Siklus Konversi. By: Mr. Haloho

(1)

Siklus Konversi

By:

(2)

Tujuan siklus konversi

Meyakinkan bahwa:

• Bahan baku dan sumberdaya yang lain mencukupi proses

produksi.

• Kos produksi bisa diminimalkan dengan meningkatkan

produktivitas pekerja, pemanfaatan penuh atas peralatan

produksi, kerusakan dan cacat produksi semakin sedikit,

dan tata letak dan prosedur terancang dengan baik.

• Sediaan dalam proses ditransformasi menjadi barang jadi,

disimpan dan dikirim tepat waktu

• Kualitas produk dan jaminan purna jual sesuai dengan yang

ditetapkan.

• Kos untuk setiap proses atau pesanan dapat dihitung secara

akurat dan terakumulasi dengan tepat.

(3)

Hubungan Terhadap Organisasi

• Fungsi siklus konversi produk pada umumnya melibatkan unit

manajemen logistik dan unit keuangan/akuntansi.

• Unit manajemen logistik:

– Bagian perekayasaan desainmenetapkan spesifikasi alat/bahan yang akan digunakan dalam produksi. Spesifikasi ini ditulis dalam bill of

materials (formulir permintaan/kebutuhan bahan) dan dalam

operation list (daftar operasi)

– Bagian perencanaan produksi menetapkan jumlah produk yang akan dihasilkan, kapan produk akan dihasilkan, dan fasilitas yang akan

digunakan. Bagian ini menghasilkan jadwal produksi dan pesanan produksi.

– Manajemen sediaanBagian ini meyakinkan ketersediaan bahan baku memadai untuk digunakan dalam pengerjaan pesanan. Dalam

kaitannya dengan perencanaan kebutuhan bahan, bagian ini melakukan pembelian dan penerimaan bahan baku, permintaan bahan dari gudang, dan merakit bahan.

(4)

–

Kendali produksi



merupakan bagian dari unit perencanaan

dan kendali produksi. Fungsi ini mengirim instruksi atau

pesanan dan memantau operasi. Bagian ini memanfaatkan tiket

pindah (

move ticket)

atau dokumen sebagai pengendali.

–

Operasi produksi, termasuk seluruh pusat kerja (

work centre),

melaksanakan operasi produksi dan pengerjaan ulang

–

Kendali mutu



Melakukan inspeksi dan menguji produk serta

menolak atau menerima produk berdasarkan hasil evaluasi.

–

Pemeliharaan



melakukan pemerbaikan dan pemeliharaan

terjadwal atau tidak terjadwal.

• Keuangan/Akuntansi

–

Melaksanakan pembayaran untuk pembelian barang /aktiva

tetap (mesin-mesin) dan pembayaran gaji serta melakukan

pencatatan. Fungsi ini juga melaksanakan akuntansi kos

produksi, melakukan analisis kos, dan membantu menyiapkan

kos standar dan mengembangkan sistem akuntansi kos

(5)

Sumber masukan data

1. Daftar Kebutuhan Bahan (Bill of Material)



Formulir yang berisi

spesifikasi bahan baku, suku cadang dan bahan penolong laonnya yang diperlukan untuk membuat produk tertentu atau untuk di rakit. Formulir ini dibuat oleh unit perekayasaan desain(engineering design).

2. Daftar operasi (operations list)menetapkan tahapan dari operasi yang akan dilaksanakan. Di daftar ini juga dinyatakan pusat kerja (work

centre) yang akan melaksanakan operasi produksi.

3. Jadwal Produksi (Production Schedule) yaitu formulir yang berisi

jadwal pelaksanaan produksi (timetable) untuk suatu pesanan tertentu yang didasarkan pada waktu kalender. Jadwal ini memungkinkan unit perencanaan produksi memanfaatkan kapasitas produksi yang tersedia secara efektif dan menghindari kemacetan produksi.

4. Pesanan/perintah produksi (production orders)



Formulir yang

mengotorisasi pelaksanaan operasi untuk memroduksi barang. Formulir ini menggabungkan data dari pesanan penjualan atau ramalan

(6)

5. Slip pengeluaran bahan baku (Materials issue

slip)



formulir yang mengarahkan fungsi pergudangan

untuk mengeluarkan bahan baku atau suku cadang ke

pusat-pusat kerja (

work centre)

atau ke orang yang ditunjuk

di unit produksi.

6. Tiket waktu tugas (

labor job-time tocket)



lembar untuk

mencatat waktu yang dihabiskan tenaga kerja untuk

mengerjakan pesanan tertentu. Tiket ini merupakan dasar

untuk membebankan kos tenaga kerja ke produk yang

dihasilkan.

7. Tiket pindah (

move ticket)



lembar yang mengotorisasi

perpindahan barang dari satu pusat kerja ke pusat kerja

yang lain. Tiket ini mencatat kuantitas barang yang diterima

dari

work centre

pemberi dan tanggal diterima.

8. Laporan inspeksi



Mencatat hasil inspeksi yang

dilaksanakan atas produk selama atau setelah proses

produksi.

(7)

Pemrosesan data

• Siklus konversi produk meliputi tiga langkah pemrosesan utama:

– Perencanaan produksi

– Operasi Produksi

– Akuntansi kos produk

• Perencanaan produksi

– Perencanaan produksi didasarkan kepada pesanan pelanggan (sales orders)

dan penjualan lainnya. Pelanggan akan memberikan spesifikasi produk yang diperlukan.

– Bagian perekayasaan produk akan membuat daftar kebutuhan bahan (bill of materials) yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Untuk produk yang dihasilkan tidak berdasarkan order pelanggan, bagian perekayasaan

memodifikasi atau membuat daftar kebutuhan bahan sesuai dengan produk yang akan dihasilkan.Bagian perekayasaan produk juga membuat daftar

operasi (operation list).

– Berdasarkan pesanan pelanggan, daftar kebutuhan bahan dan daftar operasi maka bagian perencanaan produksi membuat jadwal produksi dan formulir perintah produksi (production order)

(8)

• _{Operasi Produksi}

–

Perintah produksi (

production order)

diberikan kepada

pusat kerja 1 yang memulai operasi produksi. Berdasarkan

perintah produksi dan daftar kebutuhan bahan maka

bagian operasi membuat slip pengeluaran bahan (

material

issue slip)

yang ditujukan ke fungsi penyimpanan.

–

Berdasarkan slip pengeluaran bahan, fungsi penyimpanan

mengeluarkan bahan baku ke fungsi operasi (pusat kerja).

–

Karyawan/buruh mencatat jam kerja di masing-masing

pusat kerja pada tiket jam tugas buruh (

labor’s job-time

ticket).

–

Perpindahan barang dalam proses dari satu pusat kerja ke

pusat kerja lain didokumentasikan melalui tiket pindah

(

move ticket).

–

Barang selesai di produksi di inspeksi oleh fungsi kendali

mutu sebelum dimasukkan ke gudang barang jadi.

(9)

• _{Akuntansi kos produk}

–

Proses pertama dalam akuntansi kos produk adalah

mengakumulasi kos bahan baku dan kos tenaga kerja.

Kedua kos ini dicatat dalam kartu sediaan dalam proses

berdasarkan kos standar.

–

Proses berikutnya adalah mencatat pembebanan kos

overhead ke sediaan dalam proses berdasarkan tarif

overhead standar.

–

Selanjutnya, menghitung selisih (varians) ketiga komponen

kos. Varians dihitung dengan mengurangkan kos aktual

yang dicatat setiap hari ke buku besar dengan

pembebanan kos standar ke sediaan dalam proses. Selisih

pembebanan dicatat ke akun selisih pembebanan di buku

besar.

–

Apabila proses produksi telah selesai maka sediaan dalam

proses dipindahkan ke catatan sediaan barang jadi dan

diposting ke akun sediaan barang jadi di buku besar.

(10)

Risiko dan eksposur

No Risiko Eksposur

1 Pembebanan kos ke sediaan dalam proses dilakukan tidak tepat

Lebih saji atau kurang saji sediaan

2 Salah mencatat kuantitas sediaan dalam proses atau sediaan barang jadi

saldo sediaan menjadi tidak tepat

3 Memberikan perintah produksi (production order)

yang salah ke fungsi operasi/produksi

Kekacauan Jadwal produksi dan mengakibatkan pendundaan produksi 4 Mengeluarkan perintah produksi yang tidak

diotorisasi ke fungsi operasi/produksi

Kekacauan jadwal produksi dan

meningkatkan kos produk apabila produk tidak bermanfaat

5 Mengeluarkan kuantitas bahan baku secara

berlebihan atau kurang ke fungsi operasi/produksi

Apabila kuantitas berlebihan akan

menyebabkan bahan baku hilang; apabila kurang akan menyebabkan penundaan produksi

6 Kecurangan pembebanan jam kerja buruh ke produksi

Kos produksi meningkat

7 kecurangan pembebanan lembur secara berlebihan untuk setiap karyawan produksi

8 Pencurian sediaan atau barang- barang sisa kehilangan kas dan sediaan 9 Penundaan pelaksanaan pesanan produksi di

antara fungsi operasi

Kos produksi meningkat dan kemungkinan revisi jadwal produksi

10 Secara sengaja salah mencatat ke catatan/kartu sediaan akhir

(11)

No Risiko Eksposur

11 Menggunakan secara tidak tepat metode aliran kos sehubungan dengan kos sediaan

Salah saji dalam penilaian sediaan

12 Menaikkan nilai sediaan akhir karena tidak menghapus sediaan-sediaan yang sudah usang

Salah saji dalam penilaian sediaan

13 Tidak mendeteksi barang-barang cacat hasil proses produksi

14 Kerusakan sediaan dan fasilitas operasi serta catatan akuntansi karena bencana alam dan bencana buatan manusia

Kehilangan atau kerusakan aset dan kehilangan data

15 Gangguan atas transmisi data melalui jaringan/web

Kehilangan data

16 Pembelian bahan baku tanpa otorisasi melalui web

Kos sediaan dan kos penyimpanan meningkat

17 Kerusakan server Kehilangan data dan penundaan dalam pemrosesan pesanan

(12)

Pengendalian Internal

• Kendali input:

–

Menyiapkan dokumen yang dipranomori dan didesain secara

bagus terkait dengan pesanan produksi, permohonan bahan

baku, atau perpindahan barang ke pusat kerja. Setiap dokumen

harus disetujui oleh orang yang ditetapkan.

–

Validasi atas data yang tertulis dalam dokumen harus dilakukan

ketika menyiapkan data dan memasukkan untuk diproses.

Dalam sistem berbasis komputer maka program komputer harus

memiliki program

edit-check

–

Setiap kesalahan yang terdeteksi selama pemasukan data atau

selama pemostingan data ke catatan produksi dan sediaan harus

dikoreksi.

–

Pengeluaran bahan dan suku cadang seperti yang tertulis dalam

dokumen pesanan/perintah produksi harus didasarkan pada

daftar kebutuhan bahan.

(13)

• Kendali Pemrosesan:

• Dokumen pesanan produksi, slip pengeluaran bahan, dan tiket pindah dikeluarkan berdasarkan otorisasi yang valid

• Melakukan verifikasi atas seluruh penghitungan dalam dokumen pesanan produksi dan catatan sediaan dalam proses.

• Melakukan verifikasi bahwa seluruh bahan baku yang dikeluarkan ke produksi dan seluruh pesanan produksi telah berpindah dari satu pusat kerja ke pusat kerja lain dan seluruh pesanan yang

selesai telah pindah dari pusat kerja terakhir atau titik inspeksi ke gudang atau dok pengiriman. Verifikasi juga dilakukan untuk

meyakinkan seluruh penyelia (supervisor) pada pusat kerja telah menyetujui penerimaan bahan dan pesanan produksi.

• Memantau seluruh transaksi yang masih terbuka, misalnya pesanan produksi yang ditolak dan persyaratan pengulangan

pekerjaan. Investigasi juga dilakukan terhadap transaksi yang satu atau beberapa dokumennya hilang.

• Mengeluarkan slip pengeluaran bahan tambahan ketika tambahan bahan baku dibutuhkan untuk pesanan produksi. Apabila bahan baku berlebih maka bahan baku sisa dikembalikan ke gudang atas persetujuan penyelia.