian Tata Usaha, membawahi: 1) Subbagian Program;
2) Subbagian Keuangan; dan
3) Subbagian Umum dan Kepegawaian.
c. Bidang Inventarisasi dan Pengembangan Sistem Informasi Lingkungan Hidup, membawahi:
1) Subbidang Inventarisasi Lingkungan Hidup;
2) Subbidang Pengembangan Sistem Informasi Lingkungan Hidup. d. Bidang Pengendalian Pemanfaatan Ruang dan Sumber Daya Alam,
membawahi:
2) Subbidang Pengendalian Pemanfaatan Sumber Daya Alam. e. Bidang Peningkatan Kapasitas, membawahi:
1) Subbidang Pendidikan dan Pelatihan;
2) Subbidang Peningkatan Kapasitas Laboratorium Daerah. f. Kelompok Jabatan Fungsional.
2. Sumber Daya Manusia
Jumlah SDM di Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa saat ini berjumlah 94 orang terdiri dari 43 orang PNS dan 51 orang PTT. Komposisi pegawai berdasarkan eselon dan jabatan adalah sebagai berikut:
a. Eselon II : 1 orang
b. Eselon III : 3 orang
c. Eselon IV : 9 orang
d. Staf : 60 orang (30 PNS, 30 PTT)
e. Satpam : 7 orang (PTT)
f. Pramubakti : 7 orang (PTT)
g. Pengemudi : 7 orang (PTT)
Jika dilihat dari latar belakang pendidikan maka komposisi pegawai adalah sebagai berikut:
a. Doktoral S3 : 1 orang (PNS)
b. Pasca Sarjana S2 : 9 orang (7 PNS, 2 PTT)
c. Sarjana S1 : 51 orang (30 PNS, 21 PTT)
d. Diploma 3 : 8 orang (2 PNS, 6 PTT)
e. Diploma 1 : 1 orang (PTT)
f. SLTA / sederajat : 19 orang (2 PNS, 17 PTT) g. SLTP / sederajat : 5 orang (1 PNS, 4 PTT)
18
Sedangkan komposisi pegawai berdasarkan pangkat / golongan adalah sebagai berikut:
a. Golongan IV : 6 orang
b. Golongan III : 32 orang
c. Golongan II : 4 orang
d. Golongan I : 1 orang
Adapun jumlah SDM yang khusus berada di Bagian Tata Usaha yaitu sebanyak 23 orang yang terdiri dari:
a. Subbagian Program : 6 orang
b. Subbagian Keuangan : 8 orang
c. Subbagian Umum dan Kepegawaian : 9 orang
3. Sarana dan Prasarana
Untuk kelancaran pencapaian tujuan/hasil tidak lepas dari sarana dan prasarana yang berfungsi untuk mendukung kinerja SDM pada Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia. Adapun sarana dan prasarana kerja yang dimiliki adalah sebagai berikut:
a. Tanah Bangunan Kantor : 2.597 m2
b. Genset : 2 buah
c. Mobil : 8 buah
d. Sepeda Motor : 2 buah
e. Sepeda : 3 buah
f. GPS : 1 buah
g. Mesin Tik Elektronik : 7 buah
i. Lemari Kayu : 6 buah j. Filing Kabinet Besi : 10 buah k. Filing Kabinet Kayu : 15 buah
l. LCD Proyektor : 8 buah
m. Meja Kerja Kayu : 78 buah
n. Kursi Kayu : 49 buah
o. Handycam : 10 buah
p. Kamera Elektronik : 9 buah
q. Kamera Digital : 23 buah
r. Komputer : 48 unit
s. Laptop : 65 unit
t. Printer : 50 unit
u. Scanner : 3 unit
4. Anggaran
Jumlah anggaran kegiatan (DIPA) Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa tahun anggaran 2012 adalah sejumlah Rp28.636.305.000,- dengan serapan sebesar Rp25.406.617.115 atau 89,78% dari total anggaran dengan rincian berdasarkan output kegiatan sebagai berikut:
a. Dokumen informasi lingkungan hidup Ekoregion Jawa sebesar Rp3.603.495.000,-
b. Laporan pelaksanaan pengelolaan Ekoregion Jawa sebesar Rp19.217.741.000,-
c. Laporan pelaksanaan bimbingan teknis dan monev Ekoregion Jawa sebesar Rp1.822.395.000,-
20
5. Tingkat Kinerja Sekarang
Tingkat kinerja sekarang dalam upaya peningkatan kinerja pengelolaan arsip dan dokumentasi pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa sesuai dengan indikator kinerja yang telah ditetapkan dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Jumlah pegawai yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan dan
dokumentasi
Dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa, peranan dan fungsi dari pegawai khususnya petugas pengelola arsip dan dokumentasi sangat penting. Tingkat keberhasilan dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi sangat ditentukan oleh tingkat kompetensi dan pemahaman pegawai terhadap ketentuan dan peraturan di bidang kearsipan dan dokumentasi.
Kondisi yang ada saat ini menunjukkan bahwa tingkat kompetensi dan pemahaman pegawai di bidang kearsipan dan dokumentasi masih kurang memadai. Dilihat dari latar belakang pendidikan, saat ini hanya ada 1 (satu) orang pegawai pada Bagian Tata Usaha yang berpendidikan diploma (D3) kearsipan.
b. Pembinaan petugas pengelola arsip dan dokumentasi
Untuk mengelola arsip dan dokumentasi dengan baik maka dibutuhkan wawasan dan pengetahuan memadai terhadap peraturan-peraturan serta pedoman pengelolaan arsip dan dokumentasi. Oleh karena itu, pembinaan petugas pengelola arsip dan dokumentasi harus terus ditingkatkan, baik berupa pembinaan internal maupun pembinaan eksternal melalui pelatihan/diklat di bidang kearsipan dan dokumentasi. Saat ini pembinaan terhadap petugas pengelola arsip dan dokumentasi
melalui pengiriman pegawai mengikuti diklat kearsipan telah dilaksanakan sebanyak 1 (satu) kali.
c. Tersedianya sarana prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi
sesuai kebutuhan
Tujuan utama pengelolaan arsip dan dokumentasi adalah untuk mengatur penyimpanan dan penyusunan arsip dan dokumen secara rapi dan teratur dengan maksud menyelamatkan arsip dan dokumen sebagai sumber informasi dan melancarkan penemuan kembali arsip tersebut secara tepat dan cepat. Untuk mendukung hal tersebut diperlukan sarana/tempat penataan dan penyimpanan arsip dan dokumentasi yang memadai seperti almari dan filing cabinet, hal ini dimaksudkan agar dalam pelaksanaan kegiatan pengarsipan dapat berjalan tertib dan semua data arsip dan dokumen dapat dengan mudah dicari cukup dengan membuka nomor dan kode arsip.
Sarana dan prasarana penyimpanan arsip dan dokumen merupakan faktor pertama yang dapat mempengaruhi penataan arsip. Penyediaan ruangan/tempat penyimpanan arsip dan dokumen akan sedikit banyak dapat digunakan menilai adanya kemungkinan terawat tidaknya arsip tersebut, walaupun hal itu masih tergantung pada faktor manusia yang menanganinya. Karena dalam pekerjaan kearsipan dan dokumentasi yang diperhatikan terutama keadaan fisik arsip, maka dalam menata ruangan penyimpanan arsip dan dokumen perlu diperhatikan apakah rak-rak atau lemari-lemari penyimpanan arsip dan dokumen tersebut sudah bebas hama dan disesuaikan dengan kebutuhan. Juga perlu diperhatikan besar kecilnya boks-boks yang akan digunakan atau bentuk file arsip yang bagaimana yang diperlukan,
22
apakah perlu menyediakan sampul foto yang bebas asam atau lemari peta dan lain-lain. Besar kecilnya ruangan tidak menjadi masalah, yang terpenting adalah bagaimana memanfaatkan ruangan yang ada atau lemari-lemari arsip, maka perlu dibuat denah yang memberikan petunjuk di mana suatu kelompok arsip dan dokumen disimpan.
Saat ini sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan kearsipan dan dokumentasi pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa masih belum memadai, diantaranya yaitu rak / almari arsip, filing cabinet, dan ruang khusus penyimpanan arsip dan dokumen yang belum tersedia sehingga secara rata-rata ketersediaan sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi yang dibutuhkan baru mencapai 80%.
d. Kecepatan waktu menemukan kembali arsip dan dokumen
Arsip dan dokumen memiliki kelemahan yaitu bersifat pasif, sehingga pengguna arsip harus mencari dimana arsip dan dokumen tersebut dapat ditemukan. Disinilah pentingnya pengelolaan arsip dan dokumentasi yang baik dengan sistem tertentu, sehingga temu kembali arsip dan dokumen dapat dengan mudah, cepat dan akurat. Untuk mempermudah penemuan kembali (temu balik) arsip dan dokumen, diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode kearsipan dengan sebaik-baiknya. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam menata dan menyimpan arsip dan dokumen akan secara langsung mempengaruhi keberhasilan manajemen kearsipan.
Waktu yang dibutuhkan untuk menemukan kembali arsip dan dokumen tidaklah sama antara satu arsip dengan arsip lainnya. Jika
arsip dan dokumen yang dicari relatif baru maka waktu yang diperlukan lebih cepat karena masih dapat diingat dengan mudah. Namun untuk arsip-arsip dan dokumen lama, waktu yang dibutuhkan pun relatif lama. Secara rata-rata, waktu yang diperlukan untuk menemukan kembali arsip dan dokumen yang dibutuhkan yaitu 20 menit.
B. Keadaan Tingkat Kinerja yang Diinginkan
Sesuai dengan ketentuan dalam Pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa salah satu dari tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah dan menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dari uraian keadaan tingkat kinerja sekarang, maka keadaan tingkat kinerja yang diharapkan di Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa dalam upaya meningkatkan kinerja pengelolaan arsip dan dokumentasi sesuai dengan tujuan jangka pendek dan indikator kinerja yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut:
1. Jumlah pegawai yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan dan dokumentasi
Saat ini pegawai yang memiliki kompetensi memadai dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi sebanyak 1 (satu) orang, diharapkan pada tahun mendatang (2014) melalui pelaksanaan diklat maupun bimbingan teknis kearsipan kepada pegawai maka jumlah tersebut akan dapat ditingkatkan menjadi 3 (tiga) orang.
24
2. Pembinaan petugas pengelola arsip dan dokumentasi
Pembinaan terhadap petugas pengelola arsip dan dokumentasi sampai saat ini telah dilaksanakan sebanyak 1 (satu) kali, diharapkan pada tahun mendatang akan dapat ditingkatkan menjadi 4 (empat) kali.
3. Tersedianya sarana prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi sesuai kebutuhan
Tingkat ketersediaan sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi yang dibutuhkan saat ini baru terpenuhi 80% dari kebutuhan, diharapkan pada tahun mendatang akan dapat meningkat menjadi 95%. Upaya yang dapat dilakukan adalah dengan mengusulkan penambahan anggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi seperti lemari arsip dan ruang penyimpanan arsip.
4. Kecepatan waktu menemukan kembali arsip dan dokumen
Kecepatan waktu menemukan kembali arsip dan dokumen saat ini memerlukan waktu rata-rata selama 20 menit, diharapkan pada tahun mendatang (2014) waktu yang diperlukan untuk menemukan kembali arsip dan dokumen yang dibutuhkan akan menjadi lebih singkat yaitu 5 menit. Hal ini dapat dicapai dengan penataan arsip dan dokumen sesuai dengan juknis serta pemanfaatan teknologi informasi untuk mengelola kearsipan.
Untuk lebih jelas mengenai tujuan jangka pendek, indikator kinerja, tingkat kinerja sekarang dan tingkat kinerja yang diinginkan pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa dapat dilihat berikut ini (Tabel 7) :
Tabel 7.
Tujuan Jangka Pendek, Tingkat Kinerja Sekarang dan Tingkat Kinerja Yang Diinginkan pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia ( L. 4 )
Tukadek Indikator Kinerja Satuan Ukuran
Tingkat Kinerja
Sekarang (2013)
Tingkat Kinerja Yang Diinginkan (Thn 2014) 3 bln 6 bln 9 bln 12 bln Meningkatnya pengelolaan arsip dan dokumentasi a. Jumlah pegawai yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan dan dokumentasi Orang 1 1 2 3 3 b. Pembinaan petugas pengelola arsip dan dokumentasi Kali 1 1 2 3 4 c. Tersedianya sarana prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi sesuai kebutuhan % 80 83 85 90 95 d. Kecepatan waktu menemukan kembali arsip dan dokumen
26 BAB III
IDENTIFIKASI DAN ANALISIS
KEKUATAN PENGHAMBAT DAN KEKUATAN PENDORONG
A. Identifikasi dan Analisis Kekuatan Penghambat Utama Kinerja 1. Identifikasi Kekuatan Penghambat Utama Kinerja
Dalam rangka pelaksanaan rencana kerja peningkatan kinerja pengelolaan arsip dan dokumentasi pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia, tidak terlepas dari adanya kekuatan penghambat yang akan menghalangi pencapaian tujuan jangka pendek. Kekuatan penghambat yang ada dan diperkirakan akan muncul harus dapat diantisipasi sedini mungkin.
Berdasarkan gambaran kinerja sekarang dan gambaran kinerja yang diinginkan dalam upaya meningkatkan kinerja pengelolaan arsip dan dokumentasi pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa, maka dapat disampaikan beberapa faktor yang menjadi kekuatan penghambat dalam upaya mencapai tujuan jangka pendek tersebut. Pada langkah ini adalah mengidentifikasikan kekuatan penghambat utama (L.5) yang dapat dianggap sebagai kekuatan yang merintangi tercapainya tujuan, yang berjumlah 6 (enam) berasal dari 3 (tiga) kelemahan (Weaknesses) dan 3 (tiga) ancaman (Threats).
Dalam membuat L.5 diklasifikasikan menurut sumber daya manusia, prosedur, sarana dan prasarana, mekanisme kerja dan koordinasi yang berasal dari dalam maupun luar organisasi. Identifikasi Kekuatan Penghambat Utama (L. 5) dapat dijelaskan sebagai berikut (Tabel. 8):
Tabel 8.
Identifikasi Kekuatan Penghambat Utama
Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup ( L. 5 )
No Kekuatan Penghambat Utama Kinerja H1 Belum diterapkannya SOP dalam pengelolaan arsip dan
dokumentasi
H2 Masih tersebarnya pengelolaan arsip dan dokumentasi di masing-masing unit kerja
H3 Kurangnya sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi
H4 Belum membudayanya sistem paperless dalam kegiatan administrasi surat-menyurat
H5 Terbatasnya kesempatan pegawai untuk mengikuti diklat tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi
H6 Terbatasnya anggaran untuk menunjang pengelolaan arsip dan dokumentasi
2. Analisis Kekuatan Penghambat Utama Kinerja
Untuk pemberian nilai atau bobot besarnya hambatan (dampak) dari kekuatan penghambat serta tingkat kemudahan dalam pemecahan kekuatan penghambat maka perlu dilakukan analisis terhadap kekuatan penghambat yang teridentifikasi. Dengan analisis tersebut dapat diketahui kekuatan penghambat dan dampaknya terhadap pencapaian tujuan jangka pendek. Analisis tersebut dapat disajikan sebagai berikut :
H.1 Belum diterapkannya SOP dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi Untuk mengelola arsip dan dokumentasi dengan baik dan benar maka dibutuhkan pedoman dalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan arsip dan dokumentasi. Saat ini SOP tersebut sudah tersedia namun dalam penerapannya masih belum optimal karena kurangnya komitmen dari petugas serta masih lemahnya sistem pengawasan dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi.
28
H.2 Masih tersebarnya pengelolaan arsip dan dokumentasi di masing-masing unit kerja
Pengelolaan arsip dan dokumentasi di Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa saat ini masih tersebar di masing-masing unit kerja (Subbagian dan Subbidang) dan belum tersentralisasi pada Bagian Tata Usaha. Hal ini mengakibatkan adanya kesulitan dalam pengawasan dan pengendalian arsip dan dokumentasi serta memungkinkan adanya perbedaan persepsi dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi di masing-masing unit kerja.
H.3 Kurangnya sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi Sarana dan prasarana penunjang untuk pengelolaan arsip dan dokumentasi sangat penting dan mutlak diperlukan. Saat ini sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi pada Bagian Tata Usaha masih belum memadai, khususnya prasarana berupa ruangan khusus untuk penyimpanan arsip dan dokumentasi yang belum tersedia.
H.4 Belum membudayanya sistem paperless dalam kegiatan administrasi surat-menyurat
Sistem paperless merupakan efisiensi dalam penggunaan kertas terutama dalam hal urusan administrasi dan surat menyurat seperti pengiriman surat dapat digantikan dengan email sehingga lebih murah, cepat, efektif dan tersedia 24 jam. Namun demikian masih banyak instansi pemerintah dalam kegiatan surat-menyurat dengan Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa yang menggunakan sistem manual yaitu menggunakan kertas sehingga membutuhkan tempat penyimpanan arsip yang lebih banyak.
Belum membudayanya sistem paperless dalam kegiatan administrasi pemerintahan disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya penggunaan kertas sebagai media tulis dianggap lebih praktis dan dalam jumlah kecil hemat biaya, proses digitalisasi menggunakan sistem paperless membutuhkan keahlian tertentu, khususnya keahlian di bidang teknologi informasi, dan tingkat kepercayaan publik kepada dokumen kertas lebih besar.
H.5 Terbatasnya kesempatan pegawai untuk mengikuti diklat tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi
Pegawai yang bertugas mengelola arsip dan dokumentasi pada Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa secara umum kualitasnya masih belum memadai. Hal ini disebabkan oleh kurangnya kesempatan pegawai untuk mengikuti diklat tentang kearsipan dan dokumentasi yang dilaksanakan oleh lembaga diklat.
H.6 Terbatasnya anggaran untuk menunjang pengelolaan arsip dan dokumentasi
Saat ini belum ada alokasi anggaran yang dikhususkan untuk pengelolaan arsip dan dokumentasi di Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa. Hal ini tentu akan berdampak pada kinerja pengelolaan arsip dan dokumentasi karena pada dasarnya untuk kelancaran suatu kegiatan guna mencapai tingkat kinerja tertentu memerlukan dukungan anggaran yang memadai.
3. Dampak Relatif dan Kemudahan Pemecahan Kekuatan Penghambat Utama Kinerja
Setelah kekuatan penghambat diidentifikasi dan dianalisis, maka diperoleh gambaran pemecahan kekuatan penghambat utama dalam
30
rangka pencapaian Tukadek. Untuk menentukan dampak relatif dan mudahnya memecahkan (L.6) melalui Identifikasi Kekuatan Penghambat Utama (L.5), kemudian dianalisis dengan memberikan nilai terhadap 2 (dua) hal yaitu:
a. Besarnya dampak kekuatan penghambat dianalisis melalui pengukuran dengan skala interval angka 5 (dampak sangat kuat menghambat) sampai angka 1 (dampak sangat kurang menghambat).
b. Besarnya tingkat kemudahan dalam memecahkan kekuatan penghambat dianalisis melalui pengukuran dengan skala interval angka 5 (hambatan sangat mudah dipecahkan) sampai angka 1 (sangat sukar dipecahkan).
Untuk lebih jelas memberikan gambaran mengenai besarnya dampak relatif kekuatan penghambat terhadap tujuan jangka pendek maka perlu dilakukan penilaian dengan skala ukuran kuantitatif sebagai berikut : a. Angka 5 : Menyatakan dampak sangat kuat menghambat
b. Angka 4 : Menyatakan dampak kuat menghambat.
c. Angka 3 : Menyatakan dampak cukup kuat menghambat. d. Angka 2 : Menyatakan dampak kurang kuat menghambat.
e. Angka 1 : Menyatakan dampak sangat kurang kuat menghambat. Skala penilaian kuantitatif terhadap mudahnya pemecahan kekuatan penghambat dapat digunakan skala penilaian/bobot sebagai berikut :
a. Angka 5 : Menyatakan hambatan sangat mudah dipecahkan. b. Angka 4 : Menyatakan hambatan mudah dipecahkan.
c. Angka 3 : Menyatakan hambatan cukup mudah dipecahkan. d. Angka 2 : Menyatakan hambatan sukar dipecahkan.
Hasil analisis tersebut menjadi Kekuatan Penghambat, Dampak Relatif dan Kemudahan Pemecahannya (L.6) yang dapat disajikan sebagai berikut (Tabel. 9) :
Tabel 9.
Kekuatan Penghambat, Dampak Relatif dan Kemudahan
Pemecahannya Pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Tahun 2013 ( L. 6 )
No Kekuatan Penghambat Dampak Relatif
Kemudahan Pemecahannya H1 Belum diterapkannya SOP dalam
pengelolaan arsip dan dokumentasi 3 3
H2 Masih tersebarnya pengelolaan arsip dan
dokumentasi di masing-masing unit kerja 5 3
H3 Kurangnya sarana dan prasarana
pengelolaan arsip dan dokumentasi 5 3
H4 Belum membudayanya sistem paperless
dalam kegiatan administrasi surat-menyurat
3 2
H5 Terbatasnya kesempatan pegawai untuk mengikuti diklat tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi
4 2
H6 Terbatasnya anggaran untuk menunjang
pengelolaan arsip dan dokumentasi 4 3
B. Identifikasi dan Analisis Kekuatan Pendorong Utama Kinerja 1. Identifikasi Kekuatan Pendorong Utama Kinerja
Disamping kekuatan penghambat yang ditemui dalam upaya pencapaian tujuan jangka pendek, juga terdapat sejumlah kekuatan pendorong yang akan membantu dalam rangka peningkatan kinerja yang diinginkan. Kekuatan pendorong tersebut berjumlah 6 (enam) berasal dari 3 (tiga) kekuatan (Strengths) dan 3 (tiga) peluang (Opportunities). Hasil identifikasi kekuatan pendorong selanjutnya dianalisis untuk mengetahui kekuatan pendorong yang dapat dijadikan kekuatan kunci.
32
Adapaun hasil identifikasi kekuatan pendorong utama (L.7) dalam upaya peningkatan pengelolaan kearsipan dapat dijelaskan sebagai berikut (Tabel.10) :
Tabel 10.
Identifikasi Kekuatan Pendorong Utama
Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Tahun 2013 ( L. 7 ) No Kekuatan Pendorong Utama Kinerja
D1 Adanya kewenangan dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi D2 Semakin bertambahnya arsip dan dokumentasi
D3 Tersedianya pegawai dalam jumlah yang cukup D4 Adanya koordinasi dengan pihak terkait
D5 Adanya peraturan tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi D6 Adanya perkembangan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip
dan dokumentasi
2. Analisis Kekuatan Pendorong Utama Kinerja
Penjelasan tentang kekuatan pendorong yang membantu dalam penyajian tujuan jangka pendek dapat diuraikan sebagai berikut:
D.1 Adanya kewenangan dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi Kewenangan yang dimiliki Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi tertuang dalam Peraturan Menteri Lingkungan Hidup Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Negara Lingkungan Hidup Nomor 16 Tahun 2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Lingkungan Hidup. Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa salah satu tupoksi Bagian Tata Usaha dalah pelaksanaan urusan persuratan, arsip dan dokumentasi.
D.2 Semakin bertambahnya arsip dan dokumentasi
Seiring dengan kegiatan administrasi pemerintahan yang dilaksanakan oleh Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa setiap tahun yang mencakup surat-menyurat, kepegawaian, dan administrasi umum lainnya maka jumlah arsip dan dokumentasi yang dikelola juga semakin meningkat. Hal ini menjadi pendorong untuk mewujudkan pengelolaan arsip dan dokumentasi yang tertib sebagai salah satu unsur dalam penyelenggaraan kepemerintahan yang baik.
D.3 Tersedianya pegawai dalam jumlah yang cukup
Jumlah pegawai yang saat ini ada di Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa yaitu sebanyak 94 orang, sedangkan jumlah pegawai yang ada di Bagian Tata Usaha sebanyak 23 orang. Dengan tersedianya pegawai tersebut maka hal ini menjadi salah satu kekuatan yang dimiliki untuk mewujudkan pengelolaan arsip dan dokumentasi yang baik dan benar.
D.4 Adanya koordinasi dengan pihak terkait
Dalam upaya pengelolaan arsip dan dokumentasi di Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa tentu ditemukan permasalahan-permasalahan yang perlu dikoordinasikan dengan pihak-pihak terkait, misalnya dengan Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI). Dengan adanya kerjasama dan koordinasi yang baik maka diharapkan pengelolaan arsip dan dokumentasi menjadi lebih optimal.
D.5 Adanya peraturan tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi
Dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi dibutuhkan pedoman dalam bentuk peraturan-peraturan yang terkait dengan arsip dan dokumentasi, diantaranya yaitu:
34
a. UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
b. UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
c. Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
d. Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
e. Keppres No.105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis f. Perka ANRI No. 06 TAHUN 2005 tentang Pedoman Perlindungan,
Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara D.6 Adanya perkembangan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip
dan dokumentasi
Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat telah memunculkan adanya sistem pengelolaan arsip dan dokumentasi berbasis teknologi informasi dengan menggunakan komputer sebagai media pengolah dan penyimpan arsip dalam bentuk digital. Aplikasi pengelolaan arsip dan dokumentasi berbasis teknologi informasi tersebut merupakan peluang bagi Bagian Tata Usaha untuk mengimplementasikannya dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi sehingga menjadi lebih mudah, cepat dalam temu kembali dan akuntabel dalam pelaporan.
3. Dampak Relatif dan tingkat Kendali Kekuatan Pendorong Utama Kinerja
Untuk menganalisis Dampak Relatif dan Tingkat Kendali Kekuatan Kendali (L.8) berdasarkan Kekuatan Pendorong Utama (L.7), dengan memberikan nilai atau bobot terhadap 2 (dua) hal yaitu :
a. Besarnya dampak relatif terhadap pencapaian Tukadek, dianalisis dengan skala interval angka 5 (dampak sangat kuat mendorong) sampai angka 1 (dampak sangat kurang mendorong) sebagai berikut :
1) Angka 5 : menyatakan dampak sangat kuat mendorong. 2) Angka 4 : menyatakan dampak kuat mendorong.
3) Angka 3 : menyatakan dampak cukup kuat mendorong. 4) Angka 2 : menyatakan dampak kurang mendorong.
5) Angka 1 : menyatakan dampak sangat kurang mendorong.
b. Besarnya tingkat kendali kekuatan pendorong, dianalisis melalui pengukuran dengan skala interval angka 5 (seluruhnya di bawah kendali dan atau pengaruh penulis) sampai angka 1 (sangat kecil di bawah kendali dan atau pengaruh penulis) sebagai berikut :
1) Angka 5 : menyatakan seluruhnya di bawah kendali. 2) Angka 4 : menyatakan sebagian besar di bawah kendali. 3) Angka 3 : menyatakan sebagian di bawah kendali. 4) Angka 2 : menyatakan sebagian kecil di bawah kendali. 5) Angka 1 : menyatakan seluruhnya di luar kendali.
Adapun analisis Kekuatan Pendorong, Dampak Relatif dan Tingkat Kendali (L.8) dapat dijelaskan sebagai berikut (Tabel. 11) :
36
Tabel 11.
Kekuatan Pendorong, Dampak Relatif dan Tingkat Kendali Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa
Kementerian Lingkungan Hidup Tahun 2013 ( L. 8 ) No Kekuatan Pendorong Dampak
Relatif Tingkat Kendali Pihak Lain Yang Berpengaruh D1 Adanya kewenangan dalam
pengelolaan arsip dan dokumentasi
5 4 Kementerian
LH D2 Semakin bertambahnya arsip
dan dokumentasi 4 4 Instansi
terkait D3 Tersedianya pegawai dalam
jumlah yang cukup 3 3 BKN
D4 Adanya koordinasi dengan pihak
terkait 4 2 ANRI
D5 Adanya peraturan tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi
4 3
DPR, Pemerintah
Pusat D6 Adanya perkembangan teknologi
informasi dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi
3 2 Pasar TI
C. Perkiraan Tingkat Kekuatan Relatif Pendorong dan Penghambat
Pada tahapan ini dilaksanakan pembobotan kembali kekuatan-kekuatan yang telah diperoleh dalam rangka menentukan tingkat kekuatan relatif dari kekuatan pendorong dan penghambat. Dalam menetapkan kekuatan relatif, penilaiannya didasarkan logika, sistematika berpikir dan pengalaman, sehingga pada langkah ini akan tergambar satu perangkat kekuatan yang menghalangi gerakan menuju tingkat kinerja yang diinginkan dan satu perangkat lainnya menopang gerakan menuju ketingkat kinerja yang diinginkan.
Untuk membobot tingkat kekuatan relatif dari kekuatan pendorong dan penghambat (L.9) dipergunakan pengukuran dengan skala interval angka 5 sampai angka 1 sebagai berikut :
Angka 5 : mewakili tingkat kekuatan relatif sangat kuat. Angka 4 : mewakili tingkat kekuatan relatif kuat.
Angka 3 : mewakili tingkat kekuatan relatif cukup kuat. Angka 2 : mewakili tingkat kekuatan relatif lemah.
Angka 1 : mewakili tingkat kekuatan relatif sangat lemah.
Dalam menetapkan tingkat kekuatan relatif penilaiannya didasarkan atas
professional judgement yaitu pertimbangan-pertimbangan profesional yang
sejalan dengan standar dan kriteria yang telah ditetapkan. Hasil analisis penilaian tingkat kekuatan relatif pendorong dan penghambat (L.9) dapat disajikan sebagai berikut (Tabel. 12) :
Tabel 12.
Tingkat Kekuatan Relatif Pendorong dan Penghambat Pada Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa
Kementerian Lingkungan Hidup Tahun 2013 ( L. 9 ) No Kekuatan Pendorong Tingkat Kekuatan Relatif No Kekuatan Penghambat Tingkat Kekuatan Relatif D1 Adanya kewenangan
dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi .
5
H1 Belum diterapkannya SOP dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi
3 D2 Semakin bertambahnya
arsip dan dokumentasi
4
H2 Masih tersebarnya pengelolaan arsip dan dokumentasi di masing-masing unit kerja
4 D3 Tersedianya pegawai
dalam jumlah yang cukup 3
H3 Kurangnya sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi
4 D4 Adanya koordinasi dengan
pihak terkait
3
H4 Belum membudayanya sistem paperless dalam kegiatan administrasi surat-menyurat
2 D5 Adanya peraturan tentang
pengelolaan arsip dan
dokumentasi 4
H5 Terbatasnya kesempatan pegawai untuk mengikuti diklat tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi
3 D6 Adanya perkembangan
teknologi informasi dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi
3
H6 Terbatasnya anggaran untuk menunjang pengelolaan arsip dan dokumentasi
38
D. Diagram Medan Kekuatan
Untuk menemukan kekuatan mana yang mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam upaya pencapaian tujuan jangka pendek, perlu dibuat dalam bentuk diagram medan kekuatan. Untuk menggambarkan diagram dengan menggunakan pengukuran interval angka 1 sampai angka 5 sesuai dengan nilai tingkat kekuatan. Garis tegak lurus pada titik 0 (nol) menggambarkan kinerja saat ini.
Gambaran diagram medan kekuatan dapat disajikan pada gambar sebagai berikut (Gambar 1):
∑D = 22 ∑H = 19
Gambar 1.
Diagram Medan Kekuatan
Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Tahun 2013 ( L. 10 )
Arah Yang Diinginkan
H1 - 3 D1 - 5 H2 - 4 D2 - 4 H3 - 4 D3 - 3 H4 - 2 D4 - 3 H5 - 3 D5 - 4 H6 - 3 D6 - 3 5 4 3 2 1 0 1 2 3 4 5
E. Keterkaitan Antar Kekuatan
Kekuatan penghambat dan pendorong dimungkinkan untuk mempunyai keterkaitan antara satu dengan yang lainnya. Keterkaitan tersebut dapat terjadi antara kekuatan pendorong dengan kekuatan pendorong lainnya, kekuatan pendorong dengan kekuatan penghambat, dan antara kekuatan penghambat dengan kekuatan penghambat lainnya.
Keterkaitan antar kekuatan akan memberikan gambaran terhadap kekuatan organisasi dalam mengantisipasi/menghadapi hambatan-hambatan serta memanfaatkan kekuatan pendorong sehingga eksistensi organisasi dapat dipertahankan dan ditingkatkan agar visi, misi dan tujuan organisasi dapat terwujud.
Dari keterkaitan antara kekuatan tersebut kemudian dapat dicari kekuatan kunci yang selanjutnya dituangkan menjadi ide-ide strategis dan langkah-langkah penyusunan rencana kegiatan sebagai alternatif untuk menanggulangi dampak negatif atas kekuatan penghambat dengan harapan akan mempunyai dampak positif guna mencapai tujuan yang diinginkan.
Untuk menilai besar keterkaitan antar kekuatan digunakan nilai pembobotan sebagai berikut :
Angka 5 : menyatakan besar sekali keterkaitannya. Angka 3 : menyatakan besar keterkaitannya. Angka 1 : menyatakan kecil keterkaitannya. Angka 0 : menyatakan tidak ada keterkaitannya.
Gambar keterkaitan antara kekuatan pendorong dan kekuatan penghambat adalah sebagai berikut ( Gambar 2 ) :
40
D1 Adanya kewenangan dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi 5
D2 Semakin bertambahnya arsip dan dokumentasi
3 1
D3 Tersedianya pegawai dalam jumlah yang cukup
1 5 1
D4 Adanya koordinasi dengan pihak terkait
1 5 3 1
D5
Adanya peraturan tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi
5 3 3 3 1
D6
Adanya perkembangan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi
3 3 1 1 1 1
H1
Belum diterapkannya SOP dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi
3 3 3 1 3 1 5
H2
Masih tersebarnya pengelolaan arsip dan dokumentasi di masing-masing unit kerja
3 3 3 1 3 3 1 1
H3
Kurangnya sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan
dokumentasi
3 3 1 3 1 1 1 3 1
H4
Belum membudayanya sistem paperless dalam kegiatan administrasi surat-menyurat
5 1 1 1 3 3 1 1 1 3
H5
Terbatasnya
kesempatan pegawai untuk mengikuti diklat tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi
1 1 1 1 1 3 1 5 5 0 3 H6 Terbatasnya anggaran untuk menunjang pengelolaan arsip dan dokumentasi. Jumlah Nilai Keterkaitan 33 33 21 19 23 27 19 29 25 20 23 22 D1 D2 D3 D4 D5 D6 H1 H2 H3 H4 H5 H6 Gambar 2.
Keterkaitan Antar Kekuatan
Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Tahun 2013 ( L. 11 )
F. Kekuatan Kunci Pendorong dan Penghambat 1. Proses Pemilihan Kekuatan Kunci
Setelah mendapatkan gambaran dari langkah-langkah sebelumnya yaitu dari hasil analisis L. 6, L. 8, L. 9 dan L. 11, kemudian selanjutnya menentukan kekuatan pendorong dan kekuatan penghambat yang merupakan kekuatan kunci ( L.11). Dalam proses penentuan kekuatan kunci perlu mempertimbangkan sebagai berikut (LAN, 1995) :
a. Ditentukan oleh tingkat kekuatan relatif pendorong dan penghambat yang lebih besar.
b. Apabila tingkat kekuatan relatif sama, maka dipilih berdasarkan tingkat keterkaitan yang lebih besar.
c. Apabila tingkat keterkaitan sama besarnya, maka dipilih berdasarkan tingkat kendali kekuatan pendorong dan kemudahan pemecahan kekuatan penghambat yang lebih besar.
d. Apabila tingkat kendali kekuatan pendorong atau kemudahan pemecahan kekuatan penghambat sama besarnya, maka dipilih yang dampaknya lebih besar.
e. Apabila juga masih sama, diserahkan pada pertimbangan sendiri untuk memilih berdasarkan kemampuan yang dimiliki (professional judgement).
Untuk lebih jelasnya mengenai proses pemilihan kekuatan kunci dapat dilihat sebagai berikut (Tabel 13) :
42
Tabel 13.
Proses Pemilihan Kekuatan Kunci
Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Tahun 2013 ( L. 12A ) No Kekuatan L.5 & l.7 Dampak L.8 & L.6 Kemuda-han Peme-cahan L.6 Tk. Kendali L.8 Tk. Kekuatan Relatif L.9 Tk. Keterkaitan L.11 Prioritas Kekuatan Kunci 1. D1 5 - 4 5 33 I 2. D2 4 - 4 4 33 II 3. D3 3 - 3 3 21 V 4. D4 4 - 3 3 19 VI 5. D5 4 - 4 4 23 III 6. D6 3 - 3 3 27 IV 1. H1 3 3 - 3 19 VI 2. H2 5 4 - 4 29 I 3. H3 5 4 - 4 25 II 4. H4 3 2 - 2 20 V 5. H5 4 3 - 3 23 III 6. H6 4 3 - 3 22 IV 2. Kekuatan Kunci
Kekuatan kunci pada dasarnya merupakan kekuatan-kekuatan yang besar dampaknya terhadap pencapaian tujuan jangka pendek atau yang mempunyai pengaruh terhadap kemudahan, serta kekuatan pendorong yang ada di bawah kendali. Dengan mempertimbangkan kembali tingkat kekuatan relatif dan keterkaitan, maka dapat ditentukan Kekuatan Kunci (L. 12. B) sebagai berikut (Tabel 14) :
Tabel 14. Kekuatan Kunci
Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia Tahun 2013 ( L. 12B )
Kode Kekuatan Pendorong Kode Kekuatan Penghambat D1 Adanya kewenangan dalam
pengelolaan arsip dan dokumentasi
H2 Masih tersebarnya pengelolaan arsip dan dokumentasi di masing-masing unit kerja D2 Semakin bertambahnya arsip
dan dokumentasi
H3 Kurangnya sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi
D5 Adanya peraturan tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi
H5 Terbatasnya kesempatan pegawai untuk mengikuti diklat tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi. H6 Terbatasnya anggaran untuk
menunjang pengelolaan arsip dan dokumentasi.
44 BAB IV
STRATEGI DAN RENCANA KEGIATAN TERKOORDINASI
A. Ide-Ide Strategis
Setelah kekuatan kunci dipilih, langkah berikutnya adalah menentukan strategi dan rencana aksi yang akan dilakukan agar kinerja yang diinginkan dapat tercapai. Strategi merupakan rencana tindakan yang tepat dan dapat digunakan sebagai sarana untuk memaksimalkan pengaruh kekuatan kunci atau keunggulan organisasi agar terarah pada pencapaian kinerja (tujuan) yang telah ditetapkan.
Proses penyusunan strategi dilakukan melalui serangkaian pengembangan visi, misi, tujuan jangka panjang, tujuan jangka pendek, identifikasi peluang dan kekuatan, dan identifikasi kelemahan dan ancaman, serta menganalisanya guna menentukan kekuatan kunci. Strategi kegiatan ini diarahkan untuk dapat mengatasi kekuatan-kekuatan penghambat yang ada, serta diharapkan pula dapat memacu kekuatan pendorong.
Rumusan strategi dibuat dalam bentuk pernyataan positif atau kalimat yang bersifat operasional, spesifik dan terarah pada indikator kinerja yang ingin dicapai/ ditingkatkan. Ada 2 (dua) strategi utama yang dapat ditetapkan terhadap kekuatan kunci organisasi yaitu :
1. Strategi optimalisasi atau efektifitas terhadap kekuatan kunci pendorong yang diandalkan / diunggulkan.
2. Strategi perubahan atau perbaikan atau eliminasi terhadap kekuatan kunci penghambat.
Adapun ide-ide strategis dalam rangka meningkatkan kinerja pengelolaan arsip dan dokumentasi di Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia dapat dilihat sebagai berikut (Tabel 15) :
Tabel 15. Ide-Ide Strategis
Bagian Tata Usaha Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Tahun 2014 ( L. 13 ) No Ko
de
Kekuatan Pendorong Dan Penghambat Kunci
Strategi 1. D1 Adanya kewenangan dalam
pengelolaan arsip dan dokumentasi
Siapkan program kerja pengelolaan arsip dan dokumentasi sesuai dengan kewenangan yang dimiliki 2. D2 Semakin bertambahnya arsip
dan dokumentasi
Tingkatkan kinerja pegawai dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi sesuai SOP yang telah ditetapkan 3. D5 Adanya peraturan tentang
pengelolaan arsip dan dokumentasi
Pelajari dan gunakan peraturan yang ada sebagai pedoman dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi 4. H2 Masih tersebarnya pengelolaan
arsip dan dokumentasi di masing-masing unit kerja
Upayakan pengelolaan arsip dan dokumentasi tersentralisasi pada Bagian Tata Usaha secara bertahap 5. H3 Kurangnya sarana dan
prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi
Tingkatkan sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi yang dibutuhkan
6 H5 Terbatasnya kesempatan pegawai untuk mengikuti diklat tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi
Kirimkan pegawai mengikuti diklat tentang kearsipan dan dokumentasi setiap kali ada tawaran/kesempatan dan laksanakan bimbingan teknis kearsipan dan dokumentasi 7 H6 Terbatasnya anggaran untuk
menunjang pengelolaan arsip dan dokumentasi
Usulkan alokasi anggaran untuk menunjang pengelolaan arsip dan dokumentasi pada APBN perubahan
B. Rencana Kegiatan Terkoordinasi
Setelah strategi dan kegiatan-kegiatan diiventarisasi dalam satu format maka langkah selanjutnya menentukan siapa atau unit mana yang
46
akan melaksanakan kegiatan tersebut dan siapa yang akan bertanggung jawab serta menentukan jadwal waktunya. Rencana Kegiatan Terkoordinasi tersebut adalah sebagai berikut (Tabel. 16) :
Tabel 16.
Rencana Kegiatan Terkoordinasi
Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia Tahun 2014 ( L. 14 )
No Ko de Kekuatan Pendorong & Penghambat Kunci Strategi Langkah Kegiatan Penanggung Jawab Jadwal Waktu (2014) 1. D1 Adanya kewenangan dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi Siapkan program kerja pengelolaan arsip dan dokumentasi sesuai dengan kewenangan yang dimiliki a. Menetapkan program kerja dan target pencapaian kinerja pengelolaan arsip dan dokumentasi b. Memberikan motivasi kepada pegawai untuk meningkatkan kinerja melalui pembinaan internal c. Mengevaluasi kinerja pegawai dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi Kabag Tata Usaha Kabag Tata Usaha Kabag Tata Usaha Januari Setiap bulan Setiap triwulan 2. D2 Semakin bertambahnya arsip dan dokumentasi Tingkatkan kinerja pegawai dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi sesuai SOP yang telah ditetapkan a. Mensosialisasi kan SOP pengelolaan arsip dan dokumentasi kepada pegawai b. Menerapkan SOP dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi Kasubbag Umum dan Kepeg. Kasubbag Umum dan Kepeg. Jan Jan - Des
No Ko de Kekuatan Pendorong & Penghambat Kunci Strategi Langkah Kegiatan Penanggung Jawab Jadwal Waktu (2014) 3. D5 Adanya peraturan tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi Pelajari dan gunakan peraturan yang ada sebagai pedoman dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi a. Mempelajari dan mensosialisasi kan peraturan tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi b. Melaksanakan konsultasi dengan pihak terkait dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi Kasubbag Umum dan Kepeg. Kabag Tata Usaha Jan Feb - Mar 4. H2 Masih tersebarnya pengelolaan arsip dan dokumentasi di masing-masing unit kerja Upayakan pengelolaan arsip dan dokumentasi tersentralisasi pada Bagian Tata Usaha secara bertahap a. Menetapkan Surat Keputusan Kepala PPEJ tentang pengelolaan arsip secara tersentralisasi b. Melaksanakan pengelolaan arsip tersentralisasi pada Bagian Tata Usaha secara bertahap Kepala PPEJ Kabag TU Mar Apr - Des 5. H3 Kurangnya sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi Tingkatkan sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi yang dibutuhkan a. Menginventarisir kebutuhan sarana dan prasarana dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi b. Mengusulkan pengadaan sarana dan prasarana pengelolaan arsip dan dokumentasi yang dibutuhkan Kasubbag Umum dan Kepeg. Kabag Tata Usaha April April
48 No Ko de Kekuatan Pendorong & Penghambat Kunci Strategi Langkah Kegiatan Penanggung Jawab Jadwal Waktu (2014) 6. H5 Terbatasnya kesempatan pegawai untuk mengikuti diklat tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi Kirimkan pegawai mengikuti diklat tentang kearsipan dan dokumentasi setiap kali ada tawaran / kesempatan dan laksanakan bimbingan teknis kearsipan dan dokumentasi a. Mengirimkan pegawai untuk mengikuti diklat tentang arsip dan dokumentasi setiap kali ada tawaran / kesempatan b. Melaksanakan bimbingan teknis pengelolaan arsip dan dokumentasi bagi pegawai Kepala PPEJ Kabag Tata Usaha Setiap ada tawaran Mei 7. H6 Terbatasnya anggaran untuk menunjang pengelolaan arsip dan dokumentasi Usulkan alokasi anggaran untuk menunjang pengelolaan arsip dan dokumentasi pada APBN perubahan a. Menyusun kebutuhan anggaran dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi b. Mengusulkan anggaran untuk menunjang pengelolaan arsip dan dokumentasi melalui APBN-P 2014 Kasubbag Umum dan Kepeg. Kepala PPEJ Juni Juni
